Tugas Latsar - Analisis Isu [PDF]

Citation preview

ANALISIS ISU DI INSTANSI TERKAIT DENGAN TUGAS POKOK DAN TUGAS FUNGSI PESERTA GOLONGAN II ANGKATAN 14



Nama : Teguh Iman Purnomo, A.md



I.



Pendahuluan Budaya Kerja adalah sikap serta perilaku individu dan kelompok yang didasari



atas nilai-nilai yang diyakini kebenarannya dan telah menjadi sifat serta kebiasaan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan masing-masing. Nilai Budaya Kerja adalah pilihan nilai moral dan etika meliputi nilai sosial budaya positif yang relevan, norma atau kaidah, etika dan nilai kinerja produktif yang bersumber dari pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. (Peraturan Gubernur DKI JAKARTA No. 50 Tahun 2020 tentang Budaya Kerja) . Diantara nilai budaya kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta adalah : a. Berintegritas beimakna adanya keselarasan antara perkataan dan perbuatan dengan memegang teguh prinsip, aturan dan norma yang berlaku. b. Kolaboratif bermakna bekerja sama dengan seluruh pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan bersama dengan membentuk tim dan membangun kemitraan yang efektif. c. Akuntabel bermakna melaksanakan pekerjaan secara tuntas dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan target kinerja. d. Inovatif bermakna menciptakan gagasan pembaharuan untuk meningkatkan mutu layanan melalui evaluasi, pemecahan masalah dan perbaikan secara terus menerus. e. Berkeadilan. bermakna kepedulian/kepekaan untuk memastikan hak berbagai pihak dapat terakomodasi. II.



Identifikasi Isu Berdasarkan pada pengamatan yang dilakukan di tempat kerja serta hasil



diskusi dengan rekan kerja, dapat diidentifikasi beberapa isu terkait dengan tugas pokok dan fungsi, yaitu:



1. Kurang optimalnya penyusunan arsip surat perintah jalan untuk kendaraan operasional Dalam era digital saat ini, segala bentuk jenis arsip pelaporan sudah menggunakan digital yaitu berupa penyimpanan data melalui Google drive, cloud server, web dan lain-lain. Kurangnya prasarana dan sarana serta kurangnya keahlian sumber daya manusia menjadi sebab dalam hal kurang optimalnya penyusunan arsip surat perintah jalan untuk kendaraan operasional dalam hal pelaporan bbm dan tol. 2. Belum adanya alur proses dalam pembuatan dokumen pengadaan barang.jasa melalui metode E-Purchasing. Seiring dengan perkembangan teknologi dalam pengadaan barang/jasa dan pesatnya platform e-commerce yang tergabung dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Maka menjadi penting sebuah proses dalam hal pengadaan barang/jasa dengan metode E-Purchasing. Belum adanya alur proses dalam pembuatan dokumen pengadaan barang/jasa melalui metode Epurchasing maka daya serapan anggaran menjadi terhambat.



Dari isu-isu yang telah teridentifikasi kemudian ditentukan isu utama (core issue) Kurang optimalnya penyusunan arsip surat perintah jalan untuk kendaraan operasional. Penentuan core issue dilakukan dengan menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL). Metode APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu dengan skala penilaian untuk masingmasing parameter adalah 1 – 5. Isu yang memiliki total skor tertinggi akan diangkat menjadi core issue (Tabel 1). Tabel 1. Penapisan Isu dengan Metode APKL No 1



Penilaian



Isu Kurang penyusunan perintah



Rank



A



P



K



L



Total



4



4



5



5



18



1



4



4



4



5



17



2



optimalnya arsip jalan



surat untuk



kendaraan operasional 2



Belum adanya alur proses dalam



pembuatan



No



Penilaian



Isu dokumen barang/jasa



A



P



K



L



Total



Rank



pengadaan melalui



metode E-Purchasing. Keterangan: 1 : sangat rendah, 2 : rendah, 3 : sedang, 4 : tinggi, 5 : sangat tinggi



Berdasarkan hasil analisis APKL, isu yang dipilih sebagai isu utama (core issue) adalah Kurang optimalnya penyusunan arsip surat perintah jalan untuk kendaraan operasional. Berdasarkan parameter Aktual, isu tersebut merupakan persoalan yang sedang menjadi permasalahan di tempat kerja di Suku Dinas Lingkungan Hidup Kota Administrasi Jakarta Utara, pada Seksi Prasarana dan Sarana. Berdasarkan parameter Problematik, isu ini merupakan penyimpangan dari kondisi yang seharusnya dan perlu dicari penyebab dan pemecahannya. Berdasarkan aspek Kekhalayakan, isu ini secara langsung dapat merubah pola kerja dalam penyusunan arsip agar efektif dan efisien. Sementara itu, berdasarkan aspek Kelayakan, isu tersebut bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. III.



Penyebab terjadinya masalah Setelah ditentukan isu utama (core issue), dilakukan identifikasi masalah dengan menggunakan pendekatan fishbone diagram. Fishbone diagram digunakan untuk memahami persoalan dengan memetakan masalah berdasarkan cabang-cabang terkait dan lebih menekankan pada hubungan sebab akibat. Penyebab-penyebab masalah dikelompokkan dalam enam kategori utama (6M) yang terdiri dari manusia (man), metode (method), mesin (machine), material (material), pengukuran (measurement), dan lingkungan (mother nature). Hasil identifikasi penyebab masalah disajikan dalam Gambar 1.



kurangnya pemanfaatan penyimoanan pelaporan spj secara digital



Masih nyaman dengan metode manual



MACHINE



Keahlian SDM yang kurang



Method



Material



Measurement Belum adanya alur yang jelas tentan arsip pelaporan spj



Kurangnya sarana dan prasarana



Man



Kurang optimalnya penyusunan arsip pertanggungjawa ban surat perintah jalan untuk kendaraan operasional



Mother Natural



Belum terbiasanya menggunakan teknoogi



Gambar 1. Identifikasi penyebab masalah menggunakan fishbone diagram



Dari penyebab-penyebab masalah yang telah teridentifikasi, dilakukan penapisan untuk menentukan penyebab utama masalah yang akan dicarikan solusinya. Metode penapisan yang digunakan adalah metode USG (Urgency, Seriousness and Growth). Metode USG ini menggunakan teknik scoring dengan skala penilaian untuk masing-masing parameter adalah 1 – 5. Penyebab yang memiliki total skor tertinggi akan dipilih untuk dicari solusinya (Tabel 2). Tabel 2. Penapisan penyebab isu dengan metode USG



No 1



Penilaian



Penyebab Kurangnya penyimpanan



Rank



U



S



G



Total



4



5



5



14



1



4



3



3



10



3



3



2



4



9



4



4



4



5



13



2



2



3



3



8



5



1



3



3



7



6



pemanfaatan pelaporan



spj



secara digital 2



Masih nyaman dengan metode manual



3



Keahlian SDM yang kurang



4



Belum adanya alur yang jelas tentang arsip pelaporan spj



5



Kurangnya sarana dan prasarana



6



Belum terbiasanya menggunakan teknologi informasi



Keterangan: 1 : sangat rendah, 2 : rendah, 3 : sedang, 4 : tinggi, 5 : sangat tinggi



Berdasarkan analisis USG, penyebab utama masalah yang harus segera dicarikan solusinya adalah Kurangnya pemanfaatan penyimpanan laporan spj secara digital. Penyebab masalah ini memiliki nilai Urgency yang tinggi, karena keulitannya saat pemeriksaan oleh Inspektorat maupun BPK dalam mencari berkas laporan spj. Dari aspek Seriousness, jika tidak ada penyimpanan pelaporan spj secara digital maka pemborosan kertas fotocopy menjadi banyak dan tidak ramah lingkungan, dari aspek Growth, karena jika tidak ada penyimpanan pelaporan spj secara digital maka kertas di dalam gudang arsip semakin menumpuk. IV.



Dampak Apabila Masalah Tidak Terselesaikan Apabila masalah kurangnya pemanfaatan penyimpanan laporan spj secara digital tidak terselesaikan karena kurangnya keahlian pegawai maka masalah pun akan timbul di antaranya penumpukan dokumen pada gudang arsip, pemborosan kertas, kurang efektifnya saat ada pemeriksaan oleh Inpektorat maupun BPK serta kurang ramah lingkungan.



V.



Alternatif Solusi Setelah menentukan penyebab utama dari masalah utama maka tahapan selanjutnya adalah menentukan alternatif solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan penapisan menggunakan metode MCNAMARA. Metode MCNAMARA menggunakan teknik scoring dengan skala penilaian 1 – 5 untuk masing-masing parameter, yaitu Efektifitas, Kemudahan dan Biaya. Solusi yang memiliki total skor tertinggi akan dipilih untuk diimplementasikan (Tabel 3). Tabel 3. Penapisan penyebab isu dengan metode USG



Penilaian No



Solusi



Efektifi tas



1



Kemudahan Biaya Total



Rank



Pembuatan penyimpanan spj



terintegrasi



menggunakan spreadsheet



laporan 5



5



3



13



1



Penilaian No



Solusi



Efektifi tas



2



Kemudahan Biaya Total



Rank



Pembuatan penyimpanan laporan spj menggunakan



3



5



3



11



2



4



2



4



10



3



harddisk 3



Pembuatan penyimpanan laporan spj menggunakan cloud server



Keterangan: 1 : sangat rendah, 2 : rendah, 3 : sedang, 4 : tinggi, 5 : sangat tinggi



Berdasarkan analisis di atas, alternatif solusi yang paling cocok untuk diimplementasikan



adalah



pembuatan



penyimpanan



laporan



spj



menggunakan spreadsheet. Alternatif solusi ini mendapatkan nilai efektifitas tinggi karena dengan melakukan pembuatan penyimpanan laporan spj menggunakan spreadsheet, dapat lebih efektif dan efisien. Dari aspek kemudahan, alternatif solusi ini sangat mudah dilakukan dengan memberikan bekal kepada petugas yang bekerja dalam membuat laporan spj pada wilayah satuan pelaksana. Sementara itu dari aspek biaya, pembuatan spreadsheet ini sangat murah karena sudah ada aplikasi google drive. Untuk mewujudkan pelaksanaan solusi berjalan lancar, ada beberapa kegiatan yang akan dilakukan sebagai berikut: 1. Melakukan koordinasi dengan pimpinan, staff dan petugas wilayah. 2. Berkolaborasi dengan semua petugas wilayah, pengemudi dan pegawai yang akan meng input kedalam sistem spreadsheet 3. Membuat konsep sop laporan spj menggunakan spreadsheet 4. Melakukan dokumentasi pada pembuatan dan pelaporan 5. Membuat email baru pada tiap petugas satuan pelaksana 6. Menyediakan sarana alat scanner dan internet yang baik 7. Melakukan sosialisasi kepada semua pegawai yang bertugas dalam pelaporan spj