Unit Kompetensi 05 [PDF]

Citation preview

Pelatihan Unit Kompetensi ini harus sudah mempelajari Unit Kompetensi 09



Program Pelatihan



Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa



Muda



Buku Informasi



Menyusun Spesifikasi Teknis



Unit Kompetensi 05



Penulis



Ferry Firmansyah



M.749020.005.02



Editor



Tim Materi Pelatihan LKPP Direktorat Pelatihan Kompetensi



Desain Grafis



Rezki Kurnia Hapsari



Perancang Instruksional



Tim Materi Pelatihan LKPP Direktorat Pelatihan Kompetensi



Tanggal



31 Januari 2017



Versi. 2



B U K U I N FO R M AS I Berdasarkan SKKNI 2016



Unit Kompetensi 05



menyusun spesifikasi teknis



LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 2016



Materi SKKNI 2016 Unit Kompetensi 05 Menyusun Spesifikasi Teknis Disusun Oleh : Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Direktorat Pelatihan Kompetensi Deputi Bidang Pengembangan Pembinaan Sumber Daya Manusia LKPP ISBN : Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016 Cetakan II : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2017 Versi 1 : 31 Oktober 2016 Versi 2 : 31 Januari 2017 Hak Penerbitan pada LKPP Hak Cipta Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa LKPP Alamat Penerbit : Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Kuningan Jakarta Selatan 12940 Indonesia Telp : (021) 2991 2450 www.portalppsdm.lkpp.go.id www.lkpp.go.id



K ata P e n ga n ta r



Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun



2016 telah menyusun materi pelatihan berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) 2016 untuk Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 29 Unit Kompetensi yang dikelompokan dalam 4 Fungsi Kunci, meliputi; 1) Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 6 unit kompetensi; 2) Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi; 3) Mengelola Kontrak dan Swakelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi; 4) Mengelola Logistik, Kinerja dan Risiko sebanyak 5 unit kompetensi.



Materi Pelatihan ini disusun untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya



Manusia di bidang Pengadaan Barang/Jasa baik pada sektor pemerintah maupun non pemerintah. Materi pelatihan ini juga dapat membantu para peserta, instruktur, penyelenggara pelatihan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, sehingga dapat berlangsung secara terencana, terarah, dan efektif.



Semoga materi pelatihan ini dapat dipergunakan dan dimanfaatkan secara



optimal oleh semua pihak terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Dengan demikian kegiatan Pengadaan Barang/ Jasa dapat dilakukan oleh para SDM yang profesional dan menghasilkan Pengadaan Barang/Jasa yang efektif, efisien dan akuntabel. Jakarta, Oktober 2016



Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah AGUS PRABOWO



U n i t ko m p e t e n si Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ UK 01 : Menelaah Lingkungan PBJ UK 02 : Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ UK 03 : Merumuskan Organisasi PBJ



Merencanakan PBJ



UK 04 : Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 05 : Menyusun Spesifikasi Teknis UK 06 : Menyusun Harga Perkiraan



MERENCANAKAN PENGADAAN BARANG JASA



Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa



MEMILIH PENYEDIA PENGADAAN BARANG JASA



UK UK UK UK



07 08 09 10



: : : :



Mengkaji Ulang Paket PBJ Memilih Penyedia Barang/Jasa Menyusun Rancangan Kontrak PBJ Menyusun Dokumen PBJ



Mengelola Penyedia Barang/Jasa UK 11 : Melakukan Kualifikasi PBJ UK 12 : Melakukan Evaluasi Kinerja PBJ



Melaksanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa UK 13 : Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ UK 14 : Mengevaluasi Dokumen PBJ UK 15 : Mengelola Sanggahan



Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa UK 16 : Melakukan Negosiasi UK 17 : Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ



Mengelola Kontrak Pengadaan Barang/Jasa UK UK UK UK UK



18 19 20 21 22



: : : : :



Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ Menyusum Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ Melakukan Penerimaan Hasil Kontrak PBJ



Melaksanakan PBJ Secara Swakelola



UK 23 : Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola UK 24 : Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola



MENGELOLA LOGISTIK, KINERJA DAN RISIKO



Mengelola Logistik



UK 25 : Mengelola Pengiriman UK 26 : mengelola Persediaan Uk 27 : Mengelola Penyimpanan



Mengelola Kinerja dan Risiko UK 28 : Mengelola Kinerja UK 29 : Mengelola Risiko



MENGELOLA KONTRAK DAN SWAKELOLA PBJ



BUKU INFORMASI MENYUSUN SPESIFIKASI TEKNIS



LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH



DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta 2016



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



DAFTAR ISI



DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------- 2 BAB I



PENDAHULUAN ----------------------------------------------------------------- 3 A. Tujuan Umum -------------------------------------------------------------- 3 B. Tujuan Khusus ------------------------------------------------------------- 3 C. Gambaran Umum --------------------------------------------------------- 3



BAB II PENGERTIAN SPESIFIKASI --------------------------------------------------- 6 2.1 Definisi Spesifikasi -------------------------------------------------------- 6 2.2 Hal hal yang harus dimasukan dalam spesifikasi --------------------- 7 BAB III MENDESKRIPSIKAN SPESIFIKASI -------------------------------------------- 16 3.1 Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa ------------------------------- 17 3.2 Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa -------------------------- 32 3.3 Menetapkan Spesifikasi Waktu ------------------------------------------- 39 3.4 Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa --- 41 3.5 Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi ------------------- 42 3.6 Spesifkasi Kualitas/Mutu untuk pengadaan Barang, Jasa Lainnya, Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi -------------------------------- 43 3.7. Pemakaian Jenis Spesifikasi---------------------------------------------------54 BAB IV ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI ---------------------------------------- 57 4.1 Kajian Umum ---------------------------------------------------------------------- 57 4.2 Kesesuaian Spesifikasi dengan Kebutuhan ----------------------------------- 60 4.3 Kesesuaian Spesifikasi dengan Ketentuan ------------------------------------- 74 4.4 Analisa Kesesuaian Spesifikasi dengan Kondisi Terkini ---------------------- 75 4.5 Dokumentasi Spesifikasi ---------------------------------------------------------- 80



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 2 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



BAB I PENDAHULUAN



A.



Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melaksanakan kegiatan menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa .



B. Tujuan Khusus Pada modul ini, peserta latih akan mempelajari hal berikut: 1. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa untuk berbagai jenis pengadaan barang/jasa, yang mencakup : 



Memahami kegunaan spesifikasi teknis







Memahami spesifikasi mutu/kualitas







Memahami spesifikasi jumlah







Memahami spesifikasi waktu



2. Menganalisis



kesesuaian



spesifikasi



dengan



persyaratan,



ketentuan,



kebutuhan, dan kondisi terkini, melalui kegiatan : 



Memahami persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini







Memahami substansi dokumen spesifikasi teknis







Mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah dianalisis



C. Gambaran Umum Tujuan utama dari Pengadaan barang/jasa baik yang dilakukan melalui swakelola atau pemilihan penyedia adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna barang/jasa (user). Agar kebutuhan pengguna barang/jasa dari suatu organisasi dapat terpenuhi, maka pengelola pengadaan harus dapat menentukan apa saja yang menjadi persyaratan dari penyedia atau barang/jasa yang sesuai dengan dengan kebutuhan dan menuangkannya dalam dokumen spesifikasi.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 3 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus diuraikan secara jelas sehingga



dapat diidentifikasi dengan jelas apakah



barang/jasa telah memenuhi kebutuhan mereka. Namun, spesifikasi tidak terlalu mendetil sehingga tidak mendorong penyedia menggunakan keahliannya untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik. Pembuatan spesifikasi merupakan salah satu proses penting dalam perencanaan awal pengadaan barang/jasa. Apabila spesfikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pegguna, maka proses berikutnya akan dapat berjalan dengan baik sehingga prinsip efisien dapat tercapai mengingat bahwa perencanaan mempunyai pengaruh yang sangat besar untuk menentukan biaya pelaksanaan dan total biaya pengadaan secara keseluruhan. Spesifikasi yang baik harus sesuai dengan tujuan utama pengadaan yaitu: -



Tepat Kualitas



-



Tepat Kuantitas



-



Tepat Waktu



-



Tepat Lokasi



-



Tepat Harga



Dengan menguasai pengetahuan tentang cara membuat spesifikasi yang benar, maka pengelola pengadaan dapat mencegah hal hal tersebut di atas dan meningkatkan value for the money dari proses pengadaan yang dilaksanakan. Di dalam BAB II akan dijelaskan tentang pengertian Spesifikasi dan hal-hal apa saja yang harus dimasukan ke dalam spesifikasi. BAB III akan membahas tentang elemen utama spesifikasi yaitu; mutu, jumlah dan waktu serta tingkat layanan. Sedangkan di dalam BAB IV akan dijelaskan tentang bagaiamana spesifikasi yang sudah dibuat dikaji kesesuaiannya dengan kebutuhan pengguna, kekinian, dan persyaratan lainnya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 4 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Buku Informasi UK-05 ini merupakan bagian dari modul pembelajaran pengadaan barang/ jasa berdasarkan SKKNI No.70, Tahun 2016. Sangat direkomendasikan bagi para peserta untuk mempelajari kompetensi lain yang terkait dengan tahap perencanaan pengadaaan barang/ jasa, seperti Buku Informasi UK 4 dan UK 6, untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap. Pada bagian akhir modul ini, tersedia : • Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait • Glossary yang berisikan istilah yang digunakan dalam modul ini • Index untuk memudahkan pencarian topik tertentu



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 5 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



BAB II PENGERTIAN SPESIFIKASI



2.1 Definisi Spesifikasi Kenneth Lysons dalam bukunya Purchasing and Supply Chain Management1, menyebutkan bahwa spesifikasi adalah pernyataan dari atribut-atribut barang atau jasa. Secara umum, spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi dan perbandingan. Apabila spesfikasi dibuat oleh pembeli maka spesifikasi memberikan informasi kepada penyedia apa yang dibutuhkan user, sedangkan apabila spesfikasi ditawarkan oleh penyedia maka spesifikasi menyediakan deskripsi dari atribut produk yang ditawarkan. Spesifikasi juga dapat diartikan sebagai “suatu uraian terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas material, metode kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lain lain yang harus diberikan oleh penyedia”2 Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut. Yang dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak. Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan



transportasi



juga



memberi



nilai



tambah



meningkatkan



gengsi



penumpang/pemiliknya. Walaupun demikian, contoh tersebut hanya terkait keinginan pribadi pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi. 1 2



Kenneth Lysons, Purchasing and Supply Chain Management, Financial Times, 2000 Indonesia Strengthening Public Procurement Program, Essential Procurement Skills Module 2, LKPP, 2010



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 6 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut. Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengadaan barang/jasa. Spesifikasi barang/jasa yang jelas dan tepat akan bermanfaat untuk : 



Menguji produk dan jasa dalam memenuhi kebutuhan pengguna.







Mendorong penyedia untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat menawarkan value for money yang lebih baik.







Meningkatkan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia.



Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta pemilihan penyedia menunjukkan : 1. BAGAIMANA mereka mengusulkan untuk melaksanakannya 2. SIAPA yang diusulkan mereka untuk melakukannya 3. KAPAN atau cara pelaksanaan yang akan dilakukan (program kerja) 4. BERAPA usulan biaya yang akan dikenakan dan 5. APA perbedaannya dibandingkan dengan spesifikasi



awal – jika ada (dan



MENGAPA) 2.2 Hal hal yang harus dimasukan dalam spesifikasi. Isi spesifikasi akan bergantung pada pihak mana yang membuatnya, apakah dibuat oleh pengguna, perancang, produsen, penjual atau konsultan spesialis yang dipilih untuk memberikan keahlian spesialis dalam menafsirkan kebutuhan dalam lingkup kemampuan pasar dan inovasi pasar. Isi spesifikasi juga dapat berbeda-beda tergantung pada tingkat konten bahan baku dan penyediaan jasa, ukuran dan kompleksitas skema dan kegiatan yang akan dilakukan. Penyusunan Spesifikasi dimulai dari identifikasi kebutuhan, kemudian identifikasi persyaratan, dan terakhir adalah deskripsi elemen kunci spesifikasi, garis besar penyusunan spesifikasi dapat di gambarkan berikut ini:



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 7 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Gambar 1. Proses Penyusunan Spesifikasi



Mendefinisikan Kebutuhan (need)



Mengumpulkan seluruh persyaratan (requirement) dan Mengidentifikasi semua pihak (stakeholders)



Mendefinisikan Spesifikasi Alat : Menganalisa Produk barang/jasa Menganalisa persyaratan dan kebutuhan semua pihak Meminta pendapat ahli Melihat referensi



Menentukan Jenis Spesifikasi Spesifikasi berdasarkan kinerja



Spesifikasi campuran Berdasarkan kinerja dan desain



Spesifikasi berdasarkan desain



Dokumen Spesifikasi



Identifikasi Kebutuhan dijelaskan pada Modul Unit Kompetensi 04 - Menyusun Kebutuhan Dan Anggaran Pengadaan Barang/ Jasa.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 8 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya didetailkan menjadi daftar persyaratanpersyaratan yang harus dipenuhi agar nantinya barang/jasa yang diadakan dapat sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, pengguna membutuhkan beberapa unit komputer untuk dipakai oleh karyawan yang baru direkrut. Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa jumlah karyawan yang membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada bagian apa saja untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan, kemudian apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation,



ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan sebagainya. Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen spesifikasi dapat disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari produk yang akan diadakan. Secara umum persyaratan dapat disusun dengan memperhatikan hal-hal berikut ini : 



Fungsi dan kinerja yang dibutuhkan







Jumlah barang/jasa yang diperlukan







Batasan ukuran dan desain yang esensial







Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau internasional yang relevan.







Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai







Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa







Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa







Kondisi Kesehatan dan Keselamatan



Hal-hal yang harus dihindari dalam menetapkan persyaratan untuk spesifikasi : 



Tidak standar







Tidak menggunakan penggunaan barang/jasa yang lebih baik atau yang tidak sesuai dengan kondisi terkini







Mencerminkan apa yang diinginkan (bukan kebutuhan) oleh pembuat spesifikasi







Tidak berkontribusi terhadap fungsi







Mengalami kegagalan dalam penggunaan, yang secara potensial mengalami dampak yang lebih luas dari pada penghemat biaya;







Mengabaikan produksi dan kinerja desain yang ekonomis.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 9 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa







Kode Modul M.749020.005.02



Bertentangan dengan standar internal atau eksternal; standar nasional, regional atau Internasional dan peraturan kesehatan dan keselamatan dll. 1. Elemen Kunci Spesifikasi Setelah persyaratan disusun, maka dokumen spasifikasi dapat dibuat dengan memasukan hal hal berikut ini: a. Ruang Lingkup Ruang lingkup memberikan uraian singkat mengenai kebutuhan temasuk, permohonan, lokasi, tujuan atau fungsi produk atau jasa yang diperlukan. Ruang Lingkup



memuat pernyataan yang menunjukkan kepada calon



penyedia apakah ia harus menyediakan produk atau jasa saja, atau termasuk jasa tambahan seperti instalasi, pengetesan (commissioning), persetujuan dll. Untuk sistem atau proses yang memiliki panduan tertulis, ruang lingkup harus dilengkapi dengan pernyataan perlunya kebutuhan pelatihan. Untuk bahan atau peralatan khusus atau dibuat berdasarkan permintaan, kebutuhan suku cadang dan lain-lain yang harus tersedia selama umur peralatan atau fasilitas perlu dimasukkan ke dalam ruang lingkup. Kebutuhan sesudah produk dan jasa diserahkan juga harus dijelaskan secara mendetail. Selain itu, ruang lingkup juga perlu menjelaskan faktor – faktor yang dapat membatasi di lokasi seperti: sumber daya energi dan telekomunikasi yang harus disediakan oleh kontraktor, termasuk parameter kegiatan kontraktor tersebut. b. Karakteristik Karakteristik spesifikasi adalah keadaan yang dinginkan dari barang, bahan baku atau jasa yang akan dipasang, dibuat, diproduksi, dipergunakan, disimpan atau



dilaksanakan. Informasi ini dapat disajikan dalam bentuk



desain, sampel, gambar, model, pengujian



awal atau penyelidikan.



Karakteristik juga dapat dilengkapi dengan indikator output, seperti: kekuatan, kecepatan, format, gaya, dimensi, bobot, keselamatan dll bersama dengan toleransi (bila berlaku). Karakteristik juga menjelaskan kebutuhan



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 10 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



khusus dalam hal kesesuaian atau hal yang dapat ditukar terkait dengan aspek fungsi atau dimensi mengenai output, termasuk keragaman dan waktu yang dibutuhkan. Dalam hal terdapat pembatasan dari pihak internal atau pengecualian bahan baku dan yang melekat padanya maka pembatasan tersebut, termasuk variasi yang diperbolehkan, harus dinyatakan. Jika terdapat kebutuhan khusus untuk menetapkan proses manufaktur, tampilan, tekstur, hasil akhir (termasuk warna) tertentu, tanda untuk identifikasi, simbol operasional, berat, indikasi keselamatan atau perlindungan, hal yang penting bagi desain misal pengaturan suhu (heat treatment), maka hal tersebut harus dideskripsikan diberitahukan. c. Kinerja (Performance) Kinerja adalah kondisi-kondisi yang menunjukkan bahwa output harus bekerja sesuai ukuran yang diharapkan, seperti kenyamanan, kebersihan, kondisi operasional, jaminan, dll.



Kinerja harus jelas dinyatakan dalam dokumen



spesifikasi. Metode dan proses pengujian dalam rangka penilaian kinerja mencakup dimana, bagaimana, oleh siapa, dan dalam keadaan apa untuk mensimulasikan lingkungan operasionalnya, harus dengan jelas juga dinyatakan. Kriteria untuk lulus pengujian tersebut mencakup keakuratan dan penafsiran hasil, sertifikasi, jadwal pelaporan dan kondisi dapat diterimanya, perlu dinyatakan dengan jelas. Output produk atau jasa dalam rentang hidup (life span) yang diharapkan, kondisi operasional, pengendalian kualitas, dan



proses jaminan yang



ditetapkan dengan menggabungkan setiap variasi atau modifikasi termasuk setiap kebutuhan perlindungan atau kemasan dan informasi (format, frekuensi, media, isi dll), juga menjadi bagian kinerja yang harus dijelaskan dalam dokumen spesifikasi.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 11 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



2. Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi Berikut ini beberapa hal yang harus dipertimbangkan saat menuliskan spesifikasi: 



Apakah batasan dan toleransi yang dibuat dalam spesifikasi adalah wajar dan mudah diperiksa?







Apakah spesifikasi sesuai (bila perlu) dengan Standar Nasional, Daerah atau Internasional?







Apakah spesifikasi ditulis dalam bahasa yang sederhana dan apakah menghindari penggunaan bahasa yang tidak resmi?



Seringkali bahasa yang tidak resmi (jargon, slang, slogan)



hanya khusus



digunakan dalam industri atau organisasi tertentu yang sering membingungkan salah satu pihak. Oleh karena itu, ketika menyusun spesifikasi, penyusun harus selalu menjelaskan istilah, akronim dan simbol. Penulis spesifikasi tidak bisa mengharapkan bahwa spesifikasi akan dibaca oleh ahli saja. Bagian dalam spesifikasi harus diberi nomor dengan metode yang konsisten dan masuk akal serta menggunakan seseorang yang independen untuk membaca spesifikasi dalam rangka mengecek apakah spesifikasi tersebut mudah dibaca serta jelas dan kemudian membahas semua konsep spesifikasi itu dengan rekan dan pengguna. 3. Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi. a. Risiko Tanggung Jawab (Liability) Tanggung jawab harus dengan jelas ditetapkan. Pengguna akhir bertanggung jawab untuk membuat dan mempertahankan spesifikasi. Manajer Anggaran bertanggung jawab untuk memeriksa/memberikan otorisasi atas spesifikasi bersamaan dengan manajer pengadaan. Pertanyaan kunci yang harus diajukan adalah: 



Kapan dan dalam kondisi apa risiko atas barang/jasa berpindah ke pembeli?



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 12 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa







Kode Modul M.749020.005.02



Pihak mana yang menanggung risiko dan tanggung jawab (liability) untuk cedera atau kerusakan yang terjadi terhadap orang atau properti sementara pekerjaan dilakukan di lokasi?







Siapa yang mengatur Penyerahan, Membongkar Muatan dll. dan atas risiko siapa?







Kewajiban dan insentif apa yang dapat ditempatkan kepada penyedia untuk mengganti barang yang rusak atau yang hilang dalam pengiriman, atau di lokasi?







Siapa yang mengatur, melindungi dan memiliki tanggung jawab (liability) dalam hal penyimpanan barang di lokasi pembeli?



b. Membongkar Muatan 



Siapa yang menyediakan peralatan membongkar/mengangkat peralatan (atas biaya siapa)?







Siapa yang menyediakan tenaga kerja untuk membongkar/menyimpan barang tersebut?







Siapa yang menyediakan tenaga kerja untuk memindahkan barang itu?







Siapa yang menyediakan asuransi untuk barang itu?



c. Instalasi dan Pengetesan (Commissioning) 



Siapa yang menyiapkan lokasi/lingkungan?







Siapa yang bertanggung jawab memastikan lokasi/lingkungan sesuai untuk instalasi?







Siapa yang membongkar barang dan memindahkan ke posisi yang diperlukan







Siapa yang menyediakan peralatan untuk membongkar/memindahkan dan tenaga kerja?







Apakah ada skala waktunya?







Jasa apa yang dibutuhkan, siapa yang menyediakan dan bertanggung jawab untuk memasangkan sambungan?



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 13 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa







Kode Modul M.749020.005.02



Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan instalasi tersebut sesuai sebelum pengetesan (commissioning)?







Prosedur apa yang ada jika terjadi kelambatan yang disebabkan pembeli?







Prosedur apa yang ada ketika instalasi sudah lengkap?



d. Fasilitas Lokasi 



Apa yang tersedia dan diperlukan penyedia?







Apa yang dapat dipakai dan atas risiko siapa?







Prosedur apa yang ada untuk fasilitas khusus dan jasa tetap/sementara?



e. Faktor Tambahan untuk dipertimbangkan 



Persyaratan Kesehatan dan Keselamatan Kerja, contohnya Alat Pelindung Diri, Sistem Pengaman (Fail Safe).







Batasan kebisingan dan getaran







Pencantuman tentang Polusi dan Radiasi







Persyaratan Bangunan: tahan api bebas debu, pencegah kebakaran (Inert



gas flooded) , batasan kelembaban 



Persyaratan Pondasi dan Detil Pemasangan misal : Berat, elemen dalam operasional (Operating Forces) dan Persyaratan/Batasan mengenai Ruang







Persyaratan Listrik, Tekanan Air, jarak tangki ke tempat air , cara menghubungkannya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 14 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 1. Informasi Profil Spesifikasi 1



Cara mengidentifikasi



Judul, nomor referensi, kode otorisasi dan klasifikasi



2



Dokumen terkini



Referensi silang terhadap spesifikasi lain yang terkait, sejarah publikasi dan tanggal pembuatan



3



Daftar isi



Panduan mengenai tata letak dokumen



4



Pembuka



Rincian mengenai alasan dibuatnya dokumen itu.



5



Pendahuluan



Uraian mengenai isi secara umum dan aspek teknis mengenai tujuan



6



Ruang Lingkup



Rincian mengenai serangkaian tujuan dan isinya



7



Definisi



Istilah yang dipergunakan dengan artinya yang berlaku dalam teks tersebut



8



Detail Kebutuhan



Bagian



utama



spesifikasi,



berisi



uraian



persyaratan termasuk karakteristik, kinerja, Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan dan informasi lain yang dibutuhkan. 9



Standar yang



SNI, Regional, Internasional (apabila ada)



digunakan 10



Pengujian



Bagaimana Instalasi dan Pengetesan



(Commissioning) akan dilakukan 11



Indeks Referensi



Referensi



silang



gambar,



rencana



terhadap dll,



spesifikasi



terhadap



lain,



spesifikasi



nasional, internasional atau spesifkasi organisasi internal lainnya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 15 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



BAB III MENDESKRIPSIKAN SPESIFIKASI



Sebelum menuliskan deskripsi spesfikasi, pembuat spesfikasi terlebih dahulu mengumpulkan informasi terkait barang/jasa yang akan dideskripsikan spesifikasinya. Ada banyak sumber informasi yang dapat digunakan, diantaranya: a. Pengguna Akhir (end user) Memanfaatkan keahlian dan pengetahuan pengguna untuk memperoleh informasi terkait fungsi dan kinerja yang dibutuhkan dari barang/jasa yang akan diadakan. b. Industri barang/jasa seperti brosur, katalog, dsb. Menggunakan spesifikasi dari berbagai pabrikan yang menampilkan katalog produk mereka di internet. c. Standar dan Informasi Pengujian dari tenaga ahli, komunitas profesional atau peneliti. d. Instansi Pemerintah. e. Komunitas Ahli Pengadaan Setelah diperoleh informasi terkait barang/jasa tersebut, selanjutnya spesfikasi dapat disusun dengan memperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan. a. Mutu Barang/Jasa: Tingkat mutu untuk barang misalnya, diterjemahkan ke dalam fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan sebagainya. Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya diterjemahkan ke dalam kualifikasi tenaga ahli, pengalaman pada bidang/sub bidang tertentu dan lain-lain, pengalaman konsultan dalam bidang tertentu, dan lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu adalah metode pelaksanaan pekerjaan.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 16 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



b. Jumlah dan Waktu: Jumlah barang, kapan diserahkan dan lokasi barang tersebut. Dalam hal jasa, dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan. c. Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual: Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan adalah kecepatan respon terhadap keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat 2 x 24 jam. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual, ruang lingkup dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan rinci. 3.1. Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada



penyedia



barang/jasa



untuk



menghindari



multi



tafsir



atau



kesalahpahaman. Spesifikasi sebaiknya tidak terlalu detail atau terlalu umum. Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detail (over specifying) akan menyulitkan pejabat pengadaan mendapatkan barang tersebut. kadang-kadang,



jumlah



penyedia



barang/jasa



yang



mampu



Bahkan, memenuhi



kebutuhan akan terlalu sedikit. Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan penyedia barang/jasa yang layak dipilih. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna, keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi. Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam kondisi barang/jasa tersebut di pasar, fleksibilitas layanan kepada pelanggan, kecepatan respon, kenyamanan, dan sebagainya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 17 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Terdapat berbagai macam cara menyusun spesifikasi barang/jasa : A. Merek B. Standarisasi C. Sampel D. Spesifikasi teknik E. Spesifikasi komposisi F. Spesifikasi fungsi dan kinerja Penjelasan atas masing-masing spesifikasi di atas adalah sebagai berikut: A. Merek Merek (brand atau trade name) merupakan spesifikasi yang paling sederhana dan paling mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan merek diperbolehkan bila barang yang diperlukan merupakan paten atau PPK (Pejabat Pembuat Komitmen, yaitu pengguna dalam konteks pengadaan di Organisasi Pemerintah) berada dalam posisi tidak ada pilihan lain. Contohnya : Perbaikan Mobil merek X, maka hanya dapat menggunakan suku cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal dari perusahaan merek X. Tiap merek memiliki citra yang berbeda dibenak pengguna barang/jasa. Misalnya, kendaraan merek tertentu (kendaraan mewah) mempunyai citra yang berbeda dengan kendaraan niaga. Kadang-kadang barang dengan merek yang sama tetapi dari distributor yang berbeda juga memiliki harga yang berbeda. Pada umumnya, merek-merek terkenal memiliki harga yang mahal. Dalam hal tidak ada keharusan untuk menggunakan merek tertentu, sangat dianjurkan untuk tidak memilih barang yang memiliki merek mahal.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 18 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Kelebihan menggunakan merek (yang sudah dikenal luas) :  Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multitafsir, karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh semua penyedia barang/jasa.  Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran.  Mutu barang/jasa terjamin. Sedangkan kelemahan menggunakan merek:  Cenderung mahal.  Sulit untuk menciptakan kompetisi diantara penyedia barang/jasa.  Penyedia barang/jasa yang menjadi pemilik merek mungkin mengubah spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama. Apabila kebutuhannya memang hanya bisa dipenuhi oleh satu merk tertentu saja, maka sebaiknya digunakan spesifikasi kualitas dengan langsung menyebutkan Merk barang/jasa yang dibutuhkan. Hal ini tentunya didukung dengan dokumentasi kajian dari kebutuhan yang mendasari penggunaan spesifikasi Merek tersebut. Tabel 1. Contoh Spesifikasi berdasarkan Merek No 1 2



Merk



Kajian Kebutuhan



Spare Part Mobil TOYOTA



Mobil operasional yang dipakai adalah



AVANZA



Toyota Avanza



Pelaksana Konstruksi



Tahap I dan Tahap II merupakan satu



Gedung Laboratorium



kesatuan konstruksi



Tahap II oleh PT. Pembangunan Maju 3



Rental Mobil TRAC



Sudah tersedia di e-katalog dengan kapasitas armada yang memadai sesuai kebutuhan yang cukup besar.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 19 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



B. Standarisasi Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan pembeli berkomunikasi dalam bahasa yang sama, baik melalui istilah, parameter, simbol, maupun terminologi. Standar akan meliputi : 



Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman.







Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang.







Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk.







Persyaratan teknis (Technical Requirement).







Standar inspeksi dan pengujian.







Peraturan atau pedoman yang terkait.



Pada saat menyusun spesifikasi, pembuat spesifikasi dapat membuat standar sendiri (standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada (standar eksternal). Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan untuk memeriksa apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah ada standarnya. Jika standar internasional tetap tidak didapatkan, dianjurkan menggunakan standar yang digunakan oleh penyedia barang/jasa, dalam hal tidak memiliki kemampuan untuk menyusun standar sendiri. Standar Eksternal Contoh standar eksternal adalah : 1. Standar Industri Standar Industri merupakan standar yang dibuat oleh produsen barang dan jasa. 2. Standar Nasional 3. Standar Regional 4. Standar Internasional



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 20 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Standar Nasional merupakan standar yang dibuat oleh suatu negara misalnya SNI (standar nasional Indonesia). SNI berlaku untuk seluruh wilayah Indonesia. Sampai dengan tahun 2015 sudah ditetapkan 8513 SNI oleh pemerintah yang terdiri dari : a. SNI diberlakukan wajib (sejumlah 197 SNI), Jika atas suatu barang atau jasa telah diberlakukan SNI wajib, maka pelaku usaha yang barang atau jasanya tidak memenuhi dan/atau tidak sesuai dengan SNI wajib, tidak boleh memproduksi dan/atau mengedarkan barang atau jasa tersebut . Selain itu, jika pelaku usaha telah memperoleh sertifikat produk dan/atau tanda SNI dari lembaga sertifikasi produk untuk barang atau jasanya, pelaku usaha tersebut dilarang memproduksi dan mengedarkan barang dan/atau jasa yang tidak memenuhi SNI. SNI yang telah diberlakukan secara wajib, tidak hanya dikenakan pada barang dan/atau jasa yang produksi dalam negeri, tetapi juga berlaku untuk barang dan/atau jasa impor. SNI wajib diberlakukan pada hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan keselamatan, keamanan, kesehatan masyarakat atau pelestarian fungsi lingkungan hidup dan atau pertimbangan ekonomis. Tabel 2 Contoh beberapa SNI wajib sebagai berikut : KODE SNI SNI 7618:2012



Nama Barang Regulator tinggi



untuk



tekanan



Nomor SNI 06/M-IND/PER/2/2014



tabung



LPG SNI



Helm



40/M-IND/PER/4/2009



Pupuk NPK padat



08/M-IND/PER/2/2014



1811:2007 SNI 2803:2012



b. SNI berlakukan sukarela (sejumlah 8316 SNI).



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 21 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



SNI tidak diwajibkan pada semua barang artinya kegiatan dan produk yang tidak memenuhi ketentuan SNI tidak dilarang. SNI bersifat sukarela untuk ditetapkan oleh pelaku usaha. Dalam kategori standar industri, penggunan atau PPK bisa menyusun spesifikasi dengan mengacu kepada SNI ini. Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi penyedia barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa. Contoh : Untuk membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil yang memerlukan spesifikasi



Beton kedap air, pengguna atau PPK dapat



mengambil dari SNI DT-91-008-2007, sehingga spesifikasi beton kedap air (secara sederhana) menjadi seperti dibawah ini : Tabel 3. Spesifikasi Beton Bahan



Tenaga Kerja



Kebutuan



Satuan



Indeks



PC



Kg



400,000



PB



M3



0,480



KR (Kerikil 2cm/3cm)



M3



0,800



Storox-100



KG



1,200



Pekerja



OH



2,100



Tukang Batu



OH



0,350



Kepala Tukang



OH



0,065



Mandor



OH



0,105



Kelebihan menggunakan standar eksternal :  Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses produksinya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 22 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



 Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan standar yang sama, sehingga memungkinkan mendapatkan harga murah.  Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang sesungguhnya perlu dipenuhi.  Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum lebih pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar internal.  Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika mereka memasok dengan standar yang sama. Kekurangan menggunakan standar eksternal  Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait dengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal sering hanya memenuhi kebutuhan batas minimal pengguna barang/jasa dan memerlukan penyesuaian untuk mendapatkan barang/jasa yang benar benar sesuai dengan kebutuhan organisasi.  Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat. Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan barang/jasa tersebut.  Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia barang/jasa familiar dengan semua aspek. Dianjurkan Bagian Pengadaan untuk mendalami pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-aspek yang terkait dengan standar barang/jasa yang akan dibeli. Standarisasi Internal Standar Internal biasanya dipakai sesuai dengan barang/jasa yang sudah biasa digunakan atau merupakan keseragaman penggunaan dalam suatu organisasi. Contoh standar internal yang banyak dipakai dalam pekerjaan konstruksi pada pengadaan di Organisasi Pemerintah adalah Norma Standar Pedoman dan Manual dari Kementerian PUPERA (Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat) yang dapat download pada link: http://binamarga.pu.go.id/bm/index.php/produk/nspm. Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini :



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 23 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02







Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar.







Tidak ada standar yang tersedia.







Nilai



barang/jasa



yang



dibeli



sangat



tinggi



sehingga



layak



untuk



mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri. Beberapa alasan yang sering muncul sehingga diputuskan untuk menggunakan atau menciptakan standarisasi internal adalah : 



Perencana atau perancang yang ada dalam unit kerja memutuskan untuk mengembangkan desain dan spesifikasi ciptaan sendiri.







Sudah tersedia standar internal sebelumnya, sehingga untuk mengikuti standar eksternal justru memerlukan waktu, tenaga, dan biaya tersendiri.







Tidak tersedia informasi yang memadai di unit kerja mengenai spesifikasi yang telah dipergunakan di unit kerja.



Standar internal sering tidak ada pada unit kerja yang memiliki cabang dengan lokasi yang tersebar di berbagai pulau. Ketiadaan standar internal pada kasus ini biasanya berdampak pada meningkatnya biaya pengadaan barang/jasa. Beberapa manfaat adanya standar internal adalah : 



Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan standar sendiri.







Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa, fokus pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik.







Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengan sedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik.







Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan meningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan dan penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu barang/jasa yang dipasok akan meningkat.







Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 24 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



C. Sampel Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam deskripsi katakata, misalnya warna yang spesifik. Sehingga, penyedia barang/jasa sering juga diminta memberikan sampel sebelum menyerahkan barang yang hendak dipasoknya. Berdasarkan hal tersebut di atas, sampel sering dijadikan acuan untuk melakukan pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa. Kelebihan Sampel : 



Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan dengan kata-kata.







Memudahkan pengguna atau PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa.



Kekurangan Sampel : 



Penerima hasil pengadaan harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.







Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa dengan sampel mungkin akan sulit diketahui.







Untuk itu diperlukan alat ukur atau alat uji yang tidak mudah.



D. Spesifikasi Teknis Spesifikasi teknik umumnya meliputi : 



Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya).







Detil desain.







Toleransi.







Material yang digunakan.







Metode produksi/pelaksanaan.







Persyaratan pemeliharaan.







Persyaratan operasi.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 25 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi teknis dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan singkatnya. Pembuat spesifikasi bertanggung jawab untuk menyediakan detil spesifikasi teknis dan penyedia barang/jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk barang yang sangat spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi. Spesifikasi teknis tepat untuk digunakan apabila : 



Pengelola Pengadaan memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik dan rinci dari pada penyedia barang/jasa.







Pengelola Pengadaan bermaksud menggunakan desain yang telah disusun oleh konsultan perencana paket pekerjaan tersebut.







Barang atau peralatan yang mau diadakan bersifat kompleks.







Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak memerlukan interpretasi tambahan dari penyedia barang/jasa.



Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis : 



Memberikan secara terperinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.







Pengelola Pengadaan dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untuk melakukan verifikasi atas barang/jasa yang dipasok.



Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis: 



Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.







Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.







Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang spesifik pula. Dan itu akan berdampak pada peningkatan biaya untuk memproduksi barang tersebut.







Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit penyedia barang/jasa yang mampu.







Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh pengguna barang/jasa.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 26 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Contoh 1 : Barang – Spesifikasi Lift :  Travel Height : Lihat Gambar  Ukuran shaft : 2300 x 2300  Pit Dept : 2100 mm  Over Head : Lihat Gambar danSpesifikasi  Operation Control : Computerized  Control – Group  Power Listrik : Max 20 Kw/380  V/3 Ph/ 50 Hz  Automatic bypass (75% loading)  Oveload devices, safety door edge  Fire emergency return  Emergency Light  Dst Contoh 2: Pekerjaan Konstruksi - Pekerjaan Pondasi Persyaratan Bahan Pondasi 1. Untuk tulangan pondasi plat setempat digunakan tulangan polos diameter 12 mm & jarak 150 mm. 2. Beton K 300 Contoh 3: Jasa Lainnya – Pelatihan Penyusunan HPS Uraian Kegiatan: 1. Melakukan analisis kebutuhan pelatihan 2. Menyusun sasaran dan pokok bahasan 3. Menyusun bahan pelatihan 4. Melaksanakan pelatihan 5. Melakukan Pre Test dan Post Test 6. Melaporkan Pelaksanaan Pelatihan



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 27 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Contoh 4: Jasa Konsultan - Penyusunan Modul Pelatihan, Uraian Kegiatan: 1) Melaksanakan persiapan penyusunan modul pelatihan “Penyusunan Spesifikasi dan HPS” berbasis kompetensi antara lain: 



Melakukan review, identifikasi, dan analisa terhadap modul pelatihan pengadaan yang sudah ada.







Mengkaji peraturan perundang undangan yang berlaku, dan metode yang menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi.







Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan Spesifikasi dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta.



2) Menyusun materi dalam modul pelatihan. 3) Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan modul pelatihan. 4) Melaksanakan rapat pembahasan dan Focus Group Discussion (FGD) dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan LKPP. 5) Menyusun laporan kegiatan.



E. Spesifikasi Komposisi Spesifikasi komposisi merupakan bentuk spesifikasi yang menyatakan susunan zat suatu barang dengan karakteristik masing-masing unsur pembentuknya. Spesifikasi komposisi juga sering digunakan pada barang/jasa yang memerlukan batasan peraturan lingkungan hidup. Misalnya, kadar cat pada mainan anak-anak, bahan kimia pada obat. Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang kompeten di bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau diverifikasi pada saat barang diterima. Tes atau verifikasi harus dilakukan oleh pihak ketiga (ahli) yang independen. Kelebihan spesifikasi komposisi :  Spesifik dan rinci.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 28 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



 Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan verifikasi. Kelemahan spesifikasi komposisi:  Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusunnya.  Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi Contoh: Obat untuk meredakan gejala flu Setiap tablet minimal harus mengandung mengandung : • Parasetamol 400 mg • Fenipropanolamin HCl 12,5 mg • Klofeniramin Maleat 1 mg F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh barang/jasa yang dibeli. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan dari fungsi-fungsi barang/jasa tersebut. Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5 metrik ton (MT) di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi bensin maksimum 11 km per liter (spesifikasi kinerja). Spesifikasi fungsi dan kinerja meliputi antara lain : 



Apa yang harus dicapai (fungsi).







Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan maksimum, dan lain-lain).







Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain).







Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu).







Detail interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk sistem Teknologi Informasi).







Tingkat mutu.







Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.







Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 29 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa







Kode Modul M.749020.005.02



Lama waktu barang/jasa tersebut tetap dapat beroperasi pada kapasitas normal.







Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.







Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut. Spesifikasi fungsi dan kinerja umumnya jarang menyatakan tentang bagaimana cara (menggambarkan proses) memenuhi spesifikasi.



Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja : 



Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.







Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.







Risiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada penyedia barang/jasa.







Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi persyaratan.



Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja : 



Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akan sulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa.







Masing masing penyedia barang/jasa mungkin akan memberikan solusi berbeda untuk fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP untuk



membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi



penyedia



barang/jasa.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 30 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 4.Ringkasan Spesifikasi Kualitas No 1



Jenis Spesifikasi Merk



Penggunaan       



2



Standar Industri



3



Sampel



 



4



Spesifikasi Teknis



   



5



Spesifikasi Komposisi



  



6



Spesifikasi Fungsi/Kinerja



  



Barang/jasa merek tersebut dikenal banyak orang Bila mutu lebih penting dari biaya Bila merek tersebut akan berdampak signifikan pada peningkatan mutu kerja pengguna barang/jasa. Kebutuhan hanya bisa dipenuhi oleh merek tertentu Barang/jasa yang sederhana. Sudah ada standarnya Memudahkan Pejabat Pengadaan untuk memilah penyedia barang/jasa Sulit untuk menterjemahkan mutu kedalam kata / kalimat Lebih mudah menunjukkan contoh dari pada menjelaskan dalam kata kata Penyedia barang/jasa tidak memiliki kemampuan cukup untuk membuat desain Pegelola Pengadaan ingin menggunakan desain yang dimiliki oleh pengguna barang/jasa Barang yang dibeli akan memerlukan interface (hubungan) yang kompleks dengan peralatan yang sekarang terpasang Pengelola pengadaan siap menanggung risiko jika disain yang dibuat organisasinya tidak mencapai kinerja yang diharapkan Untuk produk seperti material, komoditi, dan makanan Bila pertimbangan K3 dan persyaratan lingkungan hidup menjadi hal yang penting Kinerja sangat bergantung kepada komposisi Penyedia barang/jasa memiliki kemampuan lebih tinggi dari pengguna barang/jasa Innovasi penyedia barang/jasa dihargai Teknologi yang berkaitan dengan barang yang dibeli berubah sangat cepat



Informasi untuk menyusun spesifikasi dapat diperoleh dari berbagai sumber:  Direktori yang diterbitkan oleh asosiasi industri.  Penyedia barang/jasa.  Pameran.  Hasil riset.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 31 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Pengujian dan inspeksi atas barang/jasa diperlukan agar barang/jasa tersebut berfungsi dan berkinerja seperti yang diharapkan. Pendekatan pengujian dan inspeksi antara lain :  Peninjauan ulang atas desain barang dan sistem jaminan mutu penyedia barang/jasa.  Pengujian pada saat proses produksi.  Pengujian pada tahap akhir produksi dan pengangkutan.  Pengujian pada tahap penerimaan produk. Detail inspeksi dan pengujian yang dipersyaratkan paling sedikit meliputi :  Seleksi dan penyiapan sampel yang memadai.  Metoda pengujian.  Alat uji yang digunakan dan cara melakukan uji.  Kriteria dan batas penerimaan material.  Format laporan hasil uji. Akan lebih baik bila lembaga yang melakukan uji dan inspeksi tersebut merupakan pihak ketiga yang independen dan kredibel. 3.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa Untuk menentukan spesifikasi Jumlah dalam pengadaan barang/jasa, harus dipertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang/jasa di masa lalu dan memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang/jasa tersebut di masa yang akan datang. Peserta dapat membaca Unit Kompetensi 04 – tentang Spend



Analysis dan penentuan paket-paket pengadaan yang berlandaskan kepada penelaahan data pembelajaan di masa lalu dan kaitannya dengan kebutuhan di masa yang akan datang. Tipe Kebutuhan Barang Berdasarkan faktor penentu jumlah kebutuhan, terdapat 2 (dua) tipe kebutuhan barang :



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 32 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



a.



Kode Modul M.749020.005.02



Kebutuhan tidak terikat (Independent Demand)



Merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya tidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Misalnya, pembelian kertas tidak dipengaruhi oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang akan dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan pada Teknik Peramalan Kebutuhan Barang. b.



Kebutuhan terikat (Dependent Demand)



Merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Pembelian ban mobil, misalnya,dipengaruhi oleh jumlah mobil yang dimiliki oleh kantor yang bersangkutan. Dengan demikian, kebutuhan barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan, tinggal dihitung seperti biasa. Teknik Peramalan Kebutuhan Barang Kebutuhan barang dapat diramalkan berdasarkan beberapa pendekatan berikut ini : Teknik Peramalan Kebutuhan Barang secara umum ada dua pendekatan, yaitu:



1. Kualitatif ; terdiri dari pendekatan Delphi Technique dan Judgement 2. Kuantitatif; terdiri dari Time Series dan Sebab Akibat



Time Series terdiri dari : Moving Average dan Regresi Sederhana Teknik-Teknik permalan di atas dapat deijelaskan sebagai berikut: Pendekatan dengan Delphi Tehnique: Merupakan pendekatan yang melibatkan sekelompok pakar dibidang masing-masing untuk melakukan prediksi/ramalan atas kebutuhan sesuatu barang. Para pakar ini bekerja secara independen dan tanpa saling tahu antar mereka. Biasanya pendekatan ini digunakan untuk meramalkan kebutuhan akan teknologi informasi masa depan, moda transportasi masa depan, atau kebutuhan akan barang/jasa yang kompleks. Hasil pendekatan ini sifatnya kualitatif, jadi tidak dapat digunakan dalam praktek,



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 33 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



hanya diperlukan untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang dimasa yang akan datang. Pendekatan Judgement: Bisa berupa pendapat para eksekutif (executive judgement), pendapat pelaksana kegiatan, atau pendapat para pakar (expert judgement). Pendekatan ini dipilih bila kebutuhan akan barang/jasa sering berubah dan perubahannya sangat cepat sehingga tidak ditemukan data historis, atau data historis tidak mampu mendukung peramalan kebutuhan di masa yang akan datang. Misalnya, kebutuhan akan teknologi komunikasi yang bertumbuh sangat cepat akhir akhir ini. Sejalan dengan pendekatan Delphi, hasil pendekatan ini juga bersifat kualitatif, sehingga tidak dapat digunakan dalam praktek pengadaan sehari-hari. Pendekatan ini hanya diperlukan untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang di masa yang akan datang. Pendekatan Moving Average (rata-rata bergeser): Merupakan pendekatan kuantitatif yang paling mudah dan paling banyak digunakan dalam praktek. Contoh perhitungan dengan Pendekatan Moving Average Tabel 5 menunjukkan data histori kebutuhan barang di tahun 2006 – 2011 Tahun



Kebutuhan



2006



125



2007



120



2008



128



2009



135



2010



139



2011



142



Maka, perkiraan kebutuhan barang di tahun 2012 yang dihitung dengan pendekatan Moving Average adalah sebagai berikut :



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 34 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Moving Average 3 tahun : (135 + 139 + 142)/3 = 138,6 Moving Average 4 tahun : (128 + 135 + 139 + 142)/4 = 136 Moving Average 6 tahun : (120 + 128 + 135 + 139 + 142)/5 = 132,8 Contoh berikutnya adalah Moving Average dengan Bobot. Tabel 6 adalah data kebutuhan bulanan dari Januari – November. Perhitungan perkiraan kebutuhan dengan moving average dengan bobot, dapat dilihat pada kolom ‘Perhitungan’. Bobot yang digunakan: Bulan Lalu = 3 ; Dua Bulan Lalu = 2 ; Tiga Bulan Lalu = 1 Tabel 6. Moving Average dengan Bobot Bulan



Total



Perhitungan



Kebutuhan Januari



10



Februari



12



Maret



13



April



16



{ ( 3 x 13 ) + ( 2 x 12 ) + 10 } = 12 1/6



Mei



19



{ ( 3 x 16 ) + ( 2 x 13 ) + 12 } = 14 1/3



Juni



23



{ ( 3 x 19 ) + ( 2 x 16 ) + 13 } = 17



Juli



26



{ ( 3 x 23 ) + ( 2 x 19 ) + 16 } = 20 ½



Agustus



30



{ ( 3 x 26 ) + ( 2 x 23 ) + 19 } = 23 5/6



September



28



{ ( 3 x 30 ) + ( 2 x 26 ) + 23 } = 27 ½



Oktober



18



{ ( 3 x 28 ) + ( 2 x 30 ) + 26 } = 28 1/3



November



16



{ ( 3 x 18 ) + ( 2 x 28 ) + 30 } = 23 1/3



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 35 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Desember



?



Kode Modul M.749020.005.02



{ ( 3 x 16 ) + ( 2 x 18 ) + 28 } = 18 2/3



Pendekatan Regresi Sederhana: Pendekatan dengan Regresi Sederhana juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan di masa yang akan datang. Pendekatan Regresi Sedarhana digambarkan dengan rumus matematika berikut : Y = a + bx dimana Y = Variabel Dependent (jumlah kebutuhan) X = Variabel Independent (periode berupa tahun, bulan, minggu, dll) b=



𝑛 ∑𝑥𝑦− ∑𝑥 ∑𝑦 𝑛 ∑𝑥 2 − (∑𝑥)2



a=



∑𝑥



-b



𝑛



∑𝑥 𝑛



Sebagai contoh, Tabel 7 menggambarkan nilai import sebuah barang dari tahun 2005 – 2011. Jika data tersebut dimasukkan ke dalam rumus a dan b di atas, maka diperoleh : a=



(7)(171000)− 28 (37100)



b=



37100



(7)(140)− 282 7



−



= 807,1



(807,1)(28) 7



= 2071,6



Y = 2071,6 + 807,1 (x) Sehingga, perkiraan (forecast) jumlah import tahun 2012 (x = 8), adalah Y = 2071,6 + 807,1 (8) = 8528 Tabel 7. Data Regresi Tahun



Nilai



Import (y)



x.y



X2



Tahun(x) 2005



1



4100



4100



1



2006



2



2000



4000



4



2007



3



5700



17100



9



2008



4



2500



10000



16



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 36 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



2009



5



7300



36500



25



2010



6



9200



55200



36



2011



7



6300



44100



49



Jumlah



28



37100



171000



140



Selain memperkirakan jumlah kebutuhan, penentuan spesifikasi jumlah barang juga perlu memperhatikan jumlah order yang ekonomis (economic order quantity) (7)(171000)− 28 (37100) (7)(140)− 282



37100



= 807,1



7



−



(807,1)(28) 7



= 2071,6



Jumlah Order yang Ekonomis (Economic Order Quantity) Secara umum, biaya yang harus dikeluarkan untuk memesan, mendapatkan, menyimpan, dan menggunakan suatu barang dapat dikelompokkan sebagai berikut : a. Biaya Pesan (Ordering Cost) Biaya pesan adalah biaya yang dikeluarkan untuk memproses pemesanan barang, Biaya pesan termasuk biaya administrasi, biaya bongkar muat, biaya pemeriksaan, dan lain-lain. Biaya ini biaya yang proporsional dengan frekuensi pemesanan barang. b. Biaya Penyimpanan (storage cost) Biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan barang, termasuk biaya gudang, biaya modal, biaya kerusakan akibat penyimpanan, dan lain-lain. Biaya ini proporsional dengan jumlah barang yang disimpan. c. Biaya Barang Biaya yang digunakan untuk membeli barang. Misalnya, harga satuan barang tersebut. Hubungan antara biaya pesan dan biaya penyimpanan terlihat seperti gambar di bawah ini:



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 37 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Gambar 2. interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan Dari gambar di atas terlihat bahwa makin besar jumlah barang yang dipesan pada setiap kali pemesanan akan berdampak pada menurunnya biaya pemesanan, tetapi akan berdampak kepada meningkatnya biaya penyimpanan barang. Kondisi sebaliknya, makin sedikit jumlah barang yang dipesan pada setiap kali pemesanan akan berdampak pada meningkatnya biaya pemesanan/ordering cost (karena untuk setiap kebutuhan akan terpaksa melakukan pembelian beberapa kali untuk memenuhi kebutuhan akan barang tersebut), tetapi akan berdampak kepada menurunnya biaya penyimpanan barang. Berdasarkan hubungan tersebut, maka biaya total untuk pengadaan sebuah barang per tahun dapat dihitung dengan rumus : Biaya Total = O (B/Q) + C (Q/2) + B P Keterangan : O : Biaya Pemesanan B : Total kebutuhan barang dalam satu tahun Q : Jumlah barang dalam sekali order i : tingkat suku bunga C : Biaya Penyimpanan



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 38 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Oleh karena itu, jumlah pemesanan barang yang ekonomis (EOQ) dapat dihitung sebagai berikut: EOQ = √



2𝐵𝑂 𝐶



C=i.p EOQ = jumlah pesanan ekonomis (unit/tahun) B = jumlah kebutuhan/tahun (unit/tahun) O = biaya pesan/pembelian, (Rp/pesanan) C = biaya penyimpanan, (Rp/unit/tahun) i = % biaya penyimpanan, (25%-35%)/tahun p = harga barang, (Rp/unit) Contoh penerapan perhitungan EOQ dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 8 .Contoh Penerapan EOQ Parameter



Perhitungan



jumlah kebutuhan/tahun (B)



5.000 unit/tahun



harga barang/unit (p)



Rp. 20.000,-/ unit



biaya pesan/pengadaan (O)



Rp. 200.000,-/pemesanan



% biaya penyimpanan/tahun (i)



25% / tahun



2𝐵𝑂



EOQ = √



𝐶



EOQ = √



2 (5000) (200.000) 0,25 𝑥 20.000



= 633



Jumlah barang setiap kali pesan



633 Unit



Frekuensi pesan = B / Q



5000 / 633 = 7,89 => 8 kali pemesanan dalam setahun, atau pemesanan setiap 1,5 bulan sekali



Menyiasati Besarnya Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan Bila dalam perhitungan dihasilkan nilai EOQ yang cukup besar, maka secara otomatis biaya Penyimpanan akan meningkat. Untuk menurunkan nilai biaya penyimpanan, jumlah pesanan yang besar tadi dapat dipecah ke dalam beberapa kali pengiriman.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 39 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Pengadaan dilakukan dalam satu payung kontrak pemesanan, namun pengiriman barang dilakukan beberapa kali sesuai dengan estimasi kebutuhan barang yang sudah dilakukan sebelumnya. Pendekatan seperti ini sekaligus menurunkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. 3.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu Spesifikasi waktu mencakup spesifikasi jadwal kedatangan barang/jasa (delivery time



and schedule), lokasi kedatangan barang (delivery place), metode transportasi dan pengepakan (transportation method and packaging). Menetapkan Jadwal Kedatangan Barang/Jasa Pernyataan as soon as possible - ASAP (secepatnya) yang tertuang dalam kontrak, tentu saja berbeda dengan paling lama 14 (empat belas) hari, sehingga akan berdampak besar dalam penawaran harga dari penyedia barang/jasa. Spesifikasi waktu dianjurkan memuat waktu kedatangan barang/jasa, lokasi kedatangan barang, dan bila memungkinkan, memuat pula waktu tenggang (lead



time) antara penandatanganan kontrak sampai dengan kedatangan barang. Penggunaan pernyataan ASAP tidak dianjurkan dalam spesifikasi karena tidak jelas



(clear) batasan waktu yang harus dipenuhi oleh penyedia. Untuk memastikan penetapan spesifikasi waktu tersebut masuk akal dan dapat dicapai oleh penyedia barang/jasa, maka informasi mengenai rincian jadwal (schedule) hendaknya diminta agar disusun oleh penyedia barang/jasa pada saat memasukkan dokumen penawaran. Menetapkan Lokasi Kedatangan Barang Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman dan/atau biaya transportasi, dan waktu tenggang (lead time) sehingga perlu dinyatakan dengan jelas dalam spesifikasi.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 40 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Menetapkan Metoda Transportasi dan Pengepakan Ketika waktu tenggang (lead time) perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu dinyatakan dengan jelas dalam spesifikasi, karena akan berdampak besar pada biaya pengiriman. Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih mahal dari pada lewat darat. Dalam kaitannya dengan pilihan moda transportasi, kemungkinan kerusakan dan kehilangan barang/jasa hendaknya diantisipasi dalam spesifikasi melalui teknik pengepakan yang disyaratkan. Terlebih lagi bila barang tersebut kecil, mahal, dan mudah dibawa. Jika ada penanganan transportasi khusus maka harus dinyatakan jelas dalam spesifikasi, seperti barang tersebut cepat busuk, rusak, atau pecah. Misalnya, perlu mesin pendinginan (refrigerator) untuk makanan, penahan pecah untuk kaca. 3.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa Tingkat pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak dan berdampak biaya bagi penyedia barang/jasa, sehingga akan mempengaruhi besarnya nilai penawaran. Oleh karena itu, spesifikasi tingkat pelayanan perlu dinyatakan dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi. Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa Tuntutan terhadap tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa hendaknya dinyatakan secara spesifik dan terukur, misalnya :  Penyedia barang/jasa hendaknya menetapkan seorang manajer yang kompeten dan didedikasikan khusus untuk melaksanakan pekerjaan ini.  Penyedia barang/jasa, selama masa percobaan operasi hendaknya menyediakan jasa bantuan (helpdesk service) yang siap selama 24 jam tiap hari.  Penyedia menetapkan waktu tanggapan (respond time) dan ketepatan waktu (fix



time) yang jelas, ketika ada keluhan (misalnya ada kerusakan dari barang yang dikirim), berapa lama penyedia segera memberikan respond terhadap pelaporan keluhan dan berapa lama perbaikan akan diselesaikan.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 41 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia Barang/Jasa Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam spesifikasi hendaknya dicantumkan beberapa hal, seperti : 



Petunjuk mengoperasikan barang/jasa tersebut, bilamana perlu dipersyaratkan dalam bahasa Indonesia.







Pelatihan penggunaan dan cara memelihara, dan juga dinyatakan jumlah jam yang harus dialokasikan penyedia barang/jasa dalam melakukan pelatihan.







Jenis jenis pelatihan yang harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa.







Bantuan teknis selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.







Jumlah dan jenis teknisi yang diperbantukan pada pengguna barang/jasa selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.



Pemeliharaan Aspek maintenance dan repair harus dinyatakan dalam ruang lingkup spesifikasi, ketika barang/jasa yang dibeli memerlukan hal tersebut dan/atau tidak ada orang dalam unit kerja pengguna barang/jasa yang mampu melakukan maintenance dan repair. Pernyataan dalam spesifikasi hendaknya rinci, misalnya : “Teknisi penyedia barang/jasa harus sudah berada di lapangan paling lambat 48 jam begitu mendapatkan pemberitahuan melalui e-mail dari pengguna barang/jasa”. “Spare part yang kritis, langka, dan mudah rusak harus terdefinisikan dalam dokumen penawaran dan tersedia di lokasi kerusakan paling lambat 24 jam begitu mendapatkan pemberitahuan dari pengguna barang/jasa melalui e-mail yang disepakati bersama dalam kontrak”. 3.5. Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi Berikut ini merupakan beberapa informasi tentang Fungsi Pengadaan (Procurement Function) atau Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang penting untuk diberikan kepada penyedia barang/jasa.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 42 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



a. Contact Person Informasi Contact Person, misalnya pengguna barang/jasa, ini untuk menciptakan akses informasi yang mudah bagi penyedia barang/jasa memahami kebutuhan barang/jasa, dan untuk meningkatkan komunikasi yang efektif dan efisien antara penyedia barang/jasa dengan pengguna atau pengelola pengadaan. b. Latar belakang pengadaan barang/jasa Informasi organisasi tempat pengadaan tersebut berada, latar belakang pengadaan barang/jasa, maksud dan tujuan pengadaan barang/jasa, dan beberapa hal lain yang membantu penyedia barang/jasa mendapatkan gambaran besar posisi barang/jasa yang ditawarkan dengan kepentingan keseluruhan organisasi. c. Kriteria menentukan pemenang Informasi yang jelas, lengkap, dan rinci tentang kriteria dan bagaimana penyedia barang/jasa akan dievaluasi, akan memudahkan penyedia barang/jasa mengajukan penawaran yang optimal. d. Aspek legal Pengguna atau pengelola pengadaan (PPK dan/atau pejabat pengadaan di organisasi pemerintah) bertanggung jawab untuk memberitahukan aspek legal dan peraturan yang terkait dalam pengadaan barang/jasa termaksud. Oleh karena itu, akan lebih mudah jika peraturan tersebut dimasukkan ke dalam spesifikasi. Terdapat beberapa institusi yang dapat dihubungi untuk membantu mempermudah



melakukan



indentifikasi peraturan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa tertentu, seperti : a) Peraturan



Perdagangan



Internasional



dapat



dilihat



pada



World Trade



Organization(WTO) melalui www.wto.org. b) International Organization for Standarization (ISO) melalui www.iso.org. c) United Nations Environmental Programme (UNEP) melalui www.unep.org. d) World Health Organization (WHO) melalui www.who.org. e) TKDN (Barang yang sudah diproduksi dalam negeri) Kemenperin. f)



DRC (Domestic Resources Cost).



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 43 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



g) BSN (Badan Standarisasi Nasional). h) Peraturan Menteri. i)



Peraturan Asosiasi.



j)



Peraturan Internal Unit Pengadaan (bila ada).



3.6. Spesifkasi Kualitas/Mutu untuk pengadaan Barang, Jasa Lainnya, Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi Spesifikasi Kualitas yang telah dijelaskan di atas memberikan pilihan untuk deskripsi mutu melalui 6 cara, yaitu: 1. Merek 2. Standarisasi 3. Sampel 4. Spesifikasi teknik 5. Spesifikasi komposisi 6. Spesifikasi fungsi dan kinerja Penyusunaan spesifikasi barang/jasa dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok besar, yaitu: Penyusunan Spesifikasi untuk Barang Produksi (Jasa) dan Penyusunan Spesifikasi Barang Jadi. Dilihat



dari



perbedaan



proses



pembuatannya,



produk



barang/jasa



dapat



dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok besar : barang produksi (jasa) dan barang jadi. Barang jadi adalah barang yang sudah tersedia di pasar dan bisa langsung digunakan oleh pengguna barang/jasa. Contohnya : mobil, kertas, printer, dan sebagainya Barang produksi (jasa) adalah barang/jasa yang harus diproses terlebih dahulu untuk dapat digunakan oleh pengguna barang/jasa. Contoh barang produksi (jasa) adalah jasa konsultansi, jasa lainnya, dan jasa konstruksi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel di bawah ini.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 44 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 9. Skema Pembagian Baran/Jasa BARANG JADI



BARANG PRODUKSI (JASA)



Barang



Jasa Konstruksi



Barang



Barang Proses



(Material)



Material + Peralatan + Tenaga Kerja



Jasa Lainnya



Jasa Konsultansi



Input => Proses => Output Makin ke arah kiri, maka persentase komponen material makin membesar. Sebaliknya, makin ke arah kanan, komponan tenaga kerja makin membesar. Jasa konsultansi, contohnya, tetap harus menyerahkan laporan (unsur material) dan menggunakan peralatan (komputer) dalam melaksanakan tugasnya. Tetapi unsur tenaga kerja menjadi dominan karena jasa konsultansi merupakan jasa keahlian (brain – otak) yang menjadi fokusnya. Sehingga, untuk pengadaan di organisasi Pemerintah, ada ketentuan biaya non personil maksimal 40% kecuali untuk pekerjaan tertentu. Pada jasa lainnya, misalnya jasa catering, penyedia barang/jasa tetap harus menyerahkan ketiga komponen material, peralatan, dan tenaga kerja. Jasa konstruksi, misalnya jasa pembangunan gedung, sangat kalau memerlukan ketiga komponen, material, peralatan, dan tenaga kerja. Spesifikasi teknis jasa tidak seperti spesifikasi teknis barang yang lebih dominan pada kualitas output dan bersifat tangible. Jasa mencakup keseluruhan alur dari input, proses hingga output. Di sisi output tidak hanya bersifat tangible, namun juga



intangible. Sehingga untuk pembuatan spesifikasi Jasa kita harus memperhatikan keseluruhan alur dari input, proses hingga output yang dibutuhkan oleh jasa tersebut.



Input dapat terdiri dari bahan, peralatan, dan tenaga kerja. Proses terdiri dari metode kerja. Output jasa berbeda dengan barang. Jika barang merupakan suatu obyek, alat, atau benda, maka output jasa yang terutama adalah kinerja (performance). Meskipun sebagian besar jasa dapat berkaitan dan didukung oleh produk fisik misalnya telepon dalam jasa telekomunikasi, pesawat dalam jasa angkutan udara, makanan dalam jasa



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 45 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



restoran, namun dalam konteks jasa, esensi dari apa yang dibeli pelanggan adalah kinerja yang diberikan oleh penyedia. Misal: Jasa konstruksi adalah layanan jasa konsultansi perencanaan pekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi. Untuk pengadaan barang, semua jenis spesifikasi mutu dapat digunakan, sedangkan untuk pengadaan jasa (services) sangat jarang menggunakan Spesifikasi Sampel dan Komposisi. Pemakaian spesifikasi kualitas dapat hanya menggunakan satu jenis spesifikasi kualitas atau dapat merupakan gabungan atau kombinasi dari beberapa jenis spesifikasi kualitas. Berikut ini adalah contoh uraian deskripsi spesifikasi untuk masing masing jenis barang/jasa (yang pembagiannya mengikuti pembagian jenis barang/jasa pada pengadaan di organisasi Pemerintah) : 3.6.1. Barang Spesifikasi dalam pengadaan barang dapat menggunakan semua jenis spesifikasi kualitas tergantung dari kebutuhan barang yang akan diadakan. Dapat digunakan satu jenis spesifikasi kualitas atau gabungan dari padanya. Contoh dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 10. Contoh Spesifikasi Barang No



Nama Barang



Spesifikasi



Keterangan



Kualitas 1



Mobil



Operasional



Merk



Kantor 2



Obat obatan dan bahan



Pengadaan



melalui



ekatalog Komposisi



kimia



Kandungan



zat



didalamnya



sangat



berpengaruh



terhadap



kinerja. 3



Helm



SNI



Wajib SNI



4



Seragam Pegawai



Sampel



Sulit untuk dideskripsikan



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 46 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



5



Komputer



Teknis



Kode Modul M.749020.005.02



Deskripsi



Teknis



Komputer Selain deskripsi spesifikasi di atas, dapat ditambahkan pula deskripsi terkait ukuran/dimensi/kapasitas, cara pembuatan, standar mutu, cara pengangkutan, cara dan persyaratan penggunaan (operational requirement), cara penyimpanan serta spesifikasi teknis lain yang relevan. Dalam hal pengadaan di organisasi pemerintah, untuk memaksimalkan kompetisi, spesifikasi teknis barang tersebut tidak mengarah pada merek/produk tertentu, dan memaksimalkan Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN) serta menggunakan Standar Nasional Indonesia (SNI). 3.6.2. Pekerjaan Konstruksi Spesifikasi untuk pekerjaan konstruksi, meliputi: penggunaan bahan/material, gambar kerja dan tata cara pengukuran, cara pemasangan/pelaksanaan pekerjaan, persyaratan/standar mutu hasil pekerjaan, jenis/kapasitas/jumlah peralatan serta kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang diperlukan. A. Pekerjaan konstruksi adalah pekerjaan atau proses yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Penyusunan spesifikasi pekerjaan konstruksi biasanya dihasilkan oleh tenaga ahli atau konsultan perencana. Spesifikasi pekerjaan konstruksi disusun dengan urutan: 



Output pekerjaan konstruksi (bisa) terdiri dari bagian-bagian pekerjaan.







Output pekerjaan konstruksi/bagian pekerjaan terdiri dari beberapa satuan pekerjaan.







Setiap satuan pekerjaan membutuhkan bahan, peralatan dan tenaga kerja yang jenis dan jumlahnya dituangkan dalam analisa satuan pekerjaan.



B. Spesifikasi sebuah pekerjaan konstruksi terdiri dari: 1) Spesifikasi teknis input



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 47 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



a) Spesifikasi bahan/material/peralatan yang bisa disusun dengan menggunakan pendekatan spesifikasi kualitas, seperti: 



spesifikasi merek/nama dagang, contoh pengadaan lantai keramik dengan merk Roman, Platinum, Kia, Mulia,Ikad, Asia tile.







spesifikasi sampel, contoh pengadaan lantai keramik dengan warna hijau tosca yang dipertegas dengan sampel warnanya.







spesifikasi standar SNI, contoh pengadaan bahan Aspal keras untuk jalan dengan spesifikasi standar dibawah ini: Tabel 11. Persyaratan Aspal Keras Pen 60 No.



Jenis Pengujian



Metode



Persyaratan



1.



Penetrasi, 25 ‘C, 100 gr, 5



SNI 06-2456-1991



60 - 79



dctik; 0,1 mill 2.



Titik Lembek;’C



SNI 06-2434-1991



48 - 58



3.



Titik Nyala; ‘C



SNI 06-2433-1991



Min. 200



4.



Daktilitas, 25 ‘C; cm



SNI 06-2432-1991



Min. 100



5.



Berat jenis



SNI 06-2441-1991



Min. 1,0



6



Kelarutan dalam Triclilor



SNI 06-2438-1991



Min. 99



SNI 06-2440-1991



Max. 0,8



SNI 06-2456-1991



Min. 54



SN! 06-2432-1991



Min. 50



AASHTO T. 102



Negatif



Ethylen; %bcrat 7.



Penurunan Berat (dengan TFOT); % berat



8.



Penetrasi setelah penurunan berat; % asli



9.



Daktilitas setelah penurunan berat; % asli



10.



Uji bintik (spot Tes)



- Standar Naptha - Naptha Xylene - Hephtane Xylene



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 48 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



b) Spesifikasi tenaga kerja ditentukan secara khusus apabila diperlukan kualifikasi tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut atau penyelesaian pekerjaan sangat tergantung pada keahlian dan pengalaman tenaga kerja, Spesifikasi tenaga kerja diuraikan dalam bentuk spesifikasi teknis kualifikasi personil. Contoh, Tim Leader Pelaksana Lapangan (General Superintendent) memiliki kualifikasi pendidikan S1 Sipil dengan memiliki kompetensi Sertifikat Keahlian (SKA) Ahli Madya Pelaksana Jalan dengan pengalaman 6 tahun. 2) Spesifikasi proses Spesifikasi proses merupakan uraian proses yang harus diikuti oleh penyedia untuk menghasilkan setiap satuan pekerjaan. Spesifikasi proses disusun berdasarkan kaidah teknis oleh konsultan perencana dan/atau dari standar yang telah ada. Ketentuan tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan, dan layanan yang harus disediakan oleh penyedia merupakan bagian dari spesifikasi proses. Contohnya adalah metode proses penghamparan hotmix (Lampiran 1). 3) Spesifikasi output Spesifikasi output disusun dengan menggunakan pendekatan spesifikasi kinerja



(performance) dan spesifikasi standar. Contohnya adalah spesifikasi output untuk pekerjaan Pemeliharaan Periodik Jalan dengan menggunakan Hotmix Laston harus memiliki standar ketentuan sifat-sifat campuran Laston seperti table di bawah ini, dan Kontraktor wajib menjaga performance kemantapan jalan selama 2 tahun. Tabel 12. Standar Ketentuan Sifat-sifat Campuran Laston Laston



Sifat-sifat Campuran



WC



Penyerapan Aspal (%)



Max



Jumlah tumbukan per bidang Rongga dalam campuran (%)



Min



3,5



Max



5,5



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Base



1,2 75



(4)



BC



112



(1)



Halaman: 49 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Laston



Sifat-sifat Campuran



WC



BC



Base



Rongga dalam Agregat (VMA) (%)



Min



15



14



13



Rongga terisi aspal (%)



Min



65



63



60



Stabilitas Marshall (%)



Min



800



1500(1)



Max



-



-



Pelelehan (mm)



Min



3



5(1)



Marshall Quotient (kg/mm)



Min



250



300



Min



75



Stabilitas Marshall Sisa (%) setelah perendaman selama 24 jam, 60 °C (5)



Rongga dalam campuran (%) pada (2)



Kepadatan membal (refusal)



Min



2,5



4) Keseluruhan uraian tentang spesifikasi di atas dituangkan dalam sebuah Rencana Kerja dan Syarat (RKS) yang dilengkapi dengan gambar teknis dan informasiinformasi lain yang dibutuhkan oleh penyedia. 3.6.3. Jasa Konsultansi Spesifikasi untuk jasa konsultansi meliputi: uraian kegiatan yang akan dikerjakan, persyaratan minimal pendidikan formal tenaga ahli, pengalaman melaksanakan pekerjaan sejenis, penguasaan kompetensi/keahlian profesi di bidang terkait. A. Spesifikasi sebuah jasa konsultansi terdiri dari Spesifikasi Teknis Input, Proses dan Output. 1) Spesifikasi input a. Tenaga ahli/tenaga pendukung, kualifikasi tenaga ahli dalam jasa konsultansi yang ditentukan oleh: tingkat pendidikan formal, sertifikasi keahlian, dan pengalaman profesional.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 50 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



b. Bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan menggunakan pendekatan spesifikasi kualitas, misalnya: spesifikasi teknis merek/nama dagang, contoh. Pada jasa service jarang digunakan spesifikasi sampel dan komposisi. 2) Spesifikasi proses Spesifikasi proses merupakan tahapan pelaksanaan yang harus dilakukan oleh konsultan untuk mencapai output yang ditetapkan, termasuk kewajiban konsultan untuk membuat laporan-laporan. Ketentuan tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan, dan layanan yang harus disediakan oleh penyedia merupakan bagian dari spesifikasi teknis proses. 3)



Spesifikasi output Spesifikasi output adalah hasil pekerjaan jasa konsultansi. Hasil ini dapat berupa Buku Laporan Pendahuluan, Buku Laporan Akhir, Laporan Hasil Survey dan Analisanya, Gambar Design, dll.



B. Menyusun Spesifikasi jasa konsultan dengan proses terbalik. Penyusunan Spesifikasi jasa konsultan sebenarnya juga dapat dilaksanakan dengan mekanisme tahapan yang terbalik dari point A di atas. Penyusunan spesifikasi dilakukan dengan mengetahui terlebih dahulu kebutuhan outputnya, sehingga pada tahap awal disusun terlebih dulu spesifikasi outputnya. Setelah disusun spesifikasi output, tahap selanjutnya bisa diketahui apa kebutuhan spesifikasi input nya, yaitu jumlah tenaga ahli yang dibutuhkan dan klasifikasi serta kualifikasi keahliannya. Untuk tahap berikutnya dapat disusun spesifikasi proses terkait dengan metode pelaksanaan pekerjaannya. C. Spesifikasi teknis jasa konsultansi dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) Jasa Konsultansi yang sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut:



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 51 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



1) Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal sumber pendanaan, nama, dan organisasi PPK. 2) Data penunjang yaitu berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan, antara lain data dasar, standar teknis, studi-studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan peraturan perundang-undangan yang harus digunakan. 3) Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran yang dihasilkan, keterkaitan suatu keluaran dengan keluaran lain, peralatan dan material yang harus disediakan oleh penyedia, perkiraan waktu penyelesaian pekerjaan konsultansi, kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus disediakan oleh penyedia, perkiraan keseluruhan tenaga ahli dan tenaga pendukung yang diperlukan (jumlah person-month), dan jadwal setiap pelaksanaan pekerjaan. Khusus jasa konsultansi dengan metode pagu anggaran, jumlah tenaga ahli tidak dicantumkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK). 4) Jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, antara lain laporan pendahuluan, laporan bulanan, laporan antara dan laporan akhir. 5) Ketentuan bahwa kegiatan jasa konsultansi harus dilaksanakan di Indonesia, kecuali untuk kegiatan yang belum mampu dilaksanakan di Indonesia. 6) Hal-hal lain, seperti fasilitas yang disediakan oleh PPK untuk membantu kelancaran tugas penyedia, persyaratan kerjasama dengan penyedia lain (apabila diperlukan), dan pedoman tentang pengumpulan data lapangan. Contoh KAK Jasa Konsultan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Jabatan dapat dilihat dalam Lampiran 2 3.6.4. Jasa Lainnya Spesifikasi untuk jasa lainnya meliputi: standar mutu hasil pekerjaan, penggunaan bahan/material, pengalaman dalam mengerjakan pekerjaan sejenis, standar pencapaian target yang ditetapkan dan spesifikasi lainnya yang terkait.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 52 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



A. Jenis pekerjaan yang termasuk dalam Jasa Lainnya sangat beragam, yang dapat dikelompokkan menjadi: 1) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi output; 2) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi proses dan output; 3) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi input, proses dan output. B. Tergantung pada jenis spesifikasi yang digunakan Perumusan spesifikasi jasa lainnya dilaksanakan sesuai dengan jenis jasa lainnya yang dijelaskan sebelumnya. 1)



Spesifikasi input



Spesifikasi input berupa bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan menggunakan pendekatan spesifikasi teknis barang, misalnya: spesifikasi merek/nama dagang, contoh, dan komposisi. Spesifikasi input berupa tenaga kerja, ditentukan secara khusus, apabila diperlukan kualifikasi tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut atau penyelesaian pekerjaan sangat tergantung pada keahlian dan pengalaman tenaga kerja. 2)



Spesifikasi proses



Spesifikasi proses adalah uraian proses yang harus diikuti oleh penyedia untuk menghasilkan setiap satuan pekerjaan. Ketentuan tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan, dan layanan yang harus disediakan oleh penyedia merupakan bagian dari spesifikasi teknis proses. 3) Spesifikasi output, Spesifikasi output pada prinsipnya disusun dengan pendekatan performance, yang perumusannya harus: 



Dinyatakan dengan jelas dan tepat;







Kriteria outputnya jelas dan dapat dilakukan pengukuran.



Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya dapat dilihat pada Lampiran 3



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 53 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



3.7 Pemakaian Jenis Spesifikasi Dalam sub bab sebelumnya telah dijelaskan bagaimana Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa, Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa , Menetapkan Spesifikasi



Waktu,



Menyusun



Spesifikasi



Tingkat



Pelayanan



Penyedia



Barang/Jasa, Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi dan Spesifkasi Kualitas/Mutu untuk berbagai jenis pengadaan (Barang, Jasa Lainnya, Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi). Pada sub bab ini akan dibahas bagaimana memilih jenis spesifikasi berdasarkan waktu risiko dan inovasi dari penyedia untuk berbagai jenis spesifikasi barang/jasa. Secara umum, spesifikasi dikelompokkan ke dalam spektrum yang terdiri dari dua ujung (Gambar 3) :



1. Spesifikasi berdasarkan kinerja (Performance Based Specification)  Spesifikasi berdasarkan kinerja menitik beratkan pada hasil atau outcome daripada proses.  Spesifikasi berdasarkan kinerja menitikberatkan padak kebutuhan barang dan jasa daripada bagaimana barang dan jasa tersebut di produksi.  Spesifikasi berdasarkan kinerja mengizinkan responden untuk membawa keahlian dan kreatifitas mereka dalam penawaran. Sehingga potensi penyedia memberikan harga yang rendah bisa didapatkan.  Aplikasi spesifikasi ini sangat sesuai untuk pekerjan yang melihat hasil akhir. 2. Spesifikasi berdasarkan desain (Design Specification):  Spesifikasi desain menggarisbawahi secara tepat bagaimana penyedia/kontraktor harus melakukan pekerjaan jasa tau bagaimana barang dibuat.  Aplikasi sesuai untuk pembelian yang sederhana seperti peralatan ATK, furnitre dan jasa staf tidak permanen. Biasanya pengadaan ini dilengkapi dengan kuantitas, spesifikasi barang/jasa per satuan serta persyaratan waktu, lokasi dan cara untuk penyerahan dan penerimaan



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 54 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Sebagai Contoh : Jika Organisasi menggunakan suatu desain spesifikasi untuk pengadaan 1 Unit Peralatan Laboraturium, dan ternyata setelah diserahterimakan peralatan tersebut tidak bekerja dengan benar, maka hasil nya kemungkinan disebabkan oleh kesalahan spesifikasi. Namun Jika organisasi menulis dengan Spesifikasi Berdasarkan Kinerja maka Peralatan Laboratorium harus beroperasi dengan baik



untuk memenuhi standar kinerja yang



ditetapkan. Contoh Lain untuk spesifikasi Barang berupa Pallet Kayu yang mengikuti standar yang berlaku di Eropa (Lampiran 4) Pemilihan jenis spesifikasi pada spektrum tersebut, dapat didasarkan pada beberapa pertimbangan, seperti: a. ketersediaan waktu dalam menulis spesifikasi, b. risiko ketidakpuasan terhadap kinerja, dan c. ruang untuk penyedia dalam berinovasi (Gambar di bawah) 1.



Ketersediaan waktu untuk menulis spesfifikasi Jika waktu yang tersedia hanya sedikit, sebaiknya penulisan spesifikasi didasarkan pada spesifikasi yang berdasarkan kinerja. Demikian sebaliknya, jika waktu yang tersedia cukup banyak dan seluruh data bisa dikumpulkan maka penulisan spesifikasi berdasarkan desain dengan kriteria pemenuhan



(conformance criteria) yang terperinci dapat digunakan. 2.



Kemungkinan Risiko kinerja yang tidak memuaskan Ketika kondisi risiko terhadap kinerja yang tidak memuaskan begitu besar, sebaiknya pemilihan jenis spesifikasi berdasarkan desain dengan kriteria sangat dianjurkan. Demikian juga sebaliknya apabila risiko ketidakpuasan terhadap kinerja sangat kecil, maka penulisan spesifikasi berdasarkan



performance sangat dianjurkan. 3.



Toleransi untuk penyedia dalam berinovasi. Ketika kondisi dimana kontraktor diizinkan untuk berinovasi, maka penulisan berdasarkan performance sangat dianjurkan. Namun sebaliknya, jika ruang untuk kontraktor berinovasi tidak ada, maka penulisan spesifikasi berdasarkan desain sangat dianjurkan.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 55 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Gambar. 3 Pemilihan Cara Penulisan Spesifikasi



(Sumber: Di adaptasi dari Modul LKPP)



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 56 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



BAB IV ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI



4.1 Kajian Umum Untuk mengetahui apakah spesifikasi sudah disusun dengan baik, dokumen spesifikasi yang dapat dikaji dengan menggunakan pendekatan lima “ C “ yaitu: 1. Jelas (Clear) 2. Singkat Padat (Concise) 3. Menyeluruh (Comprehensive) 4. Konsisten (Consistent) 5. Benar (Correct)



Jelas (Clear) Jelas (Clear) berarti spesifikasi harus mengandung cukup informasi bagi penyedia untuk menentukan kesesuaian pekerjaan dengan kebutuhan dan apa dampaknya terhadap biaya. Hal ini terkait dengan salah satu fungsi



spesifikasi yaitu sebagai



komunikasi antara pengguna dengan penyedia. Informasi yang ditulis dalam dokumen spesifikasi harus bebas dari ambiguitas atau makna ganda agar dapat dibaca dan diterima serta dilaksanakan oleh penyedia sesuai dengan apa yang dimaksud oleh pengguna. Penggunaan istilah secepatnya (as soon as possible), cukup bagus (good enough), atau jargon yang tidak dapat terukur secara jelas harus dihindarkan dalam penulisan spesifikasi. Mengecek kejelasan spesifikasi, akan lebih baik bila melibatkan pihak yang independen untuk membaca spesifikasi. Contoh : Barang yang dibutuhkan adalah produksi dari dalam negeri yang terstandarisasi. Oleh karena itu, dalam spesfikasi harus dituangkan persyaratan SNI (Standar Nasional Indonesia) nomor berapa yang harus dipenuhi. Atau, apabila yang dibutuhkan adalah



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 57 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



produksi dari suatu negara (produk import), maka pembuat spesifikasi harus mencantumkan asal negara produsen dan standar dari negara tersebut yang harus dipenuhi. Dengan penggunaan standar yang jelas, maka penyedia memiliki cukup informasi



dalam



melaksanakan



pekerjaannya.



Ketidakjelasan



standar



yang



dipersyaratkan akan menjadi masalah dalam penerimaan barang/jasa. Singkat Padat (Concise) Singkat Padat (Concise) berarti dokumen spesifikasi cukup memuat hal-hal yang memang penting dan diperlukan saja untuk penyedia dalam melaksanakan pekerjaannya. Hal-hal yang tidak wajib dilaksanakan, tidak menjadi persyaratan, atau penyedia bebas berinovasi dalam pelaksanaannya, tidak perlu dituliskan dalam dokumen spesifikasi. Singkat dan padat berarti pula bahwa spesifikasi harus ditulis dengan menggunakan format yang jelas, susunan yang masuk akal, sedapat mungkin dibuat padat dan singkat tanpa mengurangi pemahaman dan tidak menjelaskan kebutuhan yang sama dalam lebih dari satu bagian. Pembuat spesifikasi harus berusaha menetapkan setiap elemen kebutuhan dalam satu atau dua paragraf. Contoh, rincian detail struktur organisasi dari pengguna apabila tidak ada kaitannya dengan kebutuhan barang/jasa yang akan diadakan tentunya tidak perlu dituangkan dalam dokumen spesifikasi. Menyeluruh (Comprehensive)



Comprehensive atau menyeluruh berarti dokumen spesifikasi harus dapat memberikan gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh pengguna akhir. Hal ini terkait dengan uraian dari ruang lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan. Ruang lingkup mencakup batasan pekerjaan dari awal sampai akhir, apa saja yang harus disediakan oleh penyedia harus dituangkan secara lengkap.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 58 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Contoh: Pengadaan komputer apakah hanya komputer nya saja, atau termasuk instalasi OS operating sistem nya (Windows atau IOS), atau termasuk pemeliharaan (maintenance) dalam jangka waktu tertentu? Ketika dokumen spesifikasi tidak menyebutkan instalasi OS , padahal pengguna tidak memiliki dana tambahan untuk instalasi OS (windows 10 harganya sekitar Rp. 1,8 juta per PC), maka akan terjadi masalah ketika komputer telah diterima pengguna. Hasil pengadaan tidak akan langsung dipakai oleh pengguna karena tidak ada OS. Konsisten (Consistent) Konsisten berarti kriteria yang dipersyaratkan dalam dokumen spesifikasi tidak berubah-ubah, harus konsisten, baik terkait persyaratan yang diharus dipenuhi atau hal-hal lainnya yang harus dilaksanakan oleh penyedia. Jangan sampai ada konten yang memiliki arti berbeda. Bagian dalam spesifikasi



harus diberi nomor dengan



metode yang konsisten dan masuk akal. Konsistensi dokumen spesifikasi dapat diuji dengan membahas semua konsep spesifikasi itu dengan rekan dan pengguna atau pihak lain (yang independen), kemudian dicek apakah semuanya memiliki pemahaman yang sama terhadap konten utama dalam spesifikasi. Benar (Correct)



Correct atau benar, berarti bahwa spesifikasi yang ditetapkan harus sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir (end user) dan menghindari spesifikasi yang berlebihan atas suatu kebutuhan. Hal ini terkait dengan pendetailan kebutuhan menjadi uraian persyaratan (requirement) yang dapat mencukupi kebutuhan pengguna. Uraian persyaratan harus terdeskripsi dengan benar tidak melebihi dan tidak kurang dari yang dibutuhkan. Secara umum, 5 Kriteria Tepat (Tepat Kualitas, Tepat Jumlah, Tepat Lokasi, Tepat Waktu dan Tepat Harga) dalam pengadaan menjadi dasar dalam pengecekan apakah dokumen spesifikasi yang dibuat sudah benar atau tidak. Penggunaan deskripsi spesifikasi kualitas/mutu yang tepat akan sangat berpengaruh terhadap kualitas dokumen spesifikasi agar pengadaan menjadi tepat kualitas. Begitu



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 59 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



pula perhitungan kebutuhan dengan metode yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya akan berpengaruh terhadap ketepatan kualitas. 4.2. Kesesuaian Spesifikasi dengan Kebutuhan Dalam organisasi profit, pimpinan pengguna akhir (seperti : Maintenance



Manager, Operations Manager, Project Manager dll) bertanggung jawab terhadap tersedianya spesifikasi, termasuk melakukan pengecekan sebelum diberikan kepada Procurement Department untuk dilakukan pengadaan dan penentuan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Dalam konteks pengadaan di pemerintah, berdasarkan Rencana Umum Pengadaan yang disusun oleh pengguna anggaran atau kuasa pengguna anggaran, PPK menyusun rencana pelaksanaan pengadaan yang didalamnya memuat rancangan kontrak, spesifikasi dan HPS. Rencana Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dari satu unit kerja dapat disingkat menjadi Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang, biasanya, terdiri dari berbagai paket pengadaan barang/jasa. PPK atau ULP atau pejabat pengadaan sering menghadapi situasi dimana jumlah rancangan kontrak, spesifikasi dan HPS yang dikaji ulang cukup banyak sementara waktu dan tenaga kerja yang tersedia untuk melakukan kaji ulang sangat terbatas. Untuk itu perlu dilakukan prioritas. Selain itu, tiap unit kerja seharusnya memiliki beberapa sasaran pengadaan yang tidak sama pentingnya. Misalnya, oleh unit kerja dipilih tiga sasaran pengadaan yaitu biaya, mutu, dan waktu. Bila mutu menjadi fokus utama sasaran pengadaan, maka spesifikasi teknik lebih cocok untuk digunakan. Sedangkan bila fokus utama sasaran pengadaan adalah biaya, maka spesifikasi kinerja lebih cocok untuk dipilih agar penyedia barang/jasa kreatif memunculkan ide/gagasan memenuhi kinerja yang persyaratkan tetapi dengan biaya serendah



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 60 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



mungkin. Dengan contoh ini menjadi jelas bahwa terdapat implikasi fokus utama sasaran pengadaan terhadap metoda spesifikasi dan tipe spesifikasi yang sebaiknya dipilih/digunakan. 4.2.1. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/Jasa Kaji ulang terhadap spesifikasi dilakukan pada paket pekerjaan yang memang menjadi prioritas pada unit kerja tersebut. Pembaca yang ingin mendalami tentang Kaji Ulang Paket Pengadaan dapat merujuk pada Unit Kompetensi 07. Jadi, melalui prioritas paket pekerjaan, dilakukan prioritas kaji ulang spesifikasi. Prioritas dilakukan karena : • Jumlah spesifikasi yang harus disusun/dikaji ulang terlalu banyak. • Waktu penyusunan spesifikasi terbatas. • Kemampuan dan/atau jumlah penyusun spesifikasi terbatas. • Contoh yang tersedia terbatas dan/atau tidak memadai. Umumnya, yang diprioritaskan adalah jika: • Merupakan spesifikasi baru. • Spesifikasi tersebut sudah lama tidak di-review lagi. • Spesifikasi dari barang/jasa yang teknologinya berubah sangat cepat. • Spesifikasi dari barang yang nilainya tinggi. • Spesifikasi yang berdampak tinggi bagi organisasi. Supply Positining Model, seperti terlihat pada gambar di bawah ini, dapat digunakan untuk melakukan prioritas yang baik.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 61 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Gambar 4 Supply Positioning Model



Dari gambar di atas terlihat bahwa untuk melakukan prioritas perencanaan pengadaan, ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan, yaitu : 1. Nilai total (expenditure) Yang dimaksud dengan nilai total adalah perkalian antara jumlah barang/jasa yang dibeli dengan harga satuan barang/jasa yang dibeli. Dari nilai total beberapa barang/jasa yang dibeli, dilakukan klasifikasi dengan pendekatan klasifikasi ABC, dan konsep Pareto. 2. Dampak terhadap kinerja (impact) Posisi pengadaan barang/jasa terhadap keberlangsungan hidup suatu organisasi ditentukan oleh PIP (potential impact on performance) suatu barang/jasa terhadap organisasi pengguna barang/jasa. 4.2.2.



Menentukan



Nilai



Total Pengadaan



Berdasarkan Pendekatan



Klasifikasi ABC dan Konsep Pareto Klasifikasi ABC merupakan suatu pendekatan untuk melakukan klasifikasi terhadap barang/jasa berdasarkan nilai total barang/jasa tersebut dalam satu periode waktu tertentu, yang dalam kasus pengadaan barang/jasa biasanya diambil dalam waktu satu tahun. Hasil dari klasifikasi ABC adalah pengelompokan barang/jasa ke dalam kelas A, B, dan C.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 62 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Manfaat utama klasifikasi ABC adalah untuk mempermudah Procurement Manager atau PPK dalam melakukan klasifikasi penanganan barang/jasa. Konsep Pareto, me-rupakan konsep membantu klasifikasi ABC dalam menetapkan kelas, antara lain melalui ketentuan berikut : a. Barang/jasa tergolong kelas A apabila nilai total barang tersebut termasuk dalam golongan nilai total komulatif sampai dengan 80%. b. Barang/jasa tergolong kelas B apabila nilai total barang tersebut termasuk dalam golongan nilai total komulatif antara 80% sampai dengan 90%. c. Barang/jasa tergolong kelas B apabila nilai total barang tersebut termasuk dalam golongan nilai total komulatif antara 90% sampai dengan 100%. Gambar 5. Pareto Chart



Langkah-langkah Klasifikasi ABC : 1. Kumpulkan data seluruh item (nama, harga, rata-rata penggunaan). 2. Hitung ‘Nilai Penggunaan’. 3. Buat peringkat dari nilai penggunaan. 4. Buat Nilai Penggunaan Kumulatif. 5. Hitung ‘Persentase Nilai Penggunaan Kumulatif’. 6. Klasifikasikan dalam kelas-kelas : A, B, dan C.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 63 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 13. Contoh Klasifikasi ABC



Tabel 14. Contoh Klasifikasi ABC (2)



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 64 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



4.2.3. Menentukan Dampak Pengadaan Barang/Jasa Terhadap Kinerja Setiap unit kerja (organisasi) pasti memiliki sasaran atau target yang hendak dicapai dalam tahun ini atau (paling lama) lima tahun ke depan, untuk selanjutnya kita sebut dengan sasaran organisasi. Pengadaan barang/jasa pasti dan harus ditujukan untuk menunjang tercapainya sasaran organisasi, dan biasanya tertuang dalam sasaran pengadaan barang/jasa, yang untuk mudahnya kita sebut dengan sasaran pasokan. Tiap sasaran pasokan pasti memiliki dampak yang berbeda terhadap kinerja organisasi, untuk mudahnya kita sebut PIP (potential impact on performance). Sehingga pada PIP kita mengenal 3 (tiga) tingkat : T (tinggi), S (sedang), R (rendah). Andaikata dalam unit kerja tersebut telah menetapkan 5 (lima) sasaran pasokan (sasaran pengadaan barang/jasa) sebagai berikut : Tabel 15. Sasaran dan Rating SASARAN PASOKAN



RATING PIP



Pasokan yang Inovatif



R



Pasokan yang tepat waktu



S



Harga kompetitif



R



Mutu tinggi



S



Keandalan tinggi



T



Rating PIP di atas ditetapkan berdasarkan kaitan antara sasaran pasokan dengan sasaran utama organisasi. Misalnya (dalam kasus ini), sasaran utama organisasi adalah :



mendapatkan spare part yang jarang rusak dan kalau terpaksa rusak tidak lama sudah mendapatkan barangnya. Maka, keandalan tinggi mendapatkan rating PIP : T (tinggi) sedangkan mutu tinggi dan pasokan tepat waktu : S (sedang), dan seterusnya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 65 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Selain itu, setiap pengadaan barang/jasa, memiliki kriteria yang menjadi landasan pemilihan dan/atau evaluasi penyedia barang/jasa, yang dalam bahasa umum sering disebut tender evaluation criteria (kriteria evaluasi pemenang lelang). Kriteria Evaluasi Pemenang Lelang ditentukan sesuai dengan tingkat kebutuhan organisasi terhadap barang/jasa tersebut. Sebagai Contoh : Part F002 memiliki 3 (tiga) kriteria evaluasi pemenang tender: - Memiliki alternatif produk baru. - Tidak terlambat lebih dari 1 bulan. - Free maintenance Lihat tabel di bawah ini : Tabel 16.Tender Evaluation Kriteria



Berdasarkan gambar di atas dapat ditentukan bahwa Part F 002 memiliki dampak total (Rating PIP Keseluruhan) T (tinggi) dengan alasan dalam suatu mata rantai, yang diambil adalah yang terlemah.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 66 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Berikut ini merupakan beberapa contoh sasaran pasokan yang sering digunakan oleh



beberapa



organisasi



berikut



landasan



berfikir/kriteria



mengapa



menetapkan sasaran pasokantersebut menjadi bagian dari Tender Evaluation



Criteria. Tabel 17. KRITERIA PENGGUNAAN SASARAN PASOKAN SASARAN PASOKAN Pemastian Mutu Barang/Jasa



Menurunkan waktu tenggang (Lead Time) dan Tepat Waktu



(on Time Delivery)



Pemastian ketersediaan Pasokan Jangka Panjang



Pemastian Pemasok



Dukungan



Menurunkan Harga Pembelian Menurunkan Total Cost of Ownership (Total BiayaKepemilikan)



KRITERIA  Barang/jasa yang dibeli sering harus diubah atau dirancang ulang  Barang/jasa yang dibeli merupakan produk baru atau  berdampak pada kinerja Pengguna Barang/Jasa  Barang/jasa yang dibeli merupakan desain baru  Barang/jasa yang dibeli bersifat kompleks Keterlambatan kedatangan barang/jasa yang dibeli akan berdampak pada kinerja Pengguna Barang/Jasa  Barang/jasa yang dibeli terkait dengan barang/jasa lain dan menjadi satu kesatuan sistem yang akan digunakan dalam jangka panjang  Barang/jasa yang dibeli merupakan bagian dari barang/jasa yang bersifat kapital  Barang/jasa yang dibeli bersifat kompleks dan/ atau baru bagi Pengguna Barang/Jasa  Barang/jasa yang dibeli masuk dalam jalur kritis Barang/jasa yang dibeli berharga mahal Biaya operasi dan/ atau biaya pemeliharaan barang/jasayang dibeli ada kemungkinan jauh lebih tinggi dari padaharga pembelian barang/jasa



4.2.4. Menentukan Prioritas dengan Supply Positioning Model Pada saat melakukan klasifikasi ABC (sub bab 4.2.2 Menentukan nilai total pengadaan berdasarkan pendekatan klasifikasi ABC dan konsep Pareto) diperoleh prioritas pengadaan barang/jasa berdasarkan nilai total barang/jasa tersebut dalam periode satu tahun.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 67 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Kemudian, saat melakukan analisis Rating PIP (sub bab.4.2.3 Menentukan Dampak



Pengadaan Barang/Jasa terhadap Kinerja) diperoleh prioritas



pengadaan barang/jasa berdasarkan dampak barang/jasa terhadap pencapaian kinerja organisasi tersebut dalam periode satu tahun. Prioritas yang diperoleh dari klasifikasi ABC sering tidak sama dengan prioritas yang diperoleh dari hasil analisis Rating PIP. Artinya, barang/jasa yang memiliki nilai total kelas A tidak selalu memiliki nilai dampak terhadap kinerja organisasi yang tertinggi pula. Seperti terlihat pada gambar di bawah ini, ketiga part (F 002, F003,dan F005) memiliki klasifikasi A, tetapi memiliki Rating PIP yang berbeda. Untuk dapat melakukan prioritas yang melibatkan kedua kriteria, klasifikasi A dan Rating PIP, maka digunakan pendekatan SUPPLY POSITIONING MODEL. Kembali kepada contoh kasus. Sekarang, tiap jenis pengadaan memiliki 2 (dua) indikator. Rating PIP dan Klasifikasi ABC. Misalnya untuk kasus part : Tabel 18. Klasifikasi ABC dan Rating PART



KLASIFKASI ABC



RATING PIP



F 002



A



T



F 005



A



T



F 003



A



S



Berdasarkan Rating PIP keseluruhan dan Klasifikasi ABC disusun SUPPLY



POSITIONING MODEL seperti gambar berikut ini. Bila hendak dilakukan langkah prioritas berdasarkan kedua indikator di atas, maka dalam SUPPLY POSITIONING MODEL dilakukan pemisahan sebagai berikut :



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 68 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 19. Prioritas dan Indikator



Tabel supply positioning model berdasarkan indikator PIP dan ABC



Hasil akhir dari analisa ini terlihat dalam gambar di bawah ini : Tabel 20 . Prioritas dan Indikator



Dengan demikian, berdasarkan SUPPLY POSITIONING MODEL dapat disimpulkan bahwa :



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 69 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 21. Kesimpulan untuk supply positioning model PRIORITAS



PARTS



Pertama



F 002



Kedua



F 005



Ketiga



F 003



4.2.5 Implikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaan pada Perencanaan terhadap Tipe Spesifikasi Seperti telah di uraikan sebelumnya, sasaran pengadaan merupakan perwujudan sasaran organisasi dalam bidang pengadaan barang/jasa. Dengan demikian, tidak semua sasaran pengadaan mendapatkan prioritas T (Tinggi). Sasaran pengadaan yang mendapatkan prioritas T merupakan sasaran pengadaan yang terkait langsung atau berdampak kuat pada sasaran organisasi jika tercapai. Oleh sebab itu, sasaran pengadaan dengan prioritas T merupakan fokus utama dari semua sasaran pengadaan. Tabel berikut ini menjelaskan hubungan antara fokus utama sasaran pengadaan dengan metoda spesifikasi dan tipe spesifikasi yang disarankan. Tabel 22 . Hubungan antara Fokus Utama Sasaran Pasokan dengan Metoda Spesifikasi dan tipe spesifikasi Fokus Utama Sasaran Pasokan Memastikan mutu dan inovasi barang/jasa yang dibeli Memastikan bahwa Penyedia Barang/Jasa secara konsisten memenuhi spesifikasi yang tertera dalam kontrak Memastikan bahwa bahwa Barang/Jasa yang diberikan Penyedia Barang/Jasa berkontribusi dalam meningkatkan kinerja Pengguna Barang/Jasa



 



 



Metoda Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi Gunakan Value Analysis/Value Engineering sejak tahap perencanaan Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan inovasi Penyedia Barang/Jasa Gunakan standar jika diinginkan untuk mengurangi kesalahan Gunakan spesifikasi teknis jika Penyedia Barang/Jasa memiliki pengalaman dan kepakaran/kompetensi yang tinggi Gunakan merk terkenal bila memang diperlukan keandalan barang/jasa



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 70 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



 Memastikan Ketersediaan Memastikan ketersediaan pasokan yang kontinyu, menurunkan waktu tenggang (lead time), dan mengamankan ketepatan waktu kedatangan barang/jasa yang dibeli Memastikan Dukungan Penyedia Barang/Jasa Memastikan Penyedia Barang/Jasa memberikan dukungan teknik Menurunkan Biaya Pengadaan Menurunkan biaya perolehan dan/ atau total biaya kepemilikan



Gunakan merk terkenal bila memang diperlukan pembedaan yang jelas atas barang/jasa yang mau dibeli Gunakan standar sedemikian sehingga barang/jasa yang dibeli tersedia banyak di pasar



Gunakan merk terkenal yang sudah diketahui luas memiliki tingkat pelayanan yang baik Masukkan kebutuhan dukungan teknik kedalam spesifikasi      



Gunakan Value Analysis/Value Engineering untuk solusi mendapatkan penurunan biaya Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu kreativitas dan inovasi Penyedia Barang/Jasa dalam menurunkan biaya Gunakan standar yang memungkinkan untuk lebih rendah dari desain yang khusus/pesanan Hindari spesifikasi teknik yang menghalangi timbulnya kompetisi antar Penyedia Barang/Jasa Hindari spesifikasi teknik yang menciptakan proses pembuatan barang/jasa menjadi tidak standar Hindari merk terkenal yang sudah diketahui secara umum memang lebih mahal



Tabel berikut ini berfungsi untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah disusun.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 71 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 23.Daftar periksa kaji ulang Spesifikasi ASPEK Mutu



DESKRIPSI 



Spesifikasi barang/jasa harus menyatakan dengan jelas gambar, desain dan/ atau kinerja yang harus dicapai, serta keandalan yang diinginkan







Inspeksi dan testing untuk mengendalikan mutu barang/jasa, termasuk didalamnya kebutuhan untuk melakukan kaji ulang atas dokumentasi, khususnya yang berkaitan dengan pengiriman barang/jasa.



Jumlah dan







Jumlah yang diperlukan



Waktu







Waktu dan tempat pengiriman barang/jasa, dan segala



Kedatangan



hambatan/peraturan yang terkait dengan itu 



Kebutuhan transportasi khusus dan metoda transportasi yang dipersyaratkan







Persyaratan kemasan (packaging)







Rencana pelaksanaan agar barang/jasa datang tepat waktu di lokasi yang ditetapkan, bersama dengan laporan kemajuan pelaksanaan rencana tersebut



Tingkat







Tingkat pelayanan yang dipersyaratkan



Pelayanan







Kebutuhan kontak satu orang (single point contact) atau manager dari Penyedia Barang/Jasa yang didedikasikan untuk melayani







Kebutuhan dukungan teknis







Kebutuhan pelatihan







Kebutuhan dukungan pemeliharaan dan suku cadang yang disediakan



Target Biaya







Waktu tanggap (respon time) pada saat reparasi







Kebutuhan informasi manajemen







Maksimum target harga



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 72 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa







Maksimum harga perolehan







Maksimum Total Biaya Kepemilikan



Kode Modul M.749020.005.02



Informasi



Nama, jabatan, beserta telepon, facs, dan e-mail beserta



Kontak



alamat Penyedia Barang/Jasa yang bisa dihubungi dalam urusan barang/jasa tersebut



Latar



Belakang







dan Ruang Lingkup



Informasi umum Pengguna Barang/Jasa, maksud dan tujuan pengadaan barang/jasa







Batas batas tanggung jawab Penyedia Barang/Jasa







Bila dikehendaki tanggung jawab Penyedia Barang/Jasa bisa diperluas meliputi mendapatkan lisensi, pembayaran bea/cukai, mengurus customs clearance



Aspek Legal



Peraturan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa tersebut



Kebijakan



Kebijakan dari organisasi tempat Pengguna Barang/Jasa yang harus dipatuhi oleh Penyedia Barang/Jasa



Contoh Penggunaan Tabel : Contoh berikut ini untuk menunjukkan bagaimana menggunakan Daftar Periksa untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah jadi.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 73 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tabel 24. Daftar Periksa untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah jadi



ASPEK Mutu



Jumlah dan Waktu Kedatangan Tingkat Pelayanan



Target Biaya Informasi Kontak Latar Belakang dan Ruang Lingkup



DESKRIPSI Travel Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Total Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Ukuran shaft : 2300 x 2300 Pit Dept : 2100 mm Over Head : Lihat Gambar dan Spesifikasi Operation Control: Computerized Control – Group Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/ 50 Hz Automatic bypass (75% loading) Oveload devices, safety door edge Fire emergency return Emergency Light ……………….dst 2 (dua) buah Sudah dapat di operasikan paling lambat tanggal 15 Oktober 20xx - Calon Penyedia Barang/Jasa wajib menyampaikan biaya pengoperasian dan biaya pemeliiharaan sampai dengan 5 (lima) tahun - Masa Pemeliharaan untuk lift ini adalah selama 1 tahun/365 hari - Dll



KETERANGAN Perlu dilengkapi dengan hal hal yang memuat bagaimana Inspeksi dan testing dilakukan untuk mengendalikan mutu Lift



Biaya total sebesar Rp 750 Juta



Cukup



Nama, jabatan, beserta telepon, facs, dan e-mail beserta alamat Penyedia Barang/Jasa yang bisa dihubungi dalam urusan Lift -



Cukup



Aspek Legal



-



Kebijakan



Jaminan Pelaksanaan muka sebesar 5% dari nilai kontrak dari Bank



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Belum memuat : • Single point contact • Kebutuhan suku cadang  selama masa pemeliharaan  Waktu tanggap



Perlu dilengkapi dengan : • Latar belakang pengadaan lift • Ruang lingkup pengadaan lift Perlu dilengkapi dengan Peraturan yang terkait dengan pengadaan Lift Cukup



Halaman: 74 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



4.3 Kesesuaian Spesifikasi dengan Ketentuan Pada pengadaan di organisasi Pemerintah, Perpres No. 54 Tahun 2010 , Lampiran II Tentang Tata Cara Pemilihan Penyedia, Halaman II-3, mengatur mengenai kejelasan spesifikasi dan semua perubahannya, sebagai berikut: 1. Spesifikasi benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir; Tujuan utama penyusunan spesifikasi teknis adalah memenuhi kebutuhan pengguna akhir sehingga barang/ jasa yang didapatkan memberi hasil (outcome) bahkan keuntungan (benefit) yang efektif dalam rangka pencapaian target dan sasaran pengadaan yang telah ditetapkan. 2. Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang; Prinsip mempertahankan tingkat kompetisi pada level yang ideal bertujuan untuk mendapatkan barang/jasa yang efektif dan efisien. Mengarah pada satu merek tertentu menempatkan barang/jasa pada kotak bottleneck dan penyedia cenderung mengekplotasi pembeli. Mengarah pada merek tertentu hanya diperbolehkan untuk barang/jasa yang telah dilingkupi oleh perjanjian yang lebih tinggi seperti kontrak payung LKPP terkait e-Catalog atau pengadaan suku cadang. Membuka persaingan dengan tidak mengarah pada merek tertentu harus dimulai sejak identifikasi kebutuhan. KAK mesti memberikan referensi minimal 2 merek/produk referensi yang direkomendasikan PA/KPA atau pengguna akhir. Yang perlu diingat, persaingan tidak hanya pada spesifikasi teknis, namun juga pada harga. Sehingga referensi ini mestinya juga menjadi pertimbangan dalam penetapan HPS. 3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; Spesifikasi teknis wajib mempertimbangkan penggunaan produksi dalam negeri sesuai dengan kemampuan industri nasional dan juga tenaga ahli dan/atau penyedia barang/ jasa dalam negeri. Harus diteliti sebaik-baiknya agar komponen spesifikasi benar-benar mengarah pada hasil produksi dalam negeri dan bukan barang/jasa impor yang dijual di dalam negeri. Dalam hal sebagian



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 75 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



bahan untuk menghasilkan barang/jasa produksi dalam negeri berasal dari impor, dipilih barang/jasa yang memiliki komponen dalam negeri paling besar; 4. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI); Spesifikasi teknis semaksimal mungkin mengacu pada SNI dengan tetap memperhatikan kemampuan atau potensi nasional atau standar lain yang berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi terkait yang berwenang bila tidak. 4.4 Analisa Kesesuaian Spesifikasi dengan Kondisi Terkini. Pembuat spesifikasi harus menganalisa kesesuaian dokumen spesifikasi yang telah dibuatnya dengan kondisi terkini, seperti: 



apakah barang/jasa dengan spesifikasi yang telah dibuat masih terdapat di pasar?







Apakah tersedia penyedia yang mampu mengadakannya dalam waktu yang telah ditentukan?







Menggunakan Teknologi terkini dan tidak diskontinyu.







Tingkat efisiensi seperti konsumsi bahan bakar/energi,







Selaras dengan konsep ramah lingkungan,







mengurangi kebisingan







tingkat emisi







Faktor biaya perawatan yang rendah



Hasil survey pasar dapat dipakai untuk menganalisa apakah spesfikasi yang dibuat telah sesuai dengan kondisi terkini, dan sejauh mana tingkat/level faktor-faktor tersebut telah dicapai oleh industri. 4.5. Dokumentasi Spesifikasi Hal-hal yang harus didokumentasikan dalam menyusun spesfikasi antara lain:



1. Dokumen Inventarisasi Kebutuhan dari pengguna (user). 2. Dokumen hasil Kaji Ulang Kerangka Acuan Kerja dalam dokumen perencanaan pengadaan.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 76 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



3. Data/Informasi survey pasar (apabila dilakukan). 4. Dokumen Spesifikasi Teknis.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 77 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



GLOSSARY



Spesifikasi



karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi



SNI (Standar



Standard produk yang dibuat di Indonesia, dirumuskan dan



Nasional Indonesia) ditetapkan oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) Kebutuhan tidak



jenis barang yang jumlah kebutuhannya tidak ditentukan oleh



terikat



kebutuhan barang yang lain.



(independent demand) Kebutuhan terikat



jenis barang yang jumlah kebutuhannya ditentukan oleh



(dependent



kebutuhan barang yang lain.



demand) Pendekatan Delphi



pendekatan yang melibatkan sekelompok pakar dibidang masing-masing untuk melakukan prediksi/ramalan atas kebutuhan sesuatu barang



Economic Order



Jumlah pemesanan barang yang paling ekonomis dimana



Quantity



holding cost (biaya menyimpan inventori) dan ordering cost (biaya untuk memproses pemesanan) berada pada titik yang optimum.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 78 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



INDEX



A



K



APBN · 79, 81



Kebijakan · 68, 69



B



Kebutuhan · 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14, 18, 21, 23, 26, 28, 30, 31, 32, 33, 34,



Biaya · 4, 7, 9, 12, 22, 23, 25, 28, 34, 35, 36, 37, 38, 42, 53, 56, 62, 66, 67,



35, 36, 37, 39, 43, 47, 50, 53, 54, 55,



68, 69, 71, 72



61, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 81



BIaya · 4, 7, 9, 12, 22, 23, 25, 28, 34,



Kinerja · 6, 9, 11, 14, 15, 17, 18, 27,



35, 36, 37, 38, 42, 53, 56, 62, 66, 68,



28, 29, 41, 42, 43, 45, 50, 51, 56, 57,



71, 72



60, 62, 63, 65, 66, 81



Bottleneck · 70



Kritis · 39, 62



C



Kualifikasi · 15, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 79, 81



commissioning · 10, 13



D



Kualitas · 2, 3, 4, 6, 11, 18, 28, 41, 42, 43, 44, 47, 49, 55, 83



Dokumentasi · 18, 66



E



L



Efektif · 40, 69, 70



Liability · 12



Efisien · 4, 40, 70



LKPP · 6, 26, 52, 70



F



M



Forecast · 33



minimum requirement · 6, 72



H



N



Harga Perkiraan Sendiri · 55



Negosiasi · 23



I



O



Input · 27, 41, 42, 44, 46, 47, 48, 49



Operating Forces · 14



Inspeksi · 18, 29, 30, 66, 68



Output · 10, 11, 27, 41, 42, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 79



J Jadwal · 11, 37, 48, 82



P Penerimaan · 29, 30, 50, 54



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 79 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Pengadaan Barang/ Jasa · 4, 8



48, 49, 50, 52, 55, 57, 65, 66, 68, 69,



Pengujian · 10, 11, 14, 15, 18, 27, 29,



70, 71, 80, 81, 82



30, 44, 79



Spesifikasi teknis · 3, 24, 25, 28, 42,



Penyedia · 2, 3, 4, 6, 7, 10, 12, 13, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 25, 28, 29,



43, 44, 45, 47, 49, 65, 69, 70 Standar · 9, 11, 14, 15, 18, 19, 21, 22,



37, 38, 39, 40, 42, 45, 46, 47, 48, 49,



29, 43, 45, 46, 53, 70, 82, 83



50, 51, 53, 54, 55, 56, 60, 65, 66, 67,



Standar Nasional · 11, 19, 43, 53, 70



68, 69, 70, 71, 82



Supply Positioning Model · 57, 62, 64



Perpres · 69



Swakelola · 3



PPK · 17, 20, 23, 40, 47, 48, 56, 58



T



Prosedur · 13, 81



Teknik Peramalan Kebutuhan · 30



R



Tender · 61



Review · 26, 57



TKDN · 40, 43



Risiko · 12, 13, 28, 29, 50, 51



U



S



ULP / Unit Layanan Pengadaan · 28, 39,



Spesifikasi · 2, 4, 6, 7, 9, 11, 12, 14,



56



16, 17, 18, 20, 24, 25, 26, 27, 28, 29,



V



30, 37, 38, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47,



Value for money · 4, 7



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 80 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



LAMPIRAN 1 PENGHAMPARAN HOTMIX 1) Menyiapkan Permukaan Yang Akan Dilapisi a) Bilamana permukaan yang akan dilapisi termasuk perataan setempat dalam kondisi rusak, menunjukkan ketidakstabilan, atau permukaan aspal lama telah berubah bentuk secara berlebihan atau tidak melekat dengan baik dengan lapisan di bawahnya, harus dibongkar atau dengan cara perataan kembali lainnya, semua bahan yang lepas atau lunak harus dibuang, dan permukaannya dibersihkan dan/atau diperbaiki dengan campuran aspal atau bahan lain yang disetujui oleh Direksi Pekerjaan. Bilamana permukaan yang akan dilapisi terdapat atau mengandung sejumlah bahan dengan rongga dalam campuran yang tidak memadai, sebagaimana yang ditunjukkan dengan adanya kelelehan plastis dan/atau kegemukan (bleeding), seluruh lapisan dengan bahan plastis ini harus dibongkar. Pembongkaran semacam ini harus diteruskan ke bawah sampai diperoleh bahan yang keras (sound). Toleransi permukaan setelah diperbaiki harus sama dengan yang disyaratkan untuk pelaksanaan lapis pondasi agregat. b) Sesaat sebelum penghamparan, permukaan yang akan dihampar harus dibersihkan dari bahan yang lepas dan yang tidak dikehendaki dengan sapu mekanis yang dibantu dengan cara manual bila diperlukan. Lapis perekat (tack coat) atau lapis resap pengikat (prime coat) harus diterapkan. 2)



Acuan Tepi Balok kayu atau acuan lain yang disetujui harus dipasang sesuai dengan garis dan serta ketinggian yang diperlukan oleh tepi-tepi lokasi yang akan dihampar.



3)



Penghamparan Dan Pembentukan a) Sebelum memulai penghamparan, sepatu (screed) alat penghampar harus dipanaskan. Campuran aspal harus dihampar dan diratakan sesuai dengan kelandaian, elevasi, serta bentuk penampang melintang yang disyaratkan. b) Penghamparan harus dimulai dari lajur yang lebih rendah menuju lajur yang lebih tinggi bilamana pekerjaan yang dilaksanakan lebih dari satu lajur. c) Mesin vibrasi pada alat penghampar harus dijalankan selama penghamparan dan pembentukan. d)



Penampung alat penghampar tidak boleh dikosongkan, tetapi temperatur sisa campuran aspal harus dijaga tidak kurang dari temperatur yang disyaratkan.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 81 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



a) b)



4)



Kode Modul M.749020.005.02



tidak terkumpul dan mendingin pada tepi-tepi penampung alat penghampar atau tempat lainnya. Bilamana jalan akan dihampar hanya setengah lebar jalan atau hanya satu lajur untuk setiap kali pengoperasian, maka urutan penghamparan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga perbedaan akhir antara panjang penghamparan lajur yang satu dengan yang bersebelahan pada setiap hari produksi dibuat seminimal mungkin.



Pemadatan a) Segera setelah campuran aspal dihampar dan diratakan, permukaan tersebut harus diperiksa dan setiap ketidaksempurnaan yang terjadi harus diperbaiki. Temperatur campuran aspal yang terhampar dalam keadaan gembur harus dipantau dan penggilasan harus dimulai dalam rentang viskositas aspal. b) Penggilasan campuran aspal harus terdiri dari tiga operasi yang terpisah berikut ini : 1. Pemadatan Awal 2. Pemadatan Antara 3. Pemadatan Akhir. c) Penggilasan awal atau breakdown harus dilaksanakan baik dengan alat pemadat roda baja maupun dengan alat pemadat roda karet. Penggilasan awal harus dioperasikan dengan roda penggerak berada di dekat alat penghampar. Setiap titik perkerasan harus menerima minimum dua lintasan pengilasan awal. i. Penggilasan kedua atau utama harus dilaksanakan dengan alat pemadat roda karet sedekat mungkin di belakang penggilasan awal. Penggilasan akhir atau penyelesaian harus dilaksanakan dengan alat pemadat roda baja tanpa penggetar (vibrasi). d) Pertama-tama penggilasan harus dilakukan pada sambungan melintang yang telah terpasang kasau dengan ketebalan yang diperlukan untuk menahan pergerakan campuran aspal akibat penggilasan. Bila sambungan melintang dibuat untuk menyambung lajur yang dikerjakan sebelumnya, maka lintasan awal harus dilakukan sepanjang sambungan memanjang untuk suatu jarak yang pendek.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 82 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



e)



Kode Modul M.749020.005.02



Penggilasan harus dimulai dari tempat sambungan memanjang dan kemudian dari tepi luar. Selanjutnya, penggilasan dilakukan sejajar dengan sumbu jalan berurutan menuju ke arah sumbu jalan, kecuali untuk superelevasi pada tikungan harus dimulai dari tempat yang terendah dan bergerak kearah yang lebih tinggi. Lintasan yang berurutan harus saling tumpang tindih (overlap) minimum setengah lebar roda dan lintasanlintasan tersebut tidak boleh berakhir pada titik yang kurang dari satu meter dari lintasan sebelumnya.



f)



Bilamana menggilas sambungan memanjang, alat pemadat untuk penggilasan awal harus terlebih dahulu menggilas lajur yang telah dihampar sebelumnya sehingga tidak lebih dari 15 cm dari lebar roda penggilas yang menggilas tepi sambungan yang belum dipadatkan. Penggilasan dengan lintasan yang berurutan harus dilanjutkan dengan menggeser posisi alat pemadat sedikit demi sedikit melewati sambungan, sampai tercapainya sambungan yang dipadatkan dengan rapi.



g)



Kecepatan alat pemadat tidak boleh melebihi 4 km/jam untuk roda baja dan 10 km/jam untuk roda karet dan harus selalu dijaga rendah sehingga tidak mengakibatkan bergesernya campuran panas tersebut. Garis, kecepatan dan arah penggilasan tidak boleh diubah secara tiba-tiba atau dengan cara yang menyebabkan terdorongnya campuran aspal.



h)



Semua jenis operasi penggilasan harus dilaksanakan secara menerus untuk memperoleh pemadatan yang merata saat campuran aspal masih dalam kondisi mudah dikerjakan sehingga seluruh bekas jejak roda dan ketidakrataan dapat dihilangkan.



i)



Roda alat pemadat harus dibasahi secara terus menerus untuk mencegah pelekatan campuran aspal pada roda alat pemadat, tetapi air yang berlebihan tidak diperkenankan. Roda karet boleh sedikit diminyaki untuk menghindari lengketnya campuran aspal pada roda.



j)



Peralatan berat atau alat pemadat tidak diijinkan berada di atas permukaan yang baru selesai dikerjakan, sampai seluruh permukaan tersebut dingin.



k)



Setiap produk minyak bumi yang tumpah atau tercecer dari kendaraan atau perlengkapan yang digunakan oleh Kontraktor di atas perkerasan yang sedang dikerjakan, dapat menjadi alasan dilakukannya pembongkaran dan perbaikan oleh Kontraktor atas perkerasan yang terkontaminasi, selanjutnya semua biaya pekerjaaan perbaikan ini menjadi beban Kontraktor.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 83 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



l)



Kode Modul M.749020.005.02



Permukaan yang telah dipadatkan harus halus dan sesuai dengan lereng melintang dan kelandaian yang memenuhi toleransi yang disyaratkan. Setiap campuran aspal padat yang menjadi lepas atau rusak, tercampur dengan kotoran, atau rusak dalam bentuk apapun, harus dibongkar dan diganti dengan campuran panas yang baru serta dipadatkan secepatnya agar sama dengan lokasi sekitarnya. Pada tempat-tempat tertentu dari campuran aspal terhampar dengan luas 1000 cm 2 atau lebih yang menunjukkan kelebihan atau kekurangan bahan aspal harus dibongkar dan diganti. Seluruh tonjolan setempat, tonjolan sambungan, cekungan akibat ambles, dan segregasi permukaan yang keropos harus diperbaiki sebagaimana diperintahkan oleh Direksi Pekerjaan.



m)



Sewaktu permukaan sedang dipadatkan dan diselesaikan, Kontraktor harus memangkas tepi perkerasan agar bergaris rapi. Setiap bahan yang berlebihan harus dipotong tegak lurus setelah penggilasan akhir, dan dibuang oleh Kontraktor di luar daerah milik jalan sehingga tidak kelihatan dari jalan yang lokasinya disetujui oleh Direksi Pekerjaan.



5)



Sambungan a)



Sambungan memanjang maupun melintang pada lapisan yang berurutan harus diatur sedemikian rupa agar sambungan pada lapis satu tidak terletak segaris yang lainnya. Sambungan memanjang harus diatur sedemikian rupa agar sambungan pada lapisan teratas berada di pemisah jalur atau pemisah lajur lalu lintas.



Campuran aspal tidak boleh dihampar di samping campuran aspal yang telah dipadatkan sebelumnya kecuali bilamana tepinya telah tegak lurus atau telah dipotong tegak lurus. Sapuan aspal sebagai lapis perekat untuk melekatkan permukaan lama dan baru harus diberikan sesaat sebelum campuran aspal dihampar di sebelah campuran aspal yang telah digilas sebelumnya.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 84 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Lampiran 2 Contoh KAK Jasa Konsultan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Jabatan Latar belakang



Secara umum sistem informasi manajemen jabatan yang terintegrasi yang akan dibangun ini diharapkan mampu untuk membantu unit yang menangani organisasi dan tata laksana dalam proses-proses pengelolaan data jabatan dan organisasi serta berbagai fungsi yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah data susunan organisasi dan jabatan yang lengkap. Proses manajemen data organisasi dan tata laksana tentunya akan memakan waktu yang lama jika dikerjakan secara manual, bahkan tidak menutup kemungkinkan adanya berbagai kesalahan yang dapat menghambat proses pendataan. Dengan adanya sistem informasi manajemen jabatan ini diharapkan dapat membantu, menyediakan, mempercepat dan mempermudah proses pengelolaan manajemen data organisasi dan jabatan di kantor.



Maksud



Maksud dari pembangunan sistem manajemen jabatan ini adalah : a. Sebagai dasar bagi pengambil keputusan dalam melakukan penataan organisasi dan tata laksana dilingkungan b. Membuat suatu aplikasi dalam memfasilitasi proses analisa dan pemetaan jabatan beserta fungsi diklat dan kompetensi. c. Memetakan dan membangun secara bertahap sistem manajemen jabatan yang menyeluruh dan komperehensif yang mampu memberikan jawaban dan solusi bagi setiap urusan operasional dan pengambilan keputusan strategis tentang kepegawaian



Tujuan



Tujuan dari pelaksanaan kegiatan jasa konsultansi pengembangan sistem informasi manajemen jabatan ini adalah:



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 85 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



a. Pengembangan aplikasi manjemen jabatan yang berbasis transaksi, terintegrasi dan terdistribusi dilingkungan Badan Standarisasi Nasional. b. Memiliki database jabatan yang akurat c. Tersedia informasi data analisa jabatan dan pemetaan jabatan yang lengkap dan sesuai dengan permintaan secara cepat Ruang lingkup



1. Pengembangan dan implementasi sistem informasi



Kegiatan



2. Dukungan purna jual 3. Inovasi dan keunggulan 4. Alih pengetahuan



Keluaran (output)



1. Perangkat lunak sistem informasi manajemen jabatan 2. Laporan kegiatan



Sumber dana



APBN 2015, dengan pagu anggaran : Rp. 250.000.000



Pelaporan



a. Laporan pekerjaan memuat : 1. Sosialisasi sistem informasi, analisis umpan balik masa percobaan dan laporan rekonstruksi. 2. Paparan pelaksanaan seluruh kegiatan dari awal sampai selesainya pekerjaan ini, termasuk rencana pelaksanaan pekerjaan seluruhnya, yaitu metodologi,rencana kerja, hasil pengumpulan data awal, verifikasi dan analisis data, perancangan, pembuatan, pengujian dan implementasi aplikasi sistem informasi; b. Laporan Pekerjaan diserahkan selambat-lambatnya: pada akhir selesainya pekerjaan atau maksimal minggu ke-4(empat) bulan ke2(dua) setelah penandatanganan SPK atau sejak SPMK diterbitkan; c. Laporan Pekerjaan(hardcover) diserahkan sebanyak 5(Lima) eksemplar.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 86 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



d. Pada saat penyampaian laporan Pekerjaan, Buku Panduan Aplikasi diperbanyak/dicetak sejumlah 5 (lima) eksemplardan cakram padat (compact disc). Waktu



45 hari kalender (1,5 bulan)



pelaksanaan Kualifikasi tenaga



1. Team leader, S1 di bidang sistem informasi manajemen/teknik



Ahli



industri/informatika, Pengalaman : minimal 7 tahun di bidang perencanan dan pengembangan sistem informasi manajemen, penugasan selama 1,5 bulan. 2. Tenaga Ahli Manajemen SDM, S1 di bidang manajemen SDM, Pengalaman: minimal 6 tahun di bidang manajemen sumber daya manusia, penugasan selama 1,5 bulan. 3. Tenaga Ahli Analis Sistem, S1 di bidang sistem informasi/manajemen informasi/informatika, Pengalaman: minimal 5 tahun di bidang analisa dan desain sistem informasi manajemen, penugasan selama 1,5 bulan. 4. Tenaga Ahli Desain Sistem, S1 di bidang sistem informasi/manajemen informasi/informatika, Pengalaman: minimal 5 tahun di bidang analisa dan desain sistem informasi manajemen, penugasan selama 1,5 bulan. 5. Tenaga Ahli pemrograman, Pendidikan : S1 di bidang teknik komputer/ Informatika /Sistem Informasi, Pengalaman : minimal 5 tahun di bidang instalansi jaringan, penugasan selama 1,5 bulan. Tenaga Pendukung 1. Quality control aplikasi, S1/D3 teknik komputer/informatika, penugasan selama 1,5 bulan. 2. Implementor, D3/S1 teknik komputer/informatika, penugasan selama 1,5 bulan.



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 87 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



3. Admnistrasi proyek, D3 berbagai bidang keilmuan, penugasan selama 1,5 bulan.



Lampiran 3 Spesifikasi Pekerjaan Penyelenggaraan Jasa Keamanan Latar Belakang



Lembaga pemerintah non kementrian memerlukan pengamanan yang baik dan terus menerus guna mendukung kegiatan pembelajaran dan suasana kerja yang kondusif. Dengan terciptanya lingkungan yang nyaman, aman dan tentram akan dapat meningkatkan gairah dan motivasi kerja bagi karyawan.



Maksud Kegiatan



Menciptakan lingkungan dan suasana pembelajaran serta suasana kerja yang nyaman, aman dan kondusif di lingkungan.



Tujuan Kegiatan



Tujuan pengadaan jasa satuan pengamanan kantor adalah : a. Adanya petugas yang menjaga keamanan di lingkungan secara terus menerus. b. Adanya kepastian atau jaminan keamanan bagi pegawai selama berada di lingkungan. c. Terjaminnya keamanan sarana dan prasarana di lingkungan.



Uraian Kegiatan



1. Koordinator : melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas-tugas pengamanan yang dilakukan oleh anggotanya. 2. Danru : Anggota yang di berikan tugas tambahan dalam memimpin anggota. 3. Anggota : Melaksanakan Pengamanan secara menyeluruh dilokasi kerja. 4. Mengamankan gedung kantor dan lingkungan Direktorat serta Program Studidi lingkungan Poltekkes Kemenkes Jakarta I



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 88 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



5. Pengisian dan pemeliharaan buku catatan aktivitas harian 6. Pengamanan dan pelayanan terhadap pegawai, mahasiswa dan tamu 7. Hubungan dengan polisi, pemadam kebakakan, PLN dan masyarakat 8. Memiliki jadual kerja 9. Berseragam satpam 10. Memiliki prosedur tindakan yang dilakukan apabila terjadi pelanggaran, kejadian kriminal, kehadiran orang yang tidak dikenal, keadaan darurat, kebakaran, banjir, huru hara, demonstrasi dan perampokan 11. Keselamatan kerja 12. Kerahasiaan 13. Dalam melayani pelanggan personil harus tegas, ramah dan sopan Indikator Kinerja



1. Tersedianya analisis kebutuhan personil, sasaran dan lokasi pengamam, dan bahan pendukung. 2. Terlaksananya jasa pengamanan 3. Tersedianya laporan Pelaksanaan Pengamanan.



Indikator Keluaran



Tingkat kepuasan terhadap pelayanan keamanan minimal 90



Keluaran



a. Jaminan keamanan gedung dan lingkungan kantor b. Memberikan rasa aman kepada pegawai dan tamu dilingkungan kantor



Sumber dana



APBN 2014, dengan pagu anggaran : Rp.1.400.000.000,- (satu miliar empat ratus juta rupiah).



Kualifikasi Tenaga



Persyaratan personil



keamanan dan



1) Usia 20 – 50 tahun



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 89 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Spesifikasi



2) Pendidikan minimal SLTA



bahan/alat



3) Memiliki pengalaman minimal 3 tahun



Kode Modul M.749020.005.02



4) Memiliki sertifikat Gada Pratama 5) Melampirkan foto copy Ijazah terakhir, CV, Foto Copy KTP, Foto Copy Sertifikat Spesifikasi Perlengkapan seragam 1. SERAGAM SATPAM PDH Seragam satpam PDH ini meliputi: beberapa bagiannya. na panjang berwarna Biru.



2. SERAGAM SATPAM PDL Seragam satpam PDL ini meliputi: ada beberapa bagiannya.



3. PERLENGKAPAN KERJA SATPAM Berikut ini adalah beberapa perlengkapan kerja utama petugas satuan pengamanan:



4. ALAT BANTU KERJA SATPAM Berikut ini adalah beberapa alat bantu kerja petugas satuan pengamanan:



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 90 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Jadwal Kegiatan



1. Waktu kerja pengamanan dibagi dalam 3 (tiga) shift :



pengamanan



Shift pertama jam 08.00 s.d 16.00 WIB Shift kedua jam 16.00 s.d. 24.00 WIB Shift ketiga jam 24.00 s.d. 08.00 WIB 2. Petugas wajib menggunakan seragam dan memakai ID Card (tanda pengenal) penyedia jasa setiap hari. 3. Menyerahkan daftar nama petugas 3 (tiga) bulan sekali dan melaporkan bila ada pergantian petugas 4. Membuat jadual petugas pengamanan 5. Membuat laporan kegiatan



Laporan



Laporan yang harus dibuat oleh penyedia meliputi : a. Laporan harian b. Laporan mingguan c. Laporan bulanan Isi laporan menyangkut tentang kemajuan pekerjaan yang telah dilaksanakan, kejadian, kendala dan pemecahan masalah yang lakukan



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 91 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Lampiran 4 Contoh Spesifikasi Palet Kayu Standar Eropa EPAL 7 No



Deskripsi



1



Nama Barang :



2



Dimensi :



EPAL 7 –Half Pallet



Panjang



800 mm



Lebar



600 mm



Tinggi



160 mm



Berat



Sekitar 9.5 kg



Beban Aman



500 kg



Beban maximum



Tidak lebih dari 2,000 kg untuk posisi pallet terbawah



ditumpuk 3



Material Kayu berkualitas



13 lembar



Kayu Balok



3 Buah



Paku



48



Penguat (Bracket)



6 buah ukuran 3 mm



dari besi Keling Tubular



21 buah



(Tubular Rivet) 4



Kualitas: Standar Kualitas



Mengikuti standar yang ditentukan oleh Bureu Veritas



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 92 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



5



Standar Kayu



Kode Modul M.749020.005.02



Harus mengikuti International Plant Protection Convension ISPM 15



6



Perbaikan (Repai)



Pallet hanya dapat diperbaiki oleh organisasi yang mempunyai lisensi untuk melakukan perbaikan



7



Gambar Pallet Sisi 600 mm



Sisi 800 mm



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 93 dari 94



Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa



Kode Modul M.749020.005.02



Tampak atas



(Sumber : http://www.epalpallets.de/uk/downloads/Product%20specification%20sheet%20EPAL% 207%20half%20pallet%2005-16.pdf)



Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Buku Informasi Versi 2: Januari 2017



Halaman: 94 dari 94



Pengarah: Agus Prabowo Salusra Widya Pemimpin Umum: Dharma Nursani Tatang R Wiraatmadja Tim Penyusun : Sonny Sumarsono Khairul Rizal Praditya Kesuma Ferry Firmansyah Burhanudin Fatimah Win Sukardi Samidi Tri Putranto Vindi Sinta Posmaria Kurnianto Noeradhi Iskandar Yanuar Djamaludin Abubakar Aldy Turman Ririh Sudirahardja Muntiyono Deni Danasenjaya



Tim Editor : Wisnu Setyo Wijoyo Heldi Yudiyatna Hartono Zhuang Hestri Rokayah Erika Ms Dwi Kartika Susanti Novita Amelia M Rizal Fauzi Rezki Kurnia



Daftar



Unit Kompetensi A. Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa



01. Menelaah Lingkungan PBJ 02. Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ 03. Merumuskan Organisasi PBJ 04. Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ 05. Menyusun Spesifikasi Tenis 06. Menyusun Harga Perkiraan



B. Memilih Penyedia Barang/ Jasa



07. Mengkaji Ulang Paket PBJ 08. Memilih Penyedia Barang/Jasa 09. Menyusun Rancangan Kontrak PBJ 10. Menyusun Dokumen PBJ 11. Melakukan Kualifikasi Penyedia 12. Melakukan Evaluasi Kinerja Penyedia 13. Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ 14. Mengevaluasi Dokumen Penawaran 15. Mengelola Sanggahan



C. Mengelola Kontrak & Swakelola PBJ



16. Melakukan Negosiasi 17. Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ 18. Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ 19. Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ 20. Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ 21. Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ 22. Melakukan Penerimaan Hasil PBJ 23. Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola 24. Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola



D. Mengelola Logistik, Kinerja & Risiko 25. Mengelola Pengiriman 26. Mengelola Persediaan 27. Mengelola Penyimpanan 28. Mengelola Kinerja 29. Mengelola Risiko



Unit Kompetensi 05



menyusun spesifikasi teknis



“



Overview:



Penyusunan spesifikasi merupakan salah satu proses enting dalam tahap perencanaan pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Apabila spesfikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan, maka proses pelaksanaan pengadaan barang/ jasa selanjutnya dapat berjalan dengan baik sehingga prinsip efisien dapat tercapai, mengingat; “75% - 85% total biaya yang dapat dihindarkan dalam suatu pelaksanaan pekerjaan dapat dikendalikan pada tahapan perencanaan.



Gedung LKPP Jl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Kuningan Jakarta Selatan 12940 Telp. (021) 2991 2450 www.lkpp.go.id



2016



”