WI-HRD-28 Rev00 Prosedur Kerja Satuan Pengamanan (Security) [PDF]

Citation preview

Work Instruction



Dibuat oleh



:



Disetujui oleh



:



Referensi



:



PROSEDUR KERJA SATUAN PENGAMANAN



Nomor Dokumen : WI-HRD-28 Revisi ke



: 00



Halaman



: 1/6



Tgl. Berlaku



: 15-08-2012



I.



LATAR BELAKANG



1.1



Bahwa keamanan merupakan salah satu faktor penting dalam proses usaha, baik keamanan fisik maupun nonfisik. Bahwa Security merupakan bagian yang bertugas untuk melakukan pengamanan dan penerbitan perusahaan sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan semaksimal mungkin sehingga tidak terjadi gangguan keamanan perusahaan terutama jalannya proses produksi dan lain-lain yang berhubungan dengan proses produksi. Disamping itu di perlukan pula suatu proses penertiban terhadap jalannya kebijakan-kebijakan secara efektif supaya tercipta kondisi disiplin kerja yang lebih menunjang produktifitas yang efisien. Bahwa untuk tertibnya pelaksanaan tugas security, dipandang perlu menetapkan suatu aturan menyeluruh berupa Prosedur Tetap sebagai petunjuk kerja satuan pengamanan yang berlaku di lingkungan PT.Surya Rengo Containers.



1.2



1.3



II



TUJUAN DAN RUANG LINGKUP



2.1



Petunjuk kerja ini merupakan prosedur tetap sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan pengamanan dan penertiban secara umum di lingkungan PT.Surya Rengo Containers (SRC).Petunjuk yang bersifat khusus akan diatur kemudian sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang terjadi. Petunjuk kerja ini meliputi Tugas Administrasi meliputi : Laporan Mutasi Tugas; Laporan Kejadian Khusus; Buku Tamu; Buku Keluar-Masuk Barang; Buku Penerimaan Surat; dan Berita Acara Pemeriksaan.



2.2 2.2.1 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.1.4 2.2.1.5 2.2.1.6



2.2.2 Tugas Operasional 2.2.2.1 Prosedur Penerima Tamu; 2.2.2.2 Prosedur Penerimaan Surat; 2.2.2.3 Prosedur Pengawasan dan Penindakan Karyawan 2.2.2.4 Prosedur Pengecekan Kendaraan Luar Yang Masuk Antar Barang di Perusahaan; 2.2.2.5 Prosedur Pengecekan Kendaraan Luar yang akan Muat Barang Milik Perusahaan; 2.2.2.6 Prosedur Pengawasan Kendaraan yang Melalui Timbangan; 2.2.2.7 Prosedur Penertiban Parkir Kendaraan; 2.2.2.8 Prosedur Pelaksanaan Tugas Patroli Area Perusahaan 2.2.2.9 Prosedur Pemantauan Kantin;



Work Instruction



Dibuat oleh



:



Disetujui oleh



:



Referensi



:



III



KETENTUAN PELAKSANAAN



3.1



Prosedur Penerimaan Tamu



PROSEDUR KERJA SATUAN PENGAMANAN



Nomor Dokumen : WI-HRD-28 Revisi ke



: 00



Halaman



: 2/6



Tgl. Berlaku



: 15-08-2012



3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6



Tamu harus melalui pintu utama dan wajib melapor kepada petugas Security Security wajib menanyakan maksud kedatangan tamu dan akan ketemu dengan siapa. Security wajib menanyakan identitas tamu tersebut; Tamu wajib mengisi data pada buku tamu secara lengkap; Tamu menunggu di pos satpam atau ditempat yang telah di tentukan; Kalau yang akan ditemui tamu adalah Pimpinan Perusahaan,Securiry wajib menanyakan apakahsudah ada janji sebelumnya dan selanjutnyaharus mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada Pimpinan Perusahaan yang bersangkutan melalui petugas operator telepon; Ada ditempat atau tidak, bersedia ditemui atau tidak; 3.1.7 Kalau Pimpinan Perusahaan berada ditempat dan bersedia untuk ditemui, maka Security mengantar tamu tersebut ketempat yang telah ditentukan dan tamu diberikan tanda pengenal berupa kartu tamu dan surat tamu; dan identitas tamu tersebut ditahan untuk sementara waktu di pos security; 3.1.8 Kalau Pimpinan Perusahaan tidak berada di tempat atau tidak bersedia menemui tamu tersebut, maka security menenyakan kepada tamu apakan ada pesan atau tidak; 3.1.9 Dikecualikan bagi tamu Pimpinan yang bersifat khusus, akan diatur secra tersendiri melalui pemberitahuan terlebih dahulu kepada security. 3.1.10 Karyawan produksi tidak diperbolehkan menerima tamu pada jam kerja kecuali atas ijin pimpinan/atasan 3.2



Prosedur Penerimaan Surat



3.2.1



Pada saat menerima surat yang masuk harus teliti dan dicatat dalam buku penerimaan surat ( hari/tanggal dan jam masuk, siapa yang mengantar, dari dan untuk siapa, jenis surat, hari/ tanggal dan jam berapa surat diterima oleh yang bersangkutan). Surat berharga seperti yang berhubungan dengan pajak, bank harus diutamakan pengamanannya dan langsung diberikan kepada yang dituju/berkepentingan, tidak boleh deberikan kepada/melalui orang lain; Surat yang ditujukan kepada perusahaan harus segera disampaikan kepada perusahaan, tidak boleh ditinggalkan di pos satpam. Surat yang masuk harus segera diteruskan kepada yang berkepentingan; Surat-surat yang dicurigai hendaknya ditelititi dengan seksama, setelah dinyatakan aman, dicatat kemudian diteruskan kepada yang berkepentingan. Keamanan surat adalah tanggung jawab security.



3.2.2



3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6



Work Instruction



Dibuat oleh



:



Disetujui oleh



:



Referensi



:



PROSEDUR KERJA SATUAN PENGAMANAN



Nomor Dokumen : WI-HRD-28 Revisi ke



: 00



Halaman



: 3/6



Tgl. Berlaku



: 15-08-2012



3.3



Prosedur Pengawasan dan Pemeriksaan Karyawan



3.3.1



Selama berada di dalam area perusahaan, karyawan diawasi oleh petugas security. Bila ada karyawan yang melanggar aturan dan disiplin kerja, satpam dapat menegur karyawan tersebut. Karyawan yang keberatan/melawan teguran security dapat dilaporkan langsung kepada bagian personalia. Pada waktu karyawan memasuki area perusahaan, security wajib mengawasi dan menertibkan pelaksanaan absensi. Karyawan yang terlambat masuk kerja dapat diberikan teguran dari security dan dicatat dalam buku laporan tugas security kemudian dilaporkan kepada bagian personalia; Karyawan yang terlambat lebih dari waktu toleransi dapat diperboleh masuk kerja setelah mendapat persetujuan dari atasan langsung karyawan yang bersangkutan. Karyawan tidak diperbolehkan membawa makanan dan minuman, rokok dan korek api serta barang-barang lain yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan produksi atau pekerjaan. Setiap karyawan yang meninggalkan area perusahaan wajib melalui pintu yang telah ditentukan. Karyawan yang patut dicurigai dapat dilakukan pemeriksaan badan secara sopan dan bertanggung jawab; Apabila karyawan membawa barang milik perusahaan, maka karyawan tersebut wajib diamankan di pos security untuk dimintai keterangan dan barang bukti harus di amankan pula; Jika ditemui ada unsur tindak pidana yang dilakukan karyawan, maka satpam wajib melapor kepada pimpinan perusahaan untuk meminta pertimbangan akan di proses lebih lanjut atau tidak; Karyawan tidak di perkenankan meninggalkan area perusahaan tanpa ijin dari perusahaan sesuai dengan prosedur ijin yang telah ditentukan;



3.3.2 3.3.3



3.3.4



3.3.5 3.3.6 3.3.7



3.3.8



3.3.9



3.4



Prosedur Pengecekan Kendaraan Masuk Kirim Barang di Perusahaan



3.4.1



Security wajib menanyakan surat jalan dan mencatat ke dalam buku barang masuk secara teliti dan benar; Security menanyakan dan menahan identitas pengemudi ( SIM atau KTP dan Surat-surat kendaraan lainnya yang di perlukan); Security memberi paraf dan stempel pada surat jalan sebagai bukti bahwa pengemudi telah melapor kepada satpam; Security mengawal/mengawasi kendaraan untuk menuju ketempat yang telah ditentukan untuk membongkar/menurunkan barang. Barang yang diturunkan harus terhindar dari kerusakan dan security harus mengetahui penyebab kerusakan tersebut; Setelah menurunkan barang, pengemudi kemudian minta ijin kepada security untuk keluar area perusahaan sekaligus mengambil kartu identitas yang ditahan oleh security;



3.4.2 3.4.3 3.4.4



3.4.5



Work Instruction



Dibuat oleh



:



Disetujui oleh



:



Referensi



:



3.4.6



3.4.7



3.4.8 3.4.9



PROSEDUR KERJA SATUAN PENGAMANAN



Nomor Dokumen : WI-HRD-28 Revisi ke



: 00



Halaman



: 4/6



Tgl. Berlaku



: 15-08-2012



Sebelum memberi kartu identitas milik pengemudi, security harus mengecek isi kendaraan yang akan meninggalkan area perusahaan dengan cara memeriksa secara langsung setiap bagian kendaraan dari belakang (bak/bok) kendaraan sampai ketempat duduk sopir untuk memastikan bahwa barang-barang milik perusahaan tidak ikut terbawa; Setelah dilihat aman,kartu identitas pengemudi dapat disertakan dan kendaraan diperbolehkan meninggalkan area perusahaan dalam keadaan aman. Security harus mencatat kapan kendaraan keluar area perusahaan. Anggota security tidak diperkenankan menerima tiipan barang/benda apapun yang tidak diketahui secara pasti jenis dan kegunaannya. Anggota security tidak diperbolehkan menerima atau meminta sejumlah uang dari pihak luar/mobil yang mengirim barang di area perusahaan.



3.5



Prosedur Pengecekan Kendaraan Yang Akan Muat Barang Milik Perusahaan



3.5.1



Anggota Security menanyakan maksud/tujuan kendaraan yang masuk area perusahaan; Kendaraan yang masuk area perusahaa; Kendaraan dapat diperbolehkan masuk area setelah melalui pengecekan dari anggota satpam dan dinyatakan aman; Security harus mencatat kedalam buku keluar masuk kendaraan meliputi No. pol. Kendaraan, nama pengemudi, jam masuk/ keluar, tujuan dll. Yang dianggap perlu; Demikian pula pada waktu keluar, security wajib mencatat jenis barang yang di muat sesuai dengan surat jalan yang ada. Security menanyakan dan menahan identitas kendaraan berupa STNK atau Buku Kir. Setiap kendaraan yang akan muat barang wajib melalui timbangan yang telah di tentukan, kemudian diparkir pada tempat yang telah ditentukan dan di anggap aman,tidak boleh menghalangi jalan menuju area produksi dan jalan keluar masuk kendaraan. Security mengawal/mengawasi kendaraan untuk menuju ke tempat yang telah ditentukan untuk memuat barang. Barang yang dimuat harus aman, terhindar dari kerusakan dan security harus mengetahui penyebab kerusakan tersebut; Setelah memuat barang, pengemudi kemudian minta izin kepada security untuk keluar area perusahaan dan mengambil kartu identitas kendaraan yang ada di pos satpam; Sebelum memberi kartu identitas kendaraan,security harus mengecek isi kendaraan yang akan meninggalkan area perusahaan dengan cara memeriksa secara langsung kendaraan untuk memastikan bahwa barang-barang yang di muat sudah sesuai dengan surat jalan; Setelah dinyatakan aman,kartu identitas kendaraan dapat diserahkan dan kendaraan dapat diperbolehkan meninggalkan area perusahaan.



3.5.2



3.5.3 3.5.4



3.5.5



3.5.6 3.5.7



3.5.8



Work Instruction



Dibuat oleh



:



Disetujui oleh



:



Referensi



:



PROSEDUR KERJA SATUAN PENGAMANAN



Nomor Dokumen : WI-HRD-28 Revisi ke



: 00



Halaman



: 5/6



Tgl. Berlaku



: 15-08-2012



3.6



Prosedur Penertiban Parkir Kendaraan



3.6.1



Setiap kendaraan ( mobil, motor, speda dll ) yang memasuki area perusahaan harus diparkir ditempat yang telah ditentukan dengan rapi dan tidak boleh menghalangi jalan; Setiap kendaraan yang keluar atau masuk area perusahaan harus mendapat pemantauan dari security. Bila ada yang mencurigakan, security dapat melakukan pemeriksaan secara sopan, teliti dan aman; Kendaraan milik perusahaan tidak boleh digunakan/dipakai untuk keperluan pribadi, kecuali atas izin pimpinan perusahaan yang berwenang untuk itu; Kendaraan tamu yang memasuki area perusahaan harus melalui pintu utama yang telah ditentukan dan diparkir ditempat yang telah ditentukan dengan aman; Kunci dan STNK kendaraan milik perusahaan yang telah digunakan harus diserahkan kepada perusahaan melalui bagian HRD & GA. Atau yang ditunjuk untuk itu, tidak boleh dibawa pulang oleh karyawan, kecuali atas ijin dari perusahaan.



3.6.2



3.6.3 3.6.4 3.6.5



3.7



Prosedur Pelaksanaan Patroli Area Perusahaan



3.7.1



Setiap kali terjadi pergantian ahift jaga, harus dilakukan serah terima tugas antara petugas yang turun jaga dengan petugas yang naik jaga melalui kontrol/patroli area perusahaan terlebih dahulu secara bersama-sama dan menandatangani buku laporan mutas/serah terima tugas jaga; Anggota security setiap saat melakukan patroli pengecekan ke seluruh area perusahaan, terutama dapat mewaspadai area-area perusahaan yang di anggap cukup rawan; Pada saat produksi tidak berlangsung, security harus mengecek semua gedung, mesinmesin produksi, kipas angin, lampu, dan lain-lain yang tidak digunakan dipastikan dalam keadaan mati; Bila ada kejadian yang dapat merugikan perusahaan, terutama yang berhubungan dengan tindakan/keadaan yang dapat merugikan perusahaan ataupun tindak pidana, security harus membuat laporan kejadian dan secepatnya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan atau yang mewakili. Petugas security harus tanggap terhadap kejadian/keadaan yang bersifat darurat. Kejadian yang bersifat darurat harus secepatnya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan atau yang mewakili.



3.7.2 3.7.3



3.7.4



3.7.5



Work Instruction



Dibuat oleh



:



Disetujui oleh



:



Referensi



:



PROSEDUR KERJA SATUAN PENGAMANAN



Nomor Dokumen : WI-HRD-28 Revisi ke



: 00



Halaman



: 6/6



Tgl. Berlaku



: 15-08-2012



3.8



Prosedur Pengawasan Kendaraan Yang Melalui Timbangan



3.8.1



Kendaraan yang tidak ada hubungannya /kepentingan dengan penimbangan tidak diperbolehkan melalui timbangan; Setiap kendaraan yang akan muat barang dan yang akan keluar setelah muat barang, wajib melalui timbangan yang telah ditentukan Pada saat penimbangan kendaraan baik yang masuk maupun yang akan keluar lokasi pabrik wajib dalam pengawasan dan/atau pemeriksaan oleh security; Pengemudi dan kenek diharuskan turun dari kendaraan dan tidak diperbolehkan berada diatas timbangan. Khusus kendaraan yang akan meninggalkan area perusahaan, setelah dinyatakan aman, dipastikan tidak membawa barang milik perusahaan, maka kendaraan dapat diperbolehkan meninggalkan area perusahaan.



3.8.2 3.8.3



3.8.4



3.9



Lain-lain



3.9.1 3.9.2



Security wajib ikut serta dalam tim tanggap darurat; Security wajib melaksanakan pengecekan terhadap keberadaan dan kelengkapan APAR secara rutin pada periode yang telah di tentukan. Security wajib melakukan pencatatan terhadap hal-hal yang dianggap perlu untuk dijadikan usulan /pertimbangan dalam peningkatan kinerja security.



3.9.3