01 - Pengendalian Catatan Mutu [PDF]

Citation preview

PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN CATATAN MUTU Dibuat



Diperiksa



No: Tanggal: Revisi:



PS/PKM-PM/MR/01



Hal :



1/3



1 Oktober 2015 -



Disetujui



Penanggung Jawab



Wakil Manajemen ( WM )



Kepala Pusk. Kec. Pasar Minggu



Zaterti,SKM,S,Kep,Ns



Zaterti, SKM,S.Kep,Ns



drg. Susilowati



1. Tujuan Mengendalikan catatan mutu di lingkungan Puskesmas Kecamatan Pasar Minggu sehingga menjadi bukti pelaksanaan suatu aktivitas sesuai dengan persyaratan ISO 90012008. 2. Ruang Lingkup Prosedur catatan mutu meliputi pengadministrasian, penyimpanan, dan pemusnahan catatan mutu. 3.



Definisi 3.1. Catatan / Rekaman mutu adalah bukti / hasil dari suatu aktivitas. 3.2. Retensi adalah masa penyimpanan catatan mutu. 3.3. Retensi aktif adalah masa penyimpanan catatan / rekaman mutu, dimana catatan mutu tersebut masih sering digunakan dan penyimpanan dilakukan di area penggunaan catatan mutu. 3.4. Retensi pasif adalah masa penyimpanan catatan / rekaman mutu dimana catatan mutu tersebut jarang digunakan / digunakan karena untuk keperluan tertentu saja seperti pemeriksaan pajak dan lain-lain.



4.



Uraian Umum 4.1. Setiap catatan mutu yang akan dipindahkan dari tempat kerja ke gudang harus disesuaikan dengan kebutuhan. 4.2. Catatan Mutu / Rekaman Mutu dapat dalam bentuk HardCopy ( tercatat dalam kertas ) ataupun SoftCopy ( dalam media software ). 4.3. Catatan mutu yang sudah habis masa retensi aktifnya akan dipisahkan kemudian dimusnahkan atau akan dikirim ke gudang apabila catatan mutu tersebut memiliki retensi pasif. 4.4. Tata cara penyimpanan catatan mutu di lokasi maing-masing unit di tetapkan oleh masing-masing penanggung jawab unit terkait.



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN CATATAN MUTU 5.



No: Tanggal: Revisi:



PS/PKM-PM/MR/01



Hal :



2/3



1 Oktober 2015 -



Uraian Prosedur



Penanggung Jawab



Prosedur



Catatan Mutu



Keterangan



Daftar Catatan Mutu



Identifikasi dilakukan terhadap catatan mutu yang ditetapkan.



Mulai PJ Unit Terkait



Identifikasi Catatan Mutu



PJ Unit Terkait



Penetapan Masa Simpan



PJ Unit Terkait



Pengajuan Kepada WM



Document Controller



Registrasi



Document Controller PJ Unit Terkait



Penyimpanan Catatan Mutu



Mengacu pada penggunaan catatan mutu dan peraturan/perundangundangan terkait.



Selain dilakukan penyimpanan juga dilakukan perlindungan terhadap catatan mutu untuk mencegah kerusakan.



Tidak



Document Controller PJ Unit Terkait



Lewat Masa Simpan Ya



Document Controller PJ Unit Terkait



Pemisahan



Document Controller PJ Unit Terkait



Pemusnahan/Pengiriman ke Gudang



Document Controller PJ Unit Terkait



Pembuatan Berita Acara



Selesai



Pemisahan dilakukan dengan memberikan identitas atau penempatan pada lokasi/tempat tertentu. Berita Acara



Dimusnahkan, disalin, dicatat ulang, dll. Berita acara sebagai pemusnahan mutu.



dibuat bukti catatan



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN CATATAN MUTU 6.



Lampiran 6.1. Daftar Catatan Mutu 6.2. Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu



7.



Prosedur Terkait 7.1. Prosedur Pengendalian Dokumen



No: Tanggal: Revisi:



PS/PKM-PM/MR/01



Hal :



3/3



1 Oktober 2015 -