0244M - Perencanaan Strategi Sistem Informasi: Week 2 [PDF]

Citation preview

0244M – Perencanaan Strategi Sistem Informasi Week 2 THE STRUCTURE AND CULTURE OF ENTERPRISE



Subjects to discuss 1. Able to recognize the structural and cultural aspects of an enterprise 2. Able to restate the differences between an organization and an enterprise 3. Able to explain models of organizations & enterprise 4. Able to employ structural and cultural aspects of the enterprise to the architecture



Bina Nusantara University



2



Overview Struktur & budaya, penting untuk dibahas dalam EA karena secara akurat mencerminkan hakikat tujuan organisasi, proses dan struktur informal yang mempengaruhi pandangan saat ini dan masa depan arsitektur enterprise. Pemahaman struktur & budaya juga penting bagi para pemangku kepentingan untuk mendapatkan dukungan mereka dan mengelola harapan untuk pengembangan dan pelaksanaan program EA.



Struktur & Budaya Penting Dimasukkan Dalam EA agar...



1. Secara akurat merefleksikan kealamian:  Tujuan,  Proses &  Struktur informal organisasi yang mempengaruhi arsitektur masa kini dan arsitektur masa mendatang 2. Memperkuat dukungan dan harapan Stakeholder (sponsor, arsitek, manajer program, user, staf pendukung lainnya) dalam pengembangan & implementasi program EA. Bina Nusantara University



4



Key term : Culture Keyakinan, kebiasaan, nilai-nilai, struktur, aturan normatif, dan sifat-sifat materi dari organisasi sosial. Budaya adalah jelas dalam banyak aspek tentang bagaimana fungsi organisasi.



Key term : Stakeholder Setiap orang yang sedang atau akan dipengaruhi oleh kebijakan, program, proyek, aktivitas, atau sumber daya. Stakeholder untuk program EA termasuk sponsor eksekutif, arsitek, manajer program, pengguna, dan staf pendukung.



Home Architecture Analogy Seorang arsitek perlu memahami komposisi, preferensi dan kegiatan penghuni untuk dapat menghasilkan desain yang efektif untuk rumah baru mereka atau direnovasi. Bagaimana mereka akan menggunakan kamar, pola aktivitas dan kebutuhan penyimpanan adalah merupakan contoh dari faktor yang harus dipertimbangkan.



Pengaruh pada Bidang Enterprise Architecture Beberapa bidang praktek dan teori yang telah mempengaruhi praktek EA termasuk:  administrasi bisnis,  administrasi publik,  riset operasi,  sosiologi,  teori organisasi,  teori manajemen,  ilmu informasi dan  ilmu komputer.  Let see figure 2-1



Pengaruh Dalam Bidang EA Bidang yg berkontribusi



Bidang muncul



Bidang yg berkontribusi



Konsep muncul



Bina Nusantara University



9



Struktur Enterprise  Konsep teori organisasi juga diaplikasikan ke dalam enterprise, karena enterprise merupakan tipe organisasi sosial.  Organisasi dan enterprise secara esensi merupakan sistem sosial yang kompleks dimana tanpa kepedulian misi membagi beberapa . kesamaan dalam struktur dan fungsi dasar mereka. Bina Nusantara University



10



Struktur Enterprise • The Leavitt Diamond Model Salah satu model awal struktur organisasi umum adalah "Levitt Berlian".  Let see figure 2-2 Leavitt menyatakan bahwa perubahan dalam salah satu dari empat komponen ini akan memiliki efek pada orang lain dan bahwa interaksi komponen mendasari keberhasilan organisasi.



Struktur Enterprise Model Parsons / Thompson Model lain dari struktur organisasi umum adalah pandangan tiga tingkat yang awalnya dibayangkan oleh sosiolog Talcott Parsons di tahun 1950 dan dikembangkan lebih lanjut oleh sosiolog James Thompson pada 1960-an. Penelitian Parson mengidentifikasi tiga tingkat umum untuk kebanyakan organisasi sosial (teknis, manajerial, dan kelembagaan). Thompson dibangun di atas ide-ide Parson yang lebih lanjut mengidentifikasi berbagai jenis kegiatan yang terjadi di setiap tingkat. - Let see figure 2-3



Enterprise Model Parson/Thompson Tingkatan Organisasi



Struktur Tujuan Setiap Tingkat (Parson)



Kelembagaan



Organisasi menetapkan aturan & berhubungan dg. masyarakat yg lebih besar karena berasal legitimasi, makna dan dukungan tingkat tinggi, sehingga membuat kemungkinan pelaksanaan tujuan organisasi.



Organisasi ini sangat terbuka terhadap lingkungan untuk menentukan domainnya, menetapkan batas-batas dan aman legitimasi.



Mediasi antara organisasi & lingkungan tugas mendesak terjadi, di mana urusan internal organisasi dikelola, produk organisasi dikonsumsi & sumber daya disediakan.



Mediasi dinamis terjadi, kurang formal dan lebih banyak terjadi kegiatan politik.



Dimana sebenarnya "produk" dari suatu . diproses. organisasi



Organisasi "rasional" karena membawa fungsi produksi (input /output) dan mencoba menutup fungsi-fungsi dari luar untuk melindungi dari ketidakpastian faktor eksternal sebanyak mungkin. 15



Manajerial



Teknis



Bina Nusantara University



Fungsi Tingkat Aktivitas (Thompson)



Kaitan antara Model Parsons / Thompson dengan EA Cube



Gambar 2-4 menunjukkan versi bola dari Model Parsons / Thompson, hubungannya dengan kerangka dokumentasi kubus EA.



Jika dihubungkan dengan EA3 Cube...



Masing-masing level model Parson/Thompson secara tepat diarahkan kepada masing-masing level dari EA3 Cube yang dapat mendokumentasikan fungsi organisasi. Bina Nusantara University



17



The Structure of Enterprise



• The Organizational Network Model (ONM) Jenis baru organisasi dan perusahaan yang muncul didasarkan pada jaringan koperasi pekerja individu lokal & remote serta tim semi-otonom yang melaksanakan fungsi pusat. Tim-tim ini sebenarnya sub-kelompok yang memiliki tingkat manajemen mereka sendiri dan tingkat teknis dengan proses inti, oleh karena itu masih akan menunjukkan beberapa karakteristik model Parsons / Thompson.



Model Jaringan Organisasi (ONM1)



Figure 2-4: Organizational Network Model



 Didasarkan pd jaringan kerjasama pekerja-pekerja lokal & jarak jauh yang melaksanakan fungsinya.  Dalam enterprise ini, efisiensi biaya yg lebih besar dan fleksibilitas misi dicapai dengan menghilangkan lapisan-lapisan manajemen yg diperlukan (model operasi desentralisasi)



 Secara aktual, tim berupa kelompok kecil yg. memiliki tingkatan manajemen dan teknikal sendiri dengan proses inti, dan oleh karena itu menunjukkan beberapa karakteristik dari model Parsons/Thompson.  Perbedaaannya: struktur organisasi/enterprise didasarkan pada pekerja tim-tim ini dan pekerja jarak jauh, dimana tujuan dan fungsinya mungkin berubah tergantung pengaruh internal dan eksternal. Bina Nusantara University 19



Model Jaringan Organisasi (ONM2)  Tim Eksekutif :  Mengatur Kebijakan & Tujuan,  Menyetujui sumberdaya  Mengevaluasi hasil Figure 2-4: Organizational Network Model



 Tim Fungsional & Pekerja Independen :  Mengelola program/LOB yang sedang berjalan,  Mengelola proyek pengembangan baru,  Mengelola sumberdaya tim yang khusus,  Menerima kebijakan, tujuan & arahan umum dari tim eksekutif,  Melaksanakan fungsi organisasi secara independen dan atau kerjasama Bina Nusantara University 20 tergantung tujuan



Hubungan Antara Tim Fungsional dg LOB EA



Figure 2-5: Relating Functional Teams to EA Lines of Business



Organisasi ONM:  Dengan sedikit herarki, menyebabkan organisasi lebih ramping & lebih fleksibel sehingga dapat merespon perubahan kebutuhan lebih cepat dalam membangun, memodifikasi / menghilangkan Tim Fungsional dan atau mengatur sejumlah pekerja independen.  Sebagai sebuah rantai pasok yang diperluas / jaringan tim di dalam / di luar organisasi tradisional (termasuk mitra bisnis terpercaya & konsultan independen yg diizinkan berbagi informasi sensitif & sumber daya kunci Bina Nusantarasebagai Universitybagian dari kegiatan Tim Fungsional dan Pekerja Independen) 21 perusahaan



Organisasi dan Enterprise  Organisasi & Enterprise merupakan jenis sama dr entitas sosial yg mempunyai:  budaya,  struktur formal & tidak formal,  tujuan,  aktivitas ,  sumberdaya.  Perbedaannya, enterprise dapat didefinisikan sebagai sebuah himpunan bagian dari sebuah organisasi atau dpt melibatkan banyak organisasi. Enterprise secara normal dibentuk dari Komponen:  Vertikal : dikenal sebagai LOB-LOB (Line of business) atau segmen-segmen merupakan area aktivitas yang lebih khusus. Contoh: Penelitian atau Pengembangan  Horisontal: dikenal sebagai Crosscutting enterprises, merupakan area aktivitas yang melayani banyak LOB.  Extended (perluasan): terdiri dari lebih dari satu organisasi. Contoh: Ekstranet dan Rantai pasok (suplai) Bina Nusantara University 22



EA dan Pendekatan Ter”segmen”



Komponen Vertikal EA (LOB):  Lengkap & berdiri sendiri  mengandung dokumentasi dari semua tingkat kerangka EA.  dikenal sebagai "segmen."  Ketika segmen vertikal didokumentasikan dengan menggunakan framework EA yg. sama, maka dapat dikumpulkan menjadi sebuah gambar arsitektur yang lebih besar & mencakup beberapa / semua LOB.  Pendekatan tersegmentasi untuk mendokumentasikan EA secara keseluruhan melalui:  pengembangan EA perusahaan versi pertama,  melakukan pengelolaan pekerjaan dengan biaya awal yg lebih rendah dibandingkan dengan pengelolaan EA keluruhan sekaligus & tanpa pengalaman sebelumnya  Pendekatan tersegmentasi juga berguna untuk perusahaan besar &/ cabang di mana bagian arsitekturnya mungkin perlu dikembangkan & dipelihara oleh kelompok yang berbeda.23 Bina Nusantara University



Pentingnya Pemahaman Budaya Enterprise Penting dalam pengembangan sudut pandang realistis tentang: Bagaimana tujuan strategic dibangun, Bagaimana proses berfungsi, dan Bagaimana sumberdaya digunakan. Setiap enterprise berbeda dalam beberapa cara, apakah sebagai enterprise yang vertical, horizontal atau extended (perluasan). Ini berhubungan dengan budaya enterprise yang merupakan penggabungan dari nilai, kepercayaan, kebiasaan, dan ketertarikan dari semua pihak sepanjang enterprise atau sub-enterprise. Bina Nusantara University



24



Definisi: Change Management (Pengelolaan Perubahan) Proses yang mengatur harapan dan melibatkan stakeholder dalam hal bagaimana sebuah proses atau aktivitas akan diubah, agar stakeholder memiliki pengendalian terhadap perubahan sehingga perubahan tersebut akhirnya dapat diterima. Bina Nusantara University



25



Pemahaman Budaya • Perubahan dalam enterprise akan terjadi dengan / tanpa program EA • Efek dari program EA adalah untuk mengkoordinasikan perubahan yang terjadi, yang digerakkan oleh strategi baru, kebutuhan bisnis & teknologi baru. • Stakeholder akan cenderung menghambat perubahan di lingkungan mereka. • Agar stakeholder membantu secara sukses dalam mengelola perubahan yang terjadi, maka dapat dilakukan dengan cara: 1. Melibatkan stakeholder dalam pembangunan program EA dan manajemen EA 2. Secara regular dan efektif mengkomunikasikan aktivitas-aktivitas EA kepada stakeholder. 3. Mengijinkan stakeholder memberi masukan pada perencanaan EA dan pengambilan keputusan 4. Mengelola harapan-harapan stakeholder tentang program EA apa Bina Nusantara yang University 26 dapat dilakukan.



Pemahaman Budaya Mengelola perubahan Orang bisa tahan terhadap perubahan di lingkungan mereka, apakah itu di rumah atau tempat kerja. Jika program EA mempromosikan perubahan dalam perusahaan, dan jika orang sering resisten terhadap setiap jenis perubahan ketika mereka tidak memiliki beberapa tingkat kontrol, maka program EA dapat ditangkal oleh para pemangku kepentingan jika tidak dilakukan sesuatu untuk meningkatkan tingkat pengendalian.



Pemahaman Budaya Mengelola Perubahan: Meningkatkan tingkat pengendalian, dapat membantu untuk mengelola perubahan, serta dapat dicapai dalam beberapa cara, termasuk: 1. Melibatkan pemangku kepentingan dalam pembentukan program EA dan manajemen 2. Secara teratur dan efektif mengkomunikasikan kegiatan EA kepada stakeholder 3. Memungkinkan untuk masukan dari stakeholder untuk perencanaan EA dan pengambilan keputusan 4. Mengelola harapan pemangku kepentingan tentang program dan manfaat EA.



Read The Case Study : “Danforth Manufacturing Company” Scene 2 : Considering an EA program.



Thank You