Asesmen Kesiapan Implementasi RME - Handout-1 [PDF]

Citation preview

Asesmen Kesiapan Implementasi Rekam Medis Elektronik dr. Rano I Sudra, M.Kes Health Information Management Consultant



Contoso Pharmaceuticals



page 1



S3 – Candidate Doctor Hukum Kesehatan S2 – Magister Kesehatan (SIMKes) – UNDIP – 2003 S1 – FK UNDIP – 1992 Wakil Direktur Politeknik Rukun Abdi Luhur (POLTEKUN) Konsultan Rekam Medis & Manajemen Informasi Kesehatan Pengurus DPP MHKI (Masyarakat Hukum Kesehatan Indonesia) Pengurus DPW MHKI Jateng Konsultan Akademik beberapa Perguruan Tinggi



dr. Rano Indradi S, M.Kes



Health Information Management Consultant [email protected] 08112702894



Dosen bidang RMIK (D3, D4, S1) Dosen S2 SIMKES & S2 Hukum Kesehatan Reviewer dan Editor Jurnal Hukum Kesehatan Indonesia (JHKI) Reviewer Jurnal Manajemen Informasi & Administrasi Kesehatan (JMIAK) Narasumber berbagai seminar & pelatihan bidang RMIK Penulis buku Rekam Medis & Manajemen Informasi Kesehatan Pemilik & Pengelola RanoCenter [email protected]



2



dr. Rano Indradi S, M.Kes



Health Information Management Consultant



Publikasi 2020



• Sudra, Rano I. 2020. Harmonization of Regulations Related to the Medical Record Retention Period. 2nd International Conference on Law, Economic, and Health (ICLEH). • Sudra, Rano I. 2020. Legal Certainty Regarding Electronic Medical Record Retention Period. 2nd International Scientific Meeting on Health Information Management (ISMoHIM). • Kumala, Ratih; Sudra, Rano I. 2020. Analysis of “Do Not Resuscitate” Form Design. 2nd International Scientific Meeting on Health Information Management (ISMoHIM). • Sudra, Rano I, 2020. The Urgency of Regulatory Needs Regarding Standardization of Documentation in Electronic Medical Records. International Conference of Law, Government, and Social Sciences (ICoLGAS). • Sudra, Rano I, 2020. Patient Access Rights in the Electronic Medical Record System (Case Study on Electronic Medical Record Trainee Hospital). International Conference of Public Health for Tropical and Coastal Development (ICoPH-TCD). • Sudra, Rano I, 2020. Certainty of Information in News Related to COVID-19 (case study on reporting of active COVID-19 case in Semarang). International Conference : Democracy in Digital Era. • Sudra, Rano I, 2020. Standardisasi Resume Medis Sebagai Langkah Pelaksanaan Permenkes Nomor 21 Tahun 2020 Terkait Pertukaran Data Dalam Rekam Medis Elektronik. [email protected]



[email protected]



3



page 4



[email protected]



page 5



Rekam Medis Contoso Pharmaceuticals



page 6



Definition MR is a compilation of pertinent facts of a patient’s life and health history, including past and present illness(es) and treatment(s), writtent by the health professionals contributing to that patient’s care. (WHO) [email protected]



7



Rekam Medis Rekam medis adalah bukti tertulis (kertas/ elektronik) yang merekam berbagai informasi kesehatan pasien seperti temuan hasil asesmen, rencana asuhan, rincian pelaksanaan asuhan dan pengobatan, catatan perkembangan pasien terintegrasi, serta ringkasan kepulangan pasien yang dibuat oleh profesional pemberi asuhan (PPA) (MIRM – SNARS)



[email protected]



8



"If it's not documented, it did not happen"



[email protected]



9



SLIDESMANIA.COM



Contos o Pharmaceuticals 10



SLIDESMANIA.COM



Contos o Pharmaceuticals 11



Health



ITC



Management



Law [email protected]



12



Rekam Medis Elektronik



tidak sekedar memindahkan



dari kertas ke layar.



Rekam Medis Elektronik (RME)



Contoso Pharmaceuticals



page 13



[email protected]



14



[email protected]



15



An electronic health record is not a simple replacement of the paper record.



[email protected]



16



What are Electronic Medical Records? The IOM 2003 Patient Safety Report describes an EMR as encompassing: • “a longitudinal collection of electronic health information for and about persons • Immediate electronic access to person- and population-level information by authorized users; • Provision of knowledge and decision-support systems that enhance the quality, safety, and efficiency of patient care and • Support for efficient processes for health care delivery.”



[email protected]



[email protected]



17



18



Karakteristik RME Akses simultan dari berbagai tempat Dapat dilihat dari berbagai pendekatan Data entry lebih terstruktur Sistem pendukung keputusan Mempermudah analisis data Mendukung data sharing Dapat bersifat multimedia [email protected]



19



Fitur Dasar RME Availability Confidentiality Disaster recovery



Quality (AC2IR4A) [email protected]



20



[email protected]



21



Lengkap saja tidak cukup ! Butuh



AC2IR4A [email protected]



22



Fitur Penunjang RME Lengkap & akurat (complete & accurate patient data), Sistem peringatan & pengingat klinis (clinical reminders & alerts system), Sistem penunjang pengambilan keputusan (decision support system), Keterkaitan dengan sistem penyedia basis data pengetahuan atau data yang terkait (related data & knowledge bases links). [email protected]



23



Kita membutuhkan RME (Rekam Medis Elektronik) Bukan MKE (Mesin Ketik Elektronik) [email protected]



24



Mutu RMIK



[email protected]



25



Regulasi Terkait Manajemen RMIK Contoso Pharmaceuticals



page 26



PP No.10/1966 tentang Wajib Simpan Rahasia Kedokteran SE Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM Dasar dan Pemusnahan Arsip RM di RS SK Dirjen Yanmed No.HK.00.05.1.4.00744 tahun 1996 tentang Penggunaan Klasifikasi Internasional Mengenai Penyakit Revisi Kesepuluh (ICD-10) di RS UU No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan UU No.29/2004 tentang Praktik Kedokteran PMK No.269/2008 tentang Rekam Medis PMK No.290/2008 tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran PMK No.1171/2011 tentang SI RS [email protected]



27



PMK No.36/2012 tentang Rahasia Kedokteran PMK No.55/2013 tentang Penyelenggaraan Pekj Perekam Medis PMK No.82/2013 tentang SIMRS UU No.36/2014 tentang Tenaga Kesehatan PP No.46/2014 tentang SIK PMK No.36/2015 tentang Pencegahan Kecurangan (Fraud) Dalam Pelaksanaan JamKes Pada SJSN UU No.19/2016 tentang perubahan UU No.11/2008 tentang ITE PMK No.46/2017 tentang Strategi e-Kesehatan Nasional PP No.71/2019 tentang perubahan PP No.82/2012 tentang PSTE PMK No.20/2019 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Telemedicine Antar Fasilitas Pelayanan Kesehatan [email protected]



28



KMK No. HK.01.O7/MENKES/312/2020 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan SE No.HK.02.01/MENKES/303/2020 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Kesehatan Melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi Dalam Rangka Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease 2019 (COVID-19) SK MKEK No.017/PB/K.MKEK/05/2020 tentang Fatwa Layanan Telemedis dan Konsultasi Daring Khususnya dimasa Pandemi COVID-19 Perkonsil No.74/2020 tentang Kewenangan Klinis dan Praktik Kedokteran Melalui Telemicine Pada Masa Pandemi COVID-19 di Indonesia PMK No.21/2020 tentang Renstra Kemkes 2020-2024 PP No.47/2021 tentang Penyelenggaraan Bidang Perumahsakitan [email protected]



[email protected]



29



30



[email protected]



[email protected]



31



32



Privacy & Security



Standardization CDI



KPIs Anonymization/ De-Identification



Information Governance



Cloud Storage



Retention



Audit Trail



RoI/ HIE



Contoso



Kebutuhan Regulasi



Standardisasi CDI



Regulasi



Pharmaceuticals



Healthcare Data Analitycs



Pemberdayaan Pasien (Stake holder)



Human Aspects



Tantangan & Peluang Dalam Digitalisasi Rekam Medis



Contoso Pharmaceuticals



Berbagai Aspek Terkait Digitalisasi Rekam Medis



[email protected]



35



Mutu RMIK



[email protected]



36



Start from the End Item data yang dikumpulkan Sumber data yang tersedia Rumus yang digunakan Informasi yang dibutuhkan [email protected]



37



Start from the End Item data yang dikumpulkan HP: dari rekap SHRI TT: dari data sarana RS t: dari system (tgl)



Rumus BOR = total HP / (TT x t) BOR [email protected]



38



Mutu RMIK



[email protected]



39



Mutu RMIK



[email protected]



40



Dari DATA ke WISDOM



[email protected]



[email protected]



41



page 42



Siapkan Kebutuhan Output-nya Dulu • Kebutuhan informasi setiap stake holder



• Narasi, single text, table, grafik, GIS, dashboard, dll • Periode: terjadwal, insidentil • Media: layar, kertas (fitur printout) • Abstraction • Anonimitas



• Kebutuhan pelaporan eksternal • Kebutuhan konektivitas & interoperabilitas [email protected]



Need assessment FGD stake holder



page 43



Anonimitas Informasi terkait identitas : 1. Nama 2. Alamat (nama jalan, kota, desa, RT, RW) 3. Tanggal terkait individu (tgl lahir, admisi, keluar RS/ kematian) 4. Usia (diatas 89, atau sesuai ketentuan berlaku) 5. Nomor telepon 6. Nomor fax 7. Alamat email 8. Nomor Induk Kependudukan (NIK) [email protected]



44



Anonimitas



(lanjutan)



:



9. Nomor rekam medis 10. Nomor asurasi 11. Nomor akun/ keangotaan 12. Nomor sertifikat/ lisensi 13. Nomor dan jenis kendaraan 14. Identitas alat yang digunakan/ nomor seri 15. Alamat Universal resource locations (URL's) 16. Alamat Internet protocol addresses (IP's) 17. Identitas biometrik (sidik jari, warna mata, pola suara, pola wajah, dsb) 18. Foto wajah, termasuk gambar yang bisa dibandingkan 19. Semua nomor identitas unik, karakteristik, atau kode lainnya [email protected]



45



Siapkan Kebutuhan Standardisasi Terminologi (peristilahan) Rumus Satuan Alur prosedur/ Proses Batasan [email protected]



page 46



Standardisasi Istilah



Text, Gambar, Suara, Video, dsb TT, LD, HP, Perinatal, Neonatal, Anak, Dewasa, Pasien RI, Keluar, dsb



Format data



Singkatan



Proses/ Rumus



Simbol



Diagnosis, Tindakan, Obat, Pasien, Kondisi, dsb



Satuan [email protected]



Hasil pemeriksaan fisik, Lab, Farmasi, dsb 47



Standards Relevant to Health Data • • • • • •



Data Standards Information Content Standards Information Exchange Standards Entity/Person Identifiers Standards Privacy and Security Standards (Functional Standards; Business Requirements) Source: Public Health Data Standards Consortium; http://www.phdsc.org/; Accessed: June 3, 2012



[email protected]



48



Privacy and Security Standards



• Anonymization and Pseudonymization Standards • Security Standards • Confidentiality Standards • Patient Consent Standards • Data Audit Trails



Examples only (non exhaustive list)



[email protected]



[email protected]



page 49



50



[email protected]



51



Mutu RMIK



[email protected]



52



Siapkan Kebijakan Retensi RME Secara umum berapa lama masa retensinya Retensi lembar khusus Retensi kasus khusus Media retensi [email protected]



page 53



UU RI nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 55 RS wajib menyimpan RM untuk jangka waktu tertentu. Dalam pasal ini juga tidak disebutkan bentuk RMnya (kertas atau elektronik), batasan masa aktif dan inaktif, serta data atau lembar yang disimpan/ dimusnahkan. SLIDESMANIA.COM



Contos o Pharmaceuticals 54



Permenkes RI nomor 269 tahun 2008 tentang rekam medis



SLIDESMANIA.COM



Pasal 8 Masa retensi RM minimal 5 tahun untuk rekam medis rawat inat di rumah sakit terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat. Setelah melewati masa ini maka dapat dimusnahkan kecuali untuk ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis (disimpan 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya lembaran tersebut). Contos o Pharmaceuticals 55



Manual Rekam Medis dari Konsil Kedokteran Indonesia (KKI) tahun 2006 RM harus disimpan minimal 5 tahun dan untuk lembar resume RM minimal 25 tahun.



SLIDESMANIA.COM



Contos o Pharmaceuticals 56



PP nomor 46 tahun 2014 tentang Sistem Informasi Kesehatan : Pasal 21 ayat (5): “Penyimpanan Data dan Informasi Kesehatan dilakukan paling singkat 10 (sepuluh) tahun untuk Data dan Informasi Kesehatan non elektronik dan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun untuk Data dan Informasi Kesehatan elektronik sesuai jadwal retensi arsip” SLIDESMANIA.COM



Contos o Pharmaceuticals 57



Surat Edaran (SE) Dirjen Pelayanan Medik no.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM Dasar dan Pemusnahan Arsip RM di RS



SLIDESMANIA.COM



Masa retensi RM diatur sebagai RM aktif (secara umum 5 tahun) dan inaktif (secara umum 2 tahun). Masa retensi RM diatur juga berdasarkan kelompok diagnosis dan memberi peluang kepada RS untuk mengatur masa retensi RM berdasarkan kepentingan lain, misalnya kasus medikolegal (minimal disimpan 23 tahun setelah ada ketetapan hukum), kebutuhan edukasi, dan riset.



Contos o Pharmaceuticals 58



SLIDESMANIA.COM



Contos o Pharmaceuticals 59



SLIDESMANIA.COM



Masih diperlukan harmonisasi, reformulasi, dan/atau rekonstruksi regulasi agar ada kepastian hukum terkait masa retensi RM/RME.



Contos opage Pharmaceuticals



60



Mutu RMIK



61



Start from the End Item data yang dikumpulkan Sumber data yang tersedia Rumus yang digunakan Informasi yang dibutuhkan [email protected]



62



Siapkan Prosedur Input Data Item data yang dibutuhkan Metode input Validasi input Alert & Warning system TTE / TTD Correction & Completion methode [email protected]



page 63



Smart Internal-Check Jenis kelamin



Kondisi Pasien



Rwyt Mens



(L/P atau P/W)



Status Gyn



Rwyt alergi obat



Umur (hr/bl/ th)



Jenis & BSO



Indikasi



Tindakan Dx Kodefikasi



Kontra Indikasi Interaksi Obat



Pendidikan Pekerjaan



TB/PB (cm/ m)



BB (g/ kg) [email protected]



Dosis 64



Siapkan Change Management Organizational aspect • Kebijakan • SPO • Workflow • Sosialisasi • Agreement • Train & educate



Human aspect • Perceptive • Perspective • Practice



Legal & Ethical aspect • Regulasi • Standardisasi • Sertifikasi • Hak & prosedur akses • Privacy & Security



[email protected]



page 65



Privacy & Security RME



Contoso Pharmaceuticals



[email protected]



page 66



Privacy & Security RME



[email protected]



67



Privacy & Security RME People



Technology



Process



[email protected]



68



Human aspect



Kesepakatan Etos & budaya kerja Keterancaman Keterlibatan Sosialisasi [email protected]



69



Electronic Medical Record Commitment Collaboration Consistent Communication Compliant Competent [email protected]



70



Teknologi bukan PESAING (jangan bersaing), tapi PENDAMPING karir (mari bersanding).



Education



Takeaway Messages



is an investement. Contoso Pharmaceuticals



page 71



Terima Kasih dr. Rano Indradi S, M.Kes 08112702894 [email protected]



Contoso Pharmaceuticals



page 72