Bab 26 Activity Based Budgeting [PDF]

Citation preview

Mata Kuliah : Sistem Pengendalian Manajemen Tanggal



: 20 Desember 2021



Dosen



: Dra. Endang Masitoh, M.Si, Akt, CA Nama : Suci Maulida Hidaratri NIM



: 202003P009



BAB 26 ACTIVITY BASED BUDGETING



KONSEP ANGGARAN Anggaran sering kali diartikan secara luas sebagai suatu rencana yang dinyatakan dalam satuan moneter standar. Dalam konsep ini, anggaran dapat berupa rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek yang dinyatakan dalam satuan moneter standar. Dalam proses SPPM, anggaran merupakan bagian tidak terpisahkan dari sistem penyusunan program dan sistem perencanaan strategi berbasis balanced scorecard. Sistem penyusunan anggaran yang bertujuan untuk menghasilkan nilai, melalui pengelolaan terhadap aktivitas disebut activity-based budgeting-sistem perencanaan laba berjangka waktu satu tahun atau kurang yang berisi rencana pengerahan dan pengarahan seluruh aktivitas perusahaan ke pencipta nilai. Activity-based budgeting adalah proses penyusunan rencana laba jangka pendek melalui pengidentifikasian dan pemacuan value driver.



POSISI



SISTEM



PENYUSUNAN



ANGGARAN



DALAM



TOTAL



BUSINESS PLANING Dalam proses SPPM, terlihat bahwa sistem penyusunan anggaran merupakan tahapyang kedua dalam, resourse management sistem yang dilakukan setelah penyusunan program selesai di laksanakan. Sistem ini di digunakan dalam merencanakan laba jangka waktu pendek, biasanya satu tahun atau kurang. Sistem penyusunan anggaran merupaka ntahap perencanaan pengelolaan sumber daya yang terpendek jangka waktunya dan tahap perencanaan akhir. Melalui sistem ini, di rencanakan jumlah dan nilai sumber daya yang akan diperoleh organisasi dari costumer melalui result – producing activities yang akan dilaksanakan selam tahun aggaran serta jumlah dan nilai sumber daya perusahaan yang akandi konsumsi oleh result – producing activities, result – contribucing activities, supportsactivities,dan hygiene and housekeeping activities dalam memenuhi kebutuhan costumers selama jangka waktu yang sama. Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan perencanaan penciptaan nilai, sehingga penyusutan sistem anggaran harus menjanjikan dihasilkannya laba memadai selama jangka waktu anggaran, agar organisasi mampu memenuhi tujuannya menciptakan kekayaan. Oleh karena itu sistem penyusutan anggaran disebut sebagai sistem perencanaan laba jangka pendek. MITOS DAN REALITAS TENTANG ANGGARAN Mitos adalah keyakinan tentang sesuatu yang tidak lagi sesuai dengan realitasnya. Berbagai mitos dan realitas tentang anggaran disajikan pada tabel berikut: MITOS Anggaran merupakan tanggung jawab fungsi keuangan, atau lebih sempit lagi fungsi anggaran. Anggaran adalah permainan dalam perusahaan untuk memperebutkan dana yang akan dihabiskan dalam tahun anggaran.



REALITAS Anggaran merupakan tanggung jawab semua fungsi, terutama fungsi operasi. Anggran adalah rencana penciptaan nilai dengan pengelolaan sumber daya organisasi secara bertanggung jawab melalui perencanaan dengan baik pemerolehan dan pengorbanan sumber daya langka organisasi.



Anggaran tidak ada manfaatnya untuk menghadapai lingkungan bisnis yang bergolak, karena dalam ingkungan seperti itu, masa depan sulit diprediksi, padahal anggaran digunakan untuk memprediksi masa depan.



Anggaran merupakan peta perjalanan untuk mewujudkan masa depan. Semakin bergolak lingkungan yang dihadapi perusahaan, semakin diperlukan peta yang secara akurat mengambarkan perjalanan yang akan di lanjutkan. Anggaran merupakan beban bagi Anggaran merupakan wujud rasa personel operasi yang dapat tanggung jawab personel dalam menganggu kelancaran operasi memanfaatkan sumber daya langka perusahaan. organisasi untuk menjadikan organisasi sebagai intitusi pencipta kekayaan KETERBATASAN YANG MELEKAT PADA SISTEM PENYUSUNAN ANGGARAN (BUDGETING SISTEM) TRADISIONAL Sistem penyusunan anggaran tradisional telah dilakukan lebih dari 80 tahun di Amerika Serikat. Sistem ini di aplikasikan di Indonesia sejak tahun 1970an. Sistem penyusunan anggaran tradisional ini masih banyak dipakai oleh hamper semua organisasi Indonesia, baik organisasi bermortif laba maupun nirlaba. Sistem tersebut didesai pada waktu kondisi lingkungan bisnis memliki karakterinsik sebagai berikut: (1) Produsen memegang kendali bisnis pilihan customer pada waktu itu sangat terbatas, (2) lingungan bisnis tidak kompetitif, (3) perubahan tidak begitu pesat



dan pervasive. Oleh karena itu dalam sistem



penyusunan anggaran tradisional, anggarn disusun oleh manajemen puncak dan karyawan di perintahkan untuk melaksanakan anggaran melalaui mata rantai komando dalam struktur organisasi fungsional hirearkis. Lingkungan bisnis sekarang telah mengalami perubahan



radikal.



Customer sekarang memiliki kesempatan hamper tidak terbatas untuk melakukan akses ke informasi, sehingga ia dapat dengan mudah dan efektif dalam melakukan pemilihan . Sejak tahun 2000 AS mulai menyadari ketidaksesuaian sistem penyusutan anggaran tradisonal dengan karakterinsik lingkungan bisnis terkini yang dihadapi oleh perusahaan pada umumnya. Sejak sat itu pula AS mulai menggunakan pendekatan Balance Scorecard dan Activity Based Budgeting dalam sistem penyusunan anggarn perusahaan.



Keterbatasan yang melekat pada sistem penyusunan anggaran tradisional adalah sebagai berikut: 1. Tidak membangun Membangun Keterkaitan Erat antara Anggaran denga Visi, Misi, Tujuan dan Strategi Organisasi. Sistem



penyusuan



anggaran



hanya



dalam



manajemen



tradisonal



merupakan sistem perencanaan yang berdiri sendiri, tidak terkait dengan sistem penyusunan rencana strategic. Untuk menghadapi lingkungan bisnis yang kompetitif dan turbulen, sistem penyusunan anggaran harus digunakan untuk membangun hubungan sebab akibat antara visi, tujuan, dan strategi dengan anggaran karena dua alas an: o Visi organisasi hanya akan dapat diwujudkan melalaui kegitan rinci yang direncanakn. o Kegiatan jangka pendek organisasi harus diarahkan ke visi. 2. Tidak Berfokus Ke Perspektif Non Keuangan Dan Lebih Dimaksudkan Sebagi Alat Untuk Pengendalian Keuangan Lingkungan bisnis yang tidak stabil dan kurang kompetitif dimasa lalu menjadi dasar mengapa sistem penyusunan anggaran tradisonal lebih dimaksudkan sebagai alat pengendali keuangan. Oleh karena berfokus ke persfektif keuangan dan dimaksudkan untuk pengendalian keuangan diabaikan dalam proses penyusunan anggaran. Itulah yang menjadi penyebab timbulnya bahwa penyusunan anggran adalah tanggung jawab fungsi keuangan. 3. Tidak



Mmotivasi



Manajer



untuk



Melakukan



Improvement



Berkelanjutan Improvement hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab atas sistem dan proses penuh , bukan bagian suatu sistem dan proses. 4. Tidak cepat dalam penyususnannya Proses penyusunan anggaran tahunan dalam manajemen tradisional umumya mmbutuhkan waktu lama. Proses penyusunan anggaran umumnya dimulai tiga sampai empat setengah bulan sebelum tahun anggaran tiba. Oleh karena anggran disusun relative lama , maka kondisi ini akan mengakibatkan keengganan bagi personel untuk melakuka perubahan anggaran, manakala



dalam periode pelaksanaan anggaran, kondisi bisnis menuntut perubahan anggaran. BAGAIMANA MENGATASI KETERBATASAN SISTEM ANGGARAN TRADISIONAL TERSEBUT? Dalam tahun 1990-an di AS telah dilakukan eksperimen untuk mengatasi keterbatasan sistem anggaran tradisonal yang telah diuraikan di atas. Dua pendekan telah dicoba untuk menyusun anggaran , agar anggaran yang dihasilkan sesuai dengan lingkungan bisnis yang kompetitif dan turbulen yaitu: (1) Penyusunan Anggaran Berbasis Rerangka Balance Scorecard Penyusunan



anggran



berbasis



Balance



Scorecard



merupakan



pendekatan baru dalam proses penyusuna anggaran. Tujuan utama pendekatan ini adalah untuk menghasilkan anggran yang memiliki keterkaitan erat dengan visi, tujuan, dan strategi organisasi. Proses penyusunan anggaran berbasis Balance Scorecard dilaksanakan melalui empat tahap yaitu: o Penerjemahan misi, visi, tujuan, keyakinan dasar, nilai dasar, dan strategi organisasi dalam company scorecard sasaran strategic, ukuran hasil, ukuran pemacu kinerja, target, dan inisiatif strategic perusahaan secara keseluruhan. o Pelaksanaan casanding company scorecard kedalam scorecard setiap jenjang organisasi yang lebih rendah seperti departemen, bagian, tim, sampai ke individu anggota organisasi. o Penjabaran inisiatif strategic setiap jenjang organisasi kedalam program. o Penjabaran program setiap jenjang organisasi ke dalam anggaran. (2) Penyusunan Anggaran Berbasis Aktivitas Activity Based Budgeting adalah pendekatan baru dalam proses penyusunan anggran, yang bersifat melengkapi pendekatan penyusunan anggaran berbasis Balance Scorecard. Penyusunan anggaran berbasis Balance Scorecard mengarahkan penyusunan anggaran ke perwujudan visi melalui strategi pilihan. Melalui casanding company scorecard ke scorecard unit organisasi yang lebih rendah dapat dihasilkan sasaran dan inisoatif strategic



mission center dan service center. Activity Based Budgeting berperan penting dalam dalam penjabaran program anggaran. Penjabaran program ke anggaran pada hakikatnya merupakan kegiatan memperhalus prakiraan pendapatan, biaya, dan cost of capital yang akan diperoleh atau dikeluarkan dalam tahun anggaran melalui berbagai pemacu nilai. Activity Based Budgeting dilandasi dengan rerangka keterkaitan antara customer, produk/jasa, aktivitas, dan sumber daya sebagai mana digambarkan pada gambar berikut:



Sumber Daya



Produk dan Jasa



Aktivitas



Customer



Dari model ini terlihat bahwa customer yang menjadi penyebab utama keberadaan suatu organisasi. Customer yang menyebabkan suatu organisasi menghasilkan produk dan jasa, karena dari customer mengalir kas masuk yang menjadikan



suatu organisasi



mampu



self propelling



hidup



dengan



kekuatannya sendiri, bukan hidup di topang oleh investor. Produk yang dibutuhkan oleh organisasi memerlukan aktivitas untuk menghasilkannya. Dan oleh karena produk dan jasa digunakan untuk memenuhi kebutuhan customer, maka hanya aktivitas yang menambah nilai bagi customer yang seharusnya dipilih untuk menghasilkan produk jasa. Aktivitas yang menjadi penyebab sumber daya di kosumsi. Itulah sebabnya dalam manajemen modern, titik pusat pengelolaan diletakkan pada aktivitas, karena aktivitas digunakan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customer, dan aktivitas yang menjadi penyebab



konsumsi sumber daya. Pengelolaan yang



menjadikan aktivitas sebagai titik pusat bertujuan



untuk menghasilkan



customer value dalam memenangkan pilihan customer, yaitu dengan menghasilkan manfaat terbaik bagi customer secara cost effective.



KONSEP ACTIVITY BASED BUDGETING Activity Based Budgeting adalah proses perencanaan dan pengarahan seluruh aktivitas perusahaan ke penciptaan nilai. Ada dua hal penting yang terkandung dalam definisi tersebut: (1)



Activity Based Budgeting berfokus ke penciptaan nilai. Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan perencanaan laba jangka pendek. Tujuan utama perencanaan laba jangka pendek adalah menghasilkan laba memadai dalam periode anggaran, yang biasanya mencakup jangaka waktu satu tahun atau kurang. Dalam penciptaan nilai, focus perhatian penyusunan anggaran diarahkan ke tujuh pemacu nilai berikut ini: o Pemerolehan atau pertumbuhan pangsa pasar o Peningkatan laju pertumbuhan penjualan o Peningkatan produktivitas aktiva o Penigkatan profit margin o Pengurangan pajak penghasilan o Pengurangan biaya o Penguranagn biaya modal (2) Activity



Based



Budgeting



merupakan



proses



perencanaan



pengerahan dan pengarahan seluruh aktivitas perusahaan. Secara umum, aktivitas perusahaan untuk menciptakan nilai di kelompokan menjadi empat golongan yaitu: o Result Producing Activities adalah aktivitas yang secara langsung berkaitan dengan produk penyedian dan jasa bagi customer luar. o Result Contributing Activities adalah aktivitas yang memberikan dukungan secara langsung kepada result producing activities dalam penyedian produk dan jasa bagi customer. o Support Activities adalah pusat jasa yang menyediakan layanan bagi result producing activities dan result contributing activities.



o Hygiema and housekeeping activities adalah pusat jasa yang menyediakan layanan kebersihan dan kerumahtanggaan bagi result producing activities, result contributing activies dan support activities. Mindset yang Melandasi Activity Based Budgeting Activity Based Budgeting dilandasi oleh tiga mindset yaitu: (1) Customer value midset mengarahkan proses penyusunan anggaran untuk menjadikan organisasi



mampu menghasilkan produk dan jasa yang



menghasilkan value bagi customer melalui berbagai value-added activity bagi customer. (2) Continous Improvement mindset mendorong seluruh personel untuk merencanakan improvement berkelanjutan terhadap sistem dan proses yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan value bagi customer. (3) Organizational sistem mindset menghasilkan aktivitas pemberdayaan karyawan dan pengembangan organisasi nirbatas yang menciptakan lingkungan kerja yang nyaman bagi personel untuk secara optimal memanfaatkan kompetensi dan komitmen mereka. Perbedaan Activity Based Budgeting dengan Functional Based Budgeting Berikut adalah perbedaann antara Based Budgeting dengan Functional Based Budgeting: Bidang Perbedaan Fokus Penyusunan Anggaran Tujuan



Functional Based Budgeting Fungsi Manajer Fungsi



Activity Based Budgeting



Sistem, Proses, Aktivitas Case manajer, team leader, manajer fungsional utama, manajer fungsional pendukung. Menjalankan bagian dari Memuaskan kebutuhan sistem yang ada, memenuhi customer, melakukan kebutuhan fungsi, improvement terhadap melaksanakan pengendalian, sistem, proses, aktivitas, mengalokasikan sumber meraih peluang dan daya. menciptakan nilai.



KEUNGGULAN ACTIVITY BASED BUDGETING Activity Based Budgeting memiliki keunggulan berikut ini: 1. Oleh karena orientasi personel diarahkan ke pemenuhan kebutuhan customer proses penyusunan anggaran



mengarahkan perhatian seluruh personel



organisasi ke pencarian berbagai peluang untuk melakukan improvement terhadap sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer. 2. Oleh karena fokusnya penyusunan anggaran adalah perencanaan aktivitas yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer, baik internal maupun eksternal, penyusunan anggaran memperoleh gambaran jelas antara penyebab dengan akibat. 3. Activity Based Budgeting mendorong personel untuk mengimplementasikan cara berpikir berbasis sistem kputusan improvement di satu bidang tidak dapat dilepaskan pengaruhnya terhadap bidang lainnya. PENTINGNYA



INFRORMASI



TENTANG



AKTIVITAS



DALAM



PENYUSUNAN ANGGARAN Untuk menjadikan penyusunan anggran sebagai perencanaan penciptaan nilai , ada dua hal penting yang harus dipahami oleh personel perusahaan: (1) aktivitas yang digunakan oleh perusahaann dalam penciptaan nilai dan (2) faktor yang menjadi pemacu nilai. Dalam merencanakan biaya, personel perusahaan memerlukan informasi tentang faktor yang menjadi pemacu terjadinya biaya, sehingga mereka dalam posisi in control terhadap biaya yang berada di bawah wewenang mereka. Dalam Activity Based Budgeting manajer penyusun anggaran memerlukan informasi lengkap tentang aktivitas: o Customer yang memanfaatkan keluaran yang dihasilkan oleh aktivitas o Nilai aktivitas yangdigunakan untuk menghasilkan produk dan jasa bagi customer o Resource driver o Activity driver o Cycle effectiveness



o Capacity resource o Perilaku biaya dalam hubungannya dengan aktivitas. PROSES PENYUSUNAN ACTIVITY BASED BUDGET Proses penyusunan Activity Based Budget ditentukan oleh dua faktor: struktur dan proses. Struktur menjelaskan tentang komponen-komponen yang harus ada atau di bentuk sebagai landasan untuk menyususun anggaran. Proses menjelaskan urutan langkah yang hrus ditempuh dalam penyusunan anggaran tersebut. Struktur mencakup: o Organisasi Lintas Fungsional o Tim Lintas Fungsional Permanen Proses penyusunan Activity Based Budgeting dilaksanakan melalui enam tahap berikut ini: (1) Pembuatan budget guideline oleh manajemen puncak bagi manajer mission center dan manajer service center. (2) Berdasarkan budget guideline, penyusun anggaran (manajer mission center dan service center) menyusun ulang anggaran dengan cara: o Menjabarkan program ke dalam anggaran dengan menggunakan pedekatan Activity Based Budgeting. o Menyusun rencana kegiatan dan improvement terhadap sistem selama tahun anggaran. o Melakukan estimasi pendapatan dan/atau biaya pelaksanaan kegiatan baik yang rutin maupun bersifat improvement. o Mengajukan usul rancangan anggaran tim dan fungsi ke komite anggaran. o Melaksanakan proses peninjauan ulang dan pengesahan terhadap rancangan anggaran.



PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN Teknologi informasi telah mengubah lingkungan bisnis menjadi kompetitif dan turbulen. Kondisi lingkungan bisnis seperti ini menuntut sistem perencanaan yang sangat berbeda dengan sistem perencanaan yang pernah berhasil dalam manajemen



tradisional.



Lingkungan



bisnis



yang turbulen



menghasilkan



perubahan-perubahan yang tidak pernah dialami sebelumnya (unprecedented change) dan menjadikan pola perubahan masa lalu tidak dapat lagi diandalkan untuk memprediksi perubahan yang akan terjadi di masa depan. Dengan demikian perusahaan memerlukan sistem perencanaan yang berfungsi sebagai sistem pembuatan peta perjalanan yang mudah dan cepat dimutakhirkan manakala kondisi lingkungan bisnis menuntut perubahan rencana. Teknologi informasi menyediakan kemudahan untuk membuat rencana laba jangka pendek untuk berbagai macam skenario masa depan. Di samping menyediakan kemudahan dalam menghasilkan anggaran berbasis aktivitas dengan berbagai skenario, paket piranti lunak tersebut juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyusun anggaran dari bulanan menjadi mingguan saja. Teknologi informasi merupakan enabler untuk menjadikan anggaran sebagai alat perencanaan dan pemotivasian personel untuk melakukan improvement berkelanjutan



terhadap



proses



yang



digunakan



oleh



perusahaan



untuk



menghasilkan value bagi kepuasan customer.



Sumber : Sistem Perencanaan & Pengendalian Manajemen: Sistem Pelipatganda Kinerja Perusahaan, Mulyadi, Universitas Gadjah Mada