CBR Manajemen Arsip Statis [PDF]

Citation preview

CRITICAL BOOK REVIEW MK. STRATEGI PEMBELAJARAN BERBASIS DIGITAL PRODI S1 PEND.ADM.PERKANTORAN-FE Skor Nilai :



MANAJEMEN



KEARSIPAN



(Sambas Ali Muhidin, M.Si. dan Drs. Hendri Winata, M.Si)



NAMA MAHASISWA : NAOMY OKTAVIA SIAHAAN NIM



: 7181144001



DOSEN PENGAMPU : Dra. SRI MUTMAINNAH, M.Si MATA KULIAH



: MANAJEMEN ARSIP STATIS



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MEDAN FEBRUARI 2020



KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah senantiasa memberkati saya dalam menyelesaikan tugas makalah Critical Book Report (CBR), adapun tugas ini dikerjakan untuk memenuhi mata kuliah Manajemen Arsip Statis. Saya telah menyusun CBR ini dengan sebaik-baiknya tetapi mungkin masih ada banyak kekurangan dalam CBR saya ini untuk mencapai kata kesempurnaan. Saya selaku penulis menerima berbagai kritik yang bersifat membangun baik dari temanteman sekalian dan terutama dosen pengampu dalam mata kuliah Manajemen Arsip Statis agar CBR saya ini menjadi lebih baik lagi. Saya juga berterimakasih kepada Ibu Sri Maitmunnah sebagai dosen pengampu pada mata kuliah Manajemen Arsip Statis ini yang telah mengajari dan membimbing saya dan teman-teman yang lain agar dapat memahami mata kuliah ini. Selanjutnya, saya berharap semoga CBR saya ini memberikan manfaat serta menambah wawasan bagi para pembaca dalam pelajaran Manajemen Arsip Statis ini. Semoga CBR saya ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya. Dan sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat banyak kesalahan baik dari segi kata atau kalimatnya maupun dari segi penyusunannya semoga teman-teman dan dosen pengampu pada mata kuliah Manajemen Arsip Statis ini dapat memakluminya.



Medan, 11 Februari 2020



Naomy Oktavia Siahaan



i



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR......................................................................................................................................i DAFTAR ISI...................................................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN A.



Rasionalisasi Pentingnya CBR........................................................................................................1



B.



Tujuan Penulisan CBR.....................................................................................................................1



C.



Manfaat CBR...................................................................................................................................1



D.



Identitas Buku Yang Direview.........................................................................................................2



BAB II PEMBAHASAN A.



Uraian Isi Buku................................................................................................................................3



B.



Perbandingan Buku Utama dan Buku Pembanding.....................................................................24



BAB III PENUTUP A.



Kesimpulan....................................................................................................................................25



B.



Saran.............................................................................................................................................25



DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................................26



ii



BAB I PENDAHULUAN A. Rasionalisasi Pentingnya CBR Keterampilan membuat CBR pada penulis dapat menguji kemampuan dalam meringkas dan menganalisis sebuah buku serta membandingkan buku yang dianalisis dengan buku yang lain, mengenal dan memberi nilai serta mengkritik sebuah karya tulis yang dianalisis. Seringkali kita bingung memilih buku referensi untuk kita baca dan pahami, terkadang kita hanya memilih satu buku untuk dibaca tetapi hasilnya masih belum memuaskan misalnya dari segi analisis bahasa dan pembahasannya, oleh karena itu penulis membuat CBR Manajemen Arsip Statis ini untuk mempermudah pembaca dalam memilih buku referensi terkhusus pada pokok bahasan tentang Manajemen Arsip Statis.



B. Tujuan Penulisan CBR 1. Untuk memenuhi penyelesaian pengumpulan tugas CBR Manajemen Arsip Statis 2. Untuk menambah wawasan kita tentang bagaimana menulis dan menganalisis CBR dengan baik dan benar 3. Untuk meningkatkan kemampuan kita dalam mengkritisi dan membandingkan dua buku 4. Untuk menguatkan pemahaman kita tentang Manajemen Arsip Statis



C. Manfaat Penulisan CBR 1. Menambah wawasan pengetahuan tentang apa itu manajemen arsip statis, akuisisi arsip, preservasi arsip, serta akses dan layanan arsip statis 2. Mempermudah pembaca mendapatkan inti dari sebuah buku yang telah di lengkapi dengan ringkasan buku, pembahasan isi buku, serta kekurangan dan kelebihan buku tersebut. 3. Melatih mahasiswa untuk dapat merumuskan dan mengambil kesimpulankesimpulan atas buku-buku yang dianalisis tersebut



1



D. Identitas Buku yang di Review  Buku Utama 1. Judul Buku : Manajemen Kearsipan 2. Edisi : Pertama 3. Pengarang : Sambas Ali Muhidin, M.Si. dan Drs. Hendri Winata, M.Si. 4. Kota Terbit : Bandung 5. Tahun Terbit : 2016 6. Penerbit : CV PUSTAKA SETIA 7. Tebal Buku : 506 Halaman 8. ISBN : 978-979-076-589-4



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



 Buku Pembanding Judul Buku : Modul-Pengelolaan Arsip Statis Edisi : Pengarang : Drs. Azmi M.Si. Kota Terbit : Tahun Terbit : 2017 Penerbit : Tebal Buku : 63 Halaman ISBN : -



2



BAB II PEMBAHASAN A. URAIAN ISI BUKU  Buku Utama BAB 12 : ARSIP STATIS A. Pengertian Arsip Statis Dalam UU No. 43 tahun 2009 didefenisikan sebagai arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan psal 9 ayat (4) mewajibkan lembaga kearsipan mengelola arsip statis sesuai kewenangannya. Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan pada dasarnya terbuka untuk umum. Oleh karena itu, UU No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan mewajibkan kepada setiap lembaga kearsipan untuk menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip. B. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Statis Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Menurut Perka ANRI No. 31 tahun 2011, pengelolaan arsip statis meliputi : (1) akuisisi arsip statis, (2) pengelolaan arsip statis, (3) preservasi arsip statis dan (4) akses arsip statis. C. Kriteria Arsip Statis Menurut Bambang P.W.T. (2012) kriteria arsip statis yaitu : 1. Tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip 2. Sudah ditetapkan dan dinyatakan sebagai arsip statis melalui proses seleksi atau penilaian, baik dengan jadwal retensi arsip maupun tanpa jadwal retensi arsip 3. Mengutamakan arsipnya memiliki tingkat perkembangan asli, khusus yang nonkertas harus copyright 4. Masih bisa dibaca dan tidak rusak total (masih bisa dilakukan restorasi) 5. Hindari duplikasi D. Fungsi Arsip Statis



3



Menurut Perka ANRI No. 27 tahun 2011, pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan memiliki beberapa fungsi yaitu : 1. 2. 3. E.



Memori kolektif, identitas, dan jati diri bangsa Bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan Sumber informasi publik Prinsip Pengolahan Arsip Statis



Menurut Perka ANRI No. 27 tahun 2011, prinsip pengolahan arsip statis terdiri atas: 1. Prinsip Pokok, harus memerhatikan 2 asas atau prinsip yaitu (a) prinsip asal-usul adalah prinsipi yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), (b) prinsip aturan asli adalah prinsip yang dilaksanakan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order). 2. Prinsip Alternatif, apabila dalam pengolahan arsip tidak ditemukan asal-usul dan aturan asli, maka yang harus diperhatikan adalah (a) prinsip fungsional merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada fungsi pencipta arsip, (b) prinsip restorasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada sistem penataan masa dinamis, (c) prinsip organisasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada struktur organisasi dan sistem administrasi pencipta arsip, (d) prinsip masalah merupakan atauran menyusun kembali arsip yang didasarkan pada subjek atau masalah yang terdapat dalam arsip, (e) prinsip kegunaan adalah aturan menyusun kembali arsip yang terpisah atau terlepas dari berkasnya didasarkan atas kegunaannya. F. Tahapan Pengelolaan Arsip Statis Berdasarkan ANRI : Modul Akuisisi Arsip (1999 : 28-38) tahapannya yaitu : 1. Survei dan identifikasi arsip. Identifikasi informasi arsip dilakukan untuk menetahui hal-hal yang berkaitan dengan pencipta arsip, sistem penataan, jenis arsip, kurun waktu, jumlah/volume, dan kondisi fisik. 2. Pembuatan skema sementara pengaturan arsip. Skema arsip merupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan subjek atau fungsi-fungsi organisasi atau klarifikasi arsip organisasi bagi yang telah memiliki sistem penataan arsipnya. 3. Rekonstruksi arsip. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series, dan pengaturan series arsip yang satu dengan arsip yang lain dalam grup arsip. 4. Deskripsi arsip dan pemberian nomor sementara. Deskripsi arsip adalah kegiatan perekaman informasi setiap jenis arsip. Deskripsi arsip statis menggunakan unsurunsur infomasi arsip sekurang-kurangnya memuat hal-hal seperti informasi series, kurun waktu arsip, bentuk redaksi, tingkat keaslian, kondisi arsip, dam jumlah arsip. 4



5. Pembungkusan arsip. Setelah ditata, arsip kemudian dibungkus (dipacking) dengan kertas omslag, kemudian diikat dengan tali 6. Entri dan pengolahan data. Kemudian data dimasukkan kedalam program komputer, urutannya sesuai dengan yang ada pada skema pengaturan arsip (defenitif) yang telah dipersiapkan sebelumnya. 7. Pembuatan skema defenitif. Berasal dari skema sementara yang telah selesai dibuat. Hasil verifikasi dari skema sementara menghasilkan skema definitf pengaturan arsip. 8. Draft sarana bantu penemuan kembali (finding aids). Finding aids merupakan hasil akhir dari suatu kegiatan pengolahan arsip statis yang berbentuk buku dan sebagai bantuan atau sarana bantu jalan masuk dalam penemuan kembali arsip bagi peneliti. 9. Manuver fisik dan penomoran definitif (tetap). Arsip yang telah disusun dengan deskripsi arsipnya kemudian diolah ( dimanuver), dikelompokkan dan disusun kembali sesuai dengan masalah (klarifikasinya) 10. Penataan arsip statis. Menurut Internasional Standard Archival Description (ISAD), penataan arsip statis dilakukan berdasarkan struktur penataan yaitu : fonds (grup), series, berkas(file), dan item. 11. Pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip (finding aids). Sarana temu kembali arsip mencakup setiap deskripsi atau referensi yang dibuat atau diterima oleh lembaga kearsipan dalam usaha melaksanakan pengawasan atau pengaturan administratif ataupun intelektual terhadap seluruh khazanah arsip.



5



BAB 13 : AKUISISI ARSIP A. Pengertian Akuisisi Arsip Akuisisi arsip adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan (Perka ANRI No. 31 tahun 2011). Tujuan akuisi arsip adalah upaya penyelamatan, pelestarian, dan pewarisan arsip yang merupakan memori kolektif dan identitas bangsa. B. Prinsip Akuisisi Arsip 1. Akuisis arsip dilakukan dengan cara penarikan arsip statis oleh lembaga kearsipan dari pencipta arsip 2. Arsip statis yang akan diakuisis ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder. 3. Arsip statis yang diakuisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal-usul dan aturan asli. 4. Serah terima arsip statis dari kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa cerita acara serah terima arsip statis, daftar arsipi statis yang dierahkan beikut riwayat arsip dan arsipnya. 5. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuiti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya C. Pelaksanaan Akuisisi Arsip Statis (Perka ANRI No. 31 tahun 2011) 1. Tahap monitoring Dalam kegiatan akuisisi dilakukan dengancara penelusuran arsip yang memiliki potensi arsip statis dilingkungan pencipta arsip (creating agency) dan pemilik arsip (owner). 2. Tahap penilaian arsip statis Penilaian arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan untuk menyeleksi arsip yang telah dinyatakan habis masa retensinya dan/atau berketerangan permanen oleh pencipta arsip. Beberapa hal yang prlu diketahui dalam melakukan arsip statis yaitu : (1) penilaian arsip dalam akuisisi menggunakan pendekatan makro dengan mengedepankan tema sosial (social issues) sehingga dimungkinkan informasi arsip tersebut tidak hanya terdapat pada satu pencipta arsip, tetapi juga terdapat di beberapa pencipta arsip, (2) penilaian arsip didasarkan analisis fungsi organisasi, (3) penilaian arsip didasarkan substansi informasi, (4) penilaian arsip didasarkan analisis karakteristik fisik, (5) penilaian terhadap arsip 6



bentuk khusus (seperti foto, film/video, kaset, kartografi, dan gambar kearsitekturan, serta arsip elektronik) berbeda dengan cara penilaian arsip yang dilakukan terhadap arsip media kertas. 3. Tahap pelaksanaan akuisisi arsip statis Teknis pelaksanaan akuisisi arsip statis dapat dilakukan dengan 2 cara berikut : a. verifikasi secara langsung, dilakukan apabila pencipta arsip telah mempunyai JRA/JRD. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi arsip statis 2. melakukan penilaian arsip sesuai dengan JRA/JRD apabila pemeriksaan fisik arsipnya telah lengkap b. verifikasi secara tidak langsung, dilakukan apabila pencipta arsip berbentuk lembaga atau organisasi yang belum mempunyai JRA dan JRD 4. Tahap serah terima arsip statis Proses serah terima arsip statis merupakan sasaran akhir dari kegiatan akuisisi arsip statis yang melibatkan pencipta arsip selaku pihak yang menyerahkan dan lembaga kearsipan selaku pihak yang menerima arsip statis. Kegiatan dalam tahap serah terima arsip yaitu : (1) persiapan, (2) melakukan koordinasi antara lembaga kearsipan dan pencipta arsip selaku pihak donor yang akan menyerahkan arsip statisnya, (3) mempersiapkna standarisasi naskah berita acara yang disusun dengan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, (4) pengiriman/pengangkutan arsip dilakukan setelah penandatanganan naskah Berita Acara Serah Terima Arsip Statis. D. Pihak yang Terlibat dalam Akuisisi Arsip 1. Organisasi, terdiri atas : a. Pencipta arsip sebagai pelaku donor yang akan menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan b. Lembaga kearsipan sebagai pelaku penerima donor yang akan menerima arsip statisnya dari pencipta arsip 2. Tempat/Lokasi Penandatanganan Naskah, terdiri dari : a. ANRI atau lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan b. Arsip daerah provinsi atau badan-badan pemerintahan c. Arsip daerah kabupaten/kota atau badan-badan pemerintahan daerah d. Arsip perguruan tinggi atau satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi 3. Personil Penandatangan Naskah, terdiri dari : a. Kepala ANRI dengan pimpinan lembaga-lembaga negara dengan pimpinan lembaga tinggi negara atau menteri atau jabatan setingkat menteri dan pejabat setingkat eselon I dilembaga negara 7



E. 1. 2. 3. 4.



b. Pejabat ANRI setingkat eselon I dengan pejabat eselon I di lembaga negara dan pimpinan perusahaan c. Pejabat ANRI setingkat eselon II dengan pejabat eselon II di lembaga negara d. Pejabat ANRI setingkat eselon III e. Kepala Arsip Daerah Provinsi dan/atau arsip daerah kabupaten dengan pimpinan lembaga negara di daerah provinsi dan Kabupaten/Kota Hal yang Diserahkan dalam Akuisisi Arsip Arsip Daftar arsip statis yang diserahkan Berita acara serah terima arsip statis Riwayat sejarah administrasi



8



BAB 14 : RESERVASI ARSIP STATIS A. Pengertian Preservasi Arsip Statis Preservasi atau pelestarian arsip adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak (ANRI):Modul Preservasi Arsip Statis,2012 :3. Secara garis besar kegiatan preservasi arsip statis dapat dilakukan dengan kegiatan berikut : 1. Pemeliharaan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal mapun faktor eksternal 2. Perawatan dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya, dan sebagainya 3. Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi yang terkandung dalam media arsip, diantaranya melalui kegiatan alih media arsip. B. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip Kegiatan preservasi arsip bertujuan untuk melindungi visi arsip agar tahan lama, menghindarkan kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya. Prinsip-prinsip preservasi arsip menurut Mustari Irawan (2011), yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. C. 1.



2.



Dilaksanakan dengan mempertahankan autentisitas dan reliabilitas arsip Dilakukan sejak arsip dinyatakan sebagai arsip permanen Penyimpanan arsip memerhatikan jenis media rekamnya Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang memenuhi syarat dengan suhu dan kelembapan udara yang stabil Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi Faktor Perusak Arsip Faktor Internal, yaitu sumber keasaman yang berasal dari dalam kertas pada waktu pembuatan kertas seperti lignin, alum-rosin sizing, zat pemutih (zat hipoklorit, klor dioksida, dan peroksida), zat tinta (ferro sulvat) Faktor eksternal, yaitu faktor fisika (cahaya, suhu dan kelembapan udara, debu), faktor kimia (sulvur dioksida, hidrogen sulvida, nitorgen dioksida dan ozon), faktor biota (serangga), dan binatang pengerat (fungi, kecoa, rayap, kutu buku, ngengat, kepinding, silverfish, dan firetbrat), faktor penggunaan dan penangan (reproduksi, perpindahan dam penggunaan arsip), faktor bencana alam dan musibah (api atau kebakaran, air atau banjir, perang dan bencana alam, serta pencurian. 9



D. Jenis Prservasi Arsip 1. Preservasi Preventif Adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip. Ruang lingkup preservasi preventif meliputi : (a) penyimpanan arsip, arsip statis disimpan dalam suatu : (1) depoarsip (lokasi depo, struktur depo, ruangan depo, (2) rak arsip, (3) boks (container) arsip terdiri dari (arsip kertas, arsip foto, arsip film, arsip video, arsip rekaman suara), (b) penanganan arsip, dalam penanganan arsip perlu diperhatikan hal-hal berikut (arsip kertas, arsip film, arsip foto, arsip video, arsip rekaman suara), (c) pengendalian hama terpadu, terdiri dari (inspeksi atau survei terhadap bangunan dan koleksi, sanitasi ruang penyimpanan dan peralatan arsip, seleksi arsip yang masuk, pemantauan, tindakan pengendalian), (d) akses, hal yang perlu diperhatikan dalam akses arsip adalah sebagai berikut : 1) akses terhadap ruang penyimpanan, 2) peralatan keamanan, 3) arsip disimpan ditempat yang mudah diidentifikasi, (e) reproduksi, bertujuan membuat copy yang dapat berfungsi sebagai preservation copy untuk mengamankan arsip aslinya dan tidak digunakan jika tidak benar-benar dibutuhkan, (f) perencanaan menghadapi bencana (disaster planning) merupakan salah satu bagian dari program peservasi dan semua tindakan yang memungkinkan lembaga kearsaipann dapat merespon bencana secara efisien dan cepat sehingga meminimalkan kerusakan terhadap arsip. Disaster planning mempunyai 4 bagian yaitu pencegahan, persiapan, respons, dan pemulihan. 2. Preservasi Kuratif Preservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat perbaikan atau perawatan terhadapat arsip yang mulai atau sudah rusak atau kondisinya memburuk sehingga dapat memperpanjang usia arsip. Ruang lingkup preservasi kuratif meliputi hal-hal berikut : a. b. c. d. e.



Prinsip perbaikan arsip Ruangan perbaikan arsip Perawatan arsip kertas Peralatan arsip audio visual (arsip foto, film, video, rekaman suara) Pengendalian hama dilakukan dengan cara penggunaan bahan kimia, penggunaan non bahan kimia



10



BAB 15 : AKSES DAN LAYANAN ARSIP STATIS A. Pengertian Akses dan Layanan Arsip Statis Akses arsip statis adalah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Sementara yang dimaksud dengan layanan arsip statis adalah penyediaan arsip statis kepada pengguna arsip statis yang sah, termasuk penggandaan arsip statis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (Perka ANRI No. 28 tahun 2011). B. Ruang Lingkup Akses dan Layanan Arsip Statis Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, ruang lingkup akses dan layanan arsip statis adalah : 1. Keterbukaan arsip statis, meliputi prinsip, pembatasan keterbukaan, dan tujuan pembatasan keterbukaan. 2. Aksesibilitas arsip statis kepada publik sesuai kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-undangan adalah istilah umum yang dipergunakan untuk menggambarkan seberapa mudah pengguna arsip mendapatkan data/informasi arsip statis, mempergunakan, dan memahaminya. 3. Pelayanan arsip statis, meliputi : prinsip, prasarana dan sarana, petugas layanan, persyaratan petugas layanan, kewajiban dan kewenangan, jenis layanan, serta prosedur layanan. C. Prinsip Akses Dan Layanan Arsip Statis Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, prinsip-prinsip dalam kegiatan akses dan layanan arsip statis antara lain : 1. Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan, arsip statis sudah dapat dibuka (principle of legal authorization) 2. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids), baik manual maupun elektronik 3. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses dan akan diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaan baik 4. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan dan pelestarian, atau terhindar dari resiko kerusakan, kehilangan, dan vandalisme pengguna arsip statis 5. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, dengan pelayanan paling mendasar, tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain atau diatur dengan PNBP (Pendapata Negara Bukan Pajak) 11



6. Ketersediaan akses arsip statis dilakukan melalui prosedur yang jelas (transparan) kepada semua pengguna arsip statis tanpa membedakan (diskriminasi) apa pun kebangsaannya, latar belakang, usia, kualifikasi atau kepentingan penelitiannya 7. Prosedur akses harus sesederhana mungkin untuk menjamin perlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan, pemindahan atau perusakan. D. Hak dan Kewajiban bagi Pengguna Arsip Statis dan Lembaga Kearsipan Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, hak dan kewajiban dalam rangka memberikan akses dan layanan arsip statis dalam bentuk dan media apapun adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. E.



Hak pengguna arsip statis Kewajiban pengguna arsip statis Hak lembaga kearsipan Kewajiban lembaga kearsipan Akses Arsip Statis



Dalam memberikan akses publik terhadap arsip statis yang dikelola, lembaga kearsipan perlu memperhatikan hal-hal berikut : 1. Pembatasan keterbukaan arsip statis Pembatasan akses arsip statis bagi publik oleh lembaga kearsipan meliputi : (a) arsip statis yang dapat merugikan kepentingan nasional, (b) arsip statis yang membahayakan stabilitas dan keamanan negara, (c) arsip statis yang dapat menimbulkan konflik suku, agama, ras, dan antar golongan (SARA), (d) arsip statis mengenai sengketa batas wilayah daerah dan negara, (e) arsip statis yang menyangkut nama baik seseorang, (f) arsip statis yang dapat menghambat proses penegakan hukum, (g) arsip statis yang dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan tidak sehat, (h) arsip statis yang dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia, (i) arsip statis yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi publik dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional, (j) arsip statis yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi publik dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri, (k) arsip statis yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terkahir ataupun wasiat seseorang, (l) arsip statis yang dapat mengungkapkan rahasia pribadi, (m) arsip staits mengenai memorandum atau surat-surat antar badan publik atau intra publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan, (n) arsip statis yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan perundang-undangan, (o) arsip yang sedang dalam proses pengolahan atau perawatan/restorasi (sedang diolah atau sedang dalam perawatan atau pelestarian), (p) arsip yang kondisinya buruk, rapuh atau rusak sampai arsip tersebut diperbaiki dan siap untuk diakses dan dilayankan. 12



2. Keterbukaan Arsip Statis Agar pelaksanaan akses publik terhadap arsip statis pada lembaga kearsipan dapat dilaksanakan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundangundangan, perlu diperhatikan hal-hal berikut : (a) seluruh khazanah arsip statis yang ada pada lembaga kearsipan terbuka untuk diakses publik, (b) terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan atau karena sebab lain, (c) lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya memiliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 tahun masa penyimpanan, (d) arsip statis yang tidak termasuk dalam kategori tertutup, (e) untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, (f) kepala lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya dapat menetapkan arsip statis yang dikelolanya menjadi tertutup untuk publik, (g) penetapan ketertutupan arsip statis yang semula terbuka dilingkungan perguruan tinggi dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan perguruan tinggi dilaporkan secara tertulis kepada rektor atau sebutan nama lain, (h) laporan tertulis penutupan arsip statis yang semula terbuka oleh lembaga kearsipan, (i) dalam menetepkanarsip statis yang semula terbuka menjadi tertutup. F. Layanan Arsip Statis 1. Jenis Layanan Arsip Statis Lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya memberikan layanan arsip statis antara lain, (a) penggunaan dan pemanfaatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis, baik manual maupun elektronik, (b) memberikan jasa konsultasi penelusuran arsip statis, (c) penggunaan dan peminjaman arsip statis di ruang baca dalam berbagai bentuk dan media, (d) pemberian referensi atau bacaan lain yang dapat mendujung penelitian penggunaaan arsip statis 2. Mekanisme Layanan Arsip Statis a. Layanan secara langsung, yaitu pemberian layanan arsip statis kepada pengguna arsip yang datang ke lembaga kearsipan b. Layanan secara tidak langsung yaitu layanan arsip statis kepadapengguna arsip yang tidak datang ke lembaga kearsipan, tetapi melalui korespondensi (konvensional, elektronik), faksimili, telepon, atau bentuk komunikasi elektronik lainnya 3. Koordinasi Unit Terkait Koneksivitas kerjasama antar unit dalam konteks pengelolaan arsip statis untuk pemberian akses dan layanan arsip statis kepada publik pada lembaga kearsipan adalah sebagai berikut : (a) unit akuisisi, (b) unit pengolahan, (c) unit penyimpanan arsip statis (depot), (d) unit reproduksi arsip statis, (e) unit layanan arsip statis.



13



 Buku Pembanding BAB I : KONSEP, LEMBAGA PENGELOLA ARSIP STATIS, DAN RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP STATIS A. KONSEP Arsip Statis Pasal 1 angka 7 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mendefinisikan bahwa arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan. Hadiwardoyo (2002: 19) mendefinisikan bahwa arsip statis adalah arsip yang menurut penilaian berdasarkan ketentuan teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Arsip statis merupakan arsip bernilai guna sekunder atau arsip yang memiliki nilai guna permanen yang dikelola oleh lembaga kearsipan sebagai hasil akuisisi secara sistematis dan selektif terhadap khazanah arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan instansi penciptanya. Ditinjau dari nilai guna arsip, arsip statis (archives) adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung untuk kegiatan operasional manajemen organisasi pencipta arsip (creating agency), tetapi memiliki nilai guna permanen. Nilai guna sekunder terdiri atas nilai guna bukti keberadaan (evidential), informasional (informational), dan intrinsik (intrinsict). Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung fakta dan keterangan dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dibentuk, dikembangkan, digabung, dibubarkan, diatur, serta dilaksanakannya fungsi dan tugas. Arsip statis memiliki nilai guna evidential karena hal-hal berikut: 1. bukti keberadaan, perubahan, pembubaran suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan; 2. bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi; 3. bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi; 4. bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani;



14



5. bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi stakeholder internal dan eksternal. Arsip yang bernilai guna informasional (informational) adalah arsip yang mempunyai nilai isi informasi yang mengandung kegunaan untuk berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya. Arsip statis memiliki nilai guna informasional karena hal-hal berikut. Arsip yang bernilai guna intrinsik (intrinsict) adalah arsip yang memiliki keunikan ataupun kelangkaan yang melekat pada isi, struktur, konteks, dan karakter arsip, seperti usia arsip, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda tangan, dan cap/stempel yang melekat. Arsip statis memiliki nilai guna intrinsik karena hal-hal berikut. Kualitas estetik atau artistik arsip yang mempunyai kualitas artistik atau estetik, misalnya foto, sketsa cat air, peta, gambar arsitektur, dan sebagainya. Ciri fisik yang unik/antic : unik adalah satu-satunya, lawan dari unik adalah duplikasi. 1. Unik fisik arsip : ciri fisik yang unik meliputi kualitas dan tekstur kertas, warna, stempel, tinta, atau bentuk jilid yang tidak biasa. 2. Unik informasi: arsip yang isi informasinya tidak terdapat di tempat lain. 3. Unik dalam proses dan fungsi: arsip yang merupakan produk dari kegiatan yang unik dan spesifik. 4. Unik agregasi arsip: arsip yang unik berdasarkan pengumpulan, kesatuan, dan keutuhan koleksi meskipun arsip tersebut secara isi informasi ada duplikasinya, yaitu dicipta oleh pihak-pihak lain. Misalnya, untuk memilih arsip unik secara agregasi terhadap kasus penggerebekan teroris di Temanggung, Jawa Tengah, dapat dipilih lembaga penyiaran yang meliput secara utuh. Arsip asli yang keaslian arsip dapat dipastikan dengan pemeriksaan fisik, misalnya autentisitas, tanggal, pencipta, tulisan dan tanda tangan, foto, atau karakteristik lainnya. Arsip dalam bentuk asli (orisinal) terkait dengan kepentingan publik dan umum karena secara historis terkait dengan orang, tempat, benda, isu, dan kejadian penting. Pengelolaan Arsip Statis Pasal 1 angka 26 UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mendefinisikan bahwa pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Schelenberg (1956) menyebutkan pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi : 15



1. 2. 3. 4.



Penyusutan : menilai arsip yang diusulkan oleh instansi pencipta; Perawatan dan penataan : pengepakan, pelabelan, dan reproduksi; Pendeskripsian dan penerbitan : deskripsi arsip dan pembuatan jalan masuk; Pelayanan referensi : mencari, meminjamkan arsip, dan menyediakan ruang penelitian. Michel Roper (1993) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi : 1. penilaian dan akuisisi (appraisal and acquisition); 2. perlindungan dan perawatan (conservation); 3. penataan dan pendeskripsian (arrangement and description); 4. akses dan layanan (access and service); 5. penyuluhan masyarakat (publish). LEMBAGA PENGELOLA ARSIP STATIS UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud meliputi : 1. 2. 3. 4.



Akuisisi arsip statis; Pengolahan arsip statis; Preservasi arsip statis; dan Akses arsip statis. Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. Pasal 16 ayat (3) UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas : 1. Arsip Nasional RI (ANRI) ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. Dalam penyelenggaraan kearsipan nasional, ANRI adalah lembaga kearsipan nasional yang memiliki kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional, yaitu arsip dari peristiwa atau kegiatan yang dihasilkan pencipta arsip yang memiliki yurisdiksi kewenangan secara nasional atau memiliki pengaruh terhadap kepentingan nasional yang diterima dari : a. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara yang meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b. Perusahaan adalah badan usaha milik negara (BUMN) dan perusahaan swasta yang berskala nasional. BUMN adalah badan usaha berbentuk institusi/badan hukum 16



yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan ekonomi atau laba yang modalnya sebagian atau seluruhnya dimiliki pemerintah pusat. Perusahaan swasta berskala nasional adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus-menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan, baik yang diselenggarakan oleh perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang modalnya dimiliki oleh warga negara Indonesia serta didirikan dan berkedudukan dalam wilayah negara kesatuan Republik Indonesia. c. Organisasi politik adalah organisasi politik nasional, yaitu partai politik peserta pemilihan umum legislatif dan eksekutif tingkat pusat, seperti peserta pemilihan umum anggota DPR RI, presiden, dan wakil presiden Republik Indonesia. d. Perseorangan adalah perseorangan tingkat nasional, yaitu individu atau keluarga yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara pada tingkat nasional. Arsip Daerah Provinsi Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibu kota provinsi. Arsip daerah provinsi merupakan lembaga kearsipan daerah provinsi yang wajib dibentuk oleh pemerintahan daerah provinsi. Arsip daerah provinsi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi : 1. Lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota adalah instansi vertikal lembaga negara yang berkedudukan di daerah provinsi dan kabupaten/kota yang secara teknis operasional dan administratif berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan lembaga negara. 2. Organisasi politik adalah organisasi politik tingkat provinsi, yaitu organisasi partai politik lokal dan peserta pemilihan umum legislatif dan eksekutif tingkat daerah provinsi, seperti peserta pemilihan anggota DPRD provinsi, gubernur, dan wakil gubernur. 3. Organisasi kemasyarakatan adalah organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, yaitu organisasi kemasyarakatan yang melaksanakan kegiatan dan memiliki kepengurusan di daerah provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, dan desa. 4. Perseorangan adalah perseorangan tingkat provinsi, yaitu individu atau keluarga yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada tingkat provinsi. 17



Arsip Daerah Kabupaten/Kota Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibu kota provinsi Arsip daerah kabupaten/kota wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota : a. Perseorangan. Satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota adalah unsur pembantu kepala daerah kabupaten/kota dalam penyelenggaraan pemerintahan kabupaten/kota yang terdiri atas sekretariat daerah kabupaten/kota, dewan perwakilan rakyat daerah (DPRD) kabupaten/kota, dinas daerah kabupaten/kota, dan lembaga teknis daerah kabupaten/kota. b. Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan negara kesatuan Republik Indonesia atau disebut dengan nama lain, seperti kampung di Papua, Nagari di Sumatra Barat, dan Gampong di Aceh. c. Organisasi politik adalah organisasi politik tingkat kabupaten/kota, yaitu organisasi partai politik lokal serta peserta pemilihan umum legislatif dan eksekutif tingkat daerah kabupaten/kota, seperti peserta pemilihan anggota DPRD kabupaten/kota, bupati/wali kota, dan wakil bupati/wali kota. d. Organisasi kemasyarakatan adalah organisasi kemasyarakatan berskala kabupaten/kota, yaitu organisasi kemasyarakatan yang melaksanakan kegiatan dan memiliki kepengurusan di daerah provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, dan desa. e. Perseorangan adalah perseorangan tingkat kabupaten/kota, yaitu individu atau keluarga yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara pada tingkat kabupaten/kota. Arsip Perguruan Tinggi Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;



18



a. civitas academica, Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi adalah unsur pembantu rektor dalam penyelenggaraan perguruan tinggi yang terdiri atas rektorat, fakultas, dan satuan kerja dengan sebutan lain. Civitas academica adalah unsur di lingkungan perguruan tinggi yang terlibat dalam tridharma perguruan tinggi, antara lain mahasiswa, dosen, alumni, dan lain-lain. Pasal 1 angka 26 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mendefinisikan bahwa pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Schelenberg (1956) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi: 1. 2. 3. 4.



Penyusutan : menilai arsip yang diusulkan oleh instansi pencipta; Perawatan dan penataan, pengepakan, pelabelan, dan reproduksi; Pendeskripsian dan penerbitan, deskripsi arsip dan pembuatan jalan masuk; Pelayanan referensi, mencari, meminjamkan arsip, dan menyediakan ruang penelitian. Michel Roper (1993) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi 1. 2. 3. 4. 5.



Penilaian dan akuisisi (appraisal and acquisition); Perlindungan dan perawatan (conservation); Penataan dan pendeskripsian (arrangement and description); Akses dan layanan (access and service); Penyuluhan masyarakat (publish). McKemmish (1993) menyebutkan bahwa pengelolaan arsip statis adalah kegiatan mengelola arsip statis (archives) yang meliputi : Penilaian dan akuisisi (acqusition and appraisal);contact /negotiation;macro surveying (identification of potential archives);micro surveying (appraisal, disposal schedulling);transferring;Penataan dan pendeskripsian (arrangement and description);Preservasi (preservation);Layanan informasi (reference);Pendidikan kepada pengguna arsip dan hubungan masyarakat (user education and public relations)



19



BAB II : RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP STATIS Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa lembaga kearsipan nasional/ANRI, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, serta lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diperoleh dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Arsip statis sebagai memori kolektif dan identitas bangsa yang disimpan pada lembaga kearsipan harus dikelola dengan baik agar dapat bertahan lama atau lestari sehingga senantiasa dapat digunakan oleh publik untuk berbagai kepentingan, seperti penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan,pendidikan, serta penyebaran informasi. Pengelolaan arsip statis dari lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya tersebut dilaksanakan melalui kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis yang bertujuan menjamin keselamatan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Ruang lingkup pengelolaan arsip statis dalam rangka menjamin keselamatan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dapat digambarkan seperti gambar berikut ini. Akuisisi Tahap pertama pengelolaan arsip statis menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan terhadap arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Sesuai amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip statis sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara perlu dijamin keselamatan arsipnya, baik secara fisik maupun informasinya sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang. Lembaga kearsipan wajib melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga negara, pemerintah daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan, satuan kerja, dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi yang akan menyerahkan arsip statisnya, termasuk lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara atau bantuan luar negeri. Prinsip Arsip statis yang akan diakuisisi ke lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan telah dinyatakan selesai masa simpan 20



dinamisnya. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media. Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip yang berupa berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat arsip, dan arsipnya. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya. Strategi akuisisi Strategi akuisisi arsip statis bertujuan mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis; memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis; mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara permanen mengatur proses serah terima arsip antara pihak lembaga kearsipan dan pencipta arsip; mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi. Strategi akuisisi arsip statis merupakan langkah koordinasi aktivitas berbagai tahapan dalam pelaksanaan akuisisi arsip yang tercantum dalam haluan akuisisi dan bertujuan memperoleh arsip statis guna menambah khazanah arsip statis di lembaga kearsipan. Pelaksanaan akuisisi Pelaksanaan akuisisi arsip statis merupakan rangkaian program kegiatan yang dimulai dari tahap pendataan, penilaian, dan serah terima arsip statis. Tahap pendataan arsip statis merupakan kegiatan untuk mengumpulkan serta mengidentifikasi informasi mengenai pencipta arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau arsip statis yang sudah tidak diperlukan lagi secara langsung untuk penyelenggaraan kegiatan di lingkungan pencipta arsip. Tahap penilaian arsip statis merupakan proses penentuan status arsip yang akan diakuisisi. Pelaksanaan penilaian lembaga kearsipan dapat mengacu pada nilai guna arsip yang tercantum dalam jadwal retensi arsip (JRA) pencipta arsip. Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik, pencipta arsip melakukan autentikasi. Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi, lembaga kearsipan berhak menolak penyerahan arsip statis. Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya, autentikasi dilakukan oleh lembaga kearsipan. Dalam melakukan serah terima arsip statis, terdapat beberapa persyaratan yang wajib diserahkan dan dilengkapi oleh pencipta arsip sebagai berikut : Arsip statis yang diserahkan a. Fisik arsip mudah dikenali, baik bentuk dan media maupun kuantitas/jumlah arsip. b. Fisik arsip sudah dalam keadaan tertata dan teratur dalam boks arsip ataupun media simpan lain sesuai bentuk dan media arsip. c. Fisik arsip dalam boks ataupun media simpan lain sudah dilengkapi dengan identitas asal pencipta arsip, kurun waktu penciptaan arsip, nomor arsip, dan nomor boks. Daftar arsip statis yang diserahkan a. Format ketikan dalam bentuk hardcopy. 21



b. Mempunyai identitas nama dan alamat asal pencipta arsip. c. Memuat informasi sekurang-kurangnya mengenai nomor, seri/jenis, kurun waktu, jumlah, dan tingkat keaslian arsip. d. Daftar arsip dibuat minimal rangkap dua, masing-masing disimpan oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan atau unit/satuan organisasi lain yang dianggap perlu (khusus akuisisi arsip statis di lingkungan pemerintahan daerah dan perguruan tinggi). e. Diketahui/disetujui dan ditandatangani oleh pimpinan atau penanggung jawab pengelolaan arsip di lingkungan pencipta arsip. Berita acara serah terima arsip statis a. Format naskah berita acara sesuai dengan aturan yang ditentukan. b. Naskah apabila diperlukan dilengkapi dengan klausul perjanjian antara kedua pihak, khususnya mengenai hak akses arsip. c. Naskah berjumlah rangkap dua, masing-masing disimpan oleh pihak yang menyerahkan arsip/pencipta arsip dan pihak yang menerima arsip, dalam hal ini adalah lembaga kearsipan. d. Naskah kedua-duanya ditandatangani dengan tinta warna hitam oleh kedua belah pihak. e. Naskah yang telah ditandatangani diberi cap dinas tanda pengenal yang sah dari pencipta arsip dan lembaga kearsipan. Pengolahan Tahap kedua pengelolaan arsip statis, menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dilaksanakan melalui kegiatan pengolahan arsip statis. Pengolahan arsip statis adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip statis berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan melalui kegiatan deskripsi dan penataan arsip. Pengolahan arsip statis akan menghasilkan sarana bantu penemuan kembali arsip (finding aids). Jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis yang umum dihasilkan dalam rangka pengolahan arsip statis pada lembaga kearsipan itu berupa daftar arsip statis, inventaris arsip, dan guide arsip statis. Ketiga jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis ini digunakan oleh unit kerja penyimpanan dan layanan informasi arsip pada lembaga kearsipan dalam rangka akses dan layanan informasi kepada pengguna arsip (user). Dalam rangka menjamin ketersediaan arsip statis untuk berbagai kepentingan, seperti kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan serta penyebaran informasi arsip statis pada lembaga kearsipan, harus tersedia daftar arsip statis, inventaris arsip, dan guide arsip statis yang dilaksanakan melalui kegiatan pengolahan arsip statis. Prinsip 22



Pengolahan arsip statis diatur dengan prinsip respect des fonds. Prinsip respect des fonds terdiri atas dua konsep terkait, yaitu asal usul (provenance) dan aturan asli (original order). Asal usul mengacu pada ‘lembaga asal’ arsip (pencipta arsip); sedangkan aturan asli mengacu pada aturan dan pengorganisasian arsip yang diciptakan serta disimpan oleh lembaga asalnya. Penjelasannya sebagai berikut : a. Respect des fonds: respek terhadap pencipta arsip, termasuk pemeliharaan asal usul dan aturan asli. b. Asal usul (provenance): organisasi atau perseorangan yang membuat atau menerima, memelihara, dan menggunakan arsip dinamisnya. Prosedur Prosedur pengolahan arsip statis dalam rangka penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids)dilakukan melalui tahapan kerja sebagai berikut: a. Identifikasi arsip; b. Penyusunan rencana teknis; c. Melaksanakan penelusuran sumber data; d. Penyusunan skema sementara pengaturan arsip; e. Rekonstruksi arsip; f. Deskripsi arsip statis; g. Manuver/penyatuan informasi arsip statis Preservasi Metode preservasi Metode preservasi arsip statis di lembaga kearsipan harus menyangkut pada dua jenis presrvasi arsip, yaitu preservasi yang bersifat preventif atau pencegahan (preventive preservation) serta preservasi yang bersifat perbaikan (curative/restoration preservation). Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap kerusakan arsip statis melalui penyediaan prasarana dan sarana, perlindungan, pemeliharaan, serta pembatasan akses arsip statis. Sementara itu, reservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat perbaikan/perawatan terhadap arsip statis yang rusak atau kondisinya memburuk sehingga dapat memperpanjang usia arsip statis di lembaga kearsipan. Akses Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengamanatkan bahwa lembaga kearsipan nasional/ANRI, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diperoleh dari lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. B. Perbandingan Buku Utama dan Buku Pembanding 23



1. Pada review penulis, penulis menemukan sedikit kesamaan materi tentang konsep, lembaga pengelolaan arsip statis dan ruang lingkupnya, namun dalam buku utama dimuat dalam 4 bab sementara buku pembanding 2 bab 2. Pada buku pembanding terdapat 2 bab yang mana penjabaran sub babnya lebih rinci dibandingkan dengan buku utama 3. Dalam buku utama terdapat latihan berupa soal-soal yang disajikan serta ringkasan dari topik yang diulas yang mana hal ini dapat sebagai bahan penilaian untuk mengukur sejauh mana mahasiswa atau pembaca dalam penguasaan materi, sedangkan dalam buku pembanding tidak ditemui soal latihan dan ringkasan dari setiap topik 4. Buku utama terdapat riwayat penulis, dalam buku pembanding riwayat penulis tidak dilampirkan 5. Selain itu dalam buku utama memuat lampiran-lampiran yang menguatkan tentang pasal atau peraturan perundang-undangan yang dimuat dalam materi sementara dalam buku pembanding tidak terdapat lampiran-lampiran tersebut 6. Materi yang dicakup dalam buku utama lebih lengkap dan terkonsep dari mulai penyimpanan hingga perawatan arsip 7. Buku pembanding yang merupakan e-book tidak mempunyai ISBN dan identitas yang lengkap



BAB III 24



SIMPULAN DAN SARAN A. Simpulan Simpulan yang dapat saya ambil dari hasil mereview kedua buku ini adalah, bahwa terdapat keterkaitan dalam buku utama dan pembanding, dalam bab-bab serta sub babnya yang saling melengkapi dan dapat dijadikan buku referensi. B. Saran Setelah mereview kedua buku saya menyarankan untuk pembaca menggunakan kedua buku diatas karena pada buku utama dan buku pembanding terdapat pokok bahasan yang saling melengkapi, selain itu dalam buku utama terdapat sub bab yang mendukung bab di buku pembanding, sehingga dalam penggunaan kedua buku ini sekaligus dapat memperkaya dan memperluas wawasan pembaca terutama dari topik bahasan arsip statis sampai pada proses administrasi keuangan dalam pemerintahan.



DAFTAR PUSTAKA



25



Ali Muhidin, Sambas, dan Hendri Winata, “Manajemen Kearsipan: Untuk organisasi publik, politik, dan kemayarakatan”, Bandung: Penerbit Pustaka Setia, 2016. Azmi. 2017. Modul Pengelolaan Arsip Statis.



26