Contoh Dokumen TNA [PDF]

Citation preview

TRAINING NEED ANALYSIS Dasar Hukum Organisasi : PT. Toyota Boshoku Indonesia Lingkup : Junior Staff Administrasi Perkantoran Struktur Organisasi : Terlampir Tahun Pelaksanaan : 2019 Tujuan : ● Sebagai informasi bahwa training adalah salah satu upaya peningkatan kompetensi dalam meningkatkan produktivitas kerja. ● Sebagai data penentuan peserta training yang benar – benar tepat dan sesuai dengan kebutuhan. ● Sebagai dasar dalam menyusun materi / silabus training, sehingga materi yang disampaikan berdampak pada peningkatan kompetensi yang benar – benar dibutuhkan. ● Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan ● memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan. Peserta : ● Seluruh peserta baru pemagangan dan karyawan baru di PT. Toyota Boshoku Indonesia, Cikarang Barat, Kabupaten Bekasi. Pendahuluan PT. Toyota Boshoku Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur sektor otomotif yang mempunyai komitmen untuk berpartisipasi dalam Program Pemagangan Dalam Negeri sesuai dengan Permenaker No 36 tahun 2016. Tujuan dari program pemagangan dilingkungan perusahaan selain turut serta dalam mencetak angkatan kerja yang kompeten di dunia industri, juga untuk menyiapkan kader-kader yang dapat langsung direkrut untuk mengisi posisi-posisi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sasaran Pemagangan ditujukan untuk posisi-posisi entry level yang dapat di isi oleh lulusan SMA / SMK dan sederajat. Pemagangan dilakukan dengan memadukan teori dan praktik yang dibimbing langsung oleh mentor yang berpengalaman. Jangka waktu pemagangan akan dilakukan dalam 12 bulan. Untuk memastikan bahwa peserta pemagangan kompeten, maka akan disiapkan evaluasi di setiap materi pelatihan baik tertulis maupun praktek.



1



Training Need Analysis (TNA) - Dukungan / Support Latar Belakang TNA pada dasarnya adalah hasil survei yang berisikan seluruh pemetaan pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja, atau KSA dari karyawan atau pegawai yang telah ditetapkan, dengan tujuan untuk dapat menyusun suatu program pengembangan dan peningkatan KSA sesuai sasaran perusahaan. Menentukan persyaratan peserta merupakan salah satu hal yang krusial dalam menyusun program pelatihan. Penentuan peserta dalam hal ini termasuk dengan fasilitator / trainer dalam pelatihan tersebut. Hal ini dikatakan krusial karena pemilihan peserta akan sangat menentukan format pelatihan, penetapan tenaga pelatih (trainer) yang tepat agar proses pembelajaran dapat sesuai sasaran.  Dengan mengetahui peserta training maka perusahaan dapat menentukan format TNA. Format TNA yang digunakan adalah dengan menggunakan data SDM perusahaan, pengamatan langsung/observasi, survei/angket kebutuhan, survei karakteristik pasar lokal dan internasional, dan program tahunan perusahaan. Dengan mengetahui karakteristik peserta pelatihan, perusahaan dapat menggali lebih dalam berbagai informasi seperti: ●



Jenis persyaratan minimal (pendidikan, pengalaman dan ketrampilan) yang harus dipenuhi oleh peserta pelatihan untuk dapat mengikuti pelatihan.



●



Jenis pengetahuan dan ketrampilan yang telah dimiliki peserta pelatihan, termasuk pelatihan apa saja yang telah dan pernah diikuti sebelumnya.



●



Jenis persyaratan yang harus dipenuhi oleh trainer/fasilitator untuk dapat menyelenggarkan pelatihan? apakah akan menggunakan trainer dari dalam perusahaan atau menggunakan trainer dari luar.



●



Meningkatkan kemampuan kompetensi dan kompetisi yang diperlukan dalam rangka mengantisipasi persaingan dunia usaha yang semakin tinggi.



●



Pada akhirnya, akan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri.



Mengingat bahwa hal-hal yang mempengaruhi kinerja pegawai maupun perusahaan secara keseluruhan tidak hanya ditentukan oleh hasil TNA, maka penyusunan TNA ini harus benar-benar dapat memastikan bahwa ia mendapatkan dukungan dari berbagai pihak di dalam perusahaan. Komitmen tersebut diatas amat penting diperoleh mengingat bahwa pelatihan bukanlah sarana yang tepat untuk mengendalikan hal-hal yang tidak memiliki hubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan. Dengan perkataan lain hasil TNA adalah salah satu sarana yang berguna untuk menghilangkan atau mengurangi adanya kesenjangan antara pengetahuan dan ketrampilan yang ada dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, dalam analisis kebutuhan pelatihan ini, perusahaan harus dapat memastikan bahwa hasil TNA tidak akan berpihak dan tidak akan 2



disalahgunakan oleh pihak manajemen atau pun para manager  / supervisor untuk melepaskan tanggungjawab atas ketidakberhasilan mereka dalam mengatasi permasalahan yang ada. Sebaliknya hasil TNA harus dipandang sebagai sarana pendukung bagi keberhasilan pihak manajemen atau para manager/supervisor dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Tanpa adanya komitmen yang sungguh-sungguh dari pihak manajemen atau para manager/supervisor maka dapat dipastikan bahwa pelatihan hanya akan berjalan sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan saja.



Menentukan Metode Kegiatan TNA dilakukan dibawah koordinasi Direktur Umum, dan dilakukan/dibantu oleh Manager SDM dengan menggunakan sumber data yang ditetapkan yaitu : ● Riset atau survey langsung ● Data SDM: o Penilaian kinerja (performance appraisal) o Perencanaan SDM dan Perencanaan karir pegawai o Uraian jabatan SDM ● Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi / pasar Adapun pelaksanaan TNA dilakukan dengan menggunakan pengumpulan data dari: ● Kuesioner ● Observasi / pengamatan langsung ● Wawancara ● Regular meeting ● Masukan dari para pakar/penasehat yang ditunjuk.



3



Pelaksanaan TNA Kuesioner Nama karyawan



:



Posisi jabatan



:



Tanggal pengisian Angket



:



Dalam rangka meningkatkan pengembangan perusahaan dan karir saudara, perusahaan memandang perlu saudara memberikan masukan, komentar dan tanggapan Anda sebagai bagian dari evaluasi terhadap proses pengembangan SDM di perusahaan Agar dibaca dan disimak pernyataan / pertanyaan pada kolom pernyataan / pertanyaan di bawah ini, lalu pilih salah satu dari 5 (lima) kemungkinan jawaban yang paling sesuai dengan yang Anda rasakan / alami. Berilah tanda cek/cakra pada kotak yang tersedia ( X ), dari yang paling tidak sesuai (1) sampai dengan yang paling sesuai (5) dengan kebutuhan anda. Pengisian kuesioner ini dianggap sebagai Asesmen Mandiri dari Anda.



NO 1 2 3 4 5 NO 1 2 3 4



LINGKUNGAN KERJA PERUSAHAAN



FASILITAS PERUSAHAAN



4



1



Saya merasa 2 3 4



4



1



Saya merasa 2 3 4



4



Fasilitas kerja internal Fasilitas pelayanan kesehatan Kesempatan mendapatkan training Kenyamanan dalam bekerja (fasilitas umum) PENGEMBANGAN SDM



1 2



5 6



Kondisi pengembangan KSA saat ini Kondisi pekerjaan anda saat ini Pengembangan anda 5 (lima) tahun kedepan yang diharapkan Kesempatan anda memperoleh peningkatan KSA (kursus, seminar, pelatihan, dll) Perhatian terhadap masalah yang dihadapi saat ini Sistem reward dan punishment saat ini



NO



KONDISI PERUSAHAAN



4



Saya merasa 2 3 4



Lingkungan kerja perusahaan Kendala multi budaya dengan rekan kerja Lingkungan beban persaingan internal Hubungan kerja dengan rekan kerja Perhatian perusahaan terhadap pekerjaan anda



NO



3



1



Saya merasa



4



1 1 2 3 4 5



2



3



4



4



Sebutkan penilaian anda terhadap masa depan perusahaan Apakah lima tahun mendatang anda akan tetap mengembangkan diri bersama perusahaan? Apakah saat ini anda merasa KSA anda setara dengan karyawan perusahaan sejenis di Indonesia? Apakah saat ini perusahaan sudah memberikan pelatihan yang sesuai dengankebutuhan pengembangan karir anda? Apakah saat ini perusahaan telah mematuhi semua ketentuan yang berlaku?



Catatan: Kuesioner diatas dibuat untuk semua karyawan dengan posisi jabatan seperti tersebut diatas, dengan menyesuaikan isi dari kuesioner masing-masing.



5



Pengamatan Langsung / Observasi



No.



Indikator Pengamatan



1.



Kepatuhan terhadap implementasi K3 umum



2.



Kepatuhan terhadap UU/peraturan/SOP



3.



Pengetahuan menyelesaikan tugas utama



4.



Pengetahuan menyelesaikan tugas tambahan



5.



Ketepatan terhadap waktu kerja



6. 7. 8. 9. 10.



Hasil Pengamatan 1



2



3



4



5



Keterangan



Ketrampilan melaksanakan kemampuan komunikasi efektif Ketrampilan menyelesaikan tugas-tugas dengan intensitas dan beban tinggi / tugas darurat Sikap dan pengetahuan menjaga rahasia perusahaan Dst Ketepatan Waktu Kerja Total Catatan: Kolom “ Hasil Pengamatan” diatas dilakukan oleh atasan yang bersangkutan, dari yang dianggap paling tidak mampu (1) sampai dengan yang paling mampu (5). Isilah kolom “Keterangan” bila diperlukan.



6



n



n)



TRAINING NEED ANALYSIS SKKNI No.183 – TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL INDONESIA KATEGORI AKTIVITAS PENYEWAAN DAN SEWA GUNA USAHA TANPA HAK OPSI, KETENAGAKERJAAN, AGEN PER6ALANAN DAN PENUNJANG USAHA LAINNYA GOLONGAN POKOK AKTIVITAS



ADMINISTRASI KANTOR, AKTIVITAS PENUNJANG KANTOR DAN AKTIVITAS PENUNJANG USAHA LAINNYA BIDANG ADMINISTRASI PROFESIONAL



Ketrampilan / Pelatihan



Kondisi Saat ini



Kondisi yang diharapkan



N.821100.001.02 Menangani penerimaan dan pengiriman dokumen/surat N.821100.002.02 Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen N.821100.003.02 Menciptakan dokumen/lembar kerja sederhana N.821100.028.02 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi



Kompeten



Belum Kompeten



Kompeten



N.821100.029.02 Melakukan komunikasi melalui telepon



Belum Kompeten



Kompeten



N.821100.058.02 Mengakses data di komputer N.821100.073.02 Menggelola Arsip N.821100.074.02 Menggelola peralatan kantor



Kompeten



Kompeten



Kompeten



Kompeten



Kompeten



Kompeten



Belum Kompeten



Kompeten



Belum Kompeten



Kompeten



N.821100.075.02 Menerapkan prosedur K3 Perkantoran Mengimplementasikan Budaya Organisasi ke Seluruh Unit Kerja dan Individu



Pelatihan diperlukan Ya Tidak



Kompeten



Jenis pelatihan yg diperlukan -



Target waktu pelatihan -



-



-



-



-



-



-



997 jam



BNSP atau setara*)



995 jam



BNSP atau setara*)



-



-



-



-



-



-



-



-



Cluster Junior Staff Administrasi



6 jam



Cluster Junior Staff Administrasi



24 jam



Penyelenggara pelatihan -



√ Kompeten



Kompeten √



Kompeten



Kompeten √



Cluster Junior Staff Administrasi



√



√ √ √ √



√



√



Cluster Junior Staff Administrasi -



BNSP atau P setara*) m i BNSP atau d setara*)



Catatan: *) Teknis: Sertifikasi dari Kemenaker, atau yang setara lainnya. Non teknis : Sertifikasi dari BNSP 1. Sesuai program pengembangan organisasi/ perusahaan 2. Sesuai program pengembangan peserta pelatihan yang diusulkan 7



F



3. Persyaratan calon sesuai ketentuan organisasi/perusahaan



LAMPIRAN TRAINING NEED ANALYSIS :



STRUKTUR ORGANISASI HUMAN RESOURCES DIVISION PT. TOYOTA BOSHOKU INDONESIA DIVISION HEAD



DEPARTMENT HEAD



SENIOR STAFF RECRUITMENT



SECTION HEAD HR



SECTION HEAD ADMINISTRASI



SENIOR STAFF IR



SENIOR STAFF ADMINISTRASI



SENIOR STAFF REMUNERATION



JUNIOR STAFF ADMINISTRASI PERKANTORAN



8