02 - Sop Audit Internal [PDF]

Citation preview

AUDIT INTERNAL



SOP



No.Dokumen



: 440/ A.III.SOP.50.0002.08/ 436.6.3/2015



No. Revisi



:0



Tanggal Terbit : Halaman



Pemerintah Kota Surabaya Dinas Kesehatan



1. Pengertian



: 1-3 Kepala UPTD Puskesmas Manukan Kulon dr. Winartuti Santoso.M kes NIP. 197901102006042022



Tanda Tangan :



1. Audit adalah kegiatan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat faktual, signifikan dan relevan melalui pemeriksaan, pengukuran



dan



penilaian



secara



sistematis,



objektif



dan



terdokumentasi yang berorientasi pada azas manfaat. 2. Audit internal adalah audit yang dilakukan terhadap suatu organisasi oleh auditor internal yang merupakan karyawan puskesmas sendiri untuk kepentingan internal Puskesmas. 3. Tim audit adalah suatu tim yang terdiri dari beberapa karyawan Puskesmas, dibentuk untuk mengadakan audit sistem manajemen mutu yang diterapkan. 4. Aktivitas auditor internal  Memastikan (melakukan konfirmasi dan verifikasi)  Menilai (mengevaluasi dan mengukur)  Merekomendasikan (memberikan saran/ masukan) 5. Auditee adalah unit yang diperiksa oleh auditor, termasuk seluruh obyek audit yang ada di dalamnya (dokumen, produk, lingkungan dan personil dll) 6. Temuan audit adalah hasil dari suatu proses audit berupa kesimpulan 2. Tujuan



auditor yang didukung bukti-bukti objektif Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk melakukan audit internal agar implementasi sistem mutu dapat berjalan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan.



3. Kebijakan



Surat Keputusan UPTD Kepala Puskesmas Gayungan Kota Surabaya Nomor 440/A.III.SK.50.0003.07/ 436.6.3/2015 tentang Indikator mutu dan kinerja puskesmas



4. Referensi



Manual Mutu Puskesmas Gayungan Tahun 2015



5. Prosedur



1. Tim audit dibentuk oleh Kepala Puskesmas 2. Frekuensi audit internal dilaksanakan tiap 6 bulan sekali 3. Koordinator tim audit membuat persiapan audit dengan melakukan tinjauan dokumen dan mengadakan pertemuan tim audit internal 4. Tim audit internal membuat jadwal audit untuk jangka waktu 1 tahun menggunakan formulir jadwal audit internal tahunan.



1|Audit Internal



5. Tim audit internal melaksanakan audit dengan berbagai cara dan teknik untuk mengumpulkan data dan informasi relevan dan signifikan sebagai dasar penilaian dan pengambilan kesimpulan, dengan mengadakan open meeting terlebih dahulu yang dihadiri oleh Kepala Puskesmas, Wakil Manajemen, Sekretaris akreditasi seluruh



koordinator



unit/poli



untuk



memberitahukan



dan



jadwal



pelaksanaan audit internal. 6. Jadwal audit tahunan dan jadwal audit enam bulanan diedarkan kepada semua unit/poli 7. Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal dengan metode : a. Mengamati proses b. Meminta penjelasan auditee c. Meminta peragaan auditee d. Menelaah dokumen unit/poli e. Mewawancarai auditee f. Menanyakan hasil survey g. Menganalisis data dan informasi h. Menyimpulkan i. Auditor mencari bukti obyektif dan mencatat temuan audit menggunakan formulir audit internal 8. Tim audit mengadakan close meeting yang dihadiri oleh semua karyawan puskesmas untuk menyampaikan hasil audit oleh tim audit, klarifikasi hasil audit ( auditee diberi kesempatan untuk menanggapi hasil temuan). 9. Setelah temuan dibahas bersama koordinator unit/poli, auditor mencatat temuan audit dengan menggunakan formulir audit internal, yang disetujui oleh auditee : a. Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi b. Batas waktu tindakan koreksi 10. Lembar asli disimpan tim audit salinan disimpan unit/poli 11. Auditor mengisi formulir audit internal yang berisi rekomendasi tindakan koreksi yang bersifat tidak mengikat dan diketahui ketua tim audit 12. Koordinator



audit



mengirim



formulir



audit



internal



kepada



koordinator unit/poli terkait untuk dilaksanakan tindakan koreksi 13. Koordinator unit menjamin pelaksanaan tindakan koreksi



2|Audit Internal



14. Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, koordinator unit melaporkan tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir audit internal kepada koordinator tim audit 15. Setelah koordinator melaporkan tindakan koreksi, auditor segera melakukan verifikasi 16. Koordinator tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan kepada Wakil Manajemen 6. Unit Terkait 7. Rekaman historis



Semua unit/ poli Puskesmas Gayungan No



Yang dirubah



Isi Perubahan



Tgl. Mulai diberlakukan.



perubahan.



3|Audit Internal