1.0 Introduction [PDF]

Citation preview

KOLEJ VOKASIONAL KANGAR JALAN SEKOLAH DERMA, 01000 KANGAR, PERLIS KERTAS PENERANGAN INFORMATION SHEET



KOD DAN NAMA PROGRAM / SENI KULINARI PROGRAM CODE AND NAME TAHAP / LEVEL NO. DAN TAJUK MODUL / MODULE NO. AND TITLE



L4 DHA 3143 FOOD AND BEVERAGE COST CONTROL



1.0 INTRODUCTION TO FOOD AND BEVERAGE CONTROL 2.0 FOOD AND BEVERAGE PURCHASING CONTROL NO DAN PERNYATAAN 3.0 FOOD AND BEVERAGE RECEIVING CONTROL TUGASAN / TASK(S) NO. AND 4.0 FOOD AND BEVERAGE STORAGE AND ISSUING STATEMENT CONTROL 5.0 FOOD PRODUCTION CONTROL 6.0 IVENTORY CONTROL 7.0 FOOD PRODUCTION QUALITY ASSURANCE NO. KOD / CODE NO.



DHA 3143 / P (1/7)



Muka : 01



TAJUK / TOPIC : FOOD AND BEVERAGE COST CONTROL TUJUAN / PURPOSE Upon completion of the course, students will be able to: 1. Define key concept in cost control and quality assurance. (C1, PLO1) 2. Calculate cost of food sale (P3, PLO3) 3. Explain food flow process concept (A3, PLO2)



Drp : 12



1.0 PENGENALAN KAWALAN Kawalan adalah satu proses dimana seorang pengurus mencuba secara langsung untuk mengawal setiap perbuatan atau tugas peseorangan atau manusia (pekerja) dalam mencapai matlamat yang disasarkan. Dengan langkah pertama, ia lebih ketara untuk memperkenalkan kepada syarikat atau enterpris. Kebiasaanya matlamat sesebuah syarikat persendirian adalah pencapaian kewangan. Untuk mencapai matlamat, pihak pengurusan harus menyediakan beberapa pecahan matlamat bagi menyesuaikan atau serasi dengan perancangan jangka panjang. Kecenderungan ini lebih spesifik dan segera amnya. Dalam mencapai satu matlamat perniagaan, sesebuah syarikat atau enterpris tidak seharusnya mempunyai skop yang kecil. Ia lebih daripada itu seperti mengajikan pekerja oleh pengurusan kerana proses pengawalan dalam hospitality adalah untuk mencari keuntungan. Ini dapat dibincangkan bagaimana kos perbelanjaan dan operasi jualan makanan dan minuman dapat dikawal. Oleh itu dalam sesebuah enterpris makanan, pengurus operasi makanan secara tidak langsung mengawal setiap pekerjanya, bai menjaga kos operasi tertentu, bagi mendapatkan keuntungan.



PENGAWALAN KOS Proses dimana pengurus cuba mengawal dan menjaga kos iaitu kos lebihan atau menghadkan belian atau pengaliran tunai dan asset keluar dikenali sebagai Pengawalan Kos. Ia merupakan proses berterusan dan melibatkan setiap langkah dalam satu rangkaian dimana ia melibatkan purchasing (pembelian), receiving (penerimaan), storing (pengstoran), issuing (pengeluaran atas permintaan) dan penyediaan makanan dan minuman untuk jualan, srta penjadualan pihak tertentu dan pihak yang dipertanggungjawabkan. Setiap kendali untuk pengawalan kos berbeza di antara satu tempat dengan tempat yang lain. Bergantung kepada skop operasi tersebut. Tetapi prinsipal disebalik perbezaan kaedah yang digunakan masih mengekalkan konsep yang sama serta.Untuk mencapai matlamat bagi mengelakkan kos berlebihan iaitu kos makanan dan minuman



Cost Control : Proses yang digunakan untuk mengawal serta mengelakkan kos melebihi tahap yang telah ditetapkan.



2



CYCLE OF FOOD CONTROL 1. Operation Analysis 10. Start Again



2. Menu



9. Sales Analysis



3. Purchasing



8. Selling and Control of Cash



4. Receiving



5. Store Room



7. Service 6. Food Preparation



3



1.



Operation Analysis



2.



Menu



3.



Purchasing



4.



Receiving



5.



Storeroom



6.



Food Preparation



7.



Service



8.



Selling and Control of Cash



9.



Sale Analysis



10.



Start Again



Analisis dibuat secara am/ menyeluruh terhadap restoran. Contoh : Jumlah jualan yag biasa dicatatkan. - Kos makanan bukan lepas langkah yang diambil untuk mengawal kos makanan. - Proses menghasilkan menu, purchasing, receiving, storing, food preparation, service, selling, and control of cash, sales analysis. Menentukan harga untuk satu menu berdasarkan bahan-bahan yang digunakan. ( Kos bahan mentah + pekerja = harga jualan ) Pesan / beli bahan mentah untuk menyediakan menu. Proses penerimaan barang. - Barang – barang yang diterima perlu disemak/ diperiksa kualiti dan kuantiti barang tersebut. - Barang-barang segar selalunya dihantar terus ke bahagian penyediaan makanan, manakala barang-barang kering akan disimpan di dalam store penyimpanan. ( Ikut pada sistem syarikat penyediaan makanan) Store penyimpanan. ( Storeroom Control System) - Merekod iventori keluar masuk barang yang diterima. - Penggunaan borang untuk mengeluarkan barang. Menetapkan standard recipe dan standard portion satu hidangan untuk mengawal kos dan mengikut predetermined standard yang ditetapkan. Service berdasarkan menu yang dihidangkan dan konsep restoren. - Kawalan semasa penerimaan bayaran. - Langkah=langkah pengendalian wang tunai. Analisis jualan yang dilakukan untuk mengetahui jumlah jualan/portion hidangan yang dijual setiap hari. Memulakan sekali lagi proses food control apabila semua faktor telah dikumpul dan dikaji.



4



Kepentingan Kawalan Kos?



1. Untuk mengawal kos dari berlebihan. 2. Meningkatkan keuntungan / hasil pendapatan syarikat. 3. Untuk mengelakkan kawalan yang tidak cekap keatas :a. Food Cost b. Staff Cost c. Operation Cost 4. Mengelakkan pembaziran / menghadkan pembelian. 5. Mengawal keluar masuk perbelanjaan. 6. Mengelakkan kecurian dan penyalahgunaan kuasa. 7. Kos yang standard bagi bulanan atau tahunan.



5



PEMBELIAN Pembelian didefinisikan sebagai tugas yang berkaitan dengan pemilihan barangan, penerimaan, penyimpanan dan kegunaan akhir barang – barang yang digunakan oleh sesebuah organisasi. Ini menunjukkan bahawa orang yang berkuasa bagi pembelian bertanggungjawab bukan sahaja untuk mencari barang yang diingini tetapi memilih apa yang paling sesuai untuk perniagaan dan mengikat kontrak dengan pembekal yang layak.



Matlamat dalam pembelian   



Untuk pastikan barang yang dihantar adalah sama dan betul dari segi kualiti, kuantiti dan harga. Untuk pastikan setiap barangan yang dihantar dan dipindahkan ke jabatan yang berkenaan disimpan dan digunakan dengan baik. Buat tindakan susulan dengan jabatan yang memesan barangan tersebut untuk pastikan barangan yang ditempah adalah barangan yang sama dan baik.



Standard spesifikasi pembelian Adalah ringkasan daripada diskripsi kualiti, kuantiti, saiz dan timbang sukat atau faktor perkiraan yang diperlukan untuk satu – satu butiran atau maklumat. Ia merupakan butiran dan maklumat kepada sesebuah organisasi,institusi atau hotel dimana ia ditentukan oleh pihak pengurusan selepas kajian dibuat bagi memenuhi keperluan menu bersama struktur harga, dan polisi catering yang ditetapkan oleh sesebuah organisasi. Apabila spesifikasi yang dicadangkan telah dipersetujui oleh pihak pengurusan, semua pihak harus berpegang pada spesifikasi yang telah ditetapkan. Sebarang perubahan butiran spesifikasi mesti mendapat kelulusan daripada pihak purchasing officer, penjaga stor (Store man), kerani penerima barang ( Receiving Clerk) dan semua kakitangan senior katering (Chef). Edaran bahagian butiran seperti sayur – sayuran, buah – buahan, daging, ikan dan lain – lain mestilah dihantar kepada pembekal supaya pembekal paham tentang spesifikasi yang dikehendaki.



6



PENERIMAAN KAWALAN PENERIMAAN BARANG MAKANAN Matlamat yang terkandung dalam aktiviti penerimaan barang iaitu :







Dapat mengetahui pelbagai peralatan yang perlu semasa aktiviti penerimaan barangan dilakukan. Seperti Contoh :- Borang Penerimaan Barang, Resit Belian dan sebagainya. Dapat menggunakan borang dan merekod segala barang semasa penerimaan barangan dijalankan.



Tujuan utama kawalan penerimaan barang : 



Bagi memastikan kualiti dan kuantiti barangan yang diterima tepat dan betul dengan barangan yang ditempah atau dipesan. Bagi memastikan bayaran yang dikenakan tepat dari barangan yang dibeli.



Syarikat perkhidmatan makanan atau industri restoran akan memberi penekanan yang tinggi dalam proses penerimaan. Akan terdapatnya kerugian terhadap pihak operasi makanan atau industri restoran sekiranya proses penerimaan tidak dikawal dengan rapi. Sebagai contoh penyebab adalah kualiti dan kuantiti yang dijanjikan tidak dipenuhi oleh pembekal. Kesalahan ini bukan disebabkan pihak pembekal sepenuhnya tetapi individu yang menerima barangan itu iaitu purchasing officer yang tidak menjalankan kerja dengan teliliti.



7



LANGKAH – LANGKAH KAWALAN KOS (Step In Control System) 1. Mengetahui apa yang berlaku di dalam organisasi/ operasi premis restoran anda. 2. Memeriksa, mempertimbangkan maklumat, perangkaan statistik, laporan dan fakta. 3. Mempunyai sistem penyimpanan rekod untuk mengawal kos. 4. Jangan malas untuk mencari maklumat yang dikumpul untuk membuat keputusan. 5. Kaji dan analisis maklumat sebelum membandingkan dengan rekod lepas. 6. Atur strategi bagaimana tindakan harus diambil.



7. Jalankan strategi yang telah dirancang. 8. Lihat tindakan mendatangkan kesan yang baik atau tidak.



8



CONTROL TECHNIQUE Establishing Standard - Kayu pengukur untuk membuat perbandingan dan penilaian. Establishing Procedure - Cara yang perlu diikuti oleh pekerja dalam menghasilkan produk / menjalankan kerja. Training - Pengurus akan mengajar pekerja bagaimana cara bekerja dengan betul sebelum pekerja melakukan sesuatu tugas. Selling Examples - Sikap individu dalam kumpulan di pengaruhi oleh tindakan, sikap dan kenyataan yang dilakukan oleh ketua oleh itu, ketua mestilah menjadi contoh tauladan yang baik untuk anak buah. Observing and Correcting Employee Action - Tugas Ketua - Pantau tindakan pekerja semasa bertugas. - Tanggungjawab Ketua - Betulkan kesalahan yang dilakukan oleh pekerja. Records and Reports - Rekod dan laporan diperlukan untuk tujuan kawalan dan sumber rujukan sebeum membuat keputusan berdasarkan maklumat yang ada. Disciplinning Employee - Tindakan yang diambil keatas individu yang tidak mematuhi / tidak mengikut standard yang telah ditetapkan. Preparing and Following Budgets - Belanjawan - Perancangan kewangan Merupakan objektif syarikat untuk mengaut keuntungan berdasarkan modal yang dilaburkan perbelanjaan yang dibuat. Perlu mengikut badget yang telah diperuntukkan. Centralized Purchasing - Sistem yang digunakan oleh francais, rangkakan perniagaan dan operator bebas untuk mengetahui segala pengeluaran yang dibuat oleh pejabat pusat. Par Stock - Kuantiti maksimum barang yang perlu ada dalam tangan dalam apa jua keadaan. Periodic Order Method - Kaedah yang digunakan untuk memesan makanan dan minuman berdasarkan tarikh pesanan tetap dan kuantiti tertentu. Perpetual Inventory Method



- Kaedah yang digunakan untuk menentukan kuantiti pesanan yang sesuai untuk makanan yang tidak muedah rosak bagi memudahkan untuk tetapkan kunatiti pesanan ke atas tarikh yang berbeza. Reorder Point - Bilangan iventori yang perlu dikurangkan sebelum pesanan tambahan dibuat. Reorder Quantity - Jumlah kebiasaan item yang akan dipesan setiap masa, kuantiti item berkurang kepada pesanan berulang.



9



TERMINOLOGY IN COST CONTROL NO TERMINOLOGY 1. Bin Card



2.



Centralized Purchasing



3.



Non Perishable Foods



4.



Perishable Foods



5.



Par Stock



BAHASA INGGERIS  A Card recording for a particular materials held in store, receipts in issues in the balance which should be on hand. It is usually kept in quantities only.  A card, label or other device affixed to a storage shelf, used for recording the number of units of a particular item added to and issued from inventory balance that should be found on shelf. A system used by Chains, Franchises and groups of independent operators that result in purchase for all participating units being made by one central office. Foods that have a comparatively longer useful like than those known as perishables. Because of their longer useful life, nonperishable foods can be ordered. Those foods typically describe as ‘Fresh’ that have a comparatively short useful life. Consequently, these must be ordered quite frequently and in relatively small quantities.  The items available to the bartenders without going to the store room. Partial and full bottles.  The level to which inventory is restored each time on order is placed.  Defined in this text as the maximum quantity of an item that should be on hand at any given time. Other definition are possible.











BAHASA MELAYU Sekeping kad yang merekod perkara tertentu yang disimpan seperti resit atau baki yang perlu ada dalam tangan. Selalunya disimpan dalam kuantiti. Sekeping kad atau label yang dilekatkan pad arak penyimpanan yang digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang ditambah dirak dan jumlah baki iventori yang tinggal dirak selepas dikeluarkan.



Sistem yang digunakan oleh sesebuah rangkaian perniagaan, francis dan kumpulan operator bebas untuk mengetahui segala urusan pengeluaran yang dibuat oleh pejabat pusat. Makanan yang mempunyai kegunaan berlawanan dengan makanan yang mudah rosak. Disebabkan boleh disimpan lama makanan tahan lama boleh dipesan. Makanan yang digambarkan sebagai ‘segar’ yang mempunyai jangka hayat yang pendek. Oleh itu, makanan ini perlu dipesan secepat mungkin dan dalam kuantiti yang sedikit. 



 



Item – item yang terdapat pada pelayan – pelayan bar yang tidak memerlukan pergi ke bilik stor. Yang separa dan penuh dengan botol. Paras dimana setiap kali iventori disimpan. Bermaksud kuantiti maksimum sesuatu butiran yang perlu ada dalam tangan apa jua waktu.



10



6.



Periodic Order Method



A method for ordering food or Kaedah yang digunakan untuk beverages based on fixed orders memesan makanan dan minuman dates and variable order quantities. berdasarkan tarikh pesanan tetap dan kuantiti tertentu.



7.



Par



The face value of a stock or bond when issued. The pa value may be little relationship to a security’s current market value.



Nilai sesuatu stock atau bon apabila dikeluarkan dan mungkin tidak banyak hubungan untuk satu jaminan nilai pasaran semasa.



8.



Perpetual Inventory Card



A card on other device used in the perpetual inventory method for recording additions to and issues from inventory, inventory balance, and such other pertinent information as supplier, size, par stock, reorder point and reorder quantity.



Sekeping kad yang digunakan untuk kaedah inventori yang berterusan berdasarkan penambahan dan isu-isu daripada inventori, baki iventori dan maklumat pembekal yang tepat seperti saiz, par stock, jumlah pesanan dan point pesanan berulang.



9.



Perpetual Inventory Method



A method for determining suitable order quantities for a nonperishable foods that enables for fixed reorder quantities on varying dates.



Kedah untuk menentukan kuantiti pesanan yang sesuai untuk makanan yang sesuai untuk makanan yang tidak mudah rosak bagi memudahkan untuk menetapkan kuantiti pesananan semula ke atas tarikh yang berbeza.



10.



Reorder Point



Unit bilangan inventori yang perlu dikurang sebelum pesanan tambahan dibuat.



11.



Reorder Quantity



12.



Standard Purchase Specification



13.



Stewards Market Quotation List



The number of units to which an inventory should decrease before an order for additional units is placed. The amount of a particular item that will be ordered each time the quantity of that item diminishes to the reorder point. Carefully written descriptions listing in appropriate detail the specific and distinctive characteristic that best describe an item to be purchased, standard purchase specifications commonly identify grade, weight, degree of freshness, color and other similar characteristic. A form often used by food purchase for taking daily inventory of perishable foods, determining suitable order quantities, recording



Jumlah kebiasaan item yang akan dipesan setiap masa, kuantiti item berkurang kepada pesanan berulang. Huraian yang disenarikan secara terperinci yang terbaik dengan menghuraikan butiran-butiran akan dibeli, penentuan-penentuan pembelian standard biasanya mengenal pasti gred, mempengaruhi, tahap kesegaran, warna dan ciri-ciri serupa yang lain. Satu senarai yang digunakan untuk mengambil inventori harian ke atas pembelian makanan yang mudah rosak, menentukan kuantiti pesananan, 11



market quotations and selecting merekod perkara pasaran dan memilih vendors. vendor. 14.



Standing Orders



Arrangements made between purveyors and food service operators that result in regular delivery of goods without specific orders preceding each delivery.



Susunan dibuat diantara pembekal dan operator perkhidmatan makanan di mana keputusan ke atas penghantaran biasa sesuatu barang dengan tidak menggunakan pesanan khusus setiap sebelum penghantaran.



15.



Predetermine



A process which need paper work witch action to achieve goals or purpose. This also can determine as needs and requirement. In other words on purpose or no purpose.



Satu proses yang memerlukan kertas kerja bersama tindakan untuk mencapai sesuatu metlamat atau tujuan. Ia juga boleh didefinisikan sebagai keperluan dan kehendak. Dengan erti kata lain secara sengaja ataupun tidak sengaja.



12