3 H + P1, Fmea [PDF]

Citation preview

AREA PRIORITAS Cara menentukan area prioritas di Puskesmas :   











 



Melakukan pertemuan yang melibatkan petugas pemberi layanan klinis Menyusun semua unit pelayanan yang terdapat di puskesmas Melakukan identifikasi fungsi dan proses pelayanan yang diprioritas untuk diperbaiki dengan kriteria yang ditetapkan menggunakan kriteria 3H + 1P (high risk, high volume, high cost & prioritas masalah/problem) Memberi skor 1-10 untuk setiap unit layanan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dengan (skor paling tinggi diberikan kepada unit layanan yang memiliki kecenderungan tertinggi terhadap kriteria yang ditetapkan) Misalnya untuk unit pelayanan yang memiliki kriteria high risk (resiko tinggi). Laboratorium termasuk unit layanan dengan tingkat resiko yang tertinggi (penyebaran infeksi yang cukup tinggi, sample yang tertukar dll) maka dalam penentuan kriteria high risk (resiko tinggi) laboratorium memiliki skor tertinggi yaitu 10, baru kemudian unit layanan lain mengikuti dengan skor dibawah 10 Setelah semua unit layanan diberi skor sesuai dengan kriteria yang ditetapkan 3H + 1 P, dihitung nilai akumulasi dari stiap unit layanan tersebut Unit layanan yang memiliki skor/nilai akumulatif paling tinggi dipilih & ditetapkan sebagai area prioritas (unit layanan yang perlu diperbaiki lebih dahulu), salah satunya dilakukan FMEA untuk SOP unit layanan tersebut.



Menentukan area prioritas



Detection Rating Scale



HIGH RISK :



merujuk pada area yg rawan atau tdk stabil pertimbangkan resiko dalam perawatan populasi ttt, potensialdampak kegagalan pemberian tindakan/pengobatan yg salah kategori ini termasuk px eksperimental, atau intervensi khusus yg beresiko HIGH COST :



biaya yang dibutuhkan untuk suatu tindakan tinggi, atau sulit dijangkau HIGH VOLUME :



pelayanan yg frekuensinya besar demografis pasien berperan dalam hal ini pasien apa yang paling sering dilayani di RS? apakah anda memberi target kelompok usia ttt? spesialisasi dalam jenis perawatan ttt (anak, badah dll?) misal : 10 penyakit terbanyak PROBLEM PRONE : rawan masalah



prosedur atau proses yg dapat menghasilkan outcome yg tdk diharapkan mis px jatuh 2x di unit saraf berikan perhatian khusus pada area dimana proses tdk berjalan baik atau outcome tdk konsisten. Misal : time out di ruang OK



Contoh Area Prioritas:



Jadi berdasarkan tabel pemilihan dan penentuan area prioritas diatas didapatkan 3 area prioritas yang perlu diperbaiki lebih dahulu yaitu : Laboratorium, Ruang farmasi serta Ruang pendaftaran/Rekam medis.



FMEA 9.1.18 Langkah-langkah      



Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim Tetapkan peran dari tiap anggota tim Gambarkan alur proses yang ada sekarang Kenalilah Failure modes pada proses tersebut Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan  Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan



 Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:  Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ)  1 : tidak pernah, 10 sangat sering  Kegawatannya (severity): (SV)  1 : tidak gawat, 10 sangat gawat  Kemudahan untuk terdeteksi (detectability): (DT)  1 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi  Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV x DT  Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas  Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)  Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil  Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut  Hitung kembali RPN sesudah dilakukan solusi perbaikan



RISK PRIORITY NUMBER (rpn) RPN adalah indicator kekritisan untuk menentukan tindakan koreksi yang sesuai dengan moda kegagalam. RPN digunakan oleh banyak prosedur FMEA untuk menaksir resiko menggunakan tiga kriteria: SEVERITY : keparahan efek, seberapa serius efek yang ditimbulkan OCCURANCE : Bagaimana penyebab terjadinya dan akibatnya dalam moda kegagalan DETECTION : Bagaimana kegagalan atau penyebab dapat dideteksi sebelum mencapai pelanggan.



RPN = SxOxD, nilai RPN yang tinggi memberikan pertimbangan untuk tindakan korektif pada moda kegagalan.



Menetapkan “cut off point”dengan Pareto  Urutkan failure mode dengan nilai RPN dari yang tertinggi ke yang terendah  Hitung persentase kumulatif  Perhatikan nilai kumulatif sampai dengan 80 %, maka pada nilai kumulatif 80 % tersebut kita tetapkan sebagai “cut off point”



Jadi yang harus ditindak lanjuti dengan solusi adalah: modus 1, 4, 3, 2



dusdus agalan/ alahan



tabel Penyebab terjadinya



Akibatnya



Kemungkinan terjadinya ( O= Occurrence)



Tingkat kepatahan (S= Severity)



Kemudahan dideteksi (D= Detectability)



Risk Priority Number(RP N) RPN = OxSxD



Solusi



Indikator untuk mengukur keberhasilan dari solusi



Occurence Rating Scale



Detection Rating Scale



Severity Rating Scale



CONTOH :



FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA) UNIT LAYANAN LABORATORIUM



Gambar Alur Proses (SOP) Yang Akan di Analisis:



I.dentifikasi Failure Modes : No Tahapan Kegiatan Pada Alur Proses 1. Pra Analitik : 1. Penerimaan blangko pemeriksaan



2.



Petugas memanggil pasien untuk identifikasi



Failure Modes



1. 2. 3. 4. 5. 6.



Salah identifikasi Salah permintaan pemeriksaan Salah identifikasi Pasien menolak pengambilan sampel Pasien salah tanda tangan Salah label



3. Informed consent



4.



2.



1. 2. 4.



Pemeriksaan 7. Validasi



8.



Salah pemeriksaan 9. Salah pembacaan



10.



Salah pencatatan 11. Salah orang



Paska Analitik : 8.



II.



Pelabelan 5. Pengambilan sampel



Analitik : 6.



3.



7. Salah sampel



Pencatatan 9. Pemanggilan



Tujuan melakukan analisis FMEA:



Meminimalkan resiko dari pelayanan laboratorium di Puskesmas Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi 3. Merumuskan kemungkinan – kemungkinan yang bisa menjadi penyebab terjadinya insiden Merumuskan pemecahan – pemecahan atau solusi dan rencana tindak lanjut terhadap insiden keselamatan pasien yang kemungkinan bisa terjadi (bisa berpotensial menimbulkan cidera.



Berdasarkan perhitungan RPN dan perhitungan dalam menentukan cut off point, didapatkan 4 modus kegagalan yang harus ditindak lanjuti dengan solusi yaitu : 1. Salah identifikasi (penerimaan blangko)



2. Salah pencatatan 3. Salah identifikasi (petugas memanggil pasien) 4. Salah permintaan pemeriksaan V.



PELAKSANAAN  



Dilakukan perbaikan SOP alur pelayanan laboratorium Dilakukan sosialisasi SOP alur pelayanan laboratorium yang baru



Gambar Alur (SOP) Laboratorium yang Telah dilakukan FMEA



CONTOH :



FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA) UNIT LAYANAN FARMASI Gambar Alur Proses (SOP) Yang Akan di Analisis:



I.Identifikasi Failure Modes : No Tahapan Kegiatan Pada Alur Proses Failure Modes



1.



Pra peracikan obat : 1. Penerimaan resep



2.



2.



Memeriksa kelengkapan resep



3.



Penyiapan obat



4.



Pelabelan obat



5.



Resiko kegagalan pengambilan obat 6. Resiko kegagalan salah dosis dalam meracik obat 7. Salah labeling 8. Salah checking



9.



Salah pemberian obat kepada pasien (salah identitas) 10. Resiko kegagalan dalam memberikan KIE



Paska peracikan obat : 5.



II.



4.



Salah identifikasi Resep tertukar Pengisian data kelengkapan resep kurang lengkap Resep tidak dapat dibaca



Peracikan obat :



3.



1. 2.



1. 2. 3. 4.



Penyerahan obat ke pasien 6. Pemberian informasi



Tujuan melakukan analisis FMEA:



Meminimalkan resiko dari pelayanan obat di Puskesmas Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi 3. Merumuskan kemungkinan – kemungkinan yang bisa menjadi penyebab terjadinya insiden keselamatan pasien Merumuskan pemecahan – pemecahan atau solusi dan rencana tindak lanjut terhadap insiden keselamatan pasien yang kemungkinan bisa terjadi (bisa berpotensial menimbulkan cidera).



meNETAPKAN Cut Off Point :



Modus kegagalan/ kesalahan Salah pengambilan obat Salah identitas Resep tertukar Salah dosis obat saat peracikan Salah labelling Salah checking Salah pemberian informasi seputar obat Salah pemberian obat kepada pasien (salah identitas) Resep tidak dapat dibaca Pengisian data kelengkapan resep kurang lengkap



RPN 252 224 224 224 224 147 120 80 64 49



Kumulatif 252 476 700 924 1148 1295 1415 1495 1559 1608



Presentase Kumulatif Keterangan 15.67% 29.04% 43.53% 57.46% 71.39% 80.53% Cut off point 88% 92.97% 96.96% 100%



Berdasarkan perhitungan RPN dan perhitungan dalam menentukan cut off point, didapatkan 6 modus kegagalan yang harus ditindak lanjuti dengan solusi yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



IV.



Salah pengambilan obat Salah identitas Resep tertukar Salah dosis obat saat peracikan Salah labeling Salah checking



PELAKSANAAN    



Pemisahan obat gol. LASA Pemisahan penyimpanan obat yang kadaluarsa Dilakukan perbaikan SOP alur pelayanan farmasi Dilakukan sosialisasi SOP alur pelayanan farmasi yang baru



Gambar Alur (SOP) Ruang Farmasi yang Telah dilakukan FMEA



CONTOH : FMEA UNIT LAYANAN PENDAFTARAN DI PUSKESMAS (CONTOH KASUS)



Gambar Alur Proses Yang Akan di Analisis:



.



Identifikasi Failure Modes : No Tahapan Kegiatan Pada Alur Proses 1.



Failure Modes



Pra Pendaftaran : 1. Pasien mengambil nomer antrian



1. Mengambil nomer antrian lalu pulang 2. Salah mengambil jenis nomer antrian (nomer antrian sesuai usia/pelayanan yang dituju)



2. Petugas memanggil pasien sesuai dengan nomer 3. Pasien tidak ada saat dipanggil urut antrian



2.



Pendaftaran : 3. Petugas melakukan identifikasi pasien



4. Salah identifikasi pasien yang akan berobat



4. Petugas menanyakan & meminta identitas pasien 5. Pasien tidak membawa KTP/kartu berobat (pasien lama) 6. Pasien tidak membawa kartu BPJS untuk pasien baru



3.



Paska Pendaftaran : 5. Petugas memberi stempel ruang/unit layanan yang7. Salah stempel ruang dituju



II. 1. 2.



Tujuan melakukan analisis FMEA: 1. Meminimalkan resiko dari pelayanan loket pendaftaran di Puskesmas 2. Mengetahui penyebab terjadinya insiden yang kemungkinan bisa terjadi 3.



Merumuskan kemungkinan – kemungkinan yang bisa menjadi penyebab terjadinya insiden



Berdasarkan perhitungan RPN dan perhitungan dalam menentukan cut off point, didapatkan 4 modus kegagalan yang harus ditindak lanjuti dengan solusi yaitu : 1. 2. 3. 4. V.



Pasien mengambil nomer antrian lalu pulang Salah stempel tanggal pada lembar status (pelayanan yang di tuju) di rekam medik pasien Pasien salah mengambil jenis nomer antrian (nomer antrian sesuai usia/pelayanan yang dituju) Pasien tidak ada saat nomer antrian nya dipanggil PELAKSANAAN



-



Dilakukan perbaikan SOP alur pelayanan pendaftaran



-



Dilakukan sosialisasi SOP alur pelayanan pendaftaran yang baru



-



Dibuat keterangan tentang jenis antrian di sebelah nomer antrian



GAMBAR ALUR (SOP) PENDAFTARAN YANG TELAH DILAKUKAN FMEA



9.1.1.8 Register Risiko Pelayanan Puskesmas (Contoh Register Risiko Untuk Pelayanan Klinis/UKP & Sarana Prasarana REGISTER RISIKO PELAYANAN FKTP (PUSKESMAS) - Risiko yang mungkin terjadi akibat penyelenggaraan pelayanan oleh FKTP (PUSKESMAS) : * Risiko akibat penyelenggaraan pelayanan klinis * Risiko akibat penyelenggaraan kegiatan UKM * Risiko yang terkait dengan kondisi sarana, prasarana, dan peralatan yang ada di Puskesmas - Isi register risiko : 1. Unit kerja/kegiatan pelayanan 2. Risiko - risiko yang mungkin terjadi 3. Tingkat risiko (dihitung dengan memperhatikan dampak risiko dan kemungkinan terjadinya) 4. Penyebab terjadinya 5. Akibat jika terpapar 6. Pencegahan 7. Upaya penanganan jika terpapar 8. Penanggung jawab 9. Pelaporan



Contoh Register Risiko Pelayanan Klinis (UKP) & Sarana Prasarana



9.1.1.5



Insiden internal, Kejadian Tidak Diharapkan (KTD), Kondisi Potensial Cedera (KPC), Kejadian Tidak Cedera (KTC), Kejadian Nyaris Cedera (KNC), Kejadian Sentinel, Contoh Kasus Insiden Internal & Contoh Kasus Keselamatan Pasien adalah suatu sistem yang membuat asuhan pasien lebih aman, meliputi asesmen risiko, identifikasi dan pengelolaan risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya, serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko dan mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil. Insiden keselamatan pasien yang selanjutnya disebut insiden adalah setiap kejadian yang tidak disengaja dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cedera yang dapat dicegah pada pasien terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan, Kejadian Nyaris Cedera, Kejadian Tidak Cedera dan Kejadian Potensial Cedera. 



Kejadian Tidak Diharapkan, selanjutnya disingkat KTD adalah insiden yang mengakibatkan cedera pada pasien



   



Kejadian Nyaris Cedera, selanjutnya disingkat KNC adalah terjadinya insiden yang belum sampai terpapar ke pasien Kejadian Tidak Cedera, selanjutnya disingkat KTC adalah insiden yang sudah terpapar ke pasien, tetapi tidak timbul cedera Kejadian Potensial Cedera, selanjutnya disingkat KPC adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cedera, tetapi belum terjadi insiden Kejadian sentinel adalah suatu KTD yang mengakibatkan kematian, cedera permanen, atau cedera berat yang temporer dan membutuhkan intervensi untuk mempetahankan kehidupan, baik fisik maupun psikis, yang tidak terkait dengan perjalanan penyakit atau keadaan pasien.



Pelaporan insiden keselamatan pasien yang selanjutnya disebut pelaporan insiden adalah suatu sistem untuk mendokumentasikan laporan insiden keselamatan pasien, analisis dan solusi untuk pembelajaran Contoh kasus insiden internal (Pasien yang berobat di ruang pemeriksaan umum dan kesehatan gigi dan mulut, mendapat 2 resep dengan masing-masing resep terdapat antibiotika/double antibiotika)



9.1.2.1 Contoh Panduan Evaluasi Perilaku Petugas Pemberi Layanan Klinis (Self Evaluation & Peer Review)



PANDUAN PELAKSANAAN EVALUASI MANDIRI (SELF EVALUATION) & PENILAIAN REKAN (PEER REVIEW) TERHADAP PERILAKU PETUGAS PEMBERI LAYANAN KLINIS PUSKESMAS SIDOARJO I. DEFINISI Evaluasi merupakan suatu proses atau kegiatan pemilihan, pengumpulan analisis dan penyajian informasi yang sesuai untuk mengetahui sejauh mana suatu tujuan program, prosedur produk atau strategi yang dijalankan telah tercapai sehingga bermanfaat bagi pengambilan keputusan serta dapat menentukan beberapa alternative keputusan untuk program selanjutnya. Evaluasi adalah untuk membangun dan afirmatif, bukan untuk menghakimi. Self evaluation atau evaluasi mandiri merupakan alat belajar mandiri (self-directed device), yang bisa digunakan untuk mengembangkan diri. Karena dengan self evaluation kita dapat mengetahui kelebihan dan kelemahan masing-masing sehingga dimungkinkan akan memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kelebihan tersebut secara terus-menerus. Self evaluation dapat menumbuhkan sikap mandiri dalam mengevaluasi secara rasional kekurangan diri sendiri sehingga berdampak pada perenungan diri. Peer review atau peer evaluation merupakan sebuah proses dimana seseorang menilai hasil kerja teman sejawatnya. Peer review dapat digunakan untuk membantu dalam mengembangkan kemampuan bekerja sama, mengkritisi proses dan hasil belajar orang lain dan menerima feedback atau kritik dari orang lain. Kombinasi penggunaan evaluasi mandiri (self evaluation) dan evaluasi rekan (peer assessment) untuk penilaian formatif akan lebih meningkatkan efektifitas penilaian. Evaluasi mandiri dan evaluasi rekan (peer review) perilaku pemberi layanan klinis merupakan bentuk evaluasi atau penilaian terhadap perilaku pemberi layanan klinis. Mutu layanan klinis tidak hanya ditentukan oleh sistem pelayanan yang ada, tetapi juga perilaku petugas dalam pemberian pelayanan klinis. Tenaga klinis perlu melakukan evaluasi terhadap perilaku dalam pemberian pelayanan dan melakukan upaya perbaikan baik pada sistem pelayanan maupun perilaku pelayanan yang mencerminkan budaya keselamatan dan budaya perbaikan pelayanan klinis yang berkelanjutan. II. RUANG LINGKUP Dalam penyelenggaraanya upaya puskesmas dan pelayanan klinis memperhatikan mutu layanan klinis untuk kepuasan pelanggan. Mutu layanan klinis tidak hanya ditentukan oleh sistem pelayanan yang ada, tetapi juga perilaku petugas dalam pemberian pelayanan klinis. Tenaga klinis perlu melakukan evaluasi terhadap perilaku dalam pemberian pelayanan dan melakukan upaya perbaikan baik pada sistem pelayanan maupun perilaku pelayanan yang mencerminkan budaya keselamatan dan budaya perbaikan pelayanan klinis yang berkelanjutan. Adapun ruang lingkup penilaian atau evaluasi mandiri (self evaluation) dan penilaian rekan (peer review) melibatkan tenaga pemberi layanan klinis di puskesmas Sidoarjo. Penilaian perilaku pemberi layanan klinis berdasarkan dari tata nilai Puskesmas Sidoarjo yaitu “ CERIA” yang meliputi : Cakap : memiliki kompetensi dan kemampuan yang terlatih dalam memberikan pelayanan kesehatan sesuai SOP yang ditetapkan dapat diukur dan dipertanggung jawabkan. Empati : tanggap dalam melayani seluruh masyarakat dan rekan sekerja Ramah : komunikatif dalam melayani masyarakat maupun dengan rekan sekerja. Ikhlas : memiliki budaya mutu (terlatih, tanggap dan komunikatif) dalam melayani masyarakat maupun dengan rekan sekerja. Aman : memberikan pelayanan kesehatan yang memperhatikan keselamatan pasien. III. TATA LAKSANA Cara melakukan penilaian perilaku pemberi layanan klinis dilakukan dengan mengukur indikator-indikator yang dapat dinilai dan diamati. Indikator yang digunakan sebagai penilaian perilaku memberi layanan klinis yaitu : 







Cakap atau terampil menggunakan indikator kepatuhan terhadap SOP pelayanan klinis yang telah disusun dan ditetapkan di Puskesmas Sidoarjo. Penilaian dengan menggunakan daftar tilik SOP layanan klinis. Indikator yang digunakan untuk memonitoring kecakapan petugas yaitu melalui kepatuhan petugas dalam menggunakan masker (APD) dan kepatuhan petugas dalam melakukan DTT dan sterilisasi Empati atau tanggap menggunakan respon time/waktu tanggap pelayanan di masing - masing unit pelayanan di Puskesmas Sidoarjo.







 



Ramah atau komunikatif menggunakan indikator kepatuhan petugas dalam pengisian informed consent. Indikator yang digunakan untuk memonitoring keramahan petugas dalam memberikan layanan klinis yaitu kepatuhan petugas dalam pemberian KIE etika batuk Ikhlas atau budaya mutu menggunakan gabungan hasil penilaian dari Cakap, Empati dan Ramah Aman atau keselamatan pasien menggunakan indikator dari 6 sasaran keselamatan pasien yang di monitoring di Puskesmas Sidoarjo.



Penilaian/monitoring dari indikator – indikator tersebut dilakukan setiap hari di unit layanan yang ada di Puskesmas Sidoarjo. Dimana penilaian ini bisa dilakukan dengan menilai rekannya sendiri (peer review) jika yang bertugas di unit layanan tersebut lebih dari 1 orang petugas tetapi jika di unit layanan itu hanya ada 1 petugas maka petugas tersebut menilai diri sendiri (self evaluation). Pendokumentasian/hasil monitoring ini dikumpulkan setiap bulan ke tim mutu Puskesmas Sidoarjo untuk kemudian oleh tim mutu diolah dan disajikan dalam bentuk penilaian perilaku pemberi layanan klinis Puskesmas Sidoarjo. IV. DOKUMENTASI



DAFTAR HADIR KEGIATAN………………………………………..



Tanggal : NO Nama



Umur Alamat



Pemeriksaan



Tanda Tangan



Pasir pengaraian, ………………………