Adm Kes [PDF]

Citation preview

Pert. 10 (Metode: CTJ, Wkt: 2 jam) PROSES PERENCANAAN KESLING Analisis Situasi Msl Tujuan Sb Dy luasi



Prumusan Msl



Pmilihan



Perumusan Tujuan



Pemilihan



Penyusunan Keg



Penentuan



Pnentuan SDM



Penentuan Eva-



Penjadwalan Masalah Kesling



Msl is gap/kesenjangan antara das sein dg das solen knyataan



harapan Das Sein



Gap.2 Gap.1



1



Das Solen



Gap 1 :



Das Sein








Das Solen



a. Realisasi



Target/standar.



b. Persediaan



Kebutuhan.



c. Pelaksanaan



Protap.



Diskusikan : Contoh2 msl kesling



Teknik2 Identifikasi Msl Kesling 1. Membandingkan antara rencana/target dg realisasi. standar



kenyataan



dsb. 2. Analisis trend/grafik. Misal ada grafik penderita DHF di Kab A dan Kab B spt di bawah ini. Kira2 di Kab mana yg memiliki masalah kepadatan (pemberantasan) nyamuk Ae Ae ? Kab A



Kab B



3. Analisis keluhan masy / konsumen. 2



4. Pendapat ahli dan atau pejabat yg berwenang. 5. Metode Delphi. - Buat form/kues yg mencantumkan masalah yg akan dianalisis, dan pertanyaannya. - Berikan kpd bbrp org ahli dlm bid msl tsb. - Kumpulkan stelah bbrp wkt, kmd rangkumlah & analisalah pendapat para ahli tsb. - Buat form/kues lg yg lbh fokus/tajam, kmd berikan lg kpd para ahli tsb. - Kumpulkan lg dan ambillah kesimpulan ttg msl tsb. 6. Survai. 7. Fish bone diagrame



mencari penyebab.



Pertanyaan bantu : kenapa terjadi msl ini ?



Pompa kurang besar



Pompa rusak Pasien tdk nutup kran



Debit pompa kurang



Dll



Pokok Msl (PAB di RS sering kurang) Sumur kurang dlm Debit sumur kurang



8. Tree diagrame



Dll



Dll



mencari akibat.



Prtanyaan bantu : msl ini akan dpt mengakibatkan apa? 3



Dll



Dll



Dll Dll Pasien lama sembuh



Mudah terjadi INOS



Pasien kekurangan air



Operasi medis kekurangan air



Pasien tdk puas Pokok Msl (PAB di RSU sering kurang)



Prkt identifikasi masalah kesling. - Mhs dibagi 3 Klp, masing2 Klp mengidentifikasi masalah2 kesling yg ada di tempat tugasnya dg menggunakan teknik 1-6 - Ambil ≥ 2 pokok masalah di atas, kmd setiap msl tsb analisislah menggunakan teknik Fish bone dan Tree Diagrame. - Hasil2nya dicatat, didisplekan dan kumpulkan. Pert. 11 (Metode: CTJ, Wkt: 2 jam) TEKNIK PRUMUSAN & PMILIHAN MASALAH KESLING 4



Perumusan Msl yi penulisan msl dlm bentuk pernyatan/ statemen. Syarat : Jelas, singkat & terukur/kwantitatif. Contoh : 1. a. Cakupan air bersih (40 %) lebih rendah dr target (75 %) b. Kadar sisa khlor pencuci piring (0 ppm) lebih rendah dr standar Permenkes (1,5 ppm) 2. a. Suhu udara ruang kerja A (39oC) melampaui standar Permenaker (36oC) b. Angka E Coli air sumur A (115) lebih tinggi dr standar Permenkes (0). Masalah2 kesling biasanya banyak skl, sedangkan sb dy yg tersedia utk mengatasinya sangat terbatas. Krn itu msl2 tsb perlu dipilih mana yg perlu diprioritaskan utk ditangani, mana yg dapat ditunda dan mana yg dpt diabaikan. Salah satu cara memilih msl kesling yg mudah, obyektif & mendorong partisipasi staf/teman kerja adl dg teknik skoring menggunakan bbrp kriteria :



5



Emergency, Feasibility, Greatest member, Economical benefit & Trendy, sbb.: No 1. 2. 3.



Masalah



E



F



GM



EB



T



∑



Skor 0 – 10, skor yg lbh besar berarti lbh diutamakan/diprioritaskan utk ditangani. Teknik skoring ini dpt dilakukan oleh 1 org, ataupun lbh baik oleh bbrp org, yg ahli dlm bidangnya. Jk dilakukan oleh bbrp org, mk hasil skoring dr bbrp org tsb dirata-ratakan. Msl yg memiliki jml skor terbesar adl msl yg diprioritaskan. Prkt pemilihan masalah kesling. - Mhs dibagi 3 Klp spt Klp yg lalu. - Masing2 Klp merumuskan semua msl kesling yg sdh diidentifikasi pd praktik yg lalu.



6



- Kmd lakukan pemilihan/penentuan prioritas dr msl2 tsb dg teknik skoring. Tentukan ranking prioritasnya hg ranking ≥ 10. - Hasil2nya dicatat, didisplekan dan kumpulkan.



Pert. 12 (Metode: CTJ, Wkt: 2 jam)



Perumusan Tujuan & Kegiatan Stelah prioritas msl ditetapkan, rumuskan tujuan utk mengatasi msl2 tsb. Dr setiap msl, dpt dirumuskan bbrp 7



tujuan tgantung sikonnya. Krn itu akan banyak rumusan tujuan. Contoh : Msl debit sumur yg kecil shg PAB di RS selalu kurang. Rumusan tujuannya dpt : a. Menggali sumur tsb utk memperdalam. b. Mengebor sumur tsb utk memperdalam. c. Membuat sumur gali baru utk menambah sumur. d. Dll. Jika msl yg akan ditangani banyak, mk akan banyak skl rumusan2 tujuan tsb. Selain tujuan, perlu juga ditentukan sasaran, target dan cakupan/lokasi. Tujuan = apa yg akan/ingin dicapai. Sasaran = siapa/apa yg akan menjadi subyek/obyek. Target = kwantitas yg akan/ingin dicapai. Cakupan = skup wilayah/lokasi dr sasaran yg dituju. Jk tujuannya berbeda, mk sasaran, target & cakupannya biasanya akan berbeda jg. Jk sasarannya berbeda, maka target & cakupannya jg berbeda. Contoh : Keg menembak burung. Tujuan : (dpt) a. Mendapatkan/mencari lauk.



8



b. Latihan menembak. c. Refreshing/hiburan. d. Dll. Sasaran : (dpt) a. Burung deruk. b. Burung emprit. c. Buah mangga. d. Dll. Target : 5 ekor burung deruk. Cakupan : Hutan jati bukit Menoreh. Contoh : Keg imunisasi. Tujuan : mencegah penyakit TBC paru. Sasaran : bayi. Target : 150 bayi/th. Cakupan : desa A & B. Dlm menentukan target, sasaran & cakupan, harus memperhatikan sb dy & population at risk. Pemilihan Tujuan Stelah tujuan2 dirumuskan, perlu dipilih tujuan2 mana yg perlu diprioritaskan. Teknik pemilihannya dpt dg skoring spt pemilihan msl, namun kriterianya



9



biasanya berbeda, yi : ketersediaan sb dy, ketersediaan SDM, keterkaitan/dukungan dg tujuan2 lain, dukungan anggota, economical benefit, & special mandate, sbb : No 1 2 3 4 Dst



Tujuan



SD



SDM



DT



DA



EB



SM



Jml



Setiap msl, dpt diatasi dg bbrp tujuan bersamaan. Target, sasaran, cakupan Tujuan 1



Target, sasaran, cakupan



Msl I



Target, sasaran, cakupan Target, sasaran, cakupan Tujuan 2



Target, sasaran, cakupan Target, sasaran, cakupan Target, sasaran, cakupan



Tujuan 1



Target, sasaran, cakupan



Msl II



Target, sasaran, cakupan Target, sasaran, cakupan Tujuan 2



Target, sasaran, cakupan Target, sasaran, cakupan



10



Pert. 13 (Metode: CTJ, Wkt: 2 jam)



Perumusan Kegiatan Pd dasarnya, tindakan = kegiatan = langkah yg hrs/perlu ditempuh utk merealisasikan/mencapai tujuan/target yg telah ditetapkan. Dr setiap tujuan jg dpt disusun bbrp alternatif kegiatan. Contoh : Tujuan : Menggali sumur RS utk memperdalam. Alternatif2 kegiatannya dpt sbb.: 1. a. Mengusulkan biaya kpd bendaharawan ktr. b. Mencari tukang sumur gali yg ahli. c. Dll. 2. a. Mengusulkan biaya kpd bendaharawan ktr. b. Mempekerjakan penjaga ktr utk menggali. c. Dll. 3. a. Mencari biaya kpd donatur. b. Mencari tukang sumur gali yg ahli. c. Dll. Karena itu, alternatif2 kegiatan tsb harus dianalisa dan kmd dipilih. Kriteria yang perlu dipertimbangkan a.l.: 1. Feasibility/teknologi yg ada. 11



2. Sb dy yg tersedia (dana, alat, tenaga, SDA, dll). 3. Efektifitas & efisiensi. 4. Relevansi dg tujuan. Hasil2nya sejak dr perumusan msl hg budgetting, disusun dlm sbh dokumen Rencana. Dpt dlm bentuk matrik/tabel, teks ataupun campuran antara teks & matrik. Prkt perumusan & pemilihan tujuan & keg. - Mhs dibagi 3 klp. - Setiap Klp, ambil ≥ 3 bh masalah (prioritas I – III), kmd rumuskan & pilih tujuan2nya, sasaran, target & cakupannya, kmd ambil ≥ 3 bh tujuan (prioritas I – III) untuk disusun kegiatan2nya. - Hasilnya kumpulkan. Pert.14 (CTJ, Wkt: 2 jam, Tuntas). Teori Network Planning (Gantt/Bar Charts & Milestone Charts) - Teknik ini mrupakan salah satu model penjadwalan (alokasi wkt = pngaturan keg berdasarkan wkt – kapan dimulai & kapan selesai). Jadwal keg sangat



12



diperlukan utk kelancaran & keberhasilan program. Jadwal hendaknya terinci, jelas & lengkap. - Manfaat penjadwalan a.l. : a. Mbantu dlm pelaksanaan, pngendalian, pngawasan & evaluasi keg. b. Mningkatkan efektifitas & efisiensi. - Sbg perbandingan, disajikan 3 model penjadwalan. 1. Gantt (Bar) Charts No Kegi- Jml atan. Wkt 1. A



1



2.



B



1,5



3.



C



2



4.



D



2



5.



E



2



6.



F



1,5



7.



G



2,5



8.



Dst.



Waktu Pelaksanaan (jam, hr, mgg, bln, dll) 1



2



3



4



5



6



7



8



dst



Keuntungan/kebaikannya : a. Sderhana, mudah mbuatnya, mudah ngitung wkt-nya. b. Mudah dimengerti org lain meski bukan ahli. c. Prkembangan keg mudah diperkirakn dg prosentase. d. Mudah/dpt dilengkapi dg realisasinya (



13



).



e. Cukup memadai utk keg2/program2 yg tdk rumit. Kelemahannya : a. Terlalu sederhana utk proyek/program yg besar. b. Indikator keg kritis tdk nampak. c. Hubungan antar keg tdk nampak. 2. Milestone Charts. a. Meski hampir sama dg Gantt Charts, tp di sini sdh ada perbaikan, yi sdh dilengkapi dg indicator keg kritis. b. Milestone biasanya dibuat dlm bentuk segitiga, bujur sangkar or lingkaran utk mnunjukkan kejadian khusus/kritis (sbg check points). c. Terutama Milestone Antara, sangat penting manfaatnya utk mengingatkan bhw pd saat itu perlu koordinasi/pengalihan tugas/dll. No Kegi- Jml



Waktu Pelaksanaan (jam, hr, mgg, bln, dll)



atan. Wkt



1 1



2



3



1. A



1



2.



B



1,5



3.



C



2



1



4.



D



2



1



4



5



2 1



2 2



3 2 14



6



7



8



dst



5.



E



2



6.



F



1,5



7.



G



2,5



8.



Dst.



1



2



3



4



1



2 1



2



3



Milestone Antara 3. Network Plan (NP). a. Teknik ini dpt mngatasi klemahan dua teknik di atas, yi keg2 kritis & hub/keterkaitan antar keg dpt diket. b. Tp teknik ini rumit, sulit dibuat & dimengerti olh org awam. c. Teknik ini sangat baik utk pekerjaan besar & tdk berulang (non repetitive), misalnya proyek2 besar. Pekerjaan berulang2 (repetitive/routine) misalnya keg produksi. d. NP mrupakan suatu diagram yg menggambarkn rencana keg2 suatu proyek, urut2an dr keg2 tsb & hub ketergantungan satu dg yg lain. e. Mula2 ditemukan pd proyek pembuatan peluru kendali Polaris olh Angkatan Laut AS, & bersamaan dg proyek pembangunan pabrik Du Pont Company.



15



Proyek peluru kendali tsb dpt menghemat biaya krn memperpendek waktu pembuatan dr 5 tahun menjadi 3 th (± 40 %). Bagi Du Pont Company, menghemat biaya ± 1 juta $ pd th 1960-an dlm membangun salah satu pabriknya. f. Teknik NP terutama digunakan pada : 1). Proyek2 yg rumit dg keg2 yg saling ketergantungn 2). Proyek2 besar yg mnyangkut banyak org, material, peralatan, waktu & uang. 3). Proyek2 yg mbutuhkan koordinasi bbrp unsur/kontraktor. 4). Proyek2 yg mbutuhkan informasi teratur & kontinyu. 5). Proyek2 yg hrs dilaksanakan dlm waktu & biaya yg terbatas. Pert.15-16 (CTJ, Wkt: 2 jam, Tuntas). Penyusunan Network Plan Unsur2/elemen2 penting : a. Kegiatan (activity) : digambarkan dg anak panah, disertai nomor keg tsb (lambang) yg ditulis di atas anak panah. Misal Keg A :



16



A



b. Kejadian (event) : digambarkan dg lingkaran yg dibagi 3 bagian sbb.: b a



a = nomor kejadian b = Earlist Event Time (EET) yi wkt



c



tercepat sesuatu kejadian dpt terjadi. c = Latest Event Time (LET) yi wkt



paling lambat suatu kejadian hrs diakhiri/diselesaikn agar keg berikutnya tdk terlambat/dpt dimulai. c. Keg semu (dummy) : digambarkan dg anak panah putus2 (------- ), merupakan pemberitahuan seolah2 berpindahnya suatu kejadian (event) ke (berimpit dg) kejadian lain. Krn keg semu, maka ia tdk punya nomor/lambang keg & jg tdk punya duration (wkt) sebab tdk memakai/menghabiskan resources. d. Duration (wkt yg diperlukan utk mlaksanakan keg) : ditulis dg angka di bawah anak panah dr keg ybs, & angka tsb mnunjukkan banyaknya/lamanya wkt yg diperlukan. Satuannya hrs sama. Misal : Keg A memerlukan



A



wkt selama 12 hr, mk ditulis sbb.:



12



17



Penggambaran Network Plan sbb.: a. A



C



B



D E



Keg C, D & E tergantung pd keg A & B, atau : Keg C,D & E baru dpt dimulai stelah keg A&B slesai, / Keg A&B hrs diselesaikan sebelum keg C,D & E dpt dimulai. b.



A



C



B



D



Keg C tergantung pd keg A & B Keg D tergantung pd keg B saja



Disini ada dummy



c.



C



A



D



18



B



E



Keg C & D tergantung pd A Keg D & E tergantung pd B



Ada 2 bh dummy



d.



D



A B C



E



Keg D tergantung pd A&B Keg E tergantung pd B&C



Ada 2 bh dummy



Contoh nyata dummy : Misal keg2 dlm bencana banjir (kunjungan presiden) : A. Keg pembuatan barak pengungsi. B. Keg pengedropan bhn makanan, tergantung A & C. C. Keg pengadaan alat transportasi. D. Keg peninjauan presiden, tergantung C.



19



A



B C



D



Cara menulis nomor kejadian(event), menghitung EET dan menghitung LET. b a



a = nomor kejadian/event. b = EET.



c



c = LET.



a. Nomor event : diberi nomor dg angka Arab dr 0 (utk event awal) berurutan 1, 2, 3, dst hg event terakhir & diurutkan mnrt urutan terjadinya kejadian2 tsb. b. EET : - Perhitungan ke depan (dr kiri ke kanan). - Yg diperhatikn is keg yg masuk ke lingkaran event tsb



20



- EET merupakan penjumlahan wkt/durasi antara EET yg mendahului dg durasi dr keg yg masuk ke lingkaran event tsb. - Harga yg dipakai is harga yg terbesar. - Satuan dr durasi EET & LET hrs sama. 1



0 0



5



A



C



5



4



B



2 7



7



D



3 11



4



E



4 14



3



c. LET : - Perhitungan ke belakang (dr kanan ke kiri), dimana LET utk event terakhir hrs sama dg harga EET. - Yg diperhatikn is keg yg meninggalkan lingk event. - LET merupakan pengurangan wkt/durasi antara LET pd lingk event sebelah kanannya dg durasi dr keg yg mninggalkan lingk event yg akan kita hitung LETnya. - Harga yg dipakai is harga yg terkecil. 1



5



21



A



7



C



5



4



0 0



B



2 7



D



3 11



E



4 14



0



7



7



4



11



3



14



d. NP dimulai dg satu event awal & berakhir pd satu event akhir (tertutup). e. Harga/wkt EET & LET pd event ke 0 (awal) hrs sama-sama 0, serta EET & LET pd event terakhir hrs sama besarnya. Jk EET & LET pd event terakhir berbeda, berarti akan terjadi keterlambatan proyek. f. Lintasan kritis (critical path) pd NP di atas adl lintasan yg diberi grs tebal.



Bbrp Istilah Penting a. Event slack/event float yi perbedaan antara EET dg LET. Jd, jangka wkt dimana event/kejadian ybs dpt/ boleh terjadi tanpa mempengaruhi selesainya proyek. b. Critical event (kejadian kritis) is lingkaran event dimana EET = LET, atau event slacknya nol.



22



c. Keg (activity) kritis is keg yg dilalui olh grs/lintasan kritis (critical path). d. Lintasan kritis memiliki total durasi terpendek, dan dlm setiap NP hanya ada satu bh lintasan kritis yg biasanya dipertebal atau diberi warna mencolok. Wkt2 keg (activity times) utk keg Q is : P



6 10



Q



7 30



15



20



35



R



e. Earlist Start Time (EST) = wkt paling awal dimana keg Q dpt dimulai, yi = 10. f. Earlist Finish Time (EFT) = wkt paling awal dimana keg Q dpt diselesaikan, yi = 30. g. Latest Start Time (LST) = wkt paling lambat dimana keg Q masih boleh dimulai, yi = 15. h. Latest Finish Time (LFT) = wkt paling lambat dimana keg Q masih boleh/hrs segra diselesaikn, yi = 35. Praktik Penyusunan Network Planning SOAL LATIHAN : Buatlah Network Plan lengkap dg critical path-nya:



23



Kode



Waktu



Keg. A B C D E F G H I J K L



(hari) 20 9 10 6 5 8 10 12 7 7 11 10



Ketergantungan Keg awal. A B C D A, C, E F G F, H, J. I (keg akhir)



SOAL DI RUMAH Buatlah Network Plan lengkap dg critical path-nya dr proyek pembangunan gedung di bawah ini : Kode Keg. A



Kegiatan Cari tukang



Waktu



Ketergan



(hari) 7



tungan Keg awal



B



Beli bahan brak.



2



A



C



Beli batu, pasir, bata.



4



-



D



Buat brak tempat tukang & bhn.



3



B



E



Gali tanah pondasi.



2



D



F



Beli semen,besi2,paku, dsj.



2



D



G



Beli kayu (blandar,usuk,reng).



3



D



24



H



Buat/pasang pondasi.



6



C,E,F.



I



Buat/pasang bata dinding.



14



H



J



Buat rangkaian atap.



8



F,G.



K



Pasang kerangka atap.



4



I,J.



L



Pasang genteng.



3



K



Kumpulkan minggu depan, diberi nama, akan dinilai.



25