Analisis Beban Kerja - EDIT [PDF]

Citation preview

A. PENGERTIAN ANALISIS BEBAN KERJA Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang dapat dilimpahkan kepada seorang pegawai, atau dapat pula dikemukakan bahwa analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu. Dengan cara membagi isi pekerjaan yang mesti diselesaikan oleh hasil kerja rata-rata satu orang, maka akan memperoleh waktu yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut. Atau akan memperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan melalui jumlah jam kerja setiap pegawai tersebut. Dalam manajemen kepegawaian, kegiatan penerimaaan dan penempatan pegawai mutlak harus dilakukan didalam satu unit organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Kegiatan manajemen kepegawaian adalah kegiatan untuk mendapatkan landasan guna penerimaan dan penempatan pegawai yang pada awalnya dilakukan terlebih dahulu melalui analisis jabatan (job analysis), yang berarti suatu kegiatan untuk memberikan gambaran tentang syarat-syarat jabatan (job specification) yang diperlukan bagi setiap pegawai yang akan diterima dalam menduduki suatu jabatan didalam suatu organisasi. Perencanaan kebutuhan pegawai suatu instansi mutlak diperlukan dalam rangka memenuhi kebutuhan pegawai yang tepat baik jumlah dan waktu, maupun kualitas. Melalui studi analisis beban kerja yang dilakukan akan dapat memberikan gambaran pegawai yang dibutuhkan baik kuantitatif maupun kualitatif yang dirinci menurut jabatan dan unit kerja. B. METODE ANALISIS BEBAN KERJA Dalam rangka mendapatkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan ini dilakukan dengan 3 pendekatan yaitu : 1. Pendekatan Organisasi Organisasi dipahami sebagai wadah dan sistem kerja sama dari jabatan-jabatan. Melalui pendekatan organisasi sebagai informasi, akan diperoleh informasi tentang : nama jabatan, struktur organisasi, tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab, kondisi kerja, tolok ukur tiap pekerjaan, proses pekerjaan, hubungan kerja, serta persyaratan-persyaratan seperti : fisik, mental, pendidikan, ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman.



Berdasarkan pendekatan organisasi ini dapat dibuatkan prosedur kerja dalam pelaksanaan kerja yang menggambarkan kerja sama dan koordinasi yang baik. Kegiatan dan hubungan antar unit organisasi perlu dibuatkan secara tertulis, sehingga setiap pegawai tahu akan tugasnya bagaimana cara melakukannya serta dengan siapa pegawai itu harus mengadakan hubungan kerja. Selanjutnya tugas dan fungsi setiap satuan kerja dihitung beban tugasnya. Hambatannya karena belum adanya ukuran beban tugas, hal ini perlu kesepakatan tiap satuan kerja yang sejenis. Dengan demikian ukuran beban tidak hanya satu, tetapi bisa dua, tiga atau lebih. 2. Pendekatan analisis jabatan Jabatan yang dimaksud tidak terbatas pada jabatan struktural dan fungsional, akan tetapi lebih diarahkan pada jabatanjabatan non struktural yang bersifat umum dan bersifat teknis (ingat kriteria jabatan baik aspek material maupun formal). Melalui pendekatan ini dapat diperoleh berbagai jenis informasi jabatan yang meliputi identitas jabatan, hasil kerja, dan beban kerja serta rincian tugas. Selanjutnya informasi hasil kerja dan rincian tugas dimanfaatkan sebagai bahan pengkajian beban kerja. Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis pada sub unit-sub unit dan sub unit terbagi habis dalam jabatan-jabatan. Melalui pendekatan analisis jabatan ini akan diperoleh suatu landasan untuk penerimaan, penempatan dan penentuan jumlah kualitas pegawai yang dibutuhkan dalam periode waktu tertentu antara lain : a. Sebagai landasan untuk melakukan mutasi; b. Sebagai landasan untuk melakukan promosi; c. Sebagai landasan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan (Diklat); d. Sebagai landasan untuk melakukan kompensasi; e. Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja; f. Sebagai landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan atau prasarana dan sarana kerja; 3. Pendekatan Administratif Melalui pendekatan ini akan diperoleh berbagai informasi yang mencakup berbagai kebijakan dalam organisasi maupun yang erat kaitannya dengan sistem administrasi kepegawaian.



C. TEKNIK PENGHITUNGAN BEBAN KERJA Analisis beban kerja dilakukan dengan membandingkan bobot/beban kerja dengan norma waktu dan volume kerja. Target beban kerja ditentukan berdasarkan rencana kerja atau sasaran yang harus dicapai oleh setiap jabatan, misalnya mingguan atau bulanan. Volume kerja datanya terdapat pada setiap unit kerja, sedangkan norma waktu hingga kini belum banyak diperoleh sehingga dapat dijadikan suatu faktor tetap yang sangat menentukan dalam analisis beban kerja. Teknik perhitungan yang digunakan adalah teknik perhitungan yang bersifat “praktis empiris”, yaitu perhitungan yang didasarkan pada pengalaman-pengalaman basis pelaksanaan kerja masa lalu, sesuai judgement disana-sini dalam pengukuran kerja dilakukan berdasarkan sifat beban kerja pada masing-masing jabatan, mencakup : 1. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak Untuk mengukur beban kerja abstrak diperlukan beberapa informasi antara lain : a. Rincian / uraian tugas jabatan b. Frekwensi setiap tugas dalam satuan tugas c. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas d. Waktu Penyelesaian Tugas merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu e. Waktu kerja efektif f. Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret g. Pengukuran kerja untuk beban kerja abstrak 2. Untuk mengukur beban kerja konkret diperlukan beberapa informasi antara lain : a. Rincian / uraian tugas jabatan. b. Satuan hasil kerja. c. Jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas. d. Target waktu kerja dalam satuan waktu. e. Volume kerja merupakan perkalian beban kerja dengan norma waktu. f. Waktu kerja efektif. Berkaitan dengan alat ukur dan oleh karena instansi pemerintah merupakan instansi non profit, hal yang dapat dipergunakan sebagai alat ukur adalah “jam kerja” yang harus di isi dengan kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik bersifat konkret maupun abstrak (benda atau jasa). Jam kerja efektif terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut :



1. 2. 3. 4.



Jam Kerja Efektif per hari = 1 hari x 8 jam = 480 menit Jam Kerja Efektif per minggu = 6 hari x 8 jam = 48 jam = 2.880 menit Jam Kerja Efektif per bulan = 26 hari x 8 jam = 208 jam = 12.480 menit Jam Kerja Efektif per tahun = 312 hari x 8 jam = 2.496 jam = 149.760 menit



Setiap unit kerja mempunyai hasil kerja yang berbeda satu sama lain baik jenis maupun satuannya, sehingga agar dapat diukur dengan alat ukur jam kerja efektif, semua produk/hasil kerja tersebut harus dikonfirmasikan sehingga memiliki satu kesatuan. Untuk dapat menjadikan hal tersebut, setiap volume kerja yang berbeda antara unit kerja adalah merupakan variabeltidak tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja dalam arti volume kerja setiap waktu dapat berubah, sedangkan waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan produk tersebut (yang selanjutnya akan disebut norma waktu) relatif tetap, dan selanjutnya akan menjadi variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja. Berdasarkan definisi yang telah diuraikan dimuka, disebutkan bahwa beban/bobot kerja merupakan hasil kali volume kerja dengan norma waktu. Volume kerja setiap unit kerja dapat diketahui berdasarkan dokumentasi hasil kerja yang ada, sedangkan norma waktu perlu ditetapkan dalam standar norma waktu baku, yang akan dijadikan faktor tetap dalam setiap melakukan analisis beban kerja, dengan asumsi-asumsi tidak terdapat perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Rumus yang dipergunakan untuk mencari kebutuhan pegawai : Jumlah Kebutuhan Pegawai = Jumlah Beban Kerja Jabatan : Jam Kerja Efektif Per Tahun D. ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI Pertanyaan berapakah jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk merampungkan suatu tugas, merupakan pertanyaan yang amat kritis. Untuk menjawab pertanyaan penting itu orang harus memahami 3 (tiga) buah konsep sebagai latar belakang yaitu meliputi target volume pekerjaan, tingkat pelaksanaan standar dan waktu yang ditetapkan untuk merampungkan tugas dengan tepat.



1. Beban Tugas (target volume kerja), merupakan volume pekerjaan yang mesti dirampungkan dalam batas tempo tertentu. Target volume kerja dapat dinyatakan dalam berbagai satuan seperti : meter, meter kubik, kilogram, lembar, berkas, laporan, desa, kecamatan dan satuan lazim lainnya. 2. Standar Kerja Rata-rata (tingkat pelaksanaan standar), merupakan volume pekerjaan yang dapat dirampungkan oleh seorang atau sejumlah pegawai dalam satu satuan waktu dengan standar kualitas tertentu. 3. Waktu Kerja Efektif, yakni waktu kerja yang telah ditetapkan secara formal setelah dikurangi waktu luang (allowance). Pengukuran beban kerja dimulai dengan pengukuran dan perumusan “Norma waktu“ setiap proses/tahapan penyelesaian pekerjaan sesuai dengan uraian, dan prosedur kerja yang berlaku. Dalam melakukan pengukuran dan perumusan norma waktu, dilakukan secara cermat dan seksama dengan memperhatikan tingkat kewajaran penggunaan waktu kerja bagi pegawai/pemangku jabatan terkait dan terhadap kebenaran uraian proses/tahapan kerja untuk menghasilkan produk, sehingga dapat diperoleh hasil pengukuran beban kerja yang memadai. E. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud penyusunan analisis beban kerja adalah untuk menyediakan instrumen dalam proses penataan kelembagaan/SDM Sekretariat Daerah, melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja, yang hasilnya akan dipergunakan sebagai bahan (input) bagi proses perencanaan penataan/penyempurnaan struktur organisasi dan kepegawaian. Adapun tujuan penyusunan analisis beban kerja di Priscilla Medical Center, yaitu : 1. Membangun/merumuskan sistem penilaian beban kerja dan perencanaan kebutuhan pegawai pada masing-masing Unit kerja; 2. Melakukan penilaian beban kerja Unit Kerja berdasarkan beban kerja jabatan/unit kerja dengan menggunakan variabel norma waktu, volume kerja dan jam kerja efektif, dikaitkan dengan jumlah pegawai/jabatan.



F. KELUARAN Keluaran (output) yang dihasilkan dari penyusunan analisis beban kerja di Priscilla Medical Center adalah informasi berupa: 1. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja; 2. Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit; 3. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat; 4. Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit; 5. Nilai indeks beban kerja individu masing-masing jabatan; 6. Standar norma waktu kerja. Berikut Tabel Analisis Beban Kerja :



ANALISA BEBAN KERJA DOKTER



NO



URAIAN TUGAS



SATUAN HASIL



WAKTU PENYELESAIA N



WAKTU KERJA EFEKTIF



BEBAN KERJA



PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN



KETERANGAN



1



2



3



4



5



6



7



8



1



Melakukan Pelayanan Medik umum rawat jalan tingkat pertama



Pasien



15



2



Melakukan Pelayanan spesialistik umum rawat jalan tingkat pertama



Pasien



15



Kegiatan



15



Kegiatan



15



Kegiatan



20



Kegiatan



20



Kegiatan



30



Kegiatan



15



Kegiatan



30



Kegiatan



45



Kegiatan



30



Kegiatan



45



3



Melakukan Tindakan Khusus tingkat sederhana 4



5 6 7 8 9 10 11 12



Melakukan Tindakan Khusus tingkat sedang Melakukan tindakan Spesialistik tingkat sederhana Melakukan tindakan Spesialistik tingkat sedang Melakukan tindakan tindakan darurat medik / P3K tingkat sederhana Melakukan Kunjungan ( Visite ) pada pasien Rawat inap Melakukan pemulihan mental tingkat sederhana Melakukan pemulihan mental tingkat kompleks tingkat I Melakukan pemulihan fisik tingkat sederhana Melakukan pemulihan fisik tingkat kompleks tingkat I



72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000



3600 3250 3150 3250 2335 2150



2150 2250 2450 3155



 



0,68



 



0,66



 



0,68



 



0,65



 



0,60 1,



2525 2154



 



0,75



05 0,45 0,90 1,41 1,02 1,97



           



13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Kegiatan



60



Kegiatan



60



Kegiatan



30



Kegiatan



30



Kegiatan



15



Kegiatan



15



Pasien



30



Pasien



30



Kegiatan



240



Kegiatan



90



Melakukan pemeliharaan kesehatan Ibu Melakukan pemeliharaan kesehatan bayi dan balita Melakukan pemeliharaan kesehatan anak Melakukan Pelayanan KB Melakukan Pelayanan imunisasi Melakukan Pelayanan Gizi Mengumpulkan data dalam rangka pengamatan epidemiologi penyakit Melakukan penyuluhan medik Membuat catatan medik pasien rawat inap Membuat catatan medik pasien rawat jalan Melayani atau menerima konsultasi dari luar atau keluar Melayani atau menerima konsultasi dari dalam Melakukan visum et repertum tingkat sederhana Melakukan visum et repertum tingkat komplek tk I Melakukan tugas pada daerah konflik / rawan/ daerah penyakit menular Pembinaan peran serta masyarakat dengan melakukan kaderisasi masyarakat dalam bidang kesehatan tingkat sederhana



JUMLAH



72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000 72.000



3252 4025 4025 4025 4025 1325 854 4025 3255 2150 4025 1255 850 855 2 20



1,36 1,68 1,68 1,68 1,68 0,55 0,71 3,35 1,36 0,90 0,84 0,26 0,35 0,36 0,01 0,03 27,58



                                 



 



FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI APOTEKER AHLI MUDA



NO



URAIAN TUGAS



SATUAN HASIL



WAKTU PENYELESAIAN



WAKTU KERJA EFEKTIF



BEBAN KERJA



PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN



KETERANGAN



1



2



3



4



5



6



7



8



1



Melakukan Pelayanan Medik umum rawat jalan tingkat pertama



Pasien



15



2



Melakukan Pelayanan spesialistik umum rawat jalan tingkat pertama



Pasien



15



Kegiatan



15



Kegiatan



15



Kegiatan



20



Kegiatan



20



Kegiatan



30



Kegiatan



15



Kegiatan



30



Kegiatan



45



3



Melakukan Tindakan Khusus tingkat sederhana 4



5



6



7



8



9 10



Melakukan Tindakan Khusus tingkat sedang



Melakukan tindakan Spesialistik tingkat sederhana



Melakukan tindakan Spesialistik tingkat sedang Melakukan tindakan tindakan darurat medik / P3K tingkat sederhana



Melakukan Kunjungan ( Visite ) pada pasien Rawat inap



Melakukan pemulihan mental tingkat sederhana Melakukan pemulihan mental tingkat kompleks tingkat I



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



3600



3250



3150



3250



2335



2150



2150 2250



 



0,68



 



0,66



 



0,68



 



0,65



 



0,60 1,0



2525



2154



 



0,75



5



0,45



0,90



 



 



   



72.000 11



12



13



14



15



16



17



18



19



20



21



22



23



Melakukan pemulihan fisik tingkat sederhana



Melakukan pemulihan fisik tingkat kompleks tingkat I



Melakukan pemeliharaan kesehatan Ibu



Melakukan pemeliharaan kesehatan bayi dan balita



Melakukan pemeliharaan kesehatan anak



Melakukan Pelayanan KB



Melakukan Pelayanan imunisasi



Melakukan Pelayanan Gizi Mengumpulkan data dalam rangka pengamatan epidemiologi penyakit



Melakukan penyuluhan medik



Membuat catatan medik pasien rawat inap



Membuat catatan medik pasien rawat jalan



Melayani atau menerima konsultasi dari luar atau keluar



Kegiatan



30



Kegiatan



45



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Pasien



30



Kegiatan



60



Kegiatan



60



Kegiatan



30



Kegiatan



30



Kegiatan



15



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



1,41 2450



3155



3252



4025



4025



4025



4025



1325



854



4025



3255



2150



4025



1,02



1,97



1,36



1,68



1,68



1,68



1,68



0,55



0,71



3,35



1,36



0,90



0,84



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



 



24



25



26



Melayani atau menerima konsultasi dari dalam



Kegiatan



15



Pasien



30



Pasien



30



Melakukan visum et repertum tingkat sederhana



Melakukan visum et repertum tingkat komplek tk I



27



Melakukan tugas pada daerah konflik / rawan/ daerah penyakit menular



Kegiatan



240



28



Pembinaan peran serta masyarakat dengan melakukan kaderisasi masyarakat dalam bidang kesehatan tingkat sederhana



Kegiatan



90



JUMLAH



72.000



72.000



72.000



72.000



72.000



1255



850



855



2



20



0,26



0,35



0,36



0,01



0,03



27,58



 



 



 



 



 



 



ANALISA BEBAN KERJA ASISTEN APOTEKER NO



URAIAN TUGAS



SATUAN HASIL



1



2



3



WAKTU PENYELESAIA N (Menit) 4



WAKTU KERJA EFEKTIF (Menit) 5



BEBAN KERJA 6



PEGAWAI YANG KETERANGA DIBUTUHKA N N 7 8 Tiap rencana 12 0,04 kegiatan/ tahun



1



Memilah-milah, mengelompokkan dan mengkompilasi data-data



Dokumen



240menit



72000 menit



2



Merekapitulasi data-data yang telah dipilih dan disetujui



Dokumen



180 menit



72000 menit



3



Merekapitulasi data-data kebutuhan perbekalan farmasi sesuai perencanaan



Dokumen



240 menit



72000 menit



12



0,04 Paket/tahun



4



Menyiapkan daftar usulan perbekalan farmasi untuk proses pengadaan dan termasukmembuat draft pesanan



Dokumen



3000 menit



72000 menit



2



0,08 Usulan/tahun



5



Menyiapkan daftar usulan perbekalan farmasi yang merupakan program pemerintah



Dokumen



180menit



72000 menit



12



0,03 Usulan/tahun



6



Mengumpulkan dan membuat daftar usulan/data berupa jenis dan jumlah resep / perbekalan farmasi yang akan dihapuskan



Kegiatan



300 menit



72000 menit



7



Menyiapkan obat sesuai dengan resep yang dibayar dan membuat etiket yang berisi informasi tentang tanggal, identitas pasien, aturan pakai dan cara pemakaian



Resep



5 menit/lmbr resep



72000



10000



8



Pengabdian Masyarakat - Program Khusus Sana Pelayanan Kesehatan



Kegiatan



300 menit



72000



12



9



Mengumpulkan bahan-bahan atau data-data dari berbagai sumber/acuan



Dokumen



180 menit



72000 menit



12



10



Mengumpulkan data-data dari unit pengguna



Laporan



120 menit



72000 menit



160



11



Menimbang dan atau mengukur bahan baku



Kegiatan



3 menit



72000 menit



3000



0,125 Produksi/tahuna



12



Melakukan proses pengemasan dan pemberian etiket



Kegiatan



12 menit



72000 menit



3000



0,5 Produksi/tahuna



13



Menerima dan memeriksa perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan yang ditentukan



Berita Acara



60 menit



72000 menit



12



0,01



Berita acara/tahun



14



Kegiatan melakukan penyimpanan perbekalan farmasi sesuai jenis obat, kelas terapi dan disusun secara alfabetis



Berita Acara



120 menit



72000 menit



12



0,02



Berita acara/tahun



15



Menerima, menseleksi persyaratan administrasi dan menghitung harga obat



Resep



5 menit/lmbr resep 72000 menit



16



Menyiapkan ruangan, peralatan, bahan baku, dan pengemas untuk kegiatan produksi



Kegiatan



10 menit



72000 menit



264



17



Mendistribusikan perbekalan farmasi ke tiap ruang rawat/unit pengguna dalam jumlah dan waktu yang tepat



Distribusi



60 menit



72000 menit



150



JUMLAH



-



12



12



10.000,00



0,03 Paket/tahun



0,05 Kegiatan/tahun 0,694444444 resep 0,05 Kegiatan/tahun 0,03



Rencana Kegiatan/tahun



0,266666667 Paket/tahun



0,694444444 resep 0,036666667 Kegiatan/tahun paket 0,125 pengiriman/tahu n 1,386