Audit Tata Usaha [PDF]

Citation preview

RENCANA PROGRAM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS DAREK TAHUN 2017



I. Latar Belakang: Pembangunan kesehatan merupakan bagian dari integral dan pembangunan nasional guna meningkatkan kemauan, kemampuan dan kesadaran untuk hidup sehat bagi setiap orang dengan terwujudnya derajat kesehatan yang optimal yang berperan penting dalam peningkatan mutu pelayanan. Agar puskesmas dapat menjadi fungsi secara optimal perlu di kelola system pelayanan dan sumber daya manusia untuk menilai kinerja pelayanan di puskesmas Darek perlu dilakukan audit internal untuk mengindentifikasi kesenjangan kinerja dan melakukan perbaikan penyempurnaan baik pada system pelayanan maupun system manajemen berdasarkan pada standar akreditasi. Untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada system pelayanan dan system manajemen perlu dilakukan audit internal di masing-masing unit yaitu di Gizi, UGD, Tata Usaha. Puskesmas Darek berdiri tanggal 19 Agustus tahun 1983 terletak di Desa Darek Kecamatan Praya Barat Daya Kabupaten Lombok tengah dengan jumlah karyawan 108 dengan rincian PNS 41 PTT 20 Magang 47 dengan Wilayah Kerja Puskesmas Darek Sebanyak 7 Desa yang membawahi 5 Pustudan 6 Polindes.



II.



Tujuan audit: Melakukan penilaian terhadap kesesuaian sumber daya, proses pelayanan, dan kinerja pelayanan UKM dan UKP sebagai dasar untuk melakukan perbaikan mutu dan kinerja



III.



Lingkup audit: Pelayanan UKM



: Gizi



Pelayanan UKP



: UGD



Administrasi manajemen: Tata Usaha IV. Objek audit: - Pemenuhan sumber daya terhadap standar sumber daya - Kepatuhan proses pelayanan terhadap SOP - Capaian kinerja pelayanan - Kesesuaian terhadap standar akreditasi V.



Jadual dan alokasi waktu (lihat lampiran)



VI.



Metoda audit: Observasi, wawancara, dan melihat dokumen dan rekaman yang ada



VII. Kriteria audit: - Standar sumber daya (SDM, sarana, dan prasarana) - SOP yang prioritas - Standar kinerja (SPM, standar kinerja klinis, kejadian insiden keselamatan pasien, sasaran keselamatan pasien)



- Standar akreditasi (misalnya: pelayanan tata usaha, pelayanan farmasi, pemberdayaan sasaran pada pelayanan UKM, perencanaan kegiatan UKM dsb) VIII. Instrumen audit: a. Kuesioner untuk wawancara (terlampir) b. Panduan observasi (terlampir) c. Check list (terlampir) d. Instrumen akreditasi sesuai pelayanan yang akan diaudit



Lampiran 1: Jadual audit internal JADUAL AUDIT INTERNAL TAHUN 2017 UNIT KERJA YANG DIAUDIT Admin



Tim Audit



JUNI



JULI



AGT



SEP



OKT



NOP



Tata Usaha



Tata Usaha



TIM 3: 1. Sahdan 2. L. Junaidi



TIM 3: 1. Sahdan 2. L. Junaidi



DES



Lampiran 2: Rincian Kegiatan audit (audit plan). UNIT



Tata Usaha



Tujuan



Kepuasan dan kenyamanan kerja petugas



Sasaran audit (KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT) Kebersihan tata ruang



MENGETAHUI, KETUA TIM AUDIT



(Sahdan, S. Kep)



AUDITOR



TIM 3: 1. Sahdan, S. Kep 2. L. Junaidi, S.Sos



STANDAR/KRI TERIA YANG MENJADI ACUAN



Metoda



Observasi



Instrumen audit



Chek list panduan



UU no 36 th 2009 Pasal 6 dan pasal 15 Darek, 17 Juni 2017 Anggota Tim Audit:



(L. Junaidi, S.Sos)



TGL& WAKTU AUDIT I



9 Agustus s/d 10 Agustus 2017



TGL& WAKTU AUDIT II



13 November s/d 15 November 2017



Keterangan



Contoh lain instrumen audit adalah : check list untuk menghitung compliance rate suatu prosedur NO



ASPEK YANG DI NILAI Lantai dalam keadaan bersih Lantai sudah aman di lalui orang Tembok bersih dari kotoran/bercak-bercak Langit-langit bersih dari kotoran Tidak ada kabel yang berserakan Barang yang tidak di gunakan sudah di singkirkan Alat tulis dll sudah di letakkan pada tempatnya Dokumen sudah di letakkan pada tempatnya Lemari sudah mempunyai label identitas yang jelas Posisi dan letak peralatan mudah di jangkau Peralatan di sekitar pelayanan tertata dengan rapi Peletakan peralatan sudah aman dari area sekitar



SANGAT BAIK



BAIK



SEDANG



BURUK



SANGAT BURUK



Keterangan skor



Sangat Baik : 80-100 Baik : 60-79 Sedang : 40-59 Buruk : 20-39 Sangat Buruk : 0-19



LAPORAN HASIL AUDIT RUANG TATA USAHA PUSKESMAS DAREK I.



LATAR BELAKANG Salah satu pelayanan penunjang di puskesmas Darek adalah tata usaha. Untuk meningkatkan kinerja dan mutu pelayanan di perlukan penataan ruang Tata Usaha penyusunan arsi di susun berdasarkan abjad sesua standar, pengaturan meja,kursi ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan suasana kerja yang nyaman. Guna mewujudkan tujuan tersebut, maka perlu dilakukan audit internal di ruang tata usaha untuk menilai kesesuaian atau kepatuhan petugas terhadap pedoman atau standar yang berlaku sehingga masalah bisa ditemukan dan bisa diselesaikan secepatnya.



II.



TUJUAN AUDIT 1. Mengevaluasi kinerja unit tata usaha 2. Sebagai bahan analisis untuk pengendali mutu 3. Sebagai bahan rekomendasi untuk perbaikan dibagian unit tata usaha



III.



LINGKUP AUDIT Admin unit Tata usaha



IV.



OBJEK AUDIT 1. SDM yang tidak bekerja sesuai dengan SOP 2. Tersedianya SOP diruang Tata usaha 3. Kepatuhan terhadap SOP yang dibuat 4. Adanya dokumen yang lengkap dan tata ruang yang sesuai standar akreditasi



V. STANDAR/ KRITERIA YANG DIGUNAKAN Dalam kasus ini standar yang digunakan adalah Standar Akreditasi BAB 2.6 dan bab 2.6.1 yaitu sarana dan peralatan puskesmas harus di pelihara agar dapat di gunakan sesuai kebutuhan dan sesuai peraturan yang berlaku Kriteria: Pemeliharaan sarana dan peralatan puskesmas di laksanakan dan di dokumentasikan secara tepat dan akurat. VI. AUDITOR Tim auditor terdiridari 2 orang yaitu 1. Sahdan,S.Kep 2. Lalu Junaidi,S.Sos VII. PROSES AUDIT a. TahapI :Perencanaan Unit yang akan diaudit adalah tata usaha untuk mendapatkan data tentang kebersihan lingkungan, sarana dan peralatan yang ada di ruang ditata usaha.dilaksanakan tanggal 9-10 Agustus 2017.dan instrumen yang digunakan menggunakan chek list observasi b. Tahap II: Pengumpulan data(chek list observasi ) c. Tahap III: Mekanisme analisis data(tabel ) d. Tahap IV: pelaporan.



BAB IX REKOMENDASI DAN BATAS WAKTU PENYELESAIAN YANG DISEPAKATI BERSAMA DENGAN AUDITEE



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Pembuatan kebijakan tata ruang Tata usaha oleh kepala puskesmas Pembuatan kebijakan terkait indikator pengaturan ruangan tata usaha oleh kepala pusekesmas Pembuatan daftar jenis sarana dan Peralatan di ruang tata usaha Pembuatan SOP kebersihan dan pengaturan ruang tata usaha Pengamprahan sarana dan peralatan baru Pembuatan Label identitas penyimpanan arsip dilemari. Penetapan rentang nilai hasil periksaan tata usaha berdasarkan standar yang berlaku Mengecek kelayakan sarana dan peralatan serta ada bukti dokumentasi Batas waktu Perbaikan dan kelengkapan paling lama 2 minggu dari tanggal audit.



Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut No dok Status revisi Tgl berlaku Halaman:



Unit Yang Diperiksa : Tanggal pemeriksaan :



No



Uraian Ketidak sesuaian



Bukti bukti objektif



Ketdk sesuaian thd standar/instr



Standar / Kriteria yang digunakan



Analisis



1



Ruang Tata Usaha yang sempit dan Penataan arsip / dokumen belum tertata dengan baik



Ruang tata usaha yang sempit Belum tersedianya lemari khusus yang mempunyai label identitas tempat penyimpanan arsip



Kapasitas ruangan tidak memadai atau terlalu kecil



Standar Akreditasi BAB 2.6 dan bab 2.6.1







Pengaturan tata ruang dan penempatan arsip atau document seharusnya mengacu pada UU No 36 tahun 2009 dan standar Akreditasi bab 2.6 dan bab 2.6.1



Tindakan perbaikan



Berkoordinasi dengan dinas kesehatan agar perluasan ruangan di sesuaikan dengan SNI



: : :



Tindakan pencegahan



Target Waktu penyelesaian



Berkoordnasi dengan lintas program atau pihak terkait untuk menyusun rencana perluasan ruang tata usaha di MUSRENBAN G



Bulan agustus



Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut



Lampiran 3: Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Proses Kriteria Audit



Perencanaan program Penataan ruang Usaha



UNIT: Admin tata usaha



Standar akreditasi perencanaan (Bab 2.6. sd 2.6.1) tentang sarana dan peralatan puskesmas



Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian Ruang Tata Usaha yang sempit dan Penataan arsip / dokumen belum tertata dengan baik



Bukti – Bukti Obyektif Ruang tata usaha yang sempit Belum tersedianya lemari khusus yang mempunyai label identitas tempat penyimpanan arsip



Metode Audit Chek list Oservasi



Bagian 2: Rencana tindak lanjut dari analisi akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan waktu penyelesaian (Dapat menggunakan formulir tindkan perbaikan atau pencegahan) Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) Ruang Tata Usaha yang sempit dan Penataan arsip / dokumen belum tertata dengan baik



Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : Berkoordinasi dengan dinas kesehatan agar perluasan ruangan di sesuaikan dengan SNI dengan rentang waktu yang telah di tentukan



Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : Berkoordnasi dengan lintas program atau pihak terkait untuk menyusun rencana perluasan ruang tata usaha di MUSRENBANG



Unit kerja:Admin Tata Usaha



Auditor Sahdan, S.Kep Lalu Junaidi, S.sos Tanggal:



Bagian 3 : Verifikasi/penilaian Auditor tentang rencana kegiatan :



Audit