Bahasa, Bentuk, Dan Sifat Surat [PDF]

Citation preview

Kelompok 13 Toni Hidayat - J1F112075 Rizki Setiadi - J1F112206 M. Rivaldi Nasution - J1F112215



Pengertian Surat Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat. Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi.



Fungsi Surat • sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat surat perjanjian • sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan • sebagai bukti sejarah • sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas • sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. • sebagai alat komunikasi dan promosi



Jenis Surat Jenis surat yang akan dibahas kali ini ada dua yaitu: - Berdasarkan bentuk - Berdasarkan Sifat



Surat Berdasarkan Bentuk • Surat Yang Menggunakan Kartu Pos Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel. • Surat Bersampul Surat bersampul adalah surat - surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.



Surat Berdasarkan Bentuk • Warkat Pos Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin. Warkat pos dapat dilipat-lipat sehingga bagian lipatan bagian luar dapat dipakai menulis nama dan alamat pengiriman serta penerima. Bagian lipatan dalam untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.



Surat Berdasarkan Bentuk



• Telegram Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh. • Surat Biasa Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.



Surat Berdasarkan Bentuk • Memorandum dan Nota Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa suratsurat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baikperusahaan atau instansi lainnya). Memorandum dipergunakan untuk pemberitahuan, permintaan informasi, memberi petunjuk atau memberi informasi.



Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.



Surat Berdasarkan Sifat • Surat Pribadi Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, suratsurat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya. • Surat Dinas Pribadi Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi instansi, perusahaanperusahaan, ataupun jawatan-jawatan.



Surat Berdasarkan Sifat • Surat Dinas Swasta Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait. • Surat Dinas Pemerintah Surat Dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.



Surat Berdasarkan Sifat • Surat Niaga Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya. • Surat Lamaran Pekerjaan Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi..



Tata Bahasa Surat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Menggunakan bahasa yang jelas Menggunakan bahasa yang tegas Menggunakan bahasa yang singkat Menggunakan bahasa yang lengkap Menggunakan bahasa yang benar Menggunakan bahasa yang sopan Menggunakan bentuk surat yang menarik



Bagian Surat



Bagian Surat



Bagian Surat 1. Kepala Surat atau Kop Surat



Unsur-unsur kepala surat adalah: a. unsur utama: nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon b.unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha



Bagian Surat Contoh Kepala Surat PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION (Manufacturing Consulting System Design-Communication System) Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136 Telepon (022)912345, 674432 Faksimile (022) 977765 Teleks 28765 FRCBGI



Bagian Surat 2. Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun. Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi.



Bagian Surat Contoh penulisan tanggal surat



Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987 Bandung, 28-10-‘87 Benar: Jakarta, 28 Oktober 1987



Bagian Surat



3. Nomor Surat



Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar. Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember. Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.



Bagian Surat Contoh: Nomor: 35/SP/IV/1992 Keterangan: 35 - nomor urut surat keluar SP - singkatan dari Surat Penawaran IV - penanda bulan (April) saat surat dikirim 1992 - tahun surat dikirim



Bagian Surat



4.



Bagian Surat 5. Lampiran Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya. Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut: Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.



Bagian Surat Contoh : Lampiran: Satu berkas Lamp.: Dua eksemplar Lamp.: 102 eksemplar



Bagian Surat 6. Perihal Surat Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan kata Hal dan bukan Perihal.



Bagian Surat



Bagian Surat 7. Alamat (bag.dalam) Surat • Digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat • Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.



Bagian Surat



Bagian Surat 8. Salam Pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi



Bagian Surat 9. Isi Surat Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: a. paragraf pembuka b. paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan c. paragraf penutup.



Bagian Surat a. Paragraf Pembuka Surat



Bagian Surat b. Paragraf Isi Surat • merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. • Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir. • Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan



Bagian Surat c. Paragraf Penutup Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat.



Bagian Surat 10. Salam Penutup • berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat • Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil • Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.



Bagian Surat 11. Penanggung Jawab Surat 1. Surat (dalam surat dinas) dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (pemimpin ) 2. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. 3. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan



Bagian Surat



Bagian Surat



12. Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu.



Bagian Surat



Ada yang bertanya?