Bidang Tugas Setiap Ajk [PDF]

Citation preview

SENARAI BIDANG TUGAS AJK KONVENSYEN



BIL



JAWATANKUASA



BIDANG TUGAS



INDUK



1.



PENASIHAT



 Menjadi penasihat persediaan konvensyen  Memberi nasihat /pandangan berkaitan  Mempengerusikan majlis mesyuarat



2.



PENGARAH



      



KONVENSYEN



3.



PENGURUS OPERASI



4.



BENDAHARI



5.



SETIAUSAHA & JEMPUTAN



Menjadi penasihat persediaan konvensyen Memberi nasihat /pandangan berkaitan Mempengerusikan majlis mesyuarat Mengkordinasi tugas-tugas setiap jawatankuasa Memastikan kelancaran majlis Sumber rujukan semasa majlis berlangsung mengambil perhatian terhadap beberapa perubahan iaitu: a) Panggilan nama VVIP oleh pengacara majlis dan teks ucapan pengacara majlis b) Teks ucapan pengarah c) Teks ucapan VVIP d) Semua perubahan yang dilakukan oleh Jawatankuasa perlu merujuk terlebih dahulu kepada pengurus majlis.  Membuat semakan (proof reading) ke atas buku program dan kad jemputan tetamu sebelum urusan percetakan dibuat.  Penyediaan statistik penyertaan terkini. Siapkan untuk rujukan Jawatankuasa berkenaan  Menyediakan Aturcara Tadbir Majlis Perasmian Pembukaan & Majlis Penutup  Memastikan kelancaran majlis  Sumber rujukan semasa majlis berlangsung     



Penyediaan LO Menyediakan maklumat kewangan Menyediakan laporan anggaran perbelanjaan Menyediakan laporan perbelanjaan sebenar Membentangkan perbelanjaan



 Mengeluarkan dan mengedarkan memo mesyuarat  Mencatat dan mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh 3 hari dari tarikh mesyuarat dijalankan  Mengumpul bahan-bahan mesyuarat yang diedarkan oleh ahli mesyuarat  Kolaborasi bersama pengurus operasi  Mengeluarkan memo-memo berikut: - Lantikan AJK - tempahan ULPL – dewan, anjung, mutiara inn - tempahan komplek sukan - khidmat UIDM-audio system - penggunaan air-cond-selenggara - penyusunan dewan dan konpleks sukan-PET keceriaan dewan - unit 3K  Membuat senarai jemputan berikut 1. VVIP 2. VIP 3. Pengarah-pengarah 4. Juri Pembentangan Projek 5. Peserta 6. Pemerhati  Mengepos surat-surat jemputan (disenaraikan tempat penginapan yang menyediakan pengangkutan oleh pihak penganjur)



 Kad jawapan tetamu perlu mengandungi maklumat tentang: status kehadiran, keperluan kenderaan, tempat penginapan, waktu ketibaan dan berlepas dengan kapal terbang serta nombor telefon bimbit untuk dihubungi.  Membuat panggilan/tindakan susulan maklum balas kehadiran  Memaklumkan kepada AJK berkaitan untuk tindakan berikutnya: - AJK Jamuan - AJK Penyambut Tetamu  merekodkan surat jawapan penyertaan 6.



BUKU PROGRAM BANNER & BACKDROP



7.



PROTOKOL & PUBLISITI



8.



PENDAFTARAN & PERSIJILAN



 Mendapatkan maklumat berikut untuk dimuatkan di dalam buku program 1. Kata Aluan Ketua Pengarah 2. Kata Aluan Pengarah 3. Gambar VVIP 4. Tentatif Program 5. Tema 6. Syarat Penyertaan 7. Sinopsi projek 8. Senarai nama AJK 9. Maklumat lain yang berkaitan (objektif, panel penilai, kriteria penilaian projek)  Membuat rekabentuk (design) termasuk backdrop (pembukaan, pembentangan & penutup) , banner & streamer  Proof reading  Menguruskan urusan percetakan  Bertanggungjawab ke atas protokol majlis  Bertanggungjawab ke atas perkara lain berkaitan : - Susun atur kerusi VVIP & VIP - Pergerakan tetamu - Perjalanan Majlis  Membuat susunan perarakkan masuk ke majlis perasmian & penutup konvensyen.  Memasukkan ke dalam website maklumat konvensyen untuk makluman dan sentiasa mengemaskini dengan maklumat terkini.  Menghubungi dan menjemput Press hadir ke Majlis Penutup  Mendapatkan pengesahan kehadiran press  Mendapatkan teks ucapan untuk press  Memastikan tempat duduk press di dalam dewan  Menjaga keperluan press semasa majlis berlangsung  Mengiringi press semasa jamuan         



Membuat tempahan sijil kosong. Memastikan sijil penyertaan disediakan oleh pihak MPC Mendapat senarai penyertaan dari AJK Jemputan. Mencetak sijil yang siap ditempah (sebagai peserta, pembentang, juri & AJK) Menyemak agar cetakan kemas dan mengikut bilangan peserta, juri & AJK. Mendapatkan tandatangan Pengarah untuk setiap sijil. Membuat semakan semua sijil telah siap ditandatangani. Membantu AJK Jemputan merekodkan surat jawapan penyertaan. Membuat agihan sijil kepada peserta pada hari konvensyen atau menghantar sijil kepada peserta selewat-lewatnya 2 minggu selepas konvensyen berlangsung.  Menyediakan borang pendaftaran sebagai pegawai pengiring, peserta dan pemerhati.  Mendapatkan cenderahati daripada AJK Cenderahati untuk diagihkan kepada pegawai pengiring, peserta dan pemerhati semasa pendaftaran.



MAJLIS



 Mengumpul maklumat berkaitan aturcara tadbir majlis dari pengurus majlis  Menyediakan skrip pengacaraan majlis



10.



PEMBACA DOA



 Menyediakan teks doa



11.



TEKS UCAPAN &



 Penyediaan teks ucapan untuk Tuan Pengarah dan Tetamu VVIP  Pengumpulan maklumat dan data kandungan



9.



JURUACARA



KATA ALUAN



       



12.



PENGANGKUTAN & PENGINAPAN TETAMU



13.



JAMUAN



Draf isi teks ucapan Draf teks ucapan Draf kata aluan pengarah program (jika perlu) Semakan teks ucapan oleh Tuan Pengarah dan semakan teks ucapan oleh Tetamu VVIP Semakan kata aluan oleh Ketua Pengarah JPPKK Hantar kata aluan kepada AJK Buku Program Menyediakan teks ucapan bersama folder – diserahkan kepada AJK Juruacara Majlis Menyediakan teks ucapan untuk pihak Press – diserahkan kepada AJK Protokol & Publisiti



 Menyediakan petunjuk arah laluan dan parking kenderaan  Berhubung dengan pihak pengawal Keselamatan untuk membantu mengawal lalulintas  Mendapatkan senarai nama kehadiran tetamu yang memerlukan kenderaan dari lapangan terbang ke hotel dan ke tempat konvensyen berlangsung.  Membuat tempahan kenderaan politeknik.  Mendapatkan maklumat kehadiran tetamu VVIP berkaitan masa tiba dan mengatur kenderaan serta pegawai pengiring.  Membuat tempahan bilik dengan hotel berkaitan (tetamu VVIP)  Mendapatkan senarai nama kehadiran tetamu daripada AJK Jemputan Tetamu  Membuat ’room list’ dan menghantar kepada tempat penginapan.  Mengatur Jadual Kenderaan untuk mengangkut pegawai pengiring, peserta & pemerhati dari hotel ke tempat konvensyen berlangsung.  Memilih caterer dan menyediakan menu berdasarkan budget.  Menyediakan layout dewan makan di kompleks sukan (juri) dan anjung.  Menghias bilik jamuan dan memastikan susunatur di dalam bilik jamuan sesuai dan dapat menampung kapasiti tetamu.  Memastikan semua lantai, dinding dan siling bersih dan tiada sawang.  Menyelia proses menghidang dan memastikan hidangan tiba tepat pada masanya.  Melayan tetamu semasa jamuan dan memastikan jamuan berjalan dengan lancar.  Menyediakan papan tanda bagi setiap jamuan yang disediakan untuk mengelakkan kekeliruan JAMUAN VVIP/VIP  Memastikan air mineral disediakan dengan gelas berkaki.  Memastikan CD Player berkeadaan baik dan muzik latar yang sesuai dipasang semasa majlis jamuan berlangsung (jika ada)  Memastikan setting meja dan semua peralatan sudu/garfu, pinggan mangkuk, napkin mencukupi dan berkeadaan bersih.  Memastikan jurugambar dimaklumkan supaya mengambil gambar semasa jamuan



14.



PERSIAPAN & KECERIAAN DEWAN



1. Sebelum Konvensyen  Menyediakan layout dewan utk majlis ‘opening’, majlis penutup dan pembentangan peserta.  Memastikan bahawa surat kepada pihak pentadbiran (susunan kerusi, meja, pinjaman pokok bunga dan perhiasan) dan pihak penyenggaraan (aircond & extendsion) telah dihantar.  Menjalankan tugas persiapan pentas untuk majlis (contoh susunan kerusi atas pentas, tiang bendera dan sebagainya)  Berkolaborasi dengan AJK Protokol & Publisiti dan AJK Penyambut Tetamu untuk mengetahui jumlah bilangan kerusi tetamu dan VIP mengikut bilangan yang menjawab untuk hadir ke majlis konvensyen.  Memastikan segala persiapan berjalan dengan lancar dari pihak PEK dan penyenggaraan.  Memastikan segala peralatan untuk konvensyen disediakan dan mencukupi.  Kebersihan dalaman, luaran Dewan, semua bilik air/tandas dan keceriaan keseluruhan kawasan dan bangunan dewan (sentiasa berhubung dengan pekerja kebersihan)



 Menyediakan petunjuk arah laluan ke tandas  Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengarah Program & Pengurus Operasi dari semasa ke semasa 2. Semasa Majlis Perasmian, Pembentangan dan Majlis Penutup  Memastikan persiapan di dalam dewan terkawal  Kebersihan dalaman, luaran Dewan, semua bilik air/tandas dan keceriaan keseluruhan kawasan dan bangunan dewan (sentiasa berhubung dengan pekerja kebersihan) 3. Selepas Konvensyen  Memastikan semua peralatan di dalam dewan dikemaskini  Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengarah Program & Pengurus Operasi dari semasa ke semasa 15.



PERSEMBAHAN & PEMBENTANGAN



16.



SISTEM SIARAYA , AUDIO VISUAL, GAMBAR & VIDEO KONVENSYEN



17.



       



Mencadangkan bentuk persembahan kepada ahli mesyuarat Mendapatkan pelajar-pelajar berkaitan untuk persembahan Mendapatkan jurulatih (jika diperlukan) Mengadakan latihan berkala Membuat persediaan pakaian Menyediakan slide yang dipaparkan mengiringi persembahan. Mengatur acara undian untuk semua kumpulan yang mengambil bahagian. Membuat persiapan untuk setiap kumpulan melakukan percubaan terhadap pembentangan projek masing-masing.



   



Menyelaras dan menyelia jurufoto semasa konvensyen berlangsung. Menempah sistem audio yang bersesuaian Memastikan peralatan yang mencukupi-mikrofon, LCD Memastikan sistem audio berfungsi dengan baik – cubaan dibuat sebelum majlis raptai.  Melaksanakan tugas-tugas berkaitan audio visual dan multimedia sewaktu Konvensyen berlangsung.  Merujuk kepada AJK Protokol mengenai susunan lagu yang betul untuk dimainkan.



SAMBUTAN TETAMU



VVIP  Menyambut VVIP dari airport ke hotel.  Menyambut VVIP di hotel penginapan ke tempat majlis  Menyediakan keperluan VVIP sekiranya diminta  Mengiringi VVIP ke bilik Jamuan untuk sarapan pagi  Meminta tandatangan di Buku Tetamu  Mengiringi ke dalam Dewan  Mengiringi ke Jamuan Tengahari di dewan jamuan  Mengiringi VVIP kembali ke tempat penginapan selepas tamat majlis VIP (Pengarah – Pengarah )  Memastikan tempat duduk VIP di dewan di tag dengan label VIP.  Menyambut VIP dari Airport ke Hotel  Menyambut VIP di Hotel ke tempat majlis  Mengiringi VIP ke bilik jamuan untuk sarapan pagi.  Menyediakan keperluan VIP sekiranya diminta.  Meminta tandatangan di Buku Tetamu.  Mengiring semasa ketibaan VIP ke dewan  Menyerahkan buku program kepada VIP di dewan  Mengiringi ke Jamuan Tengahari di Bilik Jamuan Press  Memastikan tempat duduk press di dewan di tag dengan label Press.  Mengiringi mereka ke tempat duduk press didepan sekali.  Mengiringi ke Jamuan Makan di Bilik Jamuan Lain-Lain  Meletak riben pada Buku Program untuk VVIP, VIP dan Press.



 Memastikan susunan kerusi mengikut protocol.  Sentiasa berkolaborasi dengan AJK Pengangkutan & Penginapan dan AJK Protokol & Publisiti. 18.



CENDERAHATI



 Menguruskan tempahan hadiah untuk pemenang-pemenang.  Menguruskan tempahan cenderahati untuk VVIP, Pengarah-pengarah peserta dan pemerhati mengikut budget yang ditetapkan.  Bentangkan senarai cenderahati yang ditempah kepada ahli mesyuarat  Mempastikan semua tempahan dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan  Mempastikan jumlah tempahan yang diterima daripada pembekal mencukupi sepertimana yang ditempah  Mengagihkan semua cenderamata kepada VVIP, Pengarah-Pengarah , peserta dan pemerhati.  Cenderahati akan diserahkan kepada AJK berkenaan untuk diagihkan kepada pihakpihak tertentu : - AJK Penyambut Tetamu (tetamu jemputan) - AJK Pendaftaran (peserta & pemerhati)



19.



PENGURUSAN



 Mendapatkan nama 3 orang juri untuk mengadili pembentangan.  Mendapatkan kriteria pemarkahan dari juri yang dilantik.  Menyediakan borang-borang pemarkahan dan dimasukkan kedalam folder yang khusus untuk setiap juri.  Mendapatkan penjaga masa dan jurukira pemarkahan daripada Kolej Komuniti berhampiran.  Mengiringi juri ke bilik jamuan untuk makan.  Menyediakan keperluan juri sekiranya diminta.



JURI



20.



PERSIAPAN TEKNIKAL



 Menyediakan alatan teknikal untuk pembentangan.(laptop.LCD)  Memastikan alatan teknikal berfungsi dengan baik semasa proses raptai dan pembentangan berlangsung.  Membantu peserta pembentangan mengendalikan alatan teknikal. (jika perlu)  Sentiasa bersedia sepanjang majlis berlangsung untuk mengatasi masalah-masalah teknikal.



* tertakluk kepada pindaan.