Dialog Rapat-1 [PDF]

Citation preview

D. Dialog Rapat PENURUNAN OMZET PERUSAHAAN DAN STRATEGI MENINGKATKAN PENJUALAN PRODUK PT. LAVATO OFFICE Sekretaris



: “Selamat pagi, dan salam sejahtera untuk kita semua. Pertamatama marilah kita panjatkan puji syukur kehadirat Allah Swt. Karena-Nya kita semua dapat berkumpul pada acara rapat pagi hari ini dengan keadaan sehat walafiat. Yang saya hormati bapak Ir. Dava Busono selaku pimpinan, dan yang saya hormati bapak/ibu kepala divisi yang sudah hadir dalam rapat ini. Baiklah saya akan membacakan agenda rapat kita pada hari ini, yakni pembukaan, pengarahan dari bapak Ir. Dava Busono, laporan dari setiap manajer divisi, dilanjutkan dengan pembahasan inti rapat serta tanya jawab, dan yang terakhir penutup. Langsung saja kepada bapak Ir. Dava Busono kami persilahkan untuk memberi pengarahan.”



Pimpinan



: “Terima kasih atas kesempatannya, selamat pagi bapak/ibu sekalian, seperti yang sudah diketahui, bahwasanya omzet perusahaan selama satu tahun terakhir ini mengalami penurunan yang cukup signifikan. Untuk itu kita akan membahasnya pada rapat kali ini, apa saja faktor penyebab penurunan omzet tersebut, dan bagaimana strategi untuk kembali meningkatkan penjualan produk kita. Baiklah sebelumnya saya ingin mengetahui laporan kinerja dari setiap divisi. Yang pertama divisi pemasaran, kepada ibu Cantika saya persilahkan.”



Manajer Pemasaran



: “Terima kasih pak atas waktunya. Saya akan melaporkan hasil penjualan selama setahun terakhir, tingkat penjualan mengalami penurunan sebesar 40% dari tahun sebelumnya. Kami sudah berusaha semaksimal mungkin untuk meningkatkan omzet pasar, tetapi permintaan produk kita kian hari semakin mengalami penurunan.”



Pimpinan



: “Bagaimana hal tersebut bisa terjadi? Apa sudah diketahui penyebabnya?”



Manajer Pemasaran



: “Setelah kami teliti ke lapangan, ternyata terdapat produk pesaing sejenis yang memiliki harga lebih terjangkau dari produk kita. Meskipun dari segi kualitas produk kita lebih unggul, tetapi produk mereka lebih diminati karena harganya lebih terjangkau.”



Pimpinan



: “Baik terima kasih atas penjelasannya, permasalahan kita tampung terlebih dulu. Selanjutnya saya ingin mengetahui laporan kinerja dari bagian keuangan. Kepada bapak Hardoyo saya persilahkan.”



Manajer Keuangan



: “Baik terima kasih atas waktunya. Berdasarkan data yang kami miliki, kondisi keuangan perusahaan setahun ini masih berada dalam kondisi stabil, meskipun seperti yang disampaikan oleh manajer



pemasaran



bahwa



penjualan



sedang



mengalami



penurunan. Setelah dianalisis mengapa hal tersebut bisa terjadi, ternyata penyebabnya karena tingkat penjualan kita tahun lalu sangat melampaui target, karena itulah keuangan perusahaan kita saat ini masih terselamatkan.” Pimpinan



: “Syukurlah kalau begitu, terima kasih atas penjelasannya bapak Hardoyo. Selanjutnya dari bagian produksi apakah ada keluhan?”



Manajer Produksi



: “Sebelumnya terima kasih atas kesempatan yang bapak berikan. Proses produksi masih berjalan dengan baik, hanya saja akhirakhir ini beberapa mesin yang kita miliki sering mengalami kendala, seperti tidak bisa beroperasi dan lain sebagainya. Hal tersebut yang menjadi keluhan pekerja di bagian produksi. Kalau boleh memberi masukan, sebaiknya kita segera melakukan servis dan pembersihan pada mesin-mesin produksi yang kita miliki. Mengingat sebenarnya saat ini memang sudah mendekati jadwal servis tahunan.”



Pimpinan



: “Terima kasih atas penjelasannya. Saran diterima, kita akan segera menghubungi pihak terkait untuk melakukan servis pada



mesin- mesin produksi, agar proses produksi tetap berjalan lancar. Selanjutnya dari bagian personalia, apakah terjadi kendala?” Manajer Personalia



:



“Terima kasih atas kesempatan berbicara yang bapak berikan. Setelah saya analisis, tidak ada masalah besar yang terjadi dari para karyawan. Semuanya bekerja sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.”



Pimpinan



: “Terima kasih atas penjelasannya. Syukurlah jika tidak ada keluhan dari para karyawan. Yang terakhir dari bagian administrasi dan gudang apakah ada keluhan?”



Manajer Adm & Gudang: “Terima kasih atas waktu yang bapak berikan. Semua produk yang berada di gudang tersimpan dengan baik dan terawat. Begitu juga dengan kegiatan administrasi yang berjalan sebagaimana mestinya. Adapun satu-satunya masalah dari bagian kami adalah keadaan gudang yang mulai menyempit karena penjualan produk sedang mengalami penurunan, sedangkan bagian produksi tetap memproduksi produk seperti biasanya. Hal inilah yang dikhawatirkan jika terus dibiarkan maka gudang yang kita miliki tidak akan cukup lagi menampung semua barang yang sudah diproduksi.” Pimpinan



: “Terima kasih bapak Ardan atas penjelasannya. Baiklah karena semua sudah menyampaikan keluhannya masing-masing, dan kita sudah mengetahui beberapa faktor yang menyebabkan omzet perusahaan mengalami penurunan, untuk itu apakah ada yang ingin menyampaikan ide untuk kembali meningkatkan penjualan produk serta mengatasi beberapa kendala yang terjadi dari masing-masing bagian?”



Sekretaris



: “Izin berpendapat pak, terkait dengan menurunnya tingkat penjualan produk kita, menurut saya yang harus kita lakukan adalah memperbaharui cara mempromosikan produk. Karena bisa



dikatakan bahwa dari tahun-ketahun perusahaan kita selalu menggunakan cara yang sama dan cenderung monoton.” Pimpinan



: “Ide yang bagus. Menurut anda cara seperti apa yang efektif untuk kembali meningkatkan penjualan produk kita?”



Sekretaris



: “Sebenarnya ada beberapa cara yang bisa dilakukan. Namun menurut saya yang paling utama adalah dengan melakukan promosi menggunakan media sosial seperti Instagram, facebook dan lain sebagainya. Selain itu kita, juga harus mulai menjual produk secara online di beberapa aplikasi e-commerce seperti Shopee, Lazada, Tokopedia, dan lain sebagainya.”



Manajer Personalia



: “Maaf pak menyela, saya sangat sependapat dengan ibu Imel. Hal tersebut memang sangat perlu dilakukakan mengingat di masa sekarang ini belanja online lebih banyak diminati karena lebih praktis dan bisa menghemat waktu.”



Pimpinan



:



“Bagaimana yang lainnya apakah setuju?”



(semuanya mengangguk menyetujui) Manajer Produksi



:



“Jika boleh menambahkan saran, menurut saya untuk mengatasi permasalahan penurunan penjualan yang disebabkan karena adanya pesaing yang menjual produk sejenis dengan harga yang lebih terjangkau, kita bisa merencanakan memproduksi produk yang lebih minimalis dengan harga yang tentu saja lebih terjangkau sehingga dapat bersaing dengan produk pesaing.”



Manajer Keuangan



:



“Maaf saya kurang setuju dengan pendapat Aryasa, karena seperti yang sudah disampaikan oleh bapak Ardan bahwa kondisi gudang semakin hari semakin menyempit karena jumlah produksi tidak sebanding dengan penjualannya. Untuk itu sebaiknya kita mengurangi jumlah produksi untuk sementara waktu dan memfokuskan pada penjualan produk yang sudah ada. Lalu bagaimana cara agar dapat bersaing? Kita bisa memberikan potongan harga 10-25% terutama bagi para distributor, konsumen tetap, dan pembeli yang membeli dalam jumlah besar.”



Manajer Produksi



:



“Mungkin saran bapak Hardoyo lebih tepat, tetapi bukankah dengan memberikan diskon yang cukup besar akan membuat keuntungan yang didapat semakin sedikit?”



Manajer Keuangan



:



“Iya benar, keuntungan yang kita dapat memang akan lebih sedikit. Tetapi dalam keadaan yang cukup darurat ini, saya rasa lebih baik mendapat keuntungan sedikit dari pada barang tidak terjual sama sekali dan perusahaan tentunya akan lebih merugi.”



Pimpinan



:



“Baiklah kita akan menggunakan saran dari bapak Hardoyo. Proses produksi akan dikurangi dan dihentikan sementara pada produk yang masih tersedia dalam jumlah banyak. Kita akan lebih memfokuskan pada penjualan produk yang sudah tersedia dan memberikan diskon 10-25%. Keputusan ini dipilih selain sebagai strategi peningkatan penjualan, juga untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di bagian gudang. Bukankah begitu bapak Ardan?”



Manajer Adm & Gudang: “Benar sekali Pak. Saya rasa itu pilihan terbaik yang harus dilakukan saat ini.” Pimpinan



:



“Baiklah, selanjutnya untuk ibu Cantika, apakah semua saran yang diberikan sudah cukup? Atau ada lagi yang ingin disampaikan?”



Manajer Pemasaran



:



“Terima kasih pak sebelumnya, saya rasa saran-saran yang diberikan akan sangat membantu. Kami akan segera membentuk tim untuk mengurusi segala hal yang berkaitan dengan promosi di sosial media, dan juga hal-hal lain yang berkaitan dengan penjualan produk secara online. Kami akan berusaha membuat konten promosi yang menarik baik dengan visual ataupun dari diskon-diskon yang diberikan. Adapun yang ingin saya tambahkan adalah, kami akan memperluas jangkauan promosi produk dengan mengajukan proposal kerja sama sebagai supplier pada perusahaan yang belum memakai produk kita. Dalam proposal tersebut kita juga akan memfokuskan pada potongan harga yang sudah dibahas sebelumnya. Karena saya rasa dengan



hal tersebut, kualitas produk, serta kredibilitas yang perusahaan kita miliki, rasanya akan mudah untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain.” Pimpinan



:



“Baik saran disetujui, segera lakukan tindakan-tindakan terkait agar tujuan lebih cepat tercapai. Adapun untuk masalah dana yang dibutuhkan bisa dibicarakan dengan ibu Cantika setelah ini.”



Manajer pemasaran



:



“Baik Pak.”



Pimpinan



:



“Yang terakhir untuk ibu Kinaya apakah ada lagi yang ingin disampaikan?”



Manajer Personalia



:



“Saya ingin sedikit menambahkan saran, bagaimana untuk lebih meningkatkan semangat kerja para karyawan kita rencakan liburan akhir tahun jika target perusahaan sudah tercapai?”



Pimpinan



:



“Saran yang menarik. Hal tersebut akan dipertimbangkan dan dibahas lebih lanjut nanti pada saat target sudah tercapai. Baiklah terima kasih atas semua pendapat yang bapak/ibu berikan. Saya cukupkan rapat kali ini, semoga strategi yang kita susun dapat berjalan sesuai harapan dan dapat mengatasi semua permasalahan yang ada. Selanjutnya saya serahkan kepada sekertaris saya.”



Sekretaris



: “Baiklah, alhamdulillah rapat sudah berlangsung dengan lancar. Sebelum mengakhiri rapat ini saya akan membacakan hasil rapat pada hari ini, diantaranya: 1. Akan segera dilakukan servis dan pembersihan pada mesinmesin produksi. 2. Melakukan produksi melalu media sosial. 3. Menjual produk secara online melalui e-commerce. 4. Mengurangi proses produksi dan menghentikan sementara produksi pada produk yang masih tersedia dalam jumlah banyak. 5. Fokus pada penjualan produk yang sudah tersedia dan memberikan potongan harga sebesar 10-25%.



6. Mengajukan proposal kerja sama sebagai supplier pada perusahaan yang belum memakai produk Perusahaan. Dengan memfokuskan pada potongan harga, kualitas produk, dan kredibilitas yang perusahaan kita miliki, sehingga menarik minat client. 7. Rencana liburan akhir tahun bagi para karyawan jika target perusahaan terpenuhi. Demikian rapat pada hari ini, semoga kedepannya perusahaan kita semakin maju dan berkembang. Bila ada kesalahan dari saya mohon dimaafkan, selamat siang, dan selamat beristirahat.