HRD Job Description [PDF]

Citation preview

BAB II PT. MITRA JAYA BAHARI BELAWAN



A. Sejarah Ringkas Perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan berdiri pada tahun 1997 bergerak dalam bidang jasa pengangkutan cargo dan container dengan pimpinan Bapak Irawan Rusli, beralamat Kantor di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 32 G-H-I-J dan Depot kegiatan perusahaan di Jl. Raya Belawan No. 1 Belawan. PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang transportasi. Pada mulanya perusahaan ini hanya bergerak dalam bidang pengangkutan cargo yang kemudian berkembang menjadi perusahaan pengangkutan cargo sekaligus pengelola container. Perusahaan ini didirikan pada awal bulan Oktober 1996 dihadapan Notaris yang memperoleh izin usaha sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Perdagangan No. 311/Kp-M/X/1997 dan Surat Keputusan Kakanwil Diphub Provinsi Sumatera Utara No. AL.003/B-161/KW.II/PG pada tanggal 23 Oktober 1996 dengan memperhatikan Memo Dinas Direktur Industri Logam Mesin dan Kimia No. 1384/DJ-ILMK/MK/XI/1996 Tertanggal 25 November 1996. Surat Menteri Negara Penggerak Dana Investasi / Ketua Koordinasi Penanaman Modal No. 414/III/PMDN/1996 Tertanggal 6 Juni 1996 serta No. 2032/Pabean/1996 tanggal 23 Agustus 1996 terdaftar No. NPWP 1.516.373.6-112 dengan nama perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan yang bergerak dalam bidang jasa pengangkutan



Universitas Sumatera Utara



yang berkedudukan di Jl. Belawan Baru No. 1 Medan-Belawan dengan kantor pusat di Jl. Prof. H. M. Yamin No. 32 G-H-I-J. Nama-nama pendiri perusahaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : Bapak Irwanto sebagai Komisaris/Direktur Utama, Bapak Irawan Rusli sebagai Komisaris, Bapak Sudirman sebagai Komisaris, Bapak Sucipto Kasan sebagai General Manager, Bapak Barry sebagai Kepala Keuangan, Miss Nenny sebagai Kepala Kasir, Bapak Alamsyah sebagai Kepala Pelaksana/Operational.



B. Struktur Organisasi Organisasi merupakan sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan dari orang-orang atau unit-unit



organisasi yang masing-masing memiliki tugas,



tanggung jawab, dan wewenang tertentu. Dalam menjalankan kegiatan perusahaan diperlukan struktur organisasi serta uraian tugas yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang terlibat dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing personil atau unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana mereka mendapat perintah dan kepada siapa mereka harus mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya.



Universitas Sumatera Utara



Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu : a. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi. b. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta besarnya rentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan organisasi. c. Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu organisasi yang utuh. d. Struktur organisasi mentapkan sistem hubungan dalam organisasi yang memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi baik secara vertikal maupun horizontal. Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis, yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan ditulis dalam daftar deskripsi jabatan (job description). Dalam



pencapaian



tujuannya



PT.



Mitra



Jaya



Bahari



Belawan



menggunakan bentuk organisasi staf dan garis. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan hubungan di antara fungsi bagian-bagian atau posisi orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab.



Universitas Sumatera Utara



C. Job Description Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : a. Komisaris Utama Komisaris utama merupakan pemegang saham terbesar dalam perusahaan yang berwenang untuk menentukan arah dan tujuan perusahaan. Tugas dan wewenang Komisaris Utama adalah : 1. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang 2. Mengurus atau menyelenggarakan rapat-rapat direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun dokumentasi. 3. Memberikan pengarahan dan membuat program kerja perusahaan. 4. Menyetujui strategi atau program kerja perusahaaan. 5. Dalam kesatuan direksi mewakili perusahaan dalam dan luar pengadilan yang berhubungan dengan kepemilikan. 6. Mengkoordinir tugas direksi mengenai pertanggungjawaban baik dalam bentuk laporan tahunan maupun tugas berkala lainnya. 7. Memimpin secara langsung kegiatan biro pengawasan intern dengan bekerjasama dengan direksi lain. 8. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas.



Universitas Sumatera Utara



b. Komisaris Komisaris merupakan salah satu pemegang saham yang membantu Komisaris Utama dalam menyusun planning dan membantu tugas-tugas Komisaris Utama, diantaranya : 1. Mengendalikam seluruh kegiatan perusahaan dalam pengembangan perusahaan. 2. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan. 3. Mengadakan dan memelihara administrasi perusahaan dan pengawasan pembuatan laporan tahunan untuk diajukan pada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).



c. General Manager General Manager adalah pimpinan utama dalam pengambilan keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan. Tugas dan wewenang General Manager adalah : 1. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 2. Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan. 3. Membuat peraturan intern pada perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan.



Universitas Sumatera Utara



4. Memperbaiki dan menyempurnakan segeneap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. 5. Membimbing bawahan dan



mendelegasikan tugas-tugas yang dapat



dikerjakan oleh bawahan secara jelas.



d. Operational Manager Operational Manager merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional. Tugas dan wewenang Operational Manager adalah : 1. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan. 2. Merencanakan, mengendalikan, dan mengawasi seluruh kegiatan operasi dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas. 3. Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang pengembangan. Operational Manager membawahi enam sub bagian yaitu : 1. Kepala Lapangan bertugas mengatur pekerjaan di lapangan baik operator alat-alat berat, driver, dan cleaning service. 2. Kepala Mekanik bertugas mengatur pekerjaan dalam perbaikan alat-alat berat atau kendaraan yang rusak. 3. Assisten Mekanik 4. Operator dan Driver bertugas mengoperasikan/mengendalikan alat-alat berat atau kendaraan sesuai perintah Kepala Lapangan.



Universitas Sumatera Utara



5. Cleaning service bertugas membersihkan, dan menata kantor maupun lapangan. 6. Operator



e. Human Management Development (HRD) Manager Human Management Development (HRD) Manager merupakan pimpinan bagian personalia yang bertugas untuk mengatur dan menyelesaikan perihal yang berhubungan dengan dengan kepegawaian. Tugas dan wewenang Human Management Development (HRD) adalah : 1. Membantu



pimpinan



dalam



perencanaan



dan



pengembangan,



mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan karyawan. 2. Melayani dalam perekrutan karyawan baru. 3. Mengawasi dan melakukan pembinaan dan evaluasi kinerja. 4. Menyiapkan dan memberikan laporan secara berkala tentang pelaksanaan kegiatan bagian personalia. Human Management Development (HRD) Manager membawahi dua sub bagian yaitu : 1. Kepala keamanan bertugas mengawasi petugas keamanan dalam menjamin keamanan dan kelancaran tugas-tugas di lapangan. 2. Satpam



Universitas Sumatera Utara



f. Management Information System (MIS) Manager Management Information System (MIS) Manager merupakan pimpinan dalam bidang perancangan sistem sistem manajemen informasi yang bertugas merancang



program-program



komputer



yang



akan



dipergunakan



untuk



melaksanakan tugas-tugas dalam perusahaan. Management Information System (MIS) Manager membawahi programmer yang bertugas membuat dan memperbaiki sistem yang telah dirancang oleh MIS Manager.



g. Accounting Chief Accounting Chief merupakan pimpinan bagian pembukuan. Tugas dan wewenang Chief Accounting adalah : 1. Menyelesaikan administrasi pembukuan atas transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan. 2. Memeriksa



penyelesaian



buku



induk,



pos-pos



material



untuk



penyelesaian neraca. 3. Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik. Accounting Chief membawahi dua sub bagian yaitu : 1. Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan. 2. Bagian Accounting merupakan staf yang bertugas untuk meng-input dan menyajikan laporan keuangan.



Universitas Sumatera Utara



h. Finance Chief Finance Chief merupakan pimpinan bagian keuangan. Tugas dan wewenang Finance Chief adalah : 1. Membantu direksi melaksanakan fungsi manajemen dalam bidang keuangan perusahaan, mengatur, mengendalikan, dan menyusun rencana kerja atau anggaran perusahaan. 2. Bertanggung jawab



sebagai pemegang, pengaman penerimaan dan



pengeluaran dana kas kecil (petty cash fund). Finance Chief membawahi dua sub bagian yaitu : 1. Kasir merupakan staf yang bertugas menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan transaksi yang telah terjadi dalam kegiatan perusahaan. 2. Administrasi merupakan staf yang bertugas untuk meng-input data-data yang diperoleh di lapangan yang berhubungan dengan operasional perusahaan.



D. Jaringan Usaha PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan salah satu perusahaan PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri) yang ada di Indonesia yang bergerak di bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah jasa pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF Container). Jaringan usaha yang dilakukan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : Mengadakan pendekatan kepada eksportir/importir dengan biaya murah.



Universitas Sumatera Utara



Selalu mengadakan lobi dengan pihak pemerintah agar biaya-biaya di pelabuhan tetap stabil atau tidak ada kenaikan. Selalu menjaga agar jangan sampai terjadi klaim akibat kerusakan barang baik ekspor maupun impor.



E. Kinerja Usaha Terkini PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Adapun pelayanan jasa yang diberikan oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah jasa Pengangkutan (Overbringgin, Stripping, Stuffing, dan ON/OF Container) Barang, Merepacking, Marking, Sewa-menyewa (Gudang, Container, Forklift, Crane dan lain sebagainya). Dalam menjalankan usahanya PT. Mitra Jaya Bahari Belawanbekerja sama dengan perusahaan pemilik container atau disebut sebagai Principal. Pada saat ini PT. Mitra Jaya Bahari Belawan telah bekerjasama dengan tiga perusahaan principal yaitu MAERKS LINE Ltd, T.A ASIA LINE Ltd. dan PT. Segara Gelora Jaya (SGJ). Sistem Penerimaan PT. Mitra Jaya Bahari Belawan dari hasil pengelolaan cargo yang dimuat atau dibongkar dari container. Kegiatan-kegiatan yang terjadi dilaporkan oleh bagian administrasi di depot melalui laporan harian perusahaan dan laporan kegiatan perusahaan untuk dipertanggungjawabkan dan ditagih penerimaannya. Hasil dari tagihan tersebut dikirim ke kasir kantor pusat dan datadata penerimaan didistribusikan ke bagian accounting perusahaan untuk pengelolaan pengelolaan pencatatan.



Universitas Sumatera Utara



Sistem pengeluaran PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terjadi karena adanya pengeluaran operasional serta administrasi perusahaan, contoh dari pengeluaran operasional yaitu pembelian spare-part alat-alat berat, pembayaran biaya pengangkutan, biaya-biaya pelancar, dan lain sebagainya, sedangkan contoh dari pengeluaran administrasi yaitu pembelian peralatan kantor, perlengkapan kantor, dan biaya-biaya yang berhubungan dengan administrasi perusahaan. PT. Mitra Jaya Bahari Belawan menggunakan sistem kas kecil yang dilaporkan dan isi kembali setiap hari ke kasir kantor pusat. Adapun prosedur pengeluaran kas yaitu setiap transaksi untuk pengeluaran kas, kasir harus mendapat persetujuan dari kepala keuangan untuk pengeluaran administrasi dan kepala operasional untuk pengeluaran operasional sedangkan untuk gaji keseluruhan harus diketahui oleh pimpinan perusahaan (komisaris).



F. Rencana Kegiatan Rencana kegiatan pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : Memperbesar usaha transportasi darat/angkutan. Membuat pergudangan baru tempat penyimpanan barang ekspor/impor. Memperbanyak alat-alat mekanik agar kegiatan arus bongkar/muat dalam keadaan stabil dan lancar. Menjaga kelancaran pengurusan dokumen ekspor/impor agar barang sampai ke tujuan tepat waktu dalam keadaan stabil dan lancar.



Universitas Sumatera Utara



BAB III TOPIK PENELITIAN



A. Gaji dan Upah 1. Pengertian Gaji dan Upah Setiap badan usaha dalam melaksanakan kegiatan perusahaan tentu saja membutuhkan tenaga kerja. Biaya tenaga kerja merupakan salah satu unsur biaya utama dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, pemahaman terhadap elemen biaya tenaga kerja mutlak untuk dipahami. Hal ini sangat berguna untuk efisiensi perusahaan,



sebagai



contoh



apabila



terlalu



banyak



merekrut



tenaga



kerja/karyawan akan berdampak meningkatnya pembayaran gaji dan upah. Jika hal ini tidak diimbangi dengan output yang dihasilkan akan dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Dalam pencapaian output perusahaan yang diinginkan, perusahaan harus meningkatkan gairah kerja para karyawannya, salah satu caranya adalah dengan memberikan balas jasa/imbalan yang disebut dengan gaji dan upah. Istilah gaji dan upah memiliki arti yang berbeda-beda. Pada umumnya, gaji merupakan balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada pegawai tetap atau pegawai kantor, sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada para pekerja tidak tetap berdasarkan jasa kerja, hari kerja atau satuan jasa yang dihasilkan. Para ahli ekonomi juga memberikan pengertian yang berbeda-beda tentang gaji dan upah, tetapi pada hakikatnya semua pengertian yang diberikan memiliki



Universitas Sumatera Utara



makna dan tujuan yang sama. Berikut ini merupakan beberapa pengertian gaji dan upah menurut para ahli : Menurut Sugiyarso dan Winarni (2005 : 95), “ Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang disampaikan”.



Menurut Mulyadi (2005 : 95), “Gaji merupakan bayaran yang konsisten dari suatu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja. Sedangkan upah merupakan bayaran yang secara langsung dihitung berdasarkan jumlah jam kerja”.



Menurut Warren Reeve Fess (2005 : 553), “Gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif atau jasa lain yang serupa, tarif gaji biasanya disampaikan dalam satuan bulanan atau tahunan. Sedangkan upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pekerja lapangan baik yang terlatih, tarif upah biasanya diungkapkan dalam satuan jam atau minggu”. Dalam suatu badan usaha terdapat berbagi unsur dari biaya gaji dan upah yang keseluruhannya disebut biaya tenaga kerja. Berikut merupakan unsur-unsur gaji dan upah menurut Robert (2000 : 118) yaitu :



1. Kompensasi langsung, terdiri dari : a. Gaji pokok terdiri dari : Gaji yaitu bayaran yang konsisten dari satu periode ke periode lain dengan tidak memandang jumlah jam kerja. Upah yaitu bayaran secara langsung dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja.



Universitas Sumatera Utara



b. Gaji variabel yaitu kompensasi yang dikaitkan dengan kinerja individual, kelompok, atau organisasi. Gaji variabel terdiri dari : Bonus yaitu tambahan dari upah biasa dimana pemberiannya tidak memperhatikan tingkat produktivitasnya masing-masing karyawan. Insentif yaitu upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena memiliki prestasi baik atau kinerja yang baik. Kepemilikan saham yaitu tambahan atas upah yang diberikan kepada pemilik saham. 2. Kompensasi tidak langsung, terdiri dari : a. Asuransi kesehatan, b. Dana pensiun, c. Libur pengganti, d. Kompensasi pekerja.



Sesuai dengan teori di atas tentang unsur-unsur gaji dan upah, maka penulis menyimpulkan bahwa PT. Mitra Jaya Bahari Belawan sangat memperhatikan kesejahteraan karyawannya, karena telah memberikan balas jasa yang sesuai dengan kontribusinya kepada perusahaan.



2. Unsur-unsur Gaji dan Upah Unsur-unsur gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : a. Gaji Pokok Gaji pokok merupakan gaji yang dibayarkan kepada karyawan dengan pengawasan kerja yang wajib dibayarkan kepada karyawan dengan berpedoman kepada tabel gaji pokok stándar yang telah disusun berdasarkan pangkat, golongan, dan masa kerja karyawan.



Universitas Sumatera Utara



b. Tunjangan Tunjangan merupakan bentuk lain dari pemberian gaji dan upah yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Tunjangan dapat diberikan setiap bulannya, namun ada tunjangan diberikan pada waktu tertentu saja dan biasanya ada faktor-faktor yang mempengaruhi. Pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terdapat tunjangan gaji, antara lain : Tunjangan jabatan. Tunjangan Jamsostek. Tunjangan Hari Raya (THR). c. Lembur Lembur merupakan gaji yang dibayarkan kepada karyawan yang telah bekerja melebihi jam maksimum pada periode tertentu sesuai ketentuan yang telah berlaku. d. Insentif Insentif merupakan upah tambahan yang diberikan kepada karyawan karena memiliki prestasi yang baik atau kinerja yang baik. PT. Mitra Jaya Bahari Belawan membayar unsur-unsur gaji dan upah sesuai dengan kewajibannya dan penilaian prestasi para karyawan. e. Potongan Gaji Penghasilan yang akan diterima oleh para karyawan adalah penghasilan bersih yang diperoleh dari penghasilan kotor dikurangi potongan terhadap gaji dan upah.



Universitas Sumatera Utara



Potongan gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terdiri dari : Asuransi kesehatan Iuran wajib pegawai Pinjaman karyawan



3. Pencatatan Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2001 : 382), ada beberapa fungsi yang terkait di dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.



Fungsi Kepegawaian Fungsi Pencatat Waktu Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi Akuntansi Fungsi Keuangan Pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan, sistem penggajian dan pengupahan



melibatkan Bagian Human Management Development (HRD) Manager, Bagian Accounting Chief, dan Bagian Finance Chief. Bagian Human Management Development (HRD) Manager bertanggung jawab dalam perekrutan karyawan, penetapan jabatan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan menetapkan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Bagian HRD membawahi Bagian Pencatat Waktu yang bertanggung jawab untuk menyelengggarakan waktu hadir dan jam kerja karyawan. Bagian HRD juga membawahi Bagian Pembuat Daftar Gaji dan Upah yang berfungsi membuat daftar gaji dan upah karyawan. Daftar gaji dan upah diserahkan ke Bagian Accounting Chief guna pembuktian kas keluar yang akan dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.



Universitas Sumatera Utara



Bagian Accounting Chief bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Bagian Accounting Chief menangani sistem penggajian dan pengupahan yang berada di bagian hutang dan bagian jurnal. Bagian Hutang berfungsi sebagai pencatat uang dalam sistem penggajian dan pengupahan yang bertanggung jawab dalam proses pembayaran gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah kemudian menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasir. Bagian Jurnal bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum Bagian Finance Chief bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Menurut Mulyadi (2001 : 374-379) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah : a. b. c. d. e. f. g. h.



Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Kartu Jam Hadir Kartu Jam Kerja Daftar Gaji dan Upah Rekap Daftar Gaji dan Upah Surat Pernyataan Gaji dan Upah Amplop Gaji dan Upah Bukti Kas Keluar Dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan pada PT.



Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh bagian HRD berupa Surat Keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat,



Universitas Sumatera Utara



pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan/mutasi, dan sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke bagian pembuatan daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. b. Kartu Jam Hadir Kartu ini berfungsi sebagai pencatat jam hadir setiap karyawan perusahaan yang dapat dipergunakan untuk mempermudah perhitungan gaji dan upah karyawan. Catatan jam hadir karyawan ini berupa daftar hadir biasa dan kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu Jam Kerja Kartu ini berfungsi sebagai pencatat waktu kerja yang dikonsumsi oleh karyawan selama jam kerja tertentu. d. Daftar Gaji dan Upah Daftar ini digunakan untuk mempermudah perhitungan gaji dan upah. Daftar ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi dengan potongan gaji (PPh 21, iuran, dll). e. Rekap Daftar Gaji dan Upah Rekap ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen/bagian yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. f. Surat Penyertaan Gaji dan Upah Surat ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.



Universitas Sumatera Utara



g. Amplop Gaji dan Upah Halaman muka amplop ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identitas karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam jumlah tertentu. h. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat Accounting Chief ke Bagian Finance Chief, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Fungsi pembuat daftar gaji (Bagian Human Management Development (HRD) Manager).



Pencatatan gaji dan upah terdiri dari beberapa prosedur antara lain : a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan ini diselenggarakan oleh bagian administrasi dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor. Pencatatan waktu hadir ini dapat menggunakan daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang atau dapat menggunakan daftar hadir berupa kartu jam kerja (clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan, bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau



harus



dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk



Universitas Sumatera Utara



menentukan apakah karyawan di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat menerima tunjangan lembur. b. Prosedur pencatatan waktu kerja Pencatatan waktu kerja dalam perusahaan diperlukan bagi karyawan yang bekerja untuk keperluan distribusi biaya gaji dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa



karyawan tersebut, misalnya



karyawan hadir di perusahaan selama 7 (tujuh) jam dalam sehari, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap jasa yang dilakukan. Dengan demikian waktu ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja yang dihasilkan. c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Dalam prosedur ini, perusahaaan membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan gaji dan upah karyawan adalah Surat Keputusan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan



pangkat,



pemberhentian



sementara



dari



pekerjaan,



pemindahan/mutasi, daftar gaji sebelumnya, daftar hadir, dan daftar jam kerja. d. Distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada masing-masing departemen/bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya.



Universitas Sumatera Utara



e. Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur ini melibatkan Bagian Accounting Chief dan Bagian Finance Chief. Bagian Accounting Chief membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Finance Chief untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Finance Chief kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah. Pembagian amplop gaji dan upah dilakukan oleh kasir dengan membagikan amplop gaji dan upah kepada karyawan.



4. Perhitungan Gaji dan Upah Prosedur perhitungan gaji dan upah adalah sebagai berikut : a. Gaji pokok untuk setiap jabatan dan untuk setiap karyawan dapat dipastikan setiap bulannya. b. Besarnya tunjangan untuk karyawan jumlahnya juga dapat dipastikan. c. Insentif dan upah lembur untuk setiap karyawan akan berubah jumlahnya setiap bulan sesuai dengan produktivitas karyawan itu sendiri. d. Jumlah potongan gaji juga sama besarnya untuk setiap karyawan. Prosedur perhitungan gaji dan upah tersebut dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan. Daftar gaji dan upah tersebut merupakan formulir berkolom yang dipakai untuk menyusun, menghitung, dan merangkum data-data yang diperlukan pada akhir suatu periode pembayaran gaji dan upah. PT. Mitra Jaya Bahari Belawan melakukan pembayaran gaji pada setiap akhir



Universitas Sumatera Utara



bulan dan untuk pekerja harian pembayaran upah dilakukan pada akhir karyawan harian/bulanan bekerja sesuai dengan kontribusinya pada perusahaan. Pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan, penerapan sistem perhitungan gaji dan upah didasarkan pada hak-hak dan kewajiban yang dimiliki karyawan. Dalam menghitung jumlah gaji dan upah yang akan dibayarkan dapat diperhatikan ketentuan-ketentuan yang telah dibuat oleh PT. Mitra Jaya Bahari Belawan kepada para karyawannya. 1.



Gaji Pembayaran gaji didasarkan oleh golongan atau jabatan para karyawan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh Human Management Development (HRD) Manager PT. Mitra Jaya Bahari Belawan. Tabel 3.1 Daftar Perhitungan Gaji



2.



Gaji



xxx



Tunjangan



xxx



Pendapatan Lembur



xxx



Insentif



xxx +



Gaji Bruto



xxx



Potongan Gaji



xxx -



Gaji Netto



xxx



Upah Tabel 3.2 Daftar Perhitungan Gaji Upah Pekerja Harian = 3/20 jam x upah 1 hari Upah Pekerja Bulanan = 1/173 jam x upah 1 bulan



Universitas Sumatera Utara



Prosedur pembayaran upah harian dan bulanan yaitu : Daftar hadir dari Kepala Lapangan yang mengawasi karyawan harian dan bulanan diserahkan ke bagian HRD kemudian HRD menerbitkan dan menyampaikan daftar upah ke Bagian Accounting Chief untuk dibukukan. Bagian Accounting Chief



kemudian



menyampaikan



kepada



Bagian



Finance



Chief



untuk



mengeluarkan upah.



B. Pengawasan Intern 1. Pengertian Pengawasan Intern Pengawasan intern merupakan alat bantu bagi manajemen yang sangat membantu dalam pelaksanaan tugas, sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Suatu pengawasan intern dikatakan baik apabila adanya suatu pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas, sehingga dapat menghindari terjadinya penyelewengan dalam pelaksanaannya. Berikut dijelaskan beberapa pengertian pengawasan intern menurut para ahli : Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) dalam buku Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) (2001 : 319), ”Pengawasan intern adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu usaha akan tercapai”.



Universitas Sumatera Utara



Menurut Mulyadi (2001 : 373): ”Pengawasan intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan karyawan lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga tujuan berikut : a. Laporan keuangan yang dapat diandalkan. b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. c. Efektifitas dan efisiensi operasi perusahaan”.



Pengawasan intern gaji dan upah adalah suatu keadaan dimana prosedur kerja yang diikuti dapat menghindari terjadinya penyelewengan, penggelapan, kecurangan, dan pencurian. Khusus pada pengawasan intern gaji dan upah bertujuan untuk mengawasi agar prosedur penggajian dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan jumlah tersebut adalah benar-benar merupakan hak karyawan untuk menerimanya. Menurut Mulyadi (2001:386-387), unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yaitu : Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Sistem Otorisasi 3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. 5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 7. Perintah lembur harus diotorisasi departemen karyawan yang bersangkutan. 8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.



Universitas Sumatera Utara



9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi yang lain. Prosedur Pencatatan 10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. Praktik yang Sehat 12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. 13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum pembayaran. 15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Gaji dan upah adalah suatu objek yang dapat diselewengkan. Ada beberapa cara kecurangan-kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah yang sering ditemukan dalam suatu organisasi, yaitu : a. Pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji kepada orang lain yang tidak bekerja pada perusahaan. Hal ini biasanya terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan. b. Penyiapan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali. c. Menguangkan cek gaji dan upah yang ditagih oleh pegawai yang bersangkutan. d. Membuat kesalahan dalam perhitungan seperti penggelembungan cek gaji pegawai sehingga terjadi gaji dan upah yang diterima oleh karyawan melebihi dari jumlah yang seharusnya.



Universitas Sumatera Utara



e. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran. f. Pencatatan total penerimaan gaji dan upah karyawan yang tidak benar dalam buku gaji dan upah. g. Adanya karyawan yang melakukan absensi untu karyawan lain yang tidak hadir.



2. Pengawasan Intern atas Gaji dan Upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan Menurut Mulyadi (2001 : 385-386) bahwa ada dua sistem yang terkait dalam jaringan prosedur yakni terdiri dari : Sistem penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar hadir 3. Prosedur distribusi biaya gaji 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5. Prosedur pembayaran gaji Sistem pengupahan yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pencatatan waktu kerja 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembutan bukti kas keluar 6. Prosedur pembayaran upah. Pengawasan intern penggajian dan pengupahan pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan adalah sebagai berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan, pencatatan ini diselenggarakan oleh bagian administrasi dengan menggunakan daftar hadir



Universitas Sumatera Utara



pada pintu masuk kantor. Pencatatan waktu hadir ini dapat menggunakan daftar hadir biasa, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang atau dapat menggunakan daftar hadir berupa kartu jam kerja (clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan, bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau



harus



dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat menerima tunjangan lembur. 2. Prosedur pencatatan waktu kerja Pencatatan waktu kerja dalam perusahaan diperlukan bagi karyawan yang bekerja untuk keperluan distribusi biaya gaji dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa



karyawan tersebut, misalnya



karyawan hadir di perusahaan selama 7 (tujuh) jam dalam sehari, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap jasa yang dilakukan. dengan demikian waktu ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja yang dihasilkan. 3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Dalam prosedur ini, perusahaaan membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan gaji dan upah karyawan adalah



Universitas Sumatera Utara



Surat Keputusan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan



pangkat,



pemberhentian



sementara



dari



pekerjaan,



pemindahan/mutasi, daftar gaji sebelumnya, daftar hadir, dan daftar jam kerja. 4. Distribusi biaya gaji dan upah Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada masing-masing departemen/bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya. 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur ini melibatkan Bagian Accounting Chief dan Bagian Finance Chief. Bagian Accounting Chief membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Finance Chief untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Finance Chief kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah. Pembagian amplop gaji dan upah dilakukan oleh kasir dengan membagikan amplop gaji dan upah kepada karyawan. Pengawasaan intern gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan telah berjalan dengan baik, hal ini dapat dilihat dengan jelas bahwa pada pengawasannya tidak hanya dilakukan oleh satu bagian, dan juga diberikan kewenangan dan tanggung jawab untuk menangani pelaksanaan pemberian gaji dan upah yang telah diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen kepada para karyawan.



Universitas Sumatera Utara



BAB IV PENUTUP



A.



Kesimpulan



1.



Struktur organisasi PT. Mitra Jaya Bahari Belawan merupakan struktur organisasi yang berbentuk garis dan staf, dimana pimpinan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh para stafnya, dengan kata lain tiap – tiap pekerjaan terdapat satu pimpinan yang langsung sedangkan staf bekerja dan memberikan saran kepada kepala bagian.



2.



Unsur-unsur gaji dan upah Gaji Tunjangan Pendapatan Lembur Insentif Potongan Gaji



3.



Pengawasan intern gaji dan upah pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan terdiri dari dua proses, yaitu : Mulai terjadinya gaji dan upah sampai penerimaan kepada para karyawan memakai laporan manajemen dan keuangan. Proses pembayaran gaji dan upah tidak melalui perantara dan kepada pada pihak yang berhak menerimanya.



4.



Pelaksanaan pengawasan intern pada PT. Mitra Jaya Bahari Belawan telah berjalan dengan baik dimana penggajian dan pengupahan telah dilakukan



Universitas Sumatera Utara



oleh beberapa fungsi/bagian dari organisasi. Bagian pembuat daftar gaji dan upah (Bagian HRD) sudah terpisah dari bagian pembukuan (accounting chief) dan bagian keuangan (finance chief).



B.



Saran



1.



Pelaksanaan fungsi/bagian dalam organisasi harus terpisah.



2. Harus dilakukan sistem otorisasi oleh setiap bagian organisasi. 3. Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan



4. Tarif upah yang dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja harus diverifikasi ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi (accounting chief)



5. Pengawasan intern gaji dan upah ini hendaknya lebih ditingkatkan lagi, agar tidak terjadi penyelewengan dan penyimpangan pembayaran gaji dan upah.



6. Kerjasama dan rasa kekeluargaan antara sesama para karyawan ataupun atasan sebaiknya lebih ditingkatkan lagi agar terbina hubungan yang lebih harmonis, sehingga dapat memberikan prestasi kerja yang lebih memuaskan.



7. Para karyawan sebaiknya dituntut untuk tetap disiplin dan jujur dalam melaksanakan tugasnya, karena berhasil atau tidaknya suatu sistem pengawasan bagi manjemen dipengaruhi oleh kedisiplinan karyawan sebagai pelaksana.



Universitas Sumatera Utara