In Basket - Bahan Untuk Peserta I [PDF]

Citation preview

Anda adalah Herman Pradana, seorang manajer pada suatu perusahaan consumer goods, bernama Walgreen Indonesia. Bidang yang Anda tangani adalah mengenai Human Resources (lihat struktur organisasi). Anda telah menduduki posisi ini selama enam bulan, setelah sebelumnya selama 7 tahun berkarir dibidang training and development. Pada tanggal 1 September Anda ditugaskan untuk melakukan studi banding di Singapore mengenai peran manajemen pengembangan sumber daya manusia dalam transformasi organisasi selama dua minggu. Ketika Anda pulang ke tanah air dan kembali masuk ke kantor, ternyata sudah banyak tugas yang



harus segera Anda selesaikan. Hal ini, misalnya,



terlihat dari sejumlah e-mail yang muncul di Inbox Lotus Notes Anda. Terlampir adalah e-mail-e-mail yang harus Anda tanggapi dan



struktur organisasi



perusahaan. Dalam kegiatan ini tugas yang harus Anda lakukan adalah : 1. Memberikan prioritas terhadap semua e-mail yang masuk dalam kategori: a. Low Priority b. Medium Priority c. High Priority 2. Membuat Rencana Aksi (action plan) untuk merespon isi semua e-mail yang masuk. 3. Menulis suatu laporan tertulis. Tema dari laporan ini dicantumkan dalam salah satu e-mail yang ada.



E-MAIL 1 Jakarta, 3 September Kepada Yth



: Bapak Herman Pradana



Dari



: Norma Ningsih, Sekretaris



Perihal



: Agenda Kerja



Bapak Herman, berikut saya persiapkan Agenda Kerja bapak untuk Bulan September setelah kepulangan bapak dari tugas studi banding. 1. Presentasi



mengenai



Pedoman



Rencana



Karir



Karyawan



didepan



Managing Director, bertempat Kantor Pusat, Ruang Arjuna, tanggal 17 September pukul 09.00 – 10.30 wib 2. Memberikan materi mengenai Kebijakan Sumber Daya Manusia pada acara Orientasi Karyawan Baru, bertempat di Gedung Pelatihan Ruang Melati, tanggal 19 September pukul 08.00 – 09.00 wib 3. Memberikan materi pelatihan mengenai “Seven Habits of Highly Effective People” pada acara Leadership Training for Supervisor, bertempat di Gedung Pelatihan Ruang Anggrek, tanggal 20 September pukul 14.00 – 16.00 wib Terima kasih.



E-MAIL 2 4 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Andi Kurnia , Section Head Human Resource Information System



Perihal



: Proyek Implementasi Human Resource Information System



Proyek Implementasi Human Resource Information System (HRIS) yang kita lakukan sejak sebulan lalu tampaknya tidak bisa berjalan dengan lancar. Problem mendasar yang sekarang muncul adalah software (piranti lunak) yang kita pesan dari PT. Oregon Indonesia tampaknya tidak compatible (tidak cocok) dengan sistem yang sekarang kita gunakan. Saya khawatir hal ini akan membawa pengaruh jelek pada sistem komputer di bagian-bagian lain. Saya berharap bisa segera menemui bapak setelah bapak pulang dari Singapore. Terima kasih atas perhatian Bapak.



E-MAIL 3 4 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Angela Kintanwangi, Section Head Compensation & Benefits



Perihal



: Hasil Salary Survey



Seperti yang telah bapak ketahui, pada bulan Juli lalu kita mengikuti survei gaji yang diadakan oleh suatu lembaga konsultan bidang compensation & benefits. Kemarin mereka telah mengirimkan hasil survei tersebut, dan hasilnya cukup mengejutkan. Secara rata-rata, tingkat gaji yang kita berikan pada karyawan kita ternyata lebih rendah 20 % dibanding



tingkat gaji yang diberikan oleh para



pesaing ataupun organisasi lain yang bergerak di bidang yang sama dengan usaha kita. Saya menunggu respon dari bapak untuk menindaklanjuti temuan ini. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 4 10 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Elena Puspasari, Manager Penjualan



Perihal



: Sosialisasi Proyek Implementasi HRIS



Bapak Herman, Melalui e-mail ini saya ingin memberikan sedikit masukan mengenai proses implementasi HRIS yang sudah dilangsungkan sejak beberapa waktu lalu. Tempo hari, sejumlah staf yang menangani proyek implementasi ini pernah datang ke kantor kami untuk mepersiapkan pemasangan software HRIS di komputer para anak buah saya. Hanya saja hingga saat ini, saya dan juga anak buah saya belum mengerti sepenuhnya mengenai manfaat sistem yang baru ini bagi mereka. Saya hanya mendengar bahwa dengan sistem yang baru ini nantinya setiap karyawan akan terbebas dari aneka ragam form kepersonaliaan (seperti misalnya formulir cuti, formulir biaya perjalanan kantor, formulir absensi dll), sebab semuanya bisa diakses melalui komputer. Apakah hal ini benar? Saya rasa bapak perlu melakukan sosialisasi yang lebih intensif untuk mengkomunikasikan manfaat sistem HRIS ini. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 5 3 September Kepada Yth



: Bapak Herman Pradana



Dari



: Alina Sitadewi, Manager Internal Audit



Perihal



: Keinginan untuk Menghadiri Kursus Manajemen



Lampiran



: Biaya, Jadwal & Topik Kursus Manajemen



Minggu lalu, saya mendapatkan brosur dari Lembaga Manajemen Prasetya Mulya mengenai kursus-kursus manajerial yang akan membahas beragam tema tentang Manajemen Keuangan dan Audit.



Detil mengenai biaya, jadwal dan tema



mengenai kursus itu ada pada lampiran. Saya berminat untuk mengikuti salah satu kursus yang ditawarkan. Bagaimana prosedurnya? Terima kasih atas kerjasamanya.



Lembaga Manajemen PRASETYA MULYA Skedul dan Topik Kursus Manajemen Activity-Based Costing : Konsep dan Implementasi 2 – 3 Desember, 09.00 – 17.00 Biaya : Rp 500,000 Strategi Keuangan dalam Proses Merger dan Akuisisi 4 – 5 Desember, 09.00 – 17.00 Biaya : Rp 500,000 Pemeriksaan Keuangan bagi Perusahaan Bidang Manufaktur 6 Desember, 09.00 – 17.00 Biaya : Rp 300,000 Sistem Informasi Keuangan : Konsep dan Implementasi 9 – 10 Desember, 09.00 – 17.00 Biaya : Rp 500,000 Isu-isu Mutakhir dalam Manajemen Audit Intern 11 Desember, 09.00 – 17.00 Biaya Rp 300,000 Audit Forensik 12 – 13 Desember, 09.00 – 17.00 Biaya Rp 500,000



E-MAIL 6 5 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana CC



: Bapak Andi Kurnia, Section Head Human Resource Information System



Dari



: Bintang Sanjaya, Implemenation Manager PT. Oregon Indonesia



Perihal



: Upgrade Komputer untuk Proyek HRIS



Bapak Herman, Setelah kami melakukan kajian secara lebih detil, kami merekomendasikan untuk meng-upgrade komputer yang ada di semua bagian di kantor Bapak. Hal ini perlu dilakukan sebab spesifikasi komputer yang sekarang ada kurang memiliki kapabilitas yang dibutuhkan. Kemampuan yang kurang ini akan membuat komputer tidak bisa secara optimal menjalankan software HRIS yang akan kita pasang. Demikian rekomendasi dari kami. Terima kasih atas kerjasama dari bapak.



E-MAIL 7 9 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Heni Wardani, Section Head People Development & Career Planning



Perihal



: Laporan Penyelenggaran Training



Melalui e-mail ini saya ingin menyampaikan kegiatan training yang telah kami selenggarakan. Pada tanggal 2 hingga 4 September kemarin kami telah melangsungkan kegiatan Pelatihan Team Building melalui media outdoor di Kawasan Bendungan Jatiluhur dengan diikuti oleh 20 peserta dari level supervisor untuk semua bagian. Dari evaluasi pasca pelatihan, terlihat bahwa semua peserta merasa puas dan dapat mengambil banyak pelajaran dari kegiatan ini, khususnya menyangkut ketrampilan mereka dalam membangun kerjasama tim. Angkatan kedua untuk kegiatan pelatihan ini akan kami selenggarakan pada bulan Desember mendatang. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 8 6 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana CC



: Andi Kurnia, Section Head Human Resource Information System



Dari



: Radityo, Section Head Recruitment & Personnel Administration



Perihal



: Gangguan pada Database Personnel Administration



Bapak Herman, saya hanya ingin menginformasikan kepada bapak mengenai proses Implementasi HRIS yang kini tengah dijalankan di bagian kami. Sejak seminggu lalu database yang ada pada sistem komputer kami mengalami gangguan. Menurut staf saya, hal ini disebabkan ketidakcocokan sistem antara database yang sekarang kami miliki dengan sistem software baru yang kini tengah dalam proses implementasi. Gangguan ini menyebabkan bagian-bagian lain tidak bisa mengakses sejumlah data penting yang tersimpan di database tersebut. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 9 10 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana CC



: Radityo, Section Head Recuritment & Personnel Administration



Dari



: Diana Rini, Manager Pemasaran



Hal



: Kualitas Karyawan Baru



Bapak Herman, Melalui e-mail ini saya ingin menyampaikan keluhan saya mengenai mutu saudari Indah Sukmani, karyawan baru yang direkrut untuk bagian kami. Dua minggu lagi masa percobaan dia selama tiga bulan akan habis dan saya memutuskan untuk tidak menggunakan dia sebagai karyawan tetap. Keputusan ini saya ambil setelah berkonsultasi dengan para anak buah saya yang bekerja dengannya. Selama tiga bulan masa percobaan ini, kami melihat kinerja yang diperlihatkan oleh saudari Indah amat mengecewakan. Selain ketrampilan teknis-nya kurang, ia juga tidak mampu menunjukkan kerja sama yang bagus dengan rekan kerjanya. Terus terang saya cukup kecewa dengan kinerja bagian rekrutmen. Kami sendiri merasa tidak dilibatkan secara aktif dalam menyeleksi karyawan yang kami butuhkan. Dalam penerimaan Indah Sukmani ini kami hanya diminta kualifikasi yang kami perlukan, dan tidak pernah dilibatkan dalam proses berikutnya. Rasanya kita perlu bertemu untuk segera mencari pengganti Indah, dan memastikan agar masalah ini tidak kembali terulang. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 10 9 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Riswanda Imawan, Manager Finance



Hal



: Anggaran Proyek Implementasi HRIS



Tiga hari yang lalu, saudara Andi Kurnia datang ke kantor saya untuk meminta tambahan dana sebesar Rp 500 juta guna keperluan Proyek Implementasi HRIS. Alasan yang ia kemukakan adalah adanya kebutuhan untuk meng-up grade semua komputer yang ada di kantor kita agar bisa optimal menjalankan software baru yang tengah ia pasang. Terus terang saya cukup terkejut dengan permintaan ini. Seperti yang Anda ketahui, dalam Rapat Anggaran Proyek Implementasi HRIS yang kita adakan tiga bulan lalu, kita telah sepakat untuk mengeluarkan dana sebesar Rp 4 milyar untuk keperluan proyek ini. Saya berasumsi bahwa Anda dengan tim anda telah merinci kebutuhan dana secara detil, sehingga saya berharap tidak ada over-budget. Karena itu saya tidak mau memenuhi permintaan yang diajukan oleh saudara Andi Kurnia. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 11 12 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Arif Siregar, Manager Produksi



Perihal



: Proses Implementasi HRIS



Dalam rangka proyek Implementasi HRIS, beberapa hari terakhir ini sejumlah staf yang menangani proses implementasi telah mendatangi dan mengecek komputer para anak buah saya. Yang saya sayangkan, kedatangan mereka tanpa didahului dengan pemberitahuan, dan juga tidak berdasar jadwal yang teratur. Saya rasa pola kerja semacam ini amat mengganggu ritme kerja para anak buah saya. Saya harap pola kerja semacam ini bisa lebih diperbaiki dimasa mendatang. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 12 3 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Radityo, Section Head Recuritment & Personnel Administration



Perihal



: Tren Karyawan yang Mengundurkan Diri



Saya



hendak



melaporkan



tren



atau



kecenderungan



karyawan



yang



mengundurkan diri. Setelah kami amati, dalam setahun terakhir ini kami melihat jumlah karyawan yang mengundurkan diri makin meningkat. Kecenderungan ini terlihat mencolok terutama pada para karyawan yang memiliki skill tinggi. Terus terang kondisi ini akan memberikan dampak buruk bagi kelangsungan perusahaan kita di masa mendatang. Untuk mengetahui latar belakang gejala ini, kami melakukan wawancara kepada sejumlah karyawan yang mengundurkan diri. Mereka mengatakan bahwa sebenarnya mereka betah dengan lingkungan kerja di kantor kita, namun tidak puas dengan tingkat gaji yang kita berikan. Mereka mengatakan bahwa mereka ditawari tingkat gaji yang lebih tinggi untuk bergabung dengan para pesaing kita. Barangkali kita perlu bertemu untuk mengatasi masalah ini. Terima kasih atas perhatiannya.



E-MAIL 13 13 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Angela Kintanwangi, Section Head Compensation & Benefits



Perihal



: Keterlambatan Pembayaran Gaji



Saya khawatir pembayaran gaji untuk bulan ini akan terlambat. Hal ini disebabkan oleh gangguan yang ada pada database di bagian Personnel Administration. Gangguan ini membuat kami tidak bisa mengakses data-data karyawan yang kami perlukan untuk penghitungan gaji karyawan dan upah lembur. Orang-orang di bagian Personnel Administration mengatakan gangguan ini dikarenakan tidak compatible-nya sistem komputer lama dengan sistem software baru yang kini sedang dipasang. Mohon saran dari Bapak untuk mengantisipasi masalah ini.



E-MAIL 14 11 September Kepada Yth : Herman Pradana Dari



: Peter Tanuwijaya, Managing Director



Perihal



: Presentasi Hasil Studi Banding



Saya



harap



sekembalinya



dari



tugas



studi



banding,



anda



harus



mempresentasikan dan membagi pengalaman yang anda peroleh dalam studi banding ini kepada saya dan rekan-rekan manajer lainnya. Melalui proses diskusi ini kita akan bisa memetik manfaat optimal dari hasil studi banding anda. Demikian untuk diperhatikan.



E-MAIL 15 2 September Kepada Yth : Herman Pradana Dari



: Rizal Birawa, Manager Teknik



Perihal



: Kasus Karyawan yang Melakukan Pelecehan Seksual



Seminggu lalu, kami menemukan bukti dan juga pengakuan dari Joni Ariadinata, salah satu staf saya, mengenai kasus pelecehan seksual (sexual harassment) dengan seorang karyawati support staff bagian teknik. Saya minta bantuan anda untuk menyelesaikan kasus ini. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.



E-MAIL 16 13 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Heni Wardani, Section Head People Development & Career Planning



Perihal



: Presentasi Pedoman Rencana Karir Karyawan



Penyelesaian materi untuk presentasi mengenai Pedoman Rencana Karir Karyawan tampaknya akan mengalami keterlambatan. Data-data mengenai career history karyawan belum bisa saya dapatkan secara komplet dari bagian Personnel Administration. Saya tak mengetahui mengapa mereka belum bisa memberikan data tersebut secara komplet; hanya saja mereka mengatakan bahwa sistem database-nya sedikit mengalami gangguan akibat adanya proses Implementasi HRIS yang kini tengah dijalankan.



E-MAIL 17 4 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Norma Ningsih, Sekretaris



Perihal



: Permintaan Bantuan dari Teman Lama



Bapak Herman, Kemarin ada salah satu sahabat lama bapak datang ke kantor. Ia meminta bantuan agar anaknya yang baru lulus kuliah bisa bekerja di sini. Terlampir adalah Riwayat Hidup anaknya yang ia titipkan pada saya. Terima kasih.



Riwayat Hidup Indra Saksono Jl. Semarang 10 Jakarta Pusat Ph. : 021 – 8257899 Hp : 0812766222 Pendidikan Strata 1 – Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Padjadjaran, Juli 2001, IPK : 2, 88 Pengalaman Kerja Peserta Magang pada Kantor Akuntan Publik Hadiwijaya & Rekan, Bandung, Januari 2000 – Desember 2000 Pengalaman Organisasi Wakil Ketua Senat Mahasiswa Fakultas Ekonomi, Universitas Padjadjaran, 1999 – 2000 Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Akuntansi, Universitas Padjadjaran, 1998 – 1999 Ketrampilan Menguasai MS Office (Word, Excel, dan PowerPoint) Memiliki kemampuan Bahasa Inggris Aktif



E-MAIL 18 11 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Andi Kurnia, Section Head Human Resource Information System



Perihal



: Kemampuan Staf dalam Proyek Implementasi HRIS



Bapak Herman, Dari proses implementasi HRIS yang telah kita laksanakan sebulan terakhir ini, saya merasakan adanya kesulitan yang dialami oleh staf saya dalam menjalankan dan memelihara software yang akan kita pakai. Hal ini terutama disebabkan oleh kompleksitas sistem yang dipakai oleh software tersebut. Selain itu saya juga melihat sistem software tersebut sangat rumit dan tidak begitu mudah dipakai atau tidak user friendly. Situasi semacam ini terus terang menyulitkan para staf saya yang kemampuan teknis komputernya juga tidak begitu tinggi. Demikian informasi dari saya. Terima kasih atas perhatian bapak.



E-MAIL 19 11 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Radityo, Section Head Recruitment & Personnel Administration



Perihal



: Kualitas Karyawan Baru



Bapak Herman, Saya rasa ada sejumlah hal yang perlu diklarifikasi berkaitan dengan surat dari ibu Diana Rini (e-mail no. 9 tertanggal 10 September) perihal kualitas karyawan baru. Terus terang masalah ini terjadi karena permintaan dari Ibu Diana bersifat mendadak dan tanpa perencanaan jauh-jauh hari sebelumnya. Hal ini membuat waktu yang tersedia bagi kami untuk merekrut karyawan yang handal menjadi amat terbatas. Saya rasa kita mesti segera bertemu dengan beliau untuk menyelesaikan masalah ini. Terima kasih atas perhatian bapak.



E-MAIL 20 13 September Kepada Yth : Bapak Herman Pradana Dari



: Departemen Quality Control



Perihal



: Laporan Proyek Implementasi HRIS



Bapak Herman yang terhormat, Dari hasil pemantauan di lapangan, kami melihat adanya sejumlah masalah berkaitan dengan Proyek Implementasi HRIS yang kini tengah berlangsung. Untuk menghindari munculnya problem sejenis di masa-masa mendatang, kami meminta bapak untuk membuat laporan tertulis, yang isinya membahas dua hal utama : 1. Masalah-masalah apa saya yang muncul dalam kaitannya dengan Proyek Implementasi HRIS? 2. Langkah-langkah apa yang semestinya terlebih dulu dilakukan agar masalah-masalah tersebut tidak muncul? Selanjutnya, laporan tertulis bapak tersebut akan kami gunakan sebagai bahan masukan bagi bagian-bagian lain jika kelak mereka melakukan proyek sejenis. Demikian permintaan dari kami. Atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.