![Inda - Laporan Aktualisasi PDF [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/inda-laporan-aktualisasi-pdf.jpg)
13 0 3 MB
LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN II ANGKATAN IV TAHUN 2018
DISUSUN OLEH: NAMA
: INDAWERO HELEN FAKDAWER A.P
NIP
: 19961101 201801 2 001
JABATAN
: PETUGAS UKUR
UNIT KERJA: KANTOR PERTANAHAN KAB. SARMI entor:IP. 197107121 902 KERJASAMA BALAI BESAR PELATIHAN KESEHATAN (BBPK) JAKARTA DENGAN KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL 2018
LEMBAR PERSETUJUAN
1
LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN II ANGKATAN IV TAHUN 2018
DISUSUN OLEH :
NAMA
: INDAWERO HELEN FAKDAWER A.P.
NIP
: 19961101 201801 2 001
JABATAN
: PETUGAS UKUR
UNIT KERJA: KANTOR PERTANAHAN KAB. SARMI
Jakarta,
November 2018
Coach,
Mentor,
Miftakhuddiniyah, SKM, M.Epid
Renardy G.M.H. Tambunan, S.ST
NIP. 19780120200501 2 002
NIP. 19760717 199903 1 004
2
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmatNya, penulis dapat menyelesaikan laporan aktualisasi ini. Penulisan laporan ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu kegiatan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional pada Balai Besar Pelatihan Kesehatan (BBPK) Jakarta. Laporan ini membahas tentang pelaksanaan kegiatan aktualisasi, tahapan-tahapan kegiatan dan output penulis selama menjalani masa off class di satuan kerja penulis Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. Keterkaitan pelaksanaan kegiatan aktualisasi dengan substansi mata pelatihan, visi misi organisasi dan penguatan nilai-nilai organisasi menjadi pembahasan lainnya yang dibahas oleh penulis. Kegiatan aktualisasi yang dilaksanakan penulis dengan judul “Inventarisasi Dokumen Pengukuran (GU & SU) Melalui Penataan Kembali Ruang Arsip” berkaitan dengan penataan dokumen arsip Surat Ukur agar tetap terjaga kualitas dan kuantitas dokumen sehingga dokumen-dokumen arsip ini tidak tercecer, rusak dan hilang. Selain penataan dokumen arsip Surat Ukur penulis pun akan membuat versi digital dari Gambar Ukur atau Gambar situasi permohonan pengukuran guna mempermudah proses pencarian dokumen dan sebagai backup dokumen dalam versi digital. Sehingga dengan melakukan penataan dan digitalisasi dokumen, tujuan penerbitan bukti kepemilikan tanah yaitu Sertipikat dan kegiatan pemeliharaan data pendaftaran tanah tidak terhambat proses penyelesaian nantinya. Atas selesainya penulisan laporan aktualisasi ini, penulis menyampaikan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian kegiatan aktualisasi ini. Kepada mentor penulis, Bapak Renardy G.M.H. Tambunan, S.ST atas kesediaannya dalam membimbing serta membagi ilmu untuk penulisan laporan penulis. Ibu Miftakhuddiniyah, SKM, M.Epid., selaku coach atas waktu, bimbingan dan semangat. Demikian pula kepada seluruh keluarga besar Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi atas dukungan, semangat dan bantuannya dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi.
3
Penulis menyadari laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, kritik dan saran yang membangun dari semua pihak, diharapkan dapat membantu dalam penyempurnaan laporan ini. Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis untuk menyelesaikan laporan ini dan semoga laporan ini dapat memberikan manfaat dalam penataan dokumen pengukuran ke depannya. Jayapura,
November 2018
Penulis
4
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL....................................................................................................................
1
LEMBAR PERSETUJUAN.........…………………………………….......................................
2
KATA PENGANTAR..………………………………...............................................................
3
DAFTAR ISI ……………………………………………………...............................................
5
DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………………..................
6
DAFTAR TABEL …………………………………………………….......................................
7
I. PROFIL ORGANISASI DAN PESERTA ........…….........................................................
8
A. PROFIL ORGANISASI ................................................................................................
8
B. PROFIL PESERTA LATSAR ........………………………….....................................
11
II. RANCANGAN AKTUALISASI………………………………..........................................
13
A. DESKRIPSI ISU………………………………………………….................................
13
B. IDENTIFIKASI ISU……………………………………………...................................
14
C. PENETAPAN CORE ISU MELAUI METODE USG (URGENT, SERIOUSNESS, GROWTH)…………………………………………........................
14
D. PENETAPAN PENYEBAB ISU DAN DAMPAKNYA……..…………………………………….............................................
15
E. GAGASAN PEMECAHAN ISU……………..………………….................................
16
F. MATRIKS RANCANGAN AKTUALISASI……………………...............................
17
G. RENCANA JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN.............................................
32
III. CAPAIAN AKTUALISASI………………………………………......................................
35
A. KEGIATAN AKTUALISASI……………………………………................................
35
B. URAIAN PER KEGIATAN………………………………………..............................
36
IV. LAMPIRAN DOKUMENTASI PELAKSANAAN KEGIATAN....................................
42
V.PENUTUP………………………………………………………….........................................
56
A. KESIMPULAN…………..………………………………………….............................
56
B. KESAN DAN PESAN....................................................................................................
57
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................................
58
5
DAFTAR GAMBAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.
Struktur Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota Diagram analisis fishbone Melapor kepada atasan dan konsultasi tentang pelaksanaan kegiatan Surat pernyataan dukungan dari atasan Surat Keputusan Penunjukan Petugas Pengelola Arsip Draft konsep penataan arsip dan contoh hasil digitalisasi GU Lampiran konsultasi kepada atasan terkait pelaksanaan kegiatan Kondisi ruang arsip Kantor Pertanahan Kab. Sarmi Arsip Surat ukur dan Gambar ukur Pendataan arsip Surat ukur dan Gambar ukur pada Kantah kab. Sarmi Penyusunan surat ukur sesuai nomor dan nama wilayah kelurahan/kampung Gambar ukur hardcopy yang akan di digitalisasi melalui mesin scan Mesin Scanner Proses pendigitalisaian GU melalui mesin scanner Hasil scan Gambar ukur disimpan dalam folder pada perangkat komputer Hasil scanning Gambar ukur Perangkat penyimpanan softfile GU (harddisk) Penyimpanan GU hasil digitalisasi pada harddisk Ordner/Map arsip Surat ukur dan Gambar ukur Penyusunan arsip Surat ukur dan Gambar ukur kedalam map Pemberian nama wilayah dan nomor pada punggung map Penamaan dan penomoran pada punggung ordner/map Pemberian nama wilayah kampung/kelurahan pada lemari arsip Penataan ulang dokumen arsip dan Gambar ukur pada rak lemari Buku monitoring arsip Surat ukur Kondisi lemari arsip setelah ditata kembali Draft formulir monitoring kegiatan aktualisasi Formulir monitoring kegiatan
6
DAFTAR TABEL 1. 2. 3. 4. 5.
Penetapan core isu melalui analisis USG Matriks Rancangan Aktualisasi Matriks jadwal pelaksanaan kegiatan Matriks kegiatan aktualisasi Matriks uraian kegiatan aktualisasi
7
PROFIL ORGANISASI DAN PESERTA
A. Profil Organisasi 1. Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota Sebelum menjadi Kementerian Agraria dan Tata Ruang, Badan Pertanahan Nasional adalah lembaga pemerintahan non kementertian yang mempunyai tugas melaksankan pemerintahan di bidang pertanahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. BPN dulu dikenal dengan sebutan Kantor Agraria. Sejak 27 Oktober 2014 dibuat Kementerian baru bernama Kementerian Agraria dan Tata Ruang Indonesia, Badan Pertahanan Nasional berada di bawah naungan Menteri Agraria dan Tata Ruang. Untuk menyelenggarakan tugas dan fungsi BPN di daerah, dibentuk Kantor Wilayah BPN di provinsi dan Kantor Pertanahan di kabupaten/kota. Kantor Pertanahan dapat dibentuk lebih dari 1 (satu) Kantor Pertanahan di tiap kabupaten/kota. Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN di kabupaten/kota yang bersangkutan. Fungsi kantor pertanahan kabupaten/kota adalah sebagai berikut: 1. Penyusunan rencana, program, anggaran dan pelaporan; 2. Pelaksanaan survei, pengukuran dan pemetaan; 3. Pelaksanaan penetapan hak tanah, pendaftaran tanah dan pemberdayaan masyarakat; 4. Pelaksanaan penataan pertanahan; 5. Pelaksanaan pengadaan tanah; 6. Pelaksanaan pengendalian pertanahan dan penanganan sengketa dan perkara pertanahan; dan 7. Pelaksanaan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unit organisasi kantor pertanahan.
8
2. Visi Dan Misi Visi : Menjadi lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat, serta keadilan dan keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Republik Indonesia.
Misi : Mengembangkan dan menyelenggarakan politik dan kebijakan pertanahan untuk: 1.
Peningkatan kesejahteraan rakyat, penciptaan sumber-sumber baru kemakmuran rakyat, pengurangan kemiskinan dan kesenjangan pendapatan, serta pemantapan ketahanan pangan.
2.
peningkatan tatanan kehidupan bersama yang lebih berkeadilan dan bermartabat
dalam
kaitannya
dengan
Penguasaan,
Pemilikan,
Penggunaan dan Pemanfaatan Tanah (P4T). 3.
Perwujudan tatanan kehidupan bersama yang harmonis dengan mengatasi berbagai sengketa, konflik dan perkara pertanahan di seluruh tanah air dan penataan perangkat hukum dan sistem pengelolaan pertanahan sehingga tidak melahirkan sengketa, konflik dan perkara di kemudian hari.
4.
Keberlanjutan sistem kemasyarakatan, kebangsaan dan kenegaraan Indonesia dengan memberikan akses seluas-luasnya pada generasi yang akan datang terhadap tanah sebagai sumber kesejahteraan masyarakat. Menguatkan lembaga pertanahan sesuai dengan jiwa, semangat, prinsip dan aturan yang tertuang dalam Undang-undang Pokok Agraria (UUPA) dan aspirasi rakyat secara luas.
3. Nilai-Nilai Organisasi 1. Mewujudkan sikap jujur, adil, transparan, akuntabel, tepat waktu, cerdas, kratif dengan filosofi senang memudahkan. 2. Mewujudkan penolakan segala bentuk pemberian janji, kerjasama dengan oknum mafia tanah dan tata ruang yang bertentangan dengan norma dan etika profesi.
9
3. Mewujudkan sikap ramah dan sopan, disiplin, kreatif dan profesional dalam memberikan pelayanan. 4. Menjaga harkat, martabat dan marwah institusi Kementerian Agraria dan Tatat Ruang / Badan Pertanahan Nasional.
4. Struktur Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota
Gambar 1 : “Struktur kantor pertanahan kabupaten/kota”
10
B. Profil Peserta Latsar 1. Profil Peserta Nama
: Indawero Helen Fakdawer, Ap.
Nip
: 19961101 201801 2 001
Jabatan
: Calon Petugas Ukur
Seksi
: Infrastruktur Pertanahan
Unit Kerja
: Kantor Pertanahan Kab. Sarmi
Instansi
: Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Prov. Papua
2. Tugas Dan Fungsi Petugas Ukur Jabatan fungsional Petugas Ukur berdasar pada Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional Nomor 18 Tahun 2015. Tugas pokok Petugas Ukur adalah Menerima dan mengumpulkan serta mengolah data survei, pengukuran dan pemetaan. Jabatan Petugas Ukur memiliki rincian tugas yang adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan Bahan Peta Penyebaran (ground check) dalam penginderaan jauh; b. Melakukan survey lokasi dan penggambaran situasi lokasi pengukuran; c. Melakukan Proses Pengukuran Bidang; d. Mengisi dan membuat sketsa di GU (DI 107); e. Melakukan Kontradiktur Delimitasi (Kesepakatan Sandingan Batas); f. Entri Berkas Pengukuran untuk monitoring; g. Entri berkas 307 pengukuran; h. Entri berkas 307A; i. Mengolah data pengukuran menjadi peta bidang; j. Mengirimkan hasil Pengukuran dan Pemetaan untuk didaftarkan.
11
3. Tugas Sesuai Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) Tugas berdasarkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), Jabatan Petugas Ukur pada Seksi Infrastruktur Pertanahan, Kantor Pertanahan Kab. Sarmi adalah sebagai berikut : 1.
Menghimpun dan memeriksa kelengkapan dokumen permohonan pengukuran;
2.
Melakukan survei lokasi dan penggambaran situasi lokasi pengukuran;
3.
Melakukan proses pengukuran bidang;
4.
Membuat Sketsa di GU (DI 107 halaman 2);
5.
Mengisi Daftar Isian 107 halaman 1;
6.
Entri Berkas Pengukuran untuk monitoring;
7.
Entri Berkas 307 pengukuran;
8.
Entri Berkas 307 A;
9.
Melakukan pengukuran dilapangan;
10. Melakukan pengecekan batas; 11. Menghitung Koordinat GPS; dan 12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis.
12
RANCANGAN AKTUALISASI
A. Deskripsi Isu Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi dalam rangka melaksanakan tugas, fungsi dan program-programnya yang salah satunya yaitu kegiatan pendaftaran tanah berdasarkan pada Pasal 3 PP No. 24 tahun 1997 adalah sebagai berikut: 1. Pemberian kepastian hukum dan menjamin perlindungan hukum kepada pemegang hak atas tanah, hak milik satuan rumah susun dan hak-hak lain yang terdaftar; 2. Penyediaan informasi kepada pihak yang berkepentingan termasuk pemerintah; 3. terselenggaranya tertib administrasi pertanahan. Berfokus pada kegiatan tertib administrasi pertanahan setiap bidang tanah harus memiliki catatan mengenai aspek ukuran, fisik penguasaan, penggunaan, jenis hak dan kepastian hukumnya yang semuanya ini tidak terlepas dari penanganan didalam arsip sebagai salah satu dokumen yang akan menghasilkan produk pertanahan (sertifikat), sehingga perlu agar dokumen-dokumen ini dipelihara dengan baik. Arsip sebagai sumber data informasi bagi pengurusan sertifikat dan juga sebagai alat bukti dalam penyelesaian sengketa pertanahan. Peranan arsip sangat menentukan dalam proses perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban yang akurat sehingga dapat menjadi dokumen pendukung pelaksanaan tujuan pendaftaran tanah. Kegiatan pemeliharaan arsip pada kantor pertanahan menggunakan rak-rak lemari yang disusun secara rapi dalam ordner/map. Tetapi yang sering ditemukan adalah penggunaan dokumen arsip oleh petugas tidak dikembalikan lagi secara rapi dan disusun kembali pada tempat seharusnya yang mengakibatkan dokumen arsip tersebut tercecer sampai hilang, sehingga akan menyulitkan dalam pencarian dokumen arsip tersebut saat diperlukan lagi. Maka perlu dilakukan penataan dan penyimpanan kembali dokumen arsip ke dalam ordner/map dan juga dapat disimpan dalam bentuk digital sesuai dengan bunyi dalam pasal 35 ayat 5 PP No. 24 tahun 1997 “Secara bertahap data pendaftaran tanah disimpan dan disajikan dengan menggunakan perlatan
13
elektronik atau mikrofilm”. Tanpa adanya penataan arsip yang baik akan menyebabkan keterlambatan dan tidak terselesaikannya tugas yang dijalankan pada Kantor Pertanahan.
B. Identifikasi Isu Dari uraian diatas bila dikonversikan dapat ditemukan isu atau potensi permasalahan-permasalahan yang mungkin muncul dalam penyelenggaraan pemerintahan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi, diantaranya sebagai berikut: 1. Kurang tertatanya pengarsipan dokumen pengukuran (surat ukur & gambar ukur) pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi (Pelayanan Publik); 2. Belum maksimalnya digitasi peta pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. (Pelayan Publik); 3. Belum optimalnya pelayanan petugas loket dalam memeriksa berkas permohonan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. (Manajemen ASN).
C. Penatapan Core Isu Melalui Analisa USG Tingkat keseriusan 3 (tiga) permasalahan tersebut diuji dengan pendekatan USG (Urgent, Serious, Growth) untuk mendapatkan 1 (satu) permasalahan yang paling besar guna menentukan isu utama. Hasil pengujian tersebut adalah sebagai berikut*: No. 1
Kendala Kurang tertatanya pengarsipan
Urgent
Serious
Growth
Total
4
5
4
13
3
4
3
10
dokumen pengukuran (surat ukur dan gambar ukur) pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. 2
Belum maksimalnya digitasi peta pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi.
*angka total tertinggi menjadi isu utama yang diangkat dalam rancangan aktualisasi
14
3
Belum optimalnya pelayanan petugas loket
dalam
memeriksa
3
3
3
9
berkas
permohonan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. Tabel 1 : “Penetapan core isu melalui analisis USG” Keterangan: Semakin tinggi nilai maka semakin penting/serius untuk ditangani
Sifat
Sangat kurang
Skor
1
Kurang
Cukup
Penting
2
3
4
Sangat Penting 5
D. Penetapan Penyebab Isu Dan Dampaknya Untuk mengetahui solusi penanggulangan permasalahan yang menjadi isu utama maka dilakukan analisa menggunakan diagram FishBone:
Gambar 2 : “Diagram analisis fishbone”
Man Petugas yang tidak paham tentang sistem kearsipan.
Method
15
-
Penyimpanan secara analog memungkinkan resiko rusaknya data-data pada gambar ukur.
-
Ruang arsip yang tidak tertata dan tidak tersedianya ordner/map sehingga mengakibatkan arsip surat ukur berceceran sampai hilang.
Machine Tidak adanya penyimpanan dokumen secara digital pada perangkat software komputer
Material -
Inventarisasi tidak sesuai dengan nomor hak surat ukur.
-
Tidak adanya ordner/map dengan nama wilayah kelurahan/kampung.
-
Tidak adanya buku monitoring peminjaman arsip dokumen pengukuran.
E. Gagasan Pemecahan Isu Gagasan yang diusulkan untuk pemecahan isu tersebut adalah “Inventarisasi dokumen pengukuran (surat ukur) dan digitalisasi gambar ukur melalui penataan kembali ruang arsip”. Yang dituangkan dalam kegiatan : 1. Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan. 2. Melakukan konsultasi sistem kearsipan. (Tugas tambahan dari pimpinan) 3. Melakukan pendataan gambar ukur dan surat ukur. (SKP) 4. Melakukan pendigitasian gambar ukur melalui scanning. (Inovasi) 5. Melakukan penyimpanan arsip surat ukur dan gambar ukur. (Tugas tambahan dari pimpinan) 6. Melakukan penataan kembali suarat ukur dan gambar ukur pada ruang arsip. (Tugas tambahan dari pimpinan) 7. Monitoring dan evaluasi.
16
F. Matriks Rancangan Aktualisasi Unit Kerja
: Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi
Identifikasi Isu
:
1. Kurang tertatanya pengarsipan dokumen pengukuran (surat ukur & gambar ukur) pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. 2. Belum maksimalnya digitasi peta pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. 3. Belum optimalnya pelayanan petugas loket dalam memeriksa berkas permohonan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi.
Isu Yang Diangkat
: Kurang tertatanya pengarsipan dokumen pengukuran (surat ukur dan gambar ukur) pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi
Gagasan Pemecahan Isu
: Inventarisasi dokumen pengukuran (surat ukur) dan digitalisasi gambar ukur melalui penataan kembali ruang arsip.
Pembatasan ruang lingkup
No. Kegiatan
1
Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil
: Arsip surat ukur 3 Kelurahan/Kampung, Arsip Gambar ukur 2 Kelurahan/Kampung.
Tahapan Kegiatan*
Membuat laporan
seminar rancangan aktualisasi
Output/Hasil
Laporan
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
Dengan membuat laporan rancangan aktualisasi dan melapor pada atasan
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan
Melalui pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil seminar
17
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
seminar rancangan aktualiasi.
Melakukan pertemuan
kepada atasan.
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
bahwa akan dilakukan kegiatan aktualisasi secara tertib, cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas), menunjang Pelayanan Publik yang lebih baik.
pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
Dokumentasi.
Melakukan pertemuan dengan atasan langsung secara sopan (Etika Publik) dengan komikasi yang baik (WoG)
Laporan hasil
Meminta persetujuan/acc dari
dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi.
Meminta acc laporan
Keterkaitan
seminar
rancangan aktualisasi guna mendapat bimbingan dan persetujuan untuk melaksanakan kegiatan aktualisasi secara baik dan benar (Etika Publik), diharapkan sikap akuntabel, jujur, transparan, kreatif (Akuntabilitas) dan berkomitmen mutu (Komitmen mutu) sehingga filosofi senang memudahkan dapat terwujud di
18
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
rancangan aktualisasi yang telah di acc.
2
Melakuka konsultasi sistem kearsipan.
1. Mempersiapkan
konsep penataan arsip dan contoh hasil digitasi gambar untuk konsultasi.
Konsep penataan arsip & contoh hasil digitasi yg disiapkan.
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
atasan sebagai pegangan melaksanakan rancangan aktualisasi dengan sopan kepada atasan (Etika Publik) Mempersiapkan konsep penataan arsip sebagai contoh dalam mendukung pelaksanaan kegiatan pengarsipan dengan cermat dan bertanggung jawab (Akuntabilitas) dan meningkatkan kualitas mutu (Komitmen Mutu)
Kementerian ATR/BPN
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar
Melalui usulan kegiatan konsultasi sistem kearsipan berkaitan dengan metode penyimpanan gambar ukur dan surat ukur secara baik dan benar (Etika Publik), diharapkan sikap akuntabel, jujur, transparan, kreatif
19
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
2. Melakukan konsultasi
dengan atasan terkait sistem kearsipan
3. Membuat laporan hasil
konsultasi sistem kearsipan.
Output/Hasil
Daft hasil konsultasi.
Draft laporan pengarsipan.
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
Melakukan konsultasi dengan atasan dengan sopan (Etika Publik) dan untuk meningkatkan kualitas mutu dalam sistem pengarsipan (Komitmen Mutu).
kemakmuran rakyat.
(Akuntabilitas) dan berkomitmen mutu (Komitmen mutu) sehingga filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN
Membuat laporan hasil konsultasi sebagai dasar melaksanakan kegiatan pengarsipan dengan cermat, transparan, bertanggung jawab (Akuntabilitas) dan meningkatkan kualitas mutu (Komitmen mutu)
20
No. Kegiatan
3
Tahapan Kegiatan*
Melakukan 1. Melakukan pencarian pendataan gambar terkait surat ukur dan ukur dan surat gambar ukur yang ukur. akan di tata kembali.
2. Pendataan ulang gambar ukur dan surat ukur yang akan disusun.
Output/Hasil
Arsip surat
ukur dan gambar ukur.
Draft laporan
arsip surat ukur dan gambar ukur.
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
Melakukan pencarian surat ukur dan gambar ukur yang akan ditata kembali secara cermat, transparan, bertanggung jawab (Akuntabilitas) dalam meningkatkan kualitas mutu pengarsipan Komitmen Mutu)
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
Dengan melakukan pendataan ulang terkait arsip yang akan di susun kembali dengan cermat (Akuntabilitas) dan untuk meningkatkan
Melalui pendataan kembali gambar ukur dan surat ukur sesuai dengan penomorannya, diharapkan nilainilai komitmen terhadap kualitas mutu,efektifitas dan efisiensi (Komitmen Mutu) dalam bekerja lewat sikap jujur, adil, cermat, transparan (Akuntabilitas) sehingga filosofi senang memudahkan dapat terwujud di
21
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
kualitas mutu (Komitmen Mutu).
4
Melakukan pendigitalisasian gambar ukur melalui scanning.
3. Penyusunan kembali arsip surat ukur dan gambar ukur sesuai penomoran dan wilayah kelurahan/kampung.
Surat ukur dan
1. Mempersiapkan gambar ukur yang telah di data dan di susun sesuai dengan penomoran.
Arsip gambar ukur berupa hardcopy.
gambar ukur tersusun sesuai penomoran dan gambar ukur.
Menyusun arsip sesuai penomoran dan wilayah kelurahan/kampung secara rapi dilakukan dengan cermat, bertanggung jawab, transparan (Akuntabilitas) dan meningkatkan kualitas mutu arsip (Komitmen Mutu). Mempersiapkan gambar ukur berupa hardcopy untuk dilakukan pendigitalisasian
Kementerian ATR/BPN.
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah
Melalui kegiatan pendigitasian melalui metode scanning dan menghasilkan arsip
22
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
2. Mempersiapkan alat scan yang akan dipakai untuk mengubah data gambar ukur kedalam bentuk softcopy.
Output/Hasil
Mesin Scan
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
dengan cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas) dan untuk meningkatkan kualitas mutu (Komitmen Mutu).
sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
Dengan Mempersiapkan mesin scanning guna mendukung kegiatan pendigitalisasian gambar ukur kedalam bentuk softcopy dengan cermat, bertanggung jawab, transparan (Akuntabilitas) dan meningkatkan
berupa softcopy dan penyimpanan gambar ukur dan surat ukur dalam bentuk digital diharapkan nilainilai (Etika Publik), berkomitmen terhadap mutu dan akuntabilitas lewat sikap akuntabel, jujur, transparan, cermat, (Akuntabilitas) sehingga filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN
23
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
kualitas mutu (Komitmen Mutu). 3. Melakukan digitalisasi.
Hasil digitalisasi berupa softcopy.
Digitalisasi arsip gambar ukur untuk mempermudah pencarian (WoG) dan menunjang pengarsipan yang akuntabel secara cermat, teliti dan tanggung jawab (Akuntabilitas).
4. Menyusun penataan gambar ukur sesuai penomoran yang telah di scan di dalam folder bertuliskan nama wilayah kampung/kelurahan
Softcopy gambar ukur dalam perangkat software.
Pengarsipan dalam bentuk digital (softcopy) untuk mempermudah petugas dalam pencarian arsip (WoG), pengarsipan
24
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
pada perangkat komputer.
5. Folder-folder Softcopy Hardisk berisi arsip gambar ukur arsip. disimpan pada perangkat penyimpanan eksternal (Hardisk).
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
yang akuntabel (Akuntabilitas) mendukung peningkatan kualitas mutu (Komitmen mutu). Penyimpanan dalam perangkat eksternal untuk menjaga dokumen kearsipan dalam bentuk digital secara bertanggung jawab (Akuntabilitas), memudahkan dalam penggunaan utk petugas yang lain yang memerlukan data (WoG) dan peningkatan kualitas
25
No. Kegiatan
5
Melakukan penyimpanan arsip surat ukur dan gambar ukur.
Tahapan Kegiatan*
1. Mempersiapkan
Output/Hasil
Ordner/map
ordner yang akan di pakai untuk menyusun kembali arsip SU dan GU.
2. Menyusun kedalam
ordner/map sesuai
Arsip surat ukur dan
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
mutu arsip (Komitmen Mutu) Menggunakan ordner/map untuk menata kembali surat ukur dan gambar ukur secara rapi, cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas), mendukung pelayanan yang lebih baik (Etika Publik) dan mngkatkan kualitas mutu (Komitmen mutu). Lewat penyimpanan arsip pada ordner
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
Melalui penyimpanan kembali gambar ukur dan surat ukur secara baik dan benar pada ordner/map, diharapkan nilainilai jujur, adil, transparan, cermat (Akuntabilitas) efektifitas dan efisien dalam (Komitmen Mutu) dapat terwujud sehingga filosofi senang memudahkan dapat
26
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
dengan penomoran di urutan dari yang terkecil hingga yang terbesar.
3. Pemberian nama
wilayah kampung/kelurahan pada bagian punggung ordner/map.
Output/Hasil
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
gambar ukur yang tertata pada ordner/map.
secara cermat, bertanggung jawab, pengarsipan yang akuntabel (Akuntabilitas), mendukung pelayanan publik (Etika Publik) dan untuk meningkatkan kualitas mutu pengarsipan (Komitmen mutu).
Ordner/ map dengan nama wilayah kelurahan.
Pemberian nama kelurahan pada ordner/map untuk memudahkan dalam pencarian secara cermat, transparan dan bertanggung jawab
terwujud di Kementerian ATR/BPN.
27
No. Kegiatan
6
Melakukan penataan kembali suarat ukur dan gambar ukur pada ruang arsip.
Tahapan Kegiatan*
1. Penamaan wilayah kelurahan/kampung pada rak lemari pengarsipan.
Output/Hasil
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
(Akuntabilitas), dalam kegiatan pelayanan publik (Etika Publik) dan meningkatkan kualitas mutu arsip (Komitmen Mutu). Rak lemari Penamaam wilayah kelurahan/kampung dengan pada rak-rak lemari penamaan untuk memudahkan wilayah kelurahan/kam pencarian arsip surat ukur dan gambar pung. ukur secara cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas) dan meningkatkan kualitas mutu
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar
Melalui penataan kembali ruang arsip, diharapkan nilai-nilai komitmen terhadap mutu, efektifitas dan efisien dalam bekerja (Komitmen mutu), dan pengarsipan yang akuntabel lewat sikap jujur, cermat
28
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
pengarsipan (Komitmen Mutu).
kemakmuran rakyat.
2. Melaksanakan penataan ulang pada rak lemari ruang arsip dengan menyusun ordner sesuai dengan penamaan wilayah kampung/kelurahan.
Lemari arsip yang tertata rapi.
Melaksanakan pentaan kembali ruangan warkah untuk menunjang kualitas mutu pengarsipan (Komitmen mutu) dan mempermudah dalam Pelayanan Publik.
3. Membuat buku monitoring keluar masuknya dokumen arsip.
Buku monitoring.
Membuat buku monitoring untuk mempermudah dalam melakukan pencaharian arsip oleh petugas (WoG) secara cermat, teliti,
dan transparan (Akuntabilitas) dapat terwujud sehingga filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN.
29
No. Kegiatan
7
Monitoring dan evaluasi
Tahapan Kegiatan*
1. Mengajukan konsep monitoring pelaksanaan setiap kegiatan dan evaluasi kepada atasan.
Output/Hasil
Draft monitoring
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
bertanggung jawab, transparan (Akuntabilitas) memudahkan dalam Pelayanan Publik dan meningkatkan kualitas mutu arsip (Komitmen Mutu). Melakukan monitoring pelaksanaan kegiatan secara berkala mengajukan secara sopan (Etika Publik), bertanggung jawab, cermat dan transparan (Akuntabilitas).
Kualitas hasil kegiatan yang menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar
Melalui monitoring dan evaluasi diharapkan nilainilai sikap jujur, adil, transparan, akuntabel, kreatif (Akuntabilitas) sehingga filosofi senang memudahkan dapat terwujud di
30
No. Kegiatan
Tahapan Kegiatan*
Output/Hasil
2. Laporan konsultasi monitoring.
Laporan monitoring
3. Evaluasi aktualisasi.
Laporan pelaksanaan.
Keterkaitan
Kontribusi
Penguatan Nilai
Substansi Mata
Terhadap Visi
Organisasi
Pelatihan
Misi Organisasi
Laporan monitoring untuk meninjau setiap kegiatan yang dilaksanakan secara bertanggung jawab, cermat, transparan (Akuntabilitas), menunjang pelayanan publik dan meningkatkan mutu kegiatan (Komitmen Mutu)
kemakmuran rakyat.
Kementerian ATR/BPN.
Laporan pelaksanaan kegiatan dengan sopan (Etika Publik) dan bertanggung jawab (Akuntabilitas) Tabel 2 : “Matriks Rancangan Aktualisasi”
31
G. Rencana Jadwal Pelaksanaan Kegiatan* No.
Kegiatan
Tahapan Kegiatan
Agustus 2
1
2
3
3
4
September 1
2
3
Oktober 4
1
2
3
November 4
1
2
3
4
Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi.
1. Membuat laporan seminar rancangan aktualisasi. 2. Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi. 3. Meminta acc laporan kepada atasan. Melakukan 1. Mempersiapkan konsep penataan arsip konsultasi sistem dan contoh hasil digitasi gambar untuk kearsipan. konsultasi. 2. Melakukan konsultasi dengan atasan terkait sistem kearsipan 3. Membuat laporan hasil konsultasi sistem kearsipan. Melakukan 1. Melakukan pencarian terkait surat ukur pendataan gambar dan gambar ukur yang akan di tata ukur dan surat ukur. kembali. 2. Pendataan ulang gambar ukur dan surat ukur yang akan disusun.
32
4
5
3. Penyusunan kembali arsip surat ukur dan gambar ukur sesuai penomoran dan wilayah kelurahan/kampung. Melakukan 1. Mempersiapkan gambar ukur yang pendigitalisasian telah di data dan di susun sesuai dengan gambar ukur melalui penomoran. scanning. 2. Mempersiapkan alat scan yang akan dipakai untuk menyimpan data surat ukur dan gambar ukur kedalam bentuk softcopy. 3. Menyusun penataan gambar ukur sesuai penomoran yang telah di scan dan di simpan di dalam folder bertuliskan nama wilayah kampung/kelurahan dalam perangkat komputer. 4. Menyusun penataan gambar ukur sesuai penomoran yang telah di scan di dalam folder bertuliskan nama wilayah kampung/kelurahan pada perangkat komputer. 5. Folder-folder Softcopy arsip gambar ukur disimpan pada perangkat penyimpanan eksternal (Hardisk). Melakukan 1. Mempersiapkan ordner yang akan di penyimpanan arsip pakai untuk menyusun kembali arsip SU dan GU
33
surat ukur gambar.
7
Monitoring evaluasi
dan 2. Menyusun kedalam ordner/map sesuai dengan penomoran di urutan dari yang terkecil hingga yang terbesar 3. Pemberian nama wilayah kelurahan/kampung pada bagian punggung ordner/map. 1. Melaksanakan penataan ulang pada rak lemari ruang arsip dengan menyusun ordner sesuai dengan penamaan wilayah kampung/kelurahan 2. Membuat buku monitoring keluar masuknya dokumen arsip. dan 1. Mengajukan konsep monitoring pelaksanaan setiap kegiatan dan evaluasi kepada atasan. 2. Laporan konsultasi monitoring. 3. Evaluasi Aktualisasi. Tabel 3 : “Matriks jadwal pelaksanaan kegiatan”
34
CAPAIAN AKTUALISASI
A. Kegiatan Aktualisasi Dalam sistem pembelajaran Pelatihan Dasar Calon PNS, setiap peserta dituntut untuk mampu mengaktualisasikan substansi materi pembelajaran diantaranya: 1) Akuntabilitas; 2) Nasionalisme; 3) Etika Publik; 4) Komitmen Mutu; dan 5) Anti Korupsi yang merupakan Nilai – Nilai Dasar Pegawai Ngeri Sipil serta Peran dan Kedudukan PNS dalam NKRI berupa: 1) Manajemen ASN; 2) Pelayanan Publik; dan 3) Whole of Government.Aktualisasi dilaksanakan selama tigabulan, yaitu dari tanggal 13 Agustus – 24 November 2018. No 1
2
3
Kegiatan
Sumber
Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi Melakuka konsultasi sistem
Tugas tambahan
kearsipan
tambahan
Melakukan pendataan gambar ukur dan surat ukur
4
Melakukan pendigitasian gambar ukur melalui scanning
5
Melakukan penyimpanan arsip surat ukur dan gambar ukur
6
Melakukan penataan kembali suarat ukur dan gambar ukur pada ruang arsip
7 Monitoring dan evaluasi
Tugas
SKP
keterangan
Waktu pelaksanaan
Terlaksana
24 Agustus 2018
Terlaksana
24 Agustus 2018
Terlaksana
27 Agustus 2018 – 07 September 2018 10 September 2018
Inovasi
Terlaksana
– 21 September 2018
Tugas tambahan
Tugas tambahan
Tugas tambahan
Terlaksana
Terlaksana
24 September 2018 – 05 Oktober 2018 08 Oktober 2018 – 26 Oktober 2018 5 November 2018
Terlaksana
– 16 November 2018
Tabel 4 : “Matriks kegiatan aktualisasi”
35
B. Uraian kegiatan Dalam pelaksanaannya, kegiatan yang tertulis pada Matriks Rencana Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi (Tabel 3) tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan timeline yang sudah dijadwalkan, banyak faktor pendukung dan penghambat selama pelaksanaa kegiatan-kegiatan dimaksud. Sehingga perubahan jadwal kegiatan dengan rencana awal tidak dapat dihindari. Kegiatan 1 Waktu Pelaksanaan Tahapan kegiatan
: Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi. : 24 Agustus 2018 : Membuat laporan seminar rancangan aktualisasi. Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi. Meminta ACC laporan kepada atasan.
Daftar Lampiran
: 1. Dokumentasi foto kegiatan. 2. Surat Pernyataan dukungan oleh atasan. 3. SK petugas pengelolaan arsip.
Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yang pertama memiliki tiga tahapan kegiatan yang pertama mempersiapkan laporan rancangan aktualisasi yang telah diseminarkan kemudian melakukan pertemuan dengan atasan guna melaporkan kegiatan aktualisasi yang akan dilakukan pada unit kerja, saat menemui atasan berbicara dengan sopan menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan selama masa habituasi secara jelas dan baik (Etika Publik). Kemudian meminta dukungan dari atasan (WoG) dan dari atasan diberikan surat pernyataan dukungan terhadap pelaksanaan kegiatan aktualisasi sehingga diharapkan kegiatan aktualisasi ini terlaksana secara tertib cermat dan tanggung jawab (Akuntabilitas) dapat menunjang kualitas arsip-arsip (Komitmen Mutu) yang ada pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi dengan judul Inventarisasi dokumen pengukuran Surat ukur dan digitalisasi Gambar ukur melalui penataan kembali ruang arsip yang dilaksanakan diharapkan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN.
Kegiatan 2 Waktu Pelaksanaan
: Melakukan konsultasi Sistem Kearsipan : 24 Agustus 2018
36
: Mempersiapkan konsep penataan arsip & contoh hasil digitalisasi gambar untuk konsultasi Melakukan konsultasi dengan atasan terkait sistem kearsipan Membuat laporan hasil konsultasi sistem kearsipan : 1. Draft konsep penataan arsip dan contoh hasil Daftar Lampiran digitalisasi GU. 2. Dokumentasi foto kegiatan. 3. Lampisran hasil konsultasi. Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yang kedua memiliki tiga tahapan kegiatan yang pertama mempersiapkan konsep penataan arsip sebagai contoh dalam mendukung pelaksanaan kegiatan (Akuntabilitas) setelah siap kemudian melakukan konsultasi dengan atasan, berbicara dengan sopan menjelaskan dengan baik secara jelas (Etika Publik) contoh konsep penataan arsip yang akan dilakukan lewat kegiatan aktualisasi dan untuk meningkatkan kualitas mutu dalam sistem pengarsipan (Komitmen Mutu) setelah melaksanakan pertemuan dengan atasan kemudian membuat laporan hasil konsultasi sebagai dasar melaksanakan kegiatan pengarsipan dengan cermat, transparan, bertanggung jawab (Akuntabilitas). Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan konsultasi sitem kearsipan dengan atasan yang dilaksanakan diharapkan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN. Tahapan Kegiatan
Kegiatan 3 Waktu pelaksanaan Tahapan Kegiatan
Daftar Lampiran
: Melakukan pendataan Gambar Ukur dan Surat Ukur : 27 Agustus 2018 – 07 September 2018 : Melakukan pencarian terkait surat ukur dan gambar ukur yang akan di tata kembali. Pendataan ulang gambar ukur dan surat ukur yang akan disusun Penyusunan kembali arsip surat ukur dan gambar ukur sesuai penomoran dan wilayah kelurahan/kampung. : 1. Dokumentasi foto arsip SU dan GU. 2. Tabel daftar infentarisasi SU dan GU pada Kantah Kab. Sarmi.
37
3. Dokumentasi foto arsip SU tersusun sesuai penomoran dan wilayah. Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yan ketiga memiliki tiga tahapan kegiatan yang pertama melakukan pencarian surat ukur dan gambar ukur yang akan ditata kembali secara cermat dan teliti sehingga dapat didata secara lengkap (Akuntabilitas) pada tahap kegiatan ini penulis dibantu oleh beberapa staf pada unit kerja (WoG) kemudian melakukan pendataan ulang terkait arsip yang ditemukan dan yang akan di susun kembali dengan cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas), setelah mendata surat ukur dan gambar ukur kemudian menyusun arsip sesuai penomoran dan wilayah kelurahan/kampung secara rapi dilakukan dengan rapi dan cermat (Akuntabilitas) untuk mendukung peningkatan kualitas mutu arsip (Komitmen Mutu) pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan pendataan gambar ukur dan surat ukur guna mengetahui volume pekerjaan yang dilaksanakan diharapkan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN. Kegiatan 4 Waktu Pelaksanaan Tahapan Kegiatan
Daftar Lampiran
: Melakukan pendigitalisasian Gambar ukur melalui scanning : 10 September 2018 –21 September 2018 : Mempersiapkan gambar ukur yang telah didata dan disusun sesuai dengan penomoran. Mempersiapkan alat scan yang akan dipakai untuk mengubah data gambar ukur kedalam bentuk softcopy. Melakukan digitalisasi. Menyusun penataan gambar ukur sesuai penomoran yang telah di scan di dalam folder bertuliskan nama wilayah kampung/kelurahan pada perangkat komputer Folder-folder softcopy arsip gambar ukur disimpan pada perangkat penyimpanan eksternal. : 1. Dokumentasi Gambar Ukur yang akan di digitalisasi. 2. Dokumentasi foto mesin scanner. 3. Dokumentasi foto proses pendigitalisasian Gambar ukur. 4. Dokumentasi foto penyimpanan softfile pada perangkat komputer.
38
5. Dokumentasi foto hasil scan Gambar ukur. 6. Dokumentasi foto perangkat penyimpanan softfile Gambar ukur. Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yang keempat memiliki lima tahapan kegiatan yang pertama mempersiapkan gambar ukur berupa hardcopy untuk dilakukan pendigitalisasian dengan cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas) kemudian mempersiapkan mesin scan untuk melakukan kegiatan pendigitalisasian gambar ukur kedalam bentuk softcopy dengan rapi, vermat dan transparan (Akuntabilitas) sehingga penyimpanan dalam bentuk digital dapat meningkatkan kualitas mutu pengarsipan (Komitmen Mutu). Setelah itu melakukan proses digitalisasi pada dokumen-dokumen gambar ukur disini pembatasan ruang lingkup pekerjaan sehingga ada 2 kelurahan yang dilakukan proses digitalisasi kelurahan Neidam dan Mararen tahun 2015 – 2016 (Pelayanan Publik), setelah dilakukan proses scanning kemudian hasil digitalisasi arsip gambar ukur disimpan dalam perangkat eksternal (hardisk) guna mempermudah pencarian arsip (WoG), menunjang pengarsipan yang akuntabel (Komitmen Mutu) secara cermat, teliti, tansparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas). Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan Pendigitalisasian Gambar ukur melalui scanning, menyimpan arsip gambar ukur dalam bentuk softfile yang dilakukan diharapkan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN. Kegiatan 5 Waktu Pelaksanaan Tahapan Kegiatan
Daftar Lampiran
: Melakukan penyimpanan arsip Surat ukur dan Gambar ukur. : 24 September 2018 – 05 Oktober 2018 : Mempersiapkan ordner/map yang akan dipakai untuk menyusun kembali arsip Surat ukur dan Gambar ukur. Menyusun kedalam ordner/map sesuai dengan penomoran di urutan dari yang terkecil hingga yang terbesar. Pemberian nama wilayah kelurahan/kampung pada bagian depan dan punggung ordner/map. : 1. Dokumentasi foto ordner/map . 2. Dokumentasi foto pelaksanaan penyusunan arsip Surat ukur dan Gambar ukur kedalam ornder/map.
39
3. Dokumentasi foto penamaan ornder/map sesuai dengan nama wilayah. Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yang kelima memiliki tiga tahapan kegiatan, yang pertama menggunakan ordner/map untuk menata kembali surat ukur dan gambar ukur secara rapi, cermat, transparan dan bertanggung jawab (Akuntabilitas), kemudian melakukan penyimpanan arsip pada ordner dan memberikan penamaan pada punggung dan bagian depan ordner/map guna memudahkan dalam pencaharian dokumen arsip apabila dibutuhkan dalam proses pelayanan kepada masyarakat (Pelayanan Publik) sehingga dapat mendukung pelayanan yang lebih baik (Etika Publik) dan dokumen-dokumen arsip tersipan secara rapi dan tidak mudah rusak guna peningkatkan kualitas mutu pengarsipan (Komitmen mutu) pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi. Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan Penyimpanan arsip Surat ukur dan Gambar ukur pada ordner/map guna mempermudah petugas apabila membutuhkan dokumendokumen tersebut diharapkan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN. : Melakukan penataan kembali Surat ukur dan Gambar ukur pada ruang arsip. : 08 Oktober 2018 – 26 Oktober 2018 Waktu Pelaksanaan : Penamaan wilayah keluarahan/kampung pada rak Tahapan Kegiatan lemari pengarsipan. Melaksanakan penataan ulang pada rak lemari ruang arsip dengan menyusun ordner/map sesuai dengan penamaan wilayah kampung/kelurahan. Membuat buku monitoring keluar masuknya dokumen arsip. : 1. Dokumentasi foto lemari arsip dengan Daftar Lampiran penamaan wilayah 2. Dokumentasi pelaksanaan kegiatan penataan ordner/map pada lemari arsip. 3. Dokumentasi foto buku monitoring keluar/masuk dokumen arsip. Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yang keenam memiliki tiga tahapan kegiatan yang pertama pemberian nama wilayah kelurahan/kampung pada rak-rak lemari untuk memudahkan pencarian arsip surat ukur dan gambar ukur secara cermat , jelas dan transparan (Akuntabilitas) kemudia melakukan pentaan kembali lemari arsip agar lebih Kegiatan 6
40
rapih dan bersih untuk menunjang kualitas mutu pengarsipan (Komitmen mutu) dan mempermudah apabila dokumen arsip dibutuhkan dalam proses pemeliharaan data pendaftaran tanah (Pelayanan Publik). Kemudian membuat buku monitoring untuk mempermudah monitoring keluar masuknya dokumen arsip oleh petugas (WoG) secara cermat, teliti, bertanggung jawab, transparan (Akuntabilitas). Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan penataan kembali Surat ukur dan Gambar ukur pada ruang arsip yang dilakukan diharapkan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN. : Monitoring dan evaluasi : Selama kegiatan aktualisasi belangsung : Mengajukan konsep monitoring pelaksanaan setiap kegiatan kepada atasan. Laporan konsultasi monitoring Evaluasi aktualisasi : 1. Draft formulir monitoring kegiatan Daftar Lampiran 2. Formulir monitoring kegiatan yang sudah di acc. 3. Dokumentasi foto pelaksanaan monitoring. Rincian Kegiatan Dan Keterkaitan Dengan Substansi Mata Pelatihan: Kegiatan yang ketujuh memiliki tiga tahapan kegiatan yang pertama mengajukan konsep form monitoring kepada atasan berbicara dengan sopan dan menjelaskan secara baik (Etika Publik) sehingga atasan dapat melakukan monitoring pelaksanaan kegiatan penulis kemudian laporan monitoring ini juga berujuan agar atasan dapat secara langsung meninjau setiap kegiatan yang dilaksanakan penulis secara bertanggung jawab, cermat, transparan (Akuntabilitas), sehingga kegiatan ini dapat membantu menunjang Pelayanan Publik dan meningkatkan mutu (Komitmen Mutu) kegiatan pemeriharaan pendaftaran tanah pada unit kerja, kemudian pembuatan laporan pelaksanaan kegiatan, penulis melakukan evaluasi kegiatan aktualisasi kedalam bentuk laporan secara bertanggung jawab (Akuntabilitas) dilengkapi dengan lampiran bukti/evidence pelaksanaan kegiatan aktualisasi. Kontribusi terhadap Visi dan Misi serta Penguatan Nilai Organisasi : Kualitas hasil kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan diharapkan memberi manfaat sehingga kegiatan aktualisasi yang dilakukan dapat menunjang tugas dan fungsi kegiatan pendaftaran tanah sehingga visi kantor pertanahan sebagai lembaga yang mampu mewujudkan tanah dan pertanahan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat dan filosofi senang memudahkan dapat terwujud di Kementerian ATR/BPN. Tabel 5 : “Matriks uraian kegiatan aktualisasi” Kegiatan 7 Waktu Pelaksanaan Tahapan kegiatan
41
LAMPIRAN DOKUMENTASI PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI
Kegiatan 1 : Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan aktualisasi.
Gambar 3 :“Melapor kepada atasan dan konsultasi tentang pelaksanaan kegiatan”
Gambar 4 : “Surat pernyataan dukungan dari atasan”
42
Gambar 5 : “SK Penunjukan Petugas Pengelola Arsip”
43
Kegiatan 2 : Melakukan konsultasi Sistem Kearsipan
Gambar 6 : “Draft konsep penataan arsip dan contoh hasil digitalisasi GU”
Gambar 7 : “Lampiran konsultasi kepada atasan terkait pelaksanaan kegiatan“
44
Kondisi Ruang Arsip pada Kantor Pertanahan Kab. Sarmi :
Gambar 8 : “Kondisi ruang arsip Kantor Pertanahan Kab. Sarmi”
45
Kegiatan 3 : Melakukan pendataan Gambar ukur dan Surat ukur
Gambar 9 : “Arsip Surat ukur dan Gambar ukur”
Gambar 10 : “Pendataan arsip Surat ukur dan Gambar ukur pada Kantah kab. Sarmi”
46
Gambar 11 :“Penyusunan surat ukur sesuai nomor dan nama wilayah kelurahan/kampung”
Keterangan Surat ukur : 1. SU Kelurahan Neidam 2012 2. SU Kelurahan Tafarewar 2013 3. SU Kelurahan Kasukwe tahun 2014 Keterangan Gambar ukur : 1. GU Kelurahan Mararena tahun 2015-2016 2. GU Kelurahan Neidam tahun 2015-2016
47
Kegiatan 4 : Melakukan pendigitalisasian Gambar ukur melalui scanning
Gambar 12 : “Gambar ukur hardcopy yang akan di digitalisasi melalui mesin scan”
Gambar 13 : “Mesin Scanner”
48
Gambar 14 : “Proses pendigitalisaian GU melalui mesin scanner”
Gambar 15 : “Hasil scan Gambar ukur disimpan dalam folder pada perangkat komputer”
49
Gambar 16 : “Hasil scanning Gambar ukur”
Gambar 17 : “Perangkat penyimpanan softfile GU (harddisk)”
Gambar 18 : “Penyimpanan GU hasil digitalisasi pada harddisk”
50
Kegiatan 5 : Melakukan penyimpanan arsip Surat ukur dan Gambar ukur.
Gambar 19 : “Ordner/Map arsip Surat ukur dan Gambar ukur”
Gambar 20 : “Penyusunan arsip Surat ukur dan Gambar ukur kedalam map”
51
Gambar 21: “Pemberian nama wilayah dan nomor pada punggung map”
Gambar 22 : “penamaan dan penomoran pada punggung ordner/map”
52
Kegiatan 6 : Melakukan penataan kembali Surat ukur dan Gambar ukur pada ruang arsip.
Gambar 23 : “Pemberian nama wilayah kampung/kelurahan pada lemari arsip”
Gambar 24 : “Penataan ulang dokumen arsip dan Gambar ukur pada rak lemari”
53
Gambar 25 : “Buku monitoring arsip Surat ukur”
Gambar 26 : “Kondisi lemari arsip setelah ditata kembali”
54
Kegiatan 7 : Monitoring dan Evaluasi aktualisasi
Gambar 27 : “Draft formulir monitoring kegiatan aktualisasi”
Gambar 29 : “Formulir monitoring kegiatan”
55
PENUTUP A. Kesimpulan Perwujudan dari kegiatan aktualisasi sebagai gagasan pemecahan isu “Inventarisasi dokumen pengukuran
(Surat ukur dan Gambar ukur) melalui
penataan kembali ruang arsip pada Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi melalui beberapa kegiatan diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Melakukan pertemuan dengan atasan mengenai laporan hasil rancangan. 2. Konsultasi sistem kearsipan. 3. Pendataan gambar ukur dan surat ukur. 4. Pendigitasian gambar ukur melalui scanning. 5. Penyimpanan arsip surat ukur dan gambar ukur. 6. Penataan kembali suarat ukur dan gambar ukur pada ruang arsip. 7. Monitoring dan evaluasi. Dikaitkan dengan substansi mata pelatihan dan penguatan nilai‐nilai dasar organisasi, terdapat nilai A.N.E.K.A. (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika public, Komitmen mutu, dan Anti korupsi) dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, yang selanjutnya menjadi dasar acuan perilaku dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) untuk memberikan kontribusi bagi visi misi organisasi dan implementasi nilai‐nilai dasar organisasi ke depannya. Pelaksanaan kegiatan Inventarisasi dokumen pengukuran (Surat ukur dan Gambar ukur) melalui penataan kembali ruang arsip memerlukan dukungan dan bantuan dari segenap sumber daya manusia di lingkungan Kantor Pertanahan Kabupaten Sarmi, baik mengenai pemeliharaan dokumen arsip, penataan kembali dan pengelolaan dokumen arsip surat ukur maupun gambar ukur. Adapun beberapa hal yang menjadi tindak lanjut kegiatan ini yaitu: 1. Membantu pengelolaan dokumen-dokumen arsip Surat ukur dan Gambar ukur; 2. Membuat backup data gambar ukur dalam versi digital, sehingga mengantisipasi kerusakan bahkan kehilangan data pada gambar ukur yang berupa hardcopy.
56
B. SARAN Kegiatan aktualisasi yang dilakukan penulis berkaitan dengan penataan dokumen arsip Surat Ukur agar dokumen-dokume tersebut tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya sehingga dokumen-dokumen arsip ini tidak tercecer, rusak bahkan hilang, selain penataan dokumen arsip Surat ukur penulis membuat versi digital dari Gambar ukur atau Gambar situasi permohonan pengukuran guna mempermudah proses pencarian dokumen dan sebagai backup dokumen dalam versi digital. Penulis berharap laporan ini dapat menjadi tindak lanjut kegiatan pengarsipan dan terus berkesinambungan selain itu memiliki manfaat tidak hanya pada satuan kerja penulis tapi pada satuan kerja lain dan berdampak pada masyarakat. Sehingga dengan melakukan penataan dan digitalisasi dokumen, tujuan penerbitan bukti kepemilikan tanah yaitu Sertipikat dan kegiatan Pemeliharaan data pendaftaran tanah dan kegiatan-kegiatan lainnya pada kantor pertanahan tidak terhambat proses penyelesaiannya.
57
DAFTAR PUSTAKA Undang- Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara Peraturan Lembaga Administrasi Negara No. 24 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan II Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Wawasan Kebangsaan dan Nilai-Nilai Bela Negara Modul Pelatihan Dasar Calon PNS:Kesiapsiagaan Bela Negara Modul Pelatihan Dasar Calon PNS:Analisis Isu Kontemporer Modul Pelatihan Dasar Calon PNS:Nilai-Nilai Dasar PNS Akuntabilitas Modul Pelatihan Dasar Calon PNS:Nilai-Nilai Dasar PNS Nasionalisme Modul Pelatihan Dasar Calon PNS:Nilai-Nilai Dasar PNS Etika Publik Modul Pelatihan Dasar Calon PNS:Nilai-Nilai Dasar PNS Komitmen Mutu Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Nilai-Nilai Dasar PNS Anti Korupsi
Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI Manajemen ASN Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI Whole of Goverment Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI Pelayanan Publik Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Peran dan Kedudukan ASN dalam NKRI Aktualisasi
58
