Isu, Kendala Dan Solusi Teknis Dalam Pelaksanaan Bimtek EDM eRKAM [PDF]

Citation preview

Isu disetiap tahapan Notulensi Meeting 4 April 2023 Pukul 08.00 – 16.00 WIB (Mohon dibaca dengan teliti, baca perlahan dan pahami)



REGISTRASI Tahapan proses registrasi : Kamad melakukan registrasi –> aktivasi –> update profil→ kirim ke aman (jika kamad belum lengkapi profil tidak bisa tambahkan staff) → registrasi staff → aktivasi staff → konfirmasi TIM Kendala dan Solusi : 1. Tidak bisa register/ NSM tertukar - Salah input staff. Solusi : Selama belum dikonfirmasi oleh kamad, staff bisa dihapus langsung. kalau sudah dikonfirmasi bisa diubah dengan cara mengajukan batal konfirmasi 1x kesempatan per nsm. aduan disampaikan via gspreadsheet. proses 1x24 jam - Staff/bendahara sudah dikonfirmasi tapi belum aktivasi sehingga dampaknya tidak muncul saat akan ditambahkann di kelas oleh pengelola kelas. Solusi : lanjutkan aktivasi - registrasi email kamad dan staff, email double dalam 1 madrasah. Solusi : harus lapor ke Live Agent utk di tindak lanjut oleh tim LMS (case khusus), silakan diinfokan apa email yg double nanti akan otomatis disesuaikan dengan data emis emis. Selanjutnya peserta silakan langsung login dengan email yang di emis dengan psswrod tetap seperti semula (tdk ada perubahan password) - Muncul notifikasi NSM tidak ditemukan atau tertukar dengan Madrasah lain , Solusi: Lapor ke Live Agent. Akan di cek di data sasaran, lalu cek data emis sudah sesuai atau belum ( TL tim LMS ). Akan diinfokan jika sudah bisa registrasi - Muncul notifikasi data kamad tidak ada direferensi emis Solusi: peserta silakan cek data emis, pastikan sudah set data kamadnya di emis, jika sudah maka tinggal regis ulang 1x24 jam 2. Perubahan data register - Perubahan data di LMS saat ini tidak merubah NIK dan email. Jika perubahan ada pada nama, maka tinggal gunakan fitur update profil emis yang sudah disediakan di bagian info profil dalam LMS. Untuk NIK dan email yang belum berubah saat ini padahal di emis sudah diganti, bisa langsung lanjutkan proses bimteknya saja dulu. Nantinya LMS akan menyediakan fitur update



-



-



data NIK dan email. Akan diinformasikan kembali waktu dan langkahnya jika sudah bisa dilakukan. ( fitur masih dalam proses ). Pastikan data emis sudah diupdate ke data yang benar. Setelah bimtek selesai, peserta yg data NIK dan email belum sesuai, jangan konfirmasi sertifikat dulu sampai fitur update di LMS dimunculkan. target update 26 bulan april Konfirmasi sertifikat dipastikan data sudah sesuai karena tidak bisa dirubah



3. Koneksi aman ditolak/ tidak bisa update profil/ upload npwp dll - Dapat disebabkan karena email atau NIK peserta tsb sebelumnya sudah pernah terdaftar di AMAN. Solusi : Lapor ke Live Agent akan di gabungkan menjadi 1 akun. - Dapat pula dikarenakan NIP yang terdaftar di EMIS tidak ditemukan di Aplikasi SIMPEG. Solusi: Update data NIP di SIMPEG. Ulang isi profil dan simpan. ROMBEL AKAN/SUDAH BERJALAN 1. Reschedule jadwal - Untuk saat ini Perbaikan tanggal Daring, Luring ataupun lokasi luring, dilakukan dengan mengajukan reset kelas menjadi draft. TIK membuat surat pengajuan kepada PMU dengan ttd DCU, Tembusan kepada PCU. Surat dikirim melalui TIP ke Pusat. TIK yang menyampaikan surat langsung ke pusat atau live agent, tidak akan dilayani. - Dilarang Luring di lebih dari satu rombel pada tanggal yg sama. 2. Restrukturisasi peserta/pengajar tahapan create kelas : input pengajar → input peserta → input tanggal daring → input tanggal luring tempatnya → ajukan kelas oleh Tik → verval kelas oleh tip → bimtek - TIK yang sudah mengajukan kelas jika ada revisi, minta ditolak oleh TIP kemudian direvisi dan diajukan ulang, tidak perlu membuat kelas baru - Kelas yang sudah disetujui/ di verval oleh TIP, cara revisi : wajib bersurat DCU ke PMU tembusan ke PCU. Tulis nama TIK, email LMS, dan id kelas. kelas akan jadi draft kembali dan dapat revisi. 3. Role pengajar create kelas Tidak muncul sebabnya : -



Progress peserta di LMS belum 100 persen pada bagian EDM/eRKAM. Solusi ajukan pengecekan melalui live agent jika peserta merasa sudah menyelesaikan pengisian. Sampaikan nama, email LMS, akun eRKAM Latihan. Jika hasil pengecekan di EDM eRKAM sudah 100 persen, maka akan dibantu update di LMS. Setelah progress muncul, peserta silakan download sertifikat. Fitur pengajar akan otomatis muncul.



-



LMS 100% tapi role gak muncul. Solusi : Pastikan peserta sudah download sertifikat daring dan luring. Silakan lapor ke live agent akan dilakukan pengecekan. kirim nama dan email LMS. 4. 100% di LMS tapi tidak terkirim surat tugas ke aman, penyebabnya kemungkinan belum download sertifikat harus download, jika sudah download belum bisa, lapor live agent kirim data nama, nik, email, id kelas akan ditindaklanjuti per kasus. 5. Penghapusan data registrasi dengan nama kamad lama sudah berhasil, namun kamad baru tidak bisa registrasi. Sebabnya data nsm tsb ikut hilang dengan nama kamad yg lama, sehingga saat ini perlu dilakukan pengembalian NSM tersebut oleh Tim LMS. Diperkirakan memakan waktu sampai tgl 6 April 2023. Silakan coba registrasi lagi IMBAUAN KHUSUS Pada tanggal 19-25 April kegiatan bimtek diliburkan. Sehingga Jika TIK ingin menggelar bimtek daring sebelum lebaran, silakan setting tanggal pelaksanaan maksimal 8 April dan selesai pada 18 April. Kelas yang belum berjalan pada 8 April silakan di set tanggal pelaksanaan setelah cuti lebaran atau mulai tgl 26 April 2023. Selama libur lebaran LMS dapat digunakan namun mohon maaf segala kendala baru akan ditangani setelah libur lebaran.