KOMBIS - Pesan Rutin [PDF]

Citation preview

BAB 9 PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF



A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis. Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, sebagaimana Nampak dalam table berikut: Routine Messages (Pesan Rutin) Good News (Berita/Kabar Baik) Pembuka: Pernyataan ide pokok (Main) Pembuka: Pernyataan Good News Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Penutup: Meningkatkan kembali ide pokok Penutup: Meningkatkan kembali Good News atau mencakup pemikiran penutup yang atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan berorientasi ke depan Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut: Keunggulan:  Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (Menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.  Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan  Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama. Kelemahan:  Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya  Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “To The Point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.



1. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin 1



Selain pendekatan langsung, permintaan langsung langsung dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan Tanya-jawab (ask-questions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk. 2. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif. a Ide-ide pokok yang jelas Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan positif b Penjelasan rinci Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok c Penutup surat Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan. B.



PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat public pada umumnya. 1.



Good News tentang pekerjaan Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial, antara lain: Finansial Kenaikan Gaji Bonus lembur kerja Insentif Tunjangan hari raya Kredit bunga sangat ringan Asuransi kesehatan dan jiwa



Nonfinansial Promosi jabatan Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan dan perumahan Proposal (usulan) suatu proyek diterima



2. Good News tentang produk Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen. 3. Pesan-pesan Goodwill Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan bisnis lebih baik. 2



C.



MENULIS JAWABAN POSITIF Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain. 1. Surat Konfirmasi Pesanan Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. 2. Menjawab Permintaan Informasi Bagaimana anda menjawab permintaan informasi baik yang berisi penjualan potensial maupun yang tidak ? a Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial (potential sales), terdapat tiga tujuan utama yang perlu memperoleh perhatian, yaitu (1) member tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan; (2) mendorong penjualan yang akan datang (3) memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru. b Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan Bentuk jawaban lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan dengan : (1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap (2) memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.



D.



MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit (credit reference). 1. Persetujuan Kredit Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut. 2. Memberikan Referensi Kredit Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain: (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat. 3



E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karekteristik, antara lain: 1. Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja) 2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon 3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri 4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon 5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.



Soal Esai 7) Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit.? Berikan contohnya.? Karena referensi kredit merupakan surat atau informasi yang memberikan good news tentang nasabah kepada pihak bank. Referensi kredit bisa diberikan oleh nasabah yang telah dianggap kredibel oleh pihak bank. Nasabah yang telah dianggap kredibel oleh bank ini, dapat memberikan referensi kepada rekannya yang berkeinginan untuk meminjam ke bank. Contohnya: Misalnya Perusahaan Astra memberikan Referensi kepada mitra bisnis nya misalnya yang bergerak di bidang asuransi seperti Adira Finance untuk meminjam uang kepada Bank Mega untuk menggelontorkan dana ke Adira Finance. 8) Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya.? Dalam perbankan Surat rekomendasi bermanfaat bagi lembaga yang membutuhkannya karena dengan surat rekomendasi tersebut kita bisa melihat track record orang yang ingin meminjam di perusahaan kita. Dalam menilai dan menseleksi karyawan surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, disiplin, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk kariernya. 1) Apa yang dimaksud dengan Routine request Routine message (pesan-pesan rutin) =Pembuka, pernyataan ide pokok. =Pertengahan/ isi penjelasan rinci. =Pen utup, mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.



Good News (Berita/kabarbaik) =Pembuka,pernyataan goodnews. =Pertengahan/isi,penjelasan rinci. =Penutup,menginagtkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.



4