Laporan Magang Telkomsel [PDF]

Citation preview

LAPORAN AKHIR KEGIATAN MAGANG



PERAN INTERNAL CORPORATE EVENT DALAM MEMBENTUK CITRA PT. TELEKOMUNIKASI SELULER (TELKOMSEL)



Oleh : Tia Amanda Putri 1401110652



JURUSAN KOMUNIKASI PEMASARAN FAKULTAS EKONOMI DAN KOMUNIKASI BINUS UNIVERSITY JAKARTA 2014



Kata Pengantar



Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang yang berjudul “Peran Internal Corporate Event Dalam Membentuk Citra PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel)” dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Berkat rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan ini dimana menjadi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Komunikasi di Jurusan Komunikasi Pemasaran Fakultas Ekonomi dan Komunikasi Universitas Bina Nusantara. Penyusunan laporan magang ini dapat terselesaikan oleh penulis berkat bantuan dari beberapa pihak. Secara khusus penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Aras selaku pembimbing yang bersedia membimbing dan memberi arahan dalam menyelesaikan makalah ini. Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Keluarga tercinta, Mama dan Papa yang telah memberikan dukungan yang sangat berarti baik material maupun moral. 2. Kang Yanto, selaku Manager Internal Corporate Event, juga sebagai mentor yang telah memberikan masukan serta pembelajaran dalam proses magang. 3. Bu Adita, mbak katerin, mas ipung, mas aldin, mas dedi, papi dayat, mabak ira, mbak yeti, mbak nope mbak diana, serta seluruh keluarga Corporate Communication PT. Telkomsel 4. Aisyah Yulita dan Yuanita, sebagai teman satu perjuangan dalam menjalani proses magang di Telkomsel.



i



5. Ivan Sanjaya, sebagai orang yang senantiasa memberikan semangat, perhatian, dan dorongan kepada penulis dalam penyusunan laporan ini.



Penulis menyadari bahwa laporan magang ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, dengan senang hati penulis menerima seluruh saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak demi perbaikan laporan ini. Semoga laporan ini dapat menjadi salah satu sumber referensi yang bermanfaat bagi banyak pihak.



Jakarta, 16 Mei 2014



Tia Amanda Putri



DAFTAR ISI Kata Pengantar.................................................................................................................i



ii



DAFTAR ISI...................................................................................................................iii BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................1 1.1 Latar Belakang.................................................................................. 1 1.2 Ruang Lingkup.................................................................................. 4 1.3 Tujuan dan Manfaat............................................................................ 4 1.3.1 Tujuan.................................................................................... 4 1.3.2 Manfaat.................................................................................. 5 1.4 Metodologi....................................................................................... 5 1.4.1 Studi Pustaka............................................................................ 5 1.4.2 Waktu dan Tempat Kegiatan..........................................................6 1.4.3 Wawancara............................................................................... 6 1.5 Sistematika Penulisan..........................................................................7 BAB II RUANG LINGKUP OBSERVASI....................................................................9 2.1 Profil Perusahaan................................................................................. 9 2.1.1 Sejarah Perusahaan...................................................................10 2.1.2 Visi dan Misi Perusahaan...........................................................11 2.1.3 Logo Perusahaan......................................................................12 2.1.4 Tata Nilai Perusahan.................................................................13 2.1.5 Struktur Organisasi Corporate Communication................................14 2.1.6 Job Description........................................................................16 2.1.7 Alur kerja antar sub unit.............................................................18 2.2 Kegiatan Perusahaan..........................................................................19 2.3 Kegiatan yang sedang berjalan..............................................................21 BAB III PEMBAHASAN..............................................................................................23 3.1 Permasalahan................................................................................... 23 3.2 Pembahasan Penelitian........................................................................24 3.3 Evaluasi.......................................................................................... 30 BAB IV PENUTUP.......................................................................................................31 4.1 Kesimpulan...................................................................................... 31 4.2 Saran............................................................................................. 32



iii



BAB I PENDAHULUAN



1.1



Latar Belakang Telekomunikasi telah menjadi candu bagi masyarakat. Perkembangannya



ditunjang oleh kemajuan alat komunikasi salah satunya adalah telepon seluler, serta gaya hidup masyarakat yag telah berubah. Setiap manusia membutuhkan komunikasi dalam kehidupan sehari-harinya, sehingga tak mengherankan jika bisnis telekomunikasi berkembang pesat dalam beberapa tahun terakhir. Telepon seluler telah mengubah industri telekomunikasi. Telepon yang dulunya merupakan barang mewah dan hanya bisa dinikmati oleh kelompok tertentu, kini dapat dinikmati oleh siapa saja dan dapat dengan mudah mendapatkannya. Semua lapisan masyarakat memiliki akses untuk menggunakan sarana telekomunikasi untuk berbagai keperluan. Saat ini persaingan antar bidang telekomunikasi khususnya operator seluler semakin ketat. Banyaknya operator baru yang muncul memaksa masingmasing perusahaan berlomba-lomba untuk menjadi yang terbaik. Hingga saat ini ada sekitar 10 operator di Indonesia yang memperebutkan pasar yang sama, yaitu Bakrie Telecom, Hutchison, Indosat, Mobile-8, Natrindo, Sampoerna Telekom, Smart Telecom, Telkom, Telkomsel, dan XL Axiata. Mereka bersaing untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan para pelanggan dan calon pelanggan baru sebagai yang utama dan pertama dipilih oleh masyarakat Indonesia. Dari sekian banyak perusahaan telekomunikasi di Indonesia, salah satu perusahaan telekomunikasi yang unggul saat ini adalah PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel). Telkomsel telah menjadi pelopor untuk berbagai teknologi 1



telekomunikasi di Indonesia. Telkomsel adalah operator telekomunikasi seluler GSM pertama di Indonesia, termasuk yang pertama meluncurkan layanan roaming international dan layanan 3G di Indonesia. Telkomsel berhasil meraih pasar lebih banyak dibanding operator lainnya. Telkomsel mempunyai berbagai produk seperti AS, Simpati, Kartu Halo, Telkomsel Flash, dan yang paling terbaru adalah Loop. Dari tahun ke tahun, salah satu produk Telkomsel yakni Simpati telah terpilih sebagai best brand award. Ini menunjukkan bahwa Telkomsel berada di titik atas dalam bidang telekomunikasi di Indonesia. Banyaknya pesaing mendorong Telkomsel untuk meningkatkan kualitas dari banyak sisi. Persaingan bukan hanya bagaimana mendapatkan keuntungan yang lebih banyak dari kompetitor, tapi juga bagaimana perusahaan di mata publik. Berbagai strategi digunakan untuk meraih dan mempertahankan konsumen dan membuat mereka terus menerus menggunakan produk atau jasanya. Salah satu strategi untuk mempertahankan konsumen adalah dengan membangun image atau citra. Citra merupakan suatu gambaran tentang suatu hal yang ditunjukkan ke publik oleh seseorang, perusahaan, atau organisasi. Citra merupakan aset yang penting dalam era kompetisi tanpa batas seperti sekarang. Dalam sebuah perusahaan, citra merupakan cerminan dari idenitas perusahaan itu sendiri. Citra dapat berarti baik atau buruk tergantung dari persepsi masyarakat. Untuk membangun citra positif perusahaan diperlukan divisi yang khusus menangani hal tersebut yaitu public relations. Di era globalisasi saat ini, public relations telah menjadi salah satu komponen yang penting dalam suatu struktur perusahaan. Public relations adalah fungsi management yang mengevaluasi opnini, sikap, perilaku public, dan mengidentifikasi kebijakan-kebijakan dan



2



prosedur-prosedur sebuah organisasi dengan kepentingan public. Ketatnya persaingan di dunia bisnis memaksa perusahaan untuk menjalin relasi yang baik. Setiap perusahaan memiliki istilah yang berbeda-beda untuk divisi public relations. Selain public relations, terdapat pula istilah Humas (Hubungan MAsyarakat), atau Corporate Coomunication. Seperti halnya di PT. Telekounikasi Seluler (Telkomsel) yang menggunakan istilah Corporate Communication. Corporate communication merupakan sebuah divisi yang memiliki fungsi sebagai komunikator, oleh karena itu fungsinya adalah menjematani arus komunikasi antara perusahaand engan public, baik itu public eksternal, maupun public internal. Tingginya kepercayaan pelanggan, semakin mengokohkan Telkomsel sebagai pemimpin pasar dengan jumlah pelanggan yang mencapai 125 juta. Bahkan saat ini Telkomsel merupakan operator dengan jumlah pelanggan terbesar nomor 6 di dunia. Memasuki usia ke-19, Telkomsel akan terus mengerahkan segenap potensi dan teknologi untuk memberikan layanan dengan jangkauan terluas dan terbaik. Kesuksesan Telkomsel tersebut tentu saja tidak terlepas dari peran divisi corporate communication. Hasil dari kinerja corporate communication yang paling terlihat adalah tingkat kepercayaan pelanggan yang tinggi. Hal ini berkaitan dengan citra perusahaan yang positif di mata para pelanggan Telkomsel. Banyak cara yang dilakukan untuk membentuk citra positif di mata public. Salah satu cara yang dapat ditempuh corporate communication untuk membangun citra positif perusahaan Telkomsel adalah dengan menyelenggarakan event perusahaan. Di dalam perusahaan biasanya terdapat 2 event yang berbeda, yaitu corporate event 3



dan marketing event. Marketing event lebih terfokus pada kegiatan penjualan produk / jasa, promosi, dll. Sedangkan corporate event lebih terfokus pada kegiatan-kegiatan perusahaan baik internal maupun eksternal. Event tersebut antara lain press conference, press launching, workshop, rapat direksi, family gathering, ulangtahun perusahaan, dll. Dari penjabaran diatas, penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut mengenai alasan penggunaan corporate event sebagai jembatan dalam membentuk citra positif Telkomsel.



1.2



Ruang Lingkup Ruang lingkup pada kegiatan Magang ini adalah terfokus pada Department



Corporate Communication divisi Internal Corporate Event PT. Telkomsel. Batasan dari laporan ini adalah untuk membahas lebih dalam mengenai peran internal corporate event dalam meningkatkan citra perusahaan.



1.3.



Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan umum penulis melakukan magang/kerja praktek adalah untuk mengetahui gambaran kegiatan yang dilakukan divisi Internal Corporate Event department Corporate Communication PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) Jakarta. Sedangkan tujuan khusus pelaksanaan magang adalah: Untuk mengetahui aktivitas event yang diadakan department corporate communication Telkomsel dan kaitannya terhadap citra perusahaan.



4



1.3.2



Manfaat Penulisan



laporan



kegiatan



magang



ini



diharapkan



dapat



memberikan sumbangsih bagi kajian ilmu komunikasi di bidang Public Relations, khususnya dalam menyusun rencana event perusahaan. Manfaat praktis laporan kegiatan magang ini adalah sebagai bahan evaluasi dan pembelajaran divisi internal corporate event department corporate communication Telkomsel Jakarta agar dapat diaplikasikan pada Public Relations.



1.4



Metodologi Metode yang digunakan penulis dalam penyusunan laporan kegiatan



magang ini adalah deskriptif. Pada metode deskriptif data dikumpulkan dalam bentuk kata-kata, bukan angka-angka. Metode deskriptif tidak mencari atau menjelaskan suatu hubungan, melainkan hanya pemaparan situasi atau peristiwa semata. 1.4.1



Studi Pustaka Studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan mempelajari



buku-buku, referensi atau bahan-bahan lain dan literatur yang berkaitan dengan objek penulisan laporan ini. Penulis mengumpulkan data melalui penelitian



penelitian



sebelumnya



tentang



department



corporate



communication PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) Jakarta.



5



1.4.2



Waktu dan Tempat Kegiatan Hari



: Senin - Jumat



Waktu



: 08.00 – 17.00



Tempat



: PT Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) Department Corporate Communication Divisi Internal Event Corporate Wisma Mulia Lt. 16, Jakarta



1.4.3



Wawancara Wawancara adalah proses memperoleh data dan infomasi dengan



cara tanya jawab tatap muka antara penulis dengan informan. Wawancara yang dilakukan bersifat tidak formal untuk mendapatkan informasi yang berhubungan dengan jobdesc internal corporate event PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) Jakarta. Wawancara dilakukan kepada manager Internal corporate event yaitu Bapak Yanto Santosoatau yang akrab disebut Kang Yanto. Beliau mengatakan bahwa divisi internal corporate event merupakan bagian dari department corporate communication, masingmasing divisi memiliki peran tersendiri dan saling berkesinambungan satu sama lain. Mmisalnya ketika perusahaan diterpa isu negative, divisi strategic membuat press release yang kemudian disampaikan kepada divisi media relations agar dipublikasikan ke media, dan divisi media channel memberitahukan kepada public internal mengenai berita terkini tentang perusahaan. Lalu tugas internal corporate event adalah mempersiapkan



6



press conference jika dibutuhkan tindakan klarifikasi dari pihak perusahaan. Beliau juga mengatakan bahwa divisi internal corporate event sangat berpengaruh terhadap citra perusahaan itu sendiri, karena publik dapat mengenal atau menilai perusahaan lewat event-event yang diselenggarakan. Maka dari itu event haruslah terorganisir dan dibuat secara aik agar dinilai public secara positif.



1.5



Sistematika Penulisan Sistematika penulisan “Peran Internal Corporate Event dalam Membentuk



Citra PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel)” ini terbagi atas beberapa bagian, yaitu : BAB I



Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang penyusunan penelitian dan memilih Telkomsel sebagai obyek penelitian. Selain itu, penulis mengemukakan tentang tujuan dan manfaat signifikansi penelitian pada bidang akademis dan praktis.



BAB II



Ruang Lingkup Observasi Bab ini berisi sejarah dari organisasi atau perusahaan yang diteliti. Alur kerja antar sub unit dalam prusahaan serta kegiatan perusahaan yang dijalankan sehari-hari.



BAB III



Pembahasan Bab ini akan menguraikan tentang hasil penelitian yang ditemukan saat magang berlangsung. Selain itu akan dibahas juga mengenai



7



analisis peran corporate event terhadap peningkatan citra perusahaan BAB IV



Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan. Serta saran yang diperlukan untuk perusahaan agar kedepannya menjadi lebih baik.



8



BAB II RUANG LINGKUP OBSERVASI



2.1



Profil Perusahaan Telkomsel merupakan operator selular terkemuka di Indonesia yang



dimiliki oleh PT. Telkom Indonesia dengan kepemilikan saham sebesar 65% dan SingTel sebesar 35%. Telkomsel didirikan pada tahun 1995 sebagai wujud semangat inovasi untuk mengembangkan telekomunikasi Indonesia yang terdepan. Untuk mencapai visi tersebut, Telkomsel terus memacu pertumbuhan jaringan telekomunikasi di seluruh penjuru Indonesia secara pesat sekaligus memberdayakan masyarakat. Tingginya



kepercayaan



pelanggan



kepada



Telkomsel,



semakin



mengokohkan sebagai pemimpin pasar dengan jumlah pelanggan yang mencapai 125 juta. Telkomsel telah menjadi operator seluler ke-6 di dunia yang mempunyai lebih dari 100 juta pelanggan. Telkomsel mengklaim sebagai operator telekomunikasi seluler terbesar di Indonesia dengan 81,644 juta pelanggan per 31 Desember 2007 dan pangsa pasar sebesar 51% per 1 Januari 2007. Sebagai operator selular yang memiliki visi “Best and Leading Mobile Lifestyle and Solutions Provider in the Region”, Telkomsel memiliki tiga produk GSM, yaitu kartuHalo (pascabayar), simPATI dan Kartu AS (prabayar). Selain itu, Telkomsel juga memiliki layanan internet nirkabel lewat jaringan telepon seluler, yaitu Telkomsel Flash.



9



2.1.1



Sejarah Perusahaan



Tahun



Keterangan



1995



PT. Telekomunikasi Selular (Telkomsel) didirikan yang ditandai dengan peluncuran kartuHalo paskabayar. Telkomsel menyatukan negeri dengan menghadirkan layanan telekomunikasi selular ke seluruh propinsi di Indonesia. Pertama di Asia yang memperkenalkan layanan prabayar simPATI. Menjadi pemimpin industri selular di Indonesia. Pertama di Indonesia meluncurkan layanan Mobile Banking. Pertama di Indonesia mengoperasikan GSM dualband pada frekuensi 900 dan 1.800 MHz. Meluncurkan layanan WAP, web, dan data mobile berbasis SMS, dilanjutkan dengan GPRS. Pertama di Indonesia memperkenalkan layanan roaming internasional prabayar. - Meluncurkan prabayar Kartu As. - Menerapkan teknologi EDGE sebagai teknologi roadmap berikutnya setelah GPRS. - Bergabung dengan Bridge Alliance, aliansi regional telekomunikasi selular, untuk memberi manfaat lebih bagi pelanggan. - Meluncurkan layanan Nada Sambung Pribadi (NSP). Call Center Telkomsel meraih sertifikasi ISO 9001:2000. Pertama di Indonesia meluncurkan layanan 3G. - Pertama di Indonesia meluncurkan layanan TELKOMSEL Flash HSDPA. - Pertama di Indonesia meluncurkan Telkomsel cash (TCASH), layanan uang digital melalui telepon selular. - Pertama di Asia menggunakan energi terbarukan (green energy) untuk BTS. - Pertama di dunia menyediakan layanan suara dan data mobile di atas kapal PELNI yang memungkinkan pelanggan dapat berkomunikasi di tengah laut. - Meluncurkan program Telkomsel Merah Putih dalam rangka memberikan layanan telekomunikasi bagi pulau-pulau, desadesa terpencil, dan daerah perbatasan.



1996 1997 1998 2000 2001 2002 2003 2004



2005 2006 2007



2008



2009



Meningkatkan jaringan Telkomsel menjadi HSPA+, dengan kecepatan akses data mencapai 21 Mbps guna memberikan layanan mobile broadband yang lebih baik.



2010



-



Telkomsel menjadi satu-satunya operator selular yang menyediakan akses telekomunikasi di lebih dari 25.000 desa melalui Program Desa Berdering. Pertama di Indonesia meluncurkan LangitMusik, layanan toko musik digital yang menyediakan fasilitas unduh lagu secara 10



-



2011



-



-



2012



-



2.1.2



penuh. Pertama di Indonesia meluncurkan aplikasi Mobile Newspaper yang memungkinkan pelanggan membaca berita melalui telepon selular. Pertama di Indonesia memperkenalkan layanan iklan mobile yang terarah sehingga memungkinkan pengiklan mencapai para pengguna Telkomsel. Pertama di Indonesia melakukan ujicoba teknologi jaringan pita lebar Long Term Evolution (LTE). Pertama di Indonesia mencapai 100 juta pelanggan. Operator pertama di Indonesia yang mempelopori inovasi pembayaran contactless melalui ponsel, yakni Tap-Izy. Pembangunan Fasilitas Research and Development (R&D) yang pertama kali di Indonesia guna pengembangan industri telekomunikasi selular. Pertama kali mengimplementasikan teknologi Wi-Fi Mobile Seamless di Indonesia, yang memungkinkan pelanggan untuk mentransfer koneksi jaringan 2G/3G secara otomatis ke akses high-speed data. Mencapai 125 juta pelanggan, yang semakin menegaskan posisi Telkomsel sebagai yang terdepan di industri telekomunikasi selular.



Visi dan Misi Perusahaan



a. Visi Telkomsel penyedia solusi telekomunikasi nirkabel terkemuka di Indonesia



b. Misi -



Mengacu pada pelayanan kelas dunia di dalam pasar Indonesia dengan efisiensi dan keuntungan.



-



Profesional dalam organisasi dan manajemen bisnis dengan mengacu pada inti kompetensi, transparasi dan akuntability.



11



-



Senantiasa melakukan peningkatan terhadap sumber daya manusia. Bekerjasama dengan para pemegang saham dan mitra usaha lainnya untuk menghasilkan nilai tambah bagi investor, karyawan dan Negara.



2.1.3



Logo Perusahaan



Gambar 2.1 Logo Perusahaan



Identitas Telkomsel yang dituangkan dalam bentuk sebuah logo, tentunya memiliki maksud dan arti, yaitu : a) Lingkaran Elips Horizontal, lingkaran yang membelah heksagon tersebut melambangkan penyelenggaraan jasa telekomunikasi domestic (PT. Telekom) b) Lingkaran Elips Vertikal, melambangkan penyelenggaraan jasa telekomunikasi Internasional di Indonesia (PT. Indosat) sebagai salah satu “The Founding Father” c) Heksagon Merah, melambangkabn seluler sedangkan warna merah sendiri bermaksa telkomsel berani dan siap menyongsong masa depan dengan segala kemungkinan



12



d) Heksagon abu-abu kehitaman, melambangkan Telkomsel selalu siap mengayomi dan terus memenuhi kebutuhan pelanggan, sedangkan warna abu-abu adalah warna logam yang berarti kesejukan, luwes, dan fleksibel e) Pertemuan dua lingkaran berwarna putih di atas heksagom merah, melambangkan bentuk huruf ‘t’ sebagai huruf awal telkomsel. Warna putih pada huruf ‘t’ tersebut mengandung makna keberanian, keterbukaan, dan transparansi. f)



By Telkom Indonesia, merupakan identitas dari induk perusahaan Telkomsel



2.1.4



Tata Nilai Perusahan



Tata Nilai atau Budaya Telkomsel adalah GREAT G



: Integrity



R



: Respect



E



: Entusiasm



A



: Loyality



T



: Totality



Dengan Budaya Great diharapkan akan menghasilkan Great People, yang nantinya berujung pada Great Company.



13



2.1.5



Struktur Organisasi Corporate Communication



Gambar 2.2 Struktur Organisasi Divisi Corporate Communication merupakan bagian dari Corporate Secretary.Corporate Communication di dalam menjalankan tugas nya di pimpin oleh Assisten Vice President Corporate Communication.Corporate Communication memiliki dua fungsi di dalam menjalankan tugasnya yakni External Communication dan Internal Communication. Masing-masing fungsi tersebut baik eksternal maupun internal di pimpin oleh seorang Manager yang didampingi oleh Assisten Manager. Sekretaris Perusahaan memiliki peranan penting untuk memastikan aspek keterbukaan dari Perusahaan. Dalam struktur organisasi Perusahaan,



14



Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur utama. Tugas dan tanggung jawab pokok Sekretaris Perusahaan meliputi komunikasi internal dan eksternal, hubungan investor dan kesekretariatan pimpinan perusahaan.



Gambar 2.3 Struktur Organisasi Corporate Secretary



Tugas Corporate Secretary adalah : a. Mengarahkan, menyelenggarakan dan mengendalikan proses administratif, pemenuhan permintaan informasi (untuk Laporan Tahunan, informasi kepada investor dan filing) melalui media online, merancang detail meeting & presentation dan diseminasi laporan. b. Mengoordinasikan penyelenggaraan shareholder relation, yang mencakup tugas-tugas merespon permintaan informasi dari pemegang saham. c. Mengoordinasikan program pembinaan hubungan dengan investor yang mencakup tugas identifikasi target interaksi, program pendekatan ke seluruh investor dan kegiatan lain yang terkait dengan pembinaan intensitas minat investor.



15



d. Mengoordinasikan program pengembangan informasi, yang mencakup tugas pengembangan platform informasi, pengelolaan feedback, pengolahan informasi strategis yang terkait dengan fluktuasi dan trend harga saham, dan kegiatan lainnya yang terkait dengan pengayaan informasi yang dapat diperoleh Perusahaan. e. Mengoordinasikan penyelenggaraan annual meeting dan conference calls. f. Mengoordinasikan penyelenggaraan media komunikasi dalam penyelenggaraan laporan berkala dan penyediaan release (disclosure), penyediaan dokumen filing, pengelolaan website, dan kegiatan lain yang terkait dengan proses penyajian informasi yang dibutuhkan oleh investor dan komunitas pasar modal. g. Memberikan rekomendasi/advice kepada BoD untuk hal-hal yang terkait dengan corporate action dalam merespon berbagai informasi investor dan hal-hal yang berhubungan dengan pasar modal.



2.1.6



Job Description



Corporate Communication a. Vice President Corporate Communication 



Mengkoordinir dan memberikan petunjuk kepada bawahannya dalam







melaksanakan tugas –tugas dibidang Kehumasan. Menetapkan kebijakan dalam mengolah informasi guna kepentingan perusahaan.



16







Menciptakan, memelihara dan memantau Citra baik perusahaan (Good Corporate image) baik yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan, produk atau jasa, reputasi maupun personelnya (karyawan).







Menyediakan informasi kepada publik perihal kebijakan organisasi, kegiatan, produk, dan karyawannya agar dapat memberikan pengetahuan yang maksimal.



b. External Communication  Strategic & Content Development 



Membuat strategi dan perencanaan yang terstruktur sesuai dengan kebijakan perusahaan.







Mengantisipasi



isu-isu yang



saat



ini belum ada,



tapi



kemungkinan muncul di kemudian hari 



Memastikan agar perusahaan mematuhi peraturan pemerintah, mempertahankan profitabilitas serta menyosialisasikan visi dan misi perusahaan



 Media Relation Development 



Membangun hubungan yang baik dan saling menguntungkan dengan media







Membuat suatu program kerjasama untuk menyampaikan message perusahaan yang tepat sasaran







Bekerjasama dengan strategic & content development dalam menangani isu-isu yang akan, sedang, maupun telah terjadi



17



c.



Internal Communication  Internal Corporate Event 



Menyiapkan konsep event yang akan diadakan







Menyelenggarakan berbagai event-event perusahaan yang tujuannya untuk pencitraan perusahaan baik dalam lingkup internal, maupun eksternal







Membangun hubungan antara perusahaan dengan stakeholder, maupun publik



 Internal Media Channels 



Mengelola fungsi-fungsi media internal yang programnya disesuaikan dengan message perusahaan kepada seluruh karyawan dengan berbagai channel yang dimiliki







Memaksimalkan media internal yang ada di dalam perusahaan







Membangun kepercayaan antar sesama karyawan







Melakukan upaya untuk dapat memecahkan permasalahan dalam lingkungan interen perusahaan, seperti memelihara hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan serta mengadakan komunikasi teratur dan tepat guna dalam perusahaan secara vertikal dan horizontal.



2.1.7 Alur kerja antar sub unit Alur kerja pada Corporate Communication Department dalam menangani berita dan event adalah: 18



Divisi Strategy & Content Development memberikan arahan kepada divisi Media Relations terkait dengan rilis yang telah dibuat untuk kemudian disampaikan kepada media. Kemudian, divisi Media Relations juga menyampaikan berita kepada divisi Internal Media Channel untuk dipublikasikan kepada karyawan melalui website internal perusahaan atau majalah perusahaan. Jika dari berita tersebut dibutuhkan suatu pertemuan dengan media, maka divisi Internal Corporate Event akan mengerjakan sebuah event seperti Press Conference dengan menyiapkan tempat dan mengatur jadwal kapan akan dilaksanakannya press conference tersebut. Dan divisi Media Relations akan mengundang wartawan dari media-media untuk datang ke press conference dan meminta media untuk mengangkat berita tersebut.



2.2



Kegiatan Perusahaan



WAKTU JANUARI



KEGIATAN



6-Jan-14 7-Jan-14 8-Jan-14



Pra RAPIM1 Pra RAPIM 1 RAPIM



9-Jan-14



RAPIM 1



15-Jan-14 16-Jan-14 17-Jan-14 16-Jan-14 29 Jan 14



Syukuran Pencapaian Target 2013 Singtel Group Workshop Signing MoU Tsel with Binus Creates Penandatanganan MoU antara Tsel dgn



DESKRIPSI Pembahasan program Kerja & KPI Pembahasan program Kerja & KPI Pemaparan Masterpiece Program & Kontrak Management (KPI) Smart Year 2014 Highlights SYUKURAN DAN KICK OFF 2014, THE SMART YEAR Segmentation & Campaigns Organization Transformation Strategix Pricing workshop Penandatanganan MoU antara Tsel dgn Binus Create Penandatanganan MoU antara Tsel dgn PT PINS 19



PT PINS FEBRUARI 3-Feb-14 4-Feb-14 6-7 Feb 14 7-Feb-14



Pra-RAPIM TELKOM Pra-RAPIM TELKOM



RAPIM TELKOM 2014 MUNAS MTT



8-Feb-14



Para pengurus MTT yang lama berkesempatan melaporkan pertanggungjawaban kepengurusan sebelum dilakukan pemilihan ketua MT yang baru



11-Feb-14



Pelaksanaan Penetapan Karyawan



Penetapan Karyawan di Dir. Finance



12-Feb-14



Benchmark SOX 404 ( Internal Kontrol)



13-Feb-14



Penandatanganan PKS Penggunaan nomor 2409



19-Feb-14



Half day with Ericsson



Keberhasilan tim internal audit Telkomsel dalam menjalankan fungsi audit internal membuat banyak anak perusahaan BUMN lain tertarik untuk mencari tahu proses kerja tim audit internal Telkomsel. Penandatanganan PKS Penggunaan nomor 2409 Melalui layanan ini masyarakat akan mendapatkan informasi yang berkaitan dengan perkembangan proses berkas; biaya layanan pertanahan yang meliputi biaya pengukuran, pengakuan hak, konversi, pemberian hak, dan peralihan hak; serta informasi pengaduan tentang pertanahan 10 Hot Customer Trend: Apps Change Society; Your Body is the New Password; The Quantified Self; Internet Expected Everywhere; Smartphone Reduce the Digital Divide; Online Benefits Outweigh Concerns; Video on Command; Making My Data Visible; Sensors In Daily Places; Play, Pause, Resume Elsewhere.



20-Feb-14



Penandatanganan MoU Telkomsel Universitas Andalas



MARET 5 Mar 14 6 Mar 14 7 Mar 14 9 Mar 14



Penjurian DCI Pagelaran serentak 10



Presentasi dari finalis DCI Penjurian video Penjurian Aplikasi Penyerahan rekor muri 20



13 Mar 14 18 Mar 14



21 Mar 14 24 Mar 14 25 Mar 14 26 Mar 14



2.3



kota 100 artis RAKOR CC KP



Konser 100 artis serentak di 10 kota Presentasi setiap divisi dan department ttg program kerja thn 2014 ceremony signing PENANDATANGANAN KERJA MoU antara SAMA ANTARA TELKOMSEL DAN Telkomsel dan IT IT DEL MENGENAI JOINT DEL RESEARCH DI BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI DAN MOBILE APPLICATION Press Conference perss conference pemberian donasi OMDC pendidikan OMDC Workshop All Berangkat dari Jakarta menuju bandung Corp.Comm National pembahasan ttg program kerja Corp.Com secara Nasional pemaparan program Quick Win HQ yg jg akan dilakukan oleh Area sebagai support utk membangun corporate image dan penjualan



Kegiatan yang sedang berjalan a. Press launch LOOP & Press Conference One Million Dreams Peluncuran produk baru Telkomsel yaitu LOOP. Loop merupakan kartu perdana yang dikhususkan untuk anak muda (12-19 tahun). Loop memberikan banyak kemudahan, salah satunya internet cepat dan murah. Dengan diluncurkannya Loop, Telkomsel berharap dapat meraih lebih banyak customer anak muda. Selain peluncuran Loop, Telkomsel juga mengadakan event yang bertema “One Million Dreams: 10 kota 100 artis” Event ini seretak diadakan di 10 kota yaitu



Jakarta,



Bandung,



Yogyakarta,



Malang,



Surabaya,



Denpasar,



Banjarmasin, Makassar, Palembang, Medan. Event ini merupakan rangkaian dari peluncuran produk baru Telkomsel “LOOP”.



21



b. Press Conference OMDC Telkomsel memberikan donasi pendidikan OMDC. Ini merupakan rangkaian acara dari produk baru Telkomsel yaitu Loop. Karena pendidikan merupakan hal yang behubungan erat dengan anak muda seperti segmen dari Loop yang memang menjangkau anak muda.



c. DIGIEXPO Pameran digital selama 2 hari yang akan dilaksanakan pada tanggal 22-23 April 2014. Kegiatan ini berhubungan dengan gaya hidup digital masa kini yang menggunakan produk dan aplikasi dari Telkomsel, antara lain seperti: 1. Mendengarkan musik melalui LangitMusik Telkomsel. 2. Menonton melalui UseeTV. 3. Membeli pulsa dengan menggunakan T-Cash d. Launching Logo 19 Tahun Telkomsel Acara ini diadakan pada tanggal 12 Mei 2014 di Hotel Mulia, Jakarta. Acara ini merupakan rangkaian dari menuju ulang tahun Telkomsel yang ke 19 tahun. Dalam acara ini diluncurkan logo baru Telkomsel ke-19 dengan tagline “Wujudkan Masa Depan Penuh Warna”. Pada acara yang sama sekaligus dipublikasikan bahwa Telkomsel telah resmi menjadi official mobile broadcaster for the 2014 FIFA World Cup, yang diadakan di Brazil.



22



BAB III PEMBAHASAN



3.1



Permasalahan Selama berlangsung kegiatan kerja praktek/magang pada department



corporate communication khususnya divisi internal corporate event. Fungsi dari divisi tersebut ialah merancang kegiatan-kegiatan dari perusahaan. Meskipun nama divisi adalah internal corporate event, pada kenyataannya divisi tersebut tidak hanya menangani kegiatan di dalam perusahaan, namun juga kegiatan external yang berhubungan dengan publik secara langsung. Event yang dikelola oleh divisi tersebut berbeda dengan event divisi marketing yang lebih berfokus pada peningkatan penjualan atau promosi. Fokus dari internal corporate event ialah untuk membentuk citra perusahaan, dan juga menjalin hubungan baik dengan media maupun dengan publik. Pada dasarnya penyelenggaraan sebuah event adalah cara yang paling efektif untuk berkomunikasi dengan publik, namun pada pelaksanaan dan pengelolaannya divisi internal corporate event masih mengalami beberapa kendala atau permasalahan. Permasalahan pasti selalu ada dalam sebuah perusahaan, khususnya divisi. Tidak banyak terjadi permasalah di divisi internal corporate event, hanya saja persoalan timing atau waktu dalam penyelanggaraan suatu event. Waktu dalam hal ini terjadi ketika harus diadakan event yang tidak terjadwal, akibat dari kurangnya waktu membuat tim harus bekerja lebih ekstra dan hasilnya kurang maksimal. Selain itu dalam penyelenggaraan event-event besar, divisi internal corporate event masih harus dibantu oleh pihak ketiga yakni 23



Event Organizer. Ini terjadi dikarenakan kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM). Selain itu Telkomsel saat ini sedang membentuk image youth dengan maksud ingin merambah kedalam segmen anak muda, ini membuat sedikit permasalahan karena divisi internal corporate event harus merancang sebuah kegiatan yang diminati oleh anak muda, sedangkan image yang melekat pada telkomsel selama ini adalah business segmented. Oleh karena itu divisi internal corporate event masih berupaya secara terus menerus untuk menciptakan eventevent yang menarik dan diminati.



3.2



A.



Pembahasan Penelitian



Peran



Internal



Corporate



Event



Dalam



Meningkatkan



Citra



PT.



Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) PT. Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) memiliki divisi internal corporate event yang berada dibawah naungan Department Corporate Communication. Divisi tersebut menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event perusahaan. Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk & susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (Venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spek produksi acara. Pada hari pelaksanaan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara keseluruhan.Membuat laporan hasil pelaksanaan & evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan. 24



Peran dari divisi internal corporate event sendiri adalah sebagai media komunikasi dan pembinaan hubungan baik antara perusahaan dengan stakeholder. Pada kesempatan tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan kehadiran kalangan eksternal / internal terkait untuk melakukan sosialisasi langsung mengenai visi, misi, dan program perusahaan. Disamping itu pengelolaan acara perusahaan secara baik dan professional telah menjadi kebutuhan bagi setiap perusahaan yang ingin mengelola citra positifnya secara konsisten dan berkesinambungan. Definisi Event sendiri adalah suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu. Setiap event selalu mempunyai tujuan utama untuk apa diselenggarakan. Salah satu tujuan utama dari event ada pada target sasarannya atau target pengunjung yang diharapkan akan hadir dalam event yang diadakan. Event yang diadakan memang bertujuan untuk mendatangkan jumlah pengunjung yang mencapai target atau bahkan melebihi target yang diharapkan dan ditetapkan. Karena jumlah pengunjung yang sesuai atau melebihi target adalah salah satu kesuksesan sebuah event. Namun tujuan event tidak sepenuhnya untuk mencapai target pengunjung, banyak event yang diadakan oleh perusahaan, dalam hal ini Telkomsel, hanya untuk membentuk citra baik dalam kalangan internal maupun eksternal perusahaan. Kalangan eksternal perusahaan tidak hanya masyarakat atau konsumen, namun juga pihak media yang memang mempunnyai peran tersendiri dalam berjalannya perusahaan. 25



Berikut adalah jenis-jenis event yang diselenggarakan oleh Intenal Corporate Event Telkomsel : a. Rapat Direksi Rapat Direksi merupakan rapat yang dihadiri oleh pemimpin-pemimpin perusahaan. Biasaya dalam rapat direksi, agenda yang dibahas adalah program kerja. Dalam satu bulan, rapat direksi Telkomsel bisa diadakan sekitar 2 kali atau lebih. b. Press Conference Press conference merupakan acara yang diadakan untuk target eksternal yaitu media. Media yang diundang beragam, mulai dari media cetak, elektronik, hingga online. Press conference biasanya diadakan jika terdapat isu tentang perusahaan yang sedang berkembang di masyarakat dan perlu adanya konfirmasi dari perusahaan. Bukan hanya itu, press conference



juga



sering



diadakan



ketika



perusahaan



ingin



menyelenggarakan sebuah event besar. Tujuannya adalah untuk publikasi dan dapat diketahui oleh public. Press conference yang telah diadakan Telkomsel dalam beberapa bulan terakhir antara lain adalah Press Conference One Million Dreams (10 Kota 100 Artis), Press Conference OMDC, Digi Expo, dll c. Workshop Workshop atau yang bias disebut seminar merupakan pertemuan yang diadakan untuk membahas suatu topic. Biasanya workshop diadakan untuk memberikan pengetahuan kepada karyawan tentang hal-hal baru. Pembicara dalam workshop juga bukan orang biasa, tapi merupakan ahli dari topic yang diangkat. d. Family Gathering 26



Family Gathering adalah suatu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan dalam rangka outing suatu group perusahaan atau instansi swasta maupun negeri yang mempunya beberapa tujuan tertentu. Dalam Family Gathering biasanya suatu perusahaan mengadakan pertemuan antar karyawan bersama keluarga masing masing dan berkumpul di suatu tempat untuk melakukan suatu kegiatan tertentu yang biasanya diselipkan kegiatan Team Building. Tujuan Family Gathering secara umum adalah Improving internal communication, memupuk Keakraban, Leadership, having fun together. e. Media Gathering Media gathering merupakan kegiatan yang dilakukan bersama antara karyawan perusahaan dengan media. Tujuan dari media gathering adalah untuk menjalin hubungan baik dengan media, karena setiap perusahaan membutuhkan media untuk pembulikasian tentang perusahaan. Kegiatan yang dilakukan dalam acara tersebut tidak hanya refreshing, contohnya Telkomsel pernah mengadakan media gathering sekaligus press tour ke kantor cabang di luar kota. f. Ulangtahun Perusahaan Ulangtahun perusahaan merupakan salah satu event besar yang diselenggarakan oleh divisi internal corporate event. Acara ulangtahun perusahaan yang dibuat oleh divisi ini berbeda dengan acara dari divisi marketing. Divisi marketing lebih membuat acara yang terfokus pada promo, penjualan, dll. Dalam menyambut ulangtahun perusahaan, biasanya terdapat rangkaian-rangkaian acara yang diselenggarakan sebelumnya.



27



B. Kendala dalam penyelenggaraan event Pada dasarnya event yang telah diselenggarakan oleh divisi Internal Corporate Event sudah sangat baik. Event yang dibuat selalu berbeda dan menarik. Acara juga berlangsung lancar dan terorganisir. Namun masih ada beberapa kendala yang dihadapi dalam penyelenggaraan event perusahaan yaitu masih dilibatkannya Event Organizer sebagai pihak ketiga. Adapun kendala lainnya adalah penyesuaian event perusahaan dengan pembentukan citra baru yang diinginkan perusahaan yaitu “youth” Untuk menemukan solusi dari permasalahan yang ditemukan, penelitian dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada pengamatan pada manusia dalam kawasannya sendiri dan berhubungandengan



orang-orang



tersebut



dalam



bahasanya



dan



dalam



peristilahannya. Sedangkan metode kualitatif, memiliki kelebihan adalah adanya fleksibilitas yang tinggi bagi peneliti ketika menentukan langkah-langkah penelitian. Dengan menggunakan interview, peneliti akan mendapatkan informasi yang mendalam (in-depth information) karena hal-hal berikut: 1. Peneliti dapat menjelaskan atau mem-parafrase pertanyaan yang tidak dimengerti oleh responden. 2. Peneliti dapat mengajukan pertanyaan susulan (follow up questions). 3. Responden cenderung menjawab apabila diberi pertanyaan. 4. Responden dapat menceritakan sesuatu yang terjadi di masa silam dan masa mendatang. 28



Teknik dokumentasi, yakni penelusuran dan perolehan data yang diperlukan melalui data yang telah tersedia. Biasanya berupa data statistik, agenda kegiatan, produk keputusan atau kebijakan, sejarah, dan hal lainnya yang berkaitan dengan penelitian. Kelebihan teknik dokumentasi ini adalah karena data tersedia, siap pakai, serta hemat biaya dan tenaga. Dokumen sebagai sumber data dapat dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan. Adapun data primer penelitian didapat dari wawancara dengan Internal Corporate Event Manager, yaitu Bapak Yanto dan juga melakukan observasi Berdasarkan wawancara dengan Bapak Yanto Santoso selaku Head of Internal Corporate Event PT Telekomunikasi Seluler (Telkomsel) dan studi dokumentasi yang dilakukan di “Departemen Corporate Communication” PT Telkomsel, ditemukan bahwa alasan masih diperlukannya pihak ketiga yakni EO (Event Organizer) dalam hal membantu penyelenggaraan event Telkomsel dikarenakan masih adanya keterbatasan tenaga kerja dan waktu. Penggunaan EO sendiri juga dikatakan dapat memberikan masukan ide-ide kreatif dan menarik untuk event yang akan diselenggarakan. Tetapi tidak seluruh event perusahaan Telkomsel dibantu oleh pihak ketiga (EO), hanya event-event besar saja yang masih membutuhkan bantuan dari pihak ketiga seperti contohnya Ulangtahun Perusahaan.



3.3 Evaluasi Setelah meninjau permasalahan yang ada dan melihat pembahasan di atas, maka dapat dievaluasi permasalahan ini dapat terjadi karena: 29



a) Keterbatasan secara tenaga kerja dan efisiensi waktu yang tidak dimiliki oleh divisi internal corporate event sehingga membuat mereka membutuhkan bantuan pihak ketiga (EO) untuk membantu mereka dalam menjalankan tugasnya yaitu menyelenggarakan acara perusahaan. Telkomsel perlu mengambil langkah-langkah lebih lanjut untuk mengatasi permasalahan yang masih seringkali dihadapi dalam pelaksanaan event perusahaan. Hal ini agar upaya dalam menyelenggarakan acara perusahaan dan menjalin komunikasi dengan publik melalui event dapat menjadi lebih baik. Walaupun upaya menggunakan jasa event organizer dapat membantu kelancaran acara, namun alangkah baiknya jika event perusahaan diselenggarakan pure oleh perusahaan itu sendiri.



30



BAB IV PENUTUP



4.1



Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan sebelumnya, penulis dapat menarik sebuah



kesimpulan bahwa divisi corporate communication yang memiliki fungsi humas, mempunyai tugas untuk menjembatani hubungan antara perusahaan Telkomsel dengan publik, baik itu publik internal maupun publik eksternal. Selain itu dalam fungsinya sebagai humas, pembentukan citra perusahaan juga diatur di dalam corporate communication. Departemen yang khusus membuat perencanaan event terkait pembentukan citra perusahaan tersebut adalah internal corporate event. Selain membuat sebuah acara semenarik mungkin, internal corporate event juga harus memikirkan bagaimana sebuah acara tersebut tidak hanya menarik untuk dlihat atau dinikmati, namun pesan yang terkandung dalam acara tersebut dapat tersampaikan secara efektif. Karena pada dasarnya setiap acara diadakan pasti memiliki maksud tersendiri. Pembuatan sebuah event tidaklah mudah, banyak hal yang harus dipersiapkan, seperti misalnya konsep, waktu, budget, dll. Konsep event perusahaan haruslah sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut pada saat itu, karena eventlah yang mennjadi representasi dari perusahaan.



31



4.2



Saran Sebagai divisi yang menangani kegiatan-kegiatan perusahaan, internal



corporate event harus lebih mengembangkan kreatifitas agar dapat membuat suatu hal yang beda dan unik dari event-event sebelumnya. Diperlukan pula brainstorming serta masukan dari banyak pihak terutama anak muda agar dapat menghasilkan kegiatan yang fresh yang diminati oleh anak muda, agar Telkomsel dapat dengan sukses membangun image Youth.



32