![Laporan PKL RSI Madinah Kab. Kasembon Malang [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/laporan-pkl-rsi-madinah-kab-kasembon-malang.jpg)
10 0 874 KB
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) DI RUMAH SAKIT ISLAM MADINAH KAB. KASEMBON MALANG
Disusun Oleh: 1 2 3 4 5 6 7
Zainudin (21430980) Moh. Yasin Yusuf Siti Nur Mesa M. Herdian P. Prima Yudha C. Bustanil B. R. Desi Wulandari
(21430971) (21431126) (21431110) (21431114) (21431042) (21431034)
PROGRAM D-III PEREKAM MEDIS & INFORMASI KESEHATAN SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA) MALANG 2017
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, itulah kiranya kata yang patut kita ucapkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan segala rahmat dan nikmatnya berupa kesehatan, kesempatan, kekuatan, keinginan, serta kesabaran, sehingga kami dapat menyelesaikan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan penyusunan laporan ini dengan baik. Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bersumber dari semua data yang kami peroleh dalam melaksanakan semua kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang mulai dilakukan tanggal 06 Maret 2017 sampai 03 April 2017 di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang. Laporan hasil praktek kerja lapangan ini disusun sebagai bukti bahwa kami telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang. Praktek ini kami gunakan sebagai sarana untuk menyalurkan pemahaman kami tentang materi Sistem Rekam Medis yang kami peroleh dari pembelajaran di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang jurusan D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, dengan membandingkan Sistem
Rekam
Medis
yang digunakan
di
Rumah Sakit
Islam
Madinah
Kab.Kasembon Malang. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih banyak kekurangannya, baik dari segi penyusunannya maupun dari segi bahasanya. Maklumlah tak ada gading yang tak retak. Maka dari itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak demi penyempurnaan laporan hasil Praktek Kerja Lapangan ini. Selanjutnya kami mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. DR. H. Taher Alhabsyi selaku Ketua Yayasan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang. 2. Bapak Drs. Soekarto, MSi. selaku dekan Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang
3. Ibu DR. Hj. Tri Murni, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, beserta para dosen yang telah membimbing kami hingga terselesaikan PKL ini. 4. Bapak ? selaku Kepala Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang. 5. Ibu ? selaku pembimbing lapangan selama PKL di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang. 6. Seluruh staf dan karyawan Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang. 7. Rekan-rekan seperjuangan yang kami banggakan dan semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan laporan PKL ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. 8. Teristimewa orang tua kami tercinta, ayahanda dan ibunda yang telah memberikan kepercayaan serta limpahan kasih sayang yang begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi. Akhirnya, kami berharap Laporan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini berguna bagi semua pihak yang membacanya. Dan semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan apapun kepada penyusun hingga terselesaikannya laporan PKL ini. Amin
Malang, 00 April 2017
Penyusun
DAFTAR TABEL (Keterangan: Angka pertama setelah tabel menunjukan bab. Angka setelah titik menunjukan urutan) Tabel 2.1. Jumlah Pegawai Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang 14 Tabel 2.2. Batas Waktu Yang Ditentukan Dalam Kegiatan Retensi ...............
52
Tabel 2.3. Waktu Kerja Tersedia di Penyimpanan DRM Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang.................................................
56
Tabel 2.4. Kegiatan Pokok dan Rata-Rata Waktu Kerja di Bagian Penyimpanan DRM di Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang.....
59
Tabel 2.5. Kegiatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis........................
60
Tabel 2.6. Waktu Kelonggaran di RSI Madinah Kab. Kasembon Malang......
61
Tabel 2.7. Jumlah Kunjungan Pasien di RSI Madinah Kab. Kasembon Malang .................................................Madinah Kab. Kasembon Malang ................................................................................................62
DAFTAR GAMBAR (Keterangan: Angka pertama setelah gambar menunjukan bab. Angka setelah titik menunjukan urutan) Gambar 2.1. Denah Ruang Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang 15 Gambar 2.2. Denah Ruang Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang 16 Gambar 2.3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam Madinah Kab. Kasembon Malang
.............................................................................................17
Gambar 2.4. Alur Pasien Rawat Jalan..........................................................
32
Gambar 2.5. Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan...................
33
Gambar 2.6. Alur Pasien Instalasi Gawat Darurat........................................
38
Gambar 2.7. Alur Pasien Rawat Inap............................................................
42
Gambar 2.8. Alur Dokumen Rekam Medis Rawat Inap.................................
43
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1.
Lembar Masuk dan Keluar Rumah Sakit ...............................
59
Lampiran 2.1. Rencana Pelayanan Pasien Rawat Inap.................................
60
Lampiran 2.2. Pemberian Pendidikan Kepada Pasien/Keluarga....................
61
Lampiran 2.3. Formulir Pemberian Informasi Pada Pasien............................
62
Lampiran 3.
Persetujuan Rawat Inap.........................................................
63
Lampiran 4.1. Catatan Harian & Instruksi Dokter...........................................
64
Lampiran 4.2. Catatan Keperawatan.............................................................
65
Lampiran 5.
Lembar Observasi Fisik Pasien..............................................
66
Lampiran 6.1. Aturan Pemberian Cairan.......................................................
67
Lampiran 6.2. Pemakaian Obat Pasien.........................................................
68
Lampiran 7.1. Pengkajian Data Keperawatan................................................
69
Lampiran 7.2. Asuhan Keperawatan.............................................................
70
Lampiran 8.
Discharge Planning................................................................
71
Lampiran 9.
Lembar Penempelan Hasil Pemeriksaan Labolatorium/ Patologi 72
Lampiran 10. Lembar Penempelan Hasil Pemeriksaan Radiologi/ USG/ CTSCAN/ ECG............................................................................
73
Lampiran 11. Lembar Penempelan Obat & Form Lain-Lain.........................
74
Lampiran 12. Resume Medis........................................................................
75
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LEMBAR PENGESAHAN.............................................................................. KATA PENGANTAR....................................................................................... DAFTAR ISI................................................................................................... DAFTAR TABEL............................................................................................. DAFTAR GAMBAR........................................................................................ DAFTAR LAMPIRAN.....................................................................................
i ii v viii xi x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang.......................................................................... 1.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan (PKL)...................................... 1.2.1 Tujuan Umum..................................................................
1 4 4
1.2.2 Tujuan Khusus................................................................
4
1.3 Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL).................................... 1.3.1 Manfaat Bagi Mahasiswa................................................ 1.3.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit.............................................. 1.3.3 Manfaat Bagi STIA Malang.............................................. 1.4 Lokasi dan Jangka Waktu Pelaksanaan PKL............................
5 5 5 5 5
BAB II HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.1 Gambaran Umum Lokasi PKL................................................... 2.1.1 Sejarah RSI Madinah Kab. Kasembon Malang...............
6 6
2.1.2 Profil RSI Madinah Kab. Kasembon Malang...................
7
2.1.3 Visi, Misi, Tujuan, dan Motto RSI Madinah Kab. Kasembon Malang..........................................................................7 2.1.4 Budaya Kerja RSI Madinah Kab. Kasembon Malang......
8
2.1.5 Program Peningkatan Mutu RSI Madinah Kab. Kasembon Malang............................................................................
9
2.1.5.1 Tahun ? Meraih Kelulusan Akreditasi ? Pelayanan..........................................................
9
2.1.5.2 Tahun ? Meraih Kelulusan Akreditasi ? Pelayanan .......................................................................10 2.1.5.3 Program Tahun ? Meraih Akreditasi JCI (Joint Comission International)...........................
11
2.1.6 Fasilitas Pelayanan RSI Madinah Kab. Kasembon Malang 11 2.1.7 Jumlah Pegawai RSI Madinah Kab. Kasembon Malang..
14
2.1.8 Denah Ruang RSI Madinah Madinah Kab. Kasembon Malang 17 2.1.10 Gambaran Umum Rekam Medis RSI Madinah Kab. Kasembon Malang...........................................................................
17
2.1.10.1 Sejarah Rekam Medis RSI Madinah Kab. Kasembon Malang
....................................................................17
2.1.10.2 Visi Misi, Moto Dan Falsafah Rekam Medis di Madinah Kab. Kasembon Malang................
21
Deskripsi Hasil PKL................................................................... 2.2.1 Sistem Penamaan........................................................... 2.2.2 Sistem Penomoran.......................................................... 2.2.3 Sistem Penyimpanan...................................................... 2.2.4 Sistem Penjajaran........................................................... 2.2.5 Sistem KIUP.................................................................... 2.2.6 Prosedur Rawat Jalan..................................................... 2.2.7 Prosedur Gawat Darurat................................................. 2.2.8 Prosedur Rawat Inap....................................................... 2.2.9 Perakitan/Assembling Rekam Medis............................... 2.2.10 Kodefikasi/Coding........................................................ 2.2.11 Indeksing/Index............................................................ 2.2.12 Sensus Harian.............................................................. 2.2.13 Pelaporan..................................................................... 2.2.14 Korespondensi Rekam Medis....................................... 2.2.15 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis ..................... 2.3 Permasalahan yang Dihadapi .................................................... 2.3.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien …….....…….. 2.3.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap ..................................... 2.3.3 Bagian Filling...................................................................
24 24 25 27 28 28 30 33 38 43 45 46 48 48 50 51 54 54 54 54
2.2
2.4 Pemecahan Masalah Berdasarkan Teori..................................... 2.4.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien ..................... 2.4.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap ..................................... 2.4.3 Bagian Filling ..................................................................
55 55 55 55
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan ................................................................................ 3.2 Saran .........................................................................................
64 68
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... LAMPIRAN ..................................................................................................
69 70
LEMBAR PENGESAHAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)
Lokasi Praktek
: Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang
Penyusun
:
Program Studi
: Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Jenjang Pendidikan
: Diploma III (D-III)
Pelaksanaan
: 6 Maret 2017 s/d 06 April 2017
Mengetahui,
Ketua STIA Malang
DR. Hj. Tri Murni, Msi NIP.195512241984032001
Pembimbing Praktek
Dra. H.A. Rachman Soendjoto NIP.
BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Rumah sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat strategis dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu, rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat. Menurut Azwar (1996), pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelayanan kesehatan yang dapat memuaskan setiap pemakai jasa layanan yang
sesuai
dengan
tingkat
kepuasan
rata-rata
penduduk
serta
penyelenggaraannya sesuai dengan standart dan kode etik profesi yang telah ditetapkan. Rumah Sakit mempunyai fungsi dan tujuan sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan pelayanan berupa pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis serta dimanfaatkan untuk pendidikan, pelatihan, dan penelitian bagi para tenaga kesehatan. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen-dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan pada pasien. Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis tersebut maka rekam medis yang diberikan
dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan sebagai penunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis. Perkembangan era globalisasi dewasa ini mendorong setiap individu dan organisasi untuk mengembangkan keahlian dan kemampuannya agar dapat memenangkan persaingan. Salah satu sektor usaha yang mempunyai prospek cerah pada saat ini dan mempunyai kemungkinan tumbuhnya lapangan kerja adalah sektor kesehatan dan rumah sakit. Sektor kesehatan dan rumah sakit pada saat ini merupakan sektor yang mempunyai harapan besar untuk berkembang, tentu saja hal ini membutuhkan dukungan dan kemampuankemampuan khusus bagi sumber-sumber daya manusia yang terlibat di dalamnya, karena dari kenyataan yang ada pada saat ini masih banyak dijumpai adanya pengelolaan manajemen Rumah Sakit oleh tenaga kerja diluar background dan disiplin ilmu yang dimilikinya. Menghadapi realita atas perkembangan tersebut, maka pembinaan dan pengelolaan sumberdaya manusia yang aktif dan “siap pakai” di dunia kesehatan dan rumah sakit menjadi salah satu faktor yang mendesak untuk segera ditindaklanjuti. Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Malang merupakan salah satu Institusi Pendidikan Tinggi di Malang dengan Jenjang Program Diploma III, dengan Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dengan adanya pendidikan rekam medis di STIA Malang ini, diharapkan dapat memberikan keahlian dan keterampilan sumber daya manusia untuk menjadi tenaga “siap pakai” di bidang rekam medis dan informasi kesehatan rumah sakit. Untuk membina calon tenaga terampil ini bukanlah satu hal yang mudah, ada berbagai jenjang pembinaan yang harus dilalui agar kami dapat menjadi tenaga yang dapat diandalkan. Pembinaan teoritis secara intensif diberikan
dalam kegiatan perkuliahan reguler setiap hari, namun ternyata pada perkembangan berikutnya ilmu yang diberikan secara teoritis ini dirasakan kurang lengkap karena adanya perkembangan yang pesat di sisi praktek. Agar
tidak
mengalami
ketertinggalan
dengan
perkembangan-
perkembangan yang terjadi, maka untuk mendukung perkembangan dari sisi praktek, kami berencana untuk menambah pengetahuan dan keahlian kami di bidang rekam medis dan informasi kesehatan ini dengan cara mengadakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilokasi yang dianggap relevan dengan perkembangan dunia kesehatan dan rumah sakit. Rumah Sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan. Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang merupakan salah satu rumah sakit di Kab.Malang yang telah lulus akreditasi tingkat ? pelayanan yang telah melaksanakan penyelenggaraan kegiatan rekam medis dengan cukup baik sehingga sangat cocok untuk dilaksanakan PKL. Melalui praktek kerja lapangan (PKL) di rumah sakit ini, maka diharapkan pengetahuan mahasiswa di bidang praktek dapat terpenuhi dengan baik, sehingga mahasiswa dapat memberikan penilaian dan perbandingan yang baik dari perkembangan sektor keilmuan yang diperoleh di bangku kuliah dengan perkembangan di sektor praktek yang terjadi di lapangan serta mendapatkan gambaran yang lebih nyata tentang dunia kerja pada bidang yang akan kami geluti. Adanya PKL ini merupakan salah satu ajang untuk berlatih dalam persiapan memasuki dunia kerja secara nyata.
1.2 TUJUAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) 1.2.1 Tujuan Umum: 1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan kegiatan rekam medis
guna menunjang pemberian pelayanan kesehatan
yang ada di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang. 2. Melihat secara langsung peranan di setiap kegiatan rekam medis di Rumah
Sakit
Islam
Madinah
Kab.Kasembon
Malang
dalam
menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 1.2.2
Tujuan Khusus: 1. Guna mengetahui sistem dan prosedur penyelenggaraan rekam medis
yang
diterapkan
di
Rumah
Sakit
Islam
Madinah
Kab.Kasembon Malang. 2. Guna mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Islam Madinah Kab.Kasembon Malang.
1.3 MANFAAT PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) 1.3.1 Manfaat bagi Mahasiswa Menambah wawasan di samping teori yang dipelajari serta keterampilan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. 1.3.2
Manfaat bagi Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi) pelayanan kesehatan dan peningkatan kinerja petugas rekam medis di masa akan datang. 1.3.3
Manfaat bagi STIA Malang Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan melakukan praktek kerja lapangan di masa yang akan datang serta menambah kerja sama dengan rumah sakit.
1.4 LOKASI DAN JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PKL Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) berlokasi di Rumah Sakit Islam
Madinah
Kab.Kasembon
Malang,
yang
beralamat
di
?
Waktu
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dimulai pada tanggal 06 Maret 2017 s/d 03 April 2017.
BAB II HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.1 GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT ISLAM UNISMA MALANG 2.1.1
Sejarah Rumah Sakit Islam UNISMA Malang Rumah Sakit Islam Unisma ini didirikan dengan dilatar belakangi oleh pemikiran Pengurus Yayasan Universitas Islam Malang antara lain Bapak K. H. Usman Mansyur, Bapak Prof. K. H. Tholchah Hasan dan
segenap alim ulama di wilayah Malang Raya atas tuntutan akan kebutuhan jasa pelayanan kesehatan bagi masyarakat pada umumnya. Pada tanggal 28 Agustus 1994 Rumah Sakit Islam Unisma dibuka secara resmi oleh Ketua Pengurus Besar Nahdlatul Ulama (saat itu) Bapak K. H. Abdurachman Wahid (Gus Dur), dengan lokasi di Jalan MT. Haryono No 139 Dinoyo Malang. Beroperasinya rumah sakit telah mendapatkan izin dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia pada tanggal 10 Juni 1998, dan saat ini memasuki perpanjangan ijin kedua nomor : HK.07.06/ III/ 3668/ 2008 tertanggal 13 Oktober 2008. Program pengembangan rumah sakit terus dilakukan, pada tahun 2007, Rumah Sakit Islam Unisma, dengan bekerjasama dengan Badan Wakaf Produktif Departemen Agama Republik Indonesia, telah menambah satu unit pelayanan baru yaitu ruang perawatan VIP. Yang
diresmikan oleh Menteri Agama (Bpk.
Moch. M. Basyuni) pada Bulan September 2008.
2.1.2
Profil Rumah Sakit IslamUNISMA Malang Nama : Rumah Sakit Islam Malang atau dalam operasionalnya disebut
Rumah Sakit Islam Malang “Unisma” atau RSI “Unisma” Alamat : Jalan Mayor Jendral Haryono 139 Malang Kode Pos 65144 Kelurahan Dinoyo Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang, Propinsi Jawa
Timur Letak : Sangat strategis, yang ditunjang dengan jalan poros arah barat
Kota Malang, yang menghubungkan dengan Kota Batu. Type : Type C Berdiri tanggal : 28 Agustus 1994 Akte Notaris Nomor : 218 Tahun 1996 Notaris Darma Sanjata Sudagung,SH.
Status : Swasta/ Islam Status Kepemilikan : Yayasan Universitas Islam Malang NPWP : 1.710.565.1 – 623 Izin Usaha/ HO : 503/ 0635/ 35.73.314/ 2008 (29 Mei 2008) Luas Tanah : 20.800 meter persegi
2.1.3Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
1. 2.
Visi
: Menjadi Rumah Sakit Pendidikan Islami yang Terbaik
Misi
:
Memberikan Pelayanan Prima Berdasarkan Etika, Disiplin, Profesi yang di jiwai nilai ke islaman Mengembangkan Profesionalisme sumber daya manusia pendidikan, pelatihan, & penelitian
3. 4.
Meningkatkan pendapatan Rumah Sakit & Karyawannya Mengembangkan jaringan kerja sama dengan rumah sakit pedidikan regional & internasional Tujuan
:
1. 2. 3. 4.
Meningkatkan Mutu Pelayanan yang islami Tersusunnya standart pelayanan rumah sakit Meningkatkan mutu dan profesionalisme sumber daya manusia Meningkatkan pendapat rumah sakit dengan pengelolaan yang efisien & efektif 5. Tebentuknya jaringan kerja sama dengan institusi terkait 6. Terwujudnya rumah sakit pendidikan pada tahun 2025
Motto
2.1.4
: “PENGABDIANKU PELAYANAN TERBAIKKU”
Budaya Kerja Rumah Sakit Islam UNISMA Malang Tujuh “K” : 1. Ketaqwaan 2. Kerjasama 3. Kerja Keras
4. 5. 6. 7.
Kedisiplinan Kekeluargaan Kejujuran Keharmonisan
Tujuh “S” : 1. Serius 2. Senyum, sapa, salam 3. Sukses 4. Santai, sopan santun 5. Selamat 6. Sabar 7. Selesai Membasmi Tujuh “K” : 1. Kotor 2. Keset 3. Kumuh 4. Kereng 5. Kemproh 6. Kasar 2.1.5
Program Peningkatan Mutu Rumah Sakit Islam UNISMA 2.1.5.1 Tahun 2009 Meraih Kelulusan Akreditasi 5 Pelayanan Guna peningkatan pelayanan yang terstandart, maka pada tahun Bulan November 2009 rumah sakit telah berhasil meraih akreditasi dalam 5 (lima) pelayanan Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS). 5 pelayanan tersebut yaitu : 1.
Pelayanan gawat darurat.
2.
Pelayanan administrasi & keuangan.
3.
Pelayanan medis.
4.
Pelayanan keperawatan.
5.
Pelayanan rekam medis.
2.1.5.2 Tahun 2012 Meraih Kelulusan Akreditasi 12 Pelayanan
Dengan kerja keras semua pihak baik dari pengurus harian, dokter, perawat dan staff lainnya, pada Bulan Februari 2012, telah dapat meraih kelulusan akreditasi 12 pelayanan, yaitu : 1.
Pelayanan administrasi keuangan.
2.
Pelayanan medis.
3.
Pelayanan keperawatan.
4.
Pelayanan rekam medis.
5.
Pelayanan gawat darurat.
6.
Pelayanan laboratorium.
7.
Pelayanan radiologi.
8.
Pelayanan rehabilitasi medis.
9.
Pelayanan intesif.
10.
Pelayanan perinatal resiko tinggi.
11.
Pelayanan operasi.
12.
Pelayanan pengendalian infeksi nosokomial
2.1.5.3 Program
Tahun 2015 Meraih Akreditasi
JCI (Joint
Comission International) Dengan seiring berjalannya waktu dan perkembangan dunia kesehatan yang semakin maju, maka setelah meraih kelulusan akreditasi 12 pelayanan, saat ini RSI Unisma bersiap-siap untuk menjalankan akreditasi dengan standart internasional atau lebih dikenal dengan JCI (Joint Commission International).
2.1.6Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Islam UNISMA Malang 1. Pelayanan Rawat Jalan a. Poliklinik 1) Umum 2) Spesialis a) Anak b) Kebidanan dan Kandungan c) Bedah d) Penyakit Dalam 3) Gigi b. Praktek Spesialistik 1) Penyakit Dalam 2) Bedah 3) Kebidanan dan Kandungan 4) Paru 5) THT (Telinga–Hidung–Tenggorokan) 6) Mata 7) Anak 8) Syaraf 9) Jantung 10) Orthopedi 11) Kulit & Kelamin 12) Rehabilitasi medik 13) Bedah Urologi 14) Bedah Plastik 15) Praktek Gigi 2. Pelayanan Rawat Inap a. b.
Ruang VIP (orchid 1) Ruang I Utama (orchid
2) c. d. e. f. g.
Ruang I A (jasmine 1) Ruang I B (jasmine 2) Ruang II A (tulip) Ruang II B (teratai) Ruang II Anak (blueberry)
h.
Ruang
III
Anak
(strawberry) i. j. k. l. m. 3. Pelayanan Kebidanan dan Kandungan
Ruang III A (dahlia) Ruang III B (anyelir) Ruang Perinatal Kamar Bersalin Ruang ICU (Edelweiss)
4. 5. 6. 7. 8.
a. Pemeriksaan Kehamilan b. Keluarga Berencana (KB) c. Persalinan Normal dan Sectio Caesaria d. Antar Jemput Pasien Persalinan Sectio Caesaria e. Imunisasi f. Kesehatan Ibu & Anak (KIA) g. Home Care h. Pemeriksaan Papsmear i. Pemeriksaan Inspeksi Vagina Asam Asetat (IVA) j. Senam Hamil k. Pijat Bayi Pelayanan Unit Gawat Darurat 24 Jam Pelayanan Perawatan Intensif (ICU) Pelayanan Laboratorium Klinis 24 Jam Pelayanan Radiologi & USG Pelayanan Bedah(Umum,digestif,orthopedic,syaraf,mata,THT,bedah
plastik,bedah urologi,dll) 9. Pelayanan Farmasi/ Apotek 24 Jam 10. Pelayanan Konsultasi Gizi 11. Pelayanan Rehabilitasi Medik 12. Pelayanan Medis Kegiatan Outdoor (Khitanan dan Pengobatan Massal, P3K Event Olahraga dan Konser Musik) 13. Instalasi Tumbuh Kembang Anak Berkebutuhan Khusus (Unit terapi bagi anak autisma dan berkebutuhan khusus) 14. Klinik Konseling VCT (HIV/ AIDS) (Voluntary Counseling and Testing) 15. Pelayanan Home Care 16. Klinik TB DOTS 17. Optik & Kacamata (Vista Optik) 18. Pelayanan Pemulasaraan Jenazah 19. Pelayanan Ambulance 20. Pelayanan Pengolahan Limbah Medis Padat 2.1.7
Jumlah Pegawai Rumah Sakit Islam UNISMA Malang Rumah SakitIslam UNISMA Malang memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) professional yang terdiri dari: Tabel 2.1. Jumlah Pegawai Rumah Sakit Islam UNISMA Malang NO.
UNIT KERJA
JUMLAH
1.
Tenaga Medis a. Dokter Umum b. Dokter Gigi c. Dokter Spesialis
12 5 31
2.
Tenaga Paramedis
118
3.
Tenaga Penunjang Medis
47
4.
Tenaga Non Medis
146
TOTAL
359
Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang 2.1.8
Denah Ruang Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
Gambar 2.1. Denah Ruang Rumah Sakit Islam UNISMA Malang Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
Gambar 2.2. Denah Ruang Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang 2.1.9
Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Rumah Sakit Islam UNISMA Malang Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
2.1.10 Gambaran Umum Rekam Medis Rumah Sakit Islam UNISMA Malang 2.1.10.1 Sejarah Rekam Medis Rumah Sakit Islam UNISMA Malang Landasan berdirinya Rekam Medis Rumah Sakit Islam UNISMA Malang berasal dari keinginan Rumah Sakit Islam UNISMA Malang melaksanakan kegiatan pelayanan yang sesuai standar sehingga dalam pemberian pelayanan menjadi bermutu dan berkualitas. Salah satu pilar-pilar standar pelayanan yang harus dibangun dan ditata pengelolaannya adalah standar pelayanan rekam medis.
Baru mulai tahun 2001 dilakukan penataan terhadap pengelolaan atau penyelenggaraan rekam medis rumah sakit. Pengelolaan rekam medis telah berkembang dari tahun ke tahun semenjak periode kepemimpinan rekam medis, sebagai berikut: 1. Suhartiwi, Amd.
(sampai dengan tahun 2001)
2. Dr. Faisol Taufiqi
(2002-2004)
3. Ahmad Rifa’i, Amd.PerKes
(2005-2010)
4. Dwi Ida Nofa Diana SH(Plt.Bln. Pebruari-Oktober 2011) 5. Yunan Khoirul Najib, Amd.PK
(Nop 2011- Des 2013)
6. Muhamad Yusuf, Amd.PK
(Feb 2014 - Juni 2014 )
7. Yuni Iswartini, Amd. RMIK
(Juli 2014 - sekarang)
Pada awal berdiri 1994-1997, sistem pelayanan rekam medis masih dalam kondisi sederhana, yaitu : 1. Sistem penamaan pasien masih dilakukan dengan nama panggilan atau bukan nama lengkap pasien. 2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Serial Numbering System. 3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem nomor langsung (Straight Numerical Filling system) 4. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi. 5. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III oleh WHO tahun terbit 1994.
Pada
periode
perkembangan
tahun
1998-2002,
sistem
pelayanan rekam medis mengalami perkembangan, yaitu: 1. Sistem penamaan pasien dilakukan dengan nama lengkap sesuai KTP. 2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Serial Numbering System. 3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem nomor langsung (Straight Numerical Filling system) 4. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi 5. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III oleh WHO terbit 1994. 6. Penambahan folder bagi pasien rawat inap. 7. Perubahan format rekam medis rawat jalan/ UGD. Pada perkembangan tahun 2003-2007, sistem pelayanan rekam medis mengalami perkembangan, yaitu: 1. Penulisan nama pasien sesuai dengan Kartu Tanda Pengenal yang sah. 2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Unit Numbering System. 3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem Terminal Digit Filling 4. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi 5. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III dan ICOPIM oleh WHO tahun terbit 1994. 6. Pengunaan KIUP secara sederhana. 7. Pengunaan program komputer pendaftaran.
Pada perkembangan tahun 2008-sekarang, sistem pelayanan rekam medis mengalami perkembangan, yaitu: 1. Penulisan nama pasien sesuai dengan Kartu Tanda Pengenal yang sah. 2. Sistem penomoran rekam medis menggunakan Unit Numbering System. 3. Sistem penyimpanan rekam medis menggunakan sistem Terminal Digit Filling. 4. Penggunaan ICD -10 volume I, II, III oleh WHO tahun terbit 1994 dan 2004. 5. Penggunaan ICOPIM dan ICD-Oncology 6. Penggunaan KIUP secara manual dan disimpan berdasarkan Abjad. 7. Pengunaan KIUP secara komputerisasi tahun 1 Januari 2009. 8. Penggunaan software pendaftaran pada komputer pendaftaran pasien tahun 1 Januari 2009. 9. Kegiatan sensus harian rawat inap oleh petugas pengumpulan rekam medis 10. Kegiatan
assembling,
indeksing
dan
koding
oleh
petugas
pengolahan rekam medis. 11. Kegiatan pelaporan internal, eksternal dan Grafik Barber Jonhson oleh petugas pelaporan rekam medis. 12. Pemisahan Resepsionist menjadi 4 bagian tahun 2009 yaitu: a. Kasir, di bawah Bagian Keuangan b. Customer service, di bawah Bagian Humas dan Pemasaran. c. Pendaftaran pasien, di bawah Bagian Rekam Medis.
d. Penyimpanan RM, di bawah Bagian Rekam Medis. 13. Ruangan penyimpanan rekam medis secara desentralisasi. 14. Penyusunan pola ketenagaan rekam medis. 15. Penyusunan uraian tugas rekam medis. 16. Pembuatan bagan dan struktur organisasi rekam medis. 17. Penggunaan kartu pasien PVC mengunakan Emboos Card 1 Juni 2010.
2.1.10.2 Visi Misi, Moto Dan Falsafah Rekam Medis di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
VISI: “Menjadi rekam medis rumah sakit pendidikan Islami yang terbaik”
MISI: “Memberikan pelayanan rekam medis yang
profesional dan
berkualitas berdasarkan etika medis dan nilai-nilai ke-Islaman yang mengedepankan kebenaran, ketelitian, ketepatan dan kerahasiaan”
MOTTO: “Kecakapan, Ketelitian dan Ketepatan Dalam Penyelenggaraan Rekam Medis”
FALSAFAH REKAM MEDIS:
Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien. Adapun yang dimaksud dengan proses pelayanan di sini adalah proses yang diawali dengan identifikasi pasien, baik jati diri, data sosial, riwayat penyakit, pemeriksaan dan pengobatan serta tindakan medis lainnya. Bukti tertulis atas pelayanan ini dilakukan setelah pemeriksaan, tindakan dan pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena rekam medis memuat informasi yang lengkap dan akurat tentang identitas pasien, diagnosa, riwayat penyakit, proses pengobatan dan tindakan medis serta memberikan kepastian biaya yang harus dikeluarkan oleh pasien, maka setiap dokumen rekam medis harus dijaga kebersihan dan kerahasiaannya. Dari beberapa hal diatas, dapat dikatakan bahwa Falsafah Rekam Medis memuat unsur A-L-F-R-E-D yaitu: a) Aspek Administrasi (Administration) Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. b) Aspek Hukum (Legal) Suatu dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum
dan
pengembangan
hukum
baru yang
lebih baik serta
penyediaan barang bukti untuk menegakkan keadilan. c) Aspek Keuangan (Financial) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena isinya menyangkut masalah urutan kegiatan pelayanan medis yang berhubungan dengan pembayaran oleh pasien dan perencanaan keuangan bagi rumah sakit di masa mendatang. d) Aspek Riset (Research) Suatu berkas rekam medis mengandung nilai riset atau penelitian karena berisi data atau bahan informasi yang dapat dipergunakan sebagai pengembangan penelitian dan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. e) Aspek Pendidikan (Education) Suatu
rekam
medis
mengandung
nilai
edukasi
atau
pendidikan karena isinya memuat informasi kronologis dari kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien sehingga informasi tersebut dapat digunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang profesi pemakai. f) Aspek Dokumentasi (Documentation) Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena
isinya
menyangkut
didokumentasikan
dan
sumber dipakai
ingatan
yang
sebagai
pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.
harus bahan
2.2 DESKRIPSI HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN 2.2.1
Sistem Penamaan Tujuan sistem penamaan adalah untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien lain melalui sistem tersendiri.
Prosedur : 1. Penulisan nama harus sesuai dengan KTP/KTM/SIM atau kartu tanda pengenal yang lain yang masih berlaku. 2. Penulisan nama mengikuti ejaan yang disempurnakan. 3. Penulisan harus memakai nama pasien sendiri. 4. Penulisan nama pasien diikuti dengan:
Apabila pasien perempuan sudah menikah diikuti dengan tanda koma (,) Ny, apabila belum menikah diikuti dengan tanda koma (,) Nn
Apabila pasien laki-laki sudah menikah diikuti dengan tanda koma (,) Tn, apabila belum menikah diikuti dengan tanda koma (,) Sdr
Apabila pasien anak baik laki-laki maupun perempuan diikuti dengan tanda (,) An
5. Penulisan tittle atau gelar selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien baru diikuti dengan Ny,Nn,Tn,Sdr atau An. 6. Penulisan Nama bayi baru lahir apabila hingga saat pulang belum mempunyai nama, maka dituliskan nama ibunya kemudian diikuti dengan tanda koma (,) By.Ny
2.2.2
Sistem Penomoran Sistem penomoran yang dipakai di Rumah Sakit Islam Malang adalah Unit Numbering System (Sistem Penomoran Tunggal), yaitu memberi satu unit nomor rekam medis kepada pasien yang berobat jalan maupun pasien rawat inap pada saat seorang pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit. Penomoran diberikan pada setiap pasien yang baru pertama kali menerima pelayanan di rumah sakit termasuk bayi baru lahir dan pasien yang datang dalam kondisi sudah meninggal yang sudah dilakukan pemeriksaan. Penomoran tidak diberikan kepada bayi yang meninggal dalam kandungan. Setiap pasien diberi satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis pasien tersebut hanya tersimpan dalam berkas dibawah satu nomor. Untuk nomor 0
Untuk nomor 1
Untuk nomor 2
Untuk nomor 3
Untuk nomor 4
Untuk nomor 5
Untuk nomor 6
Untuk nomor 7
Untuk nomor 8
Untuk nomor 9
2.2.3
Sistem Penyimpanan
Sistem penyimpanan dokumen yang dipakai di Rumah Sakit Islam Malang adalah sistem penyimpanan sentralisasi. Dalam sistem ini, dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan pasien rawat inap disimpan dalam satu tempat. Adapun tujuan dari sistem penyimpanan dokumen rekam medis ini adalah terlaksananya penyimpanan rekam medik, baik rawat jalan maupun rawat inap secara rapi, teratur dan sistematis sehingga mempermudah dalam pengambilan (retrieval) dan penyimpanan berkas rekam medis. Rekam medis pasien rawat jalan disimpan di rak penyimpanan rekam medis rawat jalan dan Rekam medis rawat inap disimpan di rak penyimpanan rekam medis rawat inap. Prosedur penyimpanan Rekam Medis rawat jalan : 1. Petugas Penyimpanan melakukan serah terima dokumen Rekam Medis rawat jalan dengan Petugas Pengolahan Data. 2. Petugas
Penyimpanan
melakukan
pencatatan
pada
buku
penerimaan dokumen rekam medis rawat jalan. 3. Petugas penyimpanan menyimpan dokumen rekam medis secara “Terminal Digit Filling” yaitu menyimpan dokumen sesuai dengan 2 nomor belakang, 2 nomor tengah dan 2 nomor depan. 4. Mengganti tracer dengan dokumen rekam medis yang disimpan. Prosedur penyimpanan rekam medis rawat inap : 1. Petugas Penyimpanan melakukan serah terima dokumen Rekam Medis rawat inap dengan Petugas Pengolahan Data. 2. Petugas
Penyimpanan
melakukan
pencatatan
penerimaan dokumen rekam medis rawat inap.
pada
buku
3. Petugas penyimpanan menyimpan dokumen rekam medis secara “Terminal Digit Filling” yaitu menyimpan dokumen sesuai dengan 2 nomor belakang, 2 nomor tengah dan 2 nomor depan. 4. Mengganti tracer dengan dokumen rekam medis yang disimpan.
2.2.4
Sistem Penjajaran Sistem penjajaran dokumen rekam medis menggunakan terminal digit filling system, yaitu penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan dua (2) nomor akhir.
2.2.5 Sistem KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien. Hal ini dikarenakan KIUP membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan apabila pasien lupa membawa kartu berobat atau kehilangan kartu berobat yang dimilikinya. KIUP dibuat berdasarkan ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat penerimaan pasien, baik pasien rawat jalan maupun yang rawat inap.
Ada 2 jenis Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yaitu: 1. KIUP manual: KIUP manual ini memuat data identitas pasien terdiri dari : a) Nama lengkap pasien b) Nomor Rekam Medis
c) Alamat d) Nomor Telepon e) Nama Ayah f)
Agama
g) Jenis Kelamin h) Usia i)
Pekerjaan
j)
Tanggal kunjungan pasien, diagnosa & dokter yang merawat.
2. KIUP elektronik: KIUP elektronik memuat identitas pasien terdiri dari: a) Nomor Rekam Medis b) Nama lengkap pasien c) Tanggal lahir d) Jenis kelamin e) Agama f)
Alamat lengkap
g) Tanggal pasien melakukan pemeriksaan h) Jenjang pendidikan i)
Nomor Telepon
j)
Nama Ayah/Suami
k) Jenis Pekerjaan Jika terjadi perpindahan alamat, maka alamat yang baru harus dicantumkan dan alamat yang lama di coret. Karena pentingnya KIUP bagi setiap pasien, maka KIUP harus senantiasa memilki data yang terbaru untuk setiap penggunaannya. 2.2.6
Prosedur Rawat Jalan
1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien atau keluarga pasien tentang: a. Kartu pengenal atau bukti diri seperti KTP/KK/SIM/KTM, dll. b. Tanda pengenal lain misalnya: pasien yang mempunyai jaringan kerjasama dengan Rumah Sakit Islam Malang. 2. Petugas pendaftaran kemudian menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat ke RSI Malang atau belum. 3. Jika pasien belum pernah berobat ke RSI Malang maka petugas pendaftaran: Menyiapkan
dokumen
rekam
medis
dengan
nomor rekam medis baru. Mengisi identitas sosial pada dokumen rekam
medis rawat jalan.
Membuat KIUP manual
Memasukkan data pada KIUP elektronik
Membuat Kartu Identitas Berobat (KIB)
Membubuhkan stempel sesuai dengan tujuan pemeriksaan Mencatat pada Buku Register Pasien Rawat
Jalan.
4. Jika pasien sudah pernah berobat ke RSI Malang maka : Petugas pendaftaran meminta Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien Petugas pendaftaran mencatat pada Buku Register Pasien Rawat Jalan
Apabila Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien rusak atau hilang, petugas pendaftaran melacak nomor rekam medis pasien melalui KIUP manual atau KIUP elektronik. Petugas pendaftaran menuliskan nomor rekam medis & nama pasien
pada
tracer
dan
menyerahkan
kepada
petugas
penyimpanan. Petugas penyimpanan mengambil berkas rekam medis di tempat penyimpanan menggantinya dengan tracer. Petugas penyimpanan menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas pendaftaran. 5. Petugas pendaftaran/ penyimpanan mengantarkan berkas rekam medis rawat inap kepada tempat pemeriksaan (poli) yang dituju.
Alur Pasien Rawat Jalan : PASIEN
INFORMASI DAN PENDAFTARAN PASIEN
KASIR
INSTALASI RAWAT JALAN
Tidak
RAWAT INAP
PEMERIKSAAN PENUNJANG
Ya
RUANG PERAWATAN
APOTEK
PULANG
Gambar 2.4. Alur Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan : DOKUMEN RM
INFORMASI PASIEN & PENDAFTARAN
POLI/PRAKTEK UMUM POLI/PRAKTEK GIGI POLI/PRAKTEK SPESIALIS
PENGOLAHAN DATA RM :
ASSEMBLING CODING ENTRY
PENYIMPANAN DRM
Gambar 2.5. Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
2.2.7
Prosedur Gawat Darurat 1. Pasien False Emergency a. Bagi Pasien yang baru pertama kali berobat di RSI Malang
Petugas pendaftaran meminta pasien atau keluarganya menunjukkan kartu identitas pasien yang berlaku (KTP, SIM, KTM, dll).
Petugas pendaftaran melakukan wawancara dan melakukan pendataan pada Dokumen Rekam Medis Gawat Darurat
Petugas pendaftaran mencatat data pasien pada KIUP manual.
Petugas pendaftaran membuat Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk pasien
Menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke komputer yang berfungsi sebagai KIUP elektronik
Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada Dokumen rekam medis gawat darurat.
Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke Instalasi Gawat Darurat (IGD)
b. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang dan membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)
Petugas pendaftaran meminta Kartu Identitas Berobat (KIB).
Petugas pendaftaran menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke komputer.
Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada dokumen rekam medis gawat darurat.
Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke Instalasi Gawat Darurat (IGD)
c. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang, tapi tidak membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)
Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien / keluarganya menuliskan Nama lengkap serta alamat baru/lama atau meminta
untuk
menunjukkan
kartu
identitas
pasien
(KTP,SIM,KTM,dll).
Petugas pendaftaran melacak Nomer RM pasien pada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik atau melalui Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) manual.
Apabila
Kartu
Identitas
Berobat
pasien
hilang
maka
dibuatkan kembali Kartu Identitas Berobat yang baru.
Menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat.
Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada dokumen rekam medis gawat darurat.
Petugas pendaftaran mengantar dokumen rekam medis ke Instalasi Gawat Darurat (IGD).
2. Pasien True Emergency Pasien gawat darurat diterima di kamar Triage. a. Bagi Pasien yang baru pertama kali berobat di RSI Malang
Apabila pasien dalam kondisi sadar petugas pendaftaran meminta pasien atau keluarganya menunjukkan kartu identitas pasien yang berlaku (KTP, SIM, KTM, dll).
Petugas pendaftaran melakukan wawancara dan melakukan pendataan pada Dokumen Rekam Medis Gawat Darurat
Apabila pasien datang dalam kondisi tidak sadar dan tidak disertai keluarganya, maka petugas pendaftaran bekerja sama dengan perawat IGD melacak kartu identitas pasien,
baru kemudian dilakukan pendataan pada Dokumen Rekam Medis Gawat Darurat.
Petugas pendaftaran mencatat data pasien pada KIUP manual.
Petugas pendaftaran membuat Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk pasien
Petugas pendaftaran menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke komputer yang berfungsi sebagai KIUP elektronik.
Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada Dokumen rekam medis gawat darurat.
Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke Instalasi Gawat Darurat (IGD)
b. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang dan membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)
Petugas pendaftaran meminta Kartu Identitas Berobat (KIB).
Petugas pendaftaran menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat dan meng-entrikan data pasien ke komputer.
Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada dokumen rekam medis gawat darurat.
Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis ke Instalasi Gawat Darurat (IGD)
c. Bagi Pasien yang sudah pernah berobat di RSI Malang, tapi tidak membawa Kartu Identitas Berobat (KIB)
Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien / keluarganya menuliskan Nama lengkap serta alamat baru/lama atau meminta
untuk
menunjukkan
kartu
identitas
pasien
(KTP,SIM,KTM,dll).
Petugas pendaftaran melacak Nomer RM pasien pada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik atau melalui Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) manual.
Apabila
Kartu
Identitas
Berobat
pasien
hilang
maka
dibuatkan kembali Kartu Identitas Berobat yang baru.
Menuliskan data pasien pada buku register gawat darurat.
Petugas pendaftaran membubuhkan stempel IGD pada dokumen rekam medis gawat darurat.
Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Pasien tak sadar tanpa ada keluarga yang mengantar, sementara diberi kode “X” Tn. Atau “X” Ny. sampai ada keluarga PASIEN yang mampu memberikan identitas pasien atau pasien sendiri dapat memberikannya. Setelah diterima dan diseleksi, maka pasien dibawa ke ruang tindakan untuk ditangani kegawatannya. GAWAT
Alur Pasien Gawat Darurat : INFORMASI & PENDAFTARAN PASIENInstalasi IGD PEMERIKSAAN PENUNJANG
TIDAK
APOTEK
PULANG
RAWAT INAP
YA
RUANG PERAWATAN
Gambar 2.6. Alur Pasien Instalasi Gawat Darurat
2.2.8
Prosedur Rawat Inap 1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien atau keluarga pasien tentang: a. Surat pengantar atau rekomendasi dari dokter poliklinik, praktek umum, praktek spesialis dan UGD untuk rawat inap. b. Kartu pengenal atau bukti diri seperti KTP/KK/SIM/KTM, dll. Jika tidak membawa kartu pengenal dapat disusulkan dimintakan ke perawat di ruangan ketika pasien dalam masa perawatan c. Tanda pengenal lain misalnya: pasien yang mempunyai jaringan kerjasama dengan Rumah Sakit Islam Malang. 2. Petugas pendaftaran kemudian menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat ke RSI Malang atau belum. 3
Jika pasien belum pernah berobat ke RSI Malang maka:
Petugas pendaftaran menyiapkan dokumen rekam
medis dengan nomor rekam medis baru.
Petugas pendaftaran membuat KIUP manual
Petugas pendaftaran memasukkan data pada KIUP elektronik Petugas pendaftaran membuat Kartu Identitas
Berobat (KIB)
Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien atau keluarganya untuk memilih kelas & fasilitas rawat inap di bagian Customer Services.
Petugas pendaftaran melengkapi Lembar Masuk dan Keluar Rumah Sakit (RM1)
Petugas pendaftaran meminta Persetujuan Pasien Rawat Inap (RM3A) kepada pasien atau keluarganya
Petugas
pendaftaran
mencatat
pada
Buku
Register Pasien Rawat Inap. 4
Jika pasien sudah pernah berobat ke RSI Malang maka: Meminta Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien Mencatat pada Buku Register Pasien Rawat Inap Apabila Kartu Identitas Berobat (KIB) pasien rusak atau hilang, petugas pendaftaran melacak nomor rekam medis pasien melalui KIUP manual atau KIUP elektronik. Menuliskan nomor rekam medis & nama pasien pada tracer dan menyerahkan kepada petugas penyimpanan.
Petugas penyimpanan mengambil berkas rekam medis di tempat penyimpanan menggantinya dengan tracer. Petugas penyimpanan menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas pendaftaran. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien atau keluarganya untuk memilih kelas & fasilitas rawat inap di bagian Customer Services. Petugas pendaftaran melengkapi Lembar Masuk dan Keluar Rumah Sakit (RM1) Petugas pendaftaran meminta Persetujuan Pasien Rawat Inap (RM3A) kepada pasien atau keluarganya. 5
Petugas pendaftaran mengantarkan berkas rekam medis rawat inap kepada tempat pemeriksaan awal pasien sebelum rawat inap (UGD).
6
Perawat membawa berkas rekam medis dan mengantar pasien keruang perawatan atau kelas perawatan.
7
Setelah pasien keluar rumah sakit, petugas pengolahan data rawat inap bertugas : a. Menerima dan mencatat berkas rekam medis di buku register penerimaan pasien rawat inap. b. Mengisi/
mengecheck
kelengkapannya
dan
data mencatat
rekam pada
medis
beserta
buku
Evaluasi
Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM). c. Mengembalikan Dokumen Rekam Medis Rawat Inap yang dinyatakan tidak lengkap ke Dokter yang merawat.
d. Mengecek kelengkapan lembar rekam medis rawat inap serta mengurutkan sesuai nomor berkas yang ada. e. Mengindeks dan mengkoding data rekam medis f.
Mengolah data rekam medis, membuat informasi dan umpan balik data medis sesuai kebutuhan (seperti BOR, AvLOS, TOI, dll)
g. Menyiapkan berkas rekam medis sesuai prosedur. h. Melakukan pengembalian berkas rekam medis sesuai prosedur.
Gelang Pasien : Penggunaan gelang pasien adalah implementasi sasaran I (kesatu) dan VI (keenam) dari 6 (enam) Sasaran Keselamatan Pasien (SKP) sesuai yang dipersyaratkan dalam Akreditasi RS versi KARS 2012. Hal tersebut terutama dimaksudkan untuk dapat mengidentifikasi pasien yang dirawat inap di rumah sakit secara tepat pada saat dilakukannya pelayanan maupun pengobatan. Ada 3 macam warna gelang pasien yang digunakan dan masingmasing warna memiliki fungsi identifikasi yang berbeda, yaitu: 1. Biru Muda, gelang ini digunakan sebagai tanda identifikasi untuk pasien-pasien berjenis kelamin laki-laki; 2. Merah Muda/ Pink, gelang ini digunakan sebagai tanda identifikasi untuk pasien-pasien berjenis kelamin perempuan;
3. Kuning, gelang ini digunakan sebagai tanda identifikasi untuk pasien-pasien yang berisiko jatuh; Alur Pasien Rawat Inap :
PASIEN
APOTEK
RUANG PERAWATAN
PEMERIKSAAN PENUNJANG
ADMINISTRASI KEUANGAN
KRS
Gambar 2.7. Alur Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
Alur Dokumen Rekam Medis Pasien Rawat Inap : DOKUMEN RM
INFORMASI & PENDAFTARAN
RUANG PERAWATAN
PENGOLAHAN DATA RM :
ASSEMBLING KODING ENTRY
LENGKAP
1. RUANG PERAWATAN 2. DOKTER Tidak
Ya PENYIMPANAN REKAM MEDIS
Gambar 2.8. Alur Dokumen Rekam Medis Rawat Inap
2.2.9
Perakitan/Assembling Rekam Medis Assembling merupakan kegiatan pemeriksaan kelengkapan lembar rekam medis, kelengkapan pengisian rekam medis dan penyusunan kerapian
bentuk
dan
isi
setiap
rekam
medis.
Assembling
ini
dipergunakan sebagai pedoman dalam menyeleksi, menata rapi setiap berkas rekam medis yang merupakan data informasi otentik yang dapat dipertanggungjawabkan.
Kegiatan perakitan/assembling yang dilakukan di Devisi Rekam Medis dan IT Rumah Sakit Islam Malang dibagi menjadi dua bagian, yakni : a) Rekam Medis Rawat Jalan Menyusun lembaran rekam medis rawat jalan : poli umum,poli gigi, poli spesialis, BKIA dan IGD. Memeriksa
kelengkapan
informasi
:
identitas
pasien,
anamnesa, pemeriksaan (fisik, lab, khusus lainnya), diagnosa, pengobatan dan tindakan. b) Rekam Medis Rawat Inap Memeriksa kelengkapan lembaran-lembaran rekam medis rawat inap secara kronologis sesuai dengan susunan yang telah ditetapkan rumah sakit. Memeriksa
kelengkapan
informasi
:
identitas
pasien,
anamnesis, pemeriksaan fisik, lab, khusus lainnya, diagnosa masuk, diagnosa utama/akhir dan komplikasi, pengobatan, tindakan, persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan konsultasi, catatan perawat dan tenaga kesehatan lainnya serta resume medis. Petugas assembling juga memberikan tanda peringatan yang ditempelkan pada pojok kanan atas Map berkas rekam medis baik rawat jalan maupun rawat inap. Tanda atau simbol yang digunakan di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang adalah :
(lingkaran warna merah)
:
Alergi, ditulis alergi terhadap obat/bahan apa. (lingkaran warna hijau)
(lingkaran warna biru)
: Tindakan Pembedahan : HIV/AIDS (lingkaran warna kuning) Penyakit
:
Menular
(Hepatitis,TBC, Diphteri,dll)
(tanda plus)
: Kematian.
2.2.10 Kodefikasi/Coding Coding yaitu memberikan kode diagnosis penyakit berdasarkan International Statistical Classification Of Diseases And Related Health Problems Tenth Revision (ICD-10) yang berlaku serta memberikan kode tindakan pembedahan berdasarkan ICD-9 CM, hal ini dimaksudkan agar mempermudah pengelompokkan penyakit, yang dapat dituangkan dalam bentuk kode. Pemberian kode diagnosa penyakit dilakukan secara manual dengan menggunakan ICD-10 volume 3, kemudian dicocokkan dengan ICD-10 volume 1. Sedangkan pemberian kode tindakan dilakukan dengan melihat indeks prosedur yang terletak di bagian belakang ICD_9 CM, kemudian dicocokkan dengan daftar tindakan yang terletak di bagian depan ICD-9 CM.
2.2.11 Indeksing/Indexing Kegiatan indexing yang dilakukan di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang, adalah : 1. Index penyakit Variabel yang masuk dalam index penyakit antara lain : a. Nama Penyakit (diagnose) b. Kode Penyakit (berdasarkan ICD-X) c. Nomor Rekam Medis d. Nama Pasien e. Jenis Kelamin f.
Umur
g. Tanggal Masuk Keluar Pasien h. Lama Dirawat i.
Diagnosa Komplikasi
j.
Dokter Yang Merawat
k. Spesialisasi Dokter yang merawat 2. Index Operasi Variabel yang masuk dalam index penyakit antara lain : a. Nama Operasi b. Kode Operasi (berdasarkan ICOPIM) c. Tanggal Operasi d. Nomor Rekam Medis
e. Nama Pasien f.
Jenis Kelamin
g. Umur h. Golongan Operasi i.
Diagnosa Pra Bedah
j.
Dokter Bedah
k. Dokter Anestesi l.
Spesialisasi
3. Index Kematian Variabel yang termasuk dalam index kematian, antara lain : a. Kode Sebab Kematian (ICD-X) b. Nomor Register c. Nama Pasien d. Jenis Kelamin e. Umur f.
Tanggal Pasien Meninggal
g. Diagnosa h. Dokter yang menangani 4. Index Dokter Variabel yang termasuk dalam index dokter, antara lain : a. Nama dokter b. Spesialisasi c. Nomor Rekam Medis d. Nama Pasien e. Jenis Kelamin
f.
Umur
g. Tanggal Masuk Keluar Rumah Sakit. h. Kelas i.
Lama perawatan
j.
Diagnosa
k. Diagnosa Komplikasi
2.2.12 Sensus Harian Kegiatan sensus harian dilakukan petugas sensus secara manual. Petugas mendatangi setiap ruang perawatan untuk mengambil sensus harian, kemudian petugas merekap pada lembar rekapitulasi sensus harian. Setelah itu, petugas kembali merekapnya pada buku besar rekapitulasi sensus harian, gunanya adalah untuk data pengolahan indikator rumah sakit.
2.2.13 Pelaporan Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat Secara garis besar jenis pelaporan rumah sakit dapat dibedakan menjadi 2 kelompok : 1. Laporan Internal Laporan intern adalah laporan kegiatan rumah sakit yang dibuat untuk para manager di tingkat Komite Medis (Top Manager), misalnya Direktur, Kabag, Kabid, Kasubid, Kasubag, Kepala Seksi,
Kepala SMF, Ketua Komite Medis dan pejabat yang kompeten. Laporan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk memantau perkembangan rumah sakit, perbaikan mutu pelayanan dan menentukan kebijakan-kebijakan yang akan diambil pimpinan rumah sakit. Laporan ini dibuat secara berkala (harian, bulanan, triwulan dan tahunan), seperti : 1. Laporan Rekapitulasi Sensus Harian Pasien Rawat Inap 2. Laporan Pemantauan Harian Kegiatan Rumah Sakit. 3. Laporan Bulanan Instalasi Gawat Darurat 4. Laporan Bulanan Instalasi Rawat Jalan 5. Laporan Bulanan Instalasi Rawat Inap 6. Laporan Bulanan Kamar Bersalin 7. Laporan Bulanan Kesehatan Ibu & Anak 8. Laporan Bulanan Kamar Operasi 9. Laporan Bulanan Instalasi Radiologi 10. Laporan Bulanan Laboratorium Klinik 11. Laporan Bulanan Asal Kunjungan Pasien 12. Laporan Bulanan Kegiatan Transfusi Darah 13. Laporan Bulanan Kegiatan Rehabilitasi Medis 14. Laporan Bulanan Kegiatan CT – SCAN 15. Laporan Bulanan Kunjungan Pasien Karyawan 16. Laporan Bulanan Indikator Keberhasilan 17. Laporan Grafik Barber Johnson 18. Laporan Pasien Meninggal 19. Laporan Farmasi
20. Laporan Instalasi Gizi 21. Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan, Rawat Inap & IGD 2. Laporan Ekstern Laporan Ekstern adalah laporan yang dibuat untuk memenuhi ketentuan yang berlaku di Departemen Kesehatan RI, Dinas Kesehatan bahwa setiap rumah sakit negeri dan swasta diwajibkan membuat laporan kegiatannya sesuai dengan format yang telah ditentukan sesuai dengan SIRS. 2.2.14 Korespondensi Rekam Medis Yang dimaksud dengan korespondensi rekam medis adalah surat menyurat
yang
berhubungan
dengan
rekam
medis.
Adapun
korespondensi rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit Islam Malang adalah : 1) Resume Medis yaitu ringkasan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan khususnya dokter selama masa perawatan hingga pasien keluar dari rumah sakit, baik dalam keadaan hidup maupun meninggal. 2) Formulir asuransi yang terkait pelayanan kesehatan adalah hal yang terkait dengan pelayanan kesehatan pemula dari suatu asuransi yang berkaitan dengan pelayanan kesehatan yang diberikan oleh dokter. 3) Surat keterangan medis untuk ijin terbang
ialah surat keterangan ijin terbang yang diberikan kepada pasien yang oleh keadaan kesehatannya harus melakukan penerbangan ke luar negeri. 4) Medico Legal / Visum Et Repertum adalah keterangan tertulis yang dibuat oleh dokter berdasarkan sumpah jabatan tentang apa yang dilihat dan ditemukan pada pemeriksaan yang dilakukan sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki dengan sebaik-baiknya untuk kepentingan pengadilan. 5) Surat keterangan lainnya Surat keterangan lahir Surat keterangan sehat Surat keterangan sakit
2.2.15 Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis 1.
Retensi (Penyusutan)Rekam Medis Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik. Dan dokumen yang
sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif. Kegiatan retensi ini dilakukan oleh petugas penyimpanan setiap 3 tahun. Dokumen rekam medis yang telah diretensi disimpan pada rak penyimpanan in aktif.
Tabel 2.2 Batas Waktu Yang Ditentukan Dalam Kegiatan Retensi AKTIF
IN AKTIF
RAWAT
RAWAT
RAWAT
JALAN
INAP
JALAN
(TAHUN)
(TAHUN)
(TAHUN)
RAWAT INAP NO
JENIS RM
(TAHUN)
1
Umum
5
5
2
2
2
Mata
5
10
2
2
2
Jiwa
10
5
5
5
3
Orthopedi
10
10
2
2
4
Kusta
15
15
2
2
5
Ketergantungan Obat
15
15
2
2
6
Jantung
10
10
2
2
7
Paru
5
10
2
2
Sumber: Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
2. Pemusnahan Dokumen Rekam Medis Pemusnahan dokumen rekam medis merupakan kegiatan penghancuran secara fisik dokumen rekam medis yang sudah tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan harus dilakukan secara total
dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya. Ketentuan pemusnahan dokumen rekam medis adalah sebagai berikut: 1. Membentuk Tim Pemusnah dokumen rekam medis yang disahkan dengan Surat Keputusan Direktur. 2. Formulir
rekam
medis dengan
nilai guna
tertentu tidak
dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Membuat data arsip rekam medis aktif yang telah dinilai 4. Daftar rekam medis yang akan dimusnahkan serta berita acara pemusnahan oleh tim pemusnah dilaporkan kepada Direktur Rumah
Sakit
dan
Direktur
Jenderal
Pelayanan
Medik
Departemen Kesehatan RI. Hingga saat ini belum pernah dilakukan pemusnahan dokumen rekam medis, karena keterbatasan petugas.
2.3
PERMASALAHAN YANG DIHADAPI Dari hasil pengamatan selama pelaksanaan praktek kerja lapangan di Devisi Rekam Medis& IT Rumah Sakit IslamUNISMA Malang, maka diperoleh berbagai permasalahan, diantaranya sebagai berikut : 2.3.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien 1. Antara bagian penerimaan pendaftaran pasien umum (pasien IGD, Rawat Jalan, Rawat inap), pasien asuransi, dan bagian informasi
masih belum terpisah sehingga pelaksanaan dan penanggungjawab kegiatan kurang jelas. 2.3.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap 1. Rekapitulasi sensus rawat inap masih manual 2.3.3 2.
Bagian Filling Kurangnya petugas di bagian penyimpanan, dimana petugas yang shift pagi hanya 1 orang dan petugas yang shift siang 2 orang. Hal itu akan berdampak pada kurangnya keamanan, karna dengan banyaknya pasien yang datang, akan semakin membuat petugas menjadi lebih sibuk mencari status dan kelelahan karna mengantar
3.
status, sehingga ruangan filling akan menjadi kosong. Tempat penyimpanan (kotak) berkas rekam medis pasien rawat jalan
4.
yang dapat menyebabkan dokumen rekam medis menjadi sobek. Banyak tumpukan berkas rekam medis inaktif yang ditaruh di dekat rak penyimpanan, sehingga petugas kesulitan dalam melaksanakan
5.
pengambilan status pasien. Masih terjadinya salah letak dokumen rekam medis, sehingga berdampak pada lamanya pelayanan pada pasien.
2.4 PEMECAHAN MASALAH BERDASARKAN TEORI 2.4.1 Bagian Informasi dan Pendaftaran Pasien 1. Memisahkan antara bagian pendaftaran pasien umum, pasien asuransi dan juga bagian informasi. Dengan begitu pelayanan kepada pasien menjadi lebih efektif dan efisien. 2.4.2 Bagian Pengolahan Rawat Inap 1. Perlu adanya evaluasi dan pembuatan system rekapitulasi sensus rawat inap secara komputerisasi.
2.4.3 Bagian Filling 1. Perlu adanya penambahan petugas penyimpanan dan kurir pengantar berkas agar kelelahan petugas bagian penyimpanan menjadi berkurang.
Dasar perhitungan : Prosedur perhitungan kebutuhan SDM kesehatan menggunakan metode WISN (work Load Indicator Staff Need/Kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan indikator beban kerja) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban kerja pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Adapun langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja meliputi 5 langkah, yaitu 1) Menetapkan waktu kerja tersedia Berikut tabel waktu kerja tersedia di Rumah Sakit Islam Unisma Malang. Tabel 2.3. Waktu Kerja Tersedia di Penyimpanan DRM Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
KODE A B C D
Kegiatan Hari Kerja Cuti Tahunan Pendidikan dan latihan Hari Libur Ketidak hadiran kerja
E F Hari kerja tersedia Waktu kerja tersedia
Keterangan 313 hari per tahun 12 hari per tahun 2 hari per tahun 18 hari per tahun 6 hari /tahun
Sakit atau Izin Waktu Kerja
7 jam per/hari 275 hari per tahun 1925 jam per tahun 115.500 menit per tahun 6.930.000 detik per tahun
Uraian perhitungannya adalah sebagai berikut: Hari kerja tersedia = A – (B+C+D+E) =313 – (12+2+18+6) = 313 – 38 = 275 hari Jadi hari kerja tersedia untuk petugas di bagian filing di Rumah Sakit Islam Unisma Malang adalah 275 hari dalam 1 tahun. Waktu kerja tersedia
= (A – (B+C+D+E) )x F = 313-(12+2+18+6) x 7 = (313-38) x 7 = 275 x 7 = 1.925 jam/ 115.500 menit per tahun
Jadi
waktu
kerja
yang
tersedia
untuk
petugas
di
bagian
penyimpanan di Rumah Sakit Islam Unisma Malang adalah 1.925 jam/tahun, atau 115.500 menit/tahun. 2) Menetapkan Unit Kerja dan ketegori SDM Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja pelayanan dan kategori SDM yang bertanggung jawab
dan
menyelenggarakan
khususnya di bagian penyimpanan.
kegiatan
palayanan
kesehatan
Ketegori unit kerja
: Bagian penyimpanan
Kategori SDM
: Petugas bagian penyimpanan
3) Menyusun standar beban kerja Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per katagori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok
disusun
berdasarkan
waktu
yang
dibutuhkan
untuk
menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Berikut tabel perhitungan kegiatan pokok dan rata-rata waktu kerja di bagian penyimpanan (filling) di Rumah Sakit Islam Unisma Malang.
Tabel 2.4. Kegiatan Pokok dan Rata-rata waktu kerja di bagian Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang No
1
Kegiatan pokok
Waktu per
detik Kegiatan Pokok Petugas filing untuk DRM yang baru Menyetempel tanggal dan stempel poli DRM baru 30”
2 1 2 3 4
Mengantar DRM ke poliklinik/praktek dokter 120” TOTAL 150”/2,5’ Kegiatan Pokok Petugas Filling untuk DRM lama Menerima Tracer dari bagian pendaftaran 30” Mengambil DRM untuk pelayanan 90” poliklinik/praktek dokter di rak penyimpanan Menyetempel tanggal dan stempel poli DRM Mengantar DRM ke poliklinik/praktek dokter TOTAL
30” 120” 270”/4,5’
Tabel 2.5 Kegiatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis No
Kegiatan
Waktu per
1
Menerima pengembaian DRM dari pengolahan
detik 30”
2 3 4
data DRM Mencatat pengembalian DRM di buku ekspedisi Mengurutkan DRM menurut nomor urut RM Memasukkan DRM ke dalam rak penyimpanan TOTAL
30” 30” 60” 150”/2,5’
Total rata-rata waktu kegiatan pokok adalah 9,5 menit
waktukerjatersediaperta h un reratawaktuperkegiatanpokok
Standar beban kerja =
=
115.500 ' 9,5 '
= 12.157’ Jadi standar beban kerja petugas filling di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang adalah 12.157’ per tahun. 4) Menyusun Standar Kelonggaran Standar kelonggaran adalah jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien. Tabel 2.6 Waktu Kelonggaran di Rumah Sakit Islam Unisma Malang
No
Faktor kelonggaran
Rata-rata waktu
1
ISOMA
30’/hari
8250’/tahun
2
Mengikuti rapat
60’/bulan
720’/tahun
Total
Standar kelonggaran =
jumlah
8970’/tahun
rerata waktu faktor kelonggaran waktu kerjatersedia per tahun 8970 ' = 115.500 '
=
0,077
Jadi standar kelonggaran petugas filling di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang adalah 0,077 tenaga. 5) Perhitungan kebutuhan SDM Perhitungan kebutuhan SDM tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun.
Tabel 2.7 Jumlah Kunjungan Pasien di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
No.
Rata-rata
∑ Pasien
pasien perhari
pertahun
Shif
1
Pagi
68
18.700
2
Siang
91
25.025
Kebutuhan SDM =
kuantitaskegiatan pokok standar beban kerja
+ standar kelonggran
Tabel 2.8 Perhitungan Kebutuhan SDM Per Shift di Rumah Sakit Islam UNISMA Malang
No
Pembulata
.
Shift
X
Y
Z
O
n
1
Pagi
18.700
0,077
12.177
1,53
2
2
Siang
25.025
0,077
12.177
2,05
2
Total
4 orang
Keterangan : X
: Kuantitas kegiatan pokok
Y
: Standar Kelonggaran
Z
: Standar beban kerja
O
: Kebutuhan SDM
Dari hasil perhitungan di atas, telah di peroleh hasil tenaga rekam medis bagian penyimpanan (filling) yang di butuhkan sebanyak 2 orang per shift. Pada kenyataannya tiap shift tenaga rekam medis bagian penyimpanan (filling) di Rumah Sakit Islam Unisma yang ada tidak demikian, jumlah tenaga tenaga rekam medis di bagian penyimpanan ( filling) sekarang berjumlah 3 orang yang terbagi shift pagi 1 orang dan shift sore 2 orang. Untuk itu perlu adanya penambahan petugas bagian penyimpanan. 2. Tempat penyimpanan dokumen rekam medis harus diganti, sehingga pada saat pengambilan dokumen rekam medis menjadi lebih mudah dan dokumen rekam medis tidak sobek 3. Sebaiknya segera dilakukan pemusnahan bekas rekam medis inaktif yang sudah lebih dari 2 tahun, agar rakdokumen rekam medisinaktif dapat diisi dengan dokumen rekam medis yang baru di retensi. 4. Petugas penyimpanan harus lebih teliti lagi pada saat menyimpan dokumen rekam medis, sehingga tidak terjadi salah letak lagi.
