MAKALAH Keterampilan Menulis Modul 4, Kelompok 3 [PDF]

Citation preview

MAKALAH KETERAMPILAN MENULIS / PDGK 4305 MODUL 4 SURAT



Disusun oleh : Kelompok 3 ANGGA PUTRA DINATA ALIF ARYA MUTAQQIN DEA RANTI MAULIDYA HASANAH LENI ELIZA PUTRI MEILISA WINDA WIDIA



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS TERBUKA UPBJJ 20 / BANDAR LAMPUNG Masa Registrasi 2021/22.1 (2021.2) 1



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat rahmatNya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Surat. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Keterampilan Menulis. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan Keterampilan Menulis.



2



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .............................................................................................



2



BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................



4



A. Latar Belakang..............................................................................................



4



B. Rumusan Masalah ........................................................................................



4



C. Tujuan...........................................................................................................



5



BAB II PEMBAHASAN .........................................................................................



6



-



Pengertian Surat ..........................................................................................



6



-



Fungsi Surat ............................................................................................



6



-



Bagian –Bagian Surat ...................................................................................



9



-



Karakteristik Bahasa Surat ............................................................................



23



-



Berbagai Jenis surat Dinas .............................................................................



25



BAB III PENUTUP ..................................................................................................



26



A. Kesimpulan ...................................................................................................



26



B. Saran .............................................................................................................



26



Daftar Pustaka ...............................................................................................



27



BAB I 3



PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG surat didefinisikan (1) sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya), (2) secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu, (3) sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan. Berdasarkan 3 pengertian tersebut, ketiganya tentu dapat menjelaskan pengertian tentang surat, tetapi jika mengaitkannya dengan surat dinas, maka pengertian ketigalah yang lebih mengarah pada pengertian yang kita maksud. Pesan yaitu isi surat berupa informasi, gagasan, atau perasaan pengirimnya. Apabila Surat itu menyangkut kepentingan tugas atau dinas , maka surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Yunus (2002/6.3-6.4) menjelaskan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu format surat. Pesan yang terkandung di dalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, penolakan atau persetujuan. surat berfungsi sebagai sarana komunikasi tulis dalam konteks formal yang di dalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, penolakan, penjelasan atau klarifikasi.



B. RUMUSAN MASALAH 



Megetahui seluk beluk surat







Apa itu surat?







Bagian – bagian surat







Bagaimana karakteristik bahasa surat







Megetahui berbagai jenis surat dinas



C. TUJUAN 4







Untuk Megetahui seluk beluk surat







Untuk mengetahui pengertian surat







Untuk mengetahui bagian – bagian surat







Untuk mengetahui karakteristik bahasa surat







Untuk mengetahui Megetahui berbagai jenis surat dinas



BAB II 5



PEMBAHASAN SURAT Kegiatan Belajar 1 Seluk Beluk Surat A. PENGERTIAN SURAT Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, 1999;978) surat didefinisikan (1) sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya), (2) secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu, (3) sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan. Berdasarkan 3 pengertian tersebut, ketiganya tentu dapat menjelaskan pengertian tentang surat, tetapi jika mengaitkannya dengan surat dinas, maka pengertian ketigalah yang lebih mengarah pada pengertian yang kita maksud. Pesan yaitu isi surat berupa informasi, gagasan, atau perasaan pengirimnya. Apabila Surat itu menyangkut kepentingan tugas atau dinas , maka surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Yunus (2002/6.3-6.4) menjelaskan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih yang di dalamnya tertulis pesan, yang disajikan dalam format yang khas, yaitu format surat. Pesan yang terkandung di dalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, penawaran, penolakan atau persetujuan. B. FUNGSI SURAT Saudara, secara garis besar surat berfungsi sebagai sarana komunikasi tulis dalam konteks formal yang didalamnya dapat berisi pemberitahuan, penghiburan, pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan, penjelasan, atau klarifikasi. Secara lebih rinci Yunus (2002:6.4) menjelaskan bahwa karena kelebihan-kelebihan penggunaan surat dibandingkan dengan komunikasi secara lisan, maka surat berfungsi sebagai berikut. 1. Wakil pribadi, kelompok atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan kelompok atau organisasi lain. Yang termasuk dalam fungsi ini adalah surat izin cuti, surat antarlembaga, surat antarorganisasi masyarakat dan sebagainya. 2. Dasar atau pedoman untuk bekerja. Yang termasuk dalam fungsi ini adalah surat keputusan, surat edaran, surat pemberitahuan, surat tugas, dan sebagainya. 6



3. Bukti tertulis otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis. Yang termasuk dalam fungsi ini misalnya surat jual beli (akta), kontrak kerja, surat wakaf, pembagian warisan (hibah), dan sebagainya. 4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Semua surat dinas memiliki fungsi sebagai alat pengingat / arsip. 5. Dokumen historis atau yang memiliki kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa masa lalu. Misalnya, fungsi sebagaimana yang terdapat dalam surat akta kelahiran, akta jual beli, akta pernikahan, surat keputusan, surat tugas, dan lain sebagainya. Mengapa menulis surat dinas dipandang sebagai keterampilan berbahasa yang memiliki peran penting untuk dipelajari ? untuk menjawab pertanyaan ini. Setidaknya ada dua hal yang perlu diperhatikan, sehubungan dengan perbedaan antara ragam lisan dan tulisan seperti tersebut dalam tabel berikut ini. Tabel 4.1. Perbedaan Ragam Tulisan dengan Lisan dar Sisi Gramatikal



Ragam Tulisan Jika menggunakan ragam tulisan, harus ada



Ragam Lisan Dalam ragam lisan, karena antarpenutur



anggapan bahwa orang yang diajak berbicara



bersemuka, unsur-unsur gramatikal kadang



tidak ada di hadapannya. Konsekuensinya,



ditinggalkan karena memang unsur



bahasa yang digunakan perlu lebih terang dan suprasegmentalnya sangat berperan. jelas, perlu lebih eksplisit karena gerak isyarat, pandangan, atau anggukan sebagai tanda penegasan di pihak pembicara atau pemahaman di pihak pendengar. Oleh karena itu, kalimat dalam ragam tulisan harus lebih cermat sifatnya. Fungsi gramatikal seperti subjek, predikat, dan objek, serta hubungan diantara fungsi-fungsi tersebut harus nyata. Demikian juga tinggi rendah dan panjang pendeknya nada atau tekanan. Tabel tersebut menggambarkan bahwa dalam hal penggunaan fungsi gramatikal, penguasaan kaidah pengalimatan haruslah Anda kuasai dngan baik. Bekal kemampuan Anda sebagaimana yang telah Anda pelajari dalam Modul 2, Kalimat Efektif, setidaknya menjadi 7



dasar pijakan Anda dalam menguasi tata kalimat ini. Mengingat lawan tutur tidak bersemuka, sekali lagi, pilihan kata dan tata aturan harus dikuasai sebagai lawan tutur tidak salah memahami makna / isi surat yang dimaksud, bahkan sampai tersinggung. Kelebihan dan kelemahan tersebut dapat Anda simak dalam Tabel 4.2 Lembar ini. Tabel 4.2. Keunggulan dan Kelemahan Berkomunikasi Secara Lisan dan Tertulis Cara Berkomunikasi Keunggulan Secara Lisan (1) Proses berlangsung cepat (2) Sering dapat berlangsung tanpa alat bantu



bukti autentik (2) Dasar hukumnya lemah



(3) Kesalahan dapat langsung dikoreksi



Secara Tertulis



Kelemahan (1) Tidak selalu mempunyai



(3) Sulit disajikan secara matang / bersih



(4) Dapat dibantu dengan gerak



(4) Mudah dimanipulasi



tubuh dan mimik muka (1) Mempunyai bukti autentik



(1) Proses berlangsung lebih



(2) Dasar hukumnya kuat



lama karena memerlukan



(3) Dapat disajikan lebih matang /



kecematan dan ketelitian



bersih



bahasa



(4) Lebih sulit dimanipulasi



(2) Selalu memakai alat bantu misalnya format (3) Kesalahan tidak dapat langsung dikoreksi (4) Tidak dapat dibantu



Kesepahaman Isi Pesan Surat



dengan gerak tubh dan mimik muka



Dari itu, agar komunikasi melalui surat dinas ini dapat tercapai setidaknya terdapat tiga hal Penulis Surat Penerima Surat yang terlibat secaraPenyampaian langsung yakni penulis surat, penerima surat, dan kesalahpahaman Pesan Penerimaan Pesan Pesan yang disampaikan sebagaimana tersebut dalam diagram berikut ini. Kaidah Tata Tulis Gramatikal, Kalimat Efektif, EYD



Format Format resmi surat dinas 8



Pesan Dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pernyataan, permintaan, penawaran, penolakan atau persetujuan



C. BAGIAN-BAGIAN SURAT Saudara, jika membahas tentang bagian-bagian surat, sebenarnya terdapat bagian yang wajib hadir, sebagaimana penulis paparkan di awal pembahasan, yakni tempat dan waktu penulisan, salam pembuka, penutup, pesan yang ingin disampaikan, dan juga identitas penulis surat. Bagian ini pula yang ada dalam surat pridi dan juga surat dinas. Namun khusus surat dinas, setidaknya terdapat bagian-bagian yang relatif lengkap dan seragam, yang terdiri atas 12 bagian. Kedua belas bagian tersebut adalah sebagaimana tersebut dalam tabel berikut ini.



Tabel 4.3. Bagian-bagian Surat Dinas



No 1 2 3 4 5



Bagian Surat Kepala Surat (Kop) Nomor Surat Tanggal, Bulan dan Tahun Penulisan Surat Lampiran Perihal (Hal) 9



Kategori Kepala Surat Pembuka Surat



No 6 7 8 9 10



Bagian Surat Alamat Surat (Alamat dalam) Salam Pembuka Isi Surat Salam Penutup Jabatan Penulis Surat Tanda Tangan Nama Terang Nomor Induk Pegawai (bagi PNS) Cap Dinas / Cap Jabatan 11 Tembusan 12 Inisial (Diarsirkan dari Yunus, 2002 : 6.26-6.28)



Kategori Tubuh Surat Penutup Surat



1. Kepala Surat Saudara, hal pertama yang membedakan surat dinas dengan surat pribadi adalah dalam hal bagian yang pertama ini, yakni kepala surat. Bagian ini berfungsi memudahkan penerima surat secara cepat mengetahui nama dan alamat kantor, organisasi, atau perusahaan yang mengirim surat. Secara umum, unsur-unsur yang terdapat dalam kepala surat adalah sebagai berikut. a. Logo atau lambang instansi organisasi atau perusahaan; b. Nama kantor instansi organisasi perusahaan; c. Alamat kantor; d. Nomor kotak pos (jika ada) dan kode pos; e. Nomor telepon, faksimile, atau alamat email Dapat pula dijelaskan bahwa penulisan kepala surat pada umumnya dibuat semenarik mungkin dengan ukuran huruf yang sesuai dengan brand image kantor/perusahaan/lembaga masyarakat dengan dibuat dalam bentuk yang simetris, mungkin juga rata kanan, rata kiri, atau senter (tengah). Namun demikian, beberapa instansi juga ada yang belum menampilkan logo institusinya. 2. Nomor Surat Saudara, selain kepala surat, hal kedua yang membedakan surat dinas dengan surat pribadi dalam hal ini bagian-bagiannya adalah nomor surat. Menurut Yunus (2006: 6.30) surat dinas mencantumkan nomor dan kode surat, kecuali surat dinas yang ditulis oleh perseorangan. Nomor surat ini memiliki kegunaan bagi pengirim dan penerima surat. Bagi 10



pengirim, nomor berguna untuk (1) proses pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar, (2) proses pendokumentasian sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dilacak dengan mudah; dan (3) pelacakan jumlah surat keluar. Sementara itu, bagi penerima surat, nomor surat dapat berguna sebagai acuan atau rujukan dalam merespons surat atau mendisposisikan surat tersebut ke subbagian atau unit lain yang terkait. Penulisan nomor atau kode surat diatur dengan ketentuan sebagai berikut. a. Kata Nomor atau disingkat No. Diikuti tanda tidik dua; b. Garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi; c. Setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apapun. Untuk lebih jelasnya perhatikan penulisan nomor surat berikut ini. Nomor : 351/H.3/LL/2005 3251



: Kode nomor surat keluar



H.31



: Kode instansi / unit kerja



LL



: Kode Perihal



2005



: Kode tahun penulisan



3. Tanggal, Bulan dan Tahun Surat Saudara, dalam hal penulisan surat, maka tanggal, bulan dan tahun surat pengiriman harus dicantumkan, apalagi dalam hal penulisan surat dinas. Pencantuman ini berfungsi sebagai sarana untuk : a. Memberitahukan penerima kapan surat itu dikirim; b. Memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respons dari penerima surat; c. Memudahkan pengarsipan; dan d. Menjadi acuan dalam merespons atau menindaklanjuti surat tersebut. Berkenaan dengan pencantuman tanggal, bulan dan tahun terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan (Yunus, 2002: 6.29), yakni sebagai berikut.



11



1) Tanggal, bulan dan tahun, harus ditulis lengkap, tanpa menyingkatnya, misalnya, 12 Maret 2011, bukan 12-3-11. Selain untuk menghindari kekeliruan penulisan, penulisan secara lengkap juga merujuk pada teknik tata tulis surat dinas baku. Pencantuman ini dapat diletakkan di sebelah atas sebelah kanan atau dibagian bawah sebelum penanda tangan surat seusuai dengan jenis surat dinas yang digunakan. Jika surat dinas tersebut berbentuk surat tugas, surat akad kredit, surat pernyataan, atau sejenisnya, tanggal-bulantahun umumnya dicantumkan di bagian bawah, sedangkan pada surat dinas yang sifatnya umum, seperti undangan, pemberitahuan, penawaran dan sejenisnya, tanggal-bulan-tahun dicantumkan di bagian atas sebelah kanan. Untuk lebih jelasnya, Anda dapat melihat contoh di Kegiatan Belajar 2 (KB 2) tentang Surat Dinas. 2) Tanggal surat dinas tidak perlu didahului dengan nama kota pengirim karena sudah tercantum dalam kepala atau kop surat. Jika surat resmi ditulis oleh perseorangan dengan menggunakan kertas polos atau bergaris (tanpa kop surat), alamat pengirim dituliskan dengan lengkap sebelum tanggal surat. 3) Pada akhir tanggal, bulan dan tahun surat, tidak diikuti tanda baca apapun. 4. Lampiran Lampiran atau kadang-kadang disingkat lamp adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat formal misalnya jadwal, makalah, browser, biodata, atau dokumen lainnya. Penulisan lampiran dimaksudkan agar penerima surat mengetahui sejak awal adanya sesuatu yang disertakan bersamaan dengan surat tersebut. Dalam menulis lampiran perhatikan hal-hal berikut ini: a. penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi surat. Pada notasi lampiran dapat dituliskan jumlahnya saja Misalnya: Lampiran



: Satu lembar lampiran.



Lampiran: 100 eksemplar



Lampiran



: Satu Berkas



Lampiran: satu bundel.



Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam dan pengirim surat ingin rincinya, maka perencanaan itu dinomori dan diurutkan ke bawah misalnya, Lampiran: 1) satu lembar formulir pendaftaran 2) dua lembar brosur. Dengan adanya rincian isi lampiran penerima akan mudah memeriksanya seandainya lampiran yang disertakan kurang atau keliru. Untuk memperjelas adanya lampiran, sering



12



juga penulis surat dapat menyebutkannya lagi pada isi surat seperti berikut yang umumnya diletakkan sebelum paragraf akhir dalam isi surat. b. ketentuan diatas hanya berlaku jika pada sebuah surat dilampirkan sesuatu titik jika tidak ada yang dilampirkan, tulisan lampiran atau lamp tidak perlu dicantumkan walaupun tetap dicantumkan, berikan tanda hubung (-) dan angka nol (0) sesudah notasi tersebut. c. Kata lampiran atau lamp diikuti oleh: titik awal penyebutan isi lampiran ditulis dengan huruf besar, sedangkan huruf lainnya dengan huruf kecil ( lihat contoh di atas! ). Pada akhir lampiran tidak perlu dituliskan tanda baca apapun, kecuali jika disingkat lamp sama maka harus diberi tanda (.) yang menandakan bahwa karya tersebut tidak lengkap karena merupakan bentuk yang disingkat. 5. Perihal Secara umum lebih familiar dengan penyebutan hal dari pada perihal. Perihal merupakan bentuk yang lebih lengkap dibandingkan dengan hanya menyebutkan hal-hal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam sebuah surat dinas. Bagian ini memudahkan pengiriman surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu titik umumnya Kesalahan terbesar dalam penulisan perihal adalah si penulis surat menuliskan lihat selengkapnya. Padahal perihal sifatnya mendoakan saja tentang hal yang akan disampaikan secara garis besar titik detail tentang perihal tentu ada dalam isi surat. Oleh karena itu, untuk jelasnya perhatikan rambu-rambu dalam penulisan perihal yakni sebagai berikut : a. Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas yang dapat mencerminkan Isi sebuah surat. b. Kata hal atau perihal diikuti tanda baca titik dua. c. Huruf awal kata pertama isi harus ditulis dengan huruf kapital Sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil jika kata-kata itu bukan merupakan nama. d. Isi hal tidak diikuti oleh tanda baca apapun. a) contoh penulisan hal surat yang salah. Hal : undangan lokakarya penyusunan desain perubahan kaset listening ke CD.



13



Hal : permohonan menjadi narasumber dalam pelatihan penulisan surat dinas sebagai guru SD se-Kecamatan Parung. b) contoh penulisan hal surat yang benar. Hal : Undangan Hal : Permintaan menjadi Narasumber 6. Alamat (dalam) Surat Alamat bagian dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tertulis pula dalam sampul surat. Alamat dalam ini juga dapat berfungsi sebagai alamat web untuk surat yang menggunakan sampul berjendela. Dalam menulis alamat surat pernah perhatikan hal-hal berikut ini : a. Alamat surat tidak perlu diawali dengan kepada tetapi cukup dijadikan yth atau yang terhormat. Jika diperlukan pada tersebut dapat diikuti dengan kata sapaan Bapak Ibu saudara-saudari. Tidak digunakannya kata Kepada pada alamat dalam surat karena asumsinya, penerima pesan langsung membaca surat tersebut dalam penulisan kepada yang tercantum dalam (alamat luar) . Contoh : Yth. Bapak prof. Dr. H. Kustriniyanto, M. A Jalan Pejaten Raya Blok A5/91 Pasar Minggu Jakarta Selatan 12510 Yth. Kepala pusat pengujian Gedung LPBAUSI Lantai 4 Kantor Pusat Universitas Terbuka Jalan cabe Raya Pondok Cabe Pamulang Tangerang 15418 Ada kalanya penulis surat tidak tahu secara persis maka akan dituju titik karena budaya tertentu, penyebutan gender sebelum nama juga muncul sebagai mana contoh di atas, Yakni Bapak Prof. Dr. H Kustriniyanto, M.A. padahal, tanpa penulisan Bapak pun tidak apa-apa, dalam hal ketidaktahuan nama atau posisi jabatan mungkin disebabkan Penulis tidak mengenal struktur organisasi atau birokrasi instansi yang ditujunya. Untuk mengatasi hal tersebut gunakanlah alamat umum saja seperti Pimpinan Unit.



14



Contoh alamat yang salah: Yth. Bagian Data Pribadi Mahasiswa Universitas Terbuka Jalan cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan 15418 Karena alamat tersebut tidak jelas, maka bagian tata usaha di hotel kan membaca dan menyortir surat itu dan menyampaikannya kepada unit kerja yang terkait. b. Penggunaan singkat u.p 'untuk perhatian' ( bukan u/p) pada alamat surat dimaksudkan apabila persoalan yang dikemukakan dalam surat berkaitan langsung dengan atau dianggap dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p contoh : Yth. Rektor UT u.p Kepala Pusat Pengujian Jalan cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang 15418 Yth. Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah u.p Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis Jalan RS Fatmawati Cipete, Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12410 c. Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apapun Hal lain yang perlu diketahui adalah bahwa tidak semua instansi mencantumkan alamat tinggal atau kantor penerima surat secara lengkap. Alasannya, alamat lengkap sudah tercantum pada sampul surat titik oleh karena itu pada alamat dalam surat hanya dicantumkan nama atau jabatan penerimanya saja. Misalnya: Yth. Sdr. Venur khasanah, S.S Yth. Rektor Universitas Terbuka Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Nonformal dan Informal u.p Direktur Pendidikan Kemasyarakatan 7. Salam Pembuka Dalam hal pencantuman salam pembuka dan juga salam penutup dalam surat dinas sifatnya tidak wajib. Pada umumnya, salam pembuka dalam surat dinas terdapat pada 15



surat dinas yang berasal dari organisasi masyarakat partai politik organisasi keagamaan dan perusahaan, serta surat dinas yang berasal dari perorangan, misalnya salam sejahtera, assalamualaikum warohmatullahi wabarakatuh, salam pramuka, dekan yang terhormat, atau merdeka! Salam pembuka merupakan pakan hormat penulis surat sebelum dia mengemukakan persoalan yang. Dalam penulisannya, huruf awal pada kata pertama salam pembuka ditulis dengan huruf kapital, Sedangkan kata berikutnya ditulis dengan huruf kecil. Kemudian, setelah salam pembuka, seperti halnya Setelah salam penutup, diikuti dengan tanda koma. Pemakaian tanda koma ini hanyalah kesepakatan. Oleh karena itu, salam pembuka tidak dapat dianggap sebagai bagian dari kalimat pertama surat, kecuali salam pembuka itu diintegrasikan ke dalam alinea isi atau tubuh surat dalam Yunus 2002 : 6.35. Contoh penulisan salam pembuka yang diintegrasikan ke dalam alinea isi surat. Dengan hormat kami sampaikan bahwa mulai tanggal 12 Maret 2011, semua layanan kereta rel listrik.... Berkaitan dengan rencana studi banding PT Anugrah Preventyo Wibowo, dengan hormat kami sampaikan jadwal.... 8.Isi Surat Isi surat atau sebuah surat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk menyampaikan persoalan dalam surat tersebut dan kejelasan persoalan tersebut ditentukan oleh kejelasan bagian ini titik isi surat terbagi atas tiga bagian yaitu pembuka, bagian isi dan bagian penutup bagian-bagian ini tidak selalu dituliskan dalam bentuk paragraf. Oleh karena itu penulisan model ini lebih cocok menggunakan istilah Bagian untuk komponen-komponen tubuh surat dari pada alinea atau paragraf. a. Bagian pembuka Bagian pembuka adalah pengantar isi surat yang berfungsi untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok persoalan yang akan dikemukakan titik untuk surat yang merupakan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau pernyataan kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali bagian pembuka diantaranya sebagai berikut : Dengan ini kami informasikan bahwa... Menindaklanjuti apa yang telah dibicarakan.... 16



Dalam rangka lebih meningkatkan... Melalui surat ini perkenankanlah kami melaporkan... Bersama ini kami sampaikan seperangkat alat peraga (kata bersama dalam bagian pembukaan yang digunakan jika diasumsikan ada barang yang disertakan) .... Untuk surat tanggapan atau jawaban, kalimat pengantar yang lazim dipergunakan antaranya adalah sebagai berikut: Menjawab surat saudara nomor...tanggal....mengenai... Sehubungan dengan surat saudara nomor... tanggal... Berkenaan dengan surat saudara nomor.. tanggal... Menindaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal... b. Bagian isi Bagian isi merupakan pokok persoalan surat yang memuat pesan yang dikemukakan atau diinginkan penulis dari penerima surat. Mengingat pentingnya bagian surat ini penulis surat hendaknya mengemukakan maksudnya dalam bahasa yang baik dan benar, jelas lugas, sopan dan mudah dipahami penerima surat. Seperti halnya mengarang, agar sudah tersusun dengan baik penulisan daki mempersiapkan dengan baik pula perencanaan surat yang menyangkut : 1) menentukan sasaran surat "siapa yang akan dikirim surat? " 2) menetapkan materi Surat "apa yang akan dikemukakan dalam surat itu? " 3) menentukan maksud surat "apakah tujuan pengirim surat? " apakah yang diinginkan melalui surat itu? "apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapannya? " Hal lain yang harus diperhatikan dan adalah ragam dan banyaknya pokok persoalan yang dikemukakan titik Bila pokok persoalan yang disampaikan hanya satu macam, penerima surat akan relatif mudah menangkapnya. Namun bila pokok persoalan itu lebih dari satu, tuliskan setiap pokok persoalan secara runtun. Kalau pokok-pokok persoalan itu memerlukan pengungkapan yang agak panjang kita dapat menggunakan nomor urut untuk menandainya dalam Yunus 2002: 6.36.



17



Selain itu hal yang juga diperhatikan dalam penggunaan ungkapan penghubung atau transisi antara kalimat atau alinea antar bagian pembuka dengan bagian isi atau kalimat dalam bagian isi. Kemampuan menghubungkan antar bagian inilah yang termasuk salah satu seni dalam menulis surat. Keterhubungan itu tidak selalu memerlukan pemakaian ungkapan transisi secara eksplisit akan tetapi pula pada kebanyakan surat penggunaan transaksi ini sering tidak dihindari. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh penggalan surat berikut : ...... Melalui surat ini kami sampaikan bahwa pembangunan masjid Al-Ihsan tahap pertama berupa pengecoran dak bagian belakang telah selesai dilakukan titik menurut rencana pengecoran dak bagian tengah dan depan akan segera dilakukan minggu ke-2, Mei 2011. Sehubungan dengan hal tersebut mohon agar Bapak atau Ibu atau saudara tetap dapat membantu kami dalam.... c. Bagian penutup Bagian penutup menandakan bahwa paparan tentang persoalan sebagaimana yang digambarkan dalam puisi surat telah selesai titik bagian ini dapat berfungsi sebagai sarana untuk menyimpulkan, mempertegas isi surat, mengungkapkan harapan atau keinginan, dan menyampaikan Terima kasih bila diperlukan. 1) contoh bagian penutup yang baik : Atas perhatian ibu kami ucapkan terima kasih. Semoga informasi yang kami berikan dapat bermanfaat bagi saudara. 2) contoh bagian penutup yang kurang baik : (a) Atas perhatian dan bantuan ibu dalam menyelesaikan kasus nilai yang telah kami sampaikan di atas, dengan segala kerendahan hati kami haturkan beribu-ribu terima kasih. (b) atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih. 9. Salam Penutup Seperti halnya salam pembuka Kemang pemakaian salam penutup juga sifatnya tidak wajib. Setakat ini instansi pemerintah cara menggunakannya. surat resmi yang berasal dari perorangan atau organisasi kemasyarakatan dan usaha kebanyakan memakainya. Salam penutup ditempatkan setelah isi atau tubuh surat yang diikuti dengan tanda baca koma. Fungsi salam penutup adalah untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat 18



nulisnya. Rangkaian kata yang digunakan dalam beraneka rupa bergantung pada posisi atau hubungan antara pengirim dan penerimaan surat (Yunus, 2002:6.38). Kata yang biasa digunakan untuk salam penutup diantaranya yaitu: Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, Wasalam, (/s/ ditulis hanya satu) Salam takzim, Salam hormat, Hormat kami, Surat dinas yang tidak mencantumkan salam penutup bagian itu pada umumnya langsung diisi dengan nama jabatan atau nama perusahaan penulis surat. 10. Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama terang dan NIP Sebuah surat resmi atau dinas di Indonesia khususnya, dianggap sah jika ditandatangani oleh orang yang namanya tercantum sebagai pengirim surat detik bahkan, di Indonesia berlaku tradisi bahwa surat dinas yang dianggap paling otentik adalah jika dilengkapi dengan cap basah bukan fotokopi. Dalam hal pencantuman Nama terang ini penting karena dia berwenang melakukannya atau karena dia mendapatkan delegasi wewenang dari atasannya. Oleh karena itu nomor induk pegawai atau NIP sebagai pelengkap identitas secara kedinasan juga dicantumkan titik Adakalanya, gelar akademik si penandatangan surat juga ditulis. Pada bagian akhir surat terdapat beberapa bentuk yang dipengaruhi oleh penggunaan unsur-unsurnya serta orang yang Diberi wewenang untuk menandatangani surat dari atasannya. a. Bagian akhir surat resmi yang berasal dari perseorangan, kelompok, serta organisasi sosial atau Niaga yang biasanya menggunakan salam penutup, pengurutan unsurunsurnya adalah salam penutup nama kelompok atau organisasi kalau ada, tanda tangan, Nama terang dan jabatan kalau ada. Contoh; Hormat kami, Soehardjo



19



Wasalam, a.n. paguyuban warga petarakun di Jakarta Teguh prakoso Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuwabarakatu Panitia pembangunan masjid Al Ihsan Ketua, La Medi Hormat kami, Kartono singodimedjo Direktur operasional b. Bagian akhir surat dinas pemerintah yang tidak menggunakan salam penutup Tomang unsur-unsurnya diurutkan menjadi nama jabatan, tanda tangan koma, Nama terang dan NIP. Contoh: Rektor Prof. Ir. Tian belawati, Ph. D. NIP......................... Tanda tangan di bukan di antara nama jabatan dan nama pejabat penandatangan titik Sementara itu, cap dinas atau cap jabatan dihubungkan dengan menyentuh bagian Sisi kiri tanda tangan penandatangan surat. c. Kadang-kadang kamu karena suatu hal surat dinas ditandatangani oleh pejabat di bawahnya yang diberi wewenang untuk melakukan hal itu. Dalam peristiwa seperti inilah singkatan a.n atau (bukan a/n) dan u.b atau bukan u.b (untuk beliau). Singkatan a.n atau atas nama digunakan bila penandatangan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat di 20



bawah pimpinan utama. Singkatan u.b (untuk beliau) dicantumkan bila penandatangan surat dilakukan oleh pejabat yang kedudukan dua tingkat di bawah pimpinan utamanya. Jadi, pejabat yang mendapat wewenang menandatangani dengan atas nama melimpahkan kembali wewenang itu kepada pejabat yang ada dibawahnya. Perhatikan contoh pemakaian a dan b dalam (Yunus 2002 : ....) a.n Ketua LPBAUSI-UT Kepala Pusat pengujian Dra. Irma Adnan, M.Si. NIP........................... 11. Tembusan Dalam hal pengiriman surat format penulisan digunakan untuk menunjukkan bahwa ada pihak lain, baik instansi, menit kerja, atau perseorangan yang juga perlu mengetahui tentang ihwal pengiriman surat. Tembusan kadang-kadang juga dituliskan tindasan, c.c 'carbon copy', atau BBC (blind carbon copy) tembusan betah (hanya dipakai untuk keperluan khusus dan bersifat rahasia) . Dalam tata aturan persuratan dinas yang dikeluarkan oleh pusat bahasa tahun 1997, aturan penulisan tembusan surat adalah sebagai berikut : a. Tempatkan pada tembusan di kaki surat sebelah kiri, lurus dengan nomor lampiran dan hal surat, dan sejajar dengan nama penandatangan surat. b. Kata tersebut diikuti titik dua dan tidak digarisbawahi. c. Pemakaian kata yth., kepada yth, kirimkan, atau disampaikan, kepada atau kata-kata lain di belakang kata tembusan tidak diperlukan. Begitu pula dengan penggunaan katakata di belakang nama pihak yang ditembusi hendaknya dihindari. d. Penggunaan kata arsip atau pertinggal pada bagian akhir tembusan tidak diperlukan. sudah pasti setiap surat resmi atau dinas harus memiliki arsip. Selain itu tembusan dimaksudkan untuk pihak lain yang terkait dengan surat itu. padahal arsip bukanlah pihak lain yang dimaksudkan oleh tembusan. e. Menggunakan nomor urut apabila ditembusi surat lebih dari satu. Contoh penulisan tembusan yang baik : Tembusan 21



1. Menteri Pendidikan Nasional 2. Dirjen Dikti Contoh penulisan yang kurang baik: Tembusan Kepada Yth. : 1. Menteri Pendidikan Nasional 2. Dirjen Dikti 3. Arsip tembusan Tembusan: 1. Yth. Menteri pendidikan nasional, sebagai laporan 2. Yth. Dirjen Dikti, sebagai pemberitahuan 12. Inisial Dalam surat dinas pada bagian surat yang paling bawah setelah posisi penulisan terdapat inisial. Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan atau pengetik surat. Inisial itu dapat juga berupa nama file komputer yang menunjukkan tersimpannya dokumen surat tersebut. Fungsi penulisan inisial tentu saja untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat untuk mencari file di komputer jika pengonsep surat kebetulan berhalangan hadir sementara draft surat harus segera diperbaiki. Jika sewaktu- waktu diperlukan, orang tersebut mudah dicari. Contoh : TP/Mk



Teguh Prakosa



: pengonsep surat



Makmur



: pengetik surat



D. KARAKTERISTIK BAHASA SURAT Yang dimaksud karakteristik bahasa surat dalam pembahasan Ini adalah sebuah piranti komunikasi yang memungkinkan si penerima pesan dapat memahami maksud yang anda inginkan tanpa ketersinggungan, jelas, dan komunikatif. Dalam pembahasan awal dan juga topik isi surat sebagaimana yang penulis sampaikan sebelumnya, agar surat



22



tersusun dengan baik penulisan Arabnya mempersiapkannya dengan baik pula. persiapan yang dimaksud adalah : (a) menentukan sasaran surat : siapa yang akan dikirim surat? (b) menetapkan materi Surat : apa yang akan dikemukakan dalam surat itu? (c) menentukan maksud surat : apakah tujuan pengirim surat: apakah yang diinginkan melalui surat itu atau apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapan?



Kegiatan Belajar 2 Surat Dinas A. Berbagai Jenis Surat Dinas Surat dinas terdiri atasnota dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surat tugas, surat kuasa, surat pengumuman, dan surat pernyataan. 1. Nota Dinas Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepala bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau yang setingkat, yang berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan. 2. Memo Memo adalah catatan singkat yang diketik atau yang ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. 23



3. Surat Pengantar Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada institusi, seseorang, atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, barang, atau bahan lain yang dikirimkan dalam bentuk surat/paket. 4. Surat Edaran Surat edaran adalah salah satu bentuk surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/atau perintah yang telah ada. 5. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu. 6. Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan sesuatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. 7. Surat Pengumuman Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. 8. Surat Pernyataan Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran sesuatu hal disertai dengan pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. B. Kesalahan yang Sering Ditemukan dalam Penulisan Surat Dinas Beberapa kesalahan yang sering ditemukan secara umum terletak pada kebenaran dan ketaatasasan penggunaan bagian-bagian surat. Dalam hal pengalimatan, kesalahan yang sering ditemukan adalah pemborosan kalimat, pemenggalan kata, penggunaan tanda baca(koma dan titik), dan pemilihan kata yang maknanya terlalu berlebihan.



24



BAB III PENUTUP



A. KESIMPULAN Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, 1999;978) surat didefinisikan (1) sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya), (2) secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu, (3) sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan. Berdasarkan 3 pengertian tersebut, ketiganya tentu dapat menjelaskan pengertian tentang surat, tetapi jika mengaitkannya dengan surat dinas, maka pengertian ketigalah yang lebih mengarah pada pengertian yang kita maksud. Bagian-bagian surat, sebenarnya terdapat bagian utama yang wajib hadir, sebagaimana penulis paparkan di awal pembahasan, yakni tempat dan waktu penulisan, salam pembuka-penutup, pesan yang ingin disampaikan, dan juga identitas penulis surat. Bagian ini pula yang ada dalam surat pribadi dan surat dinas. Namun khusus surat dinas, setidaknya terdapat bagian-bagian yang relatif lengkap dan seragam Yang dimaksud karakteristik bahasa surat dalam pembahasan Ini adalah sebuah piranti komunikasi yang memungkinkan si penerima pesan dapat memahami maksud yang anda inginkan tanpa ketersinggungan, jelas, dan komunikatif. Surat dinas terdiri atas nota dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surattugas, surat kuasa, surat pengumuman, dan surat pernyataan.



B. SARAN Adapun mungkin saran yang dapat saya ajukan, antara lain sebagai berikut : -



Diharapkan mengetahui apa itu surat



-



Diharapkan mengetahui bagian – bagian surat



-



Diharapkan mengetahui karakteristik bahasa surat



-



Diharapkan mengetahui apa itu surat dinas



DAFTAR PUSTAKA 25



M. Yuus, dkk. 2020. Keterampilan Menulis. Tangerang-Selatan: Universitas Terbuka



26