Makalah Simrs [PDF]

Citation preview

BAB 1 PENDAHULUAN



1.



Latar Belakang Rumah sakit adalah suatu institusi pelayanan kesehatan yang kompleks, padat profesi dan padat modal. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai fungsi pelayanan, pendidikan dan penelitian serta mencakup berbagai tindakan maupun disiplin medis. Agar rumah sakit mampu melaksanakan fungsi yang demikian kompleks, rumah sakit harus memiliki sumber daya manusia yang profesional baik di bidang teknis medis maupun administrasi kesehatan. Menurut Sistem Kesehatan



Nasional,



fungsi



utama



rumah



sakit



adalah



menyediakan



dan



menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat penyembuhan dan pemulihan pasien. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 983/SK/XI/1992 rumah sakit umum memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, sedangkan untuk rumah sakit khusus memberikan pelayanan sesuai dengan kekhususannya. Pelayanan rumah sakit mencakup pelayanan kesehatan dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan itu sendiri meliputi pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, rehabilitasi medik dan pelayanan asuhan keperawatan. Pelayanan tersebut dilaksanakan melalui unit gawat darurat, unit rawat jalan dan unit rawat inap. Sistem informasi kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan (PP RI Nomor 46, 2014). Secara umun tujuan dikembangkan sistem informasi kesehatan, adalah untuk mengurangi redundansi data, menyediakan data yang berkualitas, memelihara integritas data, melindungi keamanan data dan memudahkan akses data yang terintegrasi. Banyak upaya untuk



mengembangkan



sistem



informasi



kesehatan



tersebut,



terutama



dalam



perkembangan sistem informasi manajemen rumah sakit di negara-negara maju, serta negara berkembang seperti Indonesia (Kusumadewi, 2009). Perkembangan sistem informasi rumah sakit di Indonesia berbasis komputer (Computer Based Hospital Information System) telah dimulai pada akhir dekade tahun 80’ an. 1



Pelaksanaan sistem informasi rumah sakit secara komputerisasi mulai digunakan oleh beberapa rumah sakit dengan harapan dapat lebih memudahkan pelaksanaan sistem informasi yang ada dibandingkan dengan mengerjakan secara manual. Namun, menjadi lebih mudah atau lebih rumit pelaksanaan sistem informasi rumah sakit kembali lagi pada kesiapan masing-masing rumah sakit (Loekito, 2014). Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit. SIMRS ini meliputi input, proses, output, balikan dan kontrol. Dalam analisisnya SIMRS tidak terlepas dari kebutuhan komputerisasi yang meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Sistem informasi rumah sakit berbasis komputer on-line yang sudah terhubung dengan Local Area Network (LAN) dan sudah berjalan di RS Medirossa 2 Cibarusah saat ini adalah di unit rekam medik (filling & pendaftaran yang meliputi ;IGD, rawat jalan & rawat inap), instalasi farmasi (apotek), unit pembayaran (kasir) rawat jalan serta informasi pasien rawat inap. Berjalannya sistem informasi yang ada tentu tidak lepas dari peran sumber daya manusianya dalam hal ini penyedia jasa pelayanan di RS Medirossa 2 Cibarusah untuk memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pasien dan keluarga pasien (pasien tidak perlu pindah-pindah ruangan, keluarga pasien mudah dalam membayar, pencatatan identitas pasien cukup sekali dan menghindari kesalahan dalam pemeriksaan, pencatatan dan pembayaran). 2.



Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam kepaniteraan ini adalah bagaimana mengembangkan sebuah sistem informasi pencatatan dan pelaporan di RS Medirossa 2 Cibarusah.



3.



Tujuan a. Mengembangkan sebuah sistem informasi pencatatan dan pelaporan di RS Medirossa



2 Cibarusah b. Menganalisis kebutuhan sistem informasi sistem pencatatan dan pelaporan di RS



Medirossa 2 Cibarusah c. Merancang data flow chart SIRS dan kamus data sistem pencatatan dan pelaporan di



RS Medirossa 2 Cibarusah 2



4.



Manfaat a. Bagi penulis



Dapat menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang teknologi informasi, khususnya dalam tentang sistem pencatatan dan pelaporan SIRS di RS Medirossa 2 Cibarusah. b. Bagi Akademik



Sebagai bahan masukan guna pengembangan dan penelitian lebih lanjut mengenai pengembangan sistem pencatatan dan pelaporan SIRS di RS Medirossa 2 Cibarusah. c. Bagi Rumah Sakit



Mendapatkan sistem informasi pencatatan dan pelaporan di RS Medirossa 2 Cibarusah.



3



BAB 2 PROFIL RUMAH SAKIT MEDIROSSA 2 CIBARUSAH



A. Profil Rumah Sakit Medirossa 2 Cibarusah 1. SEJARAH Didirikan pada tahun 1973, Rumah Sakit Medirosa 2 Cibarusah pada awalnya merupakan klinik biasa yang mengelola fasilitas kesehatan Karyawan Perusahan setempat beserta keluarganya. Di samping itu RS Medirosa 2 Cibarusah juga memberikan layanan pada karyawan/Keluarga lain yang ada di wilayah Cibarusah seperti UPPDN III, LPG dan UP VI Balongan, PT Exor serta Pensiunan dan keluarganya. Berlokasi di Jalan Jl. Raya Cibarusah No.5 Desa Sindang Mulya, Kecamatan Cibarusah warga dalam memenuhi kebutuhannya akan layanan kesehatan yang optimal dan terjangkau. Saat ini RS Medirossa 2 Cibarusah telah mengembangkan fasilitas ruang rawat inapnya dengan membangun paviliun, sehingga kapasitasnya bertambah dari 50 TT menjadi 150 TT sesuai dengan tuntutan masyarakat Cibarusah yang semakin tinggi dan semakin sadar kesehatan. Berdasarkan hasil Penilaian Rumah Sakit yang diselenggarakan oleh Kantor Wilayah Departemen Kesehatan Jawa Barat, beberapa prestasi telah diraih Terakreditasi Utama KARS Versi 2012. 2. VISI DAN MISI 1. Visi Menjadi Rumah Sakit terpercaya, bersahabat, dan unggul dalam pelayanan. 2. Misi a. Meningkatkan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia; b. Meningkatkan sarana dan prasarana dalam rangka menunjang pelayanan medis dan memberikan kenyamanan dan kepuasan kepada pasien, keluarga pasien dan karyawan; c. Meningkatkan program pengembangan mutu pelayanan medis dan non medis secara berkesinambungan; d. Mengembangkan pelayanan unggulan; e. Mewujudkan tarif yang terjangkau oleh masyarakat



4



3. Moto “Kami Mengutamakan Kesehatan dan Kepuasan Anda” 3. PELAYANAN Fasilitas Layanan Kesahatan : Untuk mewujudkan pelayanan yang baik, RS Medirossa 2 Cibarusah didukung oleh tenaga medis dan tenaga keperawatan yang berpengalaman, Apoteker serta tenaga non-medis lainnya. Pelayanan 24jam : Instalasi Gawat Darurat (IGD) / Dokter Umum, Laboratorium, Radiologi, Farmasi Rumah Sakit / Apotik, dan Ambulance Poliklinik : Poliklinik Umum, Poliklinik Kesehatan Ibu dan Anak (KIA), dan Poliklinik Gigi & Mulut Poliklinik Spesialis : Spesialis Penyakit Dalam, Spesialis Kebidanan & Kandungan, Spesialis Bedah Umum, Spesialis Kesehatan Anak, Spesialis Penyakit Kulit & Kelamin, Spesialis Psikiatri, Spesialis Penyakit THT, Spesialis Jantung & Pembuluh Darah, Spesialis Darah, Spesialis Bedah Tulang/Ortopedi, Spesialis Penyakit Paru Fasilitas Unggulan : Medical Check Up (One Stop Service) dan Medical Check Up On Site, Pelayanan CT Scan Helical 3 Dimensi, Pelayanan Hemodialisa / Cuci Darah (12 Unit) Intensive Care Unit/ICU (6 TT), NICU, PICU, Kamar Bedah (2 Ruangan), Kamar Bersalin, USG 4 Dimensi, Laparaskopi, Kauter ultrasonic, C-Arm, EKG, CTG, Audiometri, Spirometri, Treadmill 4. TATA HUBUNGAN KERJA 1. Tata Hubungan Kerja Internal Pengaturan hubungan kerja yang menyangkut unit-unit kerja di dalam suatu organisasi merupakan tata hubungan kerja internal. Berdasarkan pengertian tersebut tata hubungan kerja perlu dibuat untuk unit-unit kerja yang cenderung tumpang tindih atau memang memerlukan kerjasama yang harus diatur dengan tata hubungan kerja. tata hubungan kerja perlu dibuat terutama untuk tugas-tugas yang bersifat strategis yang memerlukan kejelasan peran, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja.



5



Langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam penyusunan tata hubungan kerja internal adalah : 1. Mengidentifikasi tugas-tugas yang cenderung tumpang tindih atau benar-benar memerlukan pengaturan kerja sama. 2. Menetapkan unit kerja yang menjadi pelaku utama dari setiap tugas. 3. Menetapkan peran unit-unit terkait dalam pelaksanaan setiap tugas. 4. Menetapkan



urutan



kegiatan



yang



harus



dilakukan



untuk



melaksanakan/menyelesaikan setiap tugas, sesuai dengan peran masing-masing unit. 2. Tata Hubungan Kerja Eksternal Tata hubungan kerja eksternal adalah pengaturan hubungan kerja antara unit-unit kerja dalam suatu organisasi dengan unit kerja di luar organisasi tersebut. Hubungan kerja dengan unit organisasi lain tersebut dapat berupa kerjasama lintas program ataupun lintas sektor. Adapun bentuk hubungan dengan unit-unit kerja di luar organisasi dapat berbentuk: 1. Hubungan teknis fungsional yaitu hubungan yang serasi, selaras dan seimbang antara dua atau lebih unit organisasi yang secara teknis mempunyai fungsi yang sama. 2. Hubungan koordinatif yaitu hubungan dalam rangka penyatuan upaya dan daya dengan unit kerja lain untuk mencapai tujuan bersama. 5. KEGIATAN ORIENTASI/DIKLAT Rumah Sakit Medirossa 2 Cibarusah senantiasa mengembangkan manajemen sumber daya manusia yang baik, agar terwujud kuantitas dan kualitas pegawai yang mampu melaksanakan tugas dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Salah satu tahapan manajemen sumber daya manusia yang dilaksanakan di RS Medirossa 2 Cibarusah adalah program orientasi baik untuk pegawai baru atau pegawai lama. Program ini dapat dilakukan manakala rumah sakit memperoleh pegawai baru ataupun tidak. Orientasi umum berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara non teknis, terutama memahami Profil Rumah Sakit dan Manajemen. Kegiatan tersebut



dilaksanakan



oleh



Seksi



RM



dan



Diklat



bekerjasama



dengan



Seksi/Subag/Bagian/Bidang lain yang terkait. Sedangkan orientasi khusus berfokus pada pengenalan dan adaptasi lingkungan kerja secara teknis dan dilaksanakan oleh unit kerja dimana pegawai baru tersebut ditempatkan. Melalui program orientasi umum, pegawai 6



baru diperkenalkan dengan struktur organisasi, visi, misi, falsafah, tujuan, nilai-nilai dan budaya organisasi RS Medirossa 2 Cibarusah Disamping itu, pegawai yang mengikuti orientasi juga dibekali pemahaman tentang produk layanan, sistem keselamatan pasien dan prinsip-prinsip kerjasama tim.



6. PERTEMUAN/RAPAT (RAPAT RUTIN,INSIDENTIL) Rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan. Pada unit kerja SIM-RS Medirossa 2 Cibarusah, rapat internal dilakukan setiap bulan dengan tujuan untuk membahas dan mengevaluasi kerja staf SIM-RS. Selain itu, dalam rapat tersebut membahas tentang masalah-masalah yang terjadi selama satu bulan dan mencari pemecahan masalahnya. Rapat internal tersebut dihadiri oleh kepala Instalasi SIM-RS dan staf SIM-RS, maupun staf dari unit terkait yang berkaitan dengan pembahasan pada saat rapat.



7



BAB 3 PROSES BUSINESS RS MEDIROSA 2 CIBARUSAH 1. Proses Bisnis Rumah Sakit sebagai Fasilitas Pelayanan maka Proses Bisnisnya adalah terkait pelayanan dan kepuasan customer yang dipengaruhi antara lain : Peningkatanan mutu pelayanan, SDM penyediaan sarana, prasarana yang semuanya telah menjadi sistem yang berjalan dalam bentuk sistem perencanaan , sistem pengukuran dan sistem pengawasan dan Proses bisnis terkait struktur organisasi tergambar bahwa masing-masing bidang/bagian mempunyai kontribusi untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi RS sesuai tugas pokok dan fungsi. Rumah sakit merupakan salah satu bentuk usaha yang memiliki siklus pelayanan tiada henti, berbasis pada kepercayaan terhadap kualitas pelayanan, memiliki tingkat unpredictable service tinggi, pola pelanggan atau pasien yang datang tanpa rencana dengan alasan pemberian layanan lebih dikarenakan kebutuhan daparipada keinginan, proses pencipotaan produk layanan sarat dengan interaksi langsung antara pasien dengan petugas rumah sakit, perawat, dan dokter serta memiliki resiko operasional relative tinggi. Rumah sakit juga merupakan suatu bentuk usaha yang membutuhkan peralatan canggih, tenaga kerja kompeten dan kebutuhan material khusus (farmasi). Disamping itu pelayanan dan operasionalisasi usaha rumah sakit juga sarat dengan aturan, standarisasi dan senditif terhadap aspek etika moral. Pegelolaan siklus transaksi bisnis di sebuah organisasi seperti rumah sakit dapat dilakukan salah satunya dengan mendesain sebuah system infrmasi atau secara lebih khusus yang terkait dengan transaksi ekonomi di rumah sakit adalah system informasi akuntansi dan keuangan yang didalamnya terdapat komponen-komponen yang saling berinteraksi. Komponen komponen tersebut adalah manusia, prosedur, data, software dan infrastruktur terknologi informasi. Tantangan di rumah sakit adalah bagaimana mengelola komponen tersebuit supaya berinteraksi secara sinergis dengan aspek layanan klinis, misi penyelamatan dan penyembuhan



pasien,



budaya



organisasi,



strategi



bisnis,



perunbahan



regulasi,



perkembnagan teknologi dan lingkungan dengan tetap menjaga terwujudnya pengendalian 8



internal yang memadai dan tetap mampu mendukung terwujudnya pemberian nilai pelanggan (customer value) yang tinggi. Tidak dipungkiri tidak sedikit rumah sakit di Indonesia yang mengalami kendala, kesulitan, kekecewaan atau bahkan kegagalan dalam implementasi system informasi manajamen rumah sakit (SIMRS) terkomputerisasi, entah dalam pemahaman sempit hanya sekedar billing sistem atau dalam pemahaman komprehensif sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang terintegras dari hulu hilir. Dalam pengembangan sistem informasi terkomuterisasi yang baik adalah didasarkan pada suatu desain business proses yang sistematis sesuai dengan kaidah-kaidah serta peraturan-peraturan yang berlaku dan cocok dengan proses bisnis di masing-masing RS. Apabila implementasi system informasi terkomputerisasi dilakukan secara potong kompas dengan langsung implementasi system informasi terkomputerisasi tanpa menyusun terlebih dahulu desain dari system tersebut seringkali implementasi menjadi kurang efektif dan kurang cocok dengan proses bisnis rmah sakit yang bersangkutan dan akhirnya berhentri di tengah jalan. Sistem informasi akuntansi dan keuangan sebagai salah satu system dari rangkain sistem-sistem komprehensif di suatu organisasi yang memiliki peran sangat penting dalam menata aktivitas-aktivitas utama rumah sakit dalam kaitannya dengan pengelolaan transaksi dan pelaporan keuangan menjadi lebih efisien dan efektif. Aktivitas utama tersebut terangkum dalam siklus akuntansi rumah sakit yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus pelayanan, siklus keuangan dan siklus pelaporan keuangan, Proses Bisnis RS Medirossa 2 Cibarusah meliputi: a. Perencanaan b. Pelaksanaan, Pengawasan dan Evaluasi c. Pelaporan



9



2. Proses Bisnis Berdasarkan Aspek Pelayanan Proses Bisnis Berdasarkan Aspek Pelayanan RS Medirossa 2 Cibarusah Sistem Perencanaan (Renstra / RSB, Renja, RBA, Mekanisme pergeseran anggaran untuk operasional RS



Penyediaan sarana / prasarana dan peralatan RS (Gedung, alat kedokteran, obat, alkes dan sistem IT) Penydiaan dokter spesialis, tenaga nakes terampil dan tenaga non medik lainnya



Pedoman/kebijakan/SOP terkait pelayanan RS Pedoman / kebijakan / SOP terkait pelayanan administrasi RS (sistem pembayaran, keluhan pasien, sistem pengadaan barang/jasa RS



Penilaian Eksternal terkait Mutu Pelayanan RS (Akreditasi RS



Pelayanan RS dan Peningkatan Kepuasan Customer



Penilaian Internall terkait Mutu dan Kualitas Pelayanan RS(Survei Kepuasan Masyarakat)



Sistem pelayanan informasi pelayanan RS Penyediaan manajemen keluhan pelayanan RS



Sitem pengawasan



Sistem pengukuran



(Audit internal melalui SPI, Supervisi manajemen)



(Laporan indikator kinerja tiap 3 bulan,laporan SPM, laporan keuangan)



10



3. Flow Chart RS Medirossa 2 Cibarusah



11



12



13



14



15



BAB 4 SIRS DAN SIMRS MEDIROSSA 2 CIBARUSAH



A. Sistem Informasi RS Medirossa 2 Cibarusah 1. SIRS Sistem informasi adalah suatu sistem input data di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi opererasi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan (Sutabru, 2005). Sistem informasi juga dapat di definiskan sebagai suatu hubungan dari komponen-komponen pengumpulan, proses, penyimpanan dan distribusi dalam suatu organisasi (Loudon C. Kenneth, 2000) Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang sistem informasi rumah sakit. Sesuai ketentuan pada pasal 52 ayat 1 undangundang nomer 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi rumah sakit. Penetapan Menteri Kesehatan tentang sistem informasi rumah sakit pasal 1 nomor 1171/MENKES/PER/2011, bahwa setiap rumah sakit wajib melaksanakan sistem informasi rumah sakit (SIRS). Sebagaiman yang dimaksud SIRS adalah proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit. Sesuai



dengan



pasal



2



Peraturan



Menteri



Kesehatan



Nomor



1171/MENKES/PER/2011 SIRS merupakan aplikasi sistem pelaporan rumah sakit kepada Kementrian Kesehatan yang meliputi: 1. Data identitas rumah sakit 2. Data ketenagaan yang bekerja di rumah sakit 3. Data rekapitulasi kegiatan pelayanan 4. Data komplikasi/morbiditas penyakit pasien rawat inap 5. Data komplikasi penyakit/morbiditas pasien rawat jalan Untuk dapat menggunkan aplikasi sebagaiman dimaksud pada ayat 1, setiap rumah sakit wajib melakukan registrasi pada kementrian kesehatan. Penyelenggaraan SIRS bertujuan untuk: 16



1. Merumuskan kebijakan dibidang perumasakitan 2. Menyajikan informasi rumah sakit secara nasional 3. Melakukan pemantauan, pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan rumah sakit secara nasioal. Data dan laporan yang dibuat melalui sistem informasi rumah sakit dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Departemen Kesehatan. Formulir-formulir yang ada dalam SPRS adalah sebagai berikut: 1.



Formulir RL-1 : Formulir data kegiatan rumah sakit



2.



Formulir RL-2a : Formulir data keadaan morbiditas pasien rawat inap



3.



Formulir RL-2b : Formulir data keadaan morbiditas pasien rawat jalan



4.



Formulir RL-2a1 : Formulir data keadaan morbiditas pasien rawat inap survailans terpadu di rumah sakit



5.



Formulir RL-2c : Formulir data status imunisasi



6.



Formulir RL-2b1 : Formulir data keadaan morbiditas pasien rawat jalan survailans terpadu di rumah sakit



7.



Formulir RL-3 : Formulir data dasar rumah sakit



8.



Formulir RL-4 : Formulir data keterangan rumah sakit



9.



Formulir RL-4a : Formulir data individual ketenagaan rumah sakit



10. Formulir RL-5 : Formulir data peralatan medik rumah sakit 11. Formulir RL-6 : Formulir data pelaporan infeksi nosokomial rumah sakit



2. Rekam Medis Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang di rawat inap, rawat jalan, mapun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Surbarguna, 2005). Menurut Undang-undang nomer 29 tahun 2004 disebutkan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatn dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang di berikasn kepada pasien. Dalam undang-undang no 29 tahun 2004 disebutkan secara rinci tentang rekam medis sebagai berikut : 17



1. Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktek kedokteran wajib membuat rekam medis. 2. Rekam medis harus segera dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan kesehatan. 3. Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu, dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan. 4. Dokumen rekam medis merupakan milik dokter, dokter gigi atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien. 5. Rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaanya oleh dokter atau dokter gigi dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. 6. Rekam media adalah berkas yang berisiskan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 7. Dalam hal ini terjadi kesalahan dalam melakukan pencatatan pada rekam medis, berkas dan cacatan tidak boleh hilangkan atau dihapus dengan cara apapun. Perubahan catatan atau kesalahan dalam rekam medis hanya dapat dilakukan dengan pencoretan dan dibubuhin paraf pertugas yang bersangkutan. Rekam medis sebagai salah satu bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit berperan penting dalam peningkatan mutu pelayanan rumah sakit dalam beberapa aspek sebagai berikut: aspek administrasi, aspek hokum, aspek keuangan, aspek riset dan edukasi, dan aspek dokumentasi. 3. Mutu rekam medis 1. Lengkap Kelengkapan rekam medis sesuai dengan ketentuan isi dan jenis pelayanan yang diberikan 2. Akurat Ketepatan catatan rekam medis dimana data senua pasien ditulis dengan teliti, cermat, seksama sesuai dengan ketentuan yang sesungguhnya. 3. Tepat waktu Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat-lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis. Setelah pasien keluar rumah sakit berkas rekam medis segera dikembalikan ke bagian rekam medis paling lambat 24 jam setelah pasien keluar secara lengkap dan benar. 18



Persyaratan hukum : 1. Rekam medis tidak di tulis dengan pensil 2. Tidak ada penghapusan 3. Coretan, ralat hanya dilakukan pada saat itu dan harus diberikan paraf 4. Tulisan jelas dan mudah di baca 5. Ada tanggal dan waktu pemeriksaan tindakan 6. Ada tanda tangan dan nama petugas 7. Ada lembar persetujuan Manfaat rekam medis yang disusun oleh konsil kedokteran Indonesia tahun 2006 disebutkan bahwa manfaat rekam medis, yaitu : 1. Pengobatan pasien, sebagai dasar dan penunjuk merencanakan serta menganalisa penyakit guna merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien. 2. Peningkatan kualitas pelayanan, membuat rekam medis bagi penyelenggaraan praktek kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untuk melindungi tenaga medis dan pencapaian kesehatan masyarakat yang optimal 3. Pendidikan dan penelitian, merupakan informasi perekembangan kronologis penyakit, pelayanan medis, pengobata dan tindakan medis bermanfaat untuk untuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian bidan kedokteran. 4. Pembiayaan, dapat dijadikan petunjuk dan bahan penetapan biaya dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai bukti pembiayaan kepada pasien. 5. Statistik kesehatan, digunakan untuk mempelajari perkembangan kesehatan masyarakat dan untuk menentukan jumlah penderitaan pada penyakit tertentu. 6. Pembuktian masalah hukum, disiplin, dan etik rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesaian masalah hukum, disiplin, dan etik.



Menurut Sansi Jacobalis, Nvotel 15 Agustus 2008 pada saat menyampaikan persentasi mengenai peran rekam medis mutu pelayanan rumah sakit, rekam medis



19



yang bermutu adalah komprehensif, lengkap, akurat, dapat di percaya, tersedia dana aman. Dikatakan juga oleh Brotowasisto (1993) bahwa : bila rumah sakit mengiginkan manajemen yang baik sehingga dapat memberikan pelayanan yang bermutu, maka harus mengembangkan cara pengumpulan data dan informasi yang diperoleh, yang pada akhirnya bisa memberi input manajemen untuk mengambil keputusan guna perbaikan pelayanan. 4. Rekam Medis Elektronik (Elektronic Medical Record ) Rekam medis elektronik adalah gudang penyimpanan informasi secara elektronik mengenai status kesehatan dan layanan kesehatan yang diproleh pasien sepanjang hidupnya, tersimpan sedemikian hingga dapat melayani berbagai penggunaan rekam yang sah (Harlan, 2007). Dengan rekam medis elektronik kewajiban dokter untuk membubuhkan tanda tangan pada setiap pemeriksaan atau dignosa yang di tegakkan dapat di gantikan dengan menggunakan nomer identitas pribadi (personal identification number/PIN). (UU No. 29 tahun 2004). Beberapa kelebihan Rekam Medis Elektronik dibandingkan dengan rekam medis kertas (paper base) antara lain: 1. Pencatatan data rekam medis elektronik lebih efektif dan efesien. 2. Dapat dijadikan basis data untuk kepentingan lain misalnya untuk sistem keuangan, laporan-laporan rumah sakit, dan penelitian klinik. 3. Kerahasiaan dan keamanan akan lebih terjaga. Kelemahan penggunan Rekam Medis Elektronik yaitu: 1. Membutuhkan investasi awal yang lebih bear dari pada rekam medis kertas 2. Memerlukan waktu yang lama untuk operasional sistem bagi key person dokter 3. Rekam



medis



elektronik



memerlukan



terlalu



banyak



langkah



untuk



menyelesaikan tugas sederhana 4. Resiko kegagalan sistem komputer



5. Diagram Konteks Diagram konteks adalah model atau gambar yang menggambarkan hubungan sistem 20



dengan lingkungan sistem. Adapun diagram konteks Sistem Informasi Rekam medis yang sedang berjalan pada RS Medirossa 2 Cibarusah adalah sebagai berikut :



SI Pimpinan



Rekam Medis



Diagram konteks sistem informasi pelayanan rawat jalan dan rawat inap pada RS Medirossa 2 Cibarusah diatas memperlihatkan interaksi sistem informasi rekam medis dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Melalui diagram konteks diatas dapat diketahui bahwa ada beberapa entitas luar yang berhubungan dengan sistem informasi rawat inap dan rawat jalan pada RS Medirossa 2 Cibarusah diantaranya pasien dan pimpinan.



B. Sisten Informasi Manajemen RS Medirossa 2 Cibarusah 1. SIMRS



21



SIMRS harus dapat diintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah, serta merupakana bagian dari sistem informasi kesehatan. Pengintegrasian dengan program pemerintah dan pemerintah daerah sebagaiman yang di maksud pada peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 82 tahun 2013, dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi data (interoperabilitas) Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS sebagaimana dimaksud pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 82 tahun 2013 tentang sistem informasi manajemen rumah sakit pasal 4, harus mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di rumah sakit yang meliputi : 1. Kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efesiensi, dan kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional. 2. Kecepatan pengambilan keputusan, akurasi dan kecepatan indentifikasi masalah, dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial. 3. Budaya kerja, tranparansi, koordinasi antara unit, pemahaman sistem, dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi. Tahapan pengembangan SIMRS terintregrasi merupakan suatu paket sistem aplikasi yang terintegrasi, yang di hubungkan secara online pada semua fungsi pelayanan rumah sakit mulai dari transakisi manajemen, antrian, pendaftaran, pelayanan perawatan, pelayanan penunjang, manajemen operasi / bedah sentral, rekam medis, manajemen keperawatan, kasir, akuntansi dan keuangan, kepegawaian, gizi, linen, laundry serta fungsi pelayanan rumah sakit lainnya.



2. KEPALA INSTALASI a. Memantau dan mengkoordinir pelaksanaan SIMRS; 22



b. Membuat program pengembangan dan maintenance SIMRS; c. Mengupayakan program diklat peningkatan kemampuan staf SIMRS; d. Melakukan kerja sama dalam hal pemutakhiran informasi dan teknologi; e. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan secara berkala kepada Direktur; f. Melaksanakan tugas koordinasi dengan manajemen, seluruh Instalasi dan unit di lingkungan Rumah Sakit; g. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan.



3. PENANGGUNG JAWAB ANALIS SYSTEM a. Bertanggung



jawab



atas



penelitian,



perencanaan,



pengkoordinasian



dan



merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan RS; b. Bertanggung jawab terhadap pengimplementasian sistem baru dan atau uji coba terhadap sistem baru; c. Bertanggung jawab atas alur sistem berdasarkan kasus per kasus; d. Bekerja sama dengan programer untuk menyelesaikan permasalahan yang ada; e. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan. 4. PENANGGUNG JAWAB PROGRAMER a. Bertanggung jawab terhadap penyusunan program aplikasi dan dokumen teknisi; b. Menyelesaikan program yang direkomendasikan oleh bagian analis sistem; c. Melaksanakan pemantauan server database dan selalu mengupdate informasi; d. Bertanggung jawab terhadap perwujudan sistem IT sehingga siap dipakai bagi operator; e. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya. 5. PENANGGUNG JAWAB HARDWARE a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan persiapan, pengadaan perangkat dan pemeliharaan peralatan Informasi dan Teknologi serta pengawasan aplikasi dalam perangkat billing system; b. Merencanakan kebutuhan perlengkapan dan peralatan hardware yang dibutuhkan SIMRS berdasarkan kebutuhan manajemen, Instalasi dan unit terkait. c. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya. 6. PENANGGUNG JAWAB MAINTENANCE



23



a. Melaksanakan tugas pemeliharaan peralatan dan jaringan SIM RS yang ada di Rumah Sakit; b. Menyiapkan sistem maintenance dan penyesuaian anggaran sesuai dengan kondisi budget Rumah Sakit; c. Bertanggung jawab terhadap penjadwalan waktu dan urutan rute yang optimal dalam pengerjaan pemeliharaan dan perbaikan jaringan SIM RS; d. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya.



7. STAF BILLING CENTER a. Melaksanakan input data tindakan medis dan non medis ke dalam billing system baik rawat jalan maupun rawat inap sesuai formulir billing system dari masing-masing ruangan; b. Melakukan perincian dan perekapan tindakan medis dan non medis sesuai tarif pelayanan kesehatan yang berlaku di rumah sakit dari pasien/petugas ruangan rawat inap untuk dilakukan pembayaran kepada Bendahara Penerima; c. Melaksanakan klarifikasi tentang peng-inputan billing system di masing-masing ruangan untuk kemudian dicetak dan diserahkan kepada Tim Pengendali BPJS RS; d. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya 8. STAF ADMIN a. Melaksanakan tugas administrasi yang ada pada SIMRS; b. Melaksanakan tugas pelayanan informasi dan teknologi kepada yang membutuhkan pada RS; c. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasannya.



9. PELAPORAN (HARIAN, BULANAN, TAHUNAN) Laporan merupakan suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka. Pelaporan yang ada di unit SIM-RS Medirossa 2 Cibarusah, yakni pelaporan bulanan. Pelaporan bulanan ini berupa laporan triwulan KPI (Key Performance Indikator). Laporan KPI merupakan laporan yang berisi pencapaian indikator-indikator kinerja dari unit kerja SIM-RS ini. Laporan ini memperlihatkan jumlah persentase pencapaian tiap indikator per bulannya. 24



SIM RS Medirossa 2 Cibarusah untuk penunjang medis dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu Rekam Medis, Farmasi Rumah Sakit / Apotik, Radiologi dan Laboratorium a). Rekam Medis Rekam medis di Rumah Sakit Medirossa 2 Cibarusah masih menggunakan kertas yang disimpan di gudang status. Setelah pasien mendaftar maka data pasien akan masuk ke ruang rekam medik. Bagian rekam medik akan mencari status kemudian didistribusikan ke poliklinik yang dituju pasien. Penyimpanan kelengkapan data pasien sudah cukup baik, karena semua data pendukung pasien sudah diarsipkan dengan cara di scan, sehingga pasien tidak perlu membawa fotocopi identitas setiap kunjungan . Secara software Rumah Sakit sudah siap untuk implementasi Rekam Medik elektronik, namun sampai saai ini masih menggunakan Status Rekam Medik manual. Menurut keterangan Bagian IT, hal ini disebabkan karena belum ada kebijakan yang tegas dari Top Management dan Juga banyak tenaga dokter yang mayoritas sudah lanjut usia. Rencana dalam waktu dekat akan segera diterapkan metoda paperless karena sistem sudah disiapkan. Dengan metode paperless maka menghemat kertas, ruangan dan waktu pelayanan. Data rekam medik yang sudah berumur ≥ 5 tahun akan di musnahkan, akan tetapi beberapa data yang di anggap penting akan di scan dan di simpan dalam format disk. b). Farmasi Rumah Sakit / Apotik Di Rumah Sakit Medirossa 2 Cibarusah Semua Pembelian barang termasuk obat dilakukan oleh unit Logistik. Negosiasi harga tetap di lakukan oleh direksi. Unit Logistik membeli barang sesuai spesifikasi dari pemakai. Untuk pembelian obat juga di lakukan di bagian logistik, tapi untuk obat di tempatkan di gudang khusus yaitu gudang farmasi. Gudang farmasi adalah gudang penerimaan dan gudang penyerahan obat dan alat kesehatan. Pesanan obat-obatan farmasi dari vendor akan diterima di gudang farmasi. Kemudian di masukkan datanya ke dalam komputer yang bisa diakses mulai dari logistik, manajemen farmasi dan top manajemen Rumah sakit. Data tersesbut bisa di evaluasi dan di liat banyaknya barang. Setelah dicatat oleh gudang farmasi maka akan di periksa oleh bagian logistik. Bagian logistik akan memberikan harga barang masuk. Setelah masuk logistik maka barang-barang di gudang farmasi akan di kunci sehingga siapapun tidak bisa merubah baik 25



di level gudang farmasi sampai top manajemen. Bila bagian gudang akan merubah maka harus laporan dulu ke bagian logistik. Setelah kunci dibuka maka baru bisa di rubah datanya. Pemberian harga dilakukan di bagian keuangan atau bagian Farmasi pusat. Karena harga tersebut harus disesuaikan dengan masing masing perusahaan yang kerjasama. Misalnya Pertamina akan berbeda dengan asuransi lain dalam hal harga. Menurut bagian logistik harga tersebut ada yang dinaikkan 10, 20 atau 30 persen sesuai kesepakatan. Dalam sisi operasional penerapan sistem informasi Manajemen Rumah Sakit belum terimplemenasikan secara optimal, sistem permintaan resep dari semua poli pelayanan masih menggunakan kertas atau manual, padahal dari sistem modul yang telah dipersiapkan oleh bagian IT Rumah sakit mendukung untuk sistem pengeresepan yang telah terkomputerisasi. Ditambah lagi untuk sistem farmasi dalam instalasi gawat darurat dimana depo obat tidak dipersiapkan dalam ruangan IGD, sehingga petugas medis pelayanan harus membuat perimntaan obat secara manual dan mengambil sendiri ke bagian apotek, disini bisa menyebabkan terganggunya pelayanan di IGD dan terdapat faktor terjadinya kesalahan penulisan atau serah terima obat. c). Radiologi Di Rumah Sakit Medirossa 2 Cibarusah, semua permintaan pemeriksaan radiologi masih manual dimana pasien rawat jalan membawa langsung melalui form permintaan pemeriksaan radiologi sedangkan untuk rawat inap form permintaan pemeriksaan radiologi dibawa oleh perawat ruangan, dan diterima oleh radiologi. Dari situ bagian radiologi melakukan pemeriksaan dan penginputan kedalam SIM RS pada modul Radiologi. Pada modul tersebut bagian radiologi menginput nomor registrasi, nama dokter penanggung jawab (DPJP), asal rujukan dari poli mana, tanggal pemeriksaan, dokter radiologi yang akan membaca foto dan jenis pemeriksaan radiologi serta ada biayanya. Setelah di close akan muncul billing secara otomatis online ter link ke bag kasir. Untuk nama pasien dan identitas pasien lainnya langsung muncul ketika memasukan nomor registrasi. Kemudian untuk mengkomunikasi hasil dari pemeriksaan radiologi tersebut kepada dokter penanggung jawab, bagian radiologi menginput kembali pada SIM RS, sehingga dapat dibaca langsung oleh dokter penanggung jawab (DPJP) dalam ruangan poli rawat jalan mapun rawat inap. Sedangkan untuk hasil pemeriksaan radiologi untuk rawat jalan bisa dicetak dan diberikan langsung kepada pasien dan untuk rawat inap diberikan langsung kepada perawat jaga ruangan. 26



Untuk Back Up hasil dari pemeriksaan, bagian radiologi menggunakan destkop hardisk terpisah yang disediakan pada ruangan pemeriksaan radiologi, dan setelah satu tahun data hardisk dibackup kembali ke dalam CD. d). Laboratorium Di RS Medirossa 2 Cibarusah pada unit Laboratorium LIS (Laboratorium Information System) sudah terkoneksi ke SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit) sehingga PPA (Profesional Pemberi Asuhan) dapat dengan mudah melakukan pengecekan hasil lab di PC rawat jalan maupun rawat inap, dapat mempercepat proses pelayanan pasien. Terkait standar keselamatan pasien untuk nilai kritis sudah ada range nilai kritis yang harus segera dilaporkan kepada DPJP namun belum ada pencatatan secara data mutu terkait pelaksanaan pelaporan nilai kritis tersebut. Turn Around Time belum dapat terdeteksi pada SIM-RS. Tidak semua alat laboratorium yang sudah terkoneksi ke LIS, contohnya urinalisis dan imunologi. e). Instalasi Gizi Jadwal makan pasien dibuat manual tapi sudah fasilitasi oleh SIM-RS, patokan waktu makan pagi jam 06.00-06.30..jam 12.30 untuk siang sore jam 17.30. dengan tujuan bisa menarik data. Prosedur masuk ke dalam SIM-RS seperti unit lainnya user di instalas gizi memasukkan user dan password misalnya create menu makanan/jenis diet di sistem tiap ruangan akan muncul daftar pasien disetiap ruangan. Acuan asuhan gizi kewajiban 2x24 jam pasien masuk rawat inap dilakukan oleh dietesien. Dietesien akan melakukan visit ke ruangan untuk asesmen gizi. Nanti dietesien berdasarkan kebutuhan makanan pasien,dietesien mengajukan untuk permintaan bahan makanan. Untuk logistic gizi ,bahan makanan basah tidak stok tapi dibelikan setiap hari.Untuk stok bahan makanan kering dimasukkan ke dalam SIM-RS.



10. PENILAIAN KINERJA (KINERJA UNIT DAN INDIVIDU) KPI UNIT 



A. INDIKATOR INPUT 27



1. Ketersedian SPO Instalasi SIMRS Judul Ketersediaan SPO Instalasi SIMRS Dimensi mutu Efektivitas, Efisiensi Pelayanan Tersedianya Standard Prosedure Operational (SPO) Tujuan Instalasi SIMRS Standard Prosedure Operational (SPO) adalah Standar Definisi operasional prosedur yang seharusnya ada untuk optimalisasi pelayanan rumah sakit Frekuensi pengumpulan data 1 Tahun Periode analisis 1 Tahun Numerator Jumlah SOP unit SIM yang tersedia Denominator Jumlah SOP yang seharusnya ada sesuai standar Sumber data Sub Komite penjaminan Mutu dan Patient Safety Standar 100% Penanggung jawab Kepala Unit Kerja SIM



2. Tersedianya Dokumen Laporan Kinerja Triwulan Unit Kerja SIM Judul Ketersediaan Laporan Operasional SIM Dimensi mutu Akuntabilitas Tujuan Mengetahui kinerja dari unit kerja SIM Definisi operasional Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab



Laporan Kinerja triwulan merupakan laporan yang berisi tentang kinerja unit SIM setiap triwulannya. 3 Bulan 2 Minggu 1 1 Unit Kerja SIM Tersedianya Laporan Triwulan Kepala Unit Kerja SIM







B. INDIKATOR PROSES 3. Persentase Laporan yang Diselesaikan Tepat Waktu Unit Kerja SIM Judul Persentase pengumpulan laporan 28



Dimensi mutu



Ketepatan



Tujuan



Mengetahui persentase pengumpulan laporan setiap unit kerja secara tepat waktu.



Definisi operasional



Laporan yang berisi tingkat perkembangan ketepatan penyelesaian laporan triwulan selama satu tahun 1 Tahun 2 Minggu Jumlah laporan yang terkumpul tepat waktu selama 1 tahun pertriwulannya Jumlah laporan keseluruhan yang seharusnya terkumpul (4 buah) Unit Kerja SIM 100% Kepala Unit Kerja SIM



Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab



4. Persentase Ketidakpatuhan Staf RS Medirossa 2 Cibarusah Dalam Mengoperasikan Absensi Fingerprint Judul Ketidakpatuhan mengoperasikan absensi fingerprint Dimensi mutu Efektivitas Tujuan Definisi operasional Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Target Penanggung jawab



Mengoptimalkan data absensi pegawai RS Unhas baik dari segi informasi kehadiran maupun penggunaannya Ketidakpatuhan adalah ketidaktaatan pada peraturan Setiap Bulan Setiap Bulan Jumlah staf RS Unhas yang tidak patuh dalam absensi fingerprint yang tidak melakukan scan-in dan/atau scan-out pada saat datang dan pulang kerja dalam satu bulan Jumlah seluruh staf RS Unhas Unit Kerja SIM ≤ 10% Kepala Instalasi SDM



5. Waktu tanggap penanganan keluhan penginputan SIM RS Medirossa 2 Cibarusah Judul Penanganan Keluhan penginputan SIM 29



Dimensi mutu



Kenyamanan



Tujuan



Terselenggaranya penanganan keluhan dalam penginputan SIM yang tepat waktu.



Definisi operasional Frekuensi pengumpulan data Periode analisis Numerator Denominator Sumber data Standar Penanggung jawab



Waktu tanggap penanganan adalah waktu yang diperlukan dalam menangani keluhan pada penginputan SIM RS Unhas sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan Setiap Bulan 1 Minggu Jumlah kumulatif waktu tunggu penanganan keluhan sejak diterima keluhan sampai keluhan terselesaikan Jumlah seluruh keluhan yang masuk SIM