Manajemen Mutu [PDF]

Citation preview

PT. KRAKATAU STELL D.4.02.001 R00/010312



Unit Kerja : Administrasi Dokumen



Instruksi Kerja (Pengadaan Barang dan Jasa) Dibuat



Diperiksa



Disahkan



Kepala Bagian Administrasi



Kepala Bagian Operasi



Project Manejer



DESKRIPSI 1. T u j u a n Instruksi Kerja ini ditujukan untuk memperlancar pengadaan Barang dan jasa agar menunjang kelancaran/dan keberhasilan proses produksi. 2. R u a n g L i n g k u p Instruksi Kerja ini berlaku untuk semua unit kerja Administrasi dan Staff Pengadaan barang dan jasa Perusahaan.



3. R e f r e n s i a. ISO 9001 : 2008, elemen 7.4.1 Purchasing Process b. ISO 9001 : 2008, elemen 7.4.2 Purchasing Information c. ISO 9001 : 2008, elemen 7.4.3 Verification of Purchased Product 4. Instruksi Kerja Pengadaan Barang dan Jasa 1) Project Manager a. Menyampaikan permohonan pembelian kepada konsultan/pemilik proyek untuk mendapatkan persetujuan atas keputusan barang yang akan diadakan berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan dalam kontrak b. Mengusahakan dan melakukan pendekatan maupun konsultasi kepada konsultan/pemimpin proyek untuk mempercepat persetujuan yang diberikan dikaitkan dengan schedule pelaksanaan proyek c. Menyampaikan SPP (Surat Permintaan Pengadaan) Barang (terlampir) kepada kepala divisi operasi secara terperinci, yang berisi antara lain : Jenis Barang, Volume Barang, Ukuran, Spesifikasi, Gambar, harga satuan, dan persyaratan lainnya yang dipandang perlu



ISO 9001:2008/Instruksi Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/PT. KRAKATAU STELL



d. Melakukan penilaian kinerja produsen barang setiap akhir pengiriman 2) Tim Pengadaan a. Tim Pengadaan melaksanakan proses pengadaan barang berdasarkan : •



Keputusan “Hasil Rapat Pengadaan” antara Divisi Operasi dengan Tim Pengadaan, atau



•



SPP (Surat Permintaan Pengadaan) Barang dari Project Manager



b. Mempelajari, menilai dan mengevaluasi seluruh penawaran / brosur / rekomendasi yang masuk dan mempertimbangkan mengenai : harga, spesifikasi,jadwal pelaksanaan, pengiriman, asuransi, pengamanan, dan lain – lain sesuai persyaratan yang ditentukan c. Melakukan seleksi dan negosiasi dengan pihak rekanan terhadap penawaran yang diajukan d. Menetapkan produsen/pemasok yang akan ditunjuk sebagai supplier berdasarkan hasil seleksi dan negosiasi yang dilakukan e. Dalam menetapkan keputusan, tim pengadaan dapat meminta bantuan ahli untuk memberikan penilaian yang tepat bagi kepentingan dan keuntungan perusahaan f. Dalam penunjukan produsen/pemasok barang, tim pengadaan harus menggunakan sekurang – kurangnya tiga penawar sebagai pembanding g. Jika terjadi pembelian barang yang sifatnya berulang (repeat order), pengadaan dapat dilakukan secara langsung tanpa penawar pembanding. 3) Procurement Manager a. Untuk pembelian kebutuhan kantor pusat, Procurement Manager bertugas menyiapkan surat permintaan pembelian barang (SPPB) hingga dokumen tersebut disetujui oleh kepala divisi terkait b. Memantau proses pengiriman barang oleh pemasok barang yang ditunjuk agar tidak menyimpang dari jadwal, mutu, dan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam dokumen pembelian c. Memperbaharui data “Daftar Induk Rekanan Terseleksi (DIRT)” berdasarkan hasil evaluasi kinerja yang disampaikan pengguna (project manager) sesuai instruksi kerja yang diberikan. 4) Kepala Bagian Operasi (KBO) a. Untuk pembelian kebutuhan kantor divisi dan kebutuhan proyek, KBO bertugas untuk menyiapkan dokumen – dokumen yang dibutuhkan b. Memantau proses pengiriman barang oleh pemasok barang yang ditunjuk agar tidak menyimpang dari jadwal, mutu, K3 maupun persyaratan lainnya yang telah ditetapkan



ISO 9001:2008/Instruksi Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/PT. KRAKATAU STELL



c. Melaksanakan pemeriksaan fisik atas barang yang diterima dan membuat bukti – bukti penerimaan seperti Daftar Penerimaan Barang dan Surat Jalan d. Menerbitkan surat BAPB (Berita Acara Penerimaan Barang)untuk setiap barang yang telah diterima dan membuat salinannya untuk diserahkan kepada bagian procurement untuk monitoring. 5) Staff Bagian Keuangan a. Melakukan pengecekan ke lapangan mengenai kesesuaian antara Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) dengan realisasinya di lapangan b. Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen pembelian yang diperlukan untuk melaksanakan pembayaran c. Melakukan pembukuan atas pelaksanaan pembelian barang terhitung sejak ditandatanganinya BAPB d. Mengirimkan dokumen penagihan ke kepala bagian administrasi (KBA) untuk mendapatkan persetujuan pembayaran e. Melakukan pencatatan pembayaran – pembayaran yang terjadi dengan sistem kredit atau cicilan 6) Kepala Bagian Administrasi (KBA) a. Menjadwalkan pelaksanaan pembayaran sesuai kesepakatan yang telah dibuat dan sesuai dengan hasil verifikasi dan laporan dari staff bagian keuangan b. Menyiapkan dokumen pembayaran yang dibutuhkan, seperti cheque, kuitansi, dan lain – lain untuk ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan c. Melakukan pembayaran kepada pihak pemasok d. Mengirimkan dokumen – dokumen pembayaran ke bagian keuangan untuk dilakukan pencatatan



7) Dokumen a. b. c. d. e. f.



Form Form Form Form Form Form



01. 02. 03. 04. 05. 06.



Usulan Kebutuhan Biaya Alat dan bahan Daftar Usulan Kebutuhan Alat dan bahan Rekapitulasi usulan kebutuhan alat/bahan Surat Perintah Membayar Surat Tugas Pembelian. Daftar Suplier



ISO 9001:2008/Instruksi Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/PT. KRAKATAU STELL



g. h. i. j. k. l. m.



Form Form Form Form Form Form Form



07. 08. 09. 10. 11. 12. 13.



Profil Suplier Penilaian Suplier Verifikasi Pengadaan Alat/bahan Daftar Penerimaan Alat/bahan. Bon Peminjaman/pengembalian Alat Kuisioner Analisis Kepuasan Pelanggan.



ISO 9001:2008/Instruksi Kerja Pengadaan Barang dan Jasa/PT. KRAKATAU STELL