Manajemen Proyek Dengan Pendekatan PMBOK PDF [PDF]

Citation preview

Manajemen Proyek dengan Pendekatan PMBOK® 6 Studi Kasus PT. MCU



Jakarta, 6 Juli 2019



Program Pasca Sarjana Magister Teknik Elektro



Manajemen Bisnis ICT Kelompok 3: • Jimmy • Muksin • Dodi • Alfius Dosen : DR Ir Iwan Krisnadi MBA



Company Background ▪ PT. MCI provide professional integrated display solution with a variety of products in Video Wall Display, LED Video Wall, Video Wall Processor and Control System → SI1 specialize in Display solution.



▪ Product brands are: Planar, BenQ, Leyard, Crestron, Kramer, LG. ▪ Customer segment: Telco operators, Government Agency, Banking.



Video Wall Display 1A



LED Video Wall



Processor and Control System



Systems Integrator is a person or company that specializes in bringing together component subsystems into a whole and ensuring that those subsystems function together, a practice known as system integration



Definisi Masalah



“Bagaimana Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 6) bisa diimplementasikan dalam proyek SI di PT MCI”



Kajian Literatur



Manajemen Proyek dan Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 6)



Definisi Proyek ▪ Proyek adalah kegiatan sementara yang membutuhkan sumber daya, mengeluarkan biaya dan menghasilkan sesuatu dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang spesifik. Proyek bisa mempunyai bentuk, ukuran, jangka waktu, dan kompleksitas yang bervariasi. Proyek biasanya merupakantanggapan atas kebutuhan yang mendesak, masalah (business case) untuk organisasi (Macapagal & Macasio, 2009)



▪ Proyek merupakan serangkaian aktivitas dan tugas yang memiliki tujuan spesifik untuk diselesaikan, mempunyai waktu mulai dan waktu akhir, batasan anggaran, menggunakan sumber daya yang ada (SDM dan non SDM), serta multifungsi (Kerzner, 2006) ▪ Proyek adalah usaha temporer dengan awal dan akhir yang ditetapkan dengan tujuan untuk membangun produk atau layanan yang unik (Microsoft Corporation, 2002)



Create



Measurable & Quantifiable Deliverables



or



Manajemen Proyek ▪ Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan Teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut (R. Indrajit, 2013)



▪ Manajemen proyek adalah penerapan area pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik untuk mencapai tujuan proyek dalam parameter kualitas, biaya, jadwal dan batasan yang telah disepakati (Microsoft Corporation, 2002) ▪ Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik terhadap aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. Project Management Institute, 2013)



Project Lifecycle



The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ▪ The Project Management Body of Knowledge is a set of standard terminology and guidelines (a body of knowledge) for project management. (Wikipedia) ▪ The PMBOK Guide was created by a team of experts, drawing on the collective wisdom of many project managers. (Head First PMP, 3rd Ed) ▪ PMBOK memperlihatkan konsep dan prinsip dasar apa saja yang harus dipahami dan diperhatikan oleh para praktisi manajemen proyek, dan kerangka metodologi seperti apa yang harus dipergunakan sebagai paduan bagi project manager untuk meningkatkan keberhasilan penyelenggaraan sebuah proyek. (Prof. Richardus Eko Indrajit, PMBOK sebagai Konsep Best Practice) ▪ Versi terbaru dari PMBOK adalah versi 6 yang dirilis oleh Project Management Institute (PMI) pada tahun 2017



Inter-relationship of PMBOK® Project Life Cycle



Phase Gate



Phase Gate



Initiating Processes



Planning Processes



Integration Scope Schedule Cost



Phase Gate



Executing Processes



Quality Resource



Monitoring & Controlling Processes



Closing Processes



Communications Risk Procurement Stakeholder



Phase Gate



Process Group



Knowledge Area



Project Management Institute, A Guide to the the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - SixthEdition, Project Management Institute, Inc., 2017, Figure 1-5, Page 18.



Process Group ▪ Proses Initiating – aktivitas terkait dengan persiapan pelaksanaan sebuah proyek, terutama menyangkut kesediaan stakeholder untuk menentukan obyektifnya dan sepakat untuk memiliki komitmen penuh mendukung proyek tersebut dalam hal alokasi berbagai sumber daya yang diperlukan; ▪ Proses Planning – aktivitas terkait dengan perencanaan pelaksanaan sebuah proyek, terutama dalam hal memperkirakan ruang lingkup, durasi, biaya, kualitas, dan parameter lain yang perlu dikelola di dalam proyek; ▪ Proses Executing – aktivitas terkait dengan menkoordinasikan orang- orang dan sumber daya ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menghasilkan output yang diinginkan atau ditargetkan; ▪ Proses Controlling – aktivitas terkait dengan pengawasan agar seluruh kegiatan yang dilakukan di dalam proyek secara konsisten mengarah pada obyektif yang ingin dicapai; dan ▪ Proses Closing – aktivitas terkait dengan persetujuan formal bahwa proyek telah berakhir dan menghasilkan output yang ditargetkan.



Knowledge Area Area pengetahuan merepresentasikan kesatuan konsep, istilah dan aktivitas yang membentuk bidang profesional, bidang manajemen proyek, atau bidang spesialisasi. PMBOK mendefinisikan aspek penting pada setiap area pengetahuan dan bagaimana mengintegrasikannya dengan kelima grup proses manajemen proyek. Integration Scope



Schedule Cost Quality



Resource Communications



Risk Procurement Stakeholder



PMBOK® 6 Process Group dan Knowledge Area



Studi Kasus & Metodologi



Studi Kasus: Proyek Galeri “Yuk Nabung Saham” Metodologi: Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 6)



Studi Kasus ▪ Nama Proyek: Proyek Galeri “Yuk Nabung Saham” ▪ Customer: Bursa Efek Indonesia (BEI/IDX)



▪ Tahun Proyek: 2017-2018 ▪ Deskripsi: Galeri “Yuk Nabung Saham” adalah galeri audio dan visual dengan tujuan memberikan edukasi dan menumbuhkan minat masyarakat untuk berinvestasi di pasar modal.



Metodologi



Metodologi PMBOK Knowledge Area & Process Group mapping diagram dipakai sebagai baseline dalam memilih ITTO yang akan dipakai Pembatasan Masalah Karena pertimbangan waktu, sebagai sampel dimana pendekatan PMBOK akan dipakai kita pilih satu grup proses, yaitu Planning dan 2 area pengetahuan, yaitu Scope dan Schedule manajemen.



Analisa dan Pembahasan



Project Scope Management ▪ Collect requirement, proses untuk menentukan, mendokumentasikan dan memanajemen kebutuhan stakeholder untuk mencapai tujuan proyek.



▪ Mendefinisikan scope, proses membuat deskripsi detail dari proyek dan produk ▪ Membuat WBS, adalah proses dimana proyek atau produk dipecah menjadi komponen kecil yang lebih mudah untuk diatur.



Project Scope Management Collect Requirement



Define Scope



Create Requirement Specification document to capture customer requirements



Nama Proyek Customer No PO/SPK Jumlah Kebutuhan Visual/Display Video Wall Display LED Video Wall TV LCD In-Focus Interactive Screen Tablet Kebutuhan Audio Speaker remote Speaker satelite Subwoofer Microphone Ruangan Area Lighting Jumlah lampu Lumen



Type



Ukuran



Project Scope Management (continued) Create WBS



Galeri “Yuk Nabung Saham”



Persiapan



Desain



Commisioning & Deployment



Testing



Site Survey



Desain area booth



Pekerjaan Sipil



Testing Power



Pengadaan Material & Perangkat



Desain main hall



Pekerjaan Interior



Testing Fungsionalitas



Pemasangan Perangkat



Acceptance



User Acceptance Test



Reporting



Desain Blueprint



Report aktifitas



Project Schedule Management ▪ Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produkproduk proyek. ▪ Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek. ▪ Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal. ▪ Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas, dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek



Project Schedule Management Define Activity Reporting, Site Survey, Testing, Desain,



Develop Project Schedule



Commissioning & Aktifitas



Deployment, UAT Estimate Activity Duration



Sequence Activity 1.



Site Survey



2.



Desain



3.



Comm. & Dep.



4.



Testing



5.



UAT



6.



Reporting



1.



Site Survey: 1 Week



2.



Desain: 2 Weeks



3.



Comm. & Deploy: 8 Weeks



4.



Testing: 5 Weeks



5.



UAT: 1 Week



6.



Reporting: 1 Week



PO/SPK terbit Site Survey Pengadaan material dan perangkat Desain interior dan layouting Desain area booth Desain main hall Commissioning & Deployment Perkerjaan Sipil Pekerjaan interior Instalasi perangkat Epson EB69ui Epson G7905u Monitor ImagePath 55" interactive Monitor ImagePath 55" TV LG UHD 75 Holosonic As-24i Holosonic As-16i LED Leyard P2.5 Sennheiser HD471G Lenovo Miix-320 Testing Test On/OFF End to End Test User Acceptance test Reporting



November '17 Week 3 Week 4



Week 1



December '17 Week 2 Week 3



Week 4



Week 1



January '18 Week 2 Week 3



Week 4



Week 1



February '18 Week 2 Week 3



Week 4



Kesimpulan



Daftar Pustaka ▪ Project Management Institute, A Guide to the the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017. ▪ Prof. Richardus Eko Indrajit, PMBOK sebagai Konsep Best Practice, 2013. ▪ Jennifer Greene, PMP; Andrew Stellman, Head First PMP, 3rd Ed, 2014.



▪ Mas’ud Adhi Saputra, KERANGKA KERJA MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK INSTANSI PEMERINTAH, MTI, Vol 2 No 1, 2016.