Mjm-004 Sop Kajian Manajemen [PDF]

Citation preview

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL KAJIAN MANAJEMEN



No. Revisi Tgl Revisi



No. MJM-004



001 25/03/2019



Disusun dan disahkan oleh:



Mirnawati Naser, S.Farm., Apt.



dr. Irene Hongata



Apoteker Penanggung Jawab PBF



Direktur



Halaman: 1/3



PT MARKSON JAYA MEDIKA



No. Revisi: 001 Tgl. Berlaku: 01 April 2019



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL KAJIAN MANAJEMEN



No. MJM-004



1. Tujuan  Untuk memastikan pengendalian setiap proses dan sumber daya yang ada berjalan secara efektif dan efisien serta memenuhi persyaratan CDOB terkini  Untuk meningkatkan kemampuan perusahaan memberikan jasa distribusi obat dan alkes secara prima dan memuaskan bagi para pelanggan 2. Ruang Lingkup Standar Prosedur Operasional ini dilaksanakan dalam lingkup perusahaan secara umum 3. Definisi  Kajian Manajemen adalah sebuah metode evaluasi untuk memastikan Sistem Manajemen Mutu diterapkan dengan baik di perusahaan yang dilakukan secara berkala 4. Tanggung Jawab Prosedur ini dilaksanakan oleh pimpinan perusahaan dan APJ PBF serta diikuti oleh semua anggota perusahaan 5. Prosedur 1. Kajian Manajemen dilakukan pada Bulan Januari setiap tahunnya, tanggal dilaksanakannya dapat disesuaikan dengan jadwal pimpinan dan anggota perusahaan 2. Kajian Manajemen dilakukan dalam bentuk rapat formal yang dipimpin oleh Direktur, dilaksanakan oleh APJ PBF, dan diikuti oleh semua anggota perusahaan 3. Setiap kali kajian manajemen dilaksanakan APJ PBF membuat daftar hadir karyawan serta menunjuk satu orang anggota perusahaan yang bertugas sebagai notulen rapat untuk mencatat setiap hal yang dikaji dalam rapat serta satu orang lagi untuk melakukan dokumentasi jalannnya rapat kajian manajemen 4. APJ PBF membuat agenda rapat yang memuat hal-hal sebagai berikut:  Setiap bagian perusahaan (administrasi, gudang logistik, dan keuangan) menyampaikan kendala, penyimpangan, dan kelemahan yang terjadi pada bagian masing-masing, serta usulan perbaikan yang akan dilakukan.  Memastikan bahwa Sistem Mutu yang diterapkan sudah sesuai untuk diterapkan dalam kegiatan distribusi baik saat ini maupun yang akan datang serta sudah memenuhi ketentuan peraturan, Undang-Undang, ataupun CDOB terkini. Bila perlu dapat dilakukan revisi ataupun perbaikan.  Melakukan kajian terhadap keluhan pelanggan (penyelidikan dan identifikasi penyebab keluhan serta rekomendasi tindakan perbaikan dan pencegahan jika diperlukan)  Melakukan kajian atas hasil audit internal dan eksternal (rekomendasi tindakan perbaikan jika diperlukan serta evaluasi efektivitas tindakan perbaikan atas hasil audit)  Hasil penilaian kinerja proses yang dilakukan selama ini Halaman: 2/3



PT MARKSON JAYA MEDIKA



No. Revisi: 001 Tgl. Berlaku: 01 April 2019



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL KAJIAN MANAJEMEN



No. MJM-004



 Status tindakan perbaikan dan pencegahan serta tindak lanjut dari kajian manajemen sebelumnya  Rencana perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap sistem mutu dan rekomendasi untuk peningkatan berkesinambungan  Ketersediaan infrastruktur serta keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja  Hal-hal lainnya yang berhubungan dengan sistem mutu  Jadwal rapat selanjutnya 5. APJ PBF juga menyiapkan dokumen pendukung lainnya sebagai dasar pembahasan rapat kajian manajemen 6. Pimpinan rapat memulai rapat dengan menyebutkan agenda, cakupan, dan tujuan rapat 7. Agenda yang telah dibuat dibahas satu per satu dan setiap hasil keputusan rapat ditulis oleh notulen dalam buku catatan Rapat Kajian Manajemen 8. Setelah rapat selesai pimpinan rapat atau notulen membaca kembali hasil rapat yang telah dibahas serta tindakan perbaikan yang akan diambil dan disepakati bersama 9. Hasil dari kajian manajemen harus memuat peningkatan keefektifan Sistem Mutu, perbaikan proses yang berhubungan dengan CDOB, dan kebutuhan sumber daya 10. Hasil rapat dicopy dan dibagikan ke setiap anggota perusahaan 11. Direktur dan APJ PBF bertanggung jawab untuk memastikan hasil keputusan dari kajian manajemen dilaksanakan dengan baik oleh setiap bagian yang terkait 12. APJ PBF membuat laporan evaluasi pemantauan pelaksanaan hasil kajian manajemen kepada Direktur untuk menjadi agenda pembahasan rapat kajian manajemen selanjutnya



Halaman: 3/3



PT MARKSON JAYA MEDIKA



No. Revisi: 001 Tgl. Berlaku: 01 April 2019