Modul Membuat Dokumen Kantor Lengkap [PDF]

Citation preview

A. KEMAHIRAN BACA TULIS 1. Kemahiran baca tulis dalam e-mail, Faksimile dan korespondensi Sarana E-mail, faksimile dan korespondensi mempunyai satu kesamaan, yaitu merupakan sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca surat yang masuk baik melalui E-mail, faksimile, ataupun korespondensi adalah teknik membaca lengkap dan teknik membaca detail. Karena ketiga saran itu, dapat menyajikan surat dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama. E-mail dapat keluar dicetak melalui printer, faksimile sudah keluar dalam bentuk lembar kertas dan korespondensi sudah pasti dalam bentuk lembar kertas. Mula-mula diperlukan teknik membaca lengkap, membaca surat dari awal sampai dengan selesai, untuk mengetahui keseluruhan isi surat. Sesudah itu, bila perlu dapat dilakukan dengan teknik membaca detail terhadap bagian surat yang dianggap perlu, supaya dapat diketahui secara lebih mendalam tentang informasi yang hendak dikerjakan. Setelah membaca surat masuk dengan lengkap dan membaca dengan detail, langkah selanjutnya adalah menulis surat jawaban yang diperlukan.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



10



Bagan-bagan surat masuk sampai dengan surat keluar: Membaca Detail



Surat Masuk



 E-Mail  Faksimile  Korespondensi



Membaca Lengkap



Siap Balas



Kerangk a Tulis



Menulis



Surat Jawaban



Surat Keluar



Pada waktu akan menulis jawaban, perlu dibuat terlebih dahulu kerangka suratnya. Kerangka surat yang digunakan untuk menjawab surat tersebut terdiri dari empat tahapan pemikiran sebagai berikut: a. Pikirkan jawaban apa yang akan ditulis. Jawaban secara garis besar terhadap isi surat masuk yang sudah selesai dibaca. b. Pikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut. Yang menjadi inti dari jawaban itu adalah tema, dan tambahan lain yang menyangkut tema itu adalah subtema.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



11



c. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya. Perlu dirancang terlebih dahulu berapa paragraf yang dibutuhkan untuk seluruh isi jawaban, kemudian dipikirkan urutannya sesuai dikaitan dengan penempatan tema dan subtema pada paragraf-paragraf itu. d. Menulis. Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi maka surat tinggal dikirim. Surat jawaban dikirim dengan menggunakan E-mail melalui perantara atau media computer, dikirim dengan faksimile dengan menggunakan pesawat telpon-faksimile, dikirim melalui kantor pos atau jasa titipan kilat, atau memakai kurir sendiri setelah melalui prose situ kini surat jawaban itu menjadi sebuah surat keluar. 2. Dalam SMS Ponsel Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca SMS ponsel yang masuk adalah: 1. Teknik membaca cepat, 2. Teknik membaca lengkap, dan 3. Teknik membaca detail, karena SMS ponsel tidak bias menyajikan pesan dalam bentuk lembaran kertas yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama. SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar kecil pada pesawat ponsel yang hanya dapat dibaca dalam waktu yang singkat. Oleh sebab itu, cepat dibutuhkan. Sesudah itu, diperlukan teknik membaca lengkap dan membaca detail untuk mengetahui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah mengetahui secara jelas, jawabannya perlu dipikirkan atau dirancang. SMS jawaban perlu dirancang dengan teknik pemakaian bahasa tertulis yang bernilai komunikatif. Teknik pemakaian bahasa tertulis yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Memakai kata singkatan yang sudah baku di masyarakat. Midsalnya: Depdiknas, AD, AL, AU, menlu, pantura, patas, satgas dll. b. Menciptakan dan menggunakan kata singkatan dengan cara yang umum dipakai oleh kebanyakan orang. Misalnya: kpd (kepada), utk (untuk), trims (terimakasih), bsk (besok) dll. MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



12



c. Menciptakan dan memakai bahasa pendek yang masih memenuhi kaidah gramatikal. Misalnya: Ak bsk pk 10 pagi (Aku besok pulang pukul sepuluh pagi).



Alur SMS masuk sampai dengan SMS keluar adalah sebagai berikut:



Membac detail



Rancangan jawaban



Membaca lengkap



Memakai kata singkatan yang ada memakai singkatan yang umum



Membac a cepat



SMS masuk



Memakai bahasa yang pendek dan jelas



SMS jawabanSMS keluar



3. Ejakan yang disempurnakan (EYD) Ejaan yang disempurnakan atau yang lebih dikenal lagi dengan singkatan EYD adalah ejaan yang mulai resmi dipakai dan digunakan di Indonesia tanggal 16 agustus 1972. Ejaan ini menggantikan ejaan sebelumnya, Ejaan republik atau Ejaan Soewandi. Pada tanggal 23 mei 1972 sebelum pernyataan bersama telah ditandatangani oleh menteri MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



13



pelajaran Malaisya pada masa itu, Thun Hussien Onn dan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Mashuri. Pernyataan bersama tersebut mengandung persetujuan bersama untuk melaksanakan asa yang telah disepakati oleh para ahli dari kedua Negara tentang Ejaan Baru dan Ejaan yang Disempurnakan. Pada tanggal 16 agustus 1972, berdasarkan Keputusan Presiden No. 57, Tahun 1972 berlakulah sistem Ejaan Latin (dalam istilah bahasa melayu adalah rumi). Ejaan baru ini dimalaysia dirujuk sebagai Ejaan Rumi Bersama (ERB). Selanjutnya Departemen Pendidikan dan keduanya menyebarluaskan buku panduan pemakaian berjudul “Pedoman Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan”. Pada tanggal 12 Oktober 1972, Panitia Pengembangan Bahasa Indonesia, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan buku “Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan” dengan penjelasan kaidah penggunaan yang lebih luas. Setelah itu, Menteri Kebudayaan dan pendidikan mengeluarkan surat keputusannya No. 0196/1975 memberlakukan “Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan dan Pedoman Umum Pembentukan Istilah”. Perbedaan-perbedaan antara EYD dan ejaan sebelumnya adalah: a. ‘tj’ menjadi ‘c’ b. ‘dj’ menjadi ’j’ c. ‘oe’ menjadi ’u’ d. ‘j’ menjadi ’y’ e. ‘nj’ menjadi ’ny’ f. ‘sj’ menjadi ’sy’ g. ‘ch’ menjadi ’kh’ h. Awalan ‘di-’ dan kata depan ‘di’ dibedakan penulisannya. Ejaan ini masih tetap digunakan hingga saat ini. EYD adalah rangkaian aturan wajib digunakan dan ditaati dalam tulisan Bahasa Indonesia resmi. EYD mencangkup penggunaan dalam 12 hal, yaitu penggunaan huruf besar (kapital), tanda koma, tanda titik, tanda seru, tanda hubung, tanda MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



14



titik koma, tanda Tanya, tanda petik, tanda titik dua, tanda kurung, tanda ellipsis, tanda garis miring. Salah satu yang sering ditemui dalam penulisan sehari-hari adalah huruf besar atau huruf capital. Beberapa Pengguna Huruf Besar atau Huruf capital diantaranya adalah: a. Huruf pertama kata ganti “Anda”. b. Huruf pertama pada awal kalimat. c. Huruf pertama unsur nama orang. d. Huruf pertama untuk penamaan geografi. e. Huruf pertama petikan langsung (diawali tanda petik). f. Huruf pertama nama jabatan yang diikuti nama orang atau organisasi. g. Huruf pertama pada nama Negara, pemerintah, Lembaga Negara, juga nama atau jenis Dokumen kecuali kata dan. h. Huruf pertama masing-masing kata pada sebuah judul (kecuali kata depan dan kata sambung). i. Huruf pertama pada nama agama, kitap suci dan hari besar.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



15



B.



KEMAHIRAN



MENULIS



DALAM



MEMBUAT



NOTULA DAN LAPORAN 1. Notula Notula adalah risalah rapat, risalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu hasil pembicaraan di dalam rapat. Notula rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk dan disahkan oleh ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut. Catatan rapat yang anda buat selama rapat berlangsung segera disusun dengan rapi, segera meminta tandatangan kepada pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak dan segera mendisribusikan kepada para peserta rapat. Cara penulisan Notula: a. Notula harus ditulis secara ringkas tetapi jelas dan tegas. b. Isi notula hanya memuat pokok-pokok isi pembicaraan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat notula: a. Mengetahui tema dan tujuan rapat b. Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak ada yang terlewatkan jika ada hal-hal yang penting. 2. Laporan Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil pemikiran atau hasil kerja secara tertulis (ada juga yang secara lisan tetapi tidak dipermasalahkan disini) dari seorang bawahan kepada seorang atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab dari pihak yang satu kepada pihak yang lain yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan. Pengertian laporan menurut para ahli yaitu sebagai berikut: a. Prof.Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan informasi. b. J.C. Denyern berpendapat bahwa laporan adalah suatu alat komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki. MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



16



Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa. a. Fungsi laporan Bagi suatu instansi/perusahaan laporan sangat besar manfaatnya, sebab laporan tersebut berfungsi sebagai: 1. Alat untuk menyampaikan infirnasi, 2. Alat pertanggung jawaban kepada pemberi tugas, 3. Bahan penentu kebijakan, 4. Alat untuk membina kerjasama, dan 5. Alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar pengalaman. b. Jenis laporan Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana kita melihatnya. Dibawah ini akan dibahas laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana. 1. Jenis laporan ditrinjau dari segi isi dan maksudnya: a) Laporan infornatif, yaitu laporan yang sesuai dengan kenyataan. b) Laporan analisis, yaitu laporan yang berupa masukan dalam bentuk: ide, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam. c) Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang berisi penilaian sekilas tanpa analisis mendalam. d) Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berupa pertanggung jawaban yang dapat dikerjakan dengan berpedoman 2 hal: 1) Apabila proyeknya sudah selesai 2) Jika pekerjaan bertahap/laporan kemajuaan e) Laporan kelayakan, yaitu laporan yang bertujuan untuk menentukan mana yang terbaik setelah menganalisa suatu MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



17



masalah secara mendalam untuk menuju penilaiaan yang bersifat pilihan layak atau tidak. 2. Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya: a) Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang dapat digunakan untuk keperluan intern organisasi/kantor dan isinya hanya memuat pokok-pokok saja. b) Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kurang lebih satu sampai dengan tiga lembar dan paling banyak lima halaman saja. c) Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan berbentuk naskah dapat pendek atau panjang penyampaiannya memerlukan memo aatu surat pengantar. 3. Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya: a) Laporan biasa b) Laporan penting (rahasia) 4. Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya: a) Laporan lisan b) Laporan tulisan c) Laporan visual 5. Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan pereodisasinya: a) Laporan rutin b) Laporan berkala c. Pengumpulan data Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Observasi, pengumpulan data dengan cara observasi bias diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang didinginkan. 2. Angket, pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden. 3. Wawancara, pengunpulan data yang bersifat wawancara bias diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau interview. MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



18



4. Lokasi, pengumpulan data jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan, dari majlah, buku-buku, surat kabar, arsip dan lain-lain. d. Penyusunan laporan Laporan harus disusun dengan sempurna dan komplit, tidak bolek ada halhal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang, laporan harus disajikan secara menarik. Cara penulisan laporan: 1. Laporan harus ditulis secara benar sesuai dengan kenyataan yang ada.tidak boleh ada kebohongan yang timbuldari diri sendiri yang tidak disertai dasarnya. 2. Laporan harus ditulis secara jelas, tegas, dan cermat mengenai permasalahan yang dilaporkan. Di dalam laporan tidak diperbolehkan ada hal-hal yang tidak jelas. 3. Laporan harus ditulis secara lengkap mengenai objek permasalahan yang ada, dan tidak diperbolehkan ditulis hanya sebagian saja. Kemahiran menulis yang diperlukan pada penulisan notula dan laporan adalah sebagai berikut: a) Pemakaian kata-kata yang umum dipahami oleh banyak orang, penggunaan kata-kata khusus, apalagi bersifat perorangan, dan kata-kata asing,serta kata-kata bahasa daerah sebaiknya dihindari dan dikurangi. b) Pemakaian tata bahasa yang baku, tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa baku bahasa Indonesia sebagai bahasa Nasional seluruh Nusantara. c) Pemakaian gaya byang umum, gaya bahasa atau ragam bahasa atau ekspresi bahasa (cara penuturan yang dapat dipahami orang) yang digunakan seharusnya yang bersifat umum. Garis besar cara menulis notula dan laporan adalah sebagai berikut: 



Notula MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



19



 Ringkas, jelas, tegas  Pokok-pokok pikiran dirapat  Kesimpulan di rapat 



Laporan  Benar dan objektif  Sesuai kenyataan  Jelas, tegas, cermat  Tidak mengandung kebohongan  Tidak ada kepalsuan  Lengkap



C. Kemahiran Dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno Steno adalah system mencatat secara cepat dan dikte adalah suatu cara penyampaiannya secara lisan berupa informasi. Sedangkan kemahiran bahasa yang berfungsi pada steno adalah kemahiran menulis sedangkan kemahiran dalam dikte adalah kemahiran mendengarkan. Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk memepersingkat dan mempercepat pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulia. Stenografi berasal dari bahasa Yunani yaitu kata stenos artinya singkat dan grahein artinya menulis. Perkembangan menurut para ahli senogarfi dapat diuraikan secara singka, yaitu adalah sebagai berikut: 1. Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John Willis pada tahun 1602 dari Inggris. 2. F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman. 3. I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris. 4. A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda 5. Pada tahun 1925 diIndonesia terdapat pengarang Karundeng menciptakan steno nasional Karundeng.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



20



Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah dikeluarkannya surat keputusannya No.051/1968 tanggal 1 Januari 1968, telah ditetapkan sistem karundeng sebagai sistem stenografi stendar mata pelajaran dimasukkn kedalam kurukulum SMK. Oleh karena itu, stenografi sistem karundeng merupakan sistem nasioanl. Manfaat Stenografi secara khusus: 1. Untuk mencatat atau menerima dikte 2. Untuk mencatat notulen saat rapat 3. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia Manfaat Stenografi secara umum: 1. Untuk membuat hasil atau persediaan risalah lengka. 2. Hasil siding notulis siding atau panitia siding pengadilan. 3. Untuk mencatat berita atau pesan melalui pesawat telpon atau berupa sandi-sandi. 4. Untuk mencatat dikte. 5. Untuk mahasiswa dan mahasisiwi yang pekerjaan setiap harinya menulis. 6. Bagi wartawan yang bidang pekerjaannya mencari berita, menulis berita, mewawancarai orang. 7. Untuk menurjemahkan hasil siding atu rapat karena steno dapat diterjemahkan dengan cepat. 8. Untuk mencatat dan membuat cataatan bersifat rahasia.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



21



Ukuran Huruf Steno 1. Huruf 1 ruang Terdiri dari abjad : a, h, l, m, dan n.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



22



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



23



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



24



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



25



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



26



Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif adalah kemahiran mendengarkan sesuatu yang mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari mendengar untuk memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengar aktif seperti ini sangat dibutuhkan untuk mendengarkan dikte. Pada waktu pendengaran aktif, pendengaran harus berkonsentrasi sungguh-sungguh mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan lawan didalam dikte. Sesudah menangkap secara tepat, hasil penyimakan ini yang harus dicatat. Misalkan dalam pendengaran cara penangkapan materinya tidak tepat maka pada gilirannya pencatatan steno pun hasilnya akan tidak tepat pula. Agar hail dari mendengarkan aktif dapat sesuai



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



27



dengan harapan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyampaian target yang diinginkan. Lima hal pelatihan yang ikut dipraktikkan pada saat melaksanakan mendengarkan aktif, adalah sebagai berikut: 1. Berhenti berbicara, waktu mendengarkan dilarang berbicara kepada siapapun. 2. Menunjukkan adanya perhatian untuk mendengarkan, menunjukkan sikap yang serius atau sungguh-sungguh. 3. Jauhkan diri dari gangguan, harus menolak dengan menggunakan isyarat atu memberi tanda. 4. Bersabar mendengarkan, jarus bias mengontrol sikap sampai dikte selesai. 5.



Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat, dikatakan waktu yang tepat apabila setelah dikte usai baru mengajukan pertannyaan atau pada saat ditengah-tengah dikte pada waktu ada sela waktu.



Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera harus ditingkatkan, antara lain mampu menangkap pengucapan yang mirip akan tetapi beda makna. Misalnya: a. lalu dan rabu b. telor,tolol dan terror c. memerah dan memeras d. sunter dan sentul, dll jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil dengan baik, kini giliran kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil baik pula. Kemahiran menulis ini dilakukan secara bersamaan dengan ketrampilan stenografi. Pada saat melaksanakan pencatatan dikte, kemahiran menulis yang sungguh-sungguh tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Yang dapat dipastikan adalah kemahiran menulis: “Mencatat dengan mengikuti apa yang diucapkan oleh si pendikte ”. kemahiran menulis ini bercirikan kosakata, tata bahasa ataupun gaya bahasa semuanya mengikuti apa yang dibicarakan oleh pendikte. Stenografi adalah ketrampilan lain yang tidak termasuk dalam kemahiran menulis bahasa. MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



28



Pelajaran stenografi adalah pelajaran skill atau ketrampilan yang kegiatanya berkisar pada kegiatan membaca dan menulis. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan menulis dan membaca tersebut harus sering dilakukan. Karena tidaklah mungkin apabila belajar stenografi itu hanya dilihat dan dihafal saja. Siapa yang rajin membaca dan menulis maka akan terampil mempraktekan pelajaran steno.



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



29



LATIHAN SOAL I.



Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang paling tepat dan benar!



1. Pengumpulan data suatu laporan dapat dilakukan melalui hal-hal dibawah ini, kecuali … a. Angket b. Observasi c. Wawancara d. Pencurian data e. Lokasi 2. Isi notula rapat yang baik adalah … a. Menulis rinci setiap kata yang diucapkan dalam rapat b. Menyertakan angka dan dibicarakan c. Menyertakan grafik serta gambar d. Hanya memuat pokok-pokok isi pembahasan e. Hanya memuat kesimpulan rapat 3. Profesi yang tidak membutuhkan ketrampilan menulis isi steno adalah … a. Dokter b. Panitia pengadilan c. Mahasiswa d. Wartawan e. Sekertaris 4.



Kata STENO dalam stenografi berarti … a. Inti



d. Huruf



b. Tulisan



e. Rahasia



c. Singkatan 5.



Kemahiran bahasa yang digunakan dalam dikte adalah … a. Kemahiran mengarang b. Kemahiran mendengar c. Kemahiran membaca d. Kemahiran berbicara e. Kemahiran membuat ilustrasi gambar MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



30



6.



20 Sama artinya dengan … a. 20 b. 20.000 c. 2.000.000 d. 20.000.000 e. 20.000.000.000



7.



System steno karendung yang menjadi standart di Indonesia diciptakan tahun … a. 1968



d. 1946



b. 1925



e. 1837



c. 1999 8.



Stenografi paling tepat di pelajari dengan … a. Berlatih menulis dan membaca b. Membaca c. Menulis d. Menghafal huruf e. Menghafal dan melihat



9.



Huruf steni yang menempati 3 ruang adalah huruf … a. L b. A c. H d. F e. B



MEMBUAT CATATAN DIKTE UNTUK MENGHASILAKN DOKUMEN |



31



10. laporan biasanya disampaikan oleh dan pihak-pihak di



bawah ini



kecuali … a. Bawahan kepada atasan b. Pelaksana proyek kepada klien c. Staf kepada coordinator d. Direktur kepada owner e. Manager kepada koordinator staf



II. Isilah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Apa yang harus dilakukan notulen setelah rapat selasai? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 2. Bagaimana cara penulisan notula yang baik? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 3. Sebutkan 3 tujuan dibuatnya notula rapat? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 4. Sebutkan jenis-jenis laporan ditinjau dari isi dan maksudnya? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 5. Apa yang dimadsud dengan laporan kelayakan dalam kantor? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 6. Sebutkan tiga bentuk sambungan yang ada dalam penulisan stenografi? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 7. Apa yang kamu ketahui tentang steno dan stenografi? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 8. Bagaimana pemulisan laporan yang baik?



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



34



Jawaban: ................................................................................................................. .................................................................................................................................



9. Sebutkan dan tuliskan huruf-huruf dalam steno yang mempunyai ukuran penulisannya 1 dan dua ruang? Jawaban: ................................................................................................................. ................................................................................................................................. 10. Tuliskan identitas kalian dalam bentuk steno serta huruf latinnya? Jawaban: ................................................................................................................. .................................................................................................................................



AKTIVITAS SISWA 1. Tugas Individu Buatlah catatan sekolah saat guru menerangkan, setelah sesuai, buat dalam bentuk notulen serta tulis dalam bentuk stenografi. 2. Tugas Kelompok Carilah hasil rapat dalm suatu organisasi berjumlah 5macam, setelah itu tulis dalam stenografinya.



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



35



1. Pengertian Dokumen Sebagaimana telah disampaikan pada materi sebelumnya, bahwa surat merupakan dokumen penting dari sebuah instansi, tetapi dokumen sebuah instansi bukan hanya terbatas pada surat saja tetapi juga pada hal-hal lain yang sama pentingnya dalam organisasi tersebut. Menurut kamus buku Besar Bahasa Indonesia dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai buku keterangan untuk lebih jelasnya, pelajarilah hal-hal yang berkaitan dengan dokumen berikut ini. a. Macam-macam dokumen Telah disinggung sebelumnya bahwa dokumen terdiri dari beberapa bentuk, tidak hanya terbatas pada surat saja, berikut ini akan dijelaskan macam-macam dokumen yang lazin ada dalam sebuah instansi atau kantor: 1) Surat Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Surat terbagi menjadi 3 (tiga) kelompok besar, yaitu: surat dinas, surat niaga dan surat pribadi. a) Surat dinas Surat dinas adalah surat yang dibuat untuk kaitan kedinasan kerja atau yang lebih sering disebut juga sebagai surat kesekretariatan, disebut demikian karena surat-surat tersebut dibuat oleh unit kesekretariatan atau oleh seorang selretaris.



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



36



Surat dinas dapat dipecah menjadi dua yaitu surat dinas kesekretariatan (khusus) dan surat niaga. Perbedaan yang signifikan pada surat dinas yang membedakan dari surat lainnya adalah: (1) Tidak memiliki kalimat pembuka dan penutup surat, (2) Tidak tertera salam pembuka, (3) Dibuat atas nama organisasi, (4) Menggunakan kata ganti KAMI, dan (5) Tidak tertera penulis dan mengonsep surat.



Contoh surat dinas kesekretariatan, diantaranya adalah: (1) Surat tugas,



(4) Surat perjalanan dinas, dan



(2) Surat pemerintah,



(5) Surat pengantar.



(3) Surat keputusan. Sedangkan surat kesekretariatan lainnya yang bersifat umum dan bukan tergolong surat dinas antara lain adalah: (1) Surat pengumuman,



(4) Telegram, dan



(2) Surat keterangan,



(5) Proposal.



(3) Email, b) Surat niaga/dagang Surat niaga yaitu surat yang berkaitan erat dengan proses perdagangan barang/jasa yang bertujuan untuk memperlancar perusahaan unruk mencari laba. Adapun contoh surat niaga adalah: (1) Sirat perkenalan,



(5) Surat pengantar barang,



(2) Surat penawaran,



(6) Surat penagihan, dan



(3) Surat konfirmasi pesanan,



(7) Surat konfirmasi pembayaran.



(4) Surat jalan, Sedangkan surat dinas yang berhubungan dengan perniagaan/ bisnis dapat dibedalan menjadi: (1) Surat perjalanan dinas untuk bernegosiasi, (2) Surat perintah mengikuti tender,



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



37



(3) Surat perintah pemngiriman barang, dan (4) Surat perintah penarikan barang. Pada dasarnya secara akademik ridak ada pembagian teori atas surat dinas diaga, namun dalam prakriknya tersirat makna bahwa cukup seoring surat dinas yang diberikan dari atasan kepada bawahan adalah pemberian tugas yang mengemban misi bisnis perniagaan seperti contoh di atas. Contoh dokumen-dokumen niaga lainnya, diantaranya adalah: (1) Wesel (bill of axchange), (2) Cek, (3) Promes/askep (4) Wesel pos, (5) Obligasi (6) Saham, (7) Konosemen (bill of lading), (8) Surat gudang, (9) Surat pengiriman barang pesanan (delivery order) atau (consignment), (10) Surat perjanjian jual beli, kontrak atau kerja sama, dan (11) Faktur (invoice). c) Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh perorangan kepada pihak lain untuk tujuan pribadi. Contohnya adalah: (1) Surat lamaran kerja, (2) Surat perkenalan pertemanan, (3) Surat kepada/dari sahabat/keluarga, (4) Surat pernyataan, dan (5) Surat cinta. 2) Laporan Laporan adalah junis surat yang berisi uraian tertulis dan bersifat formal tentang gambaran pelaksanaan tugas kedinasan. Contoh macam-macam laporan antara lain adalah:



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



38



a) Laporan berita acara, b) Laporan keuangan (kas/cash flow, neraca, income statement), c) Surat Setoran Pajak (SSP), d) Laporan rekaman rapat (notulen dan risalah), e) Kartu stock, dan f) Laporan berkala (harian, bulanan, triwulan, semester, tahunan). 3) Formulir Formulir adalah jenis surat yang memiliki desain khusus (berkolom/berlajur) yang membuat sejumlah data untuk tujuan tertentu. Contoh macam-macam formulir. a) Formulir penerimaan mahasiswa baru, b) Formulir keanggotaan, c) Formulir aplikasi bank, dan d) Aplikasi lamaran kerja. 4) Dokumen berbasis hukum Dokumen berbasis hukum adlah jenis surat yang bentuknya berisi peraturan-peraturan yang mengikat antara satu pihak dengan pihak lainnya dan wajib dilaksanakanm jika tidak, maka akan mendapat sanksi. Macam-macam dokumen hukum antara lain adalah: a) Surat perjanjian,



e) Surat kuasa,



b) Surat kontrak,



f) Surat legalisasi notaris, dan



c) Surat akta jual beli,



g) Surat warisan.



d) Akta hibah, 5) Dokumen berdasarkan teknologi yang berkembang Dokumen berdasarkan teknlologi adalah jenis surat yang dihasiljan oleh proses transformasi teknologi canggih. Proses transformasi dokumen ini sangat cepat penerimaannya dan dapat diandalkan sebagai salah satu sumber informasi yang akurat. Adapun cotoh dari dokumen-dokumen berteknologi adalah: a) Telegram,



d) e-mail, dan



b) Teleks,



e) sms,



c) Faksimile,



2 . entifikasi Mengid



kebutuhan dokumen



39



Sistem Dokumen Dokumen dalam sebuah kantor tentu sangat banyak sekali jumlahnya, dan pasti setiap dokumen itu berbeda-beda isi dan tujuannya, oleh sebab itu setiap kantor atau bagian administrasi harus bisa membuat pengelompokanpengelompokan dari dokumen sehingga jika suatu saat dibutuhkan akan mudah untuk dicari dan digunakan. Sistem dokumen merupakap langkah pemecahan masalah dalam membuat pengarsipan semua dokumen, sistem dokumen mernbagi dokumen-dokumen menjadi beberapa kriteria dan juga pernberian kode atau nomor dokumen yang disesuaikan dengan peruntukan dokumen itu spndiri. Untuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut ini. a. Sistem Indeks . Sistem indeks adalah cara'penyimpanan surat-surat penting yang disesuaikan dengan jenis dan bentuk surat. Penyimpanannya disusun berdasarkan tanda pengenal yang mudah diingat supaya surat tersebut mudah ditemukan sewaktu diperlukan, sistem indeks juga memberikan kemudahan penataan lokasi surat atau dokumen sesuai dengan bagian clan tujuan atau isi dari surat atau dokumen itu sendiri. 1) Pengertian filing (arsip). Filing atau arsip adalah penempatan sebuah dokumen pada tempat yang sudah ditantukan sebelumnya dengan menggunakan berbagai persyaratan tertentu. Kearsipan adalah kegiatan yang meliputi penciptaan arsip; penyimpanan arsip (filing), penemuan kembali arsip (finding), clan penyusunan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan pem,usnahan). Sebagai bagian dari Ecegiatan kearsipan, filing mempunyai peranan yang sangat penting. Berikut adalah beberapa pendapat atas pengertian filing. a) Menu rut Arsip Nasional (Buku Pedoman Tata Kearsipan dinamis), filing atau mem-file adalah. cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis. b) Menurut GR. Terry, filingadalah penempatan kertas-kertas dalam terrmpat-tempat penyimpanan yang balk menurut aturan yang telah



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



40



ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) blla dlperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. c) Menurut ensiklopedi administrasi, filing adalah satu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukari lagi, warkat-warkat ltu dapat diketemukankembali secara cepat. Berdasarkan pengertian di atas, filing adalah cara penyimpanan warkatwarkat secara sistematis sehingga bila dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Secara lebih sederhana filing sering diartikan sebagai penyimpanan warkat. 2) Tujuan pemakaian sistern filing Tujuan pemakaian suatu sistem filing atau sistem penyimpanan arsip antara lain: a) Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja sumber daya manusia, b) Mendukung tercapainya tujuan kearsipan, c) Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan, d) Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan. 3) Istilah-istilah yang berkaitan dengan sistern filing a) Klasifikasi arsip Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urutan/ masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya. b) Indeks Indeks adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali. c) Kode arsip ' Kode arsip adalah tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip. Kode dapat berupa abjad, angka, atau gabungan abjad dan angka. 4) Ciri-ciri sistern filing yang balk Suatu sistern filing dikatakan balk apabila sistem itu cocok diterapkan'untuk suatu unit pengolah/ organisasi pemakainya yang antara lain sesuai jenis



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



41



kegiatan dan besar kecilnya organisasi, fleksibel, mudah diterapkan, ekonomis, dan mendukung penemuan kembali. a) Sesuai jenis kegiatan clan besar kecilnya organisasi Sistem tersebut sesuai dengan jenis keglatan/pekerjaan dari suatu unit pengolah atau organisasi pemakainya. Contohnya, untuk surat yang mencantumkan nama orang dengan sistern abjad , misalnya rumah sakit. b) Fleksibel ' Sistem yang dipilih harus memberikan kemudahan dalam mengantisipasi perkembangan organisasi. c) Mudah diterapkan Sistem tersebut harus sudah diterapkan dan dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang ada. Jadi, jangan memilih sistem yang justru merepotkan petugas. d) Ekonomis Sistem yang dipliih hendaknya tidak membutuhkan waktu terlalu banyak peralatan clan ruangan. e) Mendukung penemuan kembali Sistem yang balk adalah sistem penyimpanan yang mendukung kegiatan penemuan kembali derigan mudah clan tidak berele-tele. b. Macam-macam Sistem Filing Pengarsipan atau fillng memlilki beberapa bentuk clan cara membuat arsip, hal ini bertujuan untuk memberikan kemudahan-kemudahan dalam menemukan kembali berbagai dokumen yang sudah disimpan. Bentuk sistern filing dl antaranya adalah:



,



1) Filing sistem abjad (alphabetlc) Sistem ini merupakan yang paling umum digunakan di kantor-kantor negeri maupun swasta. Sistem ini tepat sekali untuk menyusun warkat berdasarkan nama orang/nama perusahaan. a) Sistem ini memiliki kelebihan-kelebihan yaitu: (1) Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha baik yang berskala besar maupun kecil karena tiap surat pasti mencantumkan nama orang/perusahaan,



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



42



(2) Fleksibel, (3) Mudah diterapkan, (4) Tidak terlalu rumit, (5) Orang mudah mengingat nama orang/badan. Tetapi, sistern ini memiliki sejumlah kekurangan: (1) Jika surat/dokumen tidak mencantumkan nama orang/nama perusahaan, misalnya faktor penjualan yang hanya mencantumkan jenis barang, tanggal pembelian, dan kode barang. (2) Jika ada nama baru yang diterima bagian kearsipan maka daftar klasifikasi harus disesuaikan dengan dan diberi kode tertentu apabila ada nama orang atau nama perusahaan yang sama. b) Cara pelaksanaan sistem abjad itu sendiri adalah: (1) Menentukan folder (map), tiap folder menunjukkan name korespondennya dan disusun berdasarkan peraturan mengabjad nama-nama, yaitu abjad pertama dari unit pertama (judul/ caption) merupakan abjad yang dijadikan dasar dalam sistem ini. (2) Menentukan unit, yaitu suatu bagian terkecil dari suatu narna atau judul (Filing Caption). Contoh: Nama Anton Sutardi



U U U A S M ni ni ni Mulyono nt ut ul t t t o ar (3) Menentukan indeks, yaitu sarana untuk menemukan kembali suraty 1 2 3 n di o dengan cara mengindektifikasikan surat tersebut melalui penunjukkan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat n o yang satu dengan yang lainnya. Tanda pengenal ini diklasifikasikan sehingga merupakan penunjuk langsung atau arsipnya. (4) Menentukan kode dengan menetapkan abjad dari indeks yang digunakan sebagai tanda pengenal dari narna orang atau badan. Biasanya kode dlambil dari gabungan huruf pertama dltulls dengan huruf besar sedang huruf kedua ditulis dengan huruf kecil. Langkah-langkah penyimpanan arsip c) Langkah-langkah penyimpenan arsip adalah:



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



43



(1) Menerima eurat yang sudgh terdapat pada release mark (tanda palepas, dep, arsip, atau file), (2) Memisahkan benda-benda non arsip, seperti amplop, (3) Meneliti kelengkapan arsip, seperti lampiran lengkap atau tidak, bila tidak maka dibuhuhkan cap/dituliskan LAMPIRAN TIDAK LENGKAP. (4) Membaca surat tersebut untuk menetapkan indeks berdasarkan narna pengirim untuk surat masuk dan nama yang dituju untuk surat keluar, (5) Menetapkan kodenya yang disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah ada, bila narna tersebut belum dicatat pada daftar klasifikasi maka harus datambahkan pada daftar yang sudah ada, (6) Mencatat pada kartu klapernya atau dibuatkan kartu indeksnya, (7) Menuliskan dengan pensil kode tersebut pada lembaran arsipnya, untuk arsip yang akan disimpan secara vertikal diletakkan di ujung bawah sebelah kanan dan untuk penyusunan horiozontal dan lateral di ujung atas sebelah kanan, kode yang ditulis disesuaikan dengan nomor kode yang ada pada kartu kiaper atau kartu indeks. Contoh penulisan kode:



Vertikal



'



'



Horizontal dan Lateral



d) Langkah-langkah menemukan kembali arsip Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem abjad adalah sebagai berikut: (1) Peminjam mengisi blangko/bon pinjam arsip sesuai dengan arsip yang. akan dipinjam, dibuat rangkap tiga. (2) Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui nama pengirim atau nama yang dituju/alamat suratnya. (3) Petugas menetapkan indeks dan kodenya.



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



44



(4) Berdasarkan kode tersebut, petugas mengambil kartu klaper atau kartu indeks. Dari kartu klaper/kartu indeks ini akan diketahui halhal yang berkaitan dengan arsip tersebut, seperti kode penyimpanan, tanggal surat, dan perihal surat sehingga petugas akan dapat mencocokkannya dengan data-data yang diberikan oleh peminjam sekaligus mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat. (5) Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada pminjam. (6) Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon pinjam arsip. (7) Petugas rrreletakkan lembar pertama bon pinjam pada folder sebagai gantinya arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua diserahkan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file. 2) Filing sistem pokok masalah (subject) Ada beberapa pendapat mengenai filing sistem pokok masalah (perihal/ subject) menurut para ahli. a) Menurut Moekijat Penggolongan menurut pokok soal adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disusun menurut ookok soal, bukan menurut nama-nama perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya. b) Menurut Anhar Dalam perihal yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali surat-surat ialah pokok isi atau perihal surat. c) Menurut R. Soebroto Pada sistem ini misalnya surat-surat milik instansi atau organisasi lain yang jumlahnya tidak terlalu banyak baik surat masuk maupun surat keluar mengenai hal yang sama disimpan ke dalam satu berkas. d) Menurut The Liang Gie Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat.



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



45



Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa filing sistem pokok masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pokok masalah/perihal/ subject isi surat. Surat-surat yang memiliki permasalahan/perihal yang sama dihimpun dalam satu berkas yang sama. Selanjutnya judul permasalahan itu dijadikan indeks untuk bisa menentukan kode arsipnya.



'



a) Peralatan dan perlengkapan sistem pokok masalah Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pelaksanan sistem ini adalah almari arsip, guide, folder, kartu indeks, rak sortir. (1) Almariarsip/filingcabinet Untuk organisasi besar dengan volume surat yang diurus banyak jumiah ragamnya, diusahakan untuk setiap masalah utama disediakan satu laci filing cabinet, namun bila volume surat sedikit dan jenis permasalahan juga tidak terlalu banyak maka satu laci dapat digunakan untuk dua atau tiga masalah utama. (2) Guide Guide posisi pertama dibutuhkan sebanyak masalah utama, dan guide posisi kedua diautuhkan sebanyak masalah, demikian pula guide posisi ketiga dibutuhkan untuk sub-sub masalah. (3) Folder Folder dibutuhkan sebanyak pembagian terkecil dari klasifikasi yang ada. (4) Kartu indeks Keberadaan kartu indeks pada sistem ini mutlak karena kartu ini sebagai jembatan untuk membantu menemukan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan arsip yang akan dipinjamnya. (5) Rak sortir Rak ini dibutuhkan dengan beberapa kotak sesuai dengan kebutuhan. b) Langkah-langkah penyimpanan arsip dan penemuan kembali arsip



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



46



Langkah untuk hal ini sama dengan langkah-langkah dalam sistem abjad dengan catatan bila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan (perihal/subject) maka peminjam dapat menyebutkan nama orang/badan pengirim, tujuan surat sehingga petugas dapat menentukan indeks nama untuk menemukan kartu indeks berdasarkan kartu indeks tersebut petugas dapat mengetahui data lengkap arsip dan dimana disimpannya. Selain itu, perlu diketahui pula kelebihan dan kekurangan filing sistem pokok masalah. Kelebihan filing sistem pokok masalah adalah: (1) Pokok masalah/peritial surat/arsip mudah diingat, (2) Fleksibel, (3) Dapat diterapkan untuk segala jenis organisasi/instansi dan setiap unit kerja, dan (4) Bila pemimpin lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan nama asal/tujuan surat/arsip. Sedangkan kekurangan filing sistem pokok masalah adalah dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan surat/arsip. 3) Filing sistem tanggal kronologis Filing sistem tanggal juga disebut sebagai sistem waktu. Ada beberapa pemikiran berkaitan dengan, filing sistem tanggal ini. a) Menurut Moekijat, penggolongan menurut waktu adalah penggolongan dimana dokumendokumen disimpan menurut urutan tanggalnya. b) Menurut The Liang Gie,.penggolongan menurut waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. c) Menurut Anhar, sistem kronologis adalah suatu sistem kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Tanggal yang dijadikan Paode surat , adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan filing sistem tanggal (chronological filing system) adalah suatu sistem penyimpanan dan



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



47



penemuan kembali arsip yang didasarkan pada hari ke, bulan, dan tahun (tanggal) yang tertera pada warkatnya. Apabila suatu warkat tidak terdapat tanggal pembuatannya maka kode penyimparian warkat tersebut denggan mendasarkan tanggal penyimpanannya. Dalam penerapannya, sistem biasanya dibuat dengan sistem abjad agar mudah menyusun urutan arsip di dalam foldernya. a) Kelebihan sisltem filing tanggal Ada beberapa kelebihan dan kekurangan filing sistem tanggal ini. Kelebihannya antara lain adalah: . (1) Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo, (2) Sangat mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi, (3) Sederhana. b) Kekurangan sistem tanggal: (1) Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan masalah/periha( arsip tersebut, (2) Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan, (3) Tidak semua unit pengolah dalam organisasi itu cocok menerapkan sistem ini, (4) Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100%, teapi harus ditambahkan dengan kode abjad. c) Mengindeks dan mengkode Mengindeks pada sistem ini adalah menetapkan tanggal yang tertera pada warkat atau tanggal penyimpanan surat yang memiliki tanggal. Tanggal diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. Selanjutnya, hasil indeks tersebut diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan tahun. d) Peralatan dan perlengkapan (1) Almari arsip (filing cabinet)



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



48



Untuk setiap masalah utama/tahun dibutuhkan 1 laci filing cabinet, dan setiap tahun berganti berarti dibutuhkan satu laci lagi, dan seterusnya sampai nanti isi laci tersE;but harus disusutkan.



(2) Guide Dalam sistem ini minimal dibutuhkan 12 guide untuk memberi sekat antara masalah yang satu dengan lainnya (bulan dengan bulan ainnya), setiap tab pada guide dituli;skan nama bulan dari Januari sampai dengan Desember, (3) Folder Dalam satu tahunnya dibutuhkan folder sebanyak 365 buah, hal ini sama dengan jumlah hari dalam satu tahun, setiap tab pada masingmasing folder dituliskan kode tanggal. (4) Rak sortir Dibutuhkan rak dengan kotak sortir sesuai dengan kebutuhan. (5) Kartu indeks Sebagai alat untuk membantu menemukan kembali arsip. 4) Filing sistem nomor (numeric) Ada beberapa pemikiran megenai filing sistem nomor ini. a) Menurut Moekijat, penggolongan nomor adalah penggolongan dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor, b) Menurut Anhar, dalam sistem ini, tiap surat atau folder diberi nomor arsip yang sudah ditentukan dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditetapkan. c) Menurut R. Soebroto, dalam sistem, benda arsip yang mempunyai nomor urut misalnya, kartu mahasiswa, ka.rtu pegawai, nomor bukti pen geluaranb/pemasukan uang, faktur toko, nomor pofisi asuransi, dan sebagainya disimpan menurut urutan nomor 1 terus meningkat sampai dengan bilangan yang terbesar. d) Menurut The Liang Gie, dalam sistem ini warkat mempunyai nomor disimpan menurut uruturutan angka dari 1 terus meningkat hingga



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



49



bilangan yang lebih besar, misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan. Jadi, filing sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan kode arsip yang berupa angka-angka atau nomor-nomor yang dibuat oleh sebuah perusahaan. a) Langkah-langkah menyimpan dan menemukan kembali arsip Pada prinsipnya langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem ini sama seperti pada filing sistem pokok masalah. Namun, pada saat menyusun arsip di dalam folder, bukan diurutkan berdasarkan tanggal tetapi berdasarkan urutan penerimaan surat untuk disimpan. Surat pertama kali disimpan pada folder tersebut diberi nomor 0, kedua 1, dan seterusnys hingga 25 (maksimal 25 surat). Misalnya, surat tentang pesanan kacang hijau yang ke-10 maka kodenya adalah 527.9. Sedangkan surat ke 15 tentang permasalahan yang sama diberi kode 527.14. Selanjutnya surat berkode 0 diletakkan paling belakang dan surat yang terakhir disimpan berada paling depan pada folder yang bersangkutan.



.



b) Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem ini sama seperti pada sistem pokok masalah. Untuk mengetahui tempat penyimpanan arsip setelah mengetahui kodenya maka dapat digunakan petunjuk berikut. Misalnya diketahui kode surat adalah 356.12 maka dapat diuraikan menjadi berikut. - Laci



No. 300



- Guide



No. 56



- Folder



No. 6



- Urutan surat



No. 12



5) Filing sistem terminal digit Filing sistem terminal digit adalah sistem nomor dimana kode diberikan secara urut terhadap setiap arsip yang diterima bagian kearsipan. Nomor kode pada sistem ini akan diberikan berdasarkan urutan warkat yang datang ke bagian kearsipan untuk diproses atau disimpan. Warkat yang



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



50



pertama kali masuk akan diberi nomor 0000, 0001, 0002, dan seterusnya sehingga pada sistem ini tidak diperlukan daftar klasifikasi. a) Kelebihan sistem terminal digit antara lain: (1) Tidak rnambutuhkan daftar klasifikasi, (2) Sangat fleksibel, (3) Cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak, (4) Tidak ada arsip yang memiliki kode yang sama. b) Sedangkan, kekurangannya adalah tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kode nomornya. c. Penyimpanan Arsip Menyimpan arsip juga memerlukan tata cara tersendiri, hal ini juga bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dokumen yang sudah dikelompokkan dalam beberapa arsip dokumen 1) Langkah-langkah menyimpan arsip adalah: a) Petugas arsip menerima surat yang sudah terdapat tanda release mark (tanda pelepas, dep, arsip, file), memisahkan benda-benda non arsip, dan menbliti kelengkapan arsip. b) Petugas memberikan nomor urut penyimpanan arsip. c) Setiap surat dicatat pada kartu indeks dengan kolom kode diisi nomor urut penyimpanannya. d) Kode arsip/nomor penyimpanan ditulis dengan pensil pada lembaran arsipnya. e) Memasukkan arsip ke dalam folder yang memiliki tab sesuai dengan kode arsip. Arsip bernomor 0000 dimasukkan pada laci pertama di belakang guide kedua pada folder pertama. Tata cara pengaturan arsip di dalam folder sebagai berikut: No. Arsip 0000 0001 0002 1234



Laci



Guide



Folder



Surat



00-09 00-09 00-09 30-39



00 01 02 34



00/0 01/0 02/0 34/2



0 (ka-1) 0 (ke-1) 0 (ke-1) 1 (ke-2)



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



51



7890



90-99



90



90/8



7 (ke-8)



Jadi, bila ada seribu arsip maka akan disimpan ke dalam 1.000 folder yang tersedia (masingmsing). Bila ada 2.000-arsip yaitu nomor 1.999 maka setiap folder berisi 2 buah arsip dengan pembagian sebagai berikut. Folder No. 00/0 diisi arsip No. 0000 dan 1.000 Folder No. 00/1 diisi arsip No. 0100 dan 1.100 Folder No. 00/2 diisi arsip No. 0200 dan 1.200 Folder No. 99/9 diisi arsip No. 0999 dan 1.999 Untuk lebih jelasnya, perhatikan uraian berikut. Arsip nomor 2.235. - Laci No. 30 - 39 - Guide No. 35 - Folder No. 2 - Surat No. 2 Untuk memudahkan Contoh: No. 2 / 2 /35 Guide/Laci Folder Nomor surat Keterangan:  Dua angka dari belakang menunjukkan nomor Guide dan Laci (35)  Satu angka berikutnya menunjukkan nomor Folder (2)  Sisa angka berikutnya menunjukkan nomor surat, beberapa angka saja boleh lebih dari satu (2) Contoh lain: No. Surat 234 354 Laci



: 50 - 59



Guide



: 54



Folder



:3



No. Surat : 234 2) Langkah-langkah menemukan kembali arsip adalah:



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



52



a) Peminjam mengisi blangko/bon pinjam arsip sesuai debfab arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga. b) Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui nomor arsip yang dikehendaki. c) Berdasarkan nomor tersebut, petugas dapat mengambil arsip pada penyimpanannya selanjutnya diserahkan kepada peminjam.



,



d) Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon pinjam arsip. e) Petugas meletakkan lembar pertama bon pinjam tersebut pada folder sebagai arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua diserahkan kepada peminjam, dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file. Catatan: Bila peminjam tidak dapat menyebutkan nomor arsipnya maka peminjam dapat menyebutkan nama' orang/badan pengirim/tujuan surat sehingga petugas dapat menentukan indeks nama untuk menemukan kartu indeks. Berdasarkan kartu indeks tersebut petugas dapat mengetahui data lengkap arsip dimana disimpannya.



3. Mengurus Dokumen-dokumen Kantor



Sebagaimana telah kita ketahui bahwa dokumen yang ada dalam sebuah kantor atau instansi sangat banyak sekali jumlahnya dan dalam bentuk yang bermacam-macam ada yang berbentuk lembaran-lembaran surat, buku-buku administrasi dokumen dalam bentuk kepingan CD, dalam bentuk pita kaset, dan dalam bentuk softcopy dalam sebuah komputer. Karena banyaknya dokumen yang dimiliki tersebut maka diperlukan staff administrasi yang terampil dan memahami berbagai hal tentang administrasi. Pengelolaan dokumen yang asal-asalan akan mengakibatkan kerugian di waktu yang akan datang, hal ini terkait dengan penemuan kembali dokumen yang dibutuhkan secara mendadak tidak dapat dilaksanakan. Pada materi berikut ini akan Anda pelajari bagaimana mengurus berbagai dokumen tersebut secara baik dan benar. a. Proses Penanganan Dokumen Kantor



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



53



Penanganan berbagai dokumen harus dilakukan dengah bijak karena dokumen merupakan bukti fisik untuk sebuah keterangan. Agar dokumen betul-betul dapat rnemenuhi-fungsinya sebagai bukti fisik maka perlu adanya suatu proses untuk menangani dan menyimpan dokumen dengan baik dan benar. Berikut ini adalah berbagai hal yang perlu dilakukan dalam menangani pengelolaan dokumen tersebut.



Arus Prosedur Surat Masuk



Keterangan: Penanganan surat-surat masuk sebagai berikut. a) Bagian penerimaan (1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk. (2) Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat. (3) Menggolong-golongkan surat sesusi dengan urgensi penyelesaian surat. (4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahNia surat telah diterima.



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



54



b) Bagian penyortiran (1) Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainnya. (2) Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting; dan surat dinas rahasia. c) Bagian pencatatan (1) Membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. (2) Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju. (3) Memeriksa lampiran-lampiran. (4) Membubuhkan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong'di bagian bawah atas halaman surat. d) Bagian pengarahan dan penerusan (1) Melampiri surat masuk dengan lembar disposisi kemudian disampaikan kepada pirripinan atau kepala.bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat yang dapat berupa informasi atau instruksi. (2) Menyampaikan kembali surat yang sudah mendapat tanggapan dari pimpinan kepada sekretaris atau kepala tata usaha, dan oleh sekretaris surat berikut lembar disposisi disampaikan kepada unit pengolah. e) Bagian pendistribusian surat (1) Surat sudah berdisposisi dicatat terlebih dahulu si buku ekspedisi intrn. (2) Surat didistribusikari menggunakan buku ekspedisi intern kepada unit pangolah (alamat disposisi).



,



(3) Penerima surat membubuhkan paraf pada buku ekspedisi intern sebagai bukti surat telah diterima. (4) Surat diproses



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



55



f) Bagan penyimpanan Apabila surat telah selesai diproses maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih punya nilai guna) dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan.



Arus Penanganan Dokumen selain Naskah Surat Pencatatan Naskah Selain Surat Pengumpulan dan Penyusunan Naskah



Penyajian Penyimpanan



Penanganan dokumen berupa naskah-naskah bukan surat adalah: a) Naskah-naskah dicatat, b) Naskah dikumpulkan dan disusun secara sistematis, c) Supaya tidak tercecer, lembaran naskah yang memiliki kesamaan masalah atau merupakan kesatuan dikumpuikan kemudian dijilid,



'



d) Sebelum diarsipkan, naskah diberi kode sesuai dengan sistem kearsipan yang dipergunakan setelah itu baru diarsipkan. Dokumen kantor merupakan bukti fisik yang besar sekali peranannya dalam menunjang kelancaran kegiatan suatu instansi/lembaga/perusahaan sehingga perlu adanya suatu proses penanganan dokumen yang efektif dan efisien. 1) Pengambilan atau peminjaman dan pehgempalian arsip dokumen Mengambil kemiaali dokumen yang sudati adaaebelumny6'dalaRi r~'K penyimpanarl arsip dokumen tidak boleh dilakukan secara sembarangari; hai ini kareria jika dokumen-dokumen yang ada dalam rak arsip diambil oleh orang



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



56



yang bukan pada bagiart arsip.akan berpengaruh kepada sistem arsip dokumen, hal ini karena pengambilan.arsip dokumen yang sudah disimpan sebelumnya perlu beberapa langkah yang harus ditempuh demi menjaga sistem pengarsipan tetap terjaga kerapian dan kejelasan alur dokumen, berikut ini akan dibahas mengenai bagaimana langkah pengambilan arsip dokumen yang sudah disimpan. a)



Penemuan dan peminjaman arsip dokumen Dalam peminjaman arsip dokumen yang sudah disimpan maupun yang belum disimpan atau masih baru harus memenuhi dan melalui berbagai hal dibawah ini; hal ini berkaitan dengan keteraturan pengarsipan dan pelacakan dokumen yang masuk dan keluar, alur admintyirasi peminjaman arsip dokumen adalah:



'



(1) Peminjam mengisi blangko/bon pinjam arsip sesuai dengan arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga. (2) Petugas meneliti bon pinjam tersebut untuk mengetahui nama pengirim atau nama yang dituju/alamat suratnya. (3) Petugas menetapkan indeks dan kodenya. (4) Berdasarkan kode tersebut, petugas mengambil arsip dokumen yang dikehendaki dengan melihat hal-hal yang berkaitan dengan arsip tersebut; seperti kode penyimpanan, tanggal surat, dan perihal surat sehingga petugas akan dapat mencocokkannya dengan data-data yang diberikan oleh peminjam sekaligus mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat. (5) Arsip yang bersangkutan diambil dan diserahkan kepada peminjam. (6) Peminjam membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman pada bon pinjam arsip. (7) Petugas meletakkan lembar pertama bon pinjam pada folder sebagai gantinya arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua diserahkan kepada peminjam, dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file. b) Pengembalian arsip dokumen yang telah dipinjam



'



Sebagaimana dalam peminjaman arsip dokumen, pengembalian dokumen juga melalui beberapa alur administrasi pengembalian, alur tersebut adalah:



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



57



(1) Peminjam menunjukkan blangko peminjaman dan arsip.dokumen yang telah dipinjam kepada petugas arsip (2) Petugas meneliti blangko peminjaman dan mencocokkan dengan arsip yang diserahkar. tersebut, apakah sesual atau tidak, setelah diketahui sesuai dengan isian blangko, baru arsip tersebut diterima (3) Petugas mengisi kolom blangko pengembalian yang ada dalam blangko peminjaman yang dibawa peminjam, bahwa arsip dokumen yang dipinjam telah dikembalikan dalarn keadaan utuh dan sesuai dengan waktu yang disepakati. (4) Petugas mengembalikan arsip dokumen tersebut pada tempatnya dan mengambil blangko salinan peminjaman (out slip) pada rak arsip (5) Petugas menandai kolom arsip daftar dokumen yang disimpan dengan keterangan “ADA” atau “sudah kembali”.



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



58



LATIHAN SOAL I.



Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang paling benar dan tepat! 1. Cara penyimpanan dokumen-dokumen penting yang disesuaikan dengan bentuk dan jenisnya dan disusun berdasarkan tanda pengenalnya adalah………… a. System kearsipan



c. System indeks



b. System filling



d. System abjad



e. System nomor dokumen 2. Tugas penanganan arsip ditangani oleh……….. a. Inventaris



d. Agendaris



b. Notulis



e. Arsiparis



c. Sekretaris 3. Proposal adalah salah satu contoh …… a. Surat niaga



d. Laporan



b. Surat dinas



e. Formulir



c. Surat pribadi f. 4. Kelebihan dari system tanggal pada pengarsipan adalah………… a. Sangat mudah diterapkan karena unit pengolah kegiatannya berkaitan dengan jatuh tempo b. Mudah untuk menemukan kembali berdasarkan tanggal c. Tidak sederhana d. Sulit diterapkan dalam penemuan kembali e. Cocok untuk diterapkan pada semua organisasi 5. Peralatan yang dibutuhkan dalam filling system abjad adalah………. a. Filling cabinet



d. Kartu kredit



b. Guide



e. A,b,c benar



c. Folder 6. Kegiatan atau proses pengumpulan dan pengolahan dokumen secara sistematik serta menyebarluaskan kepada pemakai disebut………….



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



59



a. Pengumpulan



d. Penggandaan



dokumen



dokumen



b. Dokumentasi



e. Pengolahan



c. Kearsipan



dokumen



7. Berikut ini yang merupakan kegiatan utama yang menjadi kebutuhan dalam dokumen adalah….. a. Pengarsipan dokumen b. Penggandaan dokumen c. Pembuatan dokumen d. A,b benar e. Benar semua 8. Berikut ini yang termasuk proses penanganan adalah…….. a. Penerimaan b. Penyortiran c. Pencatatan d. Pengarahan dan penerusan e. Semua benar 9. 1)



Menentukan folder



2)



Menentukan kode



3)



Menentukan indeks



4)



Menentukan unit



Cara pelaksanaan system filling abjad yang benar adalah……… a. 1,2,3,4



d. 1,3,4,2



b. 2,3,4,1



e. 2,1,4,2



c. 1.4.3.2 10. Kelebihan system filling abjad adalah………….. a. Mudah diterapkan b. Tidak terlalu rumit c. Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha d. Ekonomis e. Fleksibel



Mengidentifikasi kebutuhan dokumen



60



II.



ESAY 1. Sebutkan contoh-contoh dari surat pribadi! Jawab: ………….…………………………………………………………… ………………………………………….. 2. Sebutkan langkah-langkah menemukan kembali arsip yang sudah disimpan! Jawab: ………………………………………………………………. ……………………………………………. 3. Apa yang dimaksud dengan dokumen berbasis hukum! Jawab : ……………………………………………………………………… ……………………………………………………… 4. Apakah arti dokumentasi! Jawab : ……………………………………………………………………… ………………………………………………………….. 5. Sebutkan peralatan kantor yang sangat dibutuhkan dalam kaitannya dengan dokumen! Jawab: ……………………………………………………………………… ……………………………………………



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 2



AKTIVITAS SISWA 1. TUGAS PRIBADI a. Lakukanlah peminjaman buku atau dokumen lain di perpustakaan sekolah, catatlah hal-hal atau prosedur dalam melakukan peminjaman tersebut! Lalu lakukanlah di perpustakaan lain! b. Adakah perbedaan jalur administrasi,jelaskan! 2. TUGAS KELOMPOK Identifikasikanlah kebutuhan dokumen secara umum dan berilah penjelasan!



1. Proses Dokumentasi MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 3



Proses dokumentasi berari segala kegiatan yang dilakukan oleh karyawan atau staff dalam membuat atau menyusun berbagai dokumendokumen kecil yang ada dalam perusahaan tersebut menjadi satu kesatuan dokumen yang tersusun dengan struktur susunan tertentu. Pada materi ini akan dibahas mengenai tata persuratan dokumen kantor dan tata bahasa yang seharusnya digunakan. Untuk lebih jelasnya, pelajarilah materi berikut dengan baik. 1. Tata Cara Surat Menyurat Surat atau naskah dokumen atau bukti hitam di atas putih merupakan bukti otentik dari suatu kegiatan yang telah dilakukan. Surat ini dapat menunjukkan hal-hal yang terjadi pada waktu tertentu sesuai dengan waktu yang tercantum dalam dokumen atau surat atau naskah yang dibuat tersebut. a. Pengertian Surat Surat memiliki beberapa definisi, tetapi pada umumnya surat adalah tulisan yang dibubuhkan dalam kertas untuk tujuan tertentu, sebagaimana yang disampaikan oleh beberapa ahli berikut ini. 1) W.J.S Poerwardaminta, dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. 2) Drs. Engelbertus Martono menyatakan surat hanyalah secarik kertas yang bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individuatau kelompok. 3) Drs. H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 4



b. Jenis-jenis Surat atau Naskah Jenis-jenis surat sangat banyak sekali dalam aktivitas manusia, oleh karena itu perlu adanya penggolongan surat berdasarkan karakteristik atau ciri-ciri yang ada dalam surat-surat tersebut. Berikut ini akan dijelaskan beberapa pengelompokan surat berdasarkan karakteristik yang ada dalam surat tersbut. 1) Surat berdasarkan jenis dan karakter isinya Jika dilihat dari karakter ini sebuah surat, maka surat-surat yang ada akan dapat dikelompokkan menjai beberapa kelompok surat, yaitu : a) Surat pribadi Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Untuk saat ini, surat pribadi tidak hanya berbentuk teks atau tulisan dalam kertas, seiring dengan kemajuan teknologi yang ada, bentuk surat pribadi dapat dibuat dengan berbagai alat teknologi maju, misalkan menggunakan HP, Email, Faximile atau menggunakan perangkat tekniologi maju lainnya. Surat pribadi memiliki karakteristik pada umumnya sebagai berikut. (1) Bentuknya tidak ada batasan atau bebas. (2) Tidak ada aturan naku yang mengikat bentuk dan tata cara penulisan. (3) Penggunaan bahasa surat bebas sesuai dengan keinginan penulisnya. (4) Masih memerlukan etika bahasa yang baik. Tujuan penulisan surat pribadi ini lebih banyak untuk kerabat dekat atau sahabat dan teman atau juga orang-orang yang memiliki ikatan atau hubungan tertentu. Misalkan keluarga, sahabat, teman dan lainnya.



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 5



Perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas atau formal adalah: (1) Surat pribadi menggunakan kata ganti orang pertama “saya” karena penulisan tidak mewakili organisasi. Surat ninas atau formal tidak menggunakan kata ganti orang pertama karena mewakili sebuah institusi atau organisasi. (2) Surat pribadi tidak memakai kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbol-simbol organisasi. Surat dinas atau formal menggunakan kepala surat, nomor surat, jabatan, atau simbolsimbol organisasi sebagai identitas organisasi. (3) Surat pribadi berisi masalah pribadi sehingga bisa dibuat secara panjang lebar. Surat dinas atau formal memiliki karakteristik isi yang padat jelas dan singkat tan[a ada basa-basi. (4) Bentuk surat pribadi tidak mempunyai aturan khusus, jadi bentuknya bebas. Surat dinas atau formal memiliki bentuk standar tertentu dan bersifat tetap. b) Surat dinas Surat dinas atau formal merupakan bentuk surat yang digunakan untuk keperluan yang berkaitan antara istitusi atau organisasi dengan isnstitusi atau organisasi lain dan juga antara institusi atau organisasi dengan pribadi-pribadi ataupun sebaliknya. Berikut ini akan dijelaskan beberapa surat dinas yang ada, dimana format penulisan yang ada memiliki bentuk tetap. Macam-macam surat dinas: (1) Surat dinas pribadi Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi, yaitu surat-surat yang dikirimkan dari sesorang atau pribadi kepada suatu instansi atau perusahaan. Contohnya: surat lamaran kerja, surat permohonan tidak masuk kerja, surat komplain, surat saran dan kritik, dan lain-lain. Berikut ini isi standar Surat



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 6



Lamaran Pekerjaan dan tata cara penulisannya. Isi pokok dari surat lamaran pekerjaan adalah: (a) Sumber informasi lowongan pekerjaan serta posisi dan jabatan yang diinginkan, (b) Data pribadi, dan (c) Lampiran-lampiran atau bukti-bukti pendukung. Sedangkan tata cara penulisan surat lamaran pekerjaan adalah: (a) Surat lamaran ditulis dengan tangan di kertas double folio bisa juga diketik. (b) Surat sebaiknya ditulis tanpa coretan ataupun hapusan. (c) Bagian-bagian surat yang ditulis adalah tanggal surat, alamat dalam, salam pembuka, isi surat salam penutup, dan penulis surat. (d) Surat berisi hal-hal yang positif dari diri pelamar. (e) Surat lamaran sebaiknya diberi lampiran daftar riwayat hidup (Curriculum Vitae). (2) Surat izin Surat izin adalah surat pribadi yang bersifat kedinasan karena menyangkut urusan perseorangan dalam kaitannya dengan suatu instansu atau lembaga. Pada prinsipnya surat izin berisi tentang permohonan izin tudak masuk kerja, nama pegawai yang tidak masuk kerja, dan sebab-sebab ketidakhadiran dengan dilampiri bukti-bukti lain sebagai pendukung untuk menjelaskan alasan tudak masuk kerja pegawai, seperti surat keterangan sakit dari dokter dansurat keterangan lain yang berhubungan dengan alasan tidak masuk kerja. (3) Surat dinas swasta Surat dinas swasta termasuk surat resmi. Surat dinas swasta adalah surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta dengan tujuan kepada karyawannya atau relasi atau pelanggannya ataupun instansi lain yang terkait. Contohnya adalah surat undangan rapat untuk karyawan, surat undangan pertemuan



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 7



untuk para relasi, dan surat undangan rapat tahunan para pemegang saham atau surat kerja sama. (4) Surat niaga Surat niaga adalah surat mengenai masalah perdagangan yang dibuat oleh perusahaan untuk dikirim pada langganannya atau juga kolega dan dinas terkait. Contohnya adalah surat perkenalan barang, surat penawaran barang, dan surat pesanan barang, eksoir impor dan surat pabean. (5) Surat dinas pemerintah Surat dinas pemerintah adalah surat-surat berisi masalahmasalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah. Contohnya adalah surat keputusan dan surat instruksi. 2. Tata Bahasa Surat Menyurat Dalam kegiatan surat menyurat salah satu hal terpenting yang harus diperhatikan adalah penggunaan tata bahasa di dalam surat, hal ini karena surat merupakan salah satu bukti otentik atau dokumen penting sebagai tanda bukti yang sah dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Penggunaan tata bahasa dalam surat adalah menggunakan bahasa yang sudah baku, sebuah surat dikatakan berkualitas dan baik bila memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Surat harus mempunyai maksud dan tujuan yang jelas sehingga mudah dimengerti oleh si penerima. 2. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, khususnya untuk surat pribadi dan untuk surat dinas harus mengikuti aturan pembuatan surat yang baku 3. Surat menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, artinya haruslah memakai bahasa yang baik dan benar serta dalam susunan kalimatnya harus runtut. 4. Surat menggunakan kemampuan bahasa yang sesuai dengan kemampuan pihak yang menerima.



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 8



5. Surat harus mencerminkan pengertian terhadap masalahmasalah yang dihadapi oleh orang yang dituju. 6. Menghindari penggunaan kata dan kalimat yang dipandang tidak perlu dan dirasa dapat membingungkan pihak penerima. 7. Surat hendaknya menunujukkan budi bahasa serta kewibawaan. 8. Surat mengikuti peraturan pembuatan surat yang umum atau sesuai dengan peraturan yang ada pada instansi. 9. Surat menggunakan tinta hitam dalam penulisannya. 10. Memakai sampul surat yang sesuai dengan keperluannya.



Secara umum bahasa yang digunakan dalam penulisan surat mempunyai syarat-syarat yaitu : 1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik. 2. Setiap kalimat dalam surat harus bermakna dan berguna. 3. Hindarkan dari singkatan yang tidak perlu terutama singkatan sendiri. 4. Nada surat harus sopan dan bijaksana. 5. Surat jangan terlalu panjang.



2. Alat-alat Kantor Setiap kantor dari sebuah perusahaan atau instansi tentu memiliki bermacam-macam peralatan yang berguna untuk menunjang kegiatan yang ada terutama sangat menunjang dalam pembuatan dokumen. Tetapi pada umumnya peralatan kantor itu memiliki keseragaman antara kantor satu dengan kantor yang lain. Untuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut ini. 1. Jenis dan Fungsi Alat kantor Setiap perusahaan atau kantor dari perusahaan atau instansi baik pemerintahan atau swasta tentu memiliki berbagai alat pendukung



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



6 9



kegiatan perkantoran, dimana setiap alat memiliki fungsi dan kegunaan sendiri, akan tetapi setiap alat tersebut saling melengkapi. Berikut ini beberapa alat yang ada dalam sebuah kantor. a. Alat komunikasi Kantor Alat komunikasi adalah seluruh alat yang digunakan untuk keperluan komunikasi, alat ini bermacam-macam bentuknya dan berbeda-beda kegunaannya, di antaranya adalah: 1) Telepon Telepon adalah alat komunikasi jarak jauh dan bersifat dua arah, alat ini merupakan media yang paling banyak digunakan dalam kegiatan kantor. Dalam penggunaannya ada aturan tertentu yang harus ditaati sebagai bentuk prinsip ergonomic alat kantor. a) Tata krama dalam bertelepon (1) Dalam berbicara harus sopan dan tidak kasar. (2) Berbicara dengan singkat padat dan jelas. (3) Pada waktu bertelepon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon, agar suara yang didengar jelas dan tidak terganggu suara napas yang keluar. b) Prinsip yang harus diperhatikan dalam bertelepon (1) Angkatlah segera telepon jika berdering. (2) Jangan biarkan telepon berdering lebih dari tiga kali. (3) Berikan salam dan identitas yang jelas. (4) Hindari penggunaan kata Hallo. (5) Sediakanlah catatan dan alat tulis didekat telepon jika sewaktu-waktu butuh untuk mencata pesan. (6) Menutup telepon setelah penelepon menutup telepon. 2) Telegram Telegram adalah sebuah alat komunikasi yang berbentuk tulisan yang dibuat dengan menggunakan sandi-sandi morse tertentu oleh orang-orang tertentu, karena tidak setiap orang tahu akan sandi morse yang digunakan. Fungsinya sama dengan telepon tetapi lebih sulit penggunaannya dari pada telepon.



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 0



3) Teleks dan teleteks Kedua jenis alat ini hampir sama dengan telegram, akan tetapi lebih maju, karena yang dikirim langsung dalam bentuk tulisan yang dibuat dari tombol huruf seperti mesin tik dan memiliki salinan rekaman yang bisa dibaca oleh setiap orang. 4) Faksimil (fax) Faksimil atau lebih dikenal dengan sebuah Fax adalah bentuk alat yang berfungsi mengirimkan surat melalui jaringan telep[on, dokumen yang dikirimkan melalui mesin fax adalah salinan dari dokumen asli yang digunakan oleh pengirim. 5) Email Email adalah surat elektronik yang dibuat dalam jaringan komputer yang terhubung dalam jaringan internet, email ini merupakan media pengiriman surat yang lebihmaju dari media yang sebelumnya, dimana dalam pengiriman surat dapat dilampiri atau ditambahkan beberapa dokumen yang disertakan dan berupa dsokumen elektronik. 6) Web Web atau lebih dikenal sebagai portal internet adalah media komunikasi massal dalam jaringan internet, melalui media ini setiap orang dapat berkomunikasi dengan pihak-pihak yang memiliki alamat web tersebut dan dalam alamat web akan disampaikan informasi umum mengenai institusi yang memiliki dan informasi lain. b. Mesin Perkantoran 1) Komputer Komputer adalah mesin kantor yang sekarang ini banyak digunakn oleh setiap kantor, dan merupakan kebutuhan dari setiap kantor untuk mengolah berbagai dokumen yang ada untuk diubah dalam bentuk mikro. 2) Printer Printer adalah mesin kantor yang berfungsi untuk mencetak



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 1



berbagai bentuk dokumen dalam bentuk kertas, printer merupakan mesin cetak yang paling kecil.



3) Mesin tik Mesin tik adalah mesin cetak sederhana yang terbatas dalam bentuk tulisan saja, walaupun mesin ini tergolong sudah ketinggalan zaman tetapi masih banyak digunakan oleh instansi perkantoran, terutema untuk daerah yang belum terjangkau listrik. 4) Mesin Fotokopi Mesin fotokopi adalah mesin penggandaan dokumen yang efisien jika digunakan dalam jumlah kecil penggandaan, prinsipnya sama dengan printer, tetapi hanya untuk penggandaan bukan untuk mencetak dokumen. 5) Mesin Risograf Mesin risograf adalah mesin cetak multi fungsi yang fungsinya hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi dalam pengoperasiannya lebih cepat dan lebih murah dari mesin fotokopi apalagi jika penggandaan dalam jumlah banyak.



c. Peralatan Presentasi 1) OHP OHP (over head proyektor) adalah mesin presentasi pertama yang dikenal yang funsinya untuk menampilkan dokumen atau naskah presentasi dalam bentuk lebih besar dari asalnya dengan menggunakan media kaca pembesar untuk kemudian ditampilkan dalam layar tertentu atau tembok, sehingga tulisan dari naskah yang dibuat dapat dilihat oleh orang banyak. 2) LCD proyektor LCD proyektor adalah mesin atau alat presentasi yang lebih maju dari OHP dimana fungsinya sama dengan OHP tetapi berbeda sumber inputnya dan dokumen yang ditampilkan, melalui LCD proyektor ini tampilan yang dihasilkan bukan hanya berbentuk



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 2



tulisan tetapi juga berbentuk gambar bergerak. 3) Microphone Microphone adalah alat untuk merubah volume suara menjadi lebih keras melalui media penguat suara. 4) Laptop Laptop adalah bentuk lain dari komputer, pada prinsipnya sama dengan komputer, tetapi laptop lebih mudah untuk dibawa kemanamana karena bentuknya lebih kecil dan lebih rinan dengan kemampuan yang sama. 2. Perabot Standar Minimal Kantor



Perabot standar minimal kantor adalah perlengkapan yang memang harus ada dalam sebuah kantor, misalkan meja, kursi, almari dan rak arsip. Bila dikaitkan dengan pembuatan dokumen perabot-perabot ini dapat menunjang dan membantu dalam pengelolaan dokumen. Untuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut ini: 1. Meja Meja salah satu perabot utama yang harus ada untuk melakukan segenap kegiatan kantor terutama dalam kegiatan tata usaha. 2. Kursi Meja salah satu perabot utama yang harus ada untuk melakukan segenap kegiatan kantor yang member kenyamanan bagi pelaku organisasi. 3. Alamri Alat pendukung pekerjaan kantor, yang fungsinya sebagai tempat penyimpanan berbagai dokumen atau peralatan kantor yang kecil. 4. Rak arsip Rak arsip adalah bentuk almari yang berfungsi khusus untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan keluar dengan cepat, dan diperlukan adanya kegiatan pengarsipan dari setiap dokumen.



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 3



I.



Berilah tanda silang (x) huruf a,b,c,d atau e pada jawaban yang paling tepat!



1. Perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas adalah…… a. Surat pribadi menggunakan orang kedua b. Surat pribadi menggunakan kepala surat c. Surat pribadi berisi masalah pribadi d. Bentuk surat pribadi tudak mempunyai aturan e. Surat pribadi berisi masalah bersama 2. Setiap pekerjaan selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya, karena itu kegiatan surat menyurat sangat diperlukan dan perlu persiapan yang meliputi……. a. Pendiktean, pengetikan, pengiriman, pengarsipan dan pemakaian tenaga manusia. b. Pendiktean, penulisan, pengiriman dan pemakaian tenaga manusia. c. Pendiktean, penulisan, pengarsipan dan pengantaran. d. Penulisan, pengiriman, pengarsipan,dan pemakaian tenaga manusia e. penulisan, pengetikan, pengiriman dan pengarsipan 3. Alat yang digunakan untuk mengarsip adalah……………. a. Rak surat



c. Arsip



b. Tempat surat



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 4



d. Box file e. Lemari surat



4. Untuk memudahkan menemukan kembali surat masuk dan surat keluar dengan cepat, diperlukan adanya ……… a. Kegiatan penyimpanan



d. Pencatatan



b. Kegiatan dokumen



e. Kegiatan pengarsipan



c. Laporan pengiriman berkala 5. Berdasarkan keamanannya surat digolongkan menjadi……………. a. Satu criteria



d. Empat criteria



b. Dua criteria



e. Lima criteria



c. Tiga criteria 6. Surat- surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui orang lain adalah……………….. a. Surat pribadi



d. Surat tertutup



b. Surat biasa



e. Surat terbuka



c. Surat dinas



7. Suatu alat komunikasi yang berupa surat dalam lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi adalah……………….. a. Nota



d. Memorandum



b. Niaga



e. Memoran



c. Konfiden 8. Alat pengiriman dokumen yang sama dengan aslinya baik tulisan atau gambar dalam waktu singkat disebut……………… a. Ponsel



d. Facsimile



b. Telepon



e. handphone



c. Airphone 9. Orang yang melakukan surat menyurat disebut………….



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 5



a. Korespondensi



d. Konseptor



b. Filling



e. Koresponden



c. Mail handing 10. Surat pribadi umumnya bersifat………….. a. Perseorangan b. Kebersamaan c. Pribadi d. Kekeluargan



MEMBUAT DOKUMEN KANTOR



7 6



e. Umum



II.



Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar dan tepat!



1. Sebutkan yang termasuk ke dalam mesin dan peralatan kantor! Jawab :………………………………………………………… …………………………………………………………………. 2. Apakah yang dimaksud dengan proses dokumentasi? Jawab : ……………………………………………………… ………………………………………………………………… 3. Seberapa pentingkah peranan alat-alat kantor dalam membantu pembuatan dokumen! Jawab : …………………………………………………………. …………………………………………………………………….. 4. Bagaimana tata bahasa yang baik dalam menulis surat! Jawab :………………………………………………………………. ………………………………………………………………………… 5. Sebutkan perabot minimal kantor yang harus ada dan jelaskan alasannya! Jawab : ……………………………………………………………….. ……………………………………………………………………..



AKTIVITAS SISWA



Evaluasi



108



1. Tugas pribadi Mengidentifikasi jenis-jenis dan fungsi peralatan kantor sebuah perusahaan yang membantu dalam peoses dokumentasi . Beri penjelasan ! 2. Tugas kelompok a. Sebutkan beberapa media atau alat perkantoran yang ada di sekolah anda! b. Jelaskan bagaimana penggunaanya! c. Sebutkan beberapa dokumen-dokumen yang ada di sekolah anda! d. Kumpulkan hasil pekerjaan anda kepada Guru untuk dinilai!



Evaluasi



109



A. Pengertian Dokumentasi Dokumen merupakan salah satu hal penting untuk dipelajari, sebab di era globalisasi yang serba canggih ini kita tidak dapat menghindari dari masalah dokumen yang merupakan sumber informasi yang sangat penting dan diperlukan oleh suatu instansi, organisasi, atau negara. Tugas dokurnentasi adalah menyediakan informasi, baik berupa ilmu pengetahuan maupun teknologi yang sangat berharga. Kata dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata “document”. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah “sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan”. Sedangkan menurut kamus kepegawaian pcngertian dokumen adalah sebagai berikut. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk rnelengkapi sebuah buku atau tesis.Menurut ensiklopedia, dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas. Jika kita simak dari pengertian-pengertian di atas, ternyata pengertian dokumen itu sangat luas. Dokumen mencakup segala macam benda yang dapat memberikan keterangan yang sangat penting,bagi kegiatan organisasi/instansi dalam rnelaksanakan tugasnya.



B. Jenis-jenis Dokumen dan Penggolongannya



Dokumen merupakan objek yang menyajikan informasi. Dokumen-dokumen yang kita temukan itu ada yang langsung dapat dimanfaatkan, ada pula yang memerlukan paralatan secara khusus untuk pemanfaatannya. Kegunaan dokumen adalah sebagai alat pembuktian suatu informasi dokumen dalam suatu penelitian bagi ilmu pengetahuan. Kita



Evaluasi



110



harus memahami, bahwa dokumentasi adalah sumber informasi dokurnen. Oleh sebab itu, penggolongan dokumen sangat luas jangkauannya. Dokumen dapat digolongkan rnenjadi beberapa macam yaitu: 1. Menurut Jenisnya a. Dokumen fisik Dokumen fisik adalah dokurnen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana patasatana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat. b. Dokumen intelektual Dokumen intefektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya. 2. Menurut Sifatnya a. Dokumen tekstual Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya, majalah, buku, katalog, surat kabar, dan sejenisnya. b. Dokumen nontekstual Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks. Misalnya, peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dan sejenisnya. 3. Menurut Literaturnya a. Dokumen korporll Dokumen korporil adalah dokumen yang mencakup mated tercetak, tidak tercetak, prasasti, manuskrip, dan benda seni yang disimpan di musium dan perpustakaan.



b. Dokumen literatur Dokumen literatur adalah setiap bahan cetak dan noncetak yang mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna. 4. Menurut Kepentingan dan Kekhususannya



Evaluasi



111



Dokumen ini ruang lingkupnya sangat luas. Dalam pembahasannya kita batasi pada dokumen yang dianggap penting saja. Menurut kepentingannya dokumen dapat dibedakan menjadi: a. Dokumen pribadi Dokumen pribadi adalah dokumen yang dikumpulkan oleh perseorangan dan merupakan koleksi dokumen pribadi. Misalnya koleksi keramik atau barang antik. b. Dokumen ekonomi Dokumen ekonomi adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan perekonornian suatu bangsa dan negara. Informasi dokumen ekonomi berhubungan dengan kebutuhan dan kemakmuran manusia. Misalnya, penemuan produk baru, devaluasi, inflasi, deregulasi, ekspor-impor, neraca perdagangan, dan sebagainya. c. Dokumen sejarah Dokumen sejarah adalah dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa. Contohnya, fosil-fosil manusia purba, naskah-naskah kuno, Piagam Jakarta, Piagam Proklamasi, dan sebagainya. d. Dokumen kedokferan Dokumen kedokteran adalah dokumen yang berisi informasi tentang perkembangan ilmu kedokteran. Misalnya, dokumen ilmu bedah, dokumen obatobatan, dokumen macam-macam penyakit dan cara penyembuhannya, dan sebagainya.



e. Dokumen pemerintah Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi tentang ketatanegaraan auatu pemerintahan. Misalnya: peraturan-peraturan, perundangundangan, Keppres, Ketetapan-ketetapan dan sebagainya. 5. Menurut Dakumentasi



Evaluasi



112



a. Dokumen primer Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertai, kertas kerja, dan lain-lain. b. Dokumen sekunder Dokumen sekunder adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. c. Dokurnen fersier Dokumen tersier adalah dokumen yang memberikan informasi tentang literatur sekunder. Misalnya buku, teks panduan fiteratur, dan bibliografi.



C. Memilih Alat yang Sesuai Dalam memproduksi dokunen terdapat 2 kegiatan utama yaitu penggandaan dan pengumpulan dokumen. Pada kegiatan tersebut pemilihan alat-alat atau mesin-mesing yang sesuai sangat diperlukan agar kegiatan memproduksi dokumen bisa berjalan dengan lancar. Mesin-mesin tau alat-alat yang pada umumnya sering digunakan yaitu, mesin stensil, mesin perekan sheet/ scanner, mesin fotokopi dan mesin penjilid. Adapun keterangan lebih ;anjut akan diuraikan dalam pembahasan berikut ini. 1. Penggunaan Mesin Stensil Mesin stensil merupakan salah ssatu mesin pengganda dokumen yang sampai sekarang masih banyak digunakan di setiap kantor. Berdasarkan cara kerjanya, mesin stensil dapat dibedakan atas: a. Mesin stensil manual b.



Mesin stensil listrik



a.



Mesin stensil manual



Mesin stensil manual, yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggukana tangan (engkol).



Evaluasi



113



Secara umum mesin stensil manual memiliki ciri-ciri antara lain: 1) Digerakkan dengan tangan manusia, 2) Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis, 3) Tinta yang digunakan adalah tinta stensil berwarna hitam, 4) Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner atau stensil cutter sebagai sheet master, 5) Ukuran kertas maksimum adalah folio (8,5 inci x 13 inci). Komponen-komponen mesin stensil manual, yaitu: 1) Baki kertas, gunanya untuk menyimpankertas yang akan diputar. Bagianbagian yang terdapat pada baki kertas terdiri dari: a) Ukuran kertas/skala berfungsi untuk mengukur posisi kertas stensil yang akan diputar. b) Pengepres kertas, yang berada disebelah kiri dan kanan bagi kertas yang berfungsi agar posisi kertas yang ada pada baki kertas ridak mudah menggeser ke kiri dan ke kanan. c) Kunci pengepres tinta, dengan cara menarik ke atas apabila kunci ini ma dibuka, untuk mengarur posisi kertas. 2) Rol pendorong kertas, letaknya di dalam dan fungsinya uuntuk menekan kertas yang ada di baki keras dan untuk mendorong kertas masuk ke dalam rol atau gulungan mesin stensil. 3) Rol atau silinder atau gulungan stensil, yang terdiri dari: a) Gulungan besar yang berada di sebelah atas, b) Gulungan kecul yang berada di bawah gulungan besar, c) Gulungan pembantu yang berfungsi untuk mengeluarkan kertas yang telah di cetak ke dalam baki penadah. 4) Pembungkus silinder atau pembungkus gulungan, yang membungkus gulungan besar dan gulungan kecil.



Evaluasi



114



5) Kunci setelan, yang berfungsi untuk mengarur beberapa jumlah salunan yang akan dihasilkan atau yang akan dibutuhkan. 6) Baki penadah kertas, fungsinya untuk menampung hasil dari stensil. Bagian-bagian yang terdapat pada baki penadah: a) Kunci oengarur lebar kertas. b) Kunci pengtur panjang kertas. 7) Kunci dengan tanda ON, funsi kunci tersebut ditekan apabila penyetensilan akan segera dimulai. 8) Kunci dengan tanda OFF, fungsi kunci tersebut ditekan apabila penyetensilan akan berhenti. 9) Kunci dengan tanda terdapat pada satu tuts. a) Kunci dengan tanda berfungsi untuk membangunkan lidah mesin stentsil apabila akan meratakan ujung kertas yang terletak di sebelah dalam (caranya ditekan). b) Kunci dengan tanda berfungsi untuk menidurkan kembali lidah mesin stensl (caranya ditekan). 10) Lidah mesin stensil, berfungsi untuk meratakan ujung kertas yang ada di bagian dalam mesin stensil. 11) Engkol, berfungsi untuk menggerakkan mesin stensil, dengan cara menarik atau mendorong engkol searah jarum jam atau kearah depan.



Pemakaian stensil sheet dalam penggandaan naskah



Evaluasi



115



Langkah-langkah pemakaian stensil sheet dalam penggandaan naskah adalah sebagai berikut : 1) Menyiapkan kertas stensil dan diusahakan kertas stensil jangan yang lembab, karena kertas stencil yang lembab akan menghasilkan stensilan yang kurang baik. 2) Bukalah penutup mesin stensil yang terdapat pada bagian depan dan belakang mesin, 3) Bersihkan dahulu semua kotoran tinta yang melekat pada badan mesin, yaitu pada baki kertas dan baki penadah. 4) Pasang sheet stensil pada rol atau gulungan mesin stensil, sehingga sheet akan menempel pada pembungkus rol. Langkah-langkah dalam pemasangan sheet stensil adalah sebagai berikut. a) Putar engkol searah jarum jam, sehingga posisi penjepit sheet stensil terletak di bagian atas. b) Selanjutnya bukalah penjepit sheet stensil tersebut. c) Masukkan bagian sheet yang terlubang ke dalam penjepit sheet. Ujung sheet bagian bawah diusahakan terurai ke bawah dan jangan sampai melekat pada pembungkus rol. d) Selanjutnya kunci/ penjepit sheet ditutup kembali. e) Tangan kiri memegang engkol, dan tangan kanan memegang ujung bawah sheet stensil: f)



Putar engkol secara perlahan-lahan, sambil ratakan sheet stensil menempel pada pembungkus rol.



5) Putarlah engkel berulang-ulang sampai tinta stensil rata di permukaan sheet stensil. 6) Masukkan kertas stensil ke dalam baki kertas, dan usahakan posisi kertas ada di tengah tengah dengan cara menggunakan skala yang ada di ujung depan baki kertas. 7) Geser kunci pengepres kertas yang ada di kanan kiri baki kertas, sampai keduaduanya menghimpit.



Evaluasi



116



8) Stel kunci setelan pada posisi angka, sesuai yang kita kehendaki (jumlah hasil gandaan yang diminta) dan angka, berjalan menunjukkan (00000) bila hasil gandaan yang dikehendaki telah dicapai. 9) Tekan kunci ON, apabila kunci ini ditekan, maka rol pendorong ke atas secara otomatis akan turun dan menekan kertas stensil yang ada di dalam baki kertas. 10) Siapkan baki penadah dengan mengatur. a) kunci pengatur lebar, dan b) kunci pengatur panjang kertas, sesuai dengan ukuran kertas yang dipergunakan. 11) Futar engkol sampai selesai. 12) Apabila ternyata posisi kertas belum benar sesuai dengan posisi yang dikehendaki, pemutaran engkol berhenti. Betulkan posisi kertas, dengan menekan kunci OFF terlebih dahulu.



b. Mesin Stensil Listrik Berfungsi sama seperti mesin stensil manual, yaitu untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil.



Penggunaan mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan antara lain : 1) Hasil penggandaan tampak lebih bagus. 2) Pengoperasian mesin lebih mudah. 3) Tinta yang digunakan lebih irit. 4) Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan.



Evaluasi



117



Secara garis besar (sampai scat ini) ditinjau dari penggunaan komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 3 macam yaitu: 1) Mesin stensil manual (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya manual). 2) Mesin stensil listrik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik). 3) Mesin stensil elektronik (komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan sistem operasinya adalah sistem elektronis. Mesin stensil listrik dengan sistem elektronik memiliki beberapa kelebihan (dibanding dengan mesin stensi! listrik biasa) antara lain: 1) Penggandaan dapat menggunakan kertas doubel folio/doubel kuarto. 2) Dilengkapi dengan lampu-lampu penunjuk operator, hingga memudahkan dalam pengoperasiannya (merk Gestetner 4170). 3) Panel board yang menyatu hingga memudahkan operator. 4) Sheet stensil bekas pakai secara otomatis akan masuk ke dalam. 5) Memasang dan melepaskan sheet stensil secara otomatis, hingga tangan operator tidak kotor. Pada mesin stensil listrik dengan sistem elektrik (khususnya merk Gestetner 4170 dan 4130), komponen-komponennya terdiri dari: 1) Mesin a) Rol penekan (press roll) Berfungsi untuk menempelkan kertas pada sheet hingga didapat hasil gandaan. b) Rol tinta (ink roll) Berfungsi untuk meratakan tinta pada permukaan layar tinta (ink screen). c) Layar tinta (ink screen) Berfungsi untuk meletakkan sheet stensil, menyaring dan sekaligus meratakan tinta.



Evaluasi



118



d) Plat baja (steel band) Berfungsi untuk mengaitkan penyaring tinta. 2) Kerangka mesin a) Penutup atas (top cover) Berfungsi untuk menutup sheet stensil sesudah dipasang. b) Tempat tinta (ink room) Dilengkapi dengan tube tinta yang letaknya melintang. c) (handle) Berfungsi untuk menggandakan secara manual. d) Tombol (on-off switch) Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin. e) Rol penarik kertas Berfungsi untuk menarik kertas dari papan kertas f) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) Berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya hasil cetakan. g) Pengatur tekanan cetakan Berfungsi untuk mengatur tekanan sesuai dengan berat ringannya jenis kertas yang digunakan (kertas ringan 55-76 gr, normal 77-99 gr dan berat di atas 100gr). 3) Penutup mesin a) Papan kertas (paperboard) Berfungsi untuk menempatkan kertas yang akan digandakan dan sebagai penutup mesin bagian belakang. b) Papan penerima (receving board) Berfungsi untuk menampung hasil gandaan dan sebagai penutup mesin bagian depan. 4) Papan tombol (panel board)



Evaluasi



119



Gambar 3.2. Papan tombol Gestetner 4130



Gambar 3.3.



Papan tombol Gestetner 4130



a) Tombol start dan stop Berfungsi untuk memulai dan menghentikan penggandaan. b) Penghitung (counter) Berfungsi untuk mengatur banyaknya hasil gandaan. c) Penyetop pemasukan kertas Berfungsi untuk. menghentikan rol penarik kertas, sehingga pemasukan kertas terhenti. d) Pengatur kecepatan cetakan Berfungsi untuk menambah kecepatan (tombol (+)) dan untuk mengurangi kecepatan (tombol (-)).



e) Pengatur jalur tinta Berfungsi untuk penyaluran tinta ke tiap bagian (sisi dan tengah). f) Pengatur pengeluaran tinta Berfungsi untuk mengatur pengeluaran tinta. g) Tombol pemberi tinta Berfungsi untuk mengeluarkan tinta (tombol digeser ke kanan).



Evaluasi



120



2. Penggunaan Mesin Perekam Sheet/Scanner Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam. Mesin scanner ini seperti fotokopi yang dapat menyalin, tetapi hasil dari kopinya bukan di bawah melainkan disamping dokumen aslinya.



Keterangan: 1) Rol pemasang sheet 2) no, pemasang warkat yang akan disalin 3) Jarum scanner atau jarum percekin api 4) Tempat memasang jarum 5) Tombol untuk menghidupkan mesin (ON) 6) Tombol untuk mematikan mesin (OFF)



Evaluasi



121



7) Tombol pengatur panasnya sinar. 8) Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan, yang terdiri dari angka 0-5. bila diputar ke angka yang lebih besar (5) tulisan akan semakin kabur, sedangkan bila digeser ke angka yang lebih kecil (1 atau 2), tulisan akan semakin jelas, 9) Tombol pengatur rol pemutar warkat, yang terdiri dari a) Apabila diputar ke angka 600, rol berputar secara lambat, b) Apabila diputar ke angka 400, rol berputar secara sedang. c) Apabila diputar ke angka 200, rol berputar secara cepat. a. Bagian-bagian mesin scanner Terdapat berbagai macam model atau tipe resin scanner, tetapi bagian-bagian atau komponen-komponennya sama, hanya kode dan susunan yang berbeda. Di bawah ini merupakan bagian-bagian mesin scanner dengan merk GESTETNER tipe 455, yaitu : 1) Rol pemasang sheet. 2) Rol pemasang warkat yang akan disalin. 3) Jarum scanner atau jarum percekin api. 4) Tempat mernasang jarum. 5) Tombol untuk menghidupkan mesin (ON). 6) Tombol untuk mematikan mesin (OFF). 7) Tombol pengatur panasnya sinar. 8) Tombol pengatur ketajaman hasil tulisan, yang terdiri dari angka 0-5. Bila diputar ke angka yang lebih besar (5) tulisan akan semakin kabur, sedangkan bila digeser ke angka yang lebih kecil (1 atau 2), tulisan akan semakin jelas. 9) Tombol pengatur rol pemutar warkat, yang terdiri dari: a) Apabila diputar ke angka 600, rol berputar secara lambat. b) Apabila diputar ke angka 400, rol berputar secara sedang. c) Apabila diputar ke angka 200, rol berputar secara cepat. b. Cara kerja mesin scanner



Evaluasi



122



Bahan gandaan yang asli dan gandakan induk (stensil) dipasang pada silinder mesin scanner, yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Warkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. Alat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan scat yang sama pula sebuah stylus (jarumnya) memindahkan gandaran pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. Huruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap pana.3 dan akan menimbulkan salinansalinan sesuai dengan tulisan aslinya . c. Langkah-langkah pengoperasiannya Ada beberapa langkah, dalam pengoperasian mesin scanner, yaitu: 1) Siapkan naskah yang akan digandakan baik hasil ketikan, tulisan tangan, atau berupa gambar-gambar. 2) Masukkan ke dalam silinder untuk tempat original dengan cara mendorong kedua klip ke arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari silinder, kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas di antara guide sheet dan copy holder. 3) Masukan ke dalam silinder untuk tempat stensil, dengan cars mendorong knop ke kanan untuk membuka master clamp, kemudian masukkan ujung atas sheet dan ujung bawah sheet pada celah yang terbuka. 4) Tempatkan jarum scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan agar pemindahan original sheet sesuai dengan yang diinginkan. 5) Perhatikan posisi silinder, jarum harus menghadap pada sheet mulai dari awal sampai akhir gerakan scanning carriage. 6) Atur tombol ketajaman hasil (tulisan), yaitu dengan membuka penutup control panel dan mengontrol auto I, auto II dan auto III. 7) Atur tombol kecepatan perputaran rol. 8) Tekan tombol ON, untuk menjalankan mesin, sehingga rol (warkat dan sheet) berputar. Jarum scanner atau jarum percikan berjalan ke kanan dan membakar kertas yang terdapat tulisan.



Evaluasi



123



9) Setelah selesai tekan tombol OFF untuk menghentian mesin. 10) Keluarkan sheet dengan membuka penutup atas dan mendorong knop ke kanan untuk mengambil master. 11) Untuk mengetahui hasilnya, letakkan sheet pada mesin stensil dan cetak apakah sudah baik atau belum. 3. Penggunaan Mesin Fotokopi Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis, karena slap setiap saat bisa diperlukan dapat dilakukan dengan mudah, digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan aslinya. Dengan kata lain fotokopi merupakan bagian dalam bidang penyalinan. Kegiatan penyalinan ini dapat dilakukan dengan cara pemotretan, melalui proses kimiawi atau dengan mempergunakan tenaga jasmani. Oleh karena itu, kegiatan penyalinan atau copying berbeda dengan kegiatan penggandaan atau duplicating. Penyalinan tidak memerlukan lembaran induk (master) copy dan dalam jumlah yang tidak terlalu banyak. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. Warkat yang akan disalin dibuat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Kemudian film negatif dicetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Hasil salinan disebut dengan istilah "fotokopi", sedangkan alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi disebut "mesin fotokopi:'". Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan, karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem zoom, sistem reduction, sistem full size, dan sistem document feeder, a. Sistem zoom atau enlargement adalah mesin fotokopi yang dapat memperbesar hasil. kopi dari aslinya.



Evaluasi



124



b. Sistem reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya. c. Sistem fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya. Sistem automatic document feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman. a. Bagian-bagian mesin fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya, mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk, tipe, dan model. Berbagai macam merk mesin fotokopi, antara lain, Merk SLEX, XEROX, RICOH, SHARP, U-BIX, MINOLTA, TOSHIBA,, dan lain-lain.



Gambar 3.7. Mesin fotokopi merk Minolta



Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagian-bagian mesinnya adalah sebagai berikut. 1) Baki kertas, gunanya untuk menaruh kertas fotokopi. 2) Baki penadah, gunanya untuk menampung hasil fotokopi. 3) Tombol ON dan OFF, gunanya untuk menghidupkan dan mematikan mesin. 4) Tombol start, gunanya untuk menjalankan mesin apabila sudah slap beroperasi.



Evaluasi



125



5) Tombol untuk memperlancar salinan (enlargement). 6) Tombol untuk memperkecil salinan (reduction). 7) Tombol untuk membuat salinan biasa (full size). 8) Tombol untuk menentukan jumlah salinan. 9) Tombol isyarat terdiri dari: a) Paper out, untuk mengetahui kertas habis, maka tombol ini akan menyala. b) Tone out, untuk mengetahui tinta habis, tombol ini akan menyala. c) Exessuseste tones, untuk mengetahui kerusakan mesin, tombol menyala. 10) Tombol open, untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu diperbaiki. 11) Tabung tinta, untuk menaruh tinta. 12) Kunci kertas, berfungsi untuk: a) Menjepit kertas, bila ditarik ke atas. b) Menetralkan kertas, bila ditarik ke bawah. 13) Tabung oli; untuk menempatkan oli mesin. 14) Tombol exposure confrof lever, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam, putih). 15) Copy number indicator, yaitu indikator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengopian. 16) Clear key, berfungsi untuk membersihkan input key (number indicator). 17) Input key strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan dikopi. 18) Copy stop key, tombol untuk menghentikan pengopian. 19) Copy start key, tombol untuk memulai pengopian. 20) Interupt key, tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi). 21) Ready indicator, lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari fotokopi untuk dioperasikan. b. Cara mengoperasikan mesin fotokopi



Evaluasi



126



Cara pengoperasian mesin fotokopi adalah sebagai berikut. 1) Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON. 2) Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh memulai pekerjaan 3) Pasang kertas secukupnya pada baki kertas. 4) Persiapkan dokumen yang akan dikopi. 5) Periksalah kepekatan tinta. 6) Aturlah posisi pengopian, apakah akan diperbesar, diperkecil atau ukuran biasa (100%) 7) Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan tombol ini terdiri dpi 0 sampai dengan 9. Bila kita hendak mengkopi sebanyak 98, kita tinggal menekan angka 9 dan 8. 8) Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak, perhatian selalu hasil kopi, karena bila terlalu banyak dan terus-menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam-hitaman. Karena itu simpanlah mesin kopi pada tempat yang sejuk atau ber-AC. 9) Kalau sudah slap, mulailah pengkopijn dengan menekan tombol start. 10) Jika hasil fotokopi kurang balk, mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut. a) Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor. b) Tinta kurang atau habis. c) Kemungkinan flaiyernya kotor. d) Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya. Dengan menggunakan mesin fotokopi, maka akan mendapat keuntungan, di antaranya: a) Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas b) Hasil fotokopi yang diinginkan dapat diatur dalam 3 tahap, yaitu: (1) Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya. (2) Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.



Evaluasi



127



(3) Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya. c) Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah. d) Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman, sehingga menghemat e) Dapat disewa atau dibeli. 4. Penggunaan Mesin Penjilid Mesin penjilid (binding machines) adalah mesin kantor tang digunakan untuk menjilid buku-buku, warkat yang sejenis atau dokumen-dokumen, dan sebagainya. Menjilid adalah suatu kegiatan menghimpun dan menyatukan warkatwarkat atau lembaran-lembaran kertas yang sejenis dalam suatu bentuk buku, sehingga memudahkan penggunaannya dan menyimpannya.



Dalam buku ini yang akan dibicarakan adalah cara menjilid dengan menggunakan ring binding. Mesin yang dipergunakan adalah GBC (General Binding Corporation) Combo. a. Bagian-bagian mesin GBC Combo 1) Kepala binding (binding head) terdapat jari-jari penahan berdiri tegak (vertikal holding fingers), dan jari-jari pembentang (spreading finger). 2) Engkol, atau lengan mesin (mastercontrol arm) berfungsi untuk menarikjari pembentang dan untuk menekan jarum-jarum pelubang kertas. 3) Set pins, berfungsi untuk mengaturjarum pelubang.



Evaluasi



128



4) Knob penunjuk bagian belakang (back guide control knob), berfungsi untuk mengatur jarak antara pinggir kertas yang akan dilubangi dengan lubang. 5) Side guide (petunjuk samping) untuk mengatur kertas yang akan dilengkapi. 6) Pemutar skrup (thumb screw) untuk mengatur penunjuk. 7) Skala pengatur pembuat lubang (punch alignment scale) berfungsi untuk mengatur lubang pada kertas. 8) Knop pengatur binder (adjustable binder control knob) untuk mengatur panjang pendeknya rentangan daripada jari-jari perentang. 9) Jari-jari pembentang (spreading fingers), untuk membentangkan atau untuk membuka ring binder. 10) Vertical holding fingers (jari-jari pemegang vertikal), untuk menahan ring binder waktu akan membuka ring binder. b. Cara mengoperasikan mesin GBC Combo Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. 1) Melubangi kertas Tata caranya yaitu: a) Menyetel pemutar skrup (thumb scew), lalu geser pengumpil penunjuk samping pada posisi yang tepat dengan menggunakan skala pembuat lubang. b) Mengatur jarak antara pinggir kertas yang akan dilubangi dengan lubang pinggir (lubang kertas), dengan cara memutar, back guide control knob. c) Tarik ke depan susuk-susuk (set pins) yang tidak diperlukan. 2) Membuka ring hinder. Tata caranya, yaitu: a) Putar knop pengatur dengan cara menekan ke dalam sambil memutar knop, pada posisi yang memungkinkan ring binder dapat terbuka selebarlebarnya. b) Kemudian letakkan ring binder di atas kepala mesin penjilid, di belakang jari-jari vertikal,



Evaluasi



129



c) Langkah berikutnya mendorong lengan mesin ke belakang sampai ring binder terbuka lebar-lebar.



3) Memasukkan kertas pada ring binder. Caranya yaitu: a) Apabila ring binder telah terbuka lebar, masukkan kertas yang dilubangi pada jari ring binder melalui lubang tadi. Adapun care menyusunnya adalah sebagai berikut. (1) Sampul bagian bawah. (2) Kertas-kertas yang dijilid. (3) Sampul bagian atas. b) Kembalikan ring bender pada posisi tertutup dengan cara menarik lengan mesin pada posisi semula. c) Angkat buku yang telah dijilid



D. Membagikan Dokumen



1.



Cara Pembagian Dokumen Dokumen itu tidak selamanya dibutuhkan, kalau dokumen yang abadi maka dokumen tersebut harus disimpan selama-lamanya dalam arti tidak dapat dihapus/dimusnahkan yang penyimpanannya sesuai dengan refensi, maka apabila waktunya pemakainya sudah habis maka dokumen itu harus dihapuskan. Lain halnya dengan dokumen yang sekali guna, yaitu dokumen hanya berguna pada waktu itu saja, setelah itu tidak berguna dan dapat dengan mesin penghancur dokumen.



2.



Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen Pengkodean adalah proses memberi tanda kata tangkap yang sudah dipilih dalam kegiatan pengindeksan. Terdapat tiga cara yang umum di dalam pengkodean surat sistem abjad: a.



Nama yang terpiiih sebagai kata tangkap digaris bawahi, biasanya dengan pensil yang berwarna.



Evaluasi



130



b.



Bilamana nama atau kata tangkap tidak dapat digarisbawahi karena tidak terdapat pada dokumen bersangkutan, maka kata tangkap ditambahkan dengan menuliskannya dengan pensil berwarna pada pojok kanan atas dokumen



c.



Apabila dokumen dibuatkan juga petunjuk silangannya, nama yang menjadi penunjuk silang juga digarisbawahi atau ditambahkan dengan tulisan bilamana tidak ada.



Sebagai tambahan sebuah tanda "M" ditempatkan pada ujung nama yang ditulis. Untuk menunjukkan bahwa itu adalah penunjuk silang dan bukan kata tangkap asli. Kode tidak hanya untuk menunjukkan kata tangkap kepada petugas juga waktu pertama dia memfile, tetapi kode membantunya juga di dalam menempatkan kembaii dokumen yaitu dipinjam.



E. Mesin Penghancur Dokumen Dalam rangka menjaga kebersihan clan kerapian ruangan kantor agar tidak dipenuhi berkas yangng sudah tidak mempunyai kegunaan lagi dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka sebaiknya berkas-berkas itu harus dimusnahkan sehingga tidak dapat dimanfaatkan oleh seorang yang tidak bertanggung jawab. Selain satu cara untuk memusnahkan dokumen/berkas adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen (paper schreder machine) Mesin penghbncur dokumen adalah mesin yang dapat memusnahkan atau menghancurkan dokumen/berkas-berkas secara aman. Mesin ini dapat menghancurkan berbagai macam ukuran kertas menjadi bentuk serpihan kecil-kecil secara otomatis. Cara mengoperasikan yaitu: 1. Kertas yang akan dihancurkan/dimusnahkan didorong perlahanahan ke arah pemotong kertas. 2. Ukuran lebar pemotong kertas antara 220 mm - 450 mm. (sesuai dengan yang dikehendaki).



Evaluasi



131



Gambar 3.9 Mesin penghancur dokumen



A. Penggunaan Pisau Potong (Paper Cutter Machine) Mesin pemotong adalah rnesn yang digunakan untuk memotong kertas menjadi berbagai rnacam ukuran yang akan diiilid agar bagian pinggir kertas sama rata. Fungsi mesin pemotong kertas yaitu: Untuk meratakan bagian pinggir kertas agar berbentuk rapi. Untuk memotong kertas menjadi berbagai macam ukuran sesuai dengan kebutuhan. Untuk memadatkan kertas yang akan dijilid sehingga hasil penjilidan kuat. 1. Bagian-Bagian Mesin Pemotong Kertas Mesin pemotong kertas ada berbagai macam merk, tipe, dan model. Adapun mesin pemotong kertas yang akan kita pelajari adalah mesin pemotong kertas buatan dalam negeri yaitu buatan Klaten (product mesin Handpress Dunia baru, Cor Klaten Indonesia), Bagian-bagian mesinnya adalah sebagai berikut. a. Pemutar press, beriungsi untuk menggerakkan besi pengepres atau besi penekan kertas. b. Besi pengepres, berfungsi untuk menekan kertas yang akan dipotong tidak mudah bergeser.



Evaluasi



132



c. Pisau pemotong kertas, untuk memotong himpunan kertas yang sudah ditekan oleh besi penekan kertas. d. Tangan pisau, yaitu ternpat pisau pemotong kertas dipasang. e. Lengan mesin, digunakan untuk menggerakkan pisau pemotong. 2. Cara mengoperasikan Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengoperasikan/ menggunakan mesin pemotong yaitu: a. Susun kertas yang akan dipotong dengan rapi b. Buka mulut rnesin dengan cara memutar alat pemutar press ke kanan. c. Masukkan kertas ke mulut mesin. d. Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi penekan ke kiri. e. Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan. f. Dorong lengan mesin ke depan sampai kertas yang ada di mulut rnesin terpotong semua. F. Sistem Penyimpanan Kearsipan Dokumen merupakan bagian dari arsip, maka perlu suatu upaya penyimpanan yang tepat. Sistem penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut cepat dan tepat ditemukan 1. Tujuan Filing Sistem a. Menghemat waktu b. Menghemat tenaga. c. Menghemat tempat. 2. Keuntungan Sistem Penyimpanan yang Baik a. Surat menyurat, dokumen, arsip dapat diselenggarakan. b. Dengan sistematis. c. Melengkapi bukti.



Evaluasi



133



d. Memberikan keterangan. e. Dapat memberitahukan kegiatan-kegiatan yang bersaing. f. Membantu perumusan kebijaksanaan. g. Pengambilan keputusan yang dapat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik. 3. Ciri-ciri Sistom Penyimpanan yang Baik a.



Tidak memakan tempat.



g.



Fleksibel.



b.



Mudah dicapai.



h.



Mudah dilaksanakan.



c.



Sederhana.



i.



Klasifikasi.



d.



Ekonomis.



j.



Lembaran petunjuk



e.



Disesuaikan dengan tujuan.



k.



silang. Referensi.



f.



Menyimpan surat.



l.



Out ship.



4. Jenis Peralatan dan Pertengkapan Sistem Penyimpanan yang baik a. Filing cabinet (lemari arsip). b. Map arsip (folder). c. Guide card (tanda batas/sekat petunjuk). d. Rak penggaris. e. Kartu indeks. 5. Prosedur Penyimpanan a. Memeriksa tanda pelepas. b. Membaca warkat untuk menetapkan judul surat. c. Pemberian kode. d. Pembuatan lembaran penunjuk silang. e. Pembuatan follow up slip. f. Pembukuan follow up slip. g. Counting ship h. Penggolongan warkat. i. Penyimpanan warkat.



6. Macarn-Macam Sistem Penyimpanan



Evaluasi



134



a. Sistern abjad Penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Dalam sistem ini arsip/ dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, dan kantor, b. Sistem masalah Sistem penyimpanan clan penemuan kembali arsip/ dokumen berdasarkan masalah/pokok isi surat. c. Sistem tanggal Sistern penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun. d. Sistem wilayah Sistem penyimparian dan penemuan kemhali arsip/dokumen berdasarkan wilayah di mana arsip itu berasal/dibuat. e. Sistern nomor



-



Sistern penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen berdasarkan nomor atau kode angka.



Latihan-latihan soal



Evaluasi



135



III.



Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang paling tepat dan benar!



1.



2.



3.



4.



5.



6.



Berikut ini keuntungan penggunaan mesin stensil listrik, kecuali .... a. Hasil penggandaan tampat lebih bagus b. Pengoperasian mesin lebih mudah c. Tinta yang dogunakan lebih irit d. Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan e. Menggunakan lebih banyak tenaga listrik Rol tinta pada mesin stensil listrik berfungsi untuk .... a. Menempelkan kertas pada sheet b. Meratakan tinta pada permukaan layar tinta c. Mengaitkan penyaring tinta d. Menutup stensil sesudah dipasang e. Mematikan mesin Pengatur keluaran tinta berfungsi untuk .... a. Pengatur banyaknya hasil gandaan b. Mengatur pengeluaran tinta c. Mengeluarkan tinta d. Memulai penggandaan e. Menghentikan rol penarik kertas Jika tombol pengatur rol pemutar warkat pada mesin scanner di putar ke angka 400, maka rol berputar secara .... a. Lambat d. Sangat lambat b. Sedang e. Sangat cepat c. Cepat Set pins pada mesin penjilid berfungsi untuk .... a. Mencarik jari pembentang b. Mengatur jarum pelubang c. Mengatur kertas yang akan dilengkapi d. Mengatur lubang pada kertas e. Membuka ring binder Pengertian dokumen menurut kamus Bahasa Inggris Webster adalah .... a. Dokumen dapat dibuktikan dengan keterangan dan tidak melengkapi keterangan dengan fakta-fakta b. Dokumen dapat membuktikan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta, melengkapi keabsahan keteranganm pernyataan, lampiran-lampiran.



Evaluasi



136



c. Dokumen tidak dapat membuktikan keterangan dengan fakta, keabsahan keterangan, lampiran-lampiran surat berharga. d. Dokumen dapat memberikan keterangan yang tidak sah. e. Dikumen dapat memberikan keteranganketerangan mengenai gaji pegawai 7. Dokumen berarti surat akta piagam, surat resmim dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas, pengertian ini menurut .... a. Kamus Umum Bahasa Indonesia b. George R. Terry c. Henry Fayol d. Ensiklopedia e. Nider 8. Dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber metode penyebaran adalah dokumen .... a. Intelektual b. Primer c. Sejarah d. Sekunder e. pemerintah 9. Mesin stensi yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan engkol dinamakan .... a. Mesin stensil manual b. Mesin stensil listrik c. Mesin tik manual d. Mesin tik listrik e. Semuanya salah 10. Mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan dibandingkan dengan mesin manual .... a. Hasil penggandaan tampak lebih bagus b. Pengoperasian mesin lebih mudah c. Tinta yang digunakan lebih irit d. Tenaga yang diperlukan lebih ringan e. Semuanya benar



Evaluasi



137



IV.



Isilah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Sebut dan jelaskan macam-macam dokumen! Jawab:



………………………………………………. ……………………………………………………. 2. Jelaskan langkah-langkah penngunaan mesin stensil! jawab: …………………………………………………….. ………………………………………………………………… 3. Dalam memproduksi sebuah dokumen alat atau mesin apakah yang harus digunakan untuk mempermudah proses produksi tersebut! Jawab :………………………………………………………… ……………………………………………………………….. 4. Apakah yang dimaksud dengan pembagian dokumen? Jawab :………………………………………………………… …………………………………………………………………… 5. Seberapa pentingkah pemanfaatan mesin penghancur dokumen! Jawab :……………………………………………….. ……………………………………………………………..



Evaluasi



138



Aktivitas Siswa 3. Tugas Individu Buatlah kliping mengenai alat-alat yang sesuai untuk memproduksi dokumen! Sertakan gambar dan penjelasan fungsinya! 4. Tugas Kelompok Datalah berbagai mesin-mesin kantor yang ada di sekolah dan di luar sekolah (instansi) yang kamu ketahui! Dan berilah penjelasan mengenai penggunaan dan pemanfaatannya!



Evaluasi



139



EVALUASI A. UJI KOMPETENSI TEORI I. Pilihan ganda 1. Proses dokumentasi berarti segala kegiatan yang dilakukan oleh karyawan atau staff bagian administrasi dalam kegiatan……………………………………… a. Membuat atau menyusun berbagai dokumen kecil menjadi kesatuan dokumen yang tersrtuktur. b. Menyimpan dokumen dalam struktur yang rapi c. Menggandakan dokumen dalam jumlah tertentu d. A,b dan c benar e. Benar semua 2. Berikut ini merupakan karakteristik dari surat pribadi adalah…………………. a. Bentuknya bebas b. Tidak ada aturan baku dalam penulisan c. Penggunaan bahasa resmi/formal dan sopan d. A dan b benar e. Tidak memerlukan etika bahasa yang baik 3. Surat niaga adalah salah satu jenis surat yang mengenai masalah……………… a. Perdagangan c. Pengarsipan b. Perizinan masa d. Pemegang saham kerja e. Rapat tahunan



4.



Alat komunikasi kantor disamping berfungsi sebagai…………………………. a. Mengirimkan surat melalui jaringan telepon



Evaluasi



140



b. Komunikasi dua arah dalam bentuk lisan c. Mencetak dokumen dari computer d. Mengetik dokumen e. Semua benar 5. Berikut ini yang merupakan perabot standar minimal kantor………………



a.



b.



c. d. A,b dan c bena



e.



Evaluasi



141



6. Transfer charger atau collect adalah biaya percakapan telepon yang harus dibayar oleh…………………………………………………………….. a. Penunggu c. Jaringan telepon telepon b. Penerima d. Kedua belah telepon pihak e. Penelpon



7. Alat yang digunakan mengarsip surat disebut………………… a. Rak surat d. Box file b. Tempat surat e. Lemari surat c. Ampolp 8. Dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis disebut………………. a. Dokumen d. Dokumen tekstual nontekstual b. Dokumen fisik e. Dokumen c. Dokumen literer intelektual 9. Dokumentasi primer adalah dokumen yang berisi informasi tentang………..



Evaluasi



a. b. c. d. e.



Hasil-hasil penelitian Literature primer Literature sekunder Objek penelitian Keterangan penelitian



142



10. Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan suatu pemerintah. Salah satu contohnya adalah……………. a. Peraturan dan c. Ekspor dan perundangan impor b. Piagam d. Devaluasi proklamasi e. Naskahnaskah kuno 11. Kegunaan dokumentasi adalah………………………………………………. a. Memberikan d. Menjamin isi informasi dokumen b. Mengubah e. Menyimpan dokumen alat bukti c. Memusnahka n dokumen 12. Dokumen yang berisi tentang perkembangan prekonomian bangsa adalah…………… a. Dokumen pribadi d. Dokumen b. Dokumen sejarah pemerintah c. Dokumen e. Dokumen perekonomian perdagangan 13. Mesin penghancur kertas ditujukan untuk perusahaan-perusahaan yang banyak melakukan penghancuran dokumen dalam jumlah besar seperti………



Evaluasi



143



a. Kantor pemerintah b. Perusahaan percetakan c. Perbankan d. Asuransi e. Benar semua



14. Berikut ini yang termasuk dokumen berbasis hukum adalah…………… a. Surat c. Surat akta perjanjian jual beli b. Surat kontrak d. Surat kuasa e. Benar semua 15. Bagian penyortiran dalam penanganan surat masuk bertugas untuk…………. a. Mengumpulkan dan menghitung surat/dokumen yang masuk b. Memisahkan surat-surat dan menggolongkan kedalam kelompok tertentu c. Memeriksa lampiran d. Memberi catatan penting yang harus ditandatangani 16. Semua jawaban salahlaporan biasanya disampaikan oleh dan pihak-pihak di bawah ini kecuali … a. Bawahan kepada atasan b. Pelaksana proyek kepada klien c. Staf kepada coordinator d. Direktur kepada owner e. Manager kepada koordinator staf 17. Stenografi paling tepat di pelajari dengan …



Evaluasi



144



a. Berlatih menulis dan membaca b. Membaca c. Menulis d. Menghafal huruf e. Menghafal dan melihat



18. Isi notula rapat yang baik adalah … a.



Menulis rinci setiap kata yang diucapkan dalam rapat



b.



Menyertakan angka dan dibicarakan



c.



Menyertakan grafik serta gambar



d.



Hanya memuat pokok-pokok isi pembahasan



e.



Hanya memuat kesimpulan rapat



19. Kemahiran bahasa yang digunakan dalam dikte adalah … a.



Kemahiran mengarang



b.



Kemahiran mendengar



c.



Kemahiran membaca



d.



Kemahiran berbicara



20. 1) Menentukan folder 2) Menentukan kode 3)Menentukan indeks 4) Menentukan unit Cara pelaksanaan system filling abjad yang benar adalah……… a.



Evaluasi



1,2,3,4



b.



2,3,4,1 145



c.



1.4.3.2



d.



1,3,4,2



e.



2,1,4,2



21. Berikut ini yang merupakan kegiatan utama yang menjadi kebutuhan dalam dokumen adalah….. a.



Pengarsipan



e.



Benar semua



dokumen b.



Penggandaan dokumen



c.



Pembuatan dokumen



d.



A,b benar



22. Berikut ini yang termasuk proses penanganan adalah…….. a.



Penerimaan



b.



Penyortiran



c.



Pencatatan



d.



Pengarahan dan penerusan



e.



Semua benar



23. Kelebihan system filling abjad adalah………….. a.



Mudah diterapkan



b.



Tidak terlalu rumit



c.



Dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan usaha



d.



Ekonomis



e.



Fleksibel



24. Orang yang melakukan surat menyurat disebut…………. a.



b.



Evaluasi



Koresponden



c.



Mail handing



si



d.



Konseptor



Filling



e.



Koresponden



146



25. Cara penyimpanan dokumendokumen penting yang disesuaikan dengan bentuk dan jenisnya dan disusun berdasarkan tanda pengenalnya adalah………… a.



System



c.



kearsipan b.



System filling



System indeks



d.



System abjad



e.



System angka



26. Kegiatan atau proses pengumpulan dan pengolahan dokumen secara sistematik serta menyebarluaskan kepada pemakai disebut…………. a.



Pengumpulan dokumen



b.



Dokumentasi



c.



Kearsipan



d.



Penggandaan dokumen



e.



Pengolahan dokumen



27. Berikut ini keuntungan penggunaan mesin stensil listrik, kecuali .... a. Hasil penggandaan tampat lebih bagus b. Pengoperasian mesin lebih mudah c. Tinta yang dogunakan lebih irit d. Tenaga yang dibutuhkan lebih ringan



Evaluasi



147



e. Menggunakan lebih banyak tenaga listrik 28. Rol tinta pada mesin stensil listrik berfungsi untuk .... a. Menempelkan kertas pada sheet b. Meratakan tinta pada permukaan layar tinta c. Mengaitkan penyaring tinta d. Menutup stensil sesudah dipasang e. Mematikan mesin



29. Pengatur keluaran tinta berfungsi untuk .... a. Pengatur banyaknya hasil gandaan b. Mengatur pengeluaran tinta c. Mengeluarkan tinta d. Memulai penggandaan e. Menghentikan rol penarik kertas 30. Jika tombol pengatur rol pemutar warkat pada mesin scanner di putar ke angka 400, maka rol berputar secara .... a. Lambat b. Sangat cepat



c. Sangat lambat d. Sedang



Evaluasi



148



e.



Cepat



31. Set pins pada mesin penjilid berfungsi untuk .... a. Mencarik jari pembentang b. Mengatur jarum pelubang c. Mengatur kertas yang akan dilengkapi d. Mengatur lubang pada kertas e. Membuka ring binder 32. Pengertian dokumen menurut kamus Bahasa Inggris Webster adalah .... a. Dokumen dapat dibuktikan dengan keterangan dan tidak melengkapi keterangan dengan fakta-fakta b. Dokumen dapat membuktikan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta, melengkapi keabsahan keteranganm pernyataan, lampiran-lampiran.



c. Dokumen tidak dapat membuktikan keterangan dengan fakta, keabsahan keterangan, lampiran-lampiran surat berharga. d. Dokumen dapat memberikan keterangan yang tidak sah. e. Dikumen dapat memberikan keterangan-keterangan mengenai gaji pegawai 33. Dokumen berarti surat akta piagam, surat resmim dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas, pengertian ini menurut ....



Evaluasi



149



a. Kamus Umum Bahasa Indonesia b. George R. Terry c. Henry Fayol d. Ensiklopedia e. Nider



34. Dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber metode penyebaran adalah dokumen .... a. Intelektual



d. Sekunder



b. Primer



e. pemerintah



c. Sejarah 35. Mesin stensi yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan engkol dinamakan .... a. Mesin stensil manual b. Mesin stensil listrik c. Mesin tik manual



d. Mesin tik listrik e. Semuanya salah



36. Pengiriman purch order yang paling cepat dan efektik adalah menggunakan sarana … a. E-mail



d. Kurir



b. Pos



e. SMS



c. Fakimile 37. Huruf “j” dalam ejaan lama pada EYD diubah menjadi … a. C



Evaluasi



b. Y 150



c. D d. Z e. U 38. Notula rapat ditandatangani oleh … a. Para peserta rapat b. Notulis c. Pimpinan rapat d. Peserta dan pemimpin rapat e. Pimpinan rapat dan notulis 39. Laporan yang berbentuk grafik termasuk laporan … a. Tulisan



d. Rekomendasi



b. Gambar



e. Lisan



c. Animasi 40. Penulisan laporan seharusnya memiliki sifat di bawah ini kecuali … a. Fakta b. Pendapat c. Objektif



d. Apa adanya e. Terbuka 41. Agar penulisan surat menjadi lebih baik terarah dan efektif maka sebaiknya sebelum menulis perlu membuat … a. Judul b. Alur cerita c. Penokohan



Evaluasi



151



d. Kerangka tulis e. Konflik 42. Stenografi selain digunakan untuk menulis cepat sering juga digunakan untuk … a. Menulis surat keluar b. Menulis makalah c. Menulis proposal d. Menulis pesan rahasia e. Menulis respon dokter 43. Mesin-mesin yang digunakan pekerja kantor kecuali … a. Mesin scan b. Mesin jahit c. Mesin fotokopi d. Mesin tik e. Mesin fak



44. Stenoggrafi “y” tertulis berapa ruang … a. 1 b. 3 c. 2 d. 0 e. 4



Evaluasi



152



45. Arsip yang tersimpan dan tertanda dengan baik dapat digunakan untuk pembuatan laporan berdasarkan data … a. Angket b. Wawancara c. Observasi d. Interview e. Dokumen dari lokasi



Evaluasi



153



II.



Esay 1. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan system dokumen kantor! 2. Alat-alat kantor apakah yang sesuai digunakan dalam memproduksi sebuah dokumen? Jelaskan! 3. Bagaimana tata bahasa yang baik dalam pembuatan dokumen yang bebentuk surat? Jelaskan! 4. Apakah perbedaan pengarsipan dengan dokumentasi? Jelaskan dengan bahasa kalian sendiri! 5. Sebut dan jelaskan macam-macam dokumen! 6. Jelaskan langkah-langkah penngunaan mesin scanner! 7. Dalam memproduksi sebuah dokumen alat atau mesin apakah yang harus digunakan untuk mempermudah proses produksi tersebut! 8. Apakah yang dimaksud dengan pembagian dokumen? 9. Seberapa pentingkah pemanfaatan mesin penghancur dokumen! 10. Jelaskan cara penggunaan dari mesin dibawah ini!



Evaluasi



154



B. UJI KOMPETENSI KETERAMPILAN 1. Tugas individu a. Carilah syair lagu yang kalian suka minimal 150 kata, dan salinlah ke dalam tulisan stenografi yang sudah di ajarkan oleh guru! b. Buatlah kliping tentang alat-alat dan mesin-mesin kantor yang berhubungan dengan dokumen. Sertakan gambar dan penjelasan singkat mengenai fungsinya! 2. Tugas kelompok a. Fortofolio catatan mulai dari kompetensi dasar 1 sampai dengan kompetensi dasar 4 . b. Mintakan tandatangan kepada wali kelas serta guru pengajar dan tandatangan pembuat (sisiwa). c. Fortofolio dikumpulkan paling lambat 1 bulan dihitung mulai dari sekarang.



Evaluasi



155



DAFTAR PUSTAKA Handayani Sri. 2009. Administrasi Perkantoran: Solo: Mediatama. Hermawan Andika, dkk. 2009. Modul Mengelola Dokumen-dokumen Kantor: Solo: CV Haka Mj. Karyasari Dian. 2009. Modul Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah: Solo: CV Haka Mj. Tjandra Sheddy Nagara, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 2 Untuk SMK: Jakarta: Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan.



Evaluasi



156



INDEKS A Alat – alat kantor 66 Arsip 39 B Bill of lading 36 D Dokumen 37 Dokumentasi 61 E Email 16 F Faksimile 16 Filing 38 Formulir 36 L Laporan 36



Evaluasi



M Macam-macam dokumen 34 N Notula 16 P Perabot standar minimal kantor 70 S System dokumen 37 Surat 34 Stenografi 20 T Tata bahasa surat 65 Tata cara surat menyurat 61



157



Materi Mengelola Dokumen Kantor ( AP ) mengelola dokumen kantor KD 1 Proses dokumen-dokumen kantor A. Pengertian surat Ada beberapa pengertian tentang surat menurut beberapa ahli : 1. Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliakan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis 2. Menurut Drs. Egelbertus martono menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas yanng bertuliskan berita namun berperan sebagai piranti komunikasi individu atau kelompok 3. Menurut H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor B. Jenis surat dibagi menjadi : 1. dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya a. Surat resmi / Dinas b. Surat tidak resmi / Pribadi c. Surat setengah Resmi d. Surat dinas pribadi e. Surat dinas swasta f. Surat niaga g. Surat dinas pemerintah 2. Berdasarkan wujud surat a. Surat bersampul b. Surat terbuka c. Surat tertutup d. Memorandum dan nota e. Surat biasa 3. Berdasarkan keamanan isinya a. Surat sangat rahasia b. Surat rahasia c. Surat konfidensial 4. Berdasarkan proses penyelesainnya a. Surat kilat b. Surat segera c. Surat biasa C. fungsi surat 1. wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain. 2. dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas. 3. buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan. 4. alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta 5. dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu. D. Bagian bagian surat



Kunci Jawaban Modul “Membuat Dokumen”



1 5 8



1. Kepala surat 2. Nomor surat 3. Perihal/hal 4. Lampiran 5. Tanggal surat 6. Alamat dalam/alamat tujuan 7. Salam pembuka 8. Isi surat, isi surat terdiri dari : a. kalimat pembuka b. Isi surat yang sebenarnya c. kalimat penutup 9. salam penutup 10. Tanda tangan 11. nama terang 12. Tembusan inisial dan lain lain E. Bentuk bentuk surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ).Bentukbentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. 1. Full Block Style 2. Block Style 3. Semi Block Style 4. Indenteed Style 5. hanging Paragraf Style



F. Dokumen Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi atau negara. tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/organisasi masa yang akan datang. Salah satu dokumen kantor yang perlu disimpan ialah surat. KD 2 Dasar Surat Menyurat A. Kelebihan surat Kemajuan tehnologi komunikasi yang sangat pesat membuat peranan surat sebagai



Kunci Jawaban Modul “Membuat Dokumen”



1 5 9



sarana informasi dan penyampaian berita digfantikan oleh telepon, telegrap, telex, radio, faximile, televisi, atau hp. Namun surat mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain yaitu 1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan 2. Surat dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai 3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan telepon yang mungkin dapat disadap orang lain 4. Setiap kata kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak 5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya 6. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah 7. Surat lebih memasyarakat 8. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.



B. Tujuan Surat Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau organisasi. Dalam penulisannya surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu yaitu : 1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain 2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut 3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap C. Perlengkapan surat Perlengkapan surat antara lain 1. Kertas surat Pada umumnya kertas yang dipakai adalah kertas yang berwarna terutama untuk salinan surat-surat. Pemilihan kertas harus diutamakan karena kertas dan amplop merupakan yang pertama kali mendapat perhatian dan panilaian dari penerima surat sebelum dibaca. Kertas yang sering dipakai biasanya folio untuk surat yang isinya panjang dan kuarto untuk surat yang isinya pendek 2. Sampul surat Penggunaan sampul surat hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas yang akan dipakai agar keliatan rapi dan sopan. D. Bahasa surat Surat haruslah memakai kalimat yang mengungkapkan fakta, perasaan sikap, dan isi pikiran penulis kepada pembaca secara jelas dan efektif. Kalimat dikatakan jelas dan efektif apabila pembaca surat dalam sekali baca langsung bisa menangkap isinya tanpa keragu-raguan



E. Ejaan, pemberian tanda baca Penyusunan dan penulisan surat harus mengindahkan ketentuan-ketentuan tentang ejaan. Yang secara khusus perlu diperhatikan kriteria kriteria mengenai ejaan antara lain penulisan huruf besar, kata turunan, kata ulang gabungan kata, kata ganti ku, kau, mu dan nya, kata depan di, ke, dari dan penulisan undur serapan F. Gaya bahasa Gaya bahasa adalah cara yang diperlukan seseorang untuk mengutarakan pikiran



Kunci Jawaban Modul “Membuat Dokumen”



1 6 0



dan perasaan ke dalam sebuah karangan dalam hal ini surat.gaya bahasa yang dipakai antara lain eufimisme, pleonasme, paralelisme, sinisme, sinekdok, tautologi, hiperbola, metafora, personifikasi, paradoks, dan ironi G. Syarat dan ciri surat yang baik antara lain : 1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik, tersusun sesuai dengan peraturan surat menyurat 2. Setiap kalimat dalam surat harus berguna dan bermakna 3. Hindari singkatan yang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri 4. Nada surat harus sopan 5. Surat jangan terlalu panjang H. Aneka surat dinas 1. Surat pemberitahuan 2. Surat Undangan 3. Surat kuasa 4. surat keterangan 5. Surat memo 6. Surat edaran 7. Surat pengantar 8. Surat perintah 9. Surat instruksi 10. surat tugas I. Aneka surat niaga Antara lain : 1. Surat perkenalan 2. Surat permintaan penawaran 3. Surat penawaran 4. Surat pesanan 5. Surat konfirmasi pesanan 6. Surat penolakan pesanan 7. Surat pengiriman pesanan 8. Surat pengaduan 9. Surat pengiriman pembayaran 10. Surat penagihan KD 3 Mengurus atau menjaga sistem dokumen A. Pengertian indeks Secara keseluruhan , indeks mempunyai tiga macam pengertian yaitu 1. Secara umum Indeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat 2. Dari segi perpustakaan Indeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai judul, deskripsi buku, judul masalah, nomor klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan buku sesuai klasifikasinya 3. Dari segi kearsipan Indeks diartikan sebagai petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat penyimpanan arsip sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditentukan kembali B. Kegunaan indeks



Kunci Jawaban Modul “Membuat Dokumen”



1 6 1



antara lain 1. Untuk mengelompokan atau menyatukan arsip/dokumen yang memiliki kode dan kegiatan yang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas 2. Sebagai media kembali penemual dokumnen C. Syarat syarat mengindeks Yaitu : 1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami 2. Menggunakan kata yang mudah dimengerti 3. Memiliki orientasi kapada kebutuhan pemakai 4. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut D. Peraturan mengindeks 1. Mengindeks nama orang a. Nama orang indonesia • Nama tunggal Nama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis, dalam urutan abjad mendahului nalma tunggal lain yang sama, yang mempunyai singkatan. Contoh A. Crisnandi diindeks menjadi Crisnandi A • Nama ganda Nama diideks dari nama marga/keluarga/suku pada unit pertama. Contoh Cindy Harahab diindeks menjadi Harahab Cindy • gelar Yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. Gelar ditempatkan pada unit akhir. Contoh Prof . Dr. Agus Hermawan diindeks menjadi Hermawan Agus Prof Dr • Nama yang menggunakan singkatan Baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannnya diindeks lebih dahulu nama jelasnya . Contoh M. Baharudin diindeks menjadi Baharudin M • Nama orang indonesia dengan urutan kelahiran Diindeks lebih dulu nama diri kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh I wayan widiada diindeks menjadi Widada I wayan b. Nama orang asing Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarganya dan biasanya terdapat setelah nama aslinya kecuali nam,a orang cina dan korea(nama keluarga ada di depan 2. Mengindeks nama perusahaan atau organisasi a. Untuk nama perusahaan Diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badanhukum atau kegiatannya . Contoh PT mekarsari diindeks menjadi Mekarsari Pt b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka Angka itu diindeks sebagai satu unit, contih toko 234 diindeks menjadi dua tiga empat toko c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung Saat mengindeks tidak diperhatikan dan diletakan dalam tanda kurung. Contoh Andi & Motor Service diindeks menjadi Andi (&) motor service d. Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan Diletakan pada unit akhir. Contoh Universitas Indonesia diindeks menjadi Indonesia Universitas e. Nama instansi pemerintah Yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut , sifat organisasi



Kunci Jawaban Modul “Membuat Dokumen”



1 6 2



ditempatkan di unit akhir. contoh Departemen dalam negeri diindeks menjadi dalam negeri departemen f. Nama organisasi/perhimpunan Yang diindeks kata pengenal terpenting dalam nama itu . Contoh Partai Golkar diindeks menjadi Golkar Partai



Kunci Jawaban Modul “Membuat Dokumen”



1 6 3