Operasional Dan Inspeksi Diri [PDF]

Citation preview

Pembahasan



Praktik Kerja Profesi Apoteker ini dilaksanakan di PT. Kimia Farma Trading And Distribution, yang bertempat di Jl. Belimbing Kel. Anduonohu Kec. Poasia, Kota Kendari, Sulawesi Tenggara. Kegiatan tersebut dimulai pada tanggal 16 hingga tanggal 28 Desember 2019. PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi. Sebelum menjadi entitas sendiri, PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) dulunya merupakan divisi Pedagang Besar Farmasi (PBF) dari PT Kimia Farma Tbk. Divisi ini memiliki tugas utama mendistribusikan produkproduk farmasi yang diproduksi PT Kimia Farma Tbk. ke cabang yang tersebar ke seluruh nusantara. Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani pendistribusian produk-produk PT Kimia Farma Tbk. sejak tahun 1917, pada tanggal 4 Januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT Kimia Farma Trading & Distribution, yang berbasis Jasa Layanan Perdagangan dan Distribusi. Untuk memudahkan operasionalnya, KFTD juga didukung oleh 47 kantor cabang yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia. Operasional



Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan distribusinya ditangani sesuai spesifikasi yang tercantum pada kemasan. PBF KFTD Cabang Kendari mendistribusikan beberapa jenis barang yang secara umum dikelompokkan menjadi a.



Barang Kimia Farma diproduksi oleh PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.



b.



Barang non-Kimia Farma: diproduksi oleh prinsipal rekanan KFTD/pihak ketiga (narkotika, psikotropika, dan prekursor/NPP, dan produk lainnya). PBF KFTD Cabang Kendari melalui APJ melakukan pemesanan rata-rata setiap



seminggu sekali sesuai dengan Material Requirement Planning (MRP) untuk barang KF dan non-NPP, yang akan memberikan notifikasi dari sistem sesuai persediaan yang terdapat di gudang Unit Logistik Sentral (ULS), disertai jumlah pesanan yang direkomendasikan. APJ memutuskan jumlah pesanan dengan mempertimbangkan forecast dari bagian penjualan, buffer stock dan program marketing.



Tahapan operasional : a.



Kualifikasi Pemasok



Kualifikasi pemasok bertujuan untuk memastikan bahwa produk berasal dari industri atau distributor yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan yang berlaku, sehingga dapat dipastikan



bahwa



produk



yang diterima



berkualitas. Kualifikasi



pemasok



di



KFTD



dilakukan oleh KFTD pusat dikarenakan pengadaan barang di KFTD cabang harus melalui KFTD pusat. Kualifikasi pemasok yang dilakukan KFTD pusat khususnya untuk produk non Kimia Farma (non KF). Untuk produk KF pengadaannya langsung dari Unit Logistik Sentral (ULS) yaitu gudang produk yang ada di pabrik Kimia Farma. Jalur pengadaan di KFTD saat ini yaitu dari ULS langsung disalurkan kepada KFTD cabang. Jalur pengadaan yang seharusnya dilakukan yaitu dari ULS diberikan kepada KFTD pusat, kemudian KFTD pusat yang akan mendistribusikan kepada KFTD cabang. b.



Kualifikasi Pelanggan



Kualifikasi pelanggan bertujuan untuk memastikan bahwa pemesan (apotek, rumah sakit, puskesmas, toko obat, distributor, dinas kesehatan) mempunyai izin, mempunyai apoteker kepala atau apoteker penanggung jawab yang memiliki SIPA/SIKA, mempunyai NPWP. Untuk menjadi pelanggan, pihak calon pelanggan mendaftarkan diri kepada KFTD cabang kemudian pendaftaran pelanggan tersebut akan dilanjutkan kepada KFTD pusat. KFTD pusat yang berwenang memutuskan apakah pendaftar memenuhi kualifikasi pelanggan dan diterima menjadi pelanggan. Pelanggan dapat digolongkan sebagai new open outlet (untuk pelanggan baru) dan eksis. Pelanggan yang tergolong eksis setiap tahunnya perlu diminta spesimen atau laporan apoteker penanggung jawabnya terkait izin apotek, SIPA/SIKA, maupun hutang kepada KFTD. Laporan tersebut akan dipertimbangkan apakah masih memenuhi kualifikasi sebagai pelanggan atau tidak. a.



Penerimaan Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat dan/atau bahan



obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi hal itu dilakukan dengan pengecekan terhadap SJ dari prinsipal. Pada saat penerimaan dilakukan pengecekan terhadap waktu pengiriman, nama



produk (kekuatan sediaan), jumlah, batch number, ED, dan kondisi fisik dari produk yang diterima. Apabila terjadi penyimpangan atau ketidaksesuaian produk, maka dilakukan pencatatan dan pelaporan ke Balai POM dan prinsipal. Untuk produk obat dan/atau bahan obat yang memerlukan penyimpanan dan penanganan khusus segera dipindahkan ke tempat yang sesuai dan dilakukan pengecekan terhadap suhu sesuai dengan ketentuan. Pada penerimaan, untuk bukti dan dokumentasi dilakukan penandatangan tanda terima barang. b.



Penyimpanan 1.



Penanganan Produk Narkotika dan Psikotropika



APJ di KFTD Cabang Kendari bertanggung jawab atas keseluruhan proses penanganan produk narkotika dan psikotropika dalam hal ini yaitu penyimpanan. Penerimaan narkotika dan psikotropika melalui pengecekkan di transito in, kemudian pengecekkan oleh Supervisor Logistik, dan dicek oleh APJ. Jika APJ tidak ada di tempat, maka diserahkan kepada TTK dengan sepengetahuan BM KFTD Cabang Kendari. Narkotika dan psikotropika disimpan di gudang khusus yang terpisah dari produk lain dan tidak boleh digunakan oleh menyimpan produk lain. Gudang tersebut hanya bisa diakses oleh APJ dan TTK sesuai izin dari APJ. Gudang penyimpanan dilengkapi pendingin udara serta alat pengontrol suhu dan kelembaban ruangan. Di dalam gudang narkotika, terdapat beberapa lemari dan rak penyimpanan barang sesuai jenis sediaannya, yakni sediaan tablet dan injeksi. Permintaan atas narkotika dan psikotropika harus diverifikasi oleh APJ terkait dan permintaan dapat disetujui atau ditolak dengan beberapa pertimbangan yaitu keabsahan SP, kelengkapan SP, ketersediaan barang, kerasionalan pesanan, dan pertimbangan lainnya. Penyerahan narkotika kepada outlet harus dilakukan kepada Apoteker baik APA atau APJ di outlet yang bersangkutan.



Jika Apoteker tidak berada di tempat, maka narkotika diserahkan



pada TTK dengan surat delegasi yang harus ditunjukkan saat penerimaan barang. 2.



Produk Rantai Dingin atau Cold Chain Product (CCP)



Produk CCP adalah produk yang harus ditangani pada suhu 2-8 oC mulai dari tahap produksi hingga digunakan konsumen. Produk CCP harus disimpan pada lingkungan yang memenuhi kondisi berikut : - Suhu dipantau dan dicatat dengan baik.



- Memiliki termometer yang terkalibrasi disertai bukti kalibrasinya. - Ada alarm peringatan jika terjadi penurunan dan peningkatan suhu secara kritis di luar rentang suhu yang ditentukan. - Dilengkapi dengan temperature chart yakni info secara periodik bahwa produk tidak mengalami suhu yang merusak mutu. - Memiliki generator otomatis selama 24 jika terjadi mati listrik. - Penyaluran produk CCP juga harus dikondisikan pada suhu 2-8oC dengan cara dimasukkan dalam icebox yang disertai icepack sehingga suhu penyimpanan tetap terjaga.



c.



Pemusnahan Obat dan/atau Bahan Obat



Berdasarkan CDOB, pemusnahan obat dan/atau bahan obat dilakukan terhadap obat dan/atau bahan obat yang tidak memenuhi syarat untuk didistribusikan. KFTD Cabang Kendari melakukan pemusnahan pada produk yang sudah melewati ED atau kemasan sediaan yang mengalami kerusakaan. Setiap pemusnahan yang dilakukan harus dibuat berita acara. Proses pemusnahan dilakukan dengan menggunakan jasa pihak ketiga. Walaupun pemusnahan dilakukan dengan jasa pihak ketiga, proses pelaporan pemusnahan ke BPOM tetap dilakukan oleh PBF KFTD Cabang Kendari Sedangkan untuk produk narkotika dan psikotropika dilakukan pemusnahan dengan cara khusus. Apabila produk tersebut di reject karena mengalami kerusakan maka produk tersebut akan masuk terlebih dahulu ke dalam lemari retur. Pemusnahan produk dilakukan bila produk retur sudah dalam kondisi banyak dan penuh di dalam lemari retur. Bila jumlah produk yang dimusnahkan tidak terlalu banyak maka cukup dilakukan di Balai POM, tetapi bila produk yang dimusnahkan cukup banyak dilakukan di BPOM. Untuk setiap pemusnahan yang dilakukan harus dibuat dokumentasi. Dokumentasi terkait pemusnahan termasuk laporannya harus disimpan sesuai ketentuan. Untuk pemusnahan produk narkotika dan psikotropika di KFTD Cabang Kendari diserahkan langsung pada BPOM. Sedangkan untuk peleburan obat didampingi APJ dan BPOM. Kemudian untuk produk NPP dilakukan pelaporan sekali setiap bulan. d.



Pengambilan Pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilaksanakan oleh petugas digudang farmasi



dengan tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia (seperti RBK atau faktur). Obat dan/atau



bahan obat yang diambil harus mempunyai masa simpan yang cukup sebelum kadaluwarsa serta berdasarkan FIFO dan FEFO. Pengambilan harus dicatat pada kartu stok yaitu warna pink untuk produk Kimia Farma dan warna biru dan kuning untuk produk non Kimia Farma atau pihak ketiga. e.



Pengemasan Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga kerusakan,



kontaminasi, dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus memadai untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama transportasi. Kemasan yang digunakan berupa bahan plastik atau dus. Untuk produk CCP pengemasan dilakukan secara khusus dilengkapi dengan icebox dan termometer untuk kontrol suhu selama pengiriman. f. Pengiriman Distribusi obat hanya boleh dilakukan kepada PBF atau



PBF Cabang lain, dan fasilitas



pelayanan kefarmasian (apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik, atau toko obat). Penyaluran ke Dinkes dan BPOM diperbolehkan apabila tujuannya untuk penelitian. Alur distribusi di KFTD Cabang Kendari, yaitu: 1. Pesanan dari outlet melalui sales berupa SP. Syarat yang harus terdapat pada SP obat, yaitu nama outlet, izin outlet, nama obat, nama pemesan, dan nomor izin pemesan. Obat berlogo hijau dan biru boleh dipesan oleh TTK, sedangkan obat keras hanya boleh dipesan oleh Apoteker. SP kemudian diberikan ke sales. 2. Sales menyerahkan SP ke fakturis. 3. Ditulis dalam SO. 4. Pembuatan Rencana Barang Keluar (RBK) untuk diserahkan ke logistik untuk di cek kesesuaian batch fisik dengan quantity. Perbedaan yang terjadi dapat disebabkan karena salah entry atau human error (salah dalam pengambilan ataupun proses pengecekan saat penerimaan barang). Solusinya di sistem SAP dapat dilakukan penggantian ED. Maka ketika terdapat selisih batch solusi yang dilakukan dicoret sekali diganti dengan yang benar dan diberikan keterangan dan harus dilaporkan. 5. Cetak faktur dilakukan setelah RBK sesuai. 6. Faktur yang telah dicetak diserahkan ke admin logistik untuk dicatat di absensi faktur. Absensi faktur sebagai kontrol faktur per hari.



7. Pada SOP di PBF KFTD Cabang Kendari seharusnya terdapat 3 tanda tangan, yaitu APJ, Supervisor Penjualan, dan Logistik serta faktur dengan nominal di atas 10 juta rupiah harus ditandatangani juga oleh BM. Sedangkan di CDOB hanya tanda tangan APJ. 8. Pengambilan barang dilakukan ketika faktur masuk ke gudang. Setiap pengambilan barang dilakukan dengan menulis jumlah barang di kartu stok dengan menuliskan nama outlet, nomor faktur nomor batch, ED, dan paraf pegawai yang memotong stok barang tersebut untuk mengontrol pengambilan barang dan memastikan pengambilan benar. 9. Barang di cek di transito out, untuk memeriksa kesesuaian faktur dan fisik barang (batch, ED, dan quantity). Setelah dicek dan sesuai maka diparaf oleh petugas transito out. 10. Setelah itu baru barang dikemas (pada proses ini juga dilakukan pengecekan kembali) dan dicatat pada buku ekspedisi. 11. Barang dikirim ke outlet dan diterima oleh APA/TTK dengan mencantumkan SIKTTK/SIPA. Untuk faktur kredit, outlet hanya menerima copy faktur dan untuk faktur tunai diberikan faktur asli. 12. Pencatatan pengiriman barang setelah faktur kembali dimasukkan ke buku pengiriman barang, kemudian diparaf kembali. 13. Setelah dicatat, faktur pengiriman diberikan ke admin logistik untuk dibuat kreasi. Kreasi berfungsi untuk serah terima dari Logistik ke bagian Tata Usaha. Penagihan untuk barang kredit dilakukan oleh kolektor. Ketika sudah lunas, maka outlet mendapatkan faktur asli. g.



Penjualan



Penjualan yang dilakukan di KFTD Cabang Kendari terbagi menjadi dua yaitu untuk alur perencanaan pada produk reguler dan e-katalog. 1.



Alur Perencanaan Penjualan di KFTD Cabang Kendari



Alur perencanaan pada penjualan produk non farma di PBF KFTD Cabang Kendari dilakukan dengan rencana kunjungan, setiap salesman memiliki bagian outlet masing-masing. Kunjungan dilakukan sesuai dengan rute outlet hal ini dilakukan agar lebih efisien dari segi penagihan dan pengiriman barang yang dipesan oleh outlet, kemudian dari rencana kunjungan ini dapat ditentukan estimasi. Setelah proses ini dilakukan, maka dihasilkan rencana terakumulatif dengan logistik akan memesan sesuai dengan produk yang dibutuhkan oleh penjualan. Pada setiap awal tahun terdapat anggaran perusahaan, penentuan estimasi dilakukan berdasarkan pencapaian



target penjualan produk setiap outlet. Setelah dilakukan rencana kunjungan, kemudian dilakukan rencana penyusunan penjualan dalam pembagian target produk untuk setiap outlet berdasarkan pada tipe outlet, dan sistem pembagiannya berdasarkan sistem pareto, terbagi ke dalam 3 kelompok outlet yaitu: -



Outlet dengan pareto A



Outlet membeli produk untuk dijual kembali, kunjungan dilakukan setiap 1 minggu sekali -



Outlet dengan pareto B Kunjungan dilakukan setiap 2 minggu sekali.



-



Outlet dengan pareto C Kunjungan dilakukan setiap 1 bulan sekali.



Kemudian setelah dilakukan rencana penyusunan penjualan, dilakukan penawaran oleh salesman. Salesman akan mendapatkan SP dari outlet yang nantinya SP ini diberikan ke fakturis untuk dibuatkan SO setelah itu datanya diinput sesuai pesanan dan dibuat RBK. Setelah proses tersebut dilakukan, di bagian gudang dilakukan pengecekan ketersediaan barang, lalu dilakukan e-billing sehingga dihasilkan faktur. Faktur tersebut diberikan kembali ke bagian gudang untuk menyiapkan barang pesanan. Untuk faktur yang telah sesuai selanjutnya diberikan ke bagian Tata Usaha untuk dibuatkan pajak. 2.



Penjualan Institusi di KFTD Cabang Kendari



Adapun mekanisme pengadaan untuk penjualan institusi, dari Kementerian Kesehatan membuat rencana kebutuhan obat secara nasional, kemudian yang melakukan penawaran pada prinsipal. Setelah itu dilakukan pengecekan untuk harga dan volume produksi pabrik tersebut, mencukupi atau tidak untuk memenuhi kebutuhan obat tersebut, apabila sesuai dan disetujui pemerintah maka dimasukkan ke dalam e-katalog. Penggunaan sistem e-katalog lebih memudahkan karena dari segi harga dan spesifikasi sudah ada, tidak ada pengeluaran biaya pada tahapan distribusi barang hanya ada biaya kirim barang. Tujuan penggunaan e-katalog adalah untuk menekan penyalahgunaan anggaran. Untuk tender sendiri tetap berpotensi dilakukan namun hanya untuk barang yang tidak atau belum terdapat didalam e- katalog, pada umumnya produk e-katalog merupakan produk pihak ketiga, namun untuk keputusan tender diambil dengan melihat kelayakan terlebih dahulu seperti profit margin



dan nilai tender. Untuk pemesanan satu produk hanya dilakukan negosiasi, namun untuk pemesanan lebih dari satu produk maka dilakukan lelang. Kemudian untuk pengadaan obat dan alat kesehatan pada program BPJS rumah sakit swasta dengan e-purchasing. Sistem e- purchasing dalam setiap pengadaan harus diawasi oleh Dinas Kesehatan untuk izin pengadaan obat dan alat kesehatan. Untuk alur pengadaannya yaitu terdapat satuan kerja yang didalamnya terdiri dari Unit Layanan Pengadaan (ULP), Kuasa Penggunaan Anggaran (KPA), dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Bagian PPK merupakan bagian yang berhubungan langsung dengan distribusi dan melakukan belanja administrasi. Pengadaan e-katalog diadakan melalui e-purchasing untuk semua produk yang terdapat di ekatalog. E-katalog obat adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga obat dari berbagai penyedia barang/jasa. Untuk harga Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) di e-katalog dilakukan review setiap 3 bulan sekali atau minimal setiap tahunnya. Setelah dilakukan review kemudian dibuat surat pengajuan dan berita acara. Hal ini dilakukan bila ada kemungkinan mengalami kenaikan harga. KFTD Cabang Kendari mendistribusikan BMHP kelas menengah. Selain itu, dalam melakukan purchase dengan e-katalog harus memiliki identity (ID), termasuk pabrik yang menyediakan produk e- katalog harus memiliki ID. ID didapatkan dengan melakukan registrasi melalui LKPP. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa produk tersebut legal dan juga untuk memastikan pembeli dari produk tersebut. Inspeksi Diri Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. •



Harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB.



•



Harus dilakukan dengan cara independen dan rinci oleh personil yang ditunjuk oleh perusahaan.



•



Audit terhadap kegiatan yang disubkontrakkan harus menjadi bagian inspeksi diri.



•



Semua pelaksanaan inspeksi harus dicatat.



Inspeksi diri PT. KFTD Cabang Kendari dilakukan secara berkala yaitu 3 bulan sekali yang bertujuan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan yang mencakup semua aspek CDOB, mengidentifikasi kekurangan-kekurangan yang memberikan dampak minor atau mayor dan menetapkan tindakan perbaikan dan solusi yang diperlukan. Inspeksi diri harus dilakukan oleh tim yang independen dan tidak bertanggung jawab langsung terhadap area atau kegiatan yang akan dilakukan inspeksi. Tim internal dari KFTD Cabang Kendari yang akan melakukan inspeksi diri kepada APJ terdiri dari 3 orang. Tim internal ini memiliki syarat mampu mendeteksi kelemahan atau kekurangan dalam pelaksanaan CDOB, menetapkan dan mengevaluasi tindakan perbaikan yang diperlukan. Penilaian harus dilakukan secara objektif dan hasil yang diperoleh kemudian didokumentasikan mengenai semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Apabila dalam inspeksi ditemukan adanya kekurangan, maka perlu dibuat CAPA (Corective And Preventife Action) untuk mengidentifikasi penyebab yang terjadi. Tujuan dilakukan audit adalah untuk melengkapi inspeksi diri. Audit yang dilakukan untuk melengkapi inspeksi diri adalah audit mutu. Audit mutu meliputi pemeriksaan dan penilaian semua atau sebagian dari sistem manajemen mutu dengan tujuan untuk meningkatkan mutu. Audit mutu di KFTD Cabang Kendari dilakukan oleh pihak internal. Audit internal dilakukan oleh BM KFTD, SPV Penjualan di KFTD, dan SPV Tata Usaha di KFTD.