Pedoman Inkubator BISNIS Industri Ver.3 [PDF]

Citation preview

DAFTAR ISI DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Definisi Inkubator Bisnis D. Model Inkubator Bisnis BAB II PENDIRIAN INKUBATOR BISNIS A. Tahapan Pendirian Inkubator Bisnis 1. Dasar Hukum 2. Tahapan Pembentukan Inkubator Bisnis a. Tahapan Pertama (Studi Kelayakan dan Persiapan) b. Tahapan Kedua (Benchmarking dan Identifikasi Sarana Prasarana) c. Tahapan Ketiga ( Implementasi dan Penyusunan Strategi) B. Tata Cara Pengelolaan Inkubator Bisnis 1. Organisasi Pengelola Inkubator Bisnis a. Pengelolaan Sumber Daya Manusia Inkubator Bisnis b. Pengelolaan Layanan/ Kegiatan c. Pengelolaan Tenant d. Pengelolaan fasilitas inkubator bisnis e. Pengelolaan sumber daya pendanaan f. Pengelolaan administrasi dan dokumentasi inkubator bisnis 2. Tata kelola inkubator bisnis industri 3. Evaluasi Kinerja Inkubator Bisnis BAB III PENYELENGARAAN INKUBATOR BISNIS



A. Inkubator Bisnis yang terstruktur dan Komprehensif 1. Proses dan Tahapan Inkubasi Bisnis a. Pra- Inkubasi b. Inkubasi c. Pasca-Inkubasi 2. Layanan inkubator bisnis a. Jasa layanan Internal b. Jasa Layanan Eksternal 3. Evaluasi Kinerja Tenant B. Inkubator Bisnis Melalui Paket Pelatihan Yang Terintegrasi 1. Persiapan Pelatihan Terintegrasi a. Training Need Analysis b. Penyusunan Kurikulum Pelatihan c. Kerjasama antara Penyelenggara Inkubator Bisnis dengan Stakeholder di Daerah 2. Pelaksanaan Inkubator Bisnis Melalui Pelatihan Terintegrasi a. Seleksi dan rekrutmen peserta b. Pelaksanaan pelatihan c. Pelaksanaan pendampingan KUB d. Kegiatan penunjang lainnya 3. Evaluasi a. Evaluasi peserta b. Evaluasi Narasumber 2) Evaluasi Program Pelatihan Terintegrasi V. lampiran -lampiran FORMAT PERENCANAAN BISNIS INKUBATOR BISNIS POLITEKNIK / SMK / BDI



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Globalisasi ekonomi di awal millennium ketiga ini berdampak pada semakin maraknya kegiatan perekonomian antar negara dan antar kawasan. Hal itu dapat menjadi salah satu tolak ukur bahwa kekuatan suatu negara sangat tergantung dari kekuatan ekonomi negara tersebut. Indonesia sebagai negara terbesar di kawasan Asia Tenggara dengan potensi kekayaan alam dan jumlah penduduk yang besar adalah salah satu negara yang diramal akan menjadi kekuatan ekonomi baru dunia. Kemajuan ekonomi nasional dewasa ini cukup mengembirakan. Akan tetapi bila dibandingkan dengan negara-negara berkembang di kawasan Asia bahkan di Asia Tenggara masih tergolong sedang-sedang.. Kondisi ideal dalam suatu negara dengan pertumbuhan ekonomi tinggi adalah minimal 2,5 % dari populasi penduduknya merupakan wirausahawan. Kondisi sekarang di Indonesia, jumlah wirausahawan masih belum lebih dari 2 % dari populasi penduduk



masih tertinggal dari negara tetanga sperti Singapura sebanyak 7%,



Malaysia 5%, dan Thailand 3% (sumber: http://finance.detik.com/read/2015/03/10: di-asean-persentase-jumlahpengusaha-di-ri-kalah-dari-malaysia-dan-thailand).



Jika tidak segera menggenjot pertumbuhan



wirausaha baru, maka dipredikasi Indonesia hanya akan menjadi pasar dari produk-produk luar. Penumbuhan wirausaha baru industri (IKM) adalah salah satu fokus utama dalam meningkatkan laju pertumbuhan industri. Akan tetapi banyak hambatan dan tantangan untuk menumbuhkan wirausaha baru tersebut. Dalam tahap perkembangan bisnis, yang paling banyak menghadapi risiko kegagalan yaitu bisnis pada tahap pemula (start up). Oleh karena itu, di negara-negara maju seperti Amerika dan negara-negara Eropa, mereka membentuk system atau infrastruktur agar resiko dapat diperkecil, dengan membuat lembaga



yang



namanya “Incubator”, yaitu suatu fasilitas dan aktivitas yang diberikan kepada pengusaha pemula yang biasa disebut penyewa (tenant) dalam bentuk fisik, misalnya tempat memulai mengembangkan usaha, fasilitas produksi, pelayanan pelatihan, akses kepada teknologi, tenaga kerja, modal dan pasar. Di sini pengusaha saling berinteraksi sehingga dapat saling



tolong menolong, berbagi pengalaman, dan sebagainya, yang menyebabkan inkubator menjadi tempat kondusif untuk tumbuhnya usaha baru. Peranan Inkubator Bisnis menjadi sangat penting dan strategis untuk melahirkan IKM - IKM inovatif, karena melalui inkubator calon-calon wirausaha baru berbasis ilmu pengetahuan dan teknologi dapat kita kembangkan. Pengembangan Inkubator Bisnis telah dirintis Indonesia sejak tahun 1993. Sempat berkembang sebanyak 56 inkubator di Perguruan Tinggi Negeri/Swasta dan juga oleh sektor perusahaan swasta namun perkembangannya belum menggembirakan. Dari pengalaman pengembangan Inkubator di luar negeri, ternyata di Indonesia secara konsepsi dan kebijakan masih terdapat banyak hal yang perlu dilengkapi dan disepakati, salah satunya terkait dengan payung hukum. Tahun 2013 Pemerintah melalui Perpres No. 27 Tahun 2013 memberi payung hukum penyelenggaraan kegiatan inkubator bisnis. Perpres tersebut menyebutkan bahwa untuk meningkatakan daya saing nasional perlu ditumbuhkan wirausaha baru dan



inkubator



wirausaha merupakan wahana ditunjukkan untuk menumbuhkembangkan jiwa kewirausahaan dan jejaring usaha. UU no. 3 Tahun 2014 Tentang Perindustrian juga menyebutkan bahwa pembinaan sumber daya industri juga mencakup pembinaan wirausaha industri. Disebutkan pada bahwa pembinaan wirausaha baru untuk menciptakan wirausaha yang berkarakter dan bermental kewirausahaan serta berkomptensi di bidang usahanya. Pembinaan wirausaha industri dilakukan melalui pelatihan, kemitraan dan inkubator wirausaha atau inkubator industri. Kebijakan pemerintah mengembangkan pengembangan perekonomian berorientasi global dengan membangun keunggulan kompetetif, dengan membuka akses yang luas terhadap



kesempatan berusaha. Untuk tahap awal hasil yang hendak dicapai dari



pembangunan ini adalah industri kecil berperan maksimal dalam perkembangan dunia usaha industri, sehingga industri kecil dapat tumbuh dan berkembang serta memberikan kontribusi peningkatan daya saing ekonomi bangsa dan Negara. Hal ini dapat dilihat dari beberapa kebijakan pemerintah dibidang industri, antara lain :



1. Hilirisasi Pembangunan industri diarahkan pada industri berbasis sumber daya alam yaitu pertanian/peternakan, kelautan dan pertambangan yang mampu memberikan nilai tambah yang tinggi dan mampu bersaing dalam pasar lokal, regional dan global. 2. Pengembangan IKM dan industri mikro perlu ditingkatkan dan dibina menjadi usaha yang sesuai dengan standard dan pemenuhan yang dipersyaratkan, sehingga membuka lapangan kerja dan meningkatkan pendapatan masyarakat. 3. Menggalakan IKM yang sehat bagi pelaku industri serta meningkatkan pertumbuhan IKM melalui penyiapan infrastruktur dan bantuan teknis. Melalui kebijakan tersebut, maka program insentif inkubasi bisnis industri perlu dijalankan agar dapat menumbuhkan tenant untuk menjadi perusahaan industri pemula serta meningkatkan IKM menjadi usaha yang terstandar.



B. Maksud dan Tujuan Kegiatan fasilitasi program inkubator bisnis di lingkungan Pusdiklat Industri Kementerian Perindustrian bertujuan untuk: 1. Memfasilitasi pengembangan industri 2. Menciptakan sinergi antara lembaga pendidikan, pemerintah, dan dunia industri untuk mendorong transfer teknologi, inovasi, hilirisasi produk dan meningkatkan daya saing produk industri. 3. Mempercepat perkembangan wirausaha industri baru 4. Meningkatkan jumlah wirausaha industri baru yang berdaya saing sehingga mampu mempercepat pertumbuhan sektor industri. 5. Meningkatkan jumlah wirausaha industri baru yang mampu menciptakan lapangan kerja di masayarakat. 6. Menciptakan budaya kewirausahaan di masayarakat.



C. Definisi Inkubator Bisnis Inkubator Bisnis



pertama kali diperkenalkan di New York dimana sebuah gedung



yang sebelumnya digunakan untuk melakukan inkubasi terhadap ayam kemudian dirubah penggunaannya untuk menginkubasi perusahaan pemula. Konsep inkubator bisnis kemudian diadopsi oleh sejumlah negara dan meluas ke berbagai negara sebagai sebuah media untuk



melakukan pendekatan bisnis yang berkelanjutan dengan harapan menjadi potensial bisnis yang tinggi. Pemerintah melalui Peraturan Presiden Pengembangan Inkubator Wirausaha, mendefinisikan



Nomor 27 Tahun 2013 Tentang Inkubator Wirausaha adalah suatu



lembaga intermediasi yang melakukan proses inkubasi terhadap Peserta Inkubasi (Tenant). Peserta inkubasi atau tenant akan memperoleh pembinaan, pendampingan, dan pengembangan yang diberikan oleh inkubator wirausaha. Penegasan dari definisi diatas tertuang dalam Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM No. 11 /Per/M.KUKM/ XII /2013: (a). Inkubasi adalah proses pembinaan bagi Usaha Kecil dan atau pengembangan produk baru yang dilakukan oleh Inkubator Bisnis dalam hal penyediaan sarana dan prasarana usaha, pengembangan usaha dan dukungan manajemen serta teknologi. (b). Inkubator adalah lembaga yang bergerak dalam bidang penyediaan fasilitas dan pengembangan usaha, baik manajemen maupun teknologi bagi Usaha Kecil dan Menengah untuk meningkatkan dan mengembangkan kegiatan usahanya dan atau pengembangan produk baru agar dapat berkembang menjadi wirausaha yang tangguh dan atau produk baru yang berdaya saing dalam jangka waktu tertentu. Menurut Harley (2010:4) Inkubator Bisnis dapat diartikan sebuah organisasi yang membantu menumbuhkan dan mengembangkan perusahaan yang baru yang diajukan oleh peserta/tenant dengan memberikan berbagai macam layanan komperhensif dan terpadu, yaitu: a. Inkubator space, dapat berupa kantor, manufaktur, laboratorium, atau penjualan yang tersedia secara fleksibel, terjangkau dan bersifat sementara. b. Common Space, fasilitas yang diberikan kepada tenant seperti ruang pertemuan, lobi resepsi, dan kantin. c. Common Services, seperti dukungan kesekretariatan dan penggunaan peralatan kantor secara bersama-sama. d. Hands-on Counseling, bantuan konseling secara intens dan akses bantuan khusus. e. Bantuan dalam mencari dan memperoleh pembiayaan bisnis atau bahkan menyediakan beberapa tingkat pembiayaan untuk klien. Inkubasi Bisnis merupakan tuntutan dari the new economy global, yang terjadi karena adanya perubahan yang cepat dan signifikan di bidang teknologi, telekomunikasi,



dan digitalisasi, adanya deregulasi dan globalisasi. Perubahan tersebut memaksa adanya perubahan pada setiap pelakunya mulai dari skala negara, perusahaan/organisasi, dan individu. Inkubasi Bisnis adalah proses pembinaan bagi usaha kecil dan atau pengembangan produk baru yang dilakukan oleh inkubator bisnis dalam hal penyediaan sarana dan prasarana usaha, pengembangan usaha dan dukungan manajemen serta teknologi. Sedangkan inkubator bisnis adalah lembaga yang bergerak dalam bidang penyediaan fasilitas dan pengembangan usaha,



baik



manajemen maupun teknologi bagi usaha kecil dan menengah untuk



meningkatkan dan mengembangkan kegiatan usahanya dan atau pengembangan produk baru agar dapat berkembang menjadi wirausaha yang tangguh dan atau produk baru yang berdaya saing dalam jangka waktu tertentu. Konsep inkubasi bisnis lahir diantara masa ekonomi kapitalisme klasik



dan



neoklasikal. Kapitalisme klasik menurut Adam Smith (1776) merupakan sistem ekonomi dengan karakteristik kepemilikan atas sumberdaya secara individual untuk menciptakan laba bagi dirinya sendiri. Teori ini memiliki cenderungan individualistik tanpa memperhatikan relasi dan integrasi. Sedangkan neoklasik memandang bahwa pasar terdiri dari banyak pembeli dan penjual yang saling berintegrasi sehingga menciptakan rumusan penawaran sama dengan permintaan atau “equilibrium”. Teori ini memandang individu sebagai bagian dari sistem ekonomi pasar yang senantiasa harus melakukan pengembangan dan perubahan guna memenuhi penawaran atau permintaan. Pada era the new economy yaitu suatu era ekonomi yang terdiri dari banyak fenomena yang saling berinteraksi dan ber-relasi dalam mewujudkan tujuan, maka salah satu wujud dari inkubasi bisnis adalah SOHO (Small Office Home Office). Merupakan sebuah konsep bisnis kontemporer yang lahir karena adanya perkembangan di bidang teknologi, telekomunikasi, dan digitalisasi, yang dapat memberikan kemudahan bagi para pengambil keputusan dari mana saja. Selain itu kehadiran dan keberadaan inkubator bisnis dalam new economy mampu membantu menciptakan mekanisme pasar yang persuasif dan kondusif, karena berbisnis melalui proses inkubasi yang pada gilirannya menjadikan persaingan sebagai sebuah kemutlakan.



Pola penciptaan new entrepreneur dan pembinaan industri kecil dan menengah melalui inkubasi bisnis dilakukan dengan cara pembinaan di bawah satu atap (in- wall) dan secara pembinaan di luar atap (out-wall). Selanjutnya, kedua pola tersebut disebut sebagai model penciptaan dan pembinaan inkubasi bisnis. Model yang pertama bersifat klasikal, yaitu kegiatan pelatihan, pemagangan, sampai dengan perintisan usaha produktif dilakukan di dalam satu unit gedung. Setiap peserta/anggota (tenant) melakukan aktivitasnya di dalam ruangan masing- masing yang telah disediakan inkubator. Sementara, pada model inkubasi yang kedua, kegiatan/aktivitas usaha ekonomi produktif tidak dilakukan dalam satu atap, melainkan secara terpencar di luar pusat manajemen inkubator. Hal tersebut dimungkinkan karena pada model kedua



ini



wujud



dan kegiatan usaha sudah berjalan, inkubator



bisnis berfungsi sebagai konsultan, pendamping, dan pembina kegiatan usaha. Sehingga, pada model yang kedua ini lebih cenderung menyerupai jaringan kerja (business networking). Menurut pasal 3 Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2013 Sasaran yang dituju dari pembentukan suatu inkubator wirausaha antara lain: 1. penumbuhan wirausaha baru dan penguatan kapasitas wirausaha pemula (start-up) yang berdaya saing tinggi; 2. penciptaan dan penumbuhan usaha baru yangmempunyai nilai ekonomi dan berdaya saing tinggi; 3. peningkatan nilai tambah pengelolaan potensi ekonomi melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan dan teknologi; 4. peningkatan aksesibilitas wirausahawan atau calon wirausahawan untuk mengikuti program Inkubasi; 5. peningkatan kemampuan dan keahlian pengelola Inkubator Wirausaha untuk memperkuat kompetensi Inkubator Wirausaha; dan 6. pengembangan jejaring untuk memperkuat akses sumber daya manusia, kelembagaan, permodalan,pasar, informasi, dan teknologi. Secara sistemik, inkubasi bisnis merupakan suatu wahana transformasi pembentukan sumberdaya manusia yang tidak atau kurang kreatif dan produktif menjadi sumberdaya



manusia yang memiliki motivasi wirausaha secara kreatif, inovatif, produktif dan kooperatif sebagai langkah awal dari penciptaan wirausaha yang memiliki keunggulan kompetitif dan komparatif serta memiliki visi dan misi kedepan yang jelas.



Inkubasi bisnis memiliki



cakupan komunitas yang saling berintegrasi dalam operasi dan aktivitas, yaitu: wirausahawan, perguruan tinggi, lembaga pembiayaan, konsultan bisnis, penasihat hukum bisnis, swasta, BUMN/BUMD, pemerintah melalui instansi-instansi teknis terkait, dan lembaga swadaya masyarakat.



D. Model Inkubator Bisnis Dari sisi istilah lembaga yang melakukan proses inkubasi ternyata ditemukan nama yang berbeda diantaranya : Inkubator Bisnis, Science Park, Technology Inovation Centre dan lainnya. Namun pada prinsipnya aktivitas yang dilakukan memiliki proses yang serupa yaitu proses inkubasi bisnis. Model inkubator bisnis bisa dijelaskan menjadi 5 hal yaitu: 1. Model pengelolaan Inkubator bisnis 2. Model rintisan pengembangan inkubator bisnis 3. Model pendampingan dan penguatan inkubator 4. Model pembiayaan tenant inkubator bisnis 5. Model pelatihan inkubator bisnis 1. Model Pengelolaan Inkubator Bisnis



Inkubator Bisnis dapat dibagi menjadi 5 tipe berdasarkan tata cara pengelolaannya yaitu: 



Industrial inkubator adalah inkubator yang didukung pemerintah dan lembaga nonprofit. Tujuannya penciptaan lapangan kerja biasanya untuk mengatasi tingkat







penggangguran; Univeristy-related incubator adalah inkubator yang bertujuan untuk melakukan komersialisasi science, teknologi dan HAKI dari hasil penelitian. Inkubator perguruan tinggi menawarkan perusahaan pemula untuk memperoleh layanan laboratorium, komputer, perpustakaan dan jasa kepakaran



perguruan



tinggi.



Inkubator



ini



didukung langsung oleh perguruan tinggi dan bekerjasama dengan pihak-pihak lain yang memiliki perhatian. Konsep Inkubator Bisnis yang dikembangkan di perguruan tinggi merupakan wahana bagi komersialisasi riset dan penciptaan lapangan kerja



baru, yang pada akhirnya tercipta rantai susulan lapangan kerja (job



creation), yang



diharapkan terciptanya suatu proses usaha yang mepunyai nilai tambah, mampu menciptakan lapangan kerja dan jalinan kerjasama yang erat antara universitasindustri- masyarakat-pemerintah. Rangkaian proses ini akan mampu mengubah penemuan-penemuan baru menjadi inovasi, sehingga terjadi proses penciptaan nilai (value



creation) yang akan memberikan dampak positif pada munculnya



komersialisasi teknologi yang 



mampu



mendorong penciptaan dan peningkatan



kesejahteraan masyarakat (social wealth creation and social wealth improvement). For-profit property development incubators adalah inkubator yang menyediakan perkantoran, tempat produksi, dan fasilitas jasa secara bersama-sama. Beberapa fasilitas kantor yang mendukung image perusahaan digunakan bersama dan inkubator







manarik biaya sewa dari pengunaan fasilitas tersebut; For-profit investment incubator adalah incubator menyerupai perusahaan modal ventura dan business angel, yang menempati kantor yang sama dengan tenant (perusahaan) yang dibiayainya. Inkubator ini memiliki perhatian yang lebih terhadap







portofolio tenant. Corporate Venture incubator adalah inkubator ini merupakan model inkubator yang paling



sukses



dan



tercepat perkembangannya. Perusahaan yang sudah mapan



mendirikan inkubator untuk mengambil alih perusahaan kecil



dan



memberikan



suntikan dana dan keahlian bahkan pasar. 2. Model Rintisan Pengembangan Inkubator Bisnis



Ada beberapa model rintisan incubator berdasarkan hasil kajian yang telah dilakukan oleh Kementerian UMKM yang dapat dijadikan rujukan dalam pengembangan inkubator bisnis di Indonesia yaitu : a. Model Inkubator Manufacturing b. Model Inkubator Industri Kreatif c. Model Inkubator Agro Industri a. Model Inkubator Manufacturing



Bagi pengembangan Inkubator Manufacturing terdapat 12 sektor usaha yang dapat dipilih untuk difasilitasi atau bisa memilih hanya beberapa sektor saja



sesuai dengan



dukungan SDM pengelola dan infrastruktur pendukung yang dimiliki dan dikuasai. Selanjutnya inkubator bisa membina dan mengembangkan tenant melalui proses inkubasi mulai dari pra-inkubasi, inkubasi dan pasca inkubasi. Untuk sektor manufacturing pada phase inkubasi diperlukan perhatian penuh terutama dalam fasilitasi penerapan teknologi. Demikian juga pada phase pasca inkubasi untuk menjembatani tenant mencari patner usaha sekaligus memfasilitasi tenant



dalam penetapan royalti dan profit shere. Output yang diinginkan



adalah menjadikan tenant sebagai usaha baru yang inovatif dan beretika dan mampu mendorong peningkatan perkembangan usaha manufaktur lainnnya. sebagaimana model berikut



:



Gambar 1.1 Model Inkubator Manufacturing b. Model Inkubator Industri Kreatif



Sektor



industri



kreatif



menjadi



perhatian



besar



pemerintah



untuk



didorong



pertumbuhannya, karena mampu mendatangkan devisa dan sekaligus mendorong kreativitas



dan pertumbuhan ekonomi masyarakat, terdapat 14 sektor yang bisa dikembangkan dan difasilitasi sebagaimana model berikut :



Gambar 1.2 Model Inkubator Industri Kreatif Dukungan pemerintah pusat/daerah, swasta dan perguruan tinggi (triple hellix) sangat diperlukan terutama dalam infrastruktur pendukung seperti peralatan termasuk dukungan tenaga ahli. Selanjutnya inkubator bisa membina dan mengembangkan tenant melalui proses inkubasi mulai dari pra-inkubasi, inkubasi dan



pasca



inkubasi



dengan penekanan



sebagaimana alur di atas. Output yang diinginkan adalah menjadikan tenant sebagai usaha baru/perusahaan yang inovatif dan beretika dan kuat serta membentuk kelompok usaha yang terintegrasi. Lebih jauh lagi bisa menjadi basis ekonomi yang kuat, mendukung usaha lokal dan pariwisata serta mampu mendorong pertumbuhan ekonomi sektor pedesaan.



c. Model lnkubator Agroindustri



Gambar 1.3 Model Inkubator Bisnis Agroindustrim (diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia)



Dalam pengembangan Inkubator Agroindustri peran stakeholder sangat diperlukan sebagaimana diperlihatkan pada gambar di atas. Terdapat 3 sektor utama yang dapat dipilih oleh lembaga inkubator untuk difasilitasi atau bisa memilih salah satu diantaranya sesuai dengan dukungan SDM dan infrastruktur pendukung yang



dimiliki dan dikuasai.



Untuk proses selanjutnya mulai dari pra-inkubasi, inkubasi dan pasca inkubasi tidak jauh berbeda dengan model sebelumnya. Pada pengembangan usaha agribisnis, maka



output



yang diinginkan lebih ditujukan pada : peningkatan kemampuan SDM, peningkatan kemampuan teknologi, meningkatkan posisi tawar, menjamin kestabilan harga dan suplay bahan baku. Tenant yang telah di inkubasi tentunya diharapkan bisa menjaga kelangsungan bisnisnya dengan stabil dalam menditeksi gejolak pasar.



Tentunya usaha agrobisnis yang



berkembang dapat menjadi basis ekonomi yang luas, mendukung usaha lokal dan memperkuat sektor ekonomi pedesaan. 3. Model Pendampingan dan Penguatan lnkubator



Ke tiga model di atas dilengkapi dengan model pendampingan dan penguatan inkubator, pola pembiayaan tenant inkubator dan model pelatihan inkubator yang diharapkan bisa menjadi pedoman dasar untuk dikembangkan atau dielaborasi sesuai dengan kapasitas pengelola masing-masing inkubator.



Gambar 1.4 Model Pendampingan dan Penguatan Inkubator Bisnis (diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia)



Model



pendampingan dan penguatan inkubator



yang digambarkan



di



atas



menjelaskan beberapa penguatan yang mesti dilakukan inkubator terhadap tenant antara lain : QC (quality control), Brand Establishment, Services dan Funding. quality



control



Materi



peningkatan



terhadap produk yang dihasilkan tenant terutama dalam hal : (a)



pengendalian biaya (Cost Control), bertujuan



agar produk yang dihasilkan memberikan



harga yang bersaing (Competitive price); (b) pengendalian produksi (Production Control) bertujuan agar proses produksi (proses pelaksanaan ban berjalan) bisa lancar, cepat dan jumlahnya sesuai dengan rencana pencapaian target; (c) pengendalian standar spesifikasi produk meliputi aspek kesesuaian, keindahan,



kenyamanan;



(d)



pengendalian



waktu



penyerahan produk (delivery control)



terkait dengan pengaturan untuk menghasilkan jumlah



produk yang tepat waktu pengiriman dan tepat waktu diterima. Brand establishment terkait dengan pemberian merk dan penguatan brand image pada produk yang dihasilkan tenant.



Merek yang terpercaya merupakan jaminan atas



konsistensi kinerja suatu produk yang dicari konsumen ketika membeli produk atau merek tertentu. Merek juga merupakan janji kepada konsumen bila menyebut menyebut namanya, timbul harapan bahwa merek tersebut akan memberikan kualitas terbaik, kenyamanan, status dan pertimbangan lain ketika konsumen melakukan pembelian. Services atau pelayanan ditujukan pada : (a) Self Esteem (memberi nilai pada diri sendiri); (b) Exceed Expectations (melampaui harapan konsumen); (c) Recover (merebut kembali); (d) Vision (Visi); (e) Improve (melakukan peningkatan perbaikan); (f) Care (memberi perhatian); (g) Empower (pemberdayaan); (h) Untuk melaksanakan tugas sebagai frontliner tentunya didasari pada pelayanan yang mengacu pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) yang dilayani. Funding atau pendanaan terkait dengan membuat suatu



penguatan bagaimana tenant mampu



kelayakan terhadap usaha yang dilakukan agar



dapat memperoleh akses



pendanaan yang lebih cepat baik itu pada lembaga keuangan maupun investor agar tenant mampu mengakses pendanaan internal maupun eksternal. 4. Model Pembiayaan Tenant Inkubator



Pembiayaan tenant inkubator merupakan hal yang perlu diperhatikan dan dirancang dengan mengingat terkait dengan digambarkan di atas melibatkan



kepentingan banyak pihak. Model



pendanaan yang



inkubator, tenant, LPDB dan perbankan. Model diatas



menjelaskan bahwa pembiayaan tenant inkubator dapat diupayakan melalui skema tersebut dimana : a. Sumber pendanaan tenant biasa diupayakan dari : lembaga keuangan (perbankan dan non bank). LPDB, CSR, PKBL, dan hibah; b. Dapat dibentuk koperasi konsorsium dengan anggota (kopeasi inkubator, koperasi perbankan, koperasi dinas, koperasi BUMD); c. Tenant dapat mengajukan kredit kepada koperasi;



d. Inkubator : memberikan rekomendasi teknis kepada lembaga keuangan; e. Pemerintah



dimintakan untuk berperan sebagai regulator, dan fasilitator.



Gambar 1.5 Model Pembiayaan Inkubator Bisnis 5. Model Pelatihan Inkubator



Model ini disusun dengan bisnis,



mempertimbangkan pelatihan yang dibutuhkan inkubator



perlu adanya mobilisasi trainer terkait dengan penyediaan trainer



yang



berkompeten. Trainer tersebut akan diberikan materi atau pembekalan berdasarkan kebutuhan tenant baik untuk outwall maupun inwall.



Model 1.6 Model Pelatihan Inkubator



BAB II PENDIRIAN INKUBATOR BISNIS A. Tahapan Pendirian Inkubator Bisnis 1. Dasar Hukum



Pendirian dan penyelenggaraan Inkubator Bisnis mengacu pada beberapa UndangUndang peraturan-peraturan pemerintah yaitu: 1. Undang-Undang No. 3 Tahun 2014 Tentang Perindustrian yaitu pada Bab IV Pembangunan Sumber Daya Manusia Industri Pasal 17 2. Peraturan Presiden Nomor 27 Tahun 2013 Tentang Pengembangan Inkubator Wirausaha 3. Peraturan Menteri Negara Koperasi dan UKM No. 11 /Per/M.KUKM/ XII /2013 Tentang Norma, Standar, Prosedur Dan Kriteria Penyelenggaraan Inkubator Wirausaha 2. Tahapan Pembentukan Inkubator Bisnis



Sebagaimana memulai suatu kegiatan, membentuk suatu unit inkubator bisnis industri juga melalui beberapa tahapan. Mengutip dari literatur (sumber), pendirian inkubator secara bisa digambarakan sebagai berikut:



Gambar 2. 1: Proses Persiapan inkubator bisnis



Secara lebih sederhana proses diatas bisa dibagi menjadi 3 tahapan yaitu: 



Tahap pertama berupa kegiatan menyiapkan ide, komitmen, dan studi kelayakan







berupa Business Canvas Model dan Kajian Akademis Pendirian Inkubator Bisnis Tahap kedua Analisa terkait kesiapan sarana dan prasarana pendukung program Inkubator bisnis. Pada tahap ini juga pendiri inkubator merumuskan strategi dalam membangun inkubator bisnis industri sekaliagus strategy yang akan digunakan untuk







mengevaluasi kegiatan dalam bentuk Buku Panduan Kegiatan Tahap Ketiga terakhir adalah implementasi dan melakukan pengembangan dan perbaikan terus menerus. Ketiga tahapan secara sederhana dapat digambarkan dalam gambar berikut :



Gambar 2.2 Tahapan pembentukan inkubator bisnis



a. Tahapan Pertama (Studi Kelayakan dan Persiapan)



Pihak yang menginisiasi pendirian inkubator dalam hal ini satuan kerja melalukan pertemuan dengan industri, asosiasi, komunitas, dan institusi-institusi pendidikan yang akan terlibat nantinya untuk menyatukan visi dalam mengembangkan suatu inkubator wirausaha industri.



Pada tahap ini input terkait potensi industri, potensi sumber daya manusia,



perkembangan teknologi, pasar dan hal terkait lainnya dijadukan acuan untuk meyusun sebuah studi kelayakan pendirian inkubator bisnis. Untuk mempersiapkan pendirian sebuah inkubator bisnis industri secara umum perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut ini :



 Membentuk tim kerja pendirian inkubator bisnis industri Tim ini dibentuk sebagai penanggung jawab untuk memproses segala sesuatu yang dibutuhkan dalam proses pendirian inkubator pada tahap awal;  Penetapan tujuan Inkubator bisnis industri Menetapkan tujuan secara jelas dibutuhkan untuk memberikan arah bagi inkubator dalam menjalankan aktivitasnya.  Penetapan sumber-sumber pendanaan Sumber pendanaan menjadi faktor yang sangat menentukan untuk keberlangsungan proses inkubasi yang akan dilakukan. Inkubator bisnis industri dapat didirikan dengan didukung lembaga pendidikan, pemerintah, lembaga perbankan,



dan



lembaga-



lembaga lainya yang menyediakan pendanaan untuk pelaku usaha baru (Star Up Entreprise). Penyandang dana harus memiliki tujuan yang sama dengan pendirian inkubator bisnis industri;  Penetapan jasa layanan yang dapat diberikan Inkubator bisnis industri berperan untuk memberikan pengetahuan yang mendasar tentang pengelolaan usaha. Bentuk-bentuk layanan inkubator bisnis industri ditetapkan berdasarkan kebutuhan yang diperlukan, seperti : perencanaan pengembangan bisnis, perencanaan keuangan, perpajakan dan lain-lain. Jasa layanan tersebut harus diperkenalkan kepada para tenant inkubator agar dapat pahami terutama bagi tenanttenant baru;  Penetapan kriteria waktu kerjasama inkubasi bisnis Periode inkubasi harus ditetapkan,



agar



tenant dapat mengetahui batas waktu



proses inkubasi. Dari pengalaman di negara-negara yang telah menjalankan program



inkubator lama waktu kerjasama adalah 2-3 tahun. Penetapan kriteria waktu juga biasa dilakukan dengan mempertimbangkan, misalnya berdasarkan keuntungan usaha atau kematangan organisasi bisnis;  Pembentukan manajemen Inkubator bisnis industri Manajemen inkubator harus merupakan sekelompok pengelola yang mampu melakukan evaluasi kelayakan dan mengembangkan suatu usaha menjadi lebih efektif dan efisien baik dari sisi teknologi, pemasaran dan manajemen pengelolaan. Selain itu, dapat memahami perilaku entrepreneur serta dapat bekerja bersama entrepreneur;  Publikasi Inkubator Publikasi dilakukan untuk mengundang pelaku usaha dan calon pelaku usaha yang sesuai dengan target inkubator bisnis industri, membangun kerjasama antar lembaga terkait;  Jejaring kerjasama Inkubator bisnis industri harus memberikan pelayanan pada tingkat lokal sebagai awal pembentukan kerjasama untuk membangun hubungan dan tukar menukar informasi dan pengetahuan.



Jejaring kerjasama mencakup berbabgai lembaga yang dapat



memberikan dukungan terhadap pengembangan pelaku usaha baru meliputi perguruan tinggi, pemerintah , lembaga keuangan, KADIN, dan lain-lain;  Jejaring Inkubator bisnis industri Inkubator bisnis industri di



Indonesia telah banyak berdiri tetapi jejaring



antar



inkubator bisnis di Indonesia belum terlaksana. Jejaring antar Inkubator bisnis industri ini penting sebagai wadah/ sarana tukar menukar pengetahuan dan pengalaman untuk meningkatkan kinerja inkubator bisnis industri menjadi lebih baik; Sebagai langkah awal persiapan, harus ditentukan siapa yang akan menjadi penanggungjawab program yang akan mengkoordinasikan pengembangan inkubator bisnis industri ini. Seminar, Inseminasi, atau FGD dapat dilakukan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang konsep inkubator yang akan dijalankan, dimana perlu diinformasikan secara jelas kepada pihak terkait tentang karakteristik dan tujuan, peluang dan tantangan,



serta tanggungjawab dan kewajiban dari pelaku utama pengembangan inkubator bisnis industri (dalam hal ini pemerintah yang diwakili oleh Pusdiklat Industri, Politeknik, lembaga keuangan, organisasi profesi, KADIN, dan beberapa lembaga lain yang digolongkan kedalam stake holder). Ouputnya adalah tersusunya sebuah konsep layanan inkubator bisnis dalam bentuk Busienss Canvas Model sebagai acuan model berpikir dalam pendirian inkubator bisnis. Berikut adalah format Business Canvas Model. Nama Inkubator: Key Partner



Key Activites



Value Propositions



Key Resources



Cost Structure



Customer Relationship



Market Segment



Channel



Revenue Stream



Gambar 2.3 usiness Canvas Model Penjelasan terkait komponen Business Canvas Model: 



Value Prepotitions Diisi dengan keunggulan layanan yang dari inkubator bisnis. Setiap inkubator bisnis harus mampu memberi keunggulan pelayanan kepada pengguna jasa dalam hal ini







tenant dan para stakeholder. Market Segment Diisi dengan sasaran pengguna jasa layanan inkubator bisnis. Tiap inkubator bisnis mesti mampu mendefinisikan segment pengguna layanan dari beberapa klasifikasi misalnya: rentang usia calon tenant, jenis produk yang akan dilayani, latar belakang







pendidikan calon tenant, dan lainnya. Customer Relationship



Diisi dengan fasilitas serta kemudahan-kemudahan yang diberikan ke tenant agar 



menjaga hubungan timbal balik antara inkubator bisnis dengan tenant. Channel Diisi dengan cara menghubungkan inkubator bisnis dengan segment pengguna jasa







yang dituju dalam hal ini calon tenant Key Activites Diisi dengan rankaian kegiatan-kegiatan/program-program utama yang akan







dijalankan oleh inkubator bisnis dalam rangka mencapai value preposition. Key Resources Diisi dengan sumber daya yang harus disediakan oleh inkubator bisnis agar mampu







value preposition. Key Partners Diisi dengan pihak-pihak yang akan sangat medukung keberlangsungan aktivitas inkubator bisnis serta mampu menyediakan sumber daya bagi inkubator bisnis sehingga mampu mencapai value preposition misalnya: lembaga keuangan, capital







ventura, instansi pemerintah, lembaga litbang dan lainnya. Cost Structure Diisi dengan penjabaran biaya-biaya yang akan keluar sebagai akibat dari pelaksanaan







aktivitas inkubator bisnis. Revenue Stream Diisi dengan penjabaran pemasukan yang mungkin bisa diperoleh oleh inkubator bisnis. Khusus untuk lembaga inkubator yang non profit pada bagian ini lebih ditekankan pada sumber pemasukan untuk menutup biaya-biaya yang tertera pada cost structure. Pada bagian lampiran akan diberikan contoh pengisian business canvas model untuk



inkubator bisnis. Langkah selanjutnya adalah menjabarkan semua ide dan masukan menjadi sebuah kajian akademis sebagai panduan pengembangan inkubtor bisnis. Kajian akademis ini wajib memuat sedikitnya hal-hal sebagai berikut:    



Latar belakang pendirian inkubator Tujuan dan manfaat Visi dan misi inkubator bisnis Kajian akademis inkubator ( penjelasan model inkubator yang dipilih, data potensi industri sesuai spesialisasi, potensi sdm industri, analisa SWOT, penjelasan business







canvas model secara terperinci, rencana bentuk organisasi pengelola, jejaring kerja) Rencana/tahapan pengembangan inkubator bisnis ( timeline kegiatan)



b. Tahapan Kedua (Benchmarking dan Identifikasi Sarana Prasarana)



Pada tahapan ini dilakukan identifikasi kebutuhan sarana dan prasarana untuk pengembangan inkubator bisnis. Sebagai pembanding tim atau pokja pengembangan inkubator bisnis bisa melakukan benchmarking ke beberapa unit inkubator binis yang telah beroperasi yang memiliki karakteristik sama dengan model inkubator bisnis yang akan dikembangkan. Selanjutnya perlu dilakukan studi kelayakan yang akan menguji parameter utama tentang urgensi atau perlunya pengembangan unit inkubatr bisnis. Survey perlu dilakukan untuk melihat kebutuhan, kebiasaan local, dan kekuatan yang dimiliki untuk menentukan desain bisnis inkubator pada masing-masing institusi. Pada tahapan ini juga dikaji tentang perencanaan pemenuhan sarana prasarana dan strategi pembiayaan kegiatan. Pada tahap ini bisa melalui sebuah workshop disusun roadmap inkubator bisnis serta standar operasional dan prosedur yang berlaku di unit inkubator bisnis. Pada tahap ini juga para stakeholder yang akan terlibat diikat dalam suatu perjanjian kerjasama sebagai bukti komitmen dalam mendukung program inkubator bisnis. Output pada tahap ini adalah tersusunnya rencana kegiatan inkubator bisnis atau business plan yang sudah komprehensif yang bisa dijadikan kerangka acuan kerja. Tersusunnya daftar kebutuhan sarana dan prasarana yang harus disiapkan berserta serta rencana anggaran dan biaya kegiatan inkubator bisnis minimal selama 1 tahun. c. Tahapan Ketiga ( Implementasi dan Penyusunan Strategi)



Pada tahapan ini hal pertama yang dilakukan adalah melakukan penunjukan tim pengelola dan tim pengawas



inkubator bisnis. Kedua tim tersebut bertugas untuk



mengimplementasikan hal yang sudah disususn pada tahap 2. Tim pengelola wajib menyusun beberapa hal yaitu: 



Kalender kegiatan mencakup jadwal sosialisasi, seleksi tenant, pendampingan tenant,



  



dan jadwal kegiatan lainnya selama 1 tahun Menentukan metode seleksi dan evaluasi tenant Membuat media penyampaian informasi inkubator bisnis Membuat buku profil inkubator bisnis yang berisi profil dari inkubator bisnis serta profil tenant yang dibina



Pada tahap ini inkubator bisnis sudah bisa dijalankan dengan oleh tim pengelola dengan pengawasan tim monev. Tugas dari tim monev adalah memberikan saran dan masukan untuk peningkatan layanan secara berkesinambungan. Yang harus selalu diingat oleh pengelola inkubator adalah prinsip pengelolaan inkubator wirausaha antara lain:  Komitmen Yang tinggi pada kegiatan utama: optimalisasi sumber daya pada keberhasilan tenant menjadi usaha yang sukses, berdaya saing tinggi, efisien, profitable.  Pengoperasian Inkubator Wirausaha yang berkelanjutan dengan dukungan kemampuan pendanaan.  Tata Kelola (governance) diarahkan pada optimalisasi pada layanan atau bantuan pada tenant dan meminimumkan prosedur birokrasi (berbudaya bisnis)  Pengembangan Jejaring yang didukung komitmen dari para pemangku kepentingan terkait dengan pengoperasian Inkubator Wirausaha  Recruitment Manajer inkubator yang berkompetensi dan profesional  Seleksi Tenant yang memiliki prospek usaha dan sikap positip dalam kewirausahaan.  Penyelenggaraan Peningkatan kompetensi manajer secara periodik (sumber: Makalah dengan Judul “Pengembangan InkubatorWirausaha Dalam Perspektif PERPRES No 27 Tahun 2013” oleh Aisril Fitri Syamas (Ketua Asosiasi Inkubator Bisnis Indonesia) dalam acara Pelatihan Pengelola Inkubator Bisnis Pusdiklat Industri Kemeterian Perindustrian Tahun 2014)



B. Tata Cara Pengelolaan Inkubator Bisnis Pada prinsipnya kegiatan pengelolaan inkubator bisnis mencakup dua hal pokok yaitu: Pengelolaan layanan inkubator bisnis dan pengembangan kewirausahaan serta satu fungsi pendukung yaitu kerumahtanggaan Inkubator Bisnis. Untuk Inkubator bisnis yang berada dalam lingkungan satuan kerja unit pendidikan di bawah Pusdiklat Industri, fungsi kerumahtanggan sudah dilaksanakan oleh bagian tata usaha pada masin-masing satuan kerja. Untuk itu fokus dari unit inkubator adalah pada dua hal utama yaitu: pengelolaan layanan inkubasi dan pengembangan kewirausahaan tenant. Tim Pengelola bekerja dengan supervisi dari Tim Monev yang sebaiknya berasal dari para stakeholder yang sedari awal pendirian inkubator bisnis sudah turut berperan. Dengan adanya tim monev kinerja diharapkan inkubator bisnis bisa memberilan pelayanan yang



prima. Berikut akan dijelaskan mengenai struktur organisasi serta tata cara pengelolaan inkubator bisnis. 1. Organisasi Pengelola Inkubator Bisnis Bentuk organisasi dari tim pengelola inkubator bisnis bisa menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan. Pada prinsipnya pengelola inkubator minimal 3 orang yang terdiri dari Ketua dan 2 anggota yang masing-masing membidangi layanan inkubator bisnis dan layanan pengembangan usaha. Namun untuk pengelolaan yang lebih baik, struktur organisasi dalaam Inkubator bisnisitu sendiri adalah sebagai berikut:



Gambar 2.4 Struktur organisasi pengelola inkubator bisnis secara umum 2. Tata kelola inkubator bisnis industri



Pengelolaan inkubator yang baik akan sangat menentukan keberhasilan program inkubasi bisnis. Unsur tata kelola inkubator bisnis harus mencakup beberapa aspek yaitu:      



Pengelolaan sumber daya manusia inkubator bisnis Pengelolaan layanan/kegiatan Pengelolaan tenant Pengelolaan fasilitas inkubator bisnis Pengelolaan sumber daya pendanaan Pengelolaan administrasi dan dokumentasi inkubator bisnis



Yang bisa dijabarkan sebagai berikut:



a. Pengelolaan Sumber Daya Manusia Inkubator Bisnis



Pengelolaan sumber daya manusia inkubator bisnis adalah terkait dengan pengelolaan tugas dan wewenang dari tim pengelola , tim monev , narasumber serta prasyarat yang harus dipenuhi sebelum menjadi pengelola inkutor bisnis. Walaupun bentuk organisasi dari tiap unit inkubator bisnis bisa berbeda tetapi



secara umum tugas dan wewenang dasar dari tim



pengelola , tim monev, konsultan/ pendamping tenant, narasumber bisa dijabarkan sebagai berikut: No. Jabatan 1. Ketua tim Pengelola Inkubator



Uraian Tugas 1. Mengkordinir pelaksanaan program inkuabsi bisnis secara keseluruhan 2. Merencanakan pengembangan program inkubasi 3. Mengawasi pelaksanaan program inkubasi secara keseluruhan 4. Mengevaluasi pelaksanaan program inkubasi 5. Membangun jejaring kerja dengan lembaga inkubator lain, lembaga pendanaan, industri, komunitas, lembaga pendidikan, serta pihak-pihak lainnya. 1. Melaksanakan kegiatan administrasi kegiatan inkubasi 2. Melaksanakan kegiatan evaluasi tenant dengan berkordinasi dengan anggota tim pendamping 3. Melaksanakan kegiatan sosialisasi promosi program inkubator 4. Meyiapkan dan mengelola pemakaian sarana dan prasarana inkubator 5. Mendokumentasikan pelaksanaan program inkubasi 6. Membuat laporan administrasi pelaksanaan program inkubasi 7. Melaksanakan fungsi kehumasan inkubator bisnis 8. Melaksanakan pendampingan tenant pada kesehariannya 9. Mengevaluasi kinerja tenant binaannya secara periodik 10. Memastikan tenant melaksanakan saran dan masukan dari narasumber. 11. Mencatat tiap permasalahan yang dialami tenant dan memberi saran apabila memungkinkan. 12. Berkordinasi dengan narasumber tetap atau narasumber tidak tetap Melakukan kegiatan pembinaan tenant (problem solving, motivasi, dan tatap muka) secara rutin tiap perodenya bisa minggu atau bulan.



2.



Anggota tim pengelola



4.



Narasumber tetap



5.



Narasumber tidak tetap/ Melakukan kegiatan pembinaan tenant (problem solving, motivasi, dan Praktisi dari Industri tatap muka) secara insidental sesuai kebutuhan tenant.



6.



Tim Monev Bisnis



Inkubator 1. Memantau pelaksanaan kegiatan inkubasi bisnis 2. Memberi saran dan masukan kepada pengelola inkubator bisnis 3. Melakukan evaluasi kinerja tim pengelola inkubator bisnissecara periodik



SDM inkubator bisnis harus terpilih agar kompeten dan memilki komitmen yang tinggi terhadap area tugasnya. SDM yang terlibat harus memiliki kriteria sebagai berikut:



     



Mampu membuat program kerja transparan dan akuntabel Mengenal seluk beluk inkubator bisnis Memiliki jiwa pelayanan yang tinggi Bersedia dievaluasi secara berkala Terbuka dengan saran dan kritikan Mempunyai jiwa socialpreneur dan entreprenuer



Khusus untuk tim pengelola sebaiknya harus pernah mengikuti pelatihan pengelolaan inkubator bisnis. Sedangkan untuk narasumber sebaiknya berasal dari kalangan tenaga ahli, praktisi industri, dan pelaku industri yang sudah sukses. b. Pengelolaan Layanan/ Kegiatan



Sasaran yang ingin dicapai dengan pembentukan inkubator bisnis industri ini adalah untuk meciptakan lingkungan yang mendukung pembentukan dan pengembangan start-up atau usaha pemula. Setelah diterima di inkubator, tenant haruslah mendapatkan nilai tambah dari jenis dan kualitas layanan yang disediakan oleh inkubator.



Gambar 2.5 Pengelolaan Inkubator bisnis Keberadaan



layanan



layanan yang



komprehensif dan berkualitas



merupakan aspek kritis yang dibutuhkan oleh start-up atau usaha pemula yang sering kali berhadapan dengan permasalahan kurangnya dana dan kemampuan dalam menghasilkan uang. Tugas utama dari pengelola inkubator adalah untuk berhadapan langsung dengan kebutuhan tenant terhadap pengembangan usaha yang berkelanjutan. Layanan utama dari inkubator bisnis anatara lain: 1) Layanan dasar kewirausahaan



Layanan ini berhubungan dengan pembinaan dasar bisnis dan jasa informasi bagi calon wirausaha atau start-up. Topic utamanya



adalah membantu tenant untuk



mengembangkan kemampuan dasar seorang wirausaha seperti menyusun bisnis plan, mengembangan bisnis plan, manajemen usaha dasar dan aspek konseptual lainnya. Layanan ini dapat diberikan bimbingan individu per tenant atau dalam bentuk workshop atau seminar.



Biasanya layanan bisa ini langsung diberikan oleh tenaga ahli internal. Layanan ini sebaiknya diberikan secara rutin misalnya tiap minggu diisi satu sesi yang lamanya 2-4 jam pelajaran. 2) Layanan Pengembangan Usaha



Layanan ini berhubungan dengan pengembangan usaha yang lebih specific, seperti perencanaan keuangan, pengembangan produk , dan pemasaran. Layanan ini sebagian diberikan oelah tenaga ahli internal, namun juga dapat disediakan tenaga ahli dari luar. Biasanya diberikan dalam bentuk pelatihan berkelompok 3) One on one advice



Layanan ini berhubungan dengan bimbingan khusus dan mebutuhkan jasa profesional. Misalnya berkaitan dengan aspek legal usaha, pembukuan atau pengetahuan khusus tentang sektor tertentu dalam rangka melakukan acquisisi pendanaan. Layanan ini biasanya membutuhkan tenaga ahli dari luar 4) Permodalan start-up



Pembiayaan bagi strat-up dianggap sebagai layanan yang paling diinginkan dari berbagai layanan yang disediakan oleh inkubator. Biayanya inkubator membuka akses pembiayaan dengan membangun kontak dengan investor potensial yang bersedia membiayai strat-up atau IKM yang telah berjalan, namun membutuhkan dana tambahan untuk mengembnagkan usahanya. Lebih jauh lagi, inkubator dapat menyediakan akses untuk memperoleh bantuan pembiayaan yang lebih besar melalui program bantuan pemerintah regional atau nasional. Untuk mempermudah bantuan permodalan untuk start-up, sebaiknya setiap inkubator mempunyai lembaga bantuan permodalan sendiri yang bisa berupa suatu badan usaha seperti koperasi atau organisasi non profit yang berbadan hukum. Hal tersebut bertujuan agar bisa mempermudah penyaluran dana hibah, dana bergulir, PKBL dari BUMN, atau pinjaman KUR dari bank pemerintah. Dengan adanya lembaga permodalan sendiri bantuan permodalan bisa diberikan secara adil kepada semua tenant. 5) Kerjasama dan membangun Jejaring



Terakhir, layanan/fasilitas yang juga dibutuhkan oleh tenant adalah kemampuan inkubator untuk menyediakan kontak usaha yang beragam. Hal tersebut memberikan peluang bagi tenant untuk menjalin kerjasama dan jejaring yang akan menguntungkan bagi perkembangan usaha mereka. Dimensi lain dalam layanan jejaring ini adalah kesempatan



untuk menjalain hubungan dengan organisasi usaha seperti KADIN atau BUMN, perusahaanperusahaan industri, lembaga keuangan, dan lembaga penanaman modal yang akan memberikan berbagai kemudahan dalam melakukan proses pengembangan usaha, pemasaran, dan permodalan. 6) Pameran, business gathering , product promotion, dan product launching



Inkubator bisnis juga berkewajiban memberikan fasilitas promosi kepada tenant dalam bentuk pameran atau sejenisnya. Jika memungkinkan kegiatan pameran sebaiknya bisa rutin dilakukan baik dilakukan sendiiri maupun bisa bekerjasama dengan pihak lainnya. 7) Pengembangan layanan inkubator bisnis



Pada setiap tahapan kemajuan, kebutuhan tenant juga akan berubah. Oleh sebab itu, inkubator harus selalu meng-update data kebutuhan tenant secara berkala. Inkubator bisnis wajib menyelenggarakan pertemuan bulanan dengan tenant untuk meyerap kebutuhan dari tenant.



Beberapa



pertanyaan/hal



di



bawah



ini



dapat



dijadikan



acuan



dalam



mengukur/menentukan layanan yang dibutuhkan :



Siapa?



 







Apa?



 



Kapan?



   



Dimana?



 



Bagaimana ?







Melakukan identifikasi tenant yang mebutuhkan layanan / pelatihan Untuk pelatihan kelompok, perkirakan perbedaan pengetahuan dan pengalaman usaha yang mereka miliki sesuai dengan tahapan perkembangannya Temukan instruktur atau konsultan yang sesuai dengan kebutuhan pelatihan, baik intenal maupun eksternal Melakukan identifikasi tentang topic yang sesuai Isi atau materi pelatihan harus berhubungan dengan permasalahan nyat yang dihadapi oleh tenant Tawarkan sesi pelatihan / layanan yang sesuai dengan jadwal tenant Harus flexible Tawarkan palatihan / layanan sesegera mungkin setelah analisis kebutuhan dilakukan Amati dan cek apakah sesi pelatihan kurang praktis jika dilakukan pada jam kerja Laksanakan pelatihan ditempat dan lingkungan yang cocok Jika layanan yang diberikan terpaksa dilakukan di luar lingkungan inkubator, pastikan temapatnya dapat dijangkau dan ditemukan dengan mudah Pertimbangkan untuk melaksanakan pendekatan pelatihan yang selalu berbeda (misalnya pelatihan kelompok, tatap muka dan



  







konsultasi personal, mentoring, e-learning, dll) Tawarkan juga dukungan layanan tambahan diluar pelatihan yang telah dijadwalkan Atur kegiatan pelatihan sedemikian rupa sehingga tenant tidak dibebani dengan masa persiapan pelatihan yang terlalu lama Buat sistem informasi internal yang baik sehingga tenant dapat memperoleh informasi pelatihan / layanan yang akan datang dengan mudah, misalnya manfaatkan internet untuk pengumuman dan registrasi online Perhatikan apakan pelatihan dalam jangka waktu yang singkat namuan berulang lebih bermanfaat dibandingkan jadwal pelatihan yang panjang dan terus menerus



c. Pengelolaan Tenant



Tenant merupakan pengguna jasa utama dari inkubator bisnis. Pengelolaan tenant dimaksudkan agar anatar tenant dan inkubator bisnis bisa saling berkolaborasi sehingga tujuan dari program bisa tercapai. Pengelolaan tenant mencakup beberapa hal yaitu:   



Tata cara rekrutmen tenant Pemenuhan hak dan kewajiban tenant Tata tertib tenant selama mengikuti program inkubator bisnis



Ketiga hal tersebut bisa dijelakan berikut. 1) Tata cara rekrutmen tenant



Pengelola inkubator bisnis sebelum memulai rekrutmen harus membuat kriteria atau prasyarat awal calon tenant, kriteria penilaian, serta metode seleksi tenant. Ketiga hal tersebut akan menentukan kelayakan tenant untuk dibina secara intensif pada lembaga inkuabtor bisnis. Prasyarat calon tenant adalah syarat pertama yang harus dipenuhi calon tenant untuk mendaftar program inkubasi bisnis. Prasyarat calon tenant tergantung dari karakteristik inkubator bisnis tetapi pada umumnya prasyarat utamanya antara lain: usia tenant, latar belakang pendidikan, dan proposal ide usaha yang akan diinkubasi. Kriteria penilaian dibuat untuk menilai kelayakan dari calon tenant untuk mengikuti program inkuabtor bisnis. Kriteria penilaian disesuaikan dengan karakteristik inkubator bisnis serta kebijakan pengelola. Sebaiknnya kriteria penilaian dibuat tidak terlalu suliit tetapi tidak



juga terlalu mudah. Kriteria penilaian ini harus sudah diinformasikan kepada calon tenant ketika sosialisasi. Pada umumnya tiap inkubator memiliki kriteria yang berbeda tetapi pada umumnya memuat beberapa hal antara lain: potensi ide bisnis untuk dikembangkan, potensi pasar, potensi SDM calon tenant untuk mewujudkan ide tersebut, analisis resiko dari ide,ketersediaan sumber daya, dan keunggulan dari ide bisnis. Metode seleksi mencakup tahapan-tahapan seleksi tenant yang digunakan. Setiap inkubator bisnis memilki cara seleksi yang berbeda disesuaikan dengan model inkubator bisnis. Pada umumnya seleksi tenant dibagi menjadi 2 tahapan yaitu: pre seleksi melalui proposal bisnis dan seleksi melalui presentasi dihadapan pengelola inkuabtor bisnis atau wawancara. 2) Pemenuhan hak dan kewajiban tenant



Ketika calon tenant lolos seleksi maka otomatis mereka akan dibawah binaan inkubator bisnis dalam kurun waktu tertentu. Selama periode tersebut antara tenant dan pengelola harus membina hubungan agar bisa saling berkolaborasi. Hak,dan kewajiban tenant serta fasilitas yang diberikan inkuabtor bisnis selama mengikuti program inkubasi harus diijabarkan secara jelas dan disosialisasikan pada saat masa orientasi. Untuk memperjelasnya pihak pengelola wajib membuat buku panduan untuk tenant. Selama mengikuti program, pihak pengelola berkewajiban melayani tenant dengan profesional dan tanpa diskriminasi. Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan pihak pengelola wajib membuat kontrak atau perjanjian dengan tenant dengan isi semua hak dan kewajiban tenant. 3) Tata tertib tenant selama mengikuti program



Pihak pengelola wajib membuat aturan dan tata tertib di area inkubasi. Aturan dan tata tertib harus dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti dan tidak bias. Tata tertib harus mengikat dan mampu menjadi norma yang berlaku di area inkubator bisnis. Tata tertib yang disusun harus tidak bertenangan dengan hukum formal yang berlaku dan norma-norma masyarakat, tidak mengandung hal yang diskriminatif terkait SARA dan jenis kelamin serta mencantumkan sanksi yang jelas bagi pelanggarnya d. Pengelolaan fasilitas inkubator bisnis



Pengelolaan fasilitas adalah tugas dari pengelolaa inkubator berkenaan dengan siklus kegiatan inkabatur secara menyeluruh. Pengelolaan ini memerlukan perhatian yang sangat



besar dan intens. Pengelolaan fasilitas ini berkenaan dengan koordinasi atas semua tahap kegiatan yang dilakukan mulai dari perencanaan, rekayasa, pengadministrasian sampai kepada operasional inkubator. Operasional ini meliputi penggunaan gedung, peralatan serta prasana lainnya. Pengelolaan Fasilitas ini memerlukan pendekatan strategis dan tinjauan kedepan yang bagus karena melibatkan dua kriteria penting yaitu ‘kebutuhan’ dan ‘pendanaan’. Oleh sebab itu diperlukan transparansi dalam pembiayaannya, bagaimana terlihat pada gambar berikut:



Gambar 2.6 Prinsip pengelolaan fasilitas inkubator bisnis Pengelolaan fasilitas yang tidak efisien akan menyebabkan pemborosan biaya yang pada akhirnya akan mengacaukan rencana program dari inkubator sendiri. Tanggung jawab utama dari pengelolaan fasilitas ini adalah mengelola ruangan dan perlengkapannya, peralatan pada workshop, laboratorium atau teaching factory, serta strategi pembiayaannya, dan pengelolaan limbah. Pengelolaan fasilitas ini juga harus bisa memperkirakan kebutuhan akan pemeliharaan dan penggantian peralatan jika dibutuhkan. Oleh sebab itu penting untuk lakukan pemerikasaan secara berkala, pembelian peralatan hingga mengatur sistem keamanannya.



Gambar 2.7 Pengelolaan fasilitas inkubator bisnis Sebuah inkubator bisnis terutama inwall minimal bisa menyediakan ruangan (kantor, workshop) bagi tenantnya agar mereka dapat berkonsentrasi dengan lebih baik dalam pengembangan usahanya. Infrastruktur yang dapat disediakan oleh inkubator antara lain : bisa diklasifikasikan menjadi fasilitas umum, fasilitas pribadi tenant dan fasilitas khusus. 1)Fasilitas Umum



Fasilitas umum adalah fasilitas yang bisa dipergunkan secara bersama oleh semua tenant dan pengelola inkubator bisnis. Fasilitas umum antara lain: 



Ruang rapat / seminar







Jaringan Internet







Jaringan LAN







Jaringan listrik







Jasa pengiriman surat







Mesin fotocopy







Resepsionis







Dapur (Peralatan masak sederhana, mesin pembuat kopi, dispenser dll)







Sanitasi (toilet, pengelolaan sampah dll)



2) Fasilitas khusus



Fasilitas khusus adalah segala fasilitas yang disiapkan oleh pengelola inkubator bisnis untuk masing-masing tenant. Hal tersebut sesuai dengan kewajiban pengelola inkubator bisnis untuk menyediakan fasilitas kerja standar yang bisa dipergunakan tenant selama mengembangkan bisnis dan produknya di area inkubator bisnis. fasilitas kerja standar antara lain:  Ruang atau area kerja pribadi tenant yang berfungsi sebagai kantor sementara  Peralatan kantor standar seperti meja, kursi, laci barang, dan komputer,  Peralatan kerja khusus yang diminta oleh tenant bersangkutan misalnya alat produksi khusus. Sifat dari semua fasilitas khusus ini harus berupa hak pakai dan harus dijaga oleh tenant bersangkutan. Untuk mengatur penggunaan brang sebaiknya dibuat suatu perjanjian pemakaian fasilitas anatara tenant dan pengelola inkubator. Inkubator dapat menentukan pembiayaan atas penggunaan fasilitas tersebut oleh tenant. Pembiayaan bisa dibebankan kepada tenant atau menjadi satu paket dengan penyediaan layanan yang diberikan oleh



inkubator, tergantung kepada kebijakan dari pengelola. Namun yang penting, pengelolaan fasilitas ini harus diikuti dengan dibuatnya buku manual agar tenant paham akan hak dan kewajiban mereka dalam pemanfaatan fasilitas ini. Jika diperlukan, setiap tenant ikut menandatangani buku manual ini sebagai jaminan atas pemahaman mereka akan apa yang tertulis di dalamnya. Buku manual tersebut minimal berisikan : 



Informasi kontak yang dapat dihubungi







Jam kerja kantor / pemakaian workshop, laboratorium, teaching factory







Gambaran umum fasilitas dan kondisinya







Akses ke gedung







Aturan pengunaan kunci







Tata cara penggunaan ruang rapat / seminar







Tata cara penerimaan tamu







Tata cara pemanfaatan jasa pengiriman surat







Peraturan tentang jadwal cleaning service dan pengambilan sampah







Prosedur pindah







Peraturan sistem keamanan







Kontak jika terjadi keadaan darurat







Peraturan mengenai K3, termasuk jika terjadi kebakaran







Asuransi







Aktifias yang tidak diperbolehkan



3)Fasilitas pribadi tenant



Fasilitas pribadi tenant adalah segala properti milik tenant yang dimiliki dan dibawa oleh tenant ke area inkubator. Properti yang dibawa dari luar sebaiknya diinventarisir oleh tenant bersangkutan dan dilaporkan kepada pengelola untuk mencegah barang-barang pribadi tenant tertukar dengan tenant lain atau dengan perlengkapan pengelola inkubator. Perlengkapan pribadi yang dibawa oleh tenant sebaiknya dibatasi hanya untuk perlengkapan kerja.



e. Pengelolaan sumber daya pendanaan



Sumber pendanaan inkubator bisnis di lingkungan satkerdibawahPusdiklat Industri berasal dari anggaran tiap satker, yang meliputi anggaran pengelolaan inkubator bisnis dan uji coba produk/produksi. Untuk pendanaan selanjutnya, inkubator bisnis dapat menjembatani kekurangan modal tenant dengan menjalin hubungan calon investor potensial sesuaidengan fokus /spesialisasi produk dari tenant serta perbankan dan lembaga keuangan lainnya melalui pembinaan usaha kecil. f. Pengelolaan administrasi dan dokumentasi inkubator bisnis



Salah satu tugas pengelola adalah mengadministrasikan dan mendokumentasikan semua kegiatan yang berlangsung. Sebagai unit inkubator bisnis yang menggunakan dana APBN inkubator bisnis yang berada di di lingkungan satker dibawah Pusdiklat Industri harus mampu membuat administrasi kegiatan yang akuntabel, sesuai dengan standar peraturan pemerintah yang berlaku dan harus mampu menerapkan prinsip transparansi. 1) Pengelolaan administrasi



Dokumenstandar yang diperlukan minimal meliputi:    



Tata Cara Rekruitmen Kontrak kerja Laporan keuangan Monitoring evaluasi



2) Penyusunan dokumentasi kegiatan



Pendokumentasian kegiatan juga harus dilakukan secara rutin oleh pengelola inkubator bisnis. Dokumentasi kegiatan bisa diklasifikasikan menjadi dokumentasi inkubator bisnis serta dokumentasi tenant. Dokumentasi inkubator bisnis adalah dokumentasi yang dibuat oleh pengelola inkubator bisnis terhadapa semua kegiatan yang dilakukan di area inkubator bisnis dan semua kegiatan yang dilakukan atas nama inkubator bisnis. Dokumentasi bisa berupa laporan kegiatan, foto kegiatan, video kegiatan, pers rilis, dan kliping berita dari media cetak. Dokumentasi tenant adalah semua dokumentasi yang disusun oleh tenant bersangkutan sesuai dengan yang sudah dilakukan di area inkubator bisnis. Dokumentasi oleh tenant antara laian : laporan kinerja secara periodik ( misal: mingguan, bulanan, triwulanan,



atau semesteran) dan laporan kegiatan khusus ( laporan kegiatan diluar area inkuabtor bisnis yang diikuti oleh tenant dan status tenant tersebut mewakili inkubator bisnis). Dokumentasi oleh tenant bisa dijadikan sebagai salah satu bahan evaluasi kinerja tenant oleh pengelola inkubator bisnis. 3. Evaluasi Kinerja Inkubator Bisnis



Pengukuran dan evaluasi kinerja merupakan hal yang perlu dilakukan hampir disemua kegiatan yang diselenggarakan oleh inkubator. Namun pada bagian ini lebih difokuskan kepada pengukuran dan evaluasi terhadap inkubator itu sendiri. Aktifitas evaluasi ini akan mengumpulkan informasi atas output dan kinerja dari inkubator bisnis, tidak hanya untuk mengidentifikasi faktor keberhasilan namun juga kelemahan dan peluang untuk melakukan peningkatan, yang pada akhirnya dapat mengembangkan program inkubator yang dinamis, berkelanjutan dan mampu mengadaptasi bisnis model yang sejalan dengan kebutuhan tenant. Pengelola inkubator bisnis harus memiliki kriteria penilaian kinerja yang jelas. Kriteria penilaian harus meneuhi kriteria SMART yaitu : Specific, indikator



keberhasilan



harus



spesifik



sehingga



tidak akan



menimbulkan penafsiran yang ganda. Measurable, indikator harus bisa diukur agar bisa dilihat sejauh mana pencapaiannya. Attainable, indikator harus bisa diterima oleh semua pihak dalam organisasi, harus rasional, serta sesuai dengan kondisi yang diharapkan. Realistic, indikator harus sesuai dengan batasan-batasan dalam tubuh organisasi dalam hal ini inkubator itu sendiri. Timely, indikator yang ditetapkan harus diperkirakan terlebih dahulu apakah bisa dicapai dalam jangka waktu yang telah ditargetkan sebelumnya. Setelah inkubator mengembangkan strategi dan kegiatannya, maka harus dipersiapkan juga sitem monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara terjadwal. Hal ini perlu dilakukan agar dapat



segera mengidentifikasi



bagian



mana yang memerlukan



peningkatan



(improvement). Oleh sebab itu data kuantitatif maupun kualitatif harus dikumpulkan serta dibuatkan indikator pengukurannya.



Gambar 2.8 Evaluasi dan pengembangan inkubator bisnis secara terus menerus Biasanya metode yang sering digunakan adalah dengan mempergunakan kuesioner atau melakukan wawancara. Masing-masing metode memiliki keuatan dan kelemahannya. Penggunaan kuesioner akan menghemat waktu dan tenaga namun



dipermasalahan akan



muncul jika respoden malas untuk mengisinya karena merasa tidak terlalu terkait dengan permasalahan yang ditanyakan. Sementara metode wawancara membutuhkan waktu yang lebih lama, namun dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang data yang ingin dikumpulkan. Pada bagian awal bab ini telah disebutkan bahwa unit inkubator bisnis juga harus menyusun bisnis plan yang bertujuan untuk memberikan arah pengelolaan dan pengembangan inkubator tersebut. Pengukuran dan evaluasi kinerja inkubator juga dapat memanfaatkan bisnis plan tersebut sebagai tolok ukurnya. Dari perencanaan yang disusun dalam bisnis plan, akan dapat diukur ketercapaiannya, sehingga dapat pikirkan bagaimana pengembangan selanjutnya. Pada intinya manajemen pengelola harus mampu menunjukkan kinerja yang professional sehingga mampu membawa inkubator menjadi inkubator yang maju, mandiri, serta mampu menghasilkan para pengusha baru yang handal.



BAB III PENYELENGARAAN INKUBATOR BISNIS A. Inkubator Bisnis yang terstruktur dan Komprehensif Inkubator di lingkungan satuan kerja dibawah Pusdiklat Industri diperuntukkan bagi



Industri Kecil (start-up) yang membangun dan/atau mengembangkan usaha/bisnis, dilaksanakan secara komprehensif mulai dari pra inkubasi – inkubasi – pasca inkubasi, sebagaimana gambar dibawah ini ; (penambhan narasi)



Gambar 3.1 Tahapan inkubator bisnis Program inkubasi bisnis yang dilakukan oleh satuan kerja unit pendidikan dibawah Pusdiklat Industri menyesuaikan dengan bidang spesialisasinya sesuai dengan Perturan Meneteri Perindustrian. Model inkubator bisnis yang dipilih sebaiknya disesuaikan dengan fokus bidang industri yang digarap tanpa meninggalkan konsep utama dari inkubator industri. Secara lebih detail konsep inkubator bisnis diatas diimplementasikan kedalam suatu proses yang bisa digambarkan sebagai berikut:



Gamabr 3.2 Flow chart proses inkubasi yang terstruktur dan komprehensif 1. Proses dan Tahapan Inkubasi Bisnis



Proses atau tahapan program inkubasi secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga tahapan utama sesuai dengan “startup cycle of business” yang bisa digambarkan sebagai berikut : Pra Inkubasi



Inkubasi



Pasca Inkubasi



Gambar 3.3 Tahapan inkubasi dan cycle of business “The Cycles of Business” dapat langsung dihubungkan dengan jenis intervensi yang dapat kita lakukan dalam membantu pengembangan tenant (IKM), seperti berikut ini: a. Pra- Inkubasi



Merupakan tahapan awal proses inkubasi bisnis. Proses ini diawali dengan seleksi ide bisnis dari para calon tenant dan outputnya adalah buisness plan tenant terpilih. Sebelum proses ini dimulai pengelola kriteria calon tenant yang akan diloloskan ke tahap selanjutnya. 1) Seleksi proposal bisnis



Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh calon tenant pada tahap ini yaitu: 



Para calon tenant harus mampu meyakinkan pengelola inkubator bisnis bahwa ide bisnis yang diajukan mempunyai prospek kedepannya, maka dari itu ide mereka harus bisa menuangkan ide bisnis tersebut ke dalam proposal bisnis yang minimal memuat : latar belakang ide bisnis, review ide bisnis, analisa potensi pasar, analisa sumber daya bahan dan pendukung, analisa SWOT, business canvas model, serta menampilkan data



dukung atau prototype. Bagi calon tenant yang sudah bisa menampilkan prototype 



dapat diberikan nilai tambahan. Keseimbangan kompetensi dalam tim kerja. Para tenant harus bisa membentuk tim kerja dengan komptensi yang merata terutama dalam bidang produksi, pengembangan produk, dan pemasaran karena hal tersebut menjadi salah satu pertimbangan yang







penting. Perencanaan pengembangan produk. Para tenant harus mampu membuat rencana kerja pengembanan produk/bisnis mereka selama berada dalam program inkubasi. Kejelasan rencana kerja dan manajemen proyek tim merupakan hal yang sangat penting karena akan mempermudah kepada pihak pengelola untuk melakukan pembinaan serta mengidentifikasi kebutuhan tenant.



2) Orientasi, Pematangan tim dan proposal bisnis



Setelah lolos seleksi para tenant akan masuk pada proses orientasi dan pematangan tim serta business plan. Pengelola bisa menyusun sebuah kegiatan berupa workshop dengan durasi 3-5 hari dengan materi pengenalan lingkungan area inkubator bisnis, aturan dan tata tertib yang berlaku di area inkubator bisnis, pengakraban antar tenant, team building, serta materi tata cara penyusunan business plan untuk memperbaiki proposal bisnis yang telah mereka susun sebelumnya. Pada akhir kegiatan Pra inkubasi dilakukan penandatanganan perjanjian kerja antara tenant dan pengelola inkuabtor bisnis. Ouput akhir dari tahapan ini adalah tenant yang siap untuk bekerja untuk mewujudkan ide bisnis dibawah bimbingan inkubator bisnis. b. Inkubasi



Pada tahap ini, ide tadi telah dirumuskan dalam suatu perencanaan yang matang, dan telah ada tim yang bertanggung jawab unutk mengelolanya. Inkubator dapat membantu dalam hal menetapkan rencana menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk memulai kegiatan produksi, bimbingan teknis dari narasumber internal dan eksternal serta menjajaki investor. Pada proses ini juga dilakukan uji coba produksi, uji pasar, dan pengelolaan usaha dengan didampingi oleh pengelola inkubator bisnis. Pada tahap ini, tenant belum menghasilkan profit sehingga akan ada ketergantungan terhadap support yang diberikan oleh pemerintah atau pihak industri yang tertarik dengan produk dari ide tersebut. Adapun kewajiban pengelola inkubator bisnis harus menyediakan layanan yang diberikan kepada para tenant selama tahap inkubasi meliputi lingkup 7 S, yaitu:



1) 2)



Space, yaitu penyediaan ruang untuk kegiatan usaha tenant; Shared office fasilities, yaitu penyediaan sarana perkantoran yang bisa dipakai



3)



bersama. Service, yaitu melakukan bimbingan dan konsultasi manajemen: marketing,



finance, production, technology, dan sebagainya; 4) Support, yaitu memberikan bantuan dukungan penelitian dan pengembangan 5)



usaha dan akses penggunaan teknologi; Skill Development, yaitu meningkatkan kemampuan SDM tenant melalui



6)



pelatihan, penyusunan rencana usaha, pelatihan manajemen dan sebagainya; Seed capital, yaitu fasilitasi/penyediaan dana awal usaha serta upaya



memperoleh akses permodalan kepada lembaga-lembaga keuangan; dan 7) Sinergy, yaitu penciptaan jaringan usaha baik lokal maupun internasional (Kementerian KUKM 2012). Tahap inkubasi bisa dikategorikan sebagai titik kritis tenant. Peran inkubator bisnis sangat penting dan diperlukan pada titik ini. Permasalahan tenant seperti kegagalan uji coba produksi, kegagalan uji coba pasar, serta ketidaksesuaian antara harapan dan hasil yang diperoleh sering membuat tenant putus asa dan akhirnya memilih keluar dari program. Peran pengelola inkuabtor bisnis adalah harus bisa mendampingi tenant dengan memberikan saran dan motivasi. Pada tahap ini pengelola inkubator bisnis juga berkewajiban utuk membuat evalausi kinerja tenant secara berkala sebagai salah satu upaya screening awal terhadap permasalahan-permasalahan tenant. c. Pasca-Inkubasi



Ini adalah tahapan dimana sebagian IKM yang sudah menghasilkan profit, membutuhkan layanan yang lebih specific sehingga tidak akan terlalu banyak intervensi yang akan dilakukan oleh incubator. Adapun kriteria keberhasilan tenant adalah sebagai berikut : 1. Secara manajerial tenant telah mampu menjalankan usahanya tanpa pendampingan dari Inkubator Bisnis; 2. Sehat secara finansial (tanpa dukungan subsidi); 3. Mampu menghasilkan produk dengan kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan 4. 5. 6. 7. 8. a.



permintaan pasar secara berkesinambungan; Skala usaha semakin meningkat; Unit bisnis semakin berkembang; Mampu menciptakan lapangan pekerjaan baru; Tenant mampu memberikan konstribusi pendanaan bagi Inkubator Bisnis; Pada tahap Roll Out tenant; Mencapai Break Even Point (BEP) dan dapat bersaing;



b. c. d. e.



Tumbuh sesuai dengan Business Plan; Siap mandiri secara komersial; Mencapai peningkatan volume usaha, nilai tambah dan produktivitas usaha; Mampu mengembangkan networking; Pada tahap pasca inkubasi tenant yang sudah keluar dari proses inkuabsi in wall



sebaiknya tetap dirangkul dan dibina. Secara rutin tenant tersebut diundang dalam suatu acara seperti workshop bertema kewirusahaan, pameran, business gathering, dan lainnya agar selalu bisa terhubung dengan pihak inkuabtor bisnis. Harapannya ke depan setelah tenant tersebut usahanya semakin berkembang bis menjadimentorbagi tenant generasi selanjutnya. 2. Layanan inkubator bisnis



Pada dasarnya konsep inkubator adalah untuk memberikan paket layanan terpadu bagi start-up atau pengusaha pemula mulai dari ruang kantor, peralatan produksi, mentoring, pelatihan dan layanan lainnya. Secara umum, jasa layanan yang sediakan oleh inkubator secara internal dapat diakses dengan gratis oleh tenant, atau bisa didapatkan dengan biaya yang sangat murah. Biasanya juga dapat ditetapkan jumlah jam konsultasi yang dapat diakses secara gratis. Inkubator harus bisa mengatur sedemikian rupa pembiayaan yang dibutuhkan untuk setiap layanan yang diberikan termasuk penetapan biaya yang harus diberikan jika jasa layanan diberikan kepada ex-tenant atau non-tenant (dapat dikalkulasikan berdasarkan ratarata waktu konsultasi yang dibutuhkan). Graduate tenant biasanya dapat diberi potongan harga atau bahkan gratis, tergantung pada kebijakan yang ditetapkan oleh pengelola inkubator. Untuk jasa layanan yang melibatkan pihak eksternal, biasanya dapat langsung dibebankan kepada masing-masing perusahaan (tenant). Oleh sebab itu, pengelola inkubator harus selalu aktif dalam menegosiasikan harga layanan dengan pihak ketiga, sehingga dapat memberikan kesempatan yang lebih baik kepada tenantnya. Apalagi jika berkenaan dengan start-up tenant yang hanya memiliki modal yang minim untuk memulai usaha mereka. Tidak semua layanan tersebut dapat disediakan secara ‘in-house’ mengingat keterbatasan sumber daya inkubator itu sendiri. Oleh sebab itu, pengelola inkubator harus mampu menentukan apa saja yang termasuk ke dalam paket layanan internal, yang dapat disebut dengan kebutuhan dasar tenant, dan apa saja layanan yang memerlukan bantuan pihak ketiga (eksternal), yang dapat disebut dengan sebagai kebutuhan khusus tenant. Sebagaimana terlihat pada gambar berikut :



Gambar 3.4 Layanan inkubator bisnis kepada tenant Agar inkubator dapat memantau kepuasan pelanggan, dalam hal ini tenant, maka perlu dilakukan evaluasi serta melakukan survey kepuasan pelanggan dengan menyediakan kuesioner yang harus diisi oleh tenant. Untuk itu perlu diberikan penekanan kepada tenant bahwa pengisian kuesioner dimaksud adalah untuk meningkatkan layanan yang disediakan bagi mereka. Tenant perlu diyakinkan bahwa pengumpulan data tersebut adalah untuk kepentingan mereka juga. Hasil analisis data dapat dipublikasikan secara internal. Selain dengan memanfaatkan kuesioner, masukan dari tenant juga dapat diperoleh melalui diskusi informal. Pengelola inkubator harus dapat memanfaatkan kesempatan perbincangan informal ini untuk mendapatkan masukan yang cepat dan pendapat yang lebih jujur atas layanan yang disediakan. Jasa layanan yang diberikan inkubator bisnis bisa dijabarkan sebagai berikut: a. Jasa layanan Internal



Hal pertama yang harus diperhatikan adalah kompetensi yang dimiliki oleh sumber daya manusia yang ada pada inkubator. Jika kapasitas dari pengelola dan staff belum atau tidak memenuhi kebutuhan tenant, barulah dicarikan bantuan dari tenaga ahli eksternal. Biasanya hal ini sering terjadi pada tahap awal pendirian inkubator, dimana pengelola dan staff masih banyak belajar dalam menghadapi dan memberikan layanan kepada tenant. Namun seiring dengan waktu dan pengalaman yang didapatkan, pengelola dan staff inkubator akan memiliki kemampuan yang lebih baik dalam memberikan layanan kepada tenant. Dengan demikian bantuan pihak eksternal dapat diminimalkan, sehingga pekerjaan dan pengeluaran inkubator juga akan lebih efisein. Berikut adalah beberapa layanan internal yang dapat disediakan oleh inkubator:



Jasa Layanan Pra-Inkubasi  Dukungan persiapan pembentukan usaha







Sosialisasi kewirausahaan, misalnya kompetisi bisnis plan, kuliah umum kewirausahaan







dll Bimbingan pengembangan ide usaha, pelatihan kemampuan kewirausahaan seperti



CEFE dan AMT Perencanaan Usaha  Bimbingan penyusunan atau pengembangan bisnis plan  Bimbingan perencanaan dan pengelolaan keuangan, proyeksi keuangan, bimbingan penyusunan pembukuan, strategi investasi, strategi pengelolaan hutang dll Pembiayaan dan Fund Raising  Menyediakan informasi tentang berbagai sumber pembiayaan  Menyiapkan tenant untuk siap menghadapi investor  Mengembangkan jejaring dengan lembaga pembiayaan lokal seperti bank, lembaga keuangan lainya  Menyediakan bantuan keuangan internal berskala kecil dengan skema investasi tertentu  Membantu tenant untuk menyusunpaket keuangan yang tepat Layanan Pemasaran  Bimbingan dalam melaksanakan aktifitas pemasaran yang baik  Membantu melakukan penelitian/ survey pasar dengan biaya rendah, mengidentifikasi 



calon konsumen dan target pasar, peluang pasar dan kompetitor Layanan Public Relation, seperti memberikan ruang promosi pada brosur, menerbitkan



cerita tentang keberhasilan usaha pada koran lokal, dll  Membantu menciptakan kredibilitas tenant , meningkatan profil usaha Jejaring  Menyediakan kontak bagi tenant agar mendapatkan akses yang lebih mudah untuk memperoleh pengetahuan tambahan, ide usaha dan partner usaha serta mengintegrasikan 



inkubator kedalam jejaring inkubator bisnis baik nasional maupun internasional Menggalakkan berbagai bentuk kerjasama, menghubungkan tenant dengan partner usaha yang sesuai, pengembangan rantai pasok dan mengelompokkan sektor-sektor tertentu



agar lebih mudah membangun jejaring kerjasama  Menggalakan jejaring antar tenant, start-up, penyedia jasa layanan lainnya dll Mentoring  Menghubungkan tenant dengan orang yang telah memiliki pengalaman usaha yang bagus dengan menjadikannya sebagai ‘role model’, sumber pengetahuan dan penasehat. (hal ini dapat dilakukan tanpa mendatangkan orang dimaksud akan tetapi dengan 



menyampaikan cerita suksesnya kepada para tenant) Mengidentifikasi dan merekrut mentor yang sesuai misalnya, bankers, akuntan,



konsultan, profesor, pelaku usaha yang bukan kompetitor, tamatan inkubator dll)  Melakukan monitoring da mendokumentasikannya Bimbingan Teknis



  



Memberikan bimbingan terkait teknologi yang dibutuhkan oleh tenant Memfasilitasi ‘trasfer technology’ Membantu dalam melakukan komersialisasi terhadap produk hasil penelitian atau



teknologi baru Pasca Inkubasi  Tetap memberikan bimbingan setelah tenant ‘graduate’ dan pindah ke lokasi yang lebih 



memungkinkan bagi perkembangan usahanya Membantu proses pindah/keluar nya tenant dengan mebantu mencarikan lokasi yang



 



cocok, mengangkut peralatan dll Menyediakan layanan virtual, paket layanan online, dan informasi melalui web site Tetap melakukan mentoring baik secara aktif maupun pasif sesuai dengan



perkembangan ex-tenant Layanan bagi Non-tenant  Menyediakan jasa layanan bagi IKM atau start-up yang tidak tertampung dalam 



inkubator, baik karena lokasi yang jauh maupun karena keterbatasan tempat Menyelenggarakan pelatihan, workshop, event membangun networking di inkubator dengan mengikutsertakan IKM atau start-up yang bukan tenant inkubator



b. Jasa Layanan Eksternal



Mengingat tidak semua layanan yang dibutuhkan tenant dapat disediakan secara internal oleh inkubator, maka inkubator harus memiliki akses untuk mendapatkan bantuan eksternal. Layanan seperti ini biasanya diberikan oleh tenaga ahli sesuai bidangnya seperti akuntan, paten HKI, atau lembaga survey pasar yang profesional. Tugas pengelola inkubator adalah untuk mengidentifikasi dan mendapatkan penyedia jasa yang bagus dan berkualitas, kemudian membuat daftar atas kumpulan penyedia jasa yang meliputi sema topik yang relevan dengan kebutuhan tenant. Pengelola inkubator harus bisa memberikan rujukan langsung kepada tenant atas layan eksternal yang direkomendasikan. Sangatlah penting untuk selalu meng-update data penyedia jasa dan bentuk layanan yang tersedia, serta memilih penyedia jasa yang terbaik bagi para tenant. Tenaga ahli eksternal dapat diundang untuk memberikan seminar atau workshop, dan dapat juga ditunjuk menjadi konsultan tenant tertentu. Untuk itu perlu dipersiapkan kontrak kerja yang jelas dengan penyedia jasa eksternal tersebut, yang menjelaskan dengan baik kewajiban dan hak masing-masing pihak yang terlibat. 3. Evaluasi Kinerja Tenant



Jika kebijakan tentang penerimaan tenant dapat tentukan dengan lebih jelas, proses penyelesaian masa keikutsertaan tenant lebih kompleks. Inkubator didesain untuk



memberikan dukungan pengembangan usaha pada jangka waktu yang singkat. Oleh sebab itu tenant yang telah berhasil mencapai tujuan nya dapat diarah kan untuk meyelesaikan masa keikutsertaan tenant di inkubator. Pengelola inkubator harus dapat menyampaikan dengan jelas daftar alasan yang akan mengarahkan tenant ke masa penyelesaian keikutsertaan program inkubasi. Beberapa diantaranya adalah :  Menyelesaikan jangka waktu maksimal yang diperbolehan untuk bergabung dan 



menikmati fasilitas dari inkubator Presentase pencapaian terhadap target yang sudah disusun dalam rencana pengembangan produk/bisnis yang sudah disusun ketika masih pada tahap pra



   



inkubasi Pencapaian atas indikator kinerja tertentu seperti jumlah penjualan, jumlah karyawan dll. Pertumbuhan yang lambat dan kegagalan dalam mencapai tujuan usaha Mengubah arah kebijakan usaha dari yang dijelaskan dalam bisnis plan Perkembangan yang cepat dari usaha yang dilakukan Satu hal yang perlu diingat oleh pengelola inkubator bisnis bahwa apa yang tertera



pada proposal bisnis tenant dengan yang akan tercapai tidak harus persis sama bahkan seringkali akan berubah total. Hal tersebut bukan masalah asalkan tenant masih bisa bertahan dengan melakukan perubahan pada bisnisnya. Satu hal yang harus selalu dijadikan acuan adalah output dari program inkubator bisnis industri yang paling utama yaitu menjadikan seseorang atau suatu tim menjadi wirausaha industri yang profesional, mandiri, dan berdaya saing. Strategi dan kebijakan inkubator tentang penyelesaian masa keikutsertaan seharusnya mampu mendorong tenant untuk menyelesaikan masa keikutsertaan mereka dengan hasil yang bagus. Namun, masalah sering timbul jika tenant tidak mau keluar karena merasa aman dan nyaman. Pendekatan yang dapat dilakukan agar tenant tidak lagi merasa nyaman pada saat tenant seharusnya sudah mengakhiri masa bergabung dengan inkubator adalah dengan menerapkan pembayaran yang cukup tinggi untuk semua fasilitas yang ingin dinikmati oleh tenant. Hal ini akan membuat mereka mulai melirik kemungkinan untuk keluar dari inkubator dan melakukan proses produksinya di tempat lain. Namun, setelah mereka keluar, tenant perlu diikutkan dalam program pasca inkubasi. Dalam program ini, pengelola inkubator akan memberikan fasilitas pembinaan terhadap tenant dengan selalu memonitor proses produksi tenant atau dengan memberikan bimbingan teknis langsung ke lokasi. Dengan demikian



hubungan baik antara inkubator dengan ‘graduate tenant’ dapat terjalin dengan baik, sehingga ‘graduate tenant dapat juga dijadikan mentor untuk generasi selanjutnya.



B. Inkubator Bisnis Melalui Paket Pelatihan Yang Terintegrasi Program inkubasi bisnis tidak harus selalu bersifat in wall di area inkubator bisnis. program inkubator bisnis juga bisa dilakukan melalui pembinaan di luar area inkubator bisnis melalui program inkubasi bisnis yang terintegerasi dengan pelatihan. Program ini sangat cocok diperuntukkan bagi kelompok masyarakat atau kelompok usaha bersama (KUB). Program ini pada intinya memfasilitasi penyelenggaraan pelatihan, akses terhadap sumber permodalan, manajemen usaha, akses pasar, serta dilengkapi dengan pengadaan peralatan atau barang praktek yang selanjutnya dapat digunakan oleh peserta dalam menjalankan usahanya. Pendekatan yang dipakai dalam program ini bisa digambarkan sebagai berikut:



Gambar 3.5 Flow Chart bisnis yang terintegrasi Penjelasan gambar!!!!!!!!



proses inkubator pelatihan



1. Persiapan Pelatihan Terintegrasi



Kegiatan inkubasi yang terintegerasi dengan pelatihan mengadopsi pola inkuabsi out wall dan prosesnya sedikit berbeda dengan pola inkubasi yang diterapkan secara umum. Dikarenakan proses yang tidak dilakukan sepenuhnya di area inkubator bisnis dan tidak bisa dalam pengawasan penuh pengelola maka ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu untuk menjamin program bisa berjalan dengan baik. Hal yang perlu disiapkan antara lain: analisa kebutuhan diklat atau training need analysis (TNA), dukungan kerjasama dengan pemegang kebijakan industri daerah, penyusunan kurikulum, dan penyiapan sarana dan prasarana. a. Training Need Analysis



Program inkubasi yang terintegerasi dengan diklat harus bersumber dari kebutuhan akan pelatihan. Analisa kebutuhan pelatihan harus dilakukan secara mendalam dengan menyasar kelompok usah yang bidang usahanya homogen misalnya: sentra tenun ikat, sentra anyaman, sentra industri kulit, dan lain sebagainya. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi bias data yang dikarenakan kebutuhan yang bisa saja sangat berbeda. Hal pertama yang dilakukan dalam melaksanakan analisa kebutuhan diklat adalah menentukan dimana program pelatihan terintegerasi dilaksanakan dan siapa calon peserta dari program tersebut. Beberapa hal yang dijadikan pertimbangan dalam menentukan sasaran program adalah: potensi industri daerah, potensi pasar, adanya kegiatan produksi walaupun dalam skala kecil, potensi SDM yang cukup besar, serta kondisi sentra yang perkembangannya masih stagnan. Analisa kebutuhan diklat harus menyasar tiga aspek penting yaitu: aspek teknis produksi, pengelolaan usaha, dan pengembangan usaha. Ketiga aspek ini dijabarkan kedalam perangkat asessment. Proses asessment bisa dilakukan dengan metode wawancara atau dengan pengisian kuisioner.



Kunci dari validitas perangkat asessment terletak pada



pertanyaan-pertanyaan kunci yang digunakan serta besar dan sebaran responden. Hasil wawancara atau kusioner direkap dan dibuat analisa untuk melihat antara gap antara harapan dan kondisi riil yang dialami pelaku industri. dari hasil tersebut baru bisa dipetakan kebutuhan pelatihan pada sentra atau KUB tersebut. Satuan kerja penyelenggara pelatihan sebaiknya juga membantu sentra untuk membuat business canvas model terhadap sentra tersbut sebagai alat bantu dalam menyusun program pembinaan.



b. Penyusunan Kurikulum Pelatihan



Berdasarkan analisa kebutuhan diklat maka langkah berikutnya adalah menyusun kurikulum pelatihan. Kurikulum yang disusun tidak stastis tetapi fleksibel menyesuaikan dengan kebutuhan sentra industri dan tersusun dalam satu paket. Kurikulum yang disusun terdiri dari kurikulum pelatihan teknis, kurikulum kewirausahaan, dan kurikulum pendampingan. 1) Penyiapan Kurikulum Teknis Produksi



Kurikulum ini disusun untuk penguatan kemampuan teknis dari sentra industri (KUB Industri) yang disesuaikan dengan produk yang dibuat. Kurikulum ini harus mampu mengatasi permasalahan teknis sentra seperti tata cara produksi yang efektif dan efisien, manajemen mutu produk, teknologi produksi, dan manajemen logistik. Sebelum melakukan penyusunan kurikulum, tim inkubator bisnis disamping melakukan TNA sebaiknya melakukan studi analisa perancangan kerja untuk melihat kelemahan dari tata cara kerja sentra. Studi perancangan kerja bisa dilakukan untuk melihat beberapa hal yaitu: waktu siklus produksi, waktu kerja per worksation, workflow, dan peta kerja. Setelah merekam data-data tersebut, maka dilakukan perbandingan terhadap hasil pencapaian sentra. Dari data tersebut dibuat analisa dengan menggunakan fishbone chart untuk menentukan hal-hal teknis apa saja yang merupakan masalah teknis sentra. Setelah menemukan masalah teknis tersebut baru bisa diinventarisir materi pelatihan yang perlu diberikan.Proses tersebut bisa digambarkan sebagai berikut:



Gambar 3.6 Flow Chart penyusunan kurikulum teknis 2) Penyiapan Kurikulum Kewirausahaan



Berdasarkan hasil TNA terutama pada bagian teknis pengeolaan usaha dan pengembangan usaha maka dibuat analisa terhadap materi kewirausahaan yang sesuai dengan kebutuhan sentra (KUB industri). Pelatihan teknis kewirausahaan mengacu pada kurikulum Program Pelatihan Wirausaha Industri Berbasis Kompetensi yang disusun oleh Pusdiklt Industri Kementerian Perindustrian dengan penyesuaian-penyesuaian materi sesui dengan kondisi di lapangan. 3) Rencana Pendampingan Sentra (KUB Industri)



Berbeda



dengan



kurikulum



teknis



produksi



dan



kewirausahaan,



rencana



pendampingan disusun berdasarkan analisa dari ouput pelatihan teknis produksi dan kewirausahaan. Kegiatan pendampingan merupakan kegiatan penguatan sentra atau KUB Industri melalui pendalaman materi berdasarakan hasil evalausi psca diklat-diklat tersebut. Di setiap akhir pelatihan tim pengelola inkubtor bisnis wajib melakukan evaluasi terhadap tingkat pemahaman peserta diklat terhadap materi yang disajikan dan memantau penerapan hasil diklat tersebut secara periodik. Rencana pendampingan disusun berdasarkan hasil evalausi dengan mempertimbangan tingkat kepentingan bagi sentra. Agar bisa efektif pendampingan harus dilakukan dengan berkolaborasi dengan dinas perindustrian daerah.



Apabila memungkinkan,



program



pendampingan bisa juga melibatkan alumni Diklat Shindansi (Konsultan Diagnosis IKM) sebagai pendamping sentra atau KUB industri. c. Kerjasama antara Penyelenggara Inkubator Bisnis dengan Stakeholder di Daerah



Seperti yang sudah disampikan sebelumnya, program pelatihan terintegrasi sangat membutuhkan dukungan dari stakehoklder daerah. Hal tersebut bisa terwujud apabila antara satuan kerja dengan dinas perindsutrian setempat bisa membuat suatu perjanjian kerjasama pembinaan sentra yang terintegrasi. Kerjasama harus dibuat secara jelas dan memuat hal-hal sebagai beriku:     



Nama dan penjelasan kedudukan para pihak Ruang lingkup kerjasama Sentra atau KUB Industri yang dibina (disertai nama dan alamat KUB Industri) Rincian kegiatan Hak dan kewajiban paar pihak



  



Sumber pendanaan Jangka waktu kerjasama Penyelesaian apabila ada perselisihan Sinergi antara kedua pihak sangat diperlukan bahkan sebaiknya kerjasama bisa



disepakati sebelum kegiatan TNA dilakukan agar mempermudah dalam merencanakan setiap aspek pelatihan terintegrasi tersebut. 2. Pelaksanaan Inkubator Bisnis Melalui Pelatihan Terintegrasi



Tahap pelaksanaan dari program mencakup beberapa aspek antara lain: seleksi peserta, penyelenggaraan pelatihan, pendampingan, serta kegiatan pendukung lainnya. Seperti konsep inkubator bisnis pada umumnya, peran inkubator bisnis adalah sebagai pihak yang memberikan pembinaan, pendampingan, dan pengembangan yang diberikan untuk tenant dalam hal ini sentra industri atau KUB Industri. a. Seleksi dan rekrutmen peserta



Peserta pelatihan merupakan anggota sentra atau KUB industri yang sudah ditentukan sebelumnya dan sudah dianalisa kebutuhan pelatihannya. Peserta yang dilatih tetap dilakukan untuk melihat kemampuan dasarnya denagn tujuan mempermudah transfer ilmu dalam proses diklat. Seleksi dilakukan dengan mempertimbangkan latar belakang pendidikan, umur, keterlibatan dalam KUB industri, serta komitmen dari peserta. Proses seleksi dilakukan dengan pengisian form dan wawancara langsung kepada calon peserta. Kegiatan seleksi diakhiri dengan proses penandatanganan pernyataan tertulis yang diatandatangani peserta sebagai komitmen dalam mengikuti program pelatihan terintegrasi. Pada proses ini Tim inkuabator bisnis wajib menjelaskan semua kewajiban serta hak-hak peserta. b. Pelaksanaan pelatihan



Pelaksanaan diklat harus diesuaikan dengan standar operasional dan pelayanan diklat sesuai dengan aturan-aturan kediklatan. Diklat yang dilaksanakan harus dilaksnakan berbasis kompetensi untuk menjamin output menguasai kompetensi yang dilatih. Pelatihan terintegrasi bisa dilakukan di suatu tempat khusus atau bisa dilakukan di sentra atau KUB industri tersebut sesuai dengan kesiapan sarana dan prasarana penunjang diklat. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggraan diklat adalah: 



Ketersediaan fasilitas diklat (ruang belajar, ruang praktek, peralatan parketk, dan







peralatan belajar mengajar (proyektor, papan tulis, paper clip, dan lainnya) Ketersediaan fasilitas pendukung ( asrama, ruang rekreasi, toilet, dan lainnya)







Ketersediaan bahan diklat (materi diklat, buku panduan diklat, alat tulis kantor, perlengkapan belajar peserta dan bahan praktek peserta) Untuk pelatihan teknis produksi sebaiknya dilakukan langsung di lokasi sentra supaya



bisa lebih efektif. Ketersediaan alat produksi dan bahan baku praktek sangat penting dalam diklat ini sehingga peserta bisa mempraktekkan langsung apa yang diajarkan. Pelatihan terkait kewirausahaan bisa dilakukan di luar sentra dan bisa dilakukan sekaligus bersama-sama KUB Industri binaan yang lainnya. Pembauran peserta dari berbagai sentra juga diperlukan untuk membangun jejaring kerja antar sentra atau KUB Industri. 1) Pelatihan di luar sentra



Pelatihan di luar sentra maksudnya adalah pelatihan yang dilakukan di lingkungan satuan kerja penyelenggara pelatihan atau di suatu tempat khusus yang disiapkan penyelenggara pelatihan. Fasilitas standar yang harus disiapkan oleh penyelenggara adalah seluruh akomodasi peserta dan pengajar (konsumsi dan penginapan peserta dan pengajar), batuan biaya perjalanan peserta dari sentra ke tempat pelatihan, serta seluruh perlengkapan peserta seperti atk dan seminar kit. Apabila memungkinkan bisa juga diberikan uang harian kepada peserta sesuai dengan ketentuan dan ketersediaan anggaran satuan kerja. 2) Pelatihan di lokasi sentra atau KUB Industri



Pada dasarnya pelatihan di lokasi sentra sama dengan yang dilakukan di luar sentra. Standar operasional dan pelayanan sama tetapi kan tetapi fasilitas belajarnya menggunakan fasilitas yang tersedia di sentra tersebut. Apabila ada peralatan atau kelengkapan yang kurang maka penyelenggara harus mengadakannya sehingga tidak menggangu pelaksnaan diklat. c. Pelaksanaan pendampingan KUB



Pendampingan KUB Indsutri atau sentra dilakukan pasca pelatihan dengan tujuan memastikan bahwa KUB Industri binaan yang sudah diberi pelatihan menerapkan apa yang diperoleh padasaat diklat. Pendampingan bisa berfungsi ganda yaitu sebagai evaluator pasca diklat sekaligus TNA untuk diklat selanjutnya. Proses pendampingan dilakukan dengan berkunjung langsung di sentra dengan didampingi pembina industri di daerah atau bisa juga dilakukan lewat korespondensi dengan sentra industri dan pembina industri daerah. Pendamping industri wajib membuat form pendampingan sebagai berita acara atau laporan pendampingan form tersbut memuat konten evaluasi pasca diklat, indentifiaksi permasalahan sentra, serta identifikasi kebutuhan sentra. Setiap permasalahan sentra tidak harus diselesaikan dengan pelatihan. Oleh karean itu, pendamping sentra sebaiknya memiliki kompetensi kewirausahaan sekaligus meguasai dasar



sistem industri agar mampu memberikan solusi-solusi praktis kepada sentra. Pendamping berfungsi sebagai konsultan yang mendampingi sentra seecara intensif. d. Kegiatan penunjang lainnya



Sesuai dengan standar layanan inkubator bisnis, satuan kerja penyelenggara pelatihan juga harus menyediakan kegiatan penunjang terutama dalam hal akses pengembangan usaha untuk sentra-sentra atau KUB Industri binaan. Akses pengembangan usaha antara lain yaitu: 



Pemgembangan akses pasar melalui kegiatan promosi produk, publikasi sentra,







workshop/seminar pemasaran, pameran dan eksebisi Pengembangan akses permodalan melalui kerjasama dengan lembaga-lembaga yang menyediakan permodalan seperti instansi pemerintah, bank, BUMN, serta lembaga







permodalan lainnya Pengembangan jejaring kerja sentra melalui pertemuan antar sentra binaan dna pertemuan antara sentra-sentra binaan dengan para distributor, eksportir, asosiasi, serta lembaga inkuabator bisnis lain.



3. Evaluasi



Tahap akhir dari kegiatan merupakan evaluasi terhadap pencapaian hasil pelatihan terintegrasi. Tahapan dalam proses evalausi adalah dengan menetapkan kriteria-kriteria yang akan dievaluasi, kemudian menetapkan tata cara monitoring dan evaluasi. Evaluasi dilakuakn terhadap peserta, evaluasi terhadap narasumber, dan evaluasi kepada penyelenggara diklat. a. Evaluasi peserta



Evaluasi pada peserta dilakukan sepanjang program peatihan terintegrasi berlangsung. Karena pelatihan yang dilakukan berbasis komptensi maka seharusnya para peserta diakhir diklat harus menguasai komptensi yang diajarkan. Untuk memastikan hal tersebut perlu dilakukan uji kompetensi evaluasi di setiap akhir pelatihan. Ujian disesuaikan dengan kurikulum diklat dan harus dilakukan oleh penyelenggara. Pengajar tidak diperkenankan ikut dalam proses penilaian kompetensi. Disamping penguasaan komptensi, penilaian sikap juga diperlukan untuk melihat keseriusan serta komitmen peserta dalam mengikuti program. Penilaian sikap dilakukan oleh pengajar disepanjang proses pelatihan. Penilaian sikap peserta dilakukan dengan melihat beberapa kriteria sebagai berikut:  



Kedisiplinan Keaktifan atau Prakarsa







Kerjasama



b. Evaluasi Narasumber



Evaluasi narasumber dilakukan oleh dua pihak yaitu: peserta dan penyelenggara. Evaluasi narasumber oleh peserta dilakukan oleh peserta di setiap akhir penyampaian materi pelatihan. Evaluasi bisa dilakukan dengan kuisioner yang diisi oleh peserta. Hal yang perlu dimuat dalam kusioner antara lain:   



Kesesuaian materi yang disampaikan Tata cara penyampaian (tata bahasa, metode mengajar, dan kesiapan bahan ajar) Tata cara menjawab pertanyaan peserta



c. Evaluasi Penyelenggara Pelatihan



Penyelenggara pelatihan juga harus dievaluasi. Ada dua evaluasi yang untuk penyelenggara pelatihan yaitu evaluasi penyelenggaraan pelatihan serta evaluasi keberhasilan program pelatihan terintegrasi yan penjelasannya adalah sebgai berikut: 1) Evaluasi Penyelenggaraan Pelatihan Evalausi penyelnggaraan pelatihan dilkukan oleh peserta diklat melalui sebuah kuisioner yang disiapkan oleh penyelenggara pelatihan. Isi dari kuisioner adalah untuk memotret sisi penyelenggaraan pelatihan dari beberapa sisi yaitu sebagai berikut:    



Kesiapan panitia dalam melaksanaan kegiatan Kualitas pelayanan panitia terhadap peserta Ketersediaan fasilitas diklat dan fasilitas pendukung lainnya Saran pengembangan



2) Evaluasi Program Pelatihan Terintegrasi



Evaluasi program adalah untuk melihat tingkat pencapaian target program pelatihan berdasarkan kriteria-kriteria yang sudah ditetapkan. Sesuai dengan tujuan awalnya yaitu menyelenggarakan kegiatan inkubasi bisnis industri yang pada penyelenggaraannya terintegrasi dengan pelatihan maka kriteria target pencpaian kegiatan ini bisa mengadopsi dari target pencapaian inkubator bisnis. Kriteria yang harus



dijadikan tolak ukur oleh



penyelenggara adalah:  Mampu meningkatkan kapasitas produksi sentra atau KUB industri  Mampu meningkatkan ragam atau jenis produk sentra  Mampu meningkatkan penjualan produk  Mampu meningkatkan volume usaha sentra atau KUB industri



LAMPIRAN



FORMAT PERENCANAAN BISNIS INKUBATOR BISNIS POLITEKNIK / SMK / BDI



KERJASAMA



INSTITUSI PENYELENGGARA ALAMAT



PENANGGUNG JAWAB NAMA ALAMAT E MAIL



TAHUN KEGIATAN



RINGKASAN EKSEKUTIF Ringkasan Eksekutif merupakan ringkasan yang menjadi titik perhatian pada business plan. Ringkasan eksekutif dapat ditulis setelah semua dokumen business plan selesai dibuat, berisi hasil penting dari perencanaan bisnis , tujuan dari perencanaan bisnis, jenis kegiatan dari Inkubator Bisnis dan bisnis utama dari penyelenggaraan Inkubator Bisnis pada institusi tersebut. Pengelolaan Inkubator Bisnis , penjelasan singkat tentang produk yang dihasilkan ( Infrastuktur dan pelayanan yang dilakukan ) dan pemasarannya. serta target keuangan dan modal yang diperlukan. Tujuan ringkasan eksekutif adalah untuk memberikan gambaran business plan yang dibuat kepada investor untuk mengembangkannya.



DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Diisi dengan latar belakang mengapa inkubator bisnis harus didirikan dilohat dari potensi pasar, sumber daya manusia, ketersediaan sumber daya pendukung, teknologi, dan lainnya.



B. MAKSUD DAN TUJUAN Diisi dengan maksud dan tujuan pedirian inkubator bisnis harus didirikan dengan bahasa yang singkat, jelas, tidak rancu, dan bisa diukur.



C. MANFAAT Diisi dengan manfaat pedirian inkubator bisnis setelah didirikan dengan bahasa yang singkat, jelas, tidak rancu, dan bisa diukur.



D. DASAR HUKUM Diisi dengan dasar hukum pelaksanaan inkubator bisnis



E. VISI, MISI DAN SASARAN STRATEGIS 1. Visi Menjelaskan ide spesifik untuk pengembangan ke depan Inkubator Bisnis dengan sebuah pernyataan singkat jelas dan mencantumkan kurun waktu target penncapaian 2. Misi Menjelaskan tujuan tertentu atau spesifik dari Inkubator Bisnis. Penjelasan tentang alasan yang mendasari pelaksanaan aktivitas Inkubator Bisnis. Hal ini akan menjadi pedoman arah pengembangan Inkubator Bisni. 3. Sasaran Strategis Menjelaskan tentang sasaran strategis secara kualitas dan kuantitas serta pengelolaan keuangan. Dijelaskan juga implementasi yang relevan dan proses monitoring dan evaluasi kegiatan Inkubator Bisnis. Indikator yang dapat digunakan S.M.A.R.T. . (Specific, measurable, available at acceptable costs, relevant to the objective, and time-bound). Mempersiapkan tujuan jangka panjang, jangka menengah dan tujuan jangka pendek.



BAB II KAJIAN PEMBENTUKAN INKUBATOR BISNIS A. ANALISA DATA POTENSI DAERAH Diisi dengan data potensi tempat inkubator bisnis didirikan dilihat dari (potensi sumber daya manusia, potensi industri, sosial budaya, sumber daya pendukung lainnya).



B. ANALISA SWOT Analisa SWOT terkait lembaga inkubator bisnis yang akan dibentuk. Analisis SWOT untuk mengetahui strategi apa yang harus diterapkan, sehubungan dengan rencana jangka panjang.



C. PEMAPARAN BUSINESS CANVAS MODEL INKUBATOR BISNIS Pemaparan Business Canvas Model terkait lembaga inkubator bisnis yang akan dibentuk Sesuai dengan BAB II Buku Pedoman.



D. MODEL INKUBATOR BISNIS Model inkubator bisnis yang digunakan



E. JEJARING KERJA INKUBATOR BISNIS Diisi dengan mitra kerja dari instansi, perusahaan, asosiasi, dan inkubator bisnis



F. KERANGKA KERJA KEUANGAN Penting : bahwa Anda memberikan gambaran tentang asumsi perkembangan keuangan Inkubator Bisnis. Ini adalah bagian dari rencana keuangan Anda. 1. Asumsi – asumsi Keuangan Asumsi keuangan mengenai kebutuhan modal, biaya operasional dan asumsi pemasukan (capital budgeting dan analisis investasi) 2. Pengelolaan Dana Memberikan gambaran tentang bagaimana pengelolaan dana untuk Penyusunan rencana bisnis inkubator dan biaya operasional serta investasi akan digunakan: Biaya Pembentukan Inkubator Bisnis



Total Biaya ( Rp)



1. Notaris , Surat Ijin Usaha 2. Biaya Pengembangan Ekternal 3. Biaya Belanja Pegawai Sebelum memulai Kegiatan Inkubator Bisnis 4. Kegiatan lainnya Total:



Biaya Operasional Inkubator Bisnis



Total Biaya ( Rp)



Tahun ke 1 Tahun ke Tahun ke Tahun ke Tahun ke 2 3 4 5 1. Biaya Pegawai 2. Pengelolaan Gedung, seperti utilitas, pemeliharaan dan perbaikan alat , dll 3. Pelayanan untuk tenan, seperti konsultasi badan hokum dan biaya konsultasi 4. Biaya Lainnya, seperti kendaraan, peralatan, iklan promosi, biaya perjalanan, telekomunikasi, asuransi dll Total:



Investasi



Total Biaya ( Rp) Tahun ke 1



Tahun ke 2



Tahun ke 3



Tahun ke 4



Tahun ke 5



1. Investasi Gedung 1.1 Pemeliharaan Gedung 1.2 Lainnya 2. Investasi Infrastruktur 2.1 Pengelolaan Infrastruktur 2.2 Peralatan Khusus 2.3 Lainnya Total:



3. Persyaratan Modal Memberikan gambaran tentang bagaimana pembentukan bisnis inkubator dan biaya operasional serta biaya investasi:



Perolehan Dana untuk Biaya Pembentukan Inkubator Bisnis



Total Biaya ( Rp)



1. Subsidi – dari instansi pemerintahan lokal dan nasional 2. Subsidi – dari bank dunia, Uni Eropa dan Perbankan internasional lainnya 3. Subsidi dari bank dan sektor swasta lainnya 4. Bantuan dari Bank dan Institusi Bantuan dari Universitas dan Departemen Pengembangan dan Penelitian Keuangan lainnya 5. Biaya sewa dan pendapatan inkubator lainnya 6. Sumber pendanaan lainnya Total:



PEMBIAYAAN OPERASIONAL DAN INVESTASI



Amount (currency units) 1. year



2. year 3. year



4. year



5. year



1. Subsidi – dari instansi pemerintahan lokal dan nasional 2. Subsidi – dari bank dunia, Uni Eropa dan Perbankan internasional lainnya 3. Subsidi dari bank dan sektor swasta lainnya 4. Bantuan dari Bank dan Institusi Bantuan dari Universitas dan Departemen Pengembangan dan Penelitian Keuangan lainnya 5. Biaya sewa dan pendapatan inkubator lainnya 6. Sumber pendanaan lainnya Total:



Lampiran mengenai lembar komitmen/kerjasama sponsor untuk pendanaan dan fasilitas lainya.



BAB III ORGANISASI DAN PROSEDUR KERJA INKUBATOR BISNIS A. ORGANISASI 1. Status Hukum Bagaimana status legalitas status hukum Inkubator Bisnis di unit kerja anda ? 2. Kepemilikan Bagaimana status kepemilikan Inkubator Bisnis di unit kerja anda? 3. Struktur Organisasi ( maksimal 3 halaman ) a. Nama Inkubator Bisnis dan Dewan Penasihat Mencantumkan nama, peran dan kompetensi penyelenggaraan Inkubator Bisnis serta Dewan Penasihat b. Staf Pelaksana Inkubator Bisnis Memberikan informasi pada staf Inkubator Bisnis (untuk melampirkan Daftar Riwayat Hidup mereka), deskripsi pekerjaan yang disesuaikan dengan struktur organisasi c. Diagram Struktur Organisasi Diagram struktur organisasi, menggambarkan garis dan komando antar personal. 4. Biaya Belanja Pegawai Asumsi biaya belanja pegawai, dalam bentuk honorarium dll a. Kebutuhan Belanja Pegawai Desain kebutuhan belanja pegawai , tambahan personil dalam jangka waktu tertentu ( misalnya untuk 1-5 tahun )



periode



b. Sistem Remunerasi Jika ada deskripsikan mengenai, sistem remunerasi untuk pegawai ( BPJS, bonus, insentif dll)



B. PROSEDUR KERJA INKUBATOR BISNIS 1. Standar operasional dan prosedur inkubator bisnis Penjelasan mengenai standar operasional dan prosedur ( maksimal 4 halaman) Bisa dilengkapi dengan diagram proses bisnis atau flowchart. a. SOP Pengelolaan tenant Diisi dengan pengelolaan tenant ( seleksi tenant, administrasi tenant, evaluasi tenant, keluar dan masuknya tenant) b. SOP layanan internal Inkubator bisnis Penjelasan mengenai layanan internal inkubator bisnis termasuk pengadiminisatrasian kegiatan. c. SOP layanan eksternal Inkubator bisnis Penjelasan mengenai layanan eksternal inkubator bisnis pengadiminisatrasian kegiatan.



d. SOP Monitoring dan evaluasi (Monev) Inkubator Bisnis Diisi dengan penjelasan tata cara monev dan bagaimana penerapan kegiatann hasil monitoring dan evaluasi tersebut. 2. Tata tertib, aturan, dan ketentuan Inkubator bisnis Penjelasan mengenai tata tertib dan peraturan yang berlaku di area inkubator bisnis (maksimal 4 halaman) a. Ketentuan terkait layanan inkubator bisnis Ketentuan terkait layanan inkubator bisnis kepada Tenant (termasuk hak dan kewajiban tenant). b. Ketentuan penggunaan fasilitas Penjelasan terkait aturan penggunaan gedung saat jam operasional dan di luar jam opearsional. Jam kerja operasional serta fasilitas yang dapat dipakai, misalkan : 6 hari kerja pukul 07.00 sd 19.00 . Kebijakan Harga Untuk Penyewaan Ruangan Lainnya. Berapa biaya sewa tempat untuk co working space/office share dan fasilitas lainya? c. Penjaminan Keamanan Fasilitas Inkubator Bisnis Jaminan keamanan akan menjadi tanggung jawab siapa



BAB IV FASILITAS DAN LAYANAN INKUBATOR BISNIS A. FASILITAS INKUBATOR BISNIS Deskripsi mengenai fasilitas yang diberikan oleh Inkubator Bisnis , dalam hal ini adalah sarana fisik. (maksimal 4 halaman untuk seluruh bagian 3.2) 1. Ruangan, Tata Letak Desain Ruangan Menjelaskan infrastruktur ruangan/ bangunan, tata letak / desain ruangan, ukuran sesuai dengan penggunaan, unit dan rencana biaya. Desain maupun gambar ruangan dari Inkubator Bisnis dijelaskan dalam lampiran. 2. Insfrastruktur Fisik Penjelasan tentang infrastruktur fisik yang tersedia dan definisi perabotan, peralatan Informasi Teknologi (IT) yang dibutuhkan serta nilainya. 3. Perawatan Fasilitas Perawatan fasilitas adalah kewajiban siapa dan dibebankan kepada siapa pembiayaannya. 4. Asuransi / Jaminan Fasilitas Jaminan fasilitas jika ada kerusakan, tanggung jawab siapa?



B. LAYANAN INKUBATOR BISNIS Pelayanan – pelayanan yang Diberikan (maksimum 3 halaman) 1. Ruang Lingkup Pelayanan Menjelaskan semua layanan yang ditawarkan oleh Inkubator, kapasitas dan biaya. Menjelaskan layanan umum, konsultasi dan pelayanan jasa bagi start-up, akses pembiayaan dan saran / masukan yang bersifat khusus, layanan purna perawatan. Penting bahwa Anda juga mengatasi pengaturan jaringan internal dan eksternal.



2. Kebijakan Pembiayaan untuk Bentuk Pelayanan Lainnya Kebijakan biaya untuk berbagai macam layanan lainnya. Contoh : paket co working space, paket pelatihan, paket layanan konsultasi, dll



BAB V ROADMAP INKUBATOR BISNIS A. STRATEGI PENGEMBANGAN INKUBATOR BISNIS 1. Roadmap Inkubator Bisnis Diisi dengan rencana pengembangan inkubator bisnis paling tidak selama lima tahun 2. Key Performance Indicator Inkubator Bisnis Diisi dengan kriteria-kriteria pencapaian keberhasilan inkubator bisnis



B. IMPLEMENTASI PROGRAM INKUBATOR BISNIS Diisi dengan penjabaran kegiatan-kegiatan inkubator bisnis. Menggambarkan langkah awal dalam menerapkan bisnis plan 1. Daftar kegiatan Inkubator bisnis Diisi dengan daftar kegiatan tahun per tahun slema lima tahun dan diisi dengan target ouput dari kegiatan tersebut 2. Jadwal kegiatan inkubator bisnis Diisi dengan jadwal kegiatan tahun per tahun slema lima tahun.



BAB VI KESIMPULAN Kesimpulan mengenai rencana keuangan, apakah bermanfaat dilihat dari investasi dan lainnya.



V. lampiran -lampiran Lampiran 1 : Diagram Business Canvas Model Lampiran 2 : Rencana Keuangan Rencana keuangan (capital budgeting dan analisis investasi)



Lampiran 3: Daftar identifikasi Sarana dan Prasarana Lampiran 4: Surat Perjanjian Kerjasama dari Stake Holder (disarankan harus ada)



Lampiran 5: Surat Perjanjian Kerjasama dari sponsor (financial support) (jika ada)



Lampiran 6: Brosur Promosi Inkubator Bisnis Lampiran 7 : Format aplikasi tenant (format aplikasi program inkubasi calon tenant)



Lampiran 8: Form Administrasi Tenant (form biodata tenant, form seleksi tenant, Form evaluasi tenant,



Lampiran 9: Form Kontrak Kerja Inkubator Bisnis dengan Tenant Lampiran 10: Format laporan kinerja tenant Lampiran 11: Daftar riwayat hidup pengelola inkubator bisnis