Pedoman Kerja Unit Layanan Tata Usaha Edit [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN Puskesmas merupakan garda terdepan dalam penyelenggaraan upaya kesehatan dasar, Puskesmas yang merupakan Unit Pelaksana Teknis Daerahyang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama,dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untukmencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalahMewujudkan masyarakat Kecamatan Ngasem yang sehat secara mandiri melalui pelayanan yang bermutu, Kecamatan sehat adalah gambaran masyarakat kecamatan masa depan yang ingin dicapai melalui pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup dalam lingkungan dan dengan perilaku sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Puskesmas dalam melakukan pelayananan kepada masyarakat dan dalam melaksanakan tugas dan kewajibanya UPTD Puskesmas Ngasem perlu dipandu oleh suatu Pedoman kerja yang mengatur sistem kerja yang harus dilakukan oleh Pimpinan dan segenap karyawan Puskesmas Ngasem, oleh sebab itu Pedoman harus disusun dan digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan setiap karyawan di Puskesmas Ngasem, agar setiap karyawan memiliki standar yang sama dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Pedoman Puskesmas disusun berdasarkan Upaya layanan atau program yang ada di dalam UPTD Puskesmas Ngasem Adapun Upaya ini digolongkan menjadi 4 bagian utama yaitu Panduan kerja Administrasi dan Manajemen ( Admen ), Pedoman kerja Layanan Kesehatan Perorangan (UKP), Pedoman kerja LayananKesehatan Masyarakat Esensial (UKM-E), dan Pedoman kerja Layanan Kesehatan Masyarakat Pengembangan (UKMP), sesuai dalam struktur organisasi Puskesmas Ngasem. Unit Layanan Tata Usaha merupakan unit yang mengatur kegiatan administrasi Puskesmas, baik yang bersifat Internal yaitu melayani dan mendukung kegiatan seluruh karyawan di Puskesmas Ngasem dan pelayanan yang bersifat eksternal yang berhubungan dengan administrasi diluar Puskesmas Ngasem, oleh karena itu dalam melaksanakan pekerjaannya Layanan Tata Usaha di nahkodai oleh seorang Kasubag. Tata Usaha yaitu seorang pejabat struktural di lingkungan Puskesmas Ngasem, Sistem tata kerja Layanan Tata Usaha merupakan sistem 1 pintu dimana seluruh surat menyurat dan dokumentasi kegiatan di kendalikan oleh Layanan ini.



1



BAB II GAMBARAN UMUM UPTD PUSKESMAS NGASEM



Puskesmas Ngasem Kabupaten Kediri berlokasi di Jln Pamenang No. 516 Desa Ngasem, Kec. Ngasem Kabupaten Kediri, dengan wilayah kerja sebanyak 12 desa dari 12 desa di wilayah kecamatan.Puskesmas Ngasem didukung jejaring dibawahnya sebanyak 3 Pustu,8 Poskesdes, dan 50 Posyandu Balita serta 12 Posyandu Lansia. Dalam menjalankan kegiatan manajemen di Puskesmas Ngasem terdapat beberapa kali pergantian kepemimpinan.Urutan pergantian kepemimpinan tersebut diantaranya adalah 1.dr. Haryanti Hadikoesworo (tahun 1982 – 2000), 2.dr. Adi Laksono (tahun 2000 – 2006), 3.dr. Mustadhim(tahun 2006 – sekarang). Puskesmas Ngasem sebagai puskesmas rawat jalan mempunyai 10 LayananLayanan yaitu Layanan Pendaftaran, Layanan PengobatanUmum, Layanan Pengobatan Gigi, LayananFarmasi, LayananPembayaran,Layanan Laboratorium, Layanan Pelayanan KIA / KB, Layanan TU, Layanan Gizi, dan Layanan Sanitasi. Layanan Pendaftaran dengan fasilitas ruang penyimpanan rekam medis dengan 1 orang staf. Pengobatan Umum dengan fasilitas 1 ruang tindakan medis dengan 2 tempat tidur dengan 1 orang dokter umum, dan 4 orang perawat. Layanan Gigi dengan fasilitas 1 dental Unit Layanan, 1 orang dokter gigi, dan 2 orang perawat gigi.Layanan Obat dengan fasilitas gudang obat dengan 1 orang asisten apoteker, Layanan Laboratorium dengan fasilitas ,1 mikroskop binokuler,1 orang analis. Layanan kasir dengan 1 orang staf. Layanan Pelayanan KIA/ KB dengan fasilitas 1 tempat tidur pemeriksaan ibu hamil, 1 ruang tempat pemeriksaan anak, 1 ruang tindakan KB dengan 1 bed Ginekologi dan 1 tempat tidur pemeriksaan serta pojok Laktasi dengan anggota 12 orang bidan PNS, 3 orang bidan PTT dan 1 orang Koordinator Imunisasi. Layanan Gizi dengan 2 orang petugas gizi, Layanan Sanitasi dengan 1 orang petugas Kesehatan Lingkungan. Layanan Tata Usaha dengan 1 orang Kepala Tata Usaha Dipimpin oleh 1 orang KTU dan 3 orang staf tetap, serta 3 orang staf yang diperbantukan di tata usaha. Sebagai fasilitas pelayanan kesehatan strata/tingkat pertama, puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan, dan upaya kesehatan masyarakat. Pelayanan kesehatan perorangan, yaitu pelayanan yang bersifat pribadi (private goods), dengan tujuan utama penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan perorangan tanpa mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit melalui pelayanan rawat jalan. Sedangkan pelayanan kesehatan masyarakat adalah pelayanan yang bersifat public (public goods) dengan tujuan utama memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan. Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Ngasem mempunyai 2 ruangan dalam melaksanakan tugasnya yaitu ruangan Kasubag. TU dan staf serta ruangan sekretariatan untuk menyimpan dan mengendalikan dokumen.



2



BAB III Visi VISI DAN MISI UPTD PUSKESMAS NGASEM Menjadi salah satu pusat kesehatan mesyarakat unggulan di Kabupaten Kediri



Misi 1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata, terjangkau, berdaya saing sesuai standart operasional pelayanan bagi masyarakat 2. Meberkan dayakan masyarakat untuk menuju kemandirian hidup sehat melalui upaya promotif dan proventif 3. Meningkat SDM yang berkualitas melalui pelatihan dan pengembangan diri sesuai kompentensi yang dibutuhkan 4. Melengkapi sarana dan prasarana untuk meningkatkan kualitas pelayanan 5. Membina kerjasama (Team Work) antar karyawan dan lintas sektor 6. Meningkatkan tata kelola administrasi yang tertib dan berkualitas 7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. MOTTO “KAMI SIAP MENJADI SAHABAT SEHAT” Tujuan Puskesmas Mendukung tercapaianya tujuan pembangunan Nasional yaitu meningkatkan kesadaran, kemauan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja Puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggitingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat



Tata Nilai 1. KEJUJURAN Sebagai insan yang beriman insan puskesmas Ngasem selalu menjaga kejujuran dalam bertindak,kerja keras,disiplin,berkomitmen dan mendahulukan kepentingan organisasi. 2. PROFESIONALISME Keyakinan terhadap tatanan dalam memberikan pelayanan yang berlandaskan pada kaidah ilmiah dan kaidah profesi serta tidak bertentangan degan norma-norma yang berlaku di masyarakat, dengan ciri – ciri : bertanggung jawab, inovatif ,kreatif, dan optimis



3



3. KETERBUKAAN Terbuka dalam memberikan informasi pelayanan, serta siap menerima kritik dan saran pelanggan agar pelayanan kesehatan yang diberikan selalu tercipta perbaikan demi kepuasan pasien. 4. RAMAH DAN SANTUN Dalam memberikan pelayanan insan Puskesmas Ngasem selalu penuh empati, berpikir positif, dan ikhlas serta berprinsip pada Senyum, Sapa dan Salam.



4



BAB IV



STRUKTUR ORGANISASI UPTD PUSKESMAS NGASEM Ka.UPTD Puskesmas Ngasem dr. Mustadhim Ka.Sub.Bagian Tata Usaha Sunariyah



Wakil Manajemen Mutu Laste Menanti, ST



Penanggung Jawab Sistem Informasi Puskesmas Binti Mahmudah,Amd.Keb



Penanggungjawab UKM Esensial Dan UKM Pengembangan Laste Menanti, ST



Penanggung Jawab UKM Esensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat Komariyah Pujiyati,Amd.Kep.



Promkes Laste Menanti, ST.



KIA-KB Maskiyah, S.St.



Gizi Agustina Budi W., Amd., Keb.



Kesling Laste Menanti, S.T.



Pencegahan & Pengendalian Komariyah Pujiwati, Amd., Kep.



Kesehatan Jiwa Nurjanah,Amd.,Kep



Kesh Indera Siti Mudrikah, Amd., Kep.



UKGM/UKGS/UKS/N APZA Denok Wulandari, Amd., Kesgi.



Kesh Usila Maylia Hestina,Amd.,Keb.



POSKESTREN



Kesehatan OR Dwi Murwani, Amd., Kep.



BATTRA Siti Mudrikah, Amd., Kep.



-



Penanggung Jawab Keuangan Bendahara JKN : Eli Riyatiningsih,Amd.Keb Bendahara Penerima Pembantu : Indah Rahayu,Amd.Keb. Bendahara Pengeluaran Pembantu : Sutomo Bendahara BOK : Nurhadi



Dr. Myrna Windarti



-



Penanggung Jawab Rawat Jalan R P.Umum : Dr. Myrna Windarti R Gigi : drg. Siti Anita Soes R KIA/KB/MTBS : Maskiyah, S. ST. R Tindakan : Mai Karuniawati, Amd.,Kep. R Gizi : Agustina Budi W.,Amd.,Keb R Pendaftaran : Elly Andriastuti R TB : Wiwin Indrawati, Amd., Kep. R Sanitasi : Laste Menanti, S.T. R Obat : Dewi Pudjiwati R IMS / VCT : Mai Karuniawati, Amd.,Kep. R Laborat : Desi Fea Wijayanti, Amd.,Ak R Kasir : Sucianik



Penanggung Jawab Pusling Siti Mudrikah, Amd., Keb.



Penanggung Jawab Pustu Tugurejo Dwi Murwani, Amd., Kep.



Penanggung Jawab Laboratorium Desi Fea Dwi W., Amd., AK.



Bidan Desa Sumber Rejo Eli Riyatiningsih, Amd., Keb.



Bidan Desa Paron Indah Rahayu, Amd., Keb.



Penanggung Jawab Pustu Wonocatur Siti Nurjanah, Amd., Kep.



Perkesmas Mai Karuniawati, Amd.Kep



Penanggung Jawab Rumah Tangga Sutomo



Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Perorangan



Penanggung Jawab UKM Pengembangan Siti Maesaroh, Amd. Keb



Laste Menanti, ST



Penanggung Jawab Kepegawaian Sucianik



UKK Siti Mudrikah, Amd., Kep. Penanggung Jawab Pustu Gogorante Komariyah Pujiyati, Amd., Kep.



KEPALA UPTD PUSKESMAS NGASEM



Bidan Desa Sukorejo Binti Mahmudah, Amd., Keb.



Bidan Desa Doko Agustina Budi W., Amd., Keb.



Bidan Desa Karangrejo Maylia Hestina, Amd., Keb.



Bidan Desa Kwadungan Yuti Rosanti, Amd., Keb.



Bidan Desa Nambaan Imroatul Alamah, Amd., Keb.



dr.MUSTADHIM Pembina NIP. 19710605 200212 1 011



5



Bidan Desa Toyoresmi Ari Indrayani, Amd., Keb.



BAB V STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN TATA USAHA



Ka.UPTD Puskesmas Ngasem dr. Mustadhim



Ka.Sub.Bagian Tata Usaha Sunariyah



Penanggung Jawab Sistem Informasi Puskesmas BINTI MAHMUDAH



Penanggung Jawab Kepegawaian SUCIANIK



Penanggung Jawab Rumah Tangga Sutomo



6



-



Penanggung Jawab Keuangan Bendahara Penerima Pembantu :Indah Rahayu Bendahara Pengeluaran Pembantu :Sutomo Pngelola Bok :Nurhadi Pengelola JKN :Elly Riatiningsih



BAB VI URAIAN TUGAS



No 1



Tugas Kasubag Tata Usaha



Uraian



Wewenang



Tanggungjawab



1. Menyusun rencana kegiatan urusan Tata Usaha berdasarkan data program Puskesmas 2. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan 3. Mengkoordinasikan para staf dalam menyusun program kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama yang baik 4. Memberi pengarahan kepada staf tentang pelaksanaan kegiatan 5. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif dan manajemen di Puskesmas 6. Mengkoordinir arsip surat masuk dan surat keluar 7. Bertanggungjawab atas administrasi, membantu pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya 8. Melakukan monitoring dan evaluasi hasil kegiatan urusan Tata usaha secara keseluruhan 9. Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas serta data kesehatan yang diperlukan untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan 10. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan



1. Memberikan pelayanan tata usaha sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas keberhasilan pelayanan tata usaha di Puskesmas 3. Bertanggung jawab atas pemeliharaan sarana dan prasarana di Puskesmas 4. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 5. Bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan tata usaha sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kepala Puskesmas 3. Menyelenggarakan administrasi tingkat puskesmas 4. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)



7



pertanggungjawaban kepada Kepala puskesmas 11. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan masyarakat, dan urusan umum, perencanaan, serta pencatatan dan pelaporan 12. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 13. Mempunyai tugas pokok di bidang kepegawaian - Membuat Struktur Organisasi Puskesmas - Membuat daftar / catatan kepegawaian Puskesmas - Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas - Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab - Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan konsultasi dengan kepala Puskesmas - Melakukan file kepegawaian 2



Umum & Kepegawaian



1. Menyusun rencana kegiatan kepegawaian dan Umum 2. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 3. Bertanggungjawab atas administrasi, membantu pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya 4. Menyediakan dan menyimpan data Kepegawaian & Umum untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan



8



1. Memberikan pelayanan 1. Menggunakan alat / inventaris kepegawaian dan umum sesuai Puskesmas untuk kepentingan SOP, bertanggung jawab atas pelayanan pelaksanaan tugas yang 2. Memberikan pelayanan dibebankan kepegawaian dan umum sesuai 2. Bertanggung jawab atas dengan kemampuan, kewenangan pemeliharaan sarana dan atas perintah Kepala Puskesmas prasarana di Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag



5. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada Kasubag Tata Usaha 6. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 7. Membuat daftar / catatan kepegawaian Puskesmas 8. Membuat uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang setiap petugas 3



Pejabat Keuangan



1. 2. 3. 4. 5.



4



Bendahara Penerimaan



1. Membuat perencanaan tahunan 2. Membuat catatan harian uang masuk dalam buku kas umum 3. Menerima setoran dari kasir 4. Membuat laporan keuangan penerimaan retribusi, terdiri dari : laporan pendapatan BLUD, buku kas



3. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 4. Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha



Mengkoordinasikan penyusunan RBA 1. Memberikan pelayanan sebagai Menyiapkan DPA-BLUD pejabat keuangan sesuai SOP, Melakukan pengelolaan pendapatan dan biaya bertanggung jawab atas pelaksanaan Menyelenggarakan pengelolaan kas tugas yang dibebankan Menyusun kebijakan pengelolaan barang, aset tetap, 2. Bertanggung jawab kepada Kasubag dan investasi Tata Usaha 6. Menyelenggarakan sistem informasi manajemen keuangan 7. Menyelenggarakan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan 8. Mempunyai fungsi sebagai penanggung jawab keuangan BLUD



9



Tata Usaha



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan sebagai pejabat keuangan sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag Tata Usaha



1. Memberikan pelayanan sebagai 1. Menggunakan alat / inventaris bendahara penerimaan sesuai Puskesmas untuk kepentingan SOP, bertanggung jawab atas pelayanan pelaksanaan tugas yang 2. Memberikan pelayanan sebagai dibebankan bendahara penerimaan sesuai 2. Bertanggung jawab atas dengan kemampuan, kewenangan



umum, tanda bukti pembayaran, foto copy slip setoran rek giro puskesmas, laporan penggunaan karcis, rekap penggunaan karcis, laporan persediaan karcis, rekap pedapatan retribusi yankes, waskat. 5. Meminta paraf ke pejabat keuangan sebelum menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda 6. Menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda 7. Melaporkan kas sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kapus (laporan bulanan) 5



Bendahara Pengeluaran



1. Menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggung jawabkan pengeluaran uang



10



keberhasilan tugas sebagai atas perintah Kepala Puskesmas bendahara penerimaan di dan di bawah pengawasan kasubag Puskesmas Tata Usaha 3. Bertanggung jawab atas tertib 3. Menyelenggarakan administrasi administrasi keuangan 4. Bertanggung jawab kepada 4. Melaksanakan fungsi manajemen Kasubag Tata Usaha (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)



1 Pertanggung Jawaban penggunaan UP (uang persediaan) 2 Pertanggung Jawaban penggunaan GU (ganti uang) 3 Pertanggung Jawaban penggunaan TU (tambah uang) 4 Pertanggung Jawaban penggunaan LS (langsung) 5 Pertanggung Jawaban Administratif 6 Pertanggung Jawaban Fungsional



1. Mengajukan permintaan pembayaran menggunakan SPP – UP / GU / TU dan SPP LS 2. Menerima dan menyimpan Uang Persediaan 3. Melaksanakan pembayaran dari Uang Persediaan yang dikelolanya 4. Menolak perintah dari Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan 5. Memiliki kecakapan dalam manajemen tugasnya 6. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP – LS yang diberikan oleh PPTK



7. Mengembalikan dokumen pendukung SPP – LS yang diberikan oleh PPTK apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat dan / atau tidak lengkap 6



Pengelola Barang



1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, prasarana dan alat medis. 2. Melaksanakan koordinasi ke semua Penanggung jawab layanan 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana untuk melaksanakan kegiatan 4. Memonitoring kegiatan pengelola barang 5. Menyusun dokumen Pengadaan barang yang dibutuhkan oleh unit masing-masing 6. Melaksanakan pengecekan, pendataan, mengagendakan, dan pencatatan barang yang diterima 7. Menyusun laporan inventaris barang tiap 6 bulan sekali untuk diserahkan ke kepala tata usaha



1. Melaksanakan tugas sebagai pengelola barang sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas inventaris barang di Puskesmas 3. Bertanggung jawab atas pemeliharaan sarana dan prasarana kesehatan di Puskesmas 4. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 5. Bertanggung jawab kepada Kasubag TU



7



Penilaian Kinerja Puskesmas



1. Penetapan target cakupan bersama dengan penanggung jawab program 2. Melaksanakan koordinasi lintas program di Puskesmas 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana sebelum



1. Memberikan pelayanan sebagai 1. Menggunakan alat / inventaris petugas penyusun penilaian kinerja Puskesmas untuk kepentingan Puskesmas sesuai SOP, pelayanan bertanggung jawab atas 2. Melaksanakan fungsi manajemen pelaksanaan tugas yang sederhana (perencanaan,



11



1. Menggunakan inventaris barang untuk kepentingan pelayanan (ambulan) 2. Melaksanakan pemeliharaan barang yang dimiliki Puskesmas sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag TU 3. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)



8



Perencanaan Tingkat Puskesmas



pelaksanaan kegiatan 4. Melaksanakan pengumpulan data yang didapatkan dari pemegang program dan seluruh karyawan Puskesmas 5. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 6. Pemantauan periodik hasil kegiatan dari masingmasing program tiap tribulan dalam rangka mencapai target cakupan dan mutu 7. Membuat laporan kegiatan penilaian kinerja Puskesmas 8. Melakukan konsultasi ke Dinas Kesehatan 9. Menerima umpan balik nilai akhir kinerja puskesmas berikut penjelasannya dalam perbaikan perhitungan bila terjadi kesalahan 10. Menyajikan hasil akhir perhitungan cakupan & mutu kegiatan dalam bentuk grafik sarang laba-laba atau lainnya 11. Tim PKP bersama penanggung jawab kegiatan menyusun rencana pemecahan masalah / RTL



dibebankan penggerakan, dan pelaksanaan, 2. Bertanggung jawab atas pengawasan, pengendalian, dan keberhasilan pelaksanaan penilaian penilaian) kinerja Puskesmas 3. Membina & menggerakkan peran 3. Bertanggung jawab atas tertib serta seluruh karyawan Puskesmas administrasi untuk keberhasilan kegiatan 4. Bertanggung jawab kepada penilaian Kinerja Puskesmas Kasubag Tata usaha



1. Menyusun rencana kegiatan PTP 2. Melaksanakan koordinasi lintas program dan lintas sektor di Puskesmas 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana sebelum pelaksanaan kegiatan 4. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 5. Membuat laporan kegiatan PTP (tahunan)



1. Memberikan pelayanan sebagai petugas penyusun PTP Puskesmas sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan PTP



12



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Melaksanakan fungsi manajemen sederhana (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan



9



Pengendali Dokumen dan Rekaman



1. Menerima dan mencetak dokumen baru. 2. Melakukan revisi dokumen, atas instruksi Wakil Manajemen Mutu. 3. Melakukan pemusnahan dokumen, kadaluarsa. 4. Menyimpan dokumen dan rekaman kegiatan 5. Menyimpan dan mngendalikan dokumen eksternal. 6. Mengendalikan dokumen & rekaman 7. Menerbitkan dokumen sesuai instruksi Wakil Manajemen Mutu.



13



3. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 4. Bertanggung jawab kepada Kasubag Tata Usaha



penilaian) 3. Membina & menggerakkan peran serta seluruh karyawan Puskesmas untuk keberhasilan kegiatan PTP



1. Memberikan pelayanan sebagai Pengendali dokumen & rekaman sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 3. Bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Membina & menggerakkan peran serta seluruh koordinator & penanggung jawab program / layanan



BAB VII NOMENKLATUR A. Umum. 1. Surat masuk Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain / perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir (pengirim surat), yang dikirimkan kepada Puskesmas Ngasem dan diarsipkan oleh petugas pengendali surat masuk sesuai dengan kode surat masing. Kode: a. 000 : Umum b. 100 : Pemerintahan. c. 200 : Politik. d. 300 : Keamanan dan ketertiban. e. 400 : Kesejahteraan rakyat. f. 500 : Perekonomian. g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan. h. 700 : Pengawasan. i. 800 : Kepegawaian. j. 900 : Keuangan.dst............... 2. Buku agenda surat masuk. Adalah buku yang mengagendakan seluruh surat masuk, dan bertujuan agar dapat dengan mudah melakukan pengambilan kembali surat yang telah diarsipkan. Dalam agenda surat masuk yang harus diisi adalah no urut, no berkas, alamat pengirim surat, tanggal surat, nomer surat perihal surat dan tanggal terima surat. 3. Lembar disposisi Adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. Yang terdiri dari kepala, isi lembar disposisi, isi daripada lembar disposisi adalah surat dari, momer surat, tanggal, diterima tanggal, nomer agenda, sifat, perihal, diteruskan kepada, catatan. 4. Kartu Kendali. 5. Surat Keluar Eksternal Surat yang dikeluarkan dari tata usaha UPTD Puskesmas Ngasem yang ditujukan kepada organisasi atau perorangan diluar Puskesmas Ngasem, surat tersebut dapat berupa undangan, pemberitahuan, permohohonan, pengantar, dan surat keterangan, surat keluar yang lengkap adalah surat yang bertanggal, bernomer, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Surat keluar eksternal diarsipkan dengan kode sesuai isi surat keluar masing-masing, yaitu : a. 000 : Umum b. 100 : Pemerintahan. c. 200 : Politik. d. 300 : Keamanan dan ketertiban. e. 400 : Kesejahteraan rakyat. f. 500 : Perekonomian.



14



g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan. h. 700 : Pengawasan. i. 800 : Kepegawaian. j. 900 : Keuangan. 6. Kartu kendali surat keluar. No Urut,Kode Surat,Isi Surat,Lampiran,Kepada,Tanggal Surat,Tanggal Naskah Dinas,No Naskah Dinas,Pengolah, Tanggal Diteruskan/Dikirim,Paraf,Catatan. 7. Agenda surat keluar. Adalah sistem kendali surat keluar berupa buku agenda yang mengendalikan surat keluar agar lebih mudah dalam pencarian kembali surat keluar yang telah diarsipkan, surat keluar berisi nomer urut, nomer berkas atau surat, alamat tujuan, tanggal surat, tanggal pelaksana dan perihal. 8. Surat keluar internal Adalah surat keluar yang dikeluarkan oleh tata usaha untuk koordinator, penanggungjawab dan pegawai UPTD Puskesmas Ngasem, surat antara lain adalah undangan, pemberitahuan, peringatan dan surat keterangan. B. Kepegawaian. 1. Buku cuti pegawai Adalah suatu catatan yang membantu Tata Usaha dalam membuat cuti yang diajukan oleh pegawai di lingkungan Puskesmas Ngasem cuti pegawai didasarkan atas hak pegawai dalam memperoleh hari cuti tidak melebihi daripada hak cutinya, hak cuti ini dilua cuti dalam 1 tahunan, dan buku cuti pegawai dilaksanakan agar jumlah dari cuti melahirkan dan cuti tugas Negara. 2. Buku ijin tidak masuk kerja Adalah suatu buku catatan yang membantu tata usaha dalam mengelola ijin tidak masuk kerja pegawai yang disebabkan karena sakit atau ijin pribadi, dalam mengelola ijin pegawai harus disertai dengan bukti-bukti yang diperlukan. 3. Penilaian kinerja pegawai. 4. Buku Kenaikan pangkat. 5. Buku Kenaikan gaji berkala. 6. Buku absensi C. Bendahara Penerima. 1. Buku Kas Umum Penerimaan. Buku kas umum adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan baik uang masuk maupun uang keluar, yang diisi setiap ada transaksi, dan dilaporkan setiap bulan ke bagian keuangan Dinas Kesehatan Kabupaten Kediri, maksimal tanggal 5 bulan berikutnya, didalam buku kas umum terdapat kejelasan nomer, tanggal, uraian transaksi, kode rekening, nomer bukti harus ditulis dengan jelas. Didalam buku umum tidak boleh ada coretan, apabila terjadi kesalahan penulisan dicoret 2 garis yang mana tulisan kesalahan masih bisa terbaca, kemudian di paraf oleh petugas.



15



2. Tanda Bukti Pembayaran Tanda bukti pembayaran adalah tanda bukti transaksi yang dilakukan oleh penyetor dan bendahara keuangan, tanda ini dibuat setiap kali ada traksaksi penyetoran kepada bendahara penerima, dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak dengan mengetahui Kepala Puskesmas selaku KPA. 3. Slip Setoran Giro Adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis jumlah setoran retribusi ke Bank penerima setoran, Slip setoran dibuat rangkap 2, 1 untuk pihak Bank, yang 1 untuk arsip Puskesmas, sedangkan untuk laporan ke bagian keuangan Dinas Kesehatan adalah fotokopi dari slip setoran giro tersebut. 4. Laporan Rekapitulasi Pendapatan. Adalah laporan yang dibuat untuk mengetahui jumlah setoran secara kumulatif yang berisi rincian penerimaan, laporan ini dibuat 1 bulan sekali, dan dikirim ke bagian keuangan Dinas Kesehatan maksimal tanggal 5 bulan berikutnya. 5. Rincian Penerimaan Adalah rincian yang menjelaskan tentang jenis penerimaan hasil kegiatan Puskesmas antara lain retribusi rawan jalan, tindakan medis, pemeriksaan penunjang diagnosa, pengujian kesehatan dll. D. Bendahara Pengeluaran 1. Bendahara pengeluaran. Adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggung jawabkan uang untuk keperluan belanja dalam rangka pelaksanaan kegiatan keuangan. 2. SPP ( Surat Permintaan Pembayaran ) Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan / bendahara pengeluaran untuk mengajukan permintaan pembayaran 3. SPP – UP ( Uang Persediaan ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali ( revolving ) yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung. 4. SPP – GU ( Ganti Uang ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.



16



5. SPP – TU ( Tambahan Uang ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan tambahan uang persediaan guna melaksanakan kegiatan yang bersifat mendesak dan tidak dapat digunakan untuk pembayaran langsung dan uang persediaan. 6. SPP – LS ( Langsung ) Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh PPTK. 7. SPM ( Surat Perintah Membayar ) Dokumen yang digunakan / diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA. 8. SPM – UP ( Surat Perintah Membayar Uang Persediaan ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, yang dipergunakan sebagai uang persediaan untuk mendanai kegiatan. 9. SPM – GU (Surat Perintah Membayar Ganti Uang Persediaan ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, yang dananya dipergunakan untuk mengganti uang persediaan yang telah dibelanjakan. 10. SPM - TU ( Surat Perintah Membayar Tambahan Uang Persediaan ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, karena kebutuhan dananya melebihi dari jumlah batas pagu uang persediaan yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan. 11. SPM – LS ( Surat Perintah Membayar Langsung ) Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA kepada pihak ketiga. 12. BKU Buku untuk mencatat / mengetahui jumlah – jumlah yang diterima, dikeluarkan dan sisa yang ada dibawah pengurusan bendahara yang harus dipertanggung jawabkan. 13. BUKU BANTU Buku untuk mengakumulasi transaksi – transaksi ke dalam klasifikasi yang diperlukan untuk penyusunan laporan.



17



BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA Tata hubungan kerja di Layanan Tata Usaha, adalah: A. Tata Hubungan Kerja Intern Adalah suatu tata hubungan kerja antar pegawai di dalam layanan tata usaha sendiri, didalam tata hubungan kerja intern ini layanan tata usaha menjelaskan pekerjaan yang menjadi penanggungjawab tiap kegiatan dalam layanan tata usaha itu sendiri, yaitu: No



Penanggung jawab



1



Kasubag. TU



2



Umum dan Kepegawaian



3



Pengelola Barang



4



Pejabat Keuangan



Jenis Pekerjaan 1. Membuat rencana kegiatan Tata Usaha. 2. Mengkoordinir pengarsipan surat masuk dan keluar. 3. Monitoring dan evaluasi kegiatan ketata usahaan. 4. Membuat pencatatan dan pelaporan tata usaha. 5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data. 1. Menyusun rencana kepegawaian dan umum. 2. Mengelola surat masuk& membuat surat keluar. 3. Menyedikan dan menyimpan data kepegawaian dan umum. 4. Membuat pencatatan dan pelaporan di bidang umum dan kepegawaian. 5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 6. Membuat daftar atau catatan kepegawaian Puskesmas. 7. Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap petugas. 1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, prasaran dan alat medis. 2. Menyusun dokumen pengadaan barang yang dibutuhkan oleh unit layanan. 3. Mengelola barang masuk. 4. Laporan inventaris barang setiap 6 bulan. 5. elakukan penatausahaan barang di Puskesmas. 6. Memelihara barang milik Puskesmas. 7. Mengamankan barang milik Puskesmas. 8. Membuat Laporan barang secara periodik 1. Menyusun RBA. 2. Mempersiapkan DPA BLUD. 3. Mengelola pendapatan dan biaya. 4. Membuat laporan keuangan.



18



5



Bendahara Penerimaan



6



Bendahara Pengeluaran



7



Penilaian Kinerja Puskesmas



1. 2. 3. 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4.



8



Perencanaan Tingkat Puskesmas



1. 2. 3. 4.



9



Pengendali Dokumen dan Rekaman



1. 2. 3. 4. 5. 6.



Membuat rencana penerimaan tahunan. Laporan keuangan penerimaan restribusi. Membuat laporan Kas. Membuat laporan penerimaan. Membuat laporan pembayaran. Mmbuat laporan pertanggungjawabab pengeluaran. Melaksanakan pengumpulan data dari pemegang program. Mengolah dan menganalisis data. Membuat laporan penilaian kinerja Puskesmas. Menyajikan hasil akhir cakupan dalam visuliasasi data. Membuat POA Puskesmas. Membuat Analisis Kebutuhan Puskesmas. Membuat Perencanaan Operasional Puskesmas. Membuat Rencana Usulan Kegiatan dan RPK. Menerima dan mencetak dokumen baru. Revisi dokumen. Pemusnahan dokumen kadaluwarsa. Menyimpan dan mengendalikan dokumen eksternal. Mengendalikan dokumen dan rekaman Menerbitkan dokumen baru.



B. Tata Hubungan Kerja Ekstern. Adalah tata hubungan kerja antara Layanan Tata Usaha dengan unit layanan lainnya, yaitu dengan: 1. Kepala UPTD Puskesmas Ngasem mempertanggungjawabkan, menerima instruksi, berkoordinasi, mendapatkan pengarahan. 2. Audit Internal. Mendapatkan pengawasan internal. 3. Manajemen Mutu. Berkoordinasi, pelaporan. 4. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan. 5. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan. Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan. 6. UsahaKesehatan perorangan. Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan.



19



7. Koordinator Jaringan dan Jejaring. Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan



20



BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL



No



Jabatan



Kualifikasi / Kompetensi



Pelaksana



1



Kasubag Tata Usaha



SMEA



Sunariyah



2



Umum &



SMA



Sucianik



Kepegawaian 3



Pengelola barang



SMA



Dwi Budi Indarini



4



Penanggung jawab



Sanitarian



Laste Menanti



Sanitarian



Laste Menanti.



Perencanaan Tingkat Puskesmas 5



Penanggung jawab Penilaian Kinerja Puskesmas



6



Pejabat Keuangan



SMEA



Sunariyah



7



Bendahara



SMA



Sutomo



D3 Kebidanan



Indah Rahayu



penerimaan 8



Bendahara pengeluaran



9



Pengelola JKN



D3 Kebidanan



Elly Riatiningsih



10



Pengelola Bok



SMA



Nurhadi



11



Pengendali Dokumen



D3 Kebidanan



Binti Mahmudah



dan Rekaman



21



BAB X KEGIATAN ORIENTASI NO



LAYANAN/PROGRAM



1



Umum & Kepegawaian



2



Pengelolaan barang



KURIKULUM -



3



4



Perencanaan Tingkat Puskesmas Penilaian Kinerja Puskesmas



-



5



Pengelolaan Keuangan



6



Pengelolaan Penerimaan



-



7



Pengelolaan pengeluaran



-



8



Pengendalian Dokumen dan Rekaman



-



Mempelajari proses pembuatan surat keluar Mempelajari proses pengelolaan surat masuk Mempelajari proses pengarsiapan dokumen. Mempelajari proses kepagawaian (arsip, cuti, absen). Mempelajari proses pencatatan dan pelaporan Mempelajari proses pengelolaan barang. Mempelajari cara menerima barang masuk Mempelajari cara mengeluarkan barang Mempelajari cara mengisi buku kendali barang Mempelajari cara membuat daftar inventaris ruangan. Mempelajari proses pemeliharaan sarana dan prasarana Mempelajari proses perencanaan tingkat Puskesmas. Mempelajari cara pembuatan POA Mempelajari cara pembuatan RUK dan RPK Mempelajari penilaian kerja Puskesmas. Mempelajari indikatoriindikator mutu Puskesmas. Memepelajari cara penilaian kinerja Puskesmas Mempelajari proses pengelolaan keuangan. Mempelajari cara pembukuan keuangan Mempelajari cara pelaporan keuangan. Mempelajari cara pembuatan perencanaan penerimaan Mempelajari cara pengerjaan Buku Kas Umum Mempelajari cara pengisian tanda bukti pembayaran Mempelajari proses setoran ke Bank Mempelajari proses pengelolaan karcis Mempalari proses pengisian laporan pendapatan Mempelajari proses pembuatan buku kas umum pengeluaran Mempelajari cara mengisi buku pajak. Mempelajari cara mengisi buku bantu Bank Mempelajari cara mengisi buku bantu panjar. Mempelajari cara mengisi buku bantu rincian objek belanja perkode rekening Mempelajari alur pencairan dana Mempelajari cara mengendalikan dokumen dan rekaman Mempelajari cara penomeran dokumen. Mempelajari cara distribusi dokumen Mempelajari cara pemusnahan dokumen



22



BAB XI PERTEMUAN / RAPAT



No



Jenis Pertemuan



Pelaksanaan



Penanggungjawab



Peserta



1



Minilokakarya Bulanan



Setiap Bulan



KTU



Seluruh karyawan



2



Minilokakarya Triwulan



Setiap 3 bulan



KTU



Lintas sektor



3



Pengarahan Kepala Puskesmas



Setiap bulan



KTU



KTU & Staf TU



4



Pengarahan Penanggungjawab TU



Setiap bulan



KTU



Staf TU



5



Perencanaan Tingkat Puskesmas



Setiap Tahun



PTP/KTU



Tim PTP



6



Penilaian Kinerja Puskesmas Bulanan



Tribulan



PKP



Tim PKP



7



Pertemuan Pengelolaan Keuangan Pertemuan pengendalian dokumen



Setiap Bulan



Pejabat Keuangan



Pengelola Keuangan



Setiap 3 bulan



Pengendali Dokumen



Wakil manajemen mutuADMEN/ /UKP/UKME/UKM-P



8



23



BAB XII PELAPORAN No



Penanggungjawab



Jenis Laporan



Waktu Pelaporan Bulanan



1



Umum & Kepegawaian



Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Absensi harian Laporan cuti pegawai Buku penjagaan kenaikan pangkat



2



Pengelolaan barang



Laporan inventaris barang Buku pencatatan barang yang masuk dari dinas kesehatan Laporan pemeliharaan barang Laporan monitoring barang Laporan kerusakan barang



Semester Insidential



POA Puskesmas (BOK, Operasional, dan JKN)



Tahunan



Laporan hasil cakupan kegiatan beserta analisa dari masing-masing program Laporan kunjungan Laporan hasil PKP tahunan dan analisa kesenjangan Visualisasi Data berupa sarang laba-laba



Triwulan



3



Perencanaan Tingkat Puskesmas



4



Penilaian Kinerja Puskesmas



Bulanan Bulanan Bulanan



Bulanan Tahunan



5



Pengelolan Keuangan



Laporan Buku Kas Umum Pengelolaan keuangan



Bulanan



6



Bendahara Pengeluaran



Buku kas umum pengeluaran Buku bantu pajak Buku bantu Bank Buku bantu panjar Buku bantu rincian obyek belanja (per kode rekening) SPP-UP SPM-UP SPP-LS SPM-LS SPP-GU SPM-GU



Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan



Laporan pendapatan BLUD Buku kas umum penerimaan Tanda bukti pembayaran Laporan penggunaan karcis Laporan rekap penggunaan karcis



Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan



7



Bendahara penerima



24



Tahunan Tahunan Setiap transaksi Setiap transaksi Bulanan Bulanan



]]]]]]Laporan persediaan karcis Laporan rekapitulasi pendapatan retribusi yankes Perencanaan pendapatan retribusi yankes Laporan berita acara pemeriksaan kas (waskat) 8



Pengendali Dokumen dan rekaman



Tahunan 3 bulan



Buku penerimaan dokumen. Buku pendistribusian dokumen Buku permintaan dokumen Buku pengendalian dokumen



BAB XIII PENUTUP Demikianlah Pedoman kerja Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Ngasem,yang telah kami buat besar harapan kami bahwa setiap petugas



yang



bekerja



di



jajaran



layanan



tata



usaha



Puskesmas



Ngasemdapat mempergunakan Pedoman kerja pegawai di Tata Usaha dengan penuh tanggungjawab, dalam melaksanakan pelayanan baik kepada petugas unit lainnya maupun kepada masyarakat.



25



Referensi 1. Pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah kabupaten kediri, tahun 2011.



26