Pemba Has An [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN



1.1 LATAR BELAKANG Perkembangan di dunia bisnis saat ini khususnya di Indonesia mengalami peningkatan. Pesatnya perkembangan bisnis di Indonesia ditandai dengan semakin banyaknya perusahaan yang berdiri dan berkembang di Indonesia. Pada dasarnya setiap perusahaan baik itu perusahaan jasa, perusahaan dagang atau perusahaan manufaktur memiliki tujuan yang sama yaitu memperoleh laba dan menjaga eksistensi perusahaannya di masa yang akan datang. Setiap perusahaan yang bergerak di bidang produksi barang maupun jasa, harus memiliki prosedur tersendiri baik pembelian atau penjualan barang atau jasa. Prosedur pembelian dan penjualan barang atau jasa dapat dilakukan dengan manual atau dengan menggunakan sistem tersendiri atau gabungan dari kedua cara tersebut. Prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian aksi yang spesifik atau aturan dan tindakan yang harus dijalankan dan dilaksanakan dengan cara sama atau baku dari keadaan yang sama yang terus dijalankan tanpa perubahan kecuali dirubah berdasarkan kondisi tertentu. Setiap pelaku industri baik perusahaan jasa, perusahaan manufaktur ataupun perusahaan dagang pasti memiliki prosedur penjualan dan pembelian masing-masing. Prosedur penjualan dapat diartikan sebagai urutan kegiatan sejak melakukan registrasi menjadi calon pembeli, diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan bukti transaksi dan pencatatan penjualan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih di dalam suatu perusahaan. Prosedur penjualan digunakan untuk melayani pembeli yang akan melakukan pembelian suatu barang, penerapan prosedur penjualan juga bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam mencatat data-data penjualan baik barang atau jasa. Prosedur penjualan yang diterapkan merupakan aturan tersendiri yang dibuat oleh pihak perusahaan tersebut.



PT. Bintang Bali Indah yang berdiri pada tanggal 10 Oktober 1978 merupakan distributor minuman bermerk nasional dan international seperti Bir Bintang, Heineken, Bintang Zero, Green Send dan Radler. Selain itu PT Bintang Bali Indah juga aktif menguatkan usahanya dengan bekerjasama dengan produsen lain di Bali yaitu PT. Mayora Indah, PT. Frisian Flag, PT. ABC, PT. Unilever, PT. SATP dan Pronas, dengan banyaknya peminat dan pelanggan PT. Bintang Bali Indah menerapkan prosedur penjualan yang diterapkan langsung kepada para pelanggan dan peminat terhadap produk yang dijual pada PT. Bintang Bali Indah Prosedur penjualan sangat penting untuk diterapkan dengan baik pada PT. Bintang Bali Indah agar memudahkan dalam melakukan pendataan terhadap pelanggan dan meningkatkan rasa kepercayaan pelanggan terhadap PT. Bintang Bali Indah tetap terjaga. Berdasarkan uraian diatas, maka dalam menyususn Laporan Tugas akhir ini saya mengangkat judul PROSEDUR PENJUALAN BIR BINTANG PADA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR.



1.2 RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah Bagaimana PROSEDUR PENJUALAN BIR BINTANG PADA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR ?.



1.3 BATASAN MASALAH Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang lingkup permasalahan hanya pada PROSEDUR PENJUALAN BIR BINTANG PADA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR.



1.4 TUJUAN DAN MANFAAT ON THE JOB TREANING 1.4.1. Tujuan On The Job Treaning (OJT) a. Tujuan Khusus Untuk mengetahui bagaimana Prosedur Penjualan Bir Bintang pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



b. Tujuan Umum Untuk menerapkan ilmu yang didapat dari Kampus Alfa Prima di Pt. Bintang Bali Indah Denpasar.



1.4.2. Manfaat On The Job Treaning (OJT) a. Secara Teoritis 1.



Sebagai sumber referensi atau masukan bagi perkembangan penjualan Bir Bintang pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



2.



Menambah pengetahuan mengenai alur prosedur penjualan Bir Bintang pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



b. Secara Praktis 1.



Mengenal lebih jauh tentang realita di dunia kerja serta menambah wawasan terkait dunia kerja.



BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN



2.1 SEJARAH BERDIRINYA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR PT. Bintang Bali Indah merupakan distributor terkemuka di Bali, dengan menjadi pelopor distribusi minuman bermerk nasional dan internasional sejak 10 Oktober 1978 yang dimulai dari kota Denpasar. Perusahaan ini terus memperluas pasarnya sampai ke Nusa Tenggara Barat. Saat ini PT. Bintang Bali Indah mempunyai lokasi penjualan dan gudang di Denpasar, Singaraja, Legian-Kuta, Nusa Dua dan Mataram. PT. Bintang Bali Indah di ketuai oleh Bapak Tri Susila sebagai Presiden Direktur sampai sekarang. PT. Bintang Bali Indah merupakan mitra dari PT. Multi Bintang Indonesia dalam mengembangkan distribusi dan pemasaran Produk Bir Bintang di Bali dan Lombok. Selain Bir Bintang produk yang lainnya adalah Heineken, Bintang Zero, Green Sand, dan Readler. PT. Bintang Bali Indah aktif menguatkan usaha di Bali dengan bekerja sama dengan produsen lainnya yang sudah berkembang di Indonesia yaitu Mayora Indah dengan produk biskuit dan cemilan ( Bengbeng, Biskuit, Roma, Kopiko ), PT. Frisian Flag Indonesia dengan produk minuman susu ( Susu Bendera ), PT. ABC President dengan produk minuman sirup ( Nu Green Tea, dan Mie ABC ), PT. Unilever dan PT. SATP dengan produk minyak ( Minyak Sovia ), dan Pronas. PT. Bintang Bali Indah merupakan perusahaan lokal dengan mitra skala nasional, dengan suasana kerja profesional dan



cita rasa budaya lokal yang



kental. PT. Bintang Bali Indah juga memiliki Visi dan Misi yang merupakan tujuan utama dari PT. Bintang Bali Indah. PT. Bintang Bali Indah juga menerapkan nilai dan motto, adapun Visi dan Misi dari PT. Bintang Bali Indah adalah sebagai berikut :



A. Visi PT. Bintang Bali Indah “ Menjadi perusahaan distribusi yang handal di Bali dan Nusa tenggara”.



B. Misi PT. Bintang Bali Indah 1. Perbaikan RTM. Melakukan perbaikan RTM ( Road To Market ) secara berkesinambungan untuk menjawab kebutuhan pasar. 2. Menerapkan EPE. Efektifitas, Produktivitas, dan Efisien di semua lini perusahaan. 3. Meningkatkan Profesionalisme. Meningkatkan profesionalisme perusahaan yang memberikan nilai tambah untuk karyawan, stakeholder, mitra bisnis dan masyarakat.



C. Nilai dari PT. Bintang Bali Indah. 1. In God We Trust



: Beriman pada Tuhan,



2. Winning Spirit



: Semangat menjadi pemenang.



3. Passion



: Antusias dan bertanggung jawab dalam bekerja.



4. Inovation



: Berani berubah dan cerdas dalam bekerja.



5. Team Work



: Kerjasama dan koordinasi kerja untuk hasil yang terbaik.



D. Motto PT. Bintang Bali Indah. “ Dueg Mekarye Sane Becik || Work Smart, Do the Best || Bekerja Cerdas, Lakukan yang Terbaik”



PT. Bintang Bali Indah juga mempunyai lokasi kantor dan gudang yang tersebar di Bali dan Nusa Tenggara untuk mempermudah dalam melakukan penyebaran, pemasaran serta penjualan produk dan mempermudah dalam mengembangkan usaha dan menjalin kerja sama dengan perusahaan lain baik di Bali dan Nusa Tenggara.



Lokasi Kantor dan Gudang PT. Bintang Bali Indah yang tersebara di Bali dan Nusa Tenggara diantaranya : No



Kabupaten/Kota



1



Denpasar



Alamat 1). Jl. Raya Cokroaminoto No. 59 Denpasar 2).Jl. Raya Bulu Indah Denpasar 3). Jl. Raya Sempidi Denpasar 4) Jl. Raya Legian Dnpasar



2



Nusa Dua



Jl. Taman Paradise No. 88 Unggasan Kuta Selatan, Badung.



3



Klungkung



Jl. Raya By Pass I.B. Mantra 88 X Kusamba, Dawan



4



Buleleng



Jl. Serma Karma Singaraja



5



Mataram



Jl. Rajawali II/2 Cakranegara, Mataram, Lombok



Tabel. 2.1 Daftar Nama-Nama Lokasi Kantor dan Gudang PT. Bintang Bali Indah Sumber: Kantor PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



2.2 FASILITAS YANG DIMILIKI PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR Sebagai kantor distributor, PT. Bintang Bali Indah Denpasar dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang menunjang kenyamanan dan produktivitas pegawainya. Adapun fasilitas yang dimiliki PT. Bintang Bali Indah Denpasar diantaranya Ruangan Front Office,



Ruangan Sales, Ruangan Administrasi,



Ruangan Accounting, Ruangan Meeting, Ruangan Human Resources Manager, Ruangan Multi Bintang Indonesia dan gudang bir. Selain itu juga PT. Bintang Bali Indah Denpasar mempunyai fasilitas yang lain yaitu :



No



Keterangan



1.



Meja kerja.



25 buah



2.



sofa.



1 set



3.



Dispenser.



6 buah



4.



Lemari arsip.



4 buah



5.



Alat tulis



6 set



kantor.



Gambar



Jumlah



6.



Komputer.



25 Unit



7.



Printer



6 Unit



8.



Mesin fotocopy



1 unit



9.



Printer faktur



5 unit



10.



Mesin absensi



1 Unit



11.



Telephone



8 Unit



kantor



12.



Wifi



2 unit



13.



Area parkir



1



sepeda motor



14.



Area parkir



1



mobil



15.



AC (Air



6 unit



Conditoner)



16.



Cctv



7 buah



Tabel. 2.2 Fasilitas Pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar. Sumber: Kantor PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



2.3



STRUKTUR ORGANISASI PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR. Struktur organisasi adalah suatu susunan antara tiap bagian serta posisi



yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan oprasional untuk mencapai tujuan serta menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam menjalankan struktur organisasi yang baik harus menjalankan wewenang siapa melaporkan kepada siapa.



Struktur organisasi PT. Bintang Bali Indah Denpasar berbentuk struktur organisasi garis yang mana menggambarkan fungsi, tugas, wewenang, dan tanggungjawab, dari setiap bagian. Adapun bentuk struktur organisasi PT. Bintang Bali Indah Denpasar serta uraian-uraian masing-masing bagian adalah sebagai berikut :



Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Bintang Bali Indah Presiden Director



Human Resources Manager



Finance & Accounting Manager



Internal Audit Manager



Personal General Affair



Asistant Finance & Accounting Manager



Admin Supervisor



Sales Supervisor ABC PI



IT Supervisor



Finance Supervisor



Tax Supervisor Sumber : HRD PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



Sales Manager ABC PI



Operational Manager



Logistic Supervisor



Accounting Supervisor



Sales Manager Bintang



Legal Manager



Sales Manager Mayora Branch Manager Singaraja



Asistant Sales Manager MT



Asistant Sales Manager GT



Sales Supervisor MT



Sales Supervisor GT



Sales & Operational Manager Frisian Flag Sales Supervisor Frisian Flag



Sales Supervisor GT



Administration Supervisor



2.4 URAIAN TUGAS MASING-MASING JABATAN PADA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR. 1. Presiden Director. a. Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif. b. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi. c. Memimpin rapat umum untuk memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan, kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsesus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. d. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungan dengan dunia luar. e. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh pemegang saham atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam meeting. f. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.



2. Finance & Director Manager. a. Bertanggung jawab atas keabsahan arus ruang, keabsahaan arus barang, kebenaran pencatatan transaksi perusahaan, penyajian dan analisis laporan, pengawasan biaya operasional dan pengawasan klaim biaya operasional ke pihak eksternal. b. Tidak memberikan informasi terkait toko maupun perusahaan kepada pihak lain yang tidak berkepentingan dan bertanggung jawab atas kebijakan logistik pusat dan pelaksanaannya di cabang serta mengimplementasikan operasional logistik di cabang.



3. Asisten Finance & Accounting Manager. a. Melakukan Approval biaya operasional sesuai dengan strata otorisasi. b. Melakukan pembayaran ke supplayer, proses payroll, membuat daftar aktiva tetap, mengecek keseluruhan mutasi barang dan mengecek keseluruhan mutasi kas dan bank di pusat dan cabang. c. Monitoring kunjungan kerja ke cabang/depot, mengerjakan tugastugas dari atasan dan membuat laporan budget vs realisasi biaya. d. Membuat laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu.



4. Logistic supervisor a. Menyediakan data wilayah/depot untuk membantu operational manager dalam hal memberikan peringatan dini dan opini kepada management wilayah dan membuat laporan logistik tepat waktu sesuai dengan jenis laporan. b. Check Material In Transit (MIT) dan mencari tahu keberadaan barang di depot serta membuat penyelesaian sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Melakukan dan memastikan proses bongkar dan muat barang dan botol kosong berjalan dengan benar serta penanganan barang dan botol kosong sesuai dengan ketentuan. d. Laporan monitoring Expired Date dan monitoring terhadap efektifitas, produktifitas, dan efisiensi (EPE) kiriman untuk memastikan standar kirim/armada.



5. Accounting supervisor a. Melakukan Purchase Order (PO) dan surat jalan pembelian barang dagang dari produsen di erasoft serta melakukan pencocokan pembelian barang dagang dengan produsen setiap akhir pekan dan bulan. b. Melakukan pencocokan klaim depot dengan surat persetujuan produsen, membuat nota retur ke produsen, melakukan pencocokan



penerimaan barang atas pembelian barang dagang bulanan dengan staff inventory, melakukan pencocokan saldo hutang dagang.



6. Operational Manager a. Memeriksa kepatuhan pelaksanaan operasional logistik, tagihan, dan administrasi penjualan yang telah ditetapkan. b. Memastikan pelaksanaan keputusan manajemen wilayah yang berhubungan dengan operasional logistik, tagihan, dan administrasi penjualan agar dapat dilakukan secara benar dan sesuai deadline serta dilaporkan kepada kantor wilayah dan pusat. c. Mengawasi dan memastikan pelaksanaan sistem prosedur dan keputusan manajemen pada bagian administrasi, logistik, keuangan dan penjualan baik melalui outlet maupun laporan staff logistik, Kabag Pembukuan dan Kabag Keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.



7. Admin Supervisor a. Memastikan kelancaran dan ketertiban operasional Back and Depot, melakukan koordinasi dan pengontrolan atas ketaatan sistem prosedur, ketentuan dan kebijakan perusahaan dan kebenaran pelaksanaan operasional depot serta menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan operasional logistik dan operasional penjualan. b. Melakukan koordinasi untuk maintenace hardwere/softwere, dan permasalahan yang biasa terjadi di depot dan melakukan koordinasi dengan staff maintenance dalam penegakan Sistem Operational Penjualan untuk menyelesaikan penyimpanan SOP yang dilakukan oleh staff, Pencapaian Tagihan, dan disiplin kerja di depot. c. Melakukan pengamanan data, informasi dan arsip/dokumen/ faktur dari pihak-pihak yang tidak berhak serta melakukan konfirmasi piutang ke toko baik melalui kunjungan langsung, koordinasi dengan E-mail, maupun by phone.



8. Sales Manager a. Memastikan pencapain target harian. b. Outlet dan join visit. c. Membuat rencana kebutuhan barang di depot. d. Kontrol transaksi di toko-toko peserta promosi dan memastikan tujuan promosi tercapai. e. Melakukan perawatan dan perbaikan di depot. f. Melakukan kontrol operasional di depot tidak melebihi budget. g. Membina SDM. h. Reporting system



9. Human Resource Manager a. Menyajikan laporan dan data HRD meliputi laporan masalah SDM, mengolah, merekap, menganalisa, dan memvalidasi data-data sesuai dengan divisi yang terkait. b. Memonitor dan melaporkan profil data administrasi yang keluar dan akan keluar di divisi yang terkait. c. Pembinaan, pengembangan dan pelatihan karyawan seperti koordinasi dan melaporkan kegiatan pembinaan, pelatihan dan pengembangan SDM yang ada. d. Menganalisis dan memvalidasi informasi program pembinaan, pelatihan dan pengembangan SDM, merekap data untuk pengadaan seragam kerja, penghargaan sesuai dengan divisi terkait. e. Melaksanakan kebijakan dibidang rekrut dari seleksi karyawan/calon karyawan seperti membuat perencanaan rekrut berdasarkan jumlah kebutuhan SDM dalam divisi terkait, melakukan proses searcing kandidat melalui berbagai media iklan, roadshow, dan lain-lain, melakukan proses seleksi secara tepat terhadap surat lamaran yang masuk dan melakukan pemanggilan, tes tertulis, interview awal, mempersiapkan kelengkapan alat dan sarana tes serta melaksanakan proses administrasi penerimaan karyawan.



f. Adminitrasi karyawan baru meliputi memastikan kelengkapan biodata administrasi karyawan baru, melaksanakan kelengkapan file karyawan baru yang ada di devisi terkait. g. Monitoring differensiasi karyawan baru seperti pengangkatan karyawan baru dari status percobaan.



10. Personal General Fair a. Perawatan, penanganan, pembinaan,karyawan serta monitoring masa percobaan/kontrak karyawan. b. Hubungan



industrial



seperti



membantu



dalam



menyelesaikan



hubungan kerja, membina hubungan baik dengan pemerintah dan swasta (Depnaker, Kapolsek, Binmas, Babinsa, RT/RT setempat). c. Kunjungan ke karyawan yang sedang sakit/tidak masuk serta mengurus masalah asuransi dan klaim lainnya. d. Proses sparasi karyawan seperti menyelesaikan masalah pemutusan hubungan kerja (permintaan sendiri, karyawan bermasalah, pensiun, reonalisasi, dan marger/akuisisi). e. Melakukan monitoring kebersihan gedung, bangunan dan setiap ruang kerja, pengadaan sarana dan prasarana serta melaporkan karyawan masuk, mutasi, keluar dan yang akan keluar serta yang bermasalah.



BAB III PEMBAHASAN



3.1 PENGERTIAN PROSEDUR Menurut Mulyadi (2008:5) yang dimaksud dengan prosedur adalah “suatu urutan kegiatan yang klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan yang seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. Sedangkan menurut Azhar Susanto (2007:264) dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen menyatakan bahwa prosedur adalah “rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan berulang-ulang secara bersama-sama”. Sedangkan menurut Ardiyose (2013:734) menyatakan bahwa prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi berulangkali dan dilaksanakan secara beragam. Dari beberapa definisi prosedur tersebut, dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan-urutan kegiatan perusahaan yang harus dilakukan dan bersifat kekal yang melibatkan beberapa orang atau lebih dalam lembaga yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap suatu transaksi atau usaha yang dilakukan secara berulang-ulang dan beragam.



3.2 PENGERTIAN PENJUALAN Menurut Philips Kotler yang diterjemahkan oleh Ronny A. Rusli dan Hendra dalam buku “Manajemen Pemasaran” yang dimaksud dengan penjualan adalah proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang



mereka



butuhkan



dan



inginkan,



menciptakan,



menawarkan,



dan



mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain. Sedangkan menurut Dofian Assuri dalam bukunya “Manajemen Pemasaran” yang dimaksud dengan penjualan adalah kegiatan manusia yang diarahkan untuk memenuhi atau memuaskan kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran. Sedangkan



menurut Westwood (2006:34) mengatakan bahwa penjualan merupakan konsep lugas yang diantaranya berusaha membujuk pelanggan untuk sebuah produk. Dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses manajerial baik individu ataupun kelompok untuk mendapatkan, memenuhi, menciptakan serta menawarkan produk yang diinginkan serta memiliki nilai melalui proses pertukaran.



3.3 PENGERTIAN PROSEDUR PENJUALAN Menurut Baridwan (1999:109) menyatakan bahwa prosedur penjualan merupakan urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembelian, pengiriman barang , pembuatan faktur (tagihan), dan pencatatan penjualan. Sedangkan menurut Mulyadi prosedur penjualan dapat diartikan sebagai urutan kegiatan sejak melakukan registrasi, diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan bukti transaksi dan pencatatan penjualan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih di dalam suatu perusahaan atau suatu urutan yang dilakukan secara teratur dan benar serta dilakukan secara terus menerus dalam kegiatan transaksi penjualan dalam sebuah perusahaan. Dari kedua (2) pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa prosedur penjualan merupakan suatu urutan kegiatan yang dilakukan dari registrasi penerimaan barang pesanan, pengiriman barang, pembuatan tagihan serta bukti transaksi yang dilakukan secara terus menerus dalam kegiatan usaha.



3.4 DOKUMEN-DOKUMEN PROSEDUR



YANG



PENJUALAN



BIR



TERKAIT BITANG



DALAM



PADA



PT.



BINTANG BALI INDAH DENPASAR. Dokumen-dokumen yang terdapat di PT. Bintang Bali Indah dalam melaksanakan prosedur penjualan diantaranya :



1. Administrasi a. Form registrasi customer. b. Identitas customer.



2. Penjualan Barang a. Tunai 1. Purchise Order (PO). 2. Nota/kwitansi. 3. Bukti penerimaan kas. b. Kredit 1. Purchise Order (PO). 2. Faktur penjualan. 3. Dokumen penyerahan barang. 4. Bukti serah terima faktur. 5. laporan penjualan kredit. 6. Nota/invoice.. 7. Bukti penerimaan kas. 8. Faktur pajak.



3. Transaksi/Pembayaran 1. Tunai/Cash a. Nota b. Bukti penerimaan kas 2. Kredit a. Daftar tagihan piutang b. Nota c. Bukti penerimaan kas.



Adapun penjelasan dari masing-masing dokumen yang terdapat pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar yang terkait dengan prosedur penjualan bir bintang adalah sebagai berikut:



a.



Form Registrasi Customer Form registrasi customer adalah formulir yang digunakan untuk mencatat identitas dan data calon customer yang ingin bergabung menjadi customer yang berisikan tentang data pribadi/organisasi, alamat pribadi dan alamat tempat usaha, kode pos, Email, badan hukum, jenis usaha, NPWP, nama pemilik usaha, cara pengiriman barang dan cara pembayaran atas barang. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.1.



b.



Identitas Customer Identitas customer adalah data-data yang dimiliki oleh customer yang sudah sesuai dengan data kependudukan, data usaha dan data-data lain yang tercatat di hukum. Data customer digunakan untuk melengkapi syarat menjadi customer tetap dan melakukan pembelian produk. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.2.



c.



Purchase Order (PO) Purchase Order (PO) adalah dokumen pencatatan yang dibuat oleh bagian Front Office (FO) jika customer melakukan pengorderan secara langsung ke kantor atau oleh salesman ketika melakukan kunjungan sesuai dengan call plan dari customer yang didalamnya lengkap berisi nama outlet, alamat outlet, jumlah barang yang dipesan, discount, dan tanda tangan dari salesman serta customer. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.3. .



d.



Faktur Penjualan Faktur Penjualan adalah dokumen yang dibuat bagian Admin Sales menggambarkan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harga dan biasanya dikirimkan kepada pembeli untuk meminta pembayaran atau



hanya untuk menginformasikan tagihan apabila pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.4.



e.



Dokumen Pengeluaran Barang Dokumen pengeluaran barang adalah dokumen yang dibuat oleh bagian Admin Sales yang digunakan untuk mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kredit. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.5.



f.



Bukti Serah Terima Faktur Bukti serah terima faktur adalah bukti yang dibuat oleh bagian Account Receivable (AR) sebagai tanda bahwa Salesman telah menerima faktur untuk melakukan penagihan ke outlet.



g.



Laporan Penjualan Kredit Laporan penjualan kredit adalah laporan yang berisi mengenai nomor faktur, nama outlet yang sudah melakukan pembayaran baik secara tunai maupun kredit, harga pelunasan, dan pengembalian embalase untuk penagihan piutang yang nantinya diserahkan kepada admin sales. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.6.



h.



Nota dan Kwitansi Nota dan kwitansi adalah salah satu bukti transaksi yang digunakan dalam melakukan sebuah transaksi yang berhubungan dengan serah terima barang ataupun uang. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.7.



i.



Daftar Tagihan Piutang Daftar tagihan adalah daftar yang dibuat oleh Account Receivable yang digunakan untuk serah terima faktur dan laporan tagihan Salesman.



j.



Bukti Penerimaan Kas Bukti penerimaan kas adalah bukti yang dibuat oleh bagian Kasir setelah menerima sejumlah uang dari Salesman, baik itu uang tunai ataupun dokumen yang berfungsi sebagai alat pembayaran seperti cek dan BG (bilyet giro). Contoh dokumen berada pada lampiran 3.8



k.



Faktur Pajak Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak Pegusaha Kena Pajak yang digunakan sebagai tanda bukti dirinya telah memungut pajak dari Customer yang telah membeli barang di perusahaan. Contoh dokumen berada pada lampiran 3.9 .



3.5 BAGIAN-BAGIAN YANG TERKAIT DALAM PROSEDUR PENJUALAN BIR BINTANG PADA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR Bagian-bagian yang terkait dalam menjalankan prosedur penjualan bir bintang pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar adalah sebagai berikut:



a.



Outlet/Customer Customer adalah pihak yang melakukan order atau pesanan barang untuk keperluan usaha dan kegiatan lainnya. Customer atau outlet ini harus sudah terdaftar terlebih dahulu dalam daftar customer dan sudah melakukan registrasi customer dan memiliki kode customer untuk dapat membeli produk di PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



b.



Salesman Salesman bertugas untuk melakukan kunjungan ke outlet, melayani kebutuhan barang pesanan customer dan melakukan penagihan ke customer atas order yang sudah diterima.



c.



Admin Sales Admin Sales bertugas untuk melakukan pengimputan order dari customer, melakukan pencetakan faktur dan membuat laporan penjualan.



d.



Dropper Dropper bertugas untuk melakukan pengiriman barang yang sesuai dengan jumlah barang yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan, bertanggung jawab untuk memperoleh tanda tangan dari customer diatas faktur penjualan sebagai bukti telah diterimanya barang.



e.



Kepala Gudang Kepala Gudang bertugas untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh customer sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan, menandatangani faktur penjualan dan memeriksa barang untuk siap dibawa ke oulet/customer.



f.



Admin Gudang. Admin Gudang bertugas untuk mengarsip dokumen pengeluaran barang, menginput laporan mutasi gudang, membuat bukti penerimaan embalase dan mencocokkan jumlah barang di sistem agar sesuai dengan jumlah barang digudang.



g.



Account Receivable (AR) Account Receivable (AR) bertugas untuk memeriksa faktur penjualan yang diterima berdasarkan laporan penjualan kredit dan dokumen-dokumen yang diberikan oleh Admin Sales, mengkonfirmasi piutang customer atas faktur kredit yang termasuk kriteria konfirmasi piutang, membuat daftar faktur tagihan, dan memvalidasi pelunasan setoran dari customer.



h.



Kasir. Kasir bertugas untuk membuat dan mencetak bukti penerimaan kas dari setoran Salesman yang sudah divalidasi oleh Account Receivable (AR) serta melakukan penarikan uang ke bank apabila customer menyerahkan pembayaran dengan menggunakan cek atau bilyet giro.



3.6 PROSEDUR PENJUALAN BIR BINTANG PADA PT. BINTANG BALI INDAH DENPASAR PT. Bintang Bali Indah Denpasar selalu berusaha menjalankan dan meningkatkan penjualan melalui prosedur yang terus ditingkatkan demi kenyamanan customer, terlebih pada saat ini keadaan di dunia bisnis semakin banyaknya persaingan. Oleh karena itu untuk menghadapi persaingan dan meningkatkan presentase penjualan maka sangat penting dalam memberikan informasi tentang produk dan informasi terkait prosedur penjualan yang berlaku. Penjualan Produk pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar menggunakan tiga (3) prosedur penjualan yaitu administrasi (pendaftaran customer), penjualan barang yang terdiri dari dua (2) cara penjualan baik secara cash atau kredit dan transaksi atau pembayaran atas transaksi jual beli yang dilakukan. Berikut merupakan prosedur penjualan bir bintang pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar.



Administrasi



Penjualan



Start



Transaksi/Pembayaran



A TUNAI



customer



A



CASH/TUNAI



Customer



Kantor/ office



(customer )



1



salesman



1



Droper/FO



2



salesman Gudang



Salesman/ FO



2



Kasir 2



Admin



Pengiriman barang



1



Sales 3



Customer



B



3



3



A



B



Bukti Penerimaan Kas B



KREDIT



KREDIT



1



Salesman



Salesman 2



2



1



Admin AR



Customer



4



(Account 3 Receivable) 3



Admin Zeta



Kasir



4



5



Admin



Droper



AR



5



6



Kepala Gudang 6



Pengiriman Barang



(Account Receivable Input Pelunasan ) 7



End



Gamabar 3.1 Prosedur Penjualan Bir Bintang Pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar. Sumber: Kantor PT. BIntang Bali Indah Denpasar.



3.6.1 Prosedur Administrasi Administrasi customer dilakukan oleh salesman atau Front Office (FO) sesuai dengan call plan atau kunjungan calon customer melakukan registrasi dengan mengisi formulir pendaftaran yang dibawa oleh salesman atau di Front Office (FO) kantor yang diisi langsung oleh customer dimana formulir pendaftaran customer ini berisikan tentang data atau informasi terkait customer seperti: nama customer, alamat lengkap, nama usaha, status tempat usaha, badan usaha, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), nama pemilik, nama penanggung jawab usaha, cara penagihan, dan cara pembayaran. Salesman atau Front Office (FO) kemudian membawa formulir pendaftaran yang telah diisi oleh customer ke kantor kemudian diserahkan kepada admin Zeta. Customer untuk kemudian diinput data customer agar terdaftar dalam daftar customer yang kemudian mendapatkan kode customer. Setelah pengimputan data selesai di admin Zeta dan kode customer sudah diterima barulah resmi menjadi customer dan boleh melakukan pengorderan atau transaksi.



3.6.2 Prosedur Penjualan a.



Penjualan Cash Penjualan Cash dilakukan oleh customer dengan melakukan pesanan



barang by call plan ke Salesman atau customer datang langsung ke kantor. Pesanan customer kemudian dicatat pada formulir Purchise Order (PO) dan meminta customer menulis nama tanda tangan (jika pemesanan langsung ke kantor) atau memberi stempat usaha (jika melalui salesman) untuk memvalidasi formulir purchise order (PO) tersebut saat melakukan pesanan barang. Formulir purchase order (PO) diserahkan ke Admin Sales/Zeta untuk di input order atau pesanan ke sistem dan melakukan pencetakakan faktur, nota, dokumen pengeluaran barang dan laporan penjualan harian. Setelah dibuatkan nota dan dokumen pengeluaran barang kemudian dibawa ke gudang untuk disiapkan barang dan pengiriman barang ke customer. yang meliputi :



1. Rencana pengiriman Delivery dilakukan oleh tim yang terdiri dari driver, Asisten Penjualan, helper dan dropper. Dropper menerima dokumen pengiriman berupa faktur atas order yang sudah diinput, dan dokumen pengeluaran barang.



2. Proses Loading Barang Dropper menyerahkan dokumen pengeluaran barang kepada Kepala Gudang untuk disiapkan barang sesuai dokumen pengeluaran barang. Kepala Gudang menyiapkan semua barang sampai ditempat loading sesuai dokumen pengeluaran barang yang diserahkan oleh Dropper.



3. Pengiriman Barang Dropper melakukan pengiriman sesuai dengan faktur rangkap empat (4). Setelah barang sampai di outlet Dropper meminta tanda tangan bagian customer dan menyerahkan faktur lembar kedua (merah) ke customer.



b.



Penjualan Kredit. Pesanan produk dilakukan oleh customer kepada salesman sesuai



dengan call plan yang telah dilakukan sebelumnya. Pesanan customer dicatat pada form purchase order (PO) atau fasilitas pendukung lain dan meminta customer menulis nama dan stempel perusahaan untuk memvalidasi purchase order (PO) saat berada di customer. Salesman menyerahkan purchase order (PO) tersebut ke admin AR (Account Receivable) untuk di cek apakah customer terkait dapat melakukan pemesanan barang atau tidak, jika customer dapat melakukan pengorderan barang kemudian salesman menyerahkan purchase order (PO) kepada Admin Sales/Zeta untuk diinput, Admin Sale/Zetas melakukan pencetakan faktur atas order yang sudah diinput, dokumen pengeluaran barang, dan



laporan penjualan harian, untuk di serahkan ke dropper. Droper akan menyerahkan dokumen tersebut kepada Kepala Gudang untuk dipersiapakan barang pesanan dan akan dilakukan proses pengiriman barang yang meliputi:



1.



Rencana pengiriman Delivery dilakukan oleh tim yang terdiri dari driver, Asisten Penjualan, helper dan dropper. Dropper menerima dokumen pengiriman berupa faktur atas order yang sudah diinput, dokumen pengeluaran barang, dan laporan penjualan harian.



2.



Proses Loading Barang Dropper menyerahkan dokumen pengeluaran barang kepada Kepala Gudang untuk disiapkan barang sesuai dokumen pengeluaran barang. Kepala Gudang menyiapkan semua barang sampai ditempat loading sesuai dokumen pengeluaran barang yang diserahkan oleh Dropper dan melakukan loading barang, melakukan pengecekan kondisi dan jumlah barang sesuai dengan jumlah yang tertera pada dokumen pengeluaran barang serta menandatangani dokumen pengeluaran barang sebagai pihak yang menerima barang. Setelah Kepala Gudang melakukan pengecekan atas barang yang dimuat, menandatangani dokumen pengeluaran barang sebagai pihak yang menyerahkan barang. Kepala Gudang membuat laporan mutasi gudang, mengarsip dokumen pengeluaran barang, Kepala Gudang menyerahkan dokumen pengeluaran barang bersama laporan mutasi gudang ke Admin Gudang dan diarsip.



3.



Pengiriman Barang Dropper melakukan pengiriman sesuai dengan faktur rangkap empat (4). Setelah barang sampai di outlet dropper meminta tanda tangan bagian customer dan menyerahkan faktur lembar kedua (merah) ke customer. Dropper melakukan penarikan embalase/botol kosong di outlet dan langsung membuat tanda terima embalase rangkap dua serta Dropper juga mengisi laporan penjualan harian sesuai dengan kolom yang disediakan, termasuk keterangan jika faktur batal untuk dilaporkan hari itu juga. Admin Gudang akan melakukan pengecekan terhadap penerimaan embalase/botol kosong dari dropper dan membuat bukti penerimaan botol kosong.



Dropper



menyerahkan



dokumen-dokumen,



diantaranya faktur rangkap dua (2) (putih dan kuning), lembar kedua dokumen pengeluaran barang, tanda terima embalase rangkap dua, laporan penjualan harian rangkap dua (2) ke Admin Sales. Dropper mengarsip faktur lembar keempat. Setelah itu Admin Gudang juga menyerahkan bukti penerimaan botol kosong.



3.6.3 Prosedur Pembayaran Transaksi a. Cash Pembayaran cash dilakukan oleh customer kepada droper apabila customer memesan barang ke kantor melalui call plan maka customer melakukan pembayaran kepada droper yang telah mengirimkan barang ke customer. Droper membawa bukti faktur dan nota untuk customer sebagai bukti bawa customer sudah melakukan pembayaran cash. Setelah droper menerima uang pembayaran, droper menyerahkan uang ke kasir untuk divalidasi pembayaran atas barang yang telah di beli dan di buatkan Bukti Penerimaan Kas kemudian disimpan sebagai arsip pembayaran, apabila customer datang ke kantor dan memesan langsung ke kantor maka customer



melakukan pembayaran cash langsung ke kasir tanpa melalui droper, dan kasir membuatkan bukti transaski berupa nota sebagai bukti pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan.



b. Kredit 1. Penagihan Kredit Salesman



akan



melakukan



kunjungan



ke



customer



berdasarkan tanggal jatuh tempo atas kredit penjualan yang telah disepakati di awal perjanjian transaksi dengan membawa dokumendokumen yang terkait seperti : faktur yang sudah jatuh tempo, daftar tagihan outlet, Account Receivable (AR) meminta tanda tangan salesman sebagai bukti serah terima daftar tagihan, lalu menyerahkan faktur lembar pertama (putih) lengkap dengan dokumen



pendukung yang diisyaratkan oleh customer, seperti



faktur pajak, tanda terima, kwitansi, dan nota retur serta tanda terima embalase, daftar tagihan rangkap tiga (putih, merah dan kuning) ke salesman, serta Account Receivable (AR) mengarsip daftar tagihan lembar keempat (hijau) untuk mencocokkan saat Salesman mengembalikan faktur tagihan. Pembayaran yang diterima adalah pembayaran dengan uang tunai, cek, BG, dan trasfer sesuai dengan jumlah rupiah ditagihannya.



2. Penyetoran Ke Kasir Salesman melakukan setoran ke kasir berdasarkan daftar tagihan. salesman melakukan setoran ke kasir dengan nilai sesuai total yang tercantum pada daftar tagihan yang sudah divalidasi oleh Account Receivable (AR). Setelah dilakukan penginputan oleh kasir dan dibuatkan Bukti Penerimaan Kas maka daftar tagihan beserta bukti transaksi dan Bukti Penerimaan Kas diberikan kembali kepada salesman yang kemudian akan dibawa dan diserahkan



kepada Account Receivabel (AR) untuk di cek dan dilakukan imput pelunasan.



3. Input Pelunasan Account Receivable (AR) melakukan pelunasan faktur tagihan berdasarkan daftar tagihan dan bukti penerimaan kas yang diserahkan oleh Kasir dan dilakukan validasi atas pelunasan dan setoran/transfer.



BAB IV PENUTUP 4.1 KESIMPULAN Berdasarkan hasil On The Job Training (OJT) yang disajikan dalam bab sebelumnya maka penulis dapat menyimpulkan bahwa untuk menjalankan prosedur penjualan bir bintang pada PT. Bintang Bali Indah Denpasar menggunakan dokumen-dokumen tertentu yang terkait dan pihak-pihak yang terkait dalam menjalankan prosedur penjualan. Dokumen-dokumen yang terkait diantaranya: Form registrasi customer, identitas customer, purchise order (PO), nota/kwitansi, Bukti penerimaan kas, faktur penjualan, dokumen penyerahan barang, bukti serah terima faktur, laporan penjualan kredit, faktur pajak, Daftar tagihan piutang. Bagian-bagian yang terkait dalam menjalankan prosedur penjualan bir bintang diantaranya otlet/customer, salesman, admin sale, dropper, kepala gudang, account receivable, dan kasir. Prosedur penjualan bir bintang dilakukan dengan tiga (3) prosedur penjualan yaitu administrasi (pendaftaran customer), penjualan barang yang terdiri dari dua (2) cara penjualan baik secara cash atau kredit dan transaksi atau pembayaran atas transaksi jual beli yang dilakukan



4.2



SARAN Selama melakukan On the Job Training pada PT. Bintang Bali Indah



Denpasar maka penulis mencoba memberikan saran yang sekiranya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan : 1). Agar PT. Bintang Bali Indah selalu mempertahankan apa yang dilaksanakan



karena



sudah



sesuai



dengan



Standard



Operating



Procedures (SOP) yang berlaku. 2). Sebaiknya kecepatan internet pada PT. Bintang Bali Indah ditingkatkan lagi, agar kinerja karyawan dapat bekerja secara optimal. 3). Perlunya penambahan peralatan mesin cetak agar pekerjaan dapat berjalan dengan cepat dan tepat.



DAFTAR PUSTAKA Mulyadi.2001. Sistem Akuntansi. Salemba empat. Jakarta. Philip Kotler, Manajemen Pemasaran, Erlangga, Jakarta, 2008,hal. 8. http://eprints.stainkudus.ac.id. Diakses pada tanggal 1 Juli 2019 Soffian Assauri, Manajemen Pemasaran, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2002, hal. 5. http://eprints.stainkudus.ac.id. Diakses pada tanggal 1 Juli 2019 Dodi Tris. 2012. Referensi Ilmu Akuntansi http://referensiakuntansi.blogspot.com/2012/07/bagian-yang-terkaitdengan-penjualan.html. Dialses pada tanggal 15 Juli 2019



Ardiyose (2013:734), Unikomfiles https://elib.unikom.ac.id/files/disk1/711/jbptunikompp-gdl-irmalailan35547-7-unikom_i-i.pdf. Diakses pada tanggal 15 Juli 2019 Westwood (2006:34) http://eprints.polsri.ac.id/2377/3/BAB%20II.pdf. Diakses pada tanggal 15 Juli 2019. Baridwan (1999:109), Sistem Penjualan Barang. https://www.wattpad.com/521012768-materi-pemasaran-xii-smk-sistempenjulan-barang. Dialses pada tanggal 15 Juli 2019