Pengembangan Organisasi Semester 3 [PDF]

Citation preview

Bahaslah salah satu dari beberapa konsep strategi berikut. 1. manajemen kualitas, 2. reenguneering 3. Kaizen 4. benchmarking 5. balanced score card Bahaslah dengan menggunakan literatur yang sesuai Panjang tulisan antara 8 - 10 halaman Huruf Time new Roman 12 pitch Dilarang melakukan plagiasi



Saya akan memilih atau akan membahas point ke3 yaitu kaizen pengertian kaizen Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) menggelar pra rakernas DJKN tahun 2021. Dalam salah satu kegiatan tersebut, Direktur Jenderal Kekayaan Negara,Rionald Silaban menyampaikan harapan akan banyaknya inovasi yang tercipta setelah dilaksanakan Rakernas tahun ini, dan juga menginginkan agar ide-ide yang dihasilkan merupakan ide-ide yang implementatif, terukur serta hasil yang disampaikan nantinya benar-benar research-based innovation. Hal ini sejalan dengan pernyataan Menteri Keuangan Sri Mulyani Indrawati bahwa salah satu kunci untuk menjadi high income country ialah terus meningkatkan kualitas SDM, inovasi serta terus meningkatkan produktivitas. Inovasi juga menjadi hal penting bagi pemerintah untuk mencapai output dan outcome yang lebih optimal dan sebagai penggerak daya saing dan pertumbuhan ekonomi.



Namun dalam pembuatan inovasi sendiri masih banyak yang kesulitan untuk memulainya. Hal ini disebabkan karena kurang pahamnya langkah-langkah atau pendekatan dalam pembuatan inovasi. Sering kali kita ingin membuat inovasi namun sulit untuk memunculkan ide-ide baru atau kita punya ide namun sulit untuk merealisasikannya. Banyak juga pegawai yang sudah memulai inovasi namun tidak terarah dan tidak sesuai dengan target/hasil yang diharapkan sehingga terkadang membuat pegawai yang melakukan inovasi merasa ingin berhenti melakukan inovasi. Hal ini menjadi hambatan dalam menciptakan budaya inovasi yang baik, oleh sebab itu diperlukan suatu konsep pembuatan inovasi yang terstandar untuk dapat diterapkan secara maksimal.



Salah satu konsep yang ada dan dapat diterapkan dalam pembuatan inovasi yaitu konsep Kaizen. Kaizen sendiri merupakn filosofi dan budaya yang berasal dari masyarakat Jepang berupa suatu cara berpikir untuk perbaikan dan kemajuan secara terus menerus dalam kehidupan seseorang, keluarga, masyarakat atau lingkungan pekerjaan. Kaizen dikenal juga dengan nama Continuous Improvement atau perbaikan/peningkatan yang dilakukan secara terus menerus. Banyak perusahaan di dunia telah berhasil menggunakan prinsip-prinsip kaizen untuk mendorong perbaikan di semua lini proses. Konsep kaizen atau Continuous Improvement juga sering diarahkan oleh pimpinan-pimpinan dalam organisasi. Namun demikian, dukungan legal terhadap perubahan secara terus menerus di lingkungan organisasi hendaknya diikuti dengan disusunnya pedoman standar pembuatan perubahan atau inovasi. Dengan adanya pedoman tersebut diharapkan terciptanya inovasi-inovasi yang terstandar dan berdasarkan research-based innovation.



Dalam memaksimalkan penerapkan kaizen, perlu dipahami bahwa diperlukan sebuah pendekatan metode yang terstruktur dan sistematis agar tercipta sebuah improvement atau inovasi yang optimal. Metode yang dapat digunakan yaitu Plan, Do, Check, Action (PDCA). PDCA ini sebagai sarana menjamin terlaksananya kesinambungan dari kaizen, serta menerapkan standarisasi guna mencapai kestabilan proses dan berkaitan dengan pemeliharaan, sehingga memudahkan pembuat inovasi untuk membaca, memahami dan memantau progres inovasi tersebut dan juga memudahkan bagi orang awam atau tim analis untuk mempelajari proses pembuatan inovasi tersebut.



PDCA sesuai dengan singkatannya memiliki 4 tahapan yang terdiri dari Plan (Rencana), Do (melakukan), Check (mengevaluasi), Action (tindak lanjut). Tahapan-tahapan tersebut menghasilkan suatu siklus tanpa akhir dengan hasil integral pada setiap siklus yang dilakuka. Siklus ini yang menjadi inti dari konsep kaizen yaitu continuous improvement. Pada masing-masing tahapan dapat dirinci kedalam beberapa aktivitas. Aktivitas- aktivitas tersebut dikenal dengan nama 8 langkah untuk perbaikan.



Pada tahapan Plan (Rencana) terdiri dari 4 aktivitas yaitu menentukan tema, menetapkan target, analisis faktor penyebab dan menemukan sumber penyebab, dan mencari ide-ide rencana perbaikan. Tahapan ini merupakan tahapan awal yang menentukan untuk memulai inovasi karena diperlukan perencanaan yang terperinci. Banyak yang kesulitan dalam memulai tahapan ini sehingga perlu penelaahan yang dalam. Dalam aktivitas menentukan tema dapat dilakukan dengan membaca artikel, berdiskusi dengan rekan kerja, atau berdiskusi atau mentoring dengan atasan. Kemudian kelompokan setiap kegiatan berdasarkan lingkup pekerjaan, setelah itu daftarkan masalah-masalah yang muncul pada lingkup pekerjaan tersebut. Untuk mengelompokan masalah-masalah tersebut kita dapat menganalisa dengan sesuatu yang menyimpang dari keinginan, menyimpang dari target, menyimpang dari standar. kemudian dari analisa tersebut buatlah prioritas yang secara signifikan berkontribusi terhadap target utama atau



yang memiliki benefit terbesar. Dalam menentukan prioritas dapat menggunakan hukum pareto (20:80), histogram, dan grafik. Pada tahap ini jangan ragu untuk mendaftarkan masalah-masalah yang ada mulai dari yang kecil sampai dengan yang besar.



Dalam aktivitas menetapkan target perbaikan kita bisa mengacu pada metode SMART. SMART ini merupakan singkatan dari Spesific, Measurable, Achieveable, Relevant, dan Time Bound. Dengan metode ini kita bisa ulas target perbaikan yang akan ditetapkan dengan pertimbangan seperti apa item atau hal yang akan dievaluasi, berapa nilai yang akan dicapai, bagaimana item atau hal tersebut dapat dicapai, apakah target itu relevan untuk dicapai, serta berapa lama target dapat dibutuhkan. Penetapan target ini juga dapat berdasarkan target yang ditetapkan oleh organisasi, target pengguna layanan, kondisi terbaik yang pernah dicapai, hasil analisa, kesepakatan bersama. Setelah target ditetapkan, aktivitas selanjutnya adalah menganalisis faktor penyebab atau sumber/akar dari masalah yang muncul. Dalam menentukan akar penyebab masalah yang muncul dapat menggunakan tools Fish Bone dan 5M (Methode, Material, Man, Money, Machine). Pastikan setiap item sumber masalah yang dimunculkan memiliki data dan fakta yang signifikan, berdasarkan pengalaman dalam menjalaninya, dan berdasarkan diskusi dengan rekan kerja dan atasan atau pihak-pihak terkait. Setelah sumber masalah ditetapkan, kemudian kita melanjutkan dengan aktivitas mencari ide-ide perbaikan. Fokuskan ide-ide perbaikan ini untuk memecahkan masalah-masalah yang telah ditetapkan, sehingga dari ide-ide ini muncul sebuat inovasi. Dalam mencari ide-ide perbaikan kita dapat berdiskusi dengan tim inovasi, rekan kerja, atasan atau pihak terkait dengan ruang lingkup pekerjaan. Munculkan sebanyak mungkin ide-ide perbaikan. Setelah itu tentukan 1 ide perbaikan yang memiliki dampak yang signifikan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang ada serta memiliki biaya dan risiko yang rendah dalam mengimplementasikan ide tersebut.



Pada tahapan Do (Melakukan) terdiri dari 1 aktivitas yaitu implementasi rencana perbaikan. Tahap ini kita mulai mengerjakan berbagai hal yang telah direncanakan sebelumnya. Namun sebelum memulainya kita perlu membuat pengertian bersama atau menyamakan persepsi terkait ruang lingkup, objek serta hal-hal yang perlu dilakukan agar tidak melenceng dari rencana yang telah ditentukan. Pastikan dalam mengumpulkan data selalu menggunakan data yang valid. Pada tahap ini kita juga dapat menggunakan pihak ketiga pada implementasi rencana perbaikan, namun perlu dilakukan monitoring secara berkala progres yang berjalan agar sesuai dengan rencana dan target yang diharapkan. Perlu diingat bahwa inovasi ini merupakan inovasi secara bertahap, sehingga tidak perlu terlalu memaksakan perbaikan secara menyeluruh. Yang perlu kita perhatikan adalah kesesuaian rencana dengan implementasi rencana perbaikan.



Pada tahapan check (Evaluasi) terdiri dari 1 aktivitas yaitu evaluasi hasil. Tahap ini kita mengevaluasi hasil dari implementasi rencana perbaikan, kita dapat memeriksa hasil implementasi sedikitnya setelah berjalan 2 bulan. Kemudian deskripsikan kondisi awal sebelum dilakukan inovasi dengan setelah



dilakukan inovasi. Pada tahap do dan check dapat dilakukan berulang kali sampai mendapatkan hasil yang sempurna dan terhindar dari kesalahan yang berulang.



Pada tahap Action (Tindak Lanjut) terdiri dari 2 aktivitas yaitu Standarisasi dan Rencana perbaikan selanjutnya. Aktivitas standarisasi diperlukan untuk mencegah masalah yang sama dapat kembali terulang. Tanpa standar, dengan berjalannya waktu atau dengan cepatnya perputaran mutasi pegawai, sedikit demi sedikit dapat kembali menggunakan cara yang lama. Standarisasi dapat dilakukan dengan perubahan kebijakan, usulan SOP baru, dan juga dilakukannya pelatihan dan sosialisasi. Aktivitas yang terakhir yaitu rencana perbaikan selanjutnya. Aktivitas ini lah yang menjadi inti dari konsep kaizen karena setelah menentukan rencana perbaikan selanjutnya proses PDCA akan berulang kembali mulai dari tahap awal lagi yaitu plan dan mengulang semua tahap secara berurutan dan sistematis sampai dengan sistem atau tata kelola organiasi telah stabil dan mencapai peningkatan secara terus menerus.



Guna mengoptimalkan Konsep kaizen atau continuous improvement yang terstruktur dan sistematis terhadapat penerapan budaya inovasi perlu adanya keterlibatan semua pihak terutama para top manajemen. Top manajemen ini merupakan penentu warna dari sebuah organisasi serta penentu keberhasilan dalam menciptakan lingkungan yang mendukung penerapkan budaya inovasi. Disamping itu juga perlu adanya keterbukaan proses dengar pendapat terkait ide atau saran yang muncul serta memberikan feedback yang membangun, sehingga menumbuhkan semangat dan motivasi para pegawai dalam melaksanakan inovasi atau perbaikan secara terus menerus. Manfaat Kaizen Melalui pemilihan konsep Kaizen ini perusahaan akan diajarkan untuk memiliki mindset yang tidak cepat untuk berpuas diri namun selalu membuat suatu perkembangan kecil yang berkelanjutan seperti, meningkatkan produktivitas, menjaga keamanan fasilitas perusahaan, menjaga kualitas produk, hemat biaya, komunikasi yang lebih baik, memotivasi para pekerja, kepuasaan pelanggan yang lebih tinggi Prinsip Kaizen Prinsip budaya kaizen, prinsip-prinsip budaya kaizen dalam suatu perusahaan menurut Wellington (1998) seperti, Jepang dikenal sebagai salah satu negara modern dan maju sejak pertengahan abad ke-20 sampai sekarang. Berbagai keberhasilan tersebut menimbulkan kekaguman bangsa-bangsa lain di dunia, termasuk di Indonesia. Dunia akademisi dan jurnalistik Indonesia sering mengutip contoh keberhasilan Jepang dengan memberi opini ‘cultural determinism’ atau ‘budaya sebagai faktor penentu’. Menurut



anggapan itu, Jepang berhasil karena memiliki budaya unggul. Dari opini tersebut, lahirlah kesimpulan bahwa jika bangsa lain (termasuk Indonesia) ingin maju seperti Jepang, maka yang perlu dipelajari adalah budaya Jepang. Dalam Seikatsu Kaizen ini, pembaca diajak menelusuri perjalanan sejarah modernisasi Jepang, yang dimulai pada tahun 1860-an. Kita akan melihat apa saja upaya-upaya yang telah dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat Jepang, sehingga berhasil mewujudkan negara yang modern, sejahtera, dan maju dengan rakyat yang disiplin, rajin, produktif serta memiliki rasa tanggung jawab sosial. Fokus pada pelanggan, Pandangan jangka panjang pada kebutuhan pelanggan merupakan fokus yang menjadi penopang Kaizen, dimana di dalam Kaizen penting untuk melakukan segala secara absolut tanpa boleh diubah harus selalu diarahkan pada kepuasaan pelanggan yang lebih besar dan sebuah perusahan harus menyediakan produk mutu tinggi dan kepuasan yang tidak tertandingi



Melakukan Perbaikan Terus Menerus, Memperbaiki terus menerus akan mencari acara untuk selalu memperbaiki dalam sebuah perusahaan dan tidak berhenti setelah perbaikan berhasil diimplementasikan, dengan tujuan sebuah keberhasilan yang dicapai akan menjadi patokan bagi pelaksanaan kegiatan perusahaan yang berorientasi pada suatu profitabilitas akan tetapi standarisasi hari ini akan berubah sampai ada pekerja yang mampu untuk menemukan sebuah cara baru yang lebih efektif dan juga efisien.



Mengakui Suatu Masalah Secara Terbuka, Mengakui suatu masalah secara terbuka diman setiap perusahaan pasti memiliki masalah tersendiri namun jika melakukan perkuat budaya yang mendukung secara tepat , konstruktif, tidak bersifat konfrontasi dan juga tidak saling menyalahkan dan bahwa setiap tim kerja mendapatkan suara untuk mengemukakan masalah yang terjadi secara terbuka Mendorong keterbukaan, Mendorong keterbukaan akan penerapan strategi kaizen ini cenderung kutang memilki peng kotakkotakan fungsional sehingga setiap karyawan memilki ruang yang lebih leluasa untuk berkomunikasi yang membitikan komunikasi yang semakin hidup dan juga dapat mendorong sebuah keterbukaan



Menciptakan tim kerja Penciptaan tim kerja dimana setiap individu dalam suatu perusahaan menjadi tim anggota tim kerja dan pekerja akan selalu dikaitkan dengan tim lintas fungsional



Mengelola Proyek Melalui Tim Lintas Fungsional Mengelola proyek melalui tim lintas fungsional, setiap keterampilan dan juga ide terbaik untuk mengelola sebuah perusahaan dengan cara yang efisien dan di dalam hal yang menyangkut disiplin akan ilmunya sendiri dan fungsi yang perlu terwakilkan oleh sebuah tim sejak awal akan dipengaruhi proyekproyek. Melalui hal tersebut sebuah keterampilan dalam mencari sebuah sumber tim untuk tim lintas fungsional ada membayangkan terlebih dahulu.



Pengembangan Proses Hubungan yang Tepat Pengembangan proses hubungan yang tepat dimana suatu faktor primer dalam Kaizen ini merupakan penekanan pada proses manajemen sebuah perusahaan yang memperhatikan dan mendorong untuk mencapai sasaran yang dituju dengan menja;in sebuah harmoni melalui komunikasi yang baik dimana baik di antara para konsumen juga para pekerja.



Mengembangkan disiplin pribadi Mengembakan dispilin, dimana penerapan disiplin pribadi alam menjadi perlu dengan tujuan untuk pengendalian diri dan pada umumnya banyak orang yang belum siap untuk mengorbankan aspek lain seperti (keluarga, sosial) untuk kepentingan perusahaan.



Memberikan Informasi kepada Setiap Pekerja Memberikan informasi kepada setiap pekerja, dimana semua pekerja perusahaan perlu untuk mendapat informasi yang tepat mengenai permasalahan yang ada pada perusahaan khususnya untuk pekerja bidang pemasaran, ditujukan untuk setiap pekerja perusahaan dapat mampu untuk selalu berpikir untuk memecahkan setiap masalah yang ada di dalam perusahaan. Membuat Setiap Pekerja Menjadi Mampu Membuat setiap pekerja menjadi mampu, dimana setiap pekerja di beri bekal akan keterampilan dan juga peluang untuk menerapkan suatu informasi yang diberikan melalui pelatihan pada berbagai keterampilan, dorongan, tanggung jawan dalam mengambil keputusan. Faktor Kaizen Berikut terdapat beberapa faktor yang memiliki pengaruh akan keberhasilan akan penerapan budaya kaizen di dalam suatu perusahaan antara lain seperti,



Team Work, Personal Discipline, Improved morale (peningkatan moral), quality circle (kualitas lingkaran), Suggestion for Improvement (saran untuk perbaikan), Konsep Kaizen



Memiliki teknik manajemen yang memiliki penekanan pada suatu perbaikan kualitas secara berkesinambungan yang melibatkan semua pihak dengan biaya yang rendah, berikut konsep-konsep dari Kaizen yang dikenal dengan beberapa teknis seperti,



Konsep PDCA (plan, do, check, and action) Pada langkah awal ini Kaizen menerapkan siklus dari PDCA yang terdiri dari plan, do, check, dan action yang sebagai sarana yang menjamin terlaksananya kesinambungan dari Kaizen ini dan hal-hal ini akan berguna dalam mewujudkan suatu kebijakan untuk memelihara dan memperbaiki serta menaikan standar. Siklus dari PDCA ini menerapkan suatu perubahan yang berguna untuk meningkatkan suatu proses yang merajuk pada fungsi dari perbaikan, dimana siklus dari PDCA ini menerapkan suatu standarisasi yang berguna untuk mencapai suatu kestabilan dari proses dan keterkaitan dengan fungsi pemeliharaan.



Konsep QCD (Quality, Cost, and Delivery) Konsep yang kedua ini tidak boleh terlupakan karena terdiri dari quality, cost dan delivery atau mutu, biaya, dan pelayanan. Kaizan membicarakan ketiga hal-hal tersebut, dimana miti merupakan nilai paling utama dan kita ketahui bahwa kaizen berorientasi pada proses dimana prosesnya dianggap benar maka hasil yang diperolehnya akan baik sama seperti dengan biaya kaizen yang dapat menekan biaya dari produksi suatu produk juga dengan pelayanannya jika semua dapat dilakukan dengan benar maka segala hal akan berjalan dengan lancar.



Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri) Konsep 3M ini diciptakan dan dibentuk dengan tujuan mengurangi kelelahan, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan juga mengurangi efisiensi biaya. Kata Muda disini diartikan dengan pengurangan pemborosan atau suatu kesia-siaan. Kata Mura disini didefinisikan dengan tidak rataan, kekurangan dari stabilitas dan aliran. Ketidakrataan ini akan mendorong penciptaan mudan dan kegiatan non-value added yang harus ditangani melalui penerapan pada prinsip-prinsip just in time (JIT) dan kata Muri disini diartikan dengan mengurangi ketegangan.



Gerakan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) Konsep pada gerakan 5S ini memiliki dasar pada proses perubahan sikap dengan menerapkan penataan, kebersihan, dan kedisiplinan di tempat kerja konsep 5S yang terdiri dari seiri, seiton, seiso seiketsu, dan shitsuke ini merupakan kebudayaan tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. 5S ini merupakan sarana yang efektif untuk meningkatkan mentalitas dasar dari pekerja termasuk dari cara berpikir dan bertindak yang di dalam pelaksanaan kerja sehari-hari serta sikap yang akan menunjukan penerapan pada sistem manajemen suatu perusahaan. Berikut penjelasan dari seiri, seiton, seiso seiketsu, dan shitsuke seperti,



Seiri (ringkas), memiliki kuasa untuk mengatur segala sesuatu dengan memilah sesuai dengan acuan dan prinsip tertentu dan hal ini memiliki arti untuk membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan serta membuang yang tidak diperlukan dan mencari hal-hal yang menyebabkan serta menghilangkan hal-hal penyebab tersebut hingga tidak menemukan adanya penimbulan masalah



seiton,



Memiliki arti penyimpan barang di tempat yang tapt atau menata letak yang benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan yang mendesak. Hal ni juga menjadi cara untuk menghilangkan waktu proses dari pencarian jika suatu hal disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, hal ini diperlukan tempat kerja yang tertata dan rapi



seiso,



Seiso memiliki arti membereskan barang-barang yang ada sehingga menjadi bersih. Hal ini memiliki arti untuk membersihkan sampah, kotoran, dan benda-benda asing dan hal-hal lain yang membuat kotor atau berantakan, melakukan pembersihan sebagai suatu bentuk memeriksa terhadap tempat kerja dan jauh dari adanya cacat dan cela.



Seiketsu,



Seiketsu memiliki prinsip untuk selalu mengusahakan agar tempat kerja yang sudah baik dan selalu terpelihara dimana tempat kerja yang terawat hal-hal seperti kerawanan dan penyimpangan dapat cepat untuk terdeteksi dan dinilai sehingga berbagai masalah dapat dicegah dengan sedini mungkin



Shitsuke,



Nilai terakhir pada 5S ini adalah Shitsuke dimana merupakan metode yang biasa digunakan untuk memotivasi para pekerja agar terus menerus melakukan dan ikut serta dalam suatu kegiatan perawatan dan aktivitas perbaikan serta membuat pekerja menjadi terbiasa untuk menaati aturan. Tahapan Pelaksanaan Kaizen Kaizen merupakan suatu event atau agenda untuk melakukan improvement pada area-area tertentu dan juga dengan sasaran tertentu, dimana dengan adanya Kaizen Event perlu adanya perencanaan pada tempat dan juga waktu tertentu dengan tahapan dari pelaksanaan kaizen seperti berikut,



-Menentukan Masalah atau are



-Menentukan Tujuan dan Sasaran



-Membentuk Tim



-Memberikan Training tentang Kaizen



-Melakukan Pengukuran -Melakukan Root Cause Analysis



-Melaksanakan Tindakan perbaikan



-Memeriksa Hasil



-Standarisasi



-Follow up atau penindak lanjutan



-Celebrate dan mengulang kembali siklus



Nah, itulah pengertian, manfaat, prinsip, faktor, konsep, dan tahapan pelaksanaan dari Kaizen yang dapat membantu Grameds untuk lebih memahami serta memaknai metode kerja Kaizen. Melalui pengertian, manfaat, prinsip, faktor, konsep, dan tahapan pelaksanaan dari Kaizen diharapkan Grameds dapat memahami makna-makna yang ada . Berbagai buku mengenai metode Kaizen ini juga tersedia di Gramedia sebagai #SahabatTanpaBatas kamu yang akan selalu siap sedia menyediakan berbagai buku pilihan yang berkualitas serta bermanfaat. Semoga bermanfaat!