Pengendalian Biaya Distribusi [PDF]

Citation preview

C. PENGENDALIAN BIAYA DISTRIBUSI



A.Definisi Biaya Distribusi Biaya distribusi dapat didefinisikan sebagai biaya yang berhubungan dengan semua kegiatan,mulai dari saat barang-barang telah dibeli/diproduksi sampai barang-barang tiba di tempat pelanggan.. Biaya distribusi demikian dapat meliputi,tetapi tidak terbatas hanya pada klasifikasi-klasifikasi umum sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.



Biaya Langsung Penjualan (Direct Selling Expense). Biaya Periklanan dan Promosi Penjualan. Biaya Transportasi. Biaya Pergudangan dan Penyimpanan (Warehousing and Storage Expense



B.Pentingnya Biaya Distribusi Secara umum dapat dikatakan,bahwa biaya produksi telah semakin menurun,sedangkan biaya distribusi semakin naik. Para eksekutif yang bertanggungjawab untuk distribusi pokok harus diberitahu mengenai komponen-komponen biaya,agar dapat merencanakan dan melaksanakan secara efektif suatu usaha sistem distribusi yang wajar.Controller harus mengembangkan mekanisme pengendalian,mendapatkan fakta-fakta dan melakukan interpretasi,dan mengkomunikasikan informasi kepada pengendalian akuntansi,dan menggunakannya dalam mengembangkan rencana pemasaran serta memecahkan setiap masalah yang mungkin terjadi. Biaya distribusi yang semakin meningkat dapat dikendalikan secara efektif dan bahkan dapat dikurangi,jika controller bekerja sama dengan pimpinan penjualan dan pemasaran untuk mengembangkan teknik-teknik pengendalian yang perlu,dan dengan demikian jelas mempunyai dampak yang positif terhadap laba bersih.



C.Faktor-faktor Yang Mempersulit Pengendalian Biaya .Pertama,faktor-faktor psikologis memerlukan lebih banyak pertimbangan.Dalam menjual,sikap pembeli dan penjual juga sangat bervariasi,dan reaksi persaingan tidak dapat diabaikan. Selain itu,dalam kegiatan pemasaran metode-metodenya lebih fleksibel dan lebih banyak dibandingkan dengan kegiatan produksi,dan berbagai agen atau saluran distribusi dipergunakan. Juga,perubahanperubahan yang berkesinambungan dalam metode penjualan atau saluran distribusi merupakan faktorfaktor yang menyebabkan sulit diperoleh informasi pokok.



D.Manajer Penjualan dan Biaya Distribusi Manajer penjualan bertanggungjawab untuk dua fungsi utama dalam sebuah perusahaan,yaitu:(1) volume penjualan yang diperlukan untuk produk-produk yang tepat, dan (2) pengendalian biaya distribusi.



E.Cara Pendekatan Dasar Dalam Pengendalian Biaya Distribusi Dalam pengendalian biaya produksi,suatu prosedur yang bisa ditempuh,ialah dengan cara membandingkan biaya yang sesungguhnya dengan standar atau anggaran biaya,dan memberi tekanan



terus-menerus pada biaya yang sesungguhnya sampai biaya itu sesuai dengan standar atau anggaran. Pada umumya diperlukan suatu cara pendekatan yang lebih positif,untuk menghindari bahaya mengurangi jasa-jasa distribusi yang diperlukan.Cara pendekatan tersebut terdiri dari pencapaian efektifitas sebesar-besarnya yang mungkin dalam operasi penjualan atau pemasaran. 



Analisa Biaya Distribusi



Biaya distribusi dianalisa untuk tiga tujuan utama,yaitu:(1) penetapan harga pokok, (2) pengendalian biaya, dan (3) perencanaan dan pengarahan usaha distribusi. Tujuan yan g terpenting adalah untuk menyediakan kepada para eksekutif pemasaran informasi yang diperlukan untuk perencanaan,pengarahan,dan pengendalian usaha distribusi. 



Jenis Analisa



Ada 3 metode pokok untuk menganalisa biaya distribusi,yaitu: 1. Menurut sifat biaya atau obyek pengeluaran. Analisa menurut sifat biaya hanya mempunyai kegunaan yang terbatas. Yang diketahui adalah biaya distribusi secara umum. Biaya yang tinggi dari operasi khusus atau biaya yang terlalu tinggi untuk mendapatkan hasil-hasil tertentu,harus diuraikan jika memang ada niat untuk mengurangi biaya atau memperbaiki efektifitas usaha. 2. Menurut fungsi-fungsi atau operasi-operasi fungsional yang dilaksanakan. Analisa ini dapat membantu dalam mengukur pelaksanaan menurut tanggungjawab per individu,terutama dalam aplikasi-aplikasi dimana organisasinya kompleks atau besar. 3. Menurut sifat pengaplikasian usaha distribusi. Analisa menurut sifat aplikasi terutama bertujuan menyediakan informasi dalam pengarahan usaha penjualan.Dalam melakukan analisa menurut sifat aplikasi,suatu pertimbangan penting ialah pemisahan biaya secara wajar. Untuk jenis analisa ini,biaya distribusi dapat dibagi menjadi tiga golongan pokok ,yaitu: biaya langsung,biaya semi langsung,dan biaya tidak langsung







Cara Pendekatan Marjin Kontribusi



Marjin kontribusi dihitung dengan mengurangkan dari hasil penjualan,biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh bagian hasil penjualan yang sedang dianalisa. Itu dapat merupakan penjualan dan biaya dari suatu daerah,produk,atau pelanggan tertentu dan tidak boleh berhubungan dengan seluruh penjualan perusahaan untuk suatu periode. Biaya-biaya ini dapat dijelaskan sebagai biaya-biaya yang tidak akan dikeluarkan/terjadi,jika bagian yang sedang dilaporkan tidak ada. Biaya-biaya tersebut kadang-kadang disebut juga sebagai biaya-biaya variabel atau biaya-biaya langsung. Cara pendekatan marjin kontribusi dan “direct costing” yang bersangkutan mempuyai beberapa keuntungan sebagai berikut : 1. Cara mengukur keuntungan langsung bagi laba perusahaan secara menyeluruh yang dihasilkan oleh transaksi atau segmen yang sedang ditelaah.



2. Mempermudah pengambilan keputusan manajemen karena biaya-biaya yang bersifat variabel telah dipisahkan dari biaya-biaya yang tidak dipengaruhi. 3. Menghindarkan kesalahan-kesalahan dan kontroversial yang timbul karena alokasi biaya dan karena metode alokasi. 4. Kesederhanaan aplikasi,karena biaya langsung biasanya dapat didefinisikan dengan lebih mudah dibandingkan dengan biaya total,termasuk alokasi-alokasi yang diperlukan. 5. Data dapat diperoleh dengan lebih cepat dan dengan usaha yang lebih sedikit.







Teknik Analisa Menurut Sifat Aplikasi



Terdapat cukup pengalaman dengan analisa biaya distribusi menurut sifat aplikasi untuk membuktikan nilai dari teknik tersebut. Meskipun tingkat ketelitian dapat berbeda dalam perusahaanperusahaan yang berlainan,tetapi pendekatan secara umum dapat digariskan sebagai berikut: 1. Tetapkan analisa-analisa yamg diperlukan. Tentukan yang manakah mungkin diperlukan dalam suatu aplikasi tertentu,seperti analisa menurut metode pengiriman. 2. Klasifikasi biaya-biaya distribusi menjadi biaya langsung,biaya semi langsung,dan tidak langsung. 3. Pilih dan tetapkan basis-basis alokasi terhadap biaya-biaya semi langsung dan tidak langsung. 4. Siapkan analisa dan komentar untuk digunakan oleh eksekutif yang berhubungan.







Analisa Menurut Wilayah



Suatu wilayah didefinisikan,untuk tujuan ini,sebagai setiap area geografis,apakah kota,area perdagangan,desa,yang dipakai oleh perusahaan untuk merencanakan,mengarahkan,dan menganalisa penjualan. Dimana,atau dalam daerah mana,barang-barang itu dijual akan mempunyai pengaruh besar pada laba bersih. Terdapat variasi-variasi yang menyolok diantara berbagai daerah sehubungan dengan potensial penjualan,laba bersih,dan laba kotor. Tidak setiap perusahaan memerlukan analisa menurut daerah.Analisa tersebut dipergunakan terutama dalam hal bilamana penjualan mencakup suatu area geografis yang luas.Jadi,untuk seorang produsen yang mempunyai pasar nasional,akan sangat berguna menggunakan analisis tersebut,sedangkan sebuah toko eceran mungkin tidak memerlukannya.







Analisa Menurut Produk



Dalam ekonomi yang dinamis dan bersaing,desain atau model atau jenis dari produk yangb dijual oleh sebuah perusahaan dapat berubah terus menerus.Banyak perusahaan dalam usahanya untuk menaikan volume penjualan agar dapat mencapai penggunaan yang lebih baik dari fasilitas-fasilitas dan tenaga,seiring menambahkan produk-produk baru pada lini produk yang telah ada. Secara umum usaha penjualan harus diarahkan kepada produk-produk dengan kemungkinan laba bersih yang paling besar,dan diperlukan analisa biaya,untuk mengetahui produk-produk tersebut. Dalam melkukan analisa biaya produksi,banyak controller yang menemukan bahwa laba bersih atau suatu garis produk seluruhnya,tidak mencukupi atau bahkan menderita kerugian.Bilamana ditemukan



kondisi-kondisi seperti itu,biasanya diambil langkah-langkah untuk menaikan marjin produk itu,karena perusahaan mungkin belum siap untuk melepaskan lini produk tersebut. Terakhir dapat dikemukan,bahwa analisa biaya menurut produk berguna dalam penetapan harga bilamana perusahaan dalam keadaan siap untuk menggunakan biaya sebagai pedoman utama.Analisaanalisa yang demikian dikehendaki dalam hubungannya dengan penetapan-penetapan diferensiasidiferensiasi harga yang maksimum kepada par pelanggan tertentu. Terdapat banyak keadaan dimana suatu pengalokasian dengan basis seperti itu tidak tepat atau akan menyesatkan: 1. Apabila terdapat perbedaan dalam waktu dan jumlah usaha penjualan yang diperlukan. Jadi produk A yang harga jualnya Rp 600 mungkin memerlukan tiga kali usaha dari produk V yang harga jualnya Rp 300. Dalam hal ini baik jumlah uang penjualan maupun unit tidak merupakan suatu basis yang wajar. Mungkin suatu produk banyak akan memerlukan bantuan teknis dengan sering ditariknya kembali untuk perbaikan,dibandingkan dengan produk lain.Untuk menjual produk tertentu mungkin diperlukan tenaga salesman yang khusus,sedangkan untuk produk lainnya cukup dengan tenaga penjual yang umum saja. 2. Apabila terdapat perbedaan dalam metode penjualan. Apabila suatu produk dijual melalui pengiriman per pos dan produk lain melalui tenaga penjual,dalam hal ini jelas biaya penjualannya tidak boleh dialokasikan berdasarkan jumlah uang atau unit penjualan. 3. Apabila terdapat perbedaan dalam besarnya order. Apabila suatu produk dijual dalam kesatuan 10 kg,sedangkan produk lain dijual dengan truk tangki. Dalam hal ini banyak biaya distribusi dapat berbeda. 4. Apabila terdapat perbedaan dalam saluran distribusi. Suatu produk mungkin dijual lansung kepada para pedagang eceran,sedangkan produk lainnya didistribusikan melalui grosir.







Analisa Menurut Pelanggan



Pada umumya analisa menurut pelanggan tidak dilakukan secara kontinu.Mungkin manajer penjualan lebih tertarik mengenai apakah seorang langganan memberikan laba atau perubahan-perubahan sedang dipertimbangkan hanya untuk golongan langganan tertentu. Dua faktor pokok dalam memilih klasifikasi yang akan dipergunakan adalah jumlah dari jasa-jasa distribusi yang diperlukan,karena ini merupakan alasan utama terjadinya perbedaan dalam biaya distribusi,dan kemampuan untuk melakukan pemisahan biaya distribusi. Klasifikasi-klasifikasi yang terbukti ada gunanya adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Jumlah pembelian tahunan. Ukuran order. Lokasi. Frekuensi kunjungan para penjual. Jenis agen (pengecer,grosir,atau makelar) Kelayakan kredit para pelanggan.



Dalam melakukan analisa menurut klasifikasi pelanggan,suatu cara pendekatannya ialah dengan memisahkan semua pelanggan dalam golongan yang sesuai dan menetapkan biaya total untuk setiap golongan.







Analisa Menurut Ukuran/Besarnya Order



Secara umum prosedur untuk menganalisa biaya distribusi menurut ukuran/besarnya order adalah sama seperti yang berlaku untuk analisa-analisa lain. Prosedur tersebut mencakup pemisahan biaya menurut faktor variabilitas dan dengan mengaplikasikan faktor. Dalam hal ini biaya-biaya tertentu akan dikenal sebagai biaya tetap bagi semua ukuran order;yang lain akan berubah dengan adanya perubahan volume dalam jumlah uang,dan yang lain lagi akan berubah sesuai dengan volume fisik. Usul umum mengenai langkah-langkah yang akan ditempuh adalah sebagai berikut: 1. Menetapkan ukuran/besarnya golongan-golongan order yang akan ditelaah,umpamanya dibawah Rp 25.000, Rp 25.000 sampai dengan Rp 50.000, Rp 50.000 sampai dengan Rp 75.000 dan sebagainya. 2. Pengklasifikasian biaya sesuai dengan; (a) yang berubah sesuai dengan ukuran/besarnya order,yaitu biaya pengepakan; (b) yang seragam untuk order-prder dalam semua ukuran,yaitu biaya pencatatan piutang; dan (c) yang harus dianggap sebagai biaya overhead umum,yaitu biaya yang tidak mempunyai hubungan langsung dengan order-order. 3. Pengidentifikasi faktor-faktor yang kelihatan menentukan jumlah biaya variabel untuk untuk order-order dalam berbagai ukuran yang berbeda. 4. Mengeterapkan faktor-faktor variabilitas terhadap biaya-biaya variabel dan menambahkan biaya-biaya yang seragam sehingga mencapai biaya langsung order menurut ukuranukurannya. 5. Membebankan biaya-biaya overhead berdasarkan beberapa faktor yang sesuai,seperti berat atau nilai uang,untuk mencapai biaya total per order.







Beberapa Analisa Lainnya



Terdapat analisa-analisa yang mungkin berguna dalam sebuah perusahaan tertentu,antara lain: 1. Menurut Saluran Distribusi. Ini berguna bilamana harus ditentukan pilihan saluran distribusi untuk mengarahkan penjualan kedalam saluran yang paling menguntungkan. Analisa perlu dilakukan dari waktu ke waktu jika trends biaya berubah. 2. Menurut Metode Penjualan. Komentar-komentar untuk ini adalah sama dengan yang berlaku untuk analisa menurut saluran distribusi. 3. Menurut Salesman (penjualan). Untuk tujuan mengukur pelaksanaan para tenaga penjual dalam hubungannya dengan laba dan untuk mengarahkan para penjual secara lebih baik dalam kegiatan mereka. 4. Menurut Divisi-divisi Organisasi atau Operasi. Ini berguna bilamana terdapat divisi-divisi penjualan yang tersendiri dan terpisah. Analisa demikian dipergunakan untuk mengukur pelaksanaan para eksekutif pada divisi-divisi. Contoh-contohnya:analisis menurut departemen dalam sebuah toko serba ada ;atau menurut cadang dalam sebuah perusahaan industri.



F.Penggunaan Teknik-teknik Matematika Banyaknya variabel dan alternatif dalam fungsi distribusi atau pemasaran memang dapat membuat tugas analisa menjadi terlalu berat. Masalah yang akan dipecahkan meliputi lokasi-lokasi pergudangan,rute transportasi,pola pengiriman yang ekonomis,dan lain-lain. Untuk melaksanakan penelaahan yang diperlukan,dan agar terdapat keekonomisan dalam fungsi-fungsi tersebut,penggunaan formula-formula atau “model-model” matematis paling dapat membantu. Dengan menggunakan simbol-simbol dan teknis-teknis matematis,banyak hubungan-hubungan dan kuantitas-kuantitas dapat dinyatakan dan ditangani.



G.Interpretasi Atas Hasil Analisa Telah dikemukakan sebelumnya,bahwa tujuan utama dari analisa biaya distribusi adalah untuk menyediakan kepada para eksekutif pemasaran,informasi yang perlu untuk perencanaan,pengarahan,dan pengendalian usaha distribusi. Pembahasan yang lalu telah mengusulkan teknik dan tujuan atau penggunaan dari beberapa analisa. Akan tetapi jelas metode-metode atau penelaahan-penelaahan ini akan berubah,bila controller merasa perlu untuk menyesuaikannya dengan tujuan yang sedang dipertimbangkannya. Dalam beberapa hal hanya biaya pemasarann (bahkan biaya produksi) yang variabel saja yang akan dipergunakan,sedangkan dalam hal-hal lain akan termasuk baik yang variabel maupun yang tetap (fixed). Perlu ditegaskan kembali,bahwa dalam membuat rekomendasi-rekomendasi yang didasarkan pada analisa biaya distribusi,keputusan-keputusan yang dicapai harus mempertimbangkan setiap kemungkinan pengaruh pada setiap kegiatan perusahaan.



H.Standar Biaya Distribusi 



Standar dan Pengendalian



Dasar dari pengendalian biaya distribusi terletak dalam korelasi antara usaha penjualan dengan potensi dan penggunaan analisa untuk menghindarkan kesalahan dalam pengarahan.Kita memerlukan standar untuk dapat menilai pelaksanaan distribusi dan dan menandai kelemahan-kelemahannya.







Dapatkah Standar Ditetapkan Untuk Kegiatan Distribusi?



Sulit untuk menetapkan standar berbagai kegiatan distribusi,karena faktor-faktor psikologis relatif banyak dan faktor-faktor fisik relatif sedikit berpengaruh dengan dibandingkan dengan pengaruhnya dalam poduksi; bahwa relatif lebih banyak bergantung pada pertimbangan para eksekutif dan relatif sedikit pada pengukuran yang obyektif;dan bahwa toleransi yang agak besar harus diberikan dalam mempertimbangkan penyimpangan (variaces),tetapi harus dimengerti bahwa ini hanya brlaku terhadap sebagian kegiatan distribusi saja.







Jenis-Jenis Standar Biaya Distribusi



Standar-standar biaya distribusi mungkin : (1) bersifat sangat umum dan berlaku untuk fungsi-fungsi distribusi secara keseluruhan atau berlaku per divisi-divisi utama,atau (2) merupakan unit-unit yang mengukur pelaksanaan per individu. Contoh untuk standar bersifat secara umum adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Biaya penjualan sebagai suatu persentase dari penjualan bersih. Biaya per rupiah laba kotor. Biaya per unit dijual. Biaya per transaksi penjualan. Biaya per order yang diterima. Biaya per pelanggan.







Pertimbangan Lain Dalam Penetapan Standar Biaya Distribusi



Controller mempunyai tanggungjawab bersama dengan para eksekutif penjualan dalam menetapkan standar-standar biaya distribusi.Dalam memenuhi tanggungjawab ini,ada baiknya agar dia mengingat kerumitan-kerumitan yang ada. Sebagai contoh dalam pabrik biasanya hanya ada satu biaya standar untuk produk. Akan tetapi terdapat banyak biaya standar untuk pendistribusian dari barang yang sama. 



Cara Menetapkan Standar Biaya Distribusi



Langkah pertama dalam menetapkan standar biaya distfibusi adalah mengklasifikasikan biayabiaya sesuai dengan fungsi-fungsi dan kegiatan per tanggung jawab masing-masing individu. Langkah kedua ialah memilih unit-unit atau basis-basis pengukuran untuk menyatakan standar.Unit-unit atau basis-basis tersebut akan berubah sesuai dengan jenis pengukuran yang akan diterapkan. 



Informasi Tambahan Yang Diperlukan



Agar dapat menetapkan dan menggunakan standar-standar biaya distribusi secara berhasil,maka perusahaan harus mengakumulasikan dan memiliki sejumlah besar informasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas distribusi dan faktor-faktor biaya yang menyangkut aktivitas-aktivitas tersebut.Ini meliputi sejumlah informasi yang tidak tersedia dalam catatan-catatan akuntansi biasa. 



Penggunaan Standar Untuk Pengendalian



Hal yang pokok dari pengendalian terletak dalam tindak lanjut yang segera terhadap perkembangan (trends) yang tidak menguntungkan sebelum berkembang menjadi kerugian yang lebih besar. Sekali standar ditetapkan,maka dasar untuk bertindak juga telah ditentukan. Controller membandingkan prestasi pelaksanaan yang sesungguhnya dengan standar dan melaporkan hasilnya kepada eksekutif penjualan.