Peta Proses Bisnis [PDF]

Citation preview

PETA PROSES BISNIS



Workshop Penyusunan Proses Bisnis PUSLATKESDA DKI JAKARTA 2021



TUJUAN PEMBELAJARAN



BLENDED LEARNING



TIM FASILITATOR



dr.Yurnalis,M.Psi.T Pengelola Umum, Hukum dan Organisasi Subbag Umum Dinkes Prov DKI



Nina A. Sasmita M.Si., M.PsiT Pusdiklat BMKG



Beben Saiful Bahri, SKM, MKM Subbag Sarana dan Prasarana Dinkes Provinsi DKI Jakarta



Jakarta



Hartanto SKp MM MKes Ak



Pengelola Umum, Hukum dan Organisasi Subbag Umum Dinkes Prov DKI Jakarta



Ns. Antik Rachmawati P, S.Kep. Puskesmas Kec Kramat Jati



LATAR BELAKANG & DASAR HUKUM



OUTLINE



KONSEP PROBIS



PENYUSUNAN PETA PROSES



Latar Belakang & Dasar Hukum



REFORMASI BIROKRASI



Keselarasan dan Konsistensi untuk menjaga Efektivitas Organisasi



Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini; Tanpa melakukan pemetaan visi misi dan binis proses terlebih dahulu, cenderung menghasilkan struktur uraian jabatan yang “regulatory minded dan seragam”; Uraian jabatan yang “seragam” akan menyulitkan dalam mengidentifikasi implementasi dan capaian indikator kinerja secara spesifik dan terukur;



Peraturan Presiden Nomor 68 Tahun 2019 tentang Organisasi Kementerian Negara yang menyatakan bahwa setiap kementerian dan Lembaga wajib menerapkan proses bisnis untuk mengoptimalkan kinerja setiap kementerian dan Lembaga dalammelayanai masyarakat



Tujuan penyusunan peta bisnis proses 1. Mampu melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien; 2. Mudah mengomunikasikan baik kepada pihak internal maupun eksternal mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan tujuan; 3. Menjadi salah satu factor suksesnya pelaksanaan reformasi birokrasi di instansi pemerintah; 4. Memudahkan pengambilan keputusan strategis terkait pengembangan organisasi dan sumberdaya manusia, serta penilaian kinerja.



Manfaat penyusunan peta bisnis proses



1. Mudah melihat potensi masalah yang ada di dalam pelaksanaan suatu proses sehingga solusi penyempurnaan proses lebih terarah; dan 2. Memiliki standar pelaksanaan pekerjaan sehingga memudahkan dalam mengendalikan dan mempertahankan kualitas pelaksanaan pekerjaan.



Konsep Proses Bisnis



Peta Proses Bisnis Diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.



Proses Bisnis



Karakteristik peta bisnis proses Definitif



Urutan



Jelas batasan, masukan dan keluaran



Aktivitas berurutan sesuai waktu dan ruang



Pengguna Layanan Berorientasi pada penerima hasil kinerja organisasi



Keterkaitan



Fungsi silang



tidak berdiri sendiri, saling terkait dalam satu struktur



Proses mencakup hasil kerjasama beberapa fungsi



Nilai Tambah Transformasi dari proses memberikan nilai tambah bagi penerima



SederhanaRepresentatif



Konsensussubyektif



Mewakili seluruh aktivitas & digambarkan secara simple



Disepakati bersama seluruh unit organisasi



Kerangka Peta Proses Bisnis



Bagian Peta Proses Bisnis



Peta Proses & Peta Sub proses Merupakan Hubungan Keterkaitan Antara Proses Dengan Proses. Peta Relasi Merupakan Hubungan Keterkaitan Antara Proses Dengan Pelaku. Peta lintas fungsi merupakan Hubungan Keterkaitan Antara Pelaku Dengan Aktifitas.



1



3 Peta Relasi Peta Proses



2



4 Peta Sub Proses



Peta Lintas Fungsi



Peta Lintas Fungsi



Tahapan Penyususan Proses Bisnis



1 3



Persiapan & Perencanaan 1. Pembentukan Tim 2. Rencana kerja penyusunan 3. Pengumpulan data dukung & Inventaris proses



Penerapan 1. Pengesahan 2. Pendistribusian 3. Penyimpanan, penempatan danpemanfaatan 4. Perubahan



2 4



Pengembangan 1. Peta proses 2. Peta sub proses 3. Peta relasi 4. Peta lintas fungsi



Pemantauan & Evaluasi 1. Memastikan peta proses berdampak pada kinerja



Penyusunan Peta Proses



Prinsip proses adalah kegiatan bukan unit kerja



Prinsip membangun kesepakatan



Prinsip makin sederhana makin baik



kotak-kotak proses yang saling berhubungan berisikan kegiatan bukan unit kerja apabila terdapat kesamaan nama pada kotak dengan nama pada unit kerja, maka hal tersebut hanyalah kebetulan saja yang mengandung pengertian yang berbeda dalam melakukan pemetaan proses bisnis perlu adanya kesepakatan cara pandang terhadap keseluruhan aktivitas dalamsatu organisasi dalam satu periode tertentu pentingnya pimpinan puncak suatu organisasi untuk menentukan sikap dan mengikutsertakan seluruh komponenorganisasi untuk merasa terlibat dalam memiliki peta proses bisnis yang dibangun



pada saat peta proses bisnis yang disepakati semakin sederhana, maka akan semakin baik selama seluruh kegiatanorganisasi terwakili dan disepakati oleh para pihak dalam organisasi.



JENIS PROSES



PROSES INTI



PROSES PENDUKUNG



PROSES LAINNYA



Proses inti merupakan proses yang menciptakan aliran nilai utama. Proses inti memenuhi kriteria sebagai berikut: Berperan langsung dalam memenuhi kebutuhan pengguna eksternal dan internal instansi pemerintah; Berpengaruh langsung terhadap keberhasilan instansi pemerintah dalam mencapai visi, misi, dan strategi organisasi; dan Memberikan respon langsung terhadap permintaan dan memenuhi kebutuhan pengguna. Proses pendukung adalah proses untuk mengelola operasional dari suatu sistem dan memastikan proses inti berjalan dengan baik. Proses pendukung memenuhi kriteria sebagai berikut: Memenuhi kebutuhan pengguna internal; dan Memberikan dukungan atas aktivitas pada proses inti. Proses lainnya adalah proses yang tidak memiliki kaitan langsung dengan proses inti namun menghasilkan nilai manfaat bagi pemangku kepentingan eksternal. Proses lainnya memiliki kriteria yang memungkinkan aktivitas pada proses berjalan lebih optimal.



Identifikasi proses/kegiatan



1



Mengumpulkan kegiatan-kegiatan mengacu pada RPJMD, Renstra, & Probis level di atasnya



2



Sasaran menjadi peta proses; strategi menjadi peta sub proses; Arah kebijakan menjadi peta lintas fungsi



2



SUB PROSES



LINTAS FUNGSI



Identifikasi Pastikan Apa yang ingin di capai



kegiatan yang ada di organisasi



organisasi (output & uotcome)



Kelompokkan kegiatan dalam folder-folder



1



Hasil pengelompokan tadi kemudianmenjai proses dan tentukan jenis prosesnya



Sedangkan kegiatan dalam folder-folder menjadi sub proses



Nina Amelia Sasmita Kompleks Sakura Regency FF20 Jati Asih Bekasi 08119444115 [email protected] PENDIDIKAN S1 Fisika Universitas Padjadjaran S2 Geofisika Universitas Indonesia S2 Psikologi SDM dan KM Universitas Indonesia PENGALAMAN KERJA Widyaiswara Madya Pusdiklat BMKG Tim Probis BMKG Fasilitor Penyusunan SKKK BMKG Tim Corpu BMKG Tim Manajemen Perubahan RB BMKG Tim Pengembangan E-Learning BMKG 2011 - present Tim Penyusunan Anjab Pusdiklat BMKG Leason Officer of BMKG-KMA Training 2014 - 2016, 2020 - present Pengurus APWI Departemen Bangkom 2020- 2024 Reviewer Modul Sekolah Kader ASN LAN 2020 As Coach in WMO Trainer of Trainer 2016-2017 Alumni of Essesntial Management Met-UK 2016 Alumni of Training of Trainer ERTP WMO 2014 Tim Seleksi CPNS BMKG 2008