PKPO 2.1 Panduan Pengadaan Obat. Print [PDF]

Citation preview

Lampiran Surat Keputusan Direktur RSU Kartini Nomor : 186/SK-DIR/RSUK/IV/2021 Tanggal : 19 April 2021 BAB I DEFINISI Upaya



kesehatan



adalah



setiap



kegiatan



untuk



memelihara



dan



meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter, praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan, pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.



Panduan Pengadaan Obat



1



Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di rumah sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi. Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit. Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku. Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu : a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection) b. Pengadaan (Procurement) c. Distribusi (Distribution) d. Penggunaan (Use) Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari : a. Organisasi (Organisation) b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability) c. Pengelolaan informasi (Information Management) d. Pengelolaan dan pengembangan



sumber daya manusia (Human Resorces



Management)



Panduan Pengadaan Obat



2



Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut : Seleksi & perumusan kebutuhan



Penggunaan



   



Organisasi Pembiayaan Manajemen Informasi



Pengadaan



Distribusi



Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai : 1. Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi yang efektif dan efisien. 2. Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. 3. Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang membutuhkan pada saat diperlukan.



Panduan Pengadaan Obat



3



4. Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan resep kepada dokter. Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan, mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan oleh Komite Farmasi dan Terapi (KFT) dan Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau ekonomis.



Panduan Pengadaan Obat



4



BAB II RUANG LINGKUP Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan kualitas obat-obat yang diterima. Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan informasi penggunaan obat.



Panduan Pengadaan Obat



5



Gambar Rantai Pengadaan Obat Menentukan jumlah yang dibutuhkan



Tujuan seleksi obat



Menyesuaikan kebutuhan dan dana Pengumpulan informasi pemakaian



Memilih metode pengadaan Mencari dan memilih pemasok



Menerima dan memeriksa obatobatan



Menentukan persyaratan kontrak Monitor status pemesanan



Panduan Pengadaan Obat



6



BAB III TATA LAKSANA A. Proses pengadaan Obat Proses pengadaan obat dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan. Pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai antara lain : 1. Dapat dari jalur resmi melalui MOU rumah sakit ke PBF 2. Berdasarkan kontrak termasuk hak akses meninjau ke tempat penyimpanan dan transportasi sewaktu-waktu 3. Ada garansi keaslian obat. B. Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi : 1. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :  Pengadaan barang dan farmasi  Pengadaan bahan dan makanan  Pengadaan barang-barang dan logistik 2. Berdasarkan sifat penggunaannya :  Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep



Panduan Pengadaan Obat



7



 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan puyer  Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin  Bahan jadi, misalnya : tablet antibiotika, cairan infus 3. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :  Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing) Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3 bulan ataupun 6 bulan  Pembelian tiap bulan Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami kekurangan. C. Sistem pengadaan perbekalan farmasi Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga medis. Proses pengadaan efektif seharusnya:  Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat  Memperoleh harga pembelian serendah mungkin  Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui  Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan  Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas  Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk mencapai total lebih rendah.



Panduan Pengadaan Obat



8



Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, metode pengadaan perbekalan farmasi dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa, yaitu: 1. Pembelian  Pemilihan langsung  Penunjukan langsung 2. Kerjasama dengan pihak ketiga 3. Sumbangan 4. Lain-lain D. Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah : 1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar). 2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000. 3. Suplier dengan reputasi yang baik. 4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat. E. Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang baik dan merupakan standar universal mencakup aspek : 1.



Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik



2.



Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit



3.



Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan harga.



4.



Adanya komitmen pengadaan



Panduan Pengadaan Obat



9



 Suplier



harus



menjamin



pasokan



obat



yang



kontraknya



telah



ditandatangani 5. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata  Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan  Lakukan penyesuaian terhadap kebutuhan harian 6. Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti  Kembangkan kepastian pembayaran  Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga 7.



Pembagian Fungsi  Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu  Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier



8. Program Jaminan Mutu Produk  Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap dokumen  Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat 9.



Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya.  Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian pembayaran dan faktor lain yang berhubungan  Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal



10. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan  Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target setidaknya setahun sekali



Panduan Pengadaan Obat



10



 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar (market), rencana pengadaan dan realisasi F. Adapun alur pengadaan obat di RSU Kartini adalah sebagai berikut: 1.



Instalasi farmasi mengajukan kebutuhan obat kepada Kabid Yanmed



2.



kabid Yanmed memerintahkan pengadaan barang menerbitkan Surat Pesanan (SP) kepada pemasok



3.



Pemasok mengirim barang dan diperiksa petugas gudang farmasi



4.



Barang diterima dan disimpan di gudang



5.



Instalasi farmasi mengambil kebutuhan obat di gudang.



6.



Pembayaran dilakukan oleh Kabid Keuangan kepada pemasok sesuai dengan tempo yang disepakati.



7.



Rumah Sakit memiliki akses untuk meninjau proses penyimpanan dan transportasi melalui rantai pengadaan.



G. Tata cara pengadaan bila stock kosong atau tidak tersedianya saat dibutuhkan antara lain : 1.



Petugas pelayanan melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan stock obat



2.



Petugas memeriksa obat yang tertulis di resep, apabila ada obat yang tidak tersedia atau kosong stocknya di Instalasi Farmasi maka petugas berkonsultasi dengan dokter penulis resep untuk memberitahukan kalau obat yang ditulis kosong dan minta diganti dengan obat yang lain yang kandungan dan indikasinya sama, apabila obat pengganti juga kosong maka petugas unit pelayanan farmasi melaporkan ke penanggung jawab



Panduan Pengadaan Obat



11



bagian pengadaan untuk selanjutnya petugas mengampra obat ke pemasok yang ditunjuk dengan membawa surat ampra 3.



Obat yang telah diambil diserahkan ke bagian gudang untuk diterima dan diperiksa selanjutnya diserahkan kembali ke pelayanan (farmasi)



4.



Petugas gudang dan petugas unit pelayanan mencatat obat yang sudah diterima



5.



Berdasarkan perjanjian kerjasama dengan Rumah Sakit Umum Kartini untuk menjamin keaslian obat.



BAB IV DOKUMENTASI Dokumentasi pengadaan obat di Rumah Sakit Umum Kartini dilakukan untuk setiap kegiatan. Adapun kegiatan-kegiatan yang membutuhkan dokumentasi adalah sebagai berikut: 1. Instalasi Farmasi melakukan pencatatan obat-obat yang stoknya menipis atau sudah habis di dalam buku defekta. 2. Seluruh kebutuhan obat tiap hari yang dicatat dalam defekta, kemudian diajukan ke gudang farmasi. 3. Instalasi Farmasi mencatat barang yang diterima dari gudang, dan melakukan cross check terhadap buku defekta yang diajukan. Penerimaan barang harus memperhatikan kondisi umum dari obat, serta tidak lupa untuk mencatatkan tanggal expiry date serta memasukkannya ke dalam kartu stok.



Panduan Pengadaan Obat



12



4. Ka Instalasi farmasi melakukan pencatatan dan pelaporan obat yang digunakan setiap bulannya. Untuk obat-obat golongan narkotika dan psikotropika, dilakukan pencatatan dan pelaporan yang ditujukan kepada Kementrian Kesehatan Secara online 6. Untuk obat-obat yang mendekati kadaluarsa, dilakukan pengajuan proses retur kepada pemasok yang dilengkapi dengan salinan faktur obat tersebut. .



Panduan Pengadaan Obat



13