PT 4 [PDF]

Citation preview

Project Management IS/IT



Project Cost Management Modul 4 - Pengelolaan Biaya Proyek



Tiar Anindya Putri, S.Kom., M.MT. Dosen S1 Bisnis Digital I T Te l ko m S u r a b a y a



Tujuan pembelajaran • • • • • •



Memahami pentingnya manajemen biaya proyek. Menjelaskan prinsip, konsep, dan istilah manajemen biaya proyek dasar. Mendiskusikan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkannya. Memahami proses yang terlibat dalam penganggaran biaya dan menyiapkan perkiraan biaya dan anggaran untuk proyek teknologi informasi Memahami manfaat dari manajemen nilai yang diperoleh dan manajemen portofolio proyek untuk membantu dalam pengendalian biaya Menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen biaya proyek



Pentingnya Penjadwalan Proyek • Proyek TI memiliki rekam jejak yang buruk untuk memenuhi tujuan anggaran. • Studi-studi CHAOS menemukan bahwa kelebihan biaya rata-rata (persentase tambahan atau jumlah dolar di mana biaya aktual melebihi perkiraan) berkisar dari 180 persen pada tahun 1994 hingga 56 persen pada tahun 2004; penelitian lain menemukan overruns menjadi 33-34 persen



Cost and Project Cost Management • Biaya (cost) adalah sumber daya yang dikorbankan atau dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai gantinya • Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter seperti rupiah • Manajemen biaya proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui



Proses Manajemen Waktu Proyek 1. Estimating costs • Mengembangkan perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.



2. Determining the budget • Mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan dasar untuk mengukur kinerja.



3. Controlling costs • Mengendalikan perubahan anggaran proyek



Project Cost Management Summary



Prinsip Dasar dari Cost Management •



Sebagian besar anggota dewan eksekutif lebih memahami dan lebih tertarik pada istilah keuangan daripada istilah TI, sehingga manajer proyek TI harus berbicara dalam bahasa mereka



– Keuntungan (Profit) adalah pendapatan dikurangi pengeluaran – Margin Keuntungan (Profit Margin) adalah rasio pendapatan terhadap keuntungan. – Biaya Siklus Hidup (Life Cycle Costing) mempertimbangkan total biaya kepemilikan, atau pengembangan ditambah biaya dukungan, untuk sebuah proyek. – Analisis Arus Kas (Cash Flow Analysis) menentukan perkiraan biaya dan manfaat tahunan untuk sebuah proyek dan arus kas tahunan yang dihasilkan.



Cost of Downtime for IT Applications



Prinsip Dasar dari Cost Management (Cont’d) • • • • • • •



Tangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat yang dapat diukur dengan mudah oleh organisasi dalam dolar. Intangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit diukur dalam istilah moneter . Direct costs adalah biaya yang dapat berhubungan langsung dengan produksi produk dan jasa proyek. Indirect costs adalah biaya yang tidak terkait langsung dengan produk atau layanan proyek, tetapi secara tidak langsung terkait dengan pelaksanaan proyek. Sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu; ketika memutuskan proyek apa yang akan diinvestasikan atau dilanjutkan, Anda tidak boleh memasukkan biaya hangus. Learning curve theory menyatakan bahwa ketika banyak item diproduksi secara berulang, biaya unit item tersebut menurun dalam pola yang teratur karena lebih banyak unit yang diproduksi Reserves adalah mata uang yang (contoh dollar) termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi risiko biaya dengan memungkinkan situasi masa depan yang sulit diprediksi



Proses 1 : Estimating Costs • Manajer proyek harus menganggap serius perkiraan biaya jika mereka ingin menyelesaikan proyek dalam batasan anggaran • Penting untuk mengetahui jenis perkiraan biaya, cara menyiapkan perkiraan biaya, dan masalah umum yang terkait dengan perkiraan biaya TI



Types of Cost Estimates



Cost Management Plan • Rencana manajemen biaya adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana organisasi akan mengelola varians biaya pada proyek • Persentase besar dari total biaya proyek seringkali merupakan biaya tenaga kerja, sehingga manajer proyek harus mengembangkan dan melacak perkiraan tenaga kerja



Cost Estimation Tools and Techniques • Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya:



– Perkiraan analog atau top-down: menggunakan biaya aktual dari proyek serupa sebelumnya sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek saat ini – Perkiraan bottom-up: melibatkan memperkirakan item pekerjaan atau aktivitas individu dan menjumlahkannya untuk mendapatkan total proyek – Pemodelan parametrik menggunakan karakteristik proyek (parameter) dalam model matematika untuk memperkirakan biaya proyek



Masalah Umum dengan Perkiraan Biaya TI dalam suatu Proyek • • • •



Perkiraan dilakukan terlalu cepat Kurangnya pengalaman memperkirakan Manusia bias terhadap sifat meremehkan Manajemen menginginkan akurasi



Surveyor Pro Project Cost Estimate



Proses 2 : Determining the Budget • Penganggaran biaya melibatkan pengalokasian perkiraan biaya proyek ke item pekerjaan individual dari waktu ke waktu • WBS adalah input yang diperlukan untuk proses penganggaran biaya karena mendefinisikan item pekerjaan • Tujuan penting adalah untuk menghasilkan baseline biaya – Anggaran bertahap waktu yang digunakan manajer proyek untuk mengukur dan memantau kinerja biaya



Surveyor Pro Project Cost Baseline



Proses 3 : Controlling Costs • Pengendalian biaya proyek meliputi:



– Memantau kinerja biaya – Memastikan bahwa hanya perubahan proyek yang sesuai yang dimasukkan dalam baseline biaya yang direvisi – Memberi tahu pemangku kepentingan proyek tentang perubahan resmi pada proyek yang akan memengaruhi biaya



• Banyak organisasi di seluruh dunia memiliki masalah dengan pengendalian biaya



Earned Value Management (EVM) • •



• •



EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan data ruang lingkup, waktu, dan biaya Dengan adanya sebuah baseline (rencana awal ditambah perubahan yang disetujui), seorang manajer proyek dapat menentukan seberapa baik proyek memenuhi tujuannya Seorang manajer proyek harus memasukkan informasi aktual secara berkala untuk menggunakan EVM Semakin banyak organisasi di seluruh dunia menggunakan EVM untuk membantu mengendalikan biaya proyek



Istilah dalam Earned Value Management •



•



•



Planned Value (PV), sebelumnya disebut biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang dijadwalkan (budgeted cost of work scheduled BCWS), juga disebut anggaran, adalah bagian dari perkiraan total biaya yang disetujui yang direncanakan untuk dihabiskan pada suatu aktivitas selama periode tertentu. Actual Cost (AC), sebelumnya disebut biaya aktual pekerjaan yang dilakukan (actual cost of work performed - ACWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang dikeluarkan dalam menyelesaikan pekerjaan pada suatu aktivitas selama periode tertentu. Earned Value (EV), sebelumnya disebut biaya pekerjaan yang dianggarkan (budgeted cost of work performed - BCWP), adalah perkiraan nilai pekerjaan fisik yang benar-benar diselesaikan. – EV didasarkan pada biaya yang direncanakan awal untuk proyek atau aktivitas dan tingkat di mana tim menyelesaikan pekerjaan pada proyek atau aktivitas hingga saat ini



Rate of Performance • Rate of performance (RP) adalah rasio pekerjaan aktual yang diselesaikan dengan persentase pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan pada waktu tertentu selama umur proyek atau kegiatan. • Contoh: Brenda Taylor, Manajer Proyek Senior di Afrika Selatan, menyarankan istilah dan pendekatan ini untuk memperkirakan nilai yang diperoleh



– Misalnya, penginstalan server selesai setengah pada akhir minggu 1: tingkat kinerja akan menjadi 50% karena pada akhir minggu 1, jadwal yang direncanakan mencerminkan bahwa tugas harus 100 persen selesai dan hanya 50 persen dari bahwa pekerjaan telah selesai



Earned Value Formulas



Earned Value Calculations for One Activity after Week One



Cost VS Time



Earned Value Chart for Project after Five Months



Project Portfolio Management • Banyak organisasi mengumpulkan dan mengendalikan seluruh rangkaian proyek atau investasi sebagai satu set kegiatan yang saling terkait dalam portofolio • Lima tingkat untuk manajemen portofolio proyek



– Meletakkan semua proyek dalam satu database. – Memprioritaskan proyek di database. – Membagi proyek menjadi dua atau tiga anggaran berdasarkan jenis investasi. – Mengotomasi repositori. – Menerapkan teori portofolio modern, termasuk alat pengembalian risiko yang memetakan risiko proyek pada kurva.



Menggunakan Perangkat Lunak untuk Membantu Manajemen Biaya • Spreadsheet adalah alat umum untuk perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, penganggaran biaya, dan pengendalian biaya • Banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak aplikasi keuangan yang lebih canggih dan terpusat untuk informasi biaya • Perangkat lunak manajemen proyek memiliki banyak fitur terkait biaya, terutama perangkat lunak PM perusahaan • Perangkat lunak manajemen portofolio dapat membantu mengurangi biaya



Chapter Summary • Manajemen biaya proyek adalah area proyek TI yang secara tradisional lemah, dan manajer proyek harus bekerja untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk memberikan proyek sesuai anggaran yang disetujui • Proses utama meliputi: – Estimate costs – Determine the budget – Control costs



THANK YOU



Tugas



• Tentukan Cost Baseline pada masingmasing aktivitas Proyek. • Tugas dikumpulkan pada e-learning dalam bentuk .pdf maksimal Sabtu, 30 Oktober 2021 pukul 23.59.



QUIZ 1 (Senin, 1 Oktober 2021) Bahan Quiz:



– Integration & Scope Management – Schedule Management – Cost Management