Retensi Dan Pemusnahan RM 1892017 [PDF]

Citation preview

RETENSI DAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS



PENDAHULUAN Ada beberapa faktor yang menyebabkan diadakannya Retensi dan pemusnahan arsip terutama berkas rekam medis. Beberapa faktor tersebut adalah : 1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas Rekam Medis 2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas rekam medis 3. Pertambahan berkas rekam medis baru yang sangat cepat 4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan/pengelolaan berkas RM in-aktif 5. Tidak sebandingnya antara pertumbuhan jumlah kunjungan pasien dengan persediaan ruang penyimpanan berkas RM Didalam dunia Rekam Medis, retensi atau penyusutan berarti kegiatan pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir. Sedangkan pemusnahan merupakan proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat didalam berkas Rekam Medis yang sudah tidak mengandung nilai guna.



TUJUAN Adapun tujuan dari Retensi Rekam Medis ini adalah : 1. Menjaga kerapian penyusunan dan penataan berkas rekam medis aktif 2. Memudahkan dalam retrieval (pengambilan kembali) berkas Rekam Medis 3. Menjaga informasi medis yang masih aktif/mengandung nilai guna 4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan In-aktif DASAR HUKUM - SK Dirjen Yan Med no. 78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)



-



Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di Rumah Sakit. Undang-undang no. 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran (paragraf 3 pasal 4647) Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V item C,2006 PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang REKAM MEDIS



TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM INAKTIF -



Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM In Aktif Berkas RM In Aktif di kelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.



TATA CARA PENILAIAN -



Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yang telah 2 tahun In Aktif Indikator yang digunakan untuk menilai berkas RM In Aktif adalah : 1. Seringnya berkas RM digunakan untuk pendidikan dan penelitian 2. Nilai Guna : a. Primer : Administrasi, Hukum, Keuangan, Iptek b. Sekunder : Pembuktian, Sejarah Lembar RM yang di pilah :



-



1. Ringkasan masuk dan keluar 2. Resume 3. Lembar operasi 4. Identifikasi bayi 5. Lembar persetujuan 6. Lembar kematian Berkas RM tertentu disimpan di ruang RM In Aktif Lembar RM sisa dan berkas RM rusak, tidak terbaca di siapkan untuk dimusnahkan Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur RSI Masyithoh yang beranggotakan Komite RM / Komite Medis, petugas RM, Perawat senior dan tenaga lain yang terkait.



TATA CARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam medis dari dokumen rekam medis inaktif, Tim pemusnah kemudian mengabadikan formulir rekam medis yang harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya. Rangkaian kegiatan tersebut meliputi:



1. Membuat daftar penelaahan yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit (diagnosis) dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit. 2. Membuat acara pemusnahan rekam medis yang ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui direktur rumah sakit. Berita acara pemusnahan rekam  medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar keduanya dikirim kepada pemilik rumah sakit. 3. Melaksanakan pemusnahan dengan cara: dibakar, dicacah, dibuat bubur. Bila dilaksanakan oleh pihak ke-3 harus disaksikan Tim pemusnah dengan membuat berita acara tersendiri. 4. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh direktur rumah sakit.



PERSIAPAN-PERSIAPAN 1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan 2. Dibuat Tim Penilai melalui SK Direktur RSI Masyithoh yang terdiri dari : Kanit dan Petugas RM, perawat senior, komite medik dan petugas terkait. 3. Dibuat Tim Pemusnahan melalui SK Direktur RSI Masyithoh Bangil 4. Dipersiapkan formulir pertelaahan sbb : No. No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir Keterangan



5.



6. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan BERITA ACARA PEMUSNAHAN SK........./....../......2017 Pada Hari ini.............tanggal.......................pukul...........WIB s/d ..........WIB bertempat di...................RSI Masyithoh yang berlaokasi di Jl. A, Yani no. 6-7 Bangil Kab Pasuruan telah dilaksanakan pemusnahan berkas Rekam Medis RSI Masyithoh sebanyak ............(jumlah) berkas (rincian terlampir). Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih. Mengetahui Direktur,



(...........................)



Tim Penilai,



Tim Pemusnah



(.............................)



(.............................)



Saksi Saksi : 1. 2. 3. 4.



.................. .................. .................. ..................



BEBERAPA CARA DALAM MEMBUAT REKAM MEDIS ELECTRONIK 1. Berkas RM asli yang di microfilmkan 2. Berkas RM asli yang di scaning 3. Tulisan/catatan medis yang di input (di-entry) ke dalam komputer



Retensi rekam medis RSI Masyithoh akan dilakukan di RM Rawat Jalan dan RM Rawat Inap dengan ketentuan Pemusnahan sebagai berikut : 1. RM Rawat Jalan : a. In Aktif : 2 tahun (2012 – 2013) b. Aktif : 5 tahun (2014 – 2018) 2. RM Rawat Inap : a. In Aktif : 5 tahun (2009 – 2013) b. Aktif : 5 tahun (2014 – 2018) 3. Berkas Rekam Medis Asli di scaning dan di simpan di hard Disk External 4. Pada tanggal 16 September 2017 dilakukan pemilahan berkas Rekam Medis 5. Pada akhir bulan Oktober 2017 akan dilakukan pemusnahan berkas RM.



PENUTUP Bagaimanapun cara dan tata laksana retensi dan pemusnahan, harus sesuai dengan prosedur yang berlaku, agar dapat terdokumen rapi dan sebagai suatu persyaratan dalam akreditasi rumah sakit. Demikian retensi dan pemusnahan berkas rekam medis, apabila terdapat beberapa kekurangan dan kekeliruan akan dilakukan perubahan.



Bangil, 19 September 2017 Manajer Penunjang Medis



(Erma Zubaidah)



Pasal  8  ayat  1    :  Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan  Pasal  8  ayat  2  :  Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik  Pasal  8  ayat  3   : Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik (harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut) Pasal  9 ayat 1    :  Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat Pasal  9 ayat  2  :  Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan