Ruang Lingkup Humas [PDF]

Citation preview

BAB I RUANG LINGKUP KEHUMASAN



3.1. 4.1.



Memahami Ruang Lingkup Kehumasan Melakukan Pengelompokkan Ruang Lingkup Kehumasan



1. SEJARAH HUMAS Dilihat dari perkembangan sejarahnya, berkomunikasi untuk mempengaruhi cara pandang dan perilaku seseorang sudah dimulai sejak dahulu kala. Pada perkembangannya konsep dasar Public Relations mulai diperkenalkan di Amerika yang dipelopori oleh Ivy Ledbetter Lee yang pada tahun 1906, Ivy berhasil menanggulangi kelumpuhan industri batu bara di Amerika Serikat akibat pemogokan kaum buruh. Pemogokan kaum buruh ini memunculkan ide atau gagasan dari Lee untuk menengahi dengan bagi keuntungan antara kedua belah pihak yakni pihak indutriawan dan pihak pekerja. Pemikiran Ivy dalam melakukan pekerjaannya dinamakan "The Declaration of Principles" (Deklarasi azas-azas) yang pada hakikatnya menyatakan bahwa keberadaan public tidakbisa dianggap enteng oleh indutri dan dianggap tidak bisa apa-apa oleh pers. Atas upayanya ini Ivy Ledbetter Lee dianggap sebagai "The father of Public Relations" Public Relations di Indonesia sendiri dimulai sejak tahun 1950, seiring perkembangan politik dan kenegaraan saat itu. Pada waktu itu pemerintah Indonesia menyadari perlunya rakyat Indonesia untuk mengetahui segala perkembangan yang terjadi sejak pengakuan kedaulatan Indonesia oleh Belanda. Berdasarkan hal tersebut maka kegiatan kehumasan mulai dilembagakan dengan nama Hubungan masyarakat karena kegiatan yang dilakukan, lebih banyak untuk ke luar organisasi. Hubungan masyarakat atau dikenal juga dengan istilah Public Relations digunakan oleh pihak swasta di Indonesia pertama kali oleh Pertamina, sebuah perusahaan minyak. Public Relations di Indonesia memang sudah banyak digunakan baik itu di pihak pemerintah maupun swasta di berbagai sektor. Konsep Public Relations dipahami dan digunakan oleh pihak–pihak tersebut dengan berbagai macam pemahaman dan berbagai macam bentuk implementasinya. Perkembangan humas di Indonesia terus bergulir seiring dengan perkembangan humas yang ada di Asia, bahkan dunia. Sebagai contoh, humas digunakan untuk kepentingan usaha dalam ajang seperti Olimpiade, suatu event international yang sampai saat ini masih menjadi pusat perhatian dunia sebagai ajang membuka pasar dunia untuk memasarakan produk-produknya.



A. PENGERTIAN HUMAS Pengertian humas (hubungan masyarakat) adalah usaha untuk membangun dan mempertahankan reputasi, citra dan komunikasi yang baik dan bermanfaat antara organisasi dan masyarakat. Kesuksesan atau kegagalan dari sebuah organisasi dapat dipengaruhi oleh kegiatan humas atau Public Relations (PR). Keberadaan humas sangat dibutuhkan dan penting untuk membangun dan menjaga adanya saling pengertian antar organisasi dengan stakeholder dan masyarakat umum, dengan tujuan menyangkut tiga hal yaitu reputasi, citra dan komunikasi mutual benefit relationship. Di era keterbukaan informasi seperti saat ini, dimana masyarakat atau publik sudah semakin kritis terhadap pemberitaan, maka peran humas sangat penting sebagai layanan publik untuk memberikan informasi yang jelas dan sesuai fakta yang ada di perusahaan, pemerintahan maupun organisasi lainnya, dengan cara yang baik dan benar agar dapat diterima publik. Untuk berkomunikasi dengan publik, Humas juga mendekatkan diri melalui media, baik melalui iklan, media sosial ataupun dengan menyediakan informasi mengenai perkembangan organisasi terkini. Tidak hanya itu, Humas perlu juga menyediakan layanan informasi berupa Contact Center yang diperuntukkan bagi stakeholder ataupun masyarakat umum yang ingin menyampaikan keluhan dan pertanyaannya di bidang layanan organisasi. Humas berfungsi untuk mengetahui dan mengevaluasi opini-opini publik yang berkaitan dengan organisasi, serta memanfaatkan komunikasi sebagai media untuk memberikan informasi yang sesuai dengan fakta, disampaikan dengan cara-cara yang baik dan benar untuk mengarahkan opini publik ke arah yang diharapkan. Tidak itu saja, HUMAS bisa berfungsi sebagai marketing yang harus “jualan” apa yang dipunyai organisasi. Fungsi marketing sangat kental di humas sebagai komunikasi massa. Produk-produk yang dimiliki disampaikan ke masyarakat, melalui strategi komunikasi tujuannya supaya masyarakat tahu ada produk yang dikerjakan sehingga masyarakat tahu kinerja organisasi tersebut. Menurut Edward L. Bernays, Humas memiliki tiga pengertian : 1) Memberi penerangan kepada masyarakat. 2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan. 3) Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya Jadi Humas adalah aktivitas komuniksi dua arah antara organisasi/lembaga dengan publik, yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, saling membantu/kerjasama, menghindari kesalahpahaman dan membangun citra positif lembaga/organisasi.



Jadi upaya-upaya yang dilakukan humas ada dua, yaitu menjaring opini publik dan marketing. Mengapa Ruang Lingkup HUMAS di perlukan? Humas dalam pelaksanaannya memiliki ruang lingkup yang wajib diketahui oleh para praktisi humas saat ini. Ruang lingkup humas diperlukan agar dalam menjalankan kewajibannya sebagai humas, seorang humas menyadari kedudukannya serta apa saja yang menjadi wewenangnya. Karena tidak semua hal menjadi wewenang humas. Tapi, ada pihak lain juga yang terlibat. Jangan sampai ada pihak yang merasa terlangkahi oleh langkah seorang humas dalam menjalaniruang lingkup humas. selanjutnya saya masuk ke pertanyaan Siapa saja yang termasuk dalam relasi Ruang Lingkup Humas? sebelumnya saya akan beritahu bahwa Ruang Lingkup Humas meliputi hubungan publik internal (internal public relations) dan hubungan publik eksternal(external public relations). Ruang Lingkup Humas – Internal Public Relations Ruang lingkup humas internal adalah orang-orang yang merupakan bagian dari suatu instansi atau perusahaan tertentu. Dalam hal ini, seorang humas menjadi PR untuk orang-orang dalam instansi atau perusahaan tersebut, tentunya sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing. Hal ini disesuaikan dengan sifat, jenis, atau karakteristik dari organisasi itu sendiri. Ruang lingkup humas internal meliputi: 1. Employee Relations(Hubungan dengan para pekerja) Para pekerja di sini merupakan bagian yang berperan penting untuk mencapai tujuan perusahaan atau suatu instansi. Oleh karena itu, mereka harus dirangkul dengan membuat dan mempertahankan hubungan baik agar para pekerja juga dapat memberikan potensi terbaik mereka untuk kemajuan perusahaan. Caranya dengan berkomunikasi dengan mereka secara pribadi untuk mengetahui apa yang mereka inginkan atau bahkan yang mereka keluhan dalam pekerjaannya yang dapat menghambat kemajuan perusahaan.Menjaga hubungan baik ini dapat dilakukan dengan perlakuan yang adil, adanya ketenangan dan kenyamanan dalam bekerja, adanya perasaan diakui oleh perusahaan, adanya reward, ada pula sarana untukmenyalurkan perasaan mereka atau tempat tempat mereka berekspresi seperti majalan intern, dan lain sebagainya. 2. Stockholder Relations (Hubungan dengan para pemegang saham) Ruang lingkup humas dalam hal ini hubungan baik harus dibina dengan para pemegang saham. Mereka yang membantu perusahaan atau suatu instansi tetap bertahan. Hubungan yang terjadi haruslah hubungan yang sangat baik. Tidak peduli besar atau kecilnya saham mereka. Untuk menjaga hubungan dengan para pemegang saham,kita bisa melakukan hal-hal sebagai berikut. o Memberikan selamat kepada para pemegang saham yang baru agar mereka merasa dianggap dan dihargai oleh perusahaan atau instansi kita.



o Selalu memberikan laporan perkembangan perusahan secara berkala agar mereka mendapatkan informasi perkembangan sahamnya dengan baik. o Mengirimkan majalah perusahaan agar mereka mengetahui informasiinformasi terbaru dalam perusahaan atau juga majalah ektern yang juga memberitakan tentang perkembangan perusahaan atauinstansi. o Mengadakan pertemuan-petemuan agar tercipta hubungan yang harmonis, adanya saling pengertian dan peningkatan kepercayaan para pemegah saham. 3. Labour relations (Hubungan dengan para buruh) Ruang lingkup humas dalam hal ini seorang PR bertugas untuk menjaga hubungan baik antara pimpinan dengan para buruh. Pelaksanaan ruang lingkup humas ini untuk menjaga terjadinya kesalahpahaman dan hubungan yang buruk antara atasan dan bawahan. 4. Manager relations (Hubungan dengan para manajer) Manajer adalah orang-orang terpilih yang berandil besar dalam menentukan kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, hubungan baik harus dijaga. Di sinilah ruang lingkup humas berperan. Caranya bisa dengan memberikan tunjangan jabatan, adanyacoffe morning, mobil dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya. 5. Human relations (Hubungan sesama manusia) Ruang lingkup humas ini menyangkut hubungan yang baik yang harus dibina oleh perusahaan dengan seluruh wargaperusahaan sebagai manusia agar timbul rasa persaudaraan, kesetiakawanan, dan nantinya akan memunculkanteam workyang baik untuk mencapai tujuan instansi atau perusahaan. Ruang Lingkup Humas – External Public Relations Ruang lingkup humas ini mencakup tugas seorang humas dalam menjaga hubungan baik dengan pihak luar. Hal ini untuk menciptakan nama baik yang sangat penting untuk perusahaan atau instansi. Bentuk-bentuk hubungannya yaitu sebagai berikut: 1. Press relations Kegiatannya meliputipress release, press conference, press interview, press room, press reception,dan adanyapress tour. 2. Government relations Ruang lingkup humas ini adalah menjaga hubungan baik dengan pemerintah diperlukan karena akan banyak sekali kepentingan-kepentingan yang di dalamnya terdapat peran pemerintah. Salah satu caranya dengan mensponsori kegiatan-kegiatan pemerintahan. 3. Community relations Menjaga hubungan baik dengan warga setempat agar tidak ada pihak yang merasa dirugikan. Salah satu caranya dengan memberikan beasiswa. Inilah ruang lingkup humas yang berhubungan dengancommunity relations. 4. Customer relations



Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan karena mereka adalah aset terbesar yang menguntungkan perusahan. Caranya dengan memberikan kalender,merchandise, dan sebagainya. 5. Consumer relations Menjaga hubungan baik dengan para konsumen agar apayang kita pasarkan dapat diterima baik oleh konsumen. Caranya dengan memberikan info yan lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan. sudah banyak saya jelaskan diatas tentang gambaran dan ruang lingkup HUMAS. Sekarang Bagaimana HUMAS dapat bermanfaat ?



2. DEFINISI HUMAS Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations merupakan sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalah pahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga.Humas merupakan seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan kegiatan humas secara terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait. Public Relations (HUMAS) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasilhasil apa yang telah dicapainya. Sebagai sebuah profesi seorang petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi. Menurut Majalah Public Relations News, Humas adalah: fungsi manajemen yang menilai sikap masyarakat,mengidentifikasi karsa dan perilaku individu ataupun suatu organisasi terhadap kepentingan umum, untuk kemudian merencanakan dan melaksanakanprogram humas aksi untuk mendapatkan pengertian dari masyarakat dengan tujuan agar diterima masyarakat Menurut “ The International Public Relations Assosiation” (IPRA), Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini diantara mereka. Menurut The British Institute of Public Relations, Humas adalah: suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara terus-menerus untuk menciptakan dan memelihara saling pengertian antara suatu organisasi dengan masyarakatnya



Menurut Frank Jeffkins, Humas adalah sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komunikasi berencana baik ke dalam maupun ke luar antara organisasi dengan publiknya untuk mencapai tujuan khusus, yakni pengertian bersama. Menurut Edward L. Bernays, Humas memiliki tiga pengertian : 1) Memberi penerangan kepada masyarakat. 2) Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan. 3) Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya. Jadi Humas adalah aktivitas komuniksi dua arah antara organisasi/lembaga dengan publik, yang bertujuan untuk menumbuhkan saling pengertian, saling percaya, saling membantu/kerjasama, menghindari kesalahpahaman dan membangun citra positif lembaga/organisasi. 3. KARAKTERISITIK HUMAS Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa ada 4 (empat) ciri utama Humas yang disebut sebagai karakteristik humas, diantaranya yaitu: a.



Adanya Upaya Komunikasi yang Bersifat Dua Arah Hakekat humas adalah komunkasi. Namun tidak semua komunikasi dikatakan humas. Komunikasi yang menjadi ciri kehumasan adalah komunikasi dua arah yang memungkinkan terjadinya arus informasi timbal balik.



b.



Sifatnya yang Terencana Sifat humas yang terencana mengandung pengertian bahwa kerja/aktivitas humas merupakan kerja/aktivitas yang berkesinambungan, memiliki metode terintegrasi dengan bagian lain dan hasilnya tangible (nyata). Syarat terencana dan berkesinambungan ini merupakan salah satu syarat yang dinilai dalam kompetisi tertinggi program humas HUMAS internasional, yakni GWA (Golden World Award For Excellence in HUMAS).



c.



Berorientasi pada Organisasi/Lembaga Dengan mencermati orientasi tersebut, maka syarat mutlak dalam kerja humas adalah pemahaman yang tinggi terhadap visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga. Visi, misi, dan budaya organisasi/lembaga inilah yang menjadi materi utama humas, sehingga dapat mencapai tujuan humas dan mendukung tujuan manajemen lainnya, termasuk tujuan marketing.



d.



Sasarannya adalah Publik Yaitu suatu kelompok dalam masyarakat yang memiliki karakteristik kepentingan yang sama. Jadi sasaran humas bukanlah perorangan, hal ini perlu disampaikan sebab masih ada orang yang mengistilahkan HUMAS sebagai personal Relation.



4. MACAM-MACAM HUMAS A. Humas Pemerintahan Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau menginformasikan kebijakankebijakan mereka. Mereka memberi informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Selain memberikan informasi keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan ataupun yang sedang diusulkan. Tugas pemerintah memang sangat berat , sebab masyarakat yang dihadapi terdiri dari berbagai public dengan kepentingan yang sangat kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas pula dari “karakteristik” yang melekat dalam setiap program humas pemerintah antara lain sebagai berikut : 1. Program humas pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam. 2.



Seringkali hasilnya abstrak, sulit dilihat dalm waktu dekat bahkan panjang sekalipun karena sifatnya yang integral dan berkesinambungan.



3.



Program humas pemerintah selalu mendapat pengawasasn dari berbagai kalangan,terutama pers, LSM dan sebagainya.Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakatmengenai permasalahan mereka.



[



B. Humas Industri dan bisnis Dunia bisnis dan industri sekarang ini menyadari pentingnya keterlibatan masyarakat dalam dunianya. Sehingga ada hubungan timbal balik yang merupakan ciri dan konsep humas. Dari sisi industry, mereka memiliki tugas untuk menyampaikan kepentingan bisnisnya, sebaliknya, masyarakat harus mengetahuai dampak yang berpengaruh dari industri dan bisnis. Latar belakang diatas turut pula mempengaruhi berkembangnya humas industri dan bisnis. Beberapa penerapan humas dalam industri dan bisnis meliputi : hubungan dengan pelanggan dan peran humas terhadap marketing yang pada akhirnya melahirkan marketing HUMAS hubungan dengan pemegang saham, hubungan dengan pers, bantuan untuk merekrut pegawai baru, hubungan dengan komunitas, hubungan dengan perusahaan/organisasi lain, hubungan dengan pemerintahan. 1. Humas penegak hukum Termasuk dalam hal ini humas yang berada dalm kepolisian karena kepolisian telah menjadi perhatian masyarakat dalm hubungannya terhadap kelompok minoritas, hak warga Negara, penyalahgunaan obat bius, kejahatan, ketertiban umum dan sebagainya. Sebagai hasilnya banyak golongan penegak hokum merasa perlu untuk membentuk grup-grup penasihat warga Negara dan merangkap sebagai pejabat humas untuk bekerjasama dengan mereka dan para



media massa. Singkatnya, penegak hokum perlu mendengarkan dan tanggap terhadap kepentingan umum supaya mereka dapat membantu masyarakat dengan baik. 2.



Humas Profesi Maksud penerapannya adalah untuk mendapat pengakuan dan publikasi tentang apa yang telah mereka lakukan bagi kepentingan umum. Bentuk yang bias ditemukan melalui Kampanye kesehatan, sadar hukum, mass information, pengumpulan dan, publikasi perkembangan teknologi kedokteran dan hasil penelitian, pengalaman dramatis dalam mencari berita dan pemutaran film-film. Contoh penerapan bentuk humas Profesi tersebut adalah dokter, pengacara, waatawan, artis dan sebagainya.



3.



Humas Organisasi Sukarela Peranannya untuk merancang suatu program humas humas yang progresif, termasuk di dalamnya mengadakan hubungan dengan pers.



4.



Humas Organisasi Internasional Lahirnya humas Internasional disebabkan oleh adanya perubahan sangat cepat di dalam segala bidang, misalnya perkembangan di bidang pariwisata, komunikasi, pertukaran siswa di bidang pendidikan dan sebagainya. Semua itu memungkinkan terjadinya kontak atau hubungan antar negara. Dengan demikian, untuk memelihara hubungan yang baik antara satu Negara dengan Negara yang lain humas memegang peranan penting. Suatu contoh penerapan humas internasional selain hubungan antar negara adalah adanya konfrensi tingkat dunia yang dihadiri oleh banyak negara.



5. FUNGSI HUMAS Fungsi humas menurut IHUMASA Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IHUMASA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi HUMAS/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu: 1) Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah humasilaku manusia. 2) Membuat analisis "trend" masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi. 3) Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya. 4) Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh 5) Mencegah konflik dan salah pengertian 6) Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial. 7) Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial. 8) Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen



9) 10) 11) 12) 13) 14) 15)



Memperbaiki hubungan industrial Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi.· Memasyarakatkan humasoduk atau layanan Mengusahakan perolehan laba yang maksimal Menciptakan jadi diri institusi Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun ternasional Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi



Pekerjaan petugas Humas Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah: 1) 2)



Membuat kesan (image), yaitu gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi). Pengetahuan dan pengertian. Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.



3)



Menciptakan ketertarikan. Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang.



4)



Penerimaan. Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.



5)



Simpati. Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.



6. ASPEK-ASPEK HUMAS a.



Aspek Layanan Aspek layanan dalam kegiatan Humas untuk mengatur, mengotomatisasi, dan sinkronisasi proses-prinsipnya bisnis penjualan kegiatan, tetapi juga orang untuk pemasaran, layanan pelanggan, dan dukungan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik dan menang klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang perusahaan sudah memiliki,



menarik mantan klien kembali ke flip, dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien. Contoh : Pada sebuah perusahaan dibutuhkan layanan yang baik agar klien tertarik dan bertahan pada perusahaan tersebut b. Aspek Komunikasi Perubahan dengan memasukan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two-way communications). Definisi mengenai humas kemudian memasukkan kata-kata seperti reciprocal (timbal balik), mutual (saling) dan between (antara). Dengan demikian pengertian humas sudah mengandung pengertian aksi timbal balik (interaktif). Contoh: Sebelum para karyawan perusahaan melakukan unjuk rasa kenaikan gaji, public relations harus melibatkan semua staff perusahaan yang bersangkutan untuk mencegah aksi dan umpan balik. Public relations menggunakan informasi untuk mengembangkan sebuah rencana aksi dirancang untuk meminimalkan resiko unjuk rasa dan kemudian melaksanakan rencana terbaik sebelum terjadi unjuk rasa oleh karyawan perusahaan. c. Aspek Kesetiaan Mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi ,sikap dan opini untuk mencapai suatu kesuksesan sebuah perusahaan dimana dia berada. Contoh: menjaga suatu rahasia perusahaan oleh pegawai dan karyawan demi kelancaran jalannya perusahaan d. Aspek Produktivitas Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena makna produktivitas adalah keinginan (the will) dan upaya (effort) untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan disegala bidang). Pandangan yang lebih mengandung arti filosofi itu memberi arti filosofi dan spirit yang cukup mendalam dan memungkinkan setiap orang yang memahaminya memandang kerja,baik secara individual atau kelompok dalam suatu organisasi sebagai suatu keutamaan dalam hal mengutamakan bekerja dengan mengacu kepada unsur efisiensi dan efektivitas yang merupakan penjabaran secara teknis dari konsep produktivitas. Menurut dewan produktivitas Nasional Indonesia 1983, dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental (attitude of mind) yang selalu mempunyai pandangan : “Mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin,dan esok lebih baik dari hari ini.” Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan terbalik antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). (Sedarmayanti,2009:197). Dapat dikatakan bahwa kinerja sebagai suatu hasil yang atau output dari suatu proses pelaksanaan tugas akan berpengaruh terhadap produktivitas/kerja.Semakin baik kinerja seorang pegawai ,berarti pegawai tersebut juga semakin produktif atau produktivitasnya semakin meningkat.



Contoh: Merancang iklan yang menarik dan berbeda dengan yang lain sehingga menarik klien untuk bergabung sehingga dapat meningkatkan produktivitas di perusahaan. e. Aspek Etika Moral Public relation adalah merupakan salah satu profesi yang memiliki kode etik. Dalam public relation kode etik disebut sebagai kode etik publik relation atau kode etik kehumasan atau etika profesi humas. Professional Humas (Public relation Officer by professional) berfungsi untuk menghadapi dan mengantisipasi tantangan kedepan,yaitu pergeseran sistem pemerintah otokratik menuju sistem reformasi yang lebih demokratik dalam era globalisasi yang ditandai dengan munculnya kebebasan pers ,mengeluarkan pendapat ,opini dan berekspresi yang terbuka ,serta kemampuan untuk berkompetitif dalam persaingan pasar bebas ,khususnya di bidang jasa teknologi informasi dan bisnis lainnya yang mampu menerobos batas-batas wilayah suatu negara ,sehingga dampaknya sulit dibendung oleh negara lain sebagai target sasarannya . Contoh: tidak menggunakan cara atau sistem yang menyinggung klien dalam proses berjalannya perusahaan. 7. PERSYARATAN PETUGAS HUMAS 1. Persyaratan Pengetahuan Petugas Hubungan masyarakat Berdasarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh humas petugas humas hendaknya memiliki pengethuan ,ketrampilan dan sikap yang menunjang kegiatan tersebut yaitu: a. Kontak Pribadi, setiap petugas humas haruslahmenyadari pentingnya tindakan, tingkah laku, tutur kata agar tidak menyinggung perasaan sehingga mempermudah tercapainya tujuan. b. Kunjungan tamu, petugas humas harus dapat mengatur ruangan tamu dan menempatkan diri menjadi tuan rumah yang baik c. Berbicara dimuka umum, ucapan petugas humas dimuka umum harus terdengar jelas, menarik dan berkesan. d. Penampilan petugas humas juga perlu dipeerhatikan e. Hubungan telepon, suara petugas humas ditelepon diusahakan jelas, terang, simpatik dan tidak terkesan tergesa-gesa. f. Publitas, petugas humas harus mengetahui tata kerja penerbitan, seperti bentuk, ukuran, teknik penyebarluasan dan waktu yang tepat untuk diterbitkan. Disamping persyaratan diatas ada juga pedomen bagi petugas humas dalam melakukan dan mengembangkan hubungan masyarakat antara lain : a. Penampilan b. Tingka laku c. Keterbukaan d. Kemampuan daya tangkap dan pemehaman e. Kemampuan memahami orang lain f. Keterusterangan



g. Etika h. Kegembiraan i. Kecakapan untuk berkomunikasi j. Kemampuan untuk memberi perhatian 2. Sikap Humas dalam Melaksanakan Tugas Seorang humas dituntut mempunyai ketrampilan dasar yang harus berkembang sesuai dengan pengalamannya ,ketrampilan dasar tersebut meliputi hal-hal berikut : a. Bertindak sebagai saluran komunikasi dua arah antara organisasi dan public b. Membantu terjalinnya hubungan yang naik antara individu dalam orgnisasi c. Berusaha memhumasomosikan organisasi d. Mengawasi kebutuhan public serta membuat rancangan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. e. Berusaha melakukan hal-hal yang bermanfaat bagi organisasi dengan melaluipertukaran informasi f. Mengantisipasi perubahan sikap dan tingka laku publik terhadap organisasi. g. Mengambil tindakan utnuk memperbaiki kritik-kritik yang dilancarkan terhadap organisasi h. Membantu pelaksanaan program humas organisasi dengan rasa tanggung jawab untuk mendapatkan keuntungan bersama. i. Mengetahui metode-metode baru dalam bidang riset dan ilmu pengetahuan. 3. Penampilan Seorang Petugas Humas Seorang humas harus benar-benar memperhatikan penampilan yang dimaksud disini adalah penampilan kedinasan.Dalam menjalankan tugas seorang humas harus mampu menampilkan dirinya secara utuh baik secara fisik maupun mental. Faktor-faktor yang mempengaruhi penampilan humas adalah sebagai berikut:



1. 2.



Kondisi Fisik Perawatan Badan



3.



Sikap



4.



Busana atau pakaian



a. b. c. d.



Perawatan rambut Perawatan wajah/muka Perawatan tangan dan kaki Perawatan Tubuh



a. Sikap b. Sikap Berjalan c. Sikap berbicara d. Sikap pada waktu makan dan minum



4. Keahlian yang harus dimiliki Seorang Petugas Humas Kemampuan dan keahlian mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, humasaktisi public relations harus memiliki keahlian-keahlian, antara lain : 1. Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam karakter dan sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami dan bersikap toleran kepada orang yang dihadapinya. 2. Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis, bahkan secara visual. 3. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Artinya, mampu merencanakan segala seuatu dengan humasima. 4. Memiliki integritas personal, baik dalam humasofesi maupun didalam kehidupan humasibadinya. 5. Memiliki imajinasi. Artinya, memiliki daya kreatifitas yang baik dan mampu menemukan cara-cara untuk memecahkan masalah. 6. Kemampuan mencari tahu. Artinya, harus memiliki akses informasi seluas-luasnya. 7. Mampu melaukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kegiatan/program humas. Keahlian-keahlian tersebut sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas dan pekerjaan public relations. 8. PROSES HUMAS Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut. Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan kerja, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Ada empat proses Humas /public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah: 1. Research (penelitian) Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pengumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “ What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut



pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research. 2. Planning (perencanaan) Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menangani masalah tersebut nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?” 3. Action and Communication (aksi dan komunikasi) Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 4. Evaluation (evaluasi) Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu,



setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini. Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial dan peran teknis. Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni expert pereciber communication, prooblem solving process facilitator dan communicatoin facilitator. Keempat peran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.



expert pereciber communication Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien.



2.



Poblem solving process facilitator Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen. Communicatoin facilitator Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada misscommunication.



3.



4.



Technician Communication Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediaka layanan di bidang humas.



Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas yakni : 1. Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi. 2. Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. 3. Mengevaluasi program humas-program humas organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik. 9. MANFAAT dan TUJUAN HUMAS Ada beberapa manfaat dari adanya humas dalam organisasi/lembaga yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut : a. Memahami, menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik. Kecenderungan perilaku publik diklasifikasikan oleh Frank Jeffkins menjadi empat situasi yang dihadapi oleh humas, yakni tidak tahu, apatis, prasangka dan memusuhi.



Dalam hal tersebut tugas humas dapat mengubah publik yang tidak tahu menjadi tahu, yang apatis menjadi peduli, yang berprasangka menjadi menerima, dan yang memusuhi menjadi simpati. b. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik Kepentingan organisasi/lembaga dapat jauh berbeda dengan kepentingan publik dan sebaliknya. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. Bila kepentingannya berbeda, maka humas dapat bertugas untuk menghubungkannya. c. Mengevaluasi program humas organisasi/lembaga, khususnya yang berkaitan dengan publik. Humas disini bertugas untuk senantiasa memonitor semua program humas, karena tugas tersebut dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberi nasihat apakah suatu program humas sebaiknya diteruskan atau dihentikan. Humas pada hakekatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi. Berdasarkan hal tersebut, maka tujuan humas adalah : a. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian Hubungan humas pada akhirnya membuat publik dan organisasi/lembaga saling mengenal, baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. Dengan demikian, aktivitas kehumasan haruslah menunjukkan adanya usaha komunikasi untuk mencapai saling kenal dan mengerti. Sifat komunikasinya cenderung informatif saja. b. Menjaga dan membentuk saling percaya Sikap saling percaya yakni ada pada keyakinan seseorang (publik) akan “ kebaikan/ketulusan” orang lain (organisasi/lembaga) dan juga pada keyakinan organisasi/lembaga akan “ kebaikan/ketulusan” publiknya. Bila humas memberi informasi dua kepetingan (organisasi dan pers), maka berikutnya humas harus dapat meyakinkan kedua belah pihak untuk dapat menerima dan menghormati kepentingan masing-masing. c. Memelihara dan menciptakan kerja sama Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkapn akan terbentuk bantuan dan kerjasama nyata. Artinya, bantuan dan kerja sama ini sudah dalam bentuk perilaku atau termanifestasikan dalam bentuk tindakan tertentu.



BAB II KODE ETIK HUMAS



Public Relations (HUMAS) bukanlah kegiatan yang sembarangan, kegiatan ini



membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk memberikan keuntungan dan perkembangan instansi/lembaga maupun perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perkembangan instansi/lembaga maupun perusahaan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan HUMAS harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut. HUMAS adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi akibat, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program humas untuk melayani organisasi dan publik. Hubungan HUMAS merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya adalah untuk menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi lainnya, kegiatan HUMAS mampu melahirkan informasi mengenai apa yang diharapkan oleh publik. A.



Prosedur kerja kehumasan



Untuk melaksanakan kegiatan HUMAS dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan HUMAS tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut. Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang praktisi HUMAS harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Ada empat proses Humas /public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah:



1. Research (penelitian)



Seorang praktisi HUMAS harus mengenal gejala dan penyebab permasalahan. Oleh sebab itu, praktisi HUMAS perlu melibatkan dirinya dalam penelitian dalam pe-ngumpulan fakta. Ia perlu memantau dan membaca tentang pengertian, opini, sikap, dan perilaku orang-orang yang berkepentingan dan terpengaruhi oleh tindakan perusahaan. “What’s happening now?” merupakan kata-kata yang menjelaskan tahap ini. Seorang praktisi HUMAS harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi HUMAS harus mengolah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses HUMAS tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research.



2.



Planning (perencanaan)



Tahap berikutnya setelah penelitian dan pencarian data, adalah tahap perencanaan. Dalam tahap ini, praktisi HUMAS melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan HUMAS secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan HUMAS. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program humas kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?”



3. Action and Communication (aksi dan komunikasi)



Pada pelaksanaannya, praktisi humas sering kali melakukan komunikasi berdasarkan hasil pendapat sendiri. Akibatnya, tindakan tersebut terkadang membawa hasil yang buruk dan tidak disarankan karena akan berisiko pada citra perusahaan/instansi. Tahap ini perlu dilakukan untuk mendapatkan jawaban pertanyaan, “How do we do it and say it”. Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi HUMAS. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelaksanaan program humas sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program humas tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan HUMAS sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional.



4. Evaluation (evaluasi)



Cara untuk mengetahui apakah sebuah kegiatan prosesnya sudah selesai atau belum adalah dengan mengadakan evaluasi atas langkah-langkah yang telah diambil. Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifitasan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini. B. Peran dan Tugas Kehumasan Peranan humas dapat dibedakan menjadi 2 yakni peranan manajerial dan peran teknis. Peranan manajerial dapat diuraikan menjadi 3 peranan, yakni expert pereciber communication, prooblem solving process facilitator dan communicatoin facilitator. Keempat peran tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : 1.



2.



3.



4.



expert pereciber communication Petugas Humas dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan perusahaan/organisasi. Hubungan mereka diibaratkan seperti hubungan dokter dan pasien. Poblem solving process facilitator Yakni petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen/krisis. Dia menjadi anggota tim bahkan bila tidak memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen. Communicatoin facilitator Petugas humas sebagai fasilitator atau jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan sebagai media atau penegah bila ada misscommunication. Technician Communication Petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediaka layanan di bidang humas.



Ada 3 tugas humas dalam organisasi yang berhubungan erat dengan tujuan dan fungsi humas yakni : 1. 2. 3.



Menginterpretasikan , menganalisis dan mengevaluasi kecenderungan perilaku publik,kemudian direkomendasikan kepada manajemen untuk merumuskan kebijakan organisasi. Mempetemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan publik. Mengevaluasi program humas-program humas organisasi/lembaga,khususnya yang berkaitan dengan publik.



C. Kode Etik Profesi Humas 1. Pengertian Etik, Etika dan kode Etik



a.



Pengertian Etik Prilaku manusia yang baik yaitu tindakan yang tepat, yang harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan moral pada umumnya.



b. Pengertian Etika Etika disebut juga filsafat moral adalah cabang filsafat yang berbicara tentang humasaxis (tindakan) manusia, Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia, melainkan mempersoalkan bagaimana manusia harus bertindak berdasarkan norma yang berlaku. c.



Pengertian Kode Etik Kode etik adalah aturan susila, sikap baik/pantas yang ditetapkan bersama dalam suatu kelompok orang dan ditaati bersama oleh orang-orang yang bergabung dalam organisasi profesi tersebut.



d.



Fungsi Kode Etik Fungsi kode etik yaitu sebagai berikut : 1. Sebagai nilai bagi para pelaku bisnis agar tercipta iklim yang kondusif, produktif, saling percaya hubungan yang saling dilandasi oleh kasih dan kondisi yang saling menguntungkan (win-win solution). 2. Rambu-rambu yang memagari sikap prilaku para proofesional agar mempunyai pola tindakan yang etis 3. Menciptakan rasa aman, menjamin kejujuran (transparansi) dalam batas-batas tertentu yang berkaitan dengan rahasia perusahaan



e. Tujuan Kode Etik Tujuan Kode Etik yaitu sebagai berikut : 1. Agar para profesional dapat bekerja dengan baik sesuai dengan disiplin ilmunya dan dapat memberikan jasa sebaik-baiknya kepada masyarakat yang membutuhkan. 2. Agar para profesional selalu taat terhadap profesinya. 3. Agar para profesional selalu menjaga nama baik dan citra dirinya sebagai seseorang yang profesional. 2. Kode Etik Humas Pemahaman tetang pengertian kode etik, etik profesi dan etika kehumasan serta aspek-aspek hukum dalam aktivitas komunikasi, penting bagi praktisi atau professional HUMAS/Humas dalam melaksanakan peran dan fungsinya untuk menciptakan citra baik bagi dirinya (good performance image) sebagai penyandang professional HUMAS/Humas dan citra baik bagi suatu lembaga atau organisasi (good corporate image) yang diwakilinya. Kode etik merupakan aturan-aturan susila yang ditetapkan bersama dan ditaati bersama oleh seluruh anggota yang bergabung dalam suatu profesi yang merupakan persetujuan bersama yang timbul secara murni dari diri pribadi para anggota.



Menurut G.Sach dalam bukunya The Exent and Intention of HUMAS and Information Activities terdapat tiga konsep penting dalam etika kehumasan sebagai berikut: 1. The Image, the knowledge about us and the attitudes toward us the our



different interest groups have.



(Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap terhadapat kita yang mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda).



2. The Humasofile, the knowledge about an attitude towards, we want our various



interest group to have.



(Penampilan merupakan pengetahuan mengenai suatu sikap terhadap yang kita inginkan untuk dimiliki kelompok kepentingan kita beragam).



3. The Ethiccs is branch of philoshophy, it is a moral philoshophy or piloshophical



thinking about morality. Often used as equivalentti right or good.



(Etika merupakan cabang dari ilmu filsafat, merupakan filsafat moral atau pemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu berkaitan dengan nilai-nilai kebenaran dan kebaikan). Secara garis besar kode etik IHUMASA mencakup butir-butir pokok sebagai Standard Moral of Public Relationssebagai berikut: 1. Kode perilaku; 2. Kode moral; 3. Menjunjung tinggi standar moral; 4. Memiliki kejujuran yang tinggi; 5. Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh diperbuat oleh Humasofesional HUMAS/Humas. Landasan patokan utama dari etika profesi dan Kode etik IHUMASA adalah berdasarkan prinsip-prinsip dasar PBB sebagai berikut: 1. The Universal Declaration of Human Right (Menghormati dalam pelaksanaan tugas humasofesinya dengan memperhatikan humasinsip-humasinsip moral dari deklarasi umum tentang hak-hak asasi manusia). 2. Human Dignity (Menghormati dan menjunjung tinggi martabat manusia serta mengakui hak setiap humasibadi untuk menilai). 3.



1. 2. 3. 4.



Kode Etik Kehumasan Indonesia – Perhumas Kode Etik ini telah terdaftar sejak tahun 1977 di Departemen Dalam Negeri dan telah tercatat serta diakui oleh organisasi profesi Humas Internasional; International Public Relations Associations / IHUMASA. Dijiwai oleh Pancasila maupun Undang-Undang Dasar 1945 sebagai landasan tata kehidupan nasional. Diilhami oleh Piagam Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai landasan tata kehidupan internasional. Dilandasi Deklarasi ASEAN (8 Agustus 1967) sebagai pemersatu bangsa-bangsa Asia Tenggara. Dan dipedomani oleh cita-cita, keinginan, dan tekad untuk mengamalkan sikap dan perilaku kehumasan secara humasofessional.



D. Jabatan Humas 1. Pengertian Jabatan Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam lingkungan birokrasi yang hanya dapat diduduki oleh PNS. Jabatan karier dapat dibedakan menjadi 2, yaitu: Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah, dan sekretaris lurah. b) Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, humasanata komputer, statistisi, humasanata laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor. a)



2. Jabatan Fungsional Pranata Humas Jabatan fungsional pranata humas adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang pranata humas dalam satuan organisasi. Pranata humas adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan informasi dan kehumasan. Pelayanan Informasi dan Kehumasan adalah kegiatan yang dilakukan pranata Humas mulai dari perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, penyediaan dan penyebarluasan informasi, pelaksanaan hubungan kelembagaan, pelaksanaan hubungan personil dan pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan. Humasanata Humas juga melakukan hubungan kelembagaan untuk meningkatkan hubungan yang harmonis antara lembaga yang ada dalam masyarakat, antara pimpinan lembaga dengan personil dan antar sesama personil. Tingkatan pranata Humas adalah: a) Tingkat trampil, yaitu pranata humas yang mempunyai kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis dibidang kehumasan (IIa – IIId) – SLTA/D-III, b) tingkat ahli yaitu humasanata humas yang mempunyai kualifikasi humasofesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dibidang kehumasan (III/a – IV/c) – S1 keatas.



1. 2. 3. 4. 5. E. 1.



1. 2. 3. 4.



Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan yang meliputi: Perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan Pelayanan informasi Melaksanakan hubungan kelembagaan Melaksanakan hubungan personil Mengembangkan pelayanan informasi dan kehumasan. Organisasi Profesi Humas PERHUMAS Pada tanggal 15 Desember 1972 para praktisi humas di Indonesia mendirikan Perhimpunan Hubungan Masyarakat Indonesia (PERHUMAS) di Jakarta. Berikut tujuan-tujuan PERHUMAS adalah sebagai berikut: Meningkatkan perkembangan dan keterampilan humasofesional hubungabmasyarakat di Indonesia. Memperluas dan memperdalam pengetahuan mengenai hubungan masyarakat. Meningkatkan kontak dan pertukaran pengalaman diantara para anggotanya. Menyelenggarakan hubungan dengan organisasi-organisasi serumpun dengan bidang hubungan masyarakat, di dalam maupun diluar negeri. Tahun 1977 Perhumas memprakarsai berdirinya organisasi humas di Asia Tenggara yaitu FAHUMASO (Federation of ASEAN Public Relations Organization) di Kuala Lumpur. Indonesia melalui Perhumas ditunjuk menjadi tuan rumah konferensi FAHUMASO di Jakarta. 2. APHUMASI Di Indonesia juga terdapat organisasi yanng menghimpun perusahaan humas, yakni APHUMASI (Asosiasi Perusahaan Public Relations). AHUMASI didirikan pada 10 April 1987 di Jakarta bersifat independen.



1. 2. 3. 4. 5.



Tujuan APHUMASI Adalah sebagai berikut: Menghimpun, membina dan mengarahkan potensi perusahaan public relations nasional, agar secara aktif, positif, dan kreatif, turut serta dalam usaha mewujudkan masyarakat yang adil dan makmur, berlandaskan pancasila dan UUD 1945. Mewujudkan fungsi public relations yang sehat, jujur dan bertanggung jawab, sesuai dengan kode humasaktik dan kode etik yang lazim berlaku secara nasional dan internasional. Mengembangan dan mewujudkan kepentingan asosiasi dengan memberikan kesempatan kepada para anggota dengan konsultasi dan kerjasama serta memberikan saran bagi pemerintah. Memberi informasi kepada klien bahwa anggota APHUMASI memenuhi syarat untuk memberikan nasihat dalam bidang public relations dan akan bertindak untuk klien menurut kemampuan profesionalnya. Merupakan sarana untuk para anggotanya dalam soal-soal kepentingan usaha dan profesi, dan menjadi forum koordinasi praktik publik relations.



6. 7.



1. a. b. c. d. e. f. g.



Merupakan medium bagi masyarakat umum untuk mengetahui mengenai pengalaman dan kualifikasi para anggotanya. Membantu mengembangkan kepercayaan umum atas jasa public relations. 3. Organisasi Profesi Humasi di Luar Negeri Berikut beberapa profil organisasi profesi dari negara-negara di Dunia, antara lain yaitu: HUMASSA (Public Relations Sociaty of American) Berkantor pusat di New York, HUMASSA berdiri tahun 1947. HUMASSA memiliki tujuan sebagai berikut: Untuk menyatukan mereka yang melakukan kegiatan di bidang humas. Untuk mempertimbangkan segala masalah yang dihadapi bidang kehumasan. Untuk merumuskan, memajukan, menjelaskan tujuan, fungsi humas dan seterusnya kepada kelompok-kelompok usaha. Untuk memperbaiki hubungan pelaksanaan humas dengan para majikan dan klien. Untuk memajukan dan berusaha mempertahankan standar yang tinggi pelayanan umum dan tingkah laku. Untuk bertukar pikiran dan pengalaman. Serta untuk menerbitkan pamflet, buku, monografi, majalah dan sebagainya. Untuk menggiatkan, menyediakan sarana dan kesempatan bagi riset serta memberikan, menghibahkan, dan menseponsori pemberian beasiswa.



2. Institute Public Relations of British (IHUMAS) IHUMAS merupakan organisasi humas di Inggris didirikan secara resmi dan mendapat pengakuan pada tahun 1964, tujuan HUMAS adalah sebagai berikut: a. Untuk memajukan perkembangan humas. b. Untuk mendorong dan memupuk ketaatan pada standar profesional yang tinggi untuk para anggotanya. c. Untuk mengatur diskusi, konferusik, pertemuan, dan lain-lain mengenai masalah yanag menjadi pertimbangan bersama dan secara umun bertindak sebagai wadah bagi pertukayan gagasan mengenai humasaktek kehumasan. 3. Netherlands Society of Public Relations Beberapa tokoh pers terkemuka di Belanda merintis suatu perhimpunan humasofesi humas yang pada tahun 1952 telah mendapat izin dari kerajaan, dengan nama Netherlands Society of Public Relations dan pada tahun 1979 namanya diganti menjadi NGHUMAS (Vereniging voor Public Relations en Voorlichting/Asosiasi HUMAS dan informasi). 4. Organisasi Profesi Humas Internasional Organisasi humas tingkat internasional terbentuk pada Mei 1955 dalam suatu pertemuan di Stratfort-Upon-Avon, dengan tujuan sebagai berikut: 1. Menyediakan jalur bagi pertukaran gagasan dan pengalaman profesional antara mereka yang berurusan dalam kegiatan humas mengenai kepentingan internasional. 2. Mengadakan suatu rotasi apabila anggotanya setiap saat memerlukan pemberitahuan dan bimbingan.



3. 4. 5. 6. 7.



Membantu mencapai kualitas tertinggi tentang praktik kehumasan umumnya di seluruh negara dan terutama di bidang internasional. Meningkatkan praktik kehumasan di semua bidang kegiatan di dunia dan memajukan nilai-nilai dan pengaruhnya melalui promosi ilmu pengetahuan. Meninjau dan mencari jalan keluar terhadap permasalahan yang mempengaruhi praktik kehumasan yang biasa terjadi di berbagai negara termasuk masalah-masalah seperti status profesi sebagai kode etik humasofesi. Menebitkan berbagai buletin, majalah atau terbitan-terbitan lain, seperti “Who’s Who” dibidang humas internasional. Mengerjakan kegiatan-kegiatan lain yang mungkin menguntungkan para anggotanya. Keanggotaan IHUMASA terbuka bagi semua orang yang bertanggung jawab penuh bagi rencana dan pelaksanaan suatu bagian penting dan berkaitan dengan semua kegiatan dari suatu badan hukum, perusahaan,perserikatan, pemerintah atau organisasi lain yang membina hubungan baik dan humasoduktif dengan publik atan khalayak ramai.



1. 2. 3. 4.



F. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



5. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh seorang humas adalah: Menyalahgunakan kepercayaan, ini dapat berupa membocorkan rahasia, korupsi dll Memberikan informasi-informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan, yang sumbernya tidak jelas dan tidak dapat dicek. Mengadakan kerja sama dengan individu atau kelompok yang dapat merugikan individu-individu lainnya, baik dari segi moral maupun segi lainnya. Menggunakan metode-metode, cara-cara, teknik-teknik manipulasi yang dapat mengakibatkan seseorang kehilangan kebebasannya untuk bertindak sebagai respons terhadap tindakan-tindakan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan Kerja Kehumasan Berikut contoh kegiatan-kegiatan kehumasan yang harus dilakukan oleh manajer public relations dan para stafnya, yaitu : Menyusun dan mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto dan berbagai artikel bagi kalangan media massa Mengorganisasikan konferensi pers, acara-acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi/perusahaan Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama. Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio dan televisi dengan pihak manajemen. Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan mengelola sebuah perpustakaan foto. Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal seperti kaset rekaman video, slide presentasi, dan sebagainya. Menyunting serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor, pemakai jasa/produk perusahaan, konsumen langsung, dan sebagainya. Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan, sejarah perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru.



9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.



Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti menyusun lembaran slide dan kaset rekaman video. Mempersiapkan dan mengatur acara pameran dan menjalankan eksibisi public relations. Mempersiapkan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan seperti logo perusahaan. Pengaturan jenis kendaraan dinas, pakaian seragam pegawai, dan sebagainya. Menangani berbagai acara sponsor yang berhubungan dengan kegiatan public relationss. Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan berbagai kunjungan seperti fasilitas penerbangan/pelayaran, pengurusan tiket, akomodasi, dan lain-lain. Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan pimpinan perusahaan. Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, dan terlibat dalam pertemuan-pertemuan para agen. Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang/bisnis. Berhubungan dengan konsultan public relationss eksternal jika perusahaan/organisasi merekrut mereka. Melatih segenap staf public relationss. Mempersiapkan survei-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya. Mengawasi tugas-tugas periklanan (berhubungan dengan biro iklan) bila fungsi periklanan memang dibebankan kepada departemen HUMAS. Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat. Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi. Mengatur acara-acara kunjungan para pejabat penting dan tamu kehormatan. Mengadakan perayaan perusahaan, pemberian penghargaan pemerintah kepada perusahaan. Mengorganisasikan berbagai umpan balik dari berbagai sumber informasi mulai dari kliping koran/majalah, berita-berita radio dan televisi serta memantau berbagai laporan dari luar. Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai tujuan.



PROFIL DAN ETIKA PROFESI HUMAS Posted on November 12, 2015 by Rif'atus Solikhah



DAFTAR ISI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Daftar Isi 1 Pengertian profil HUMAS 2 Pengertian Kode Etik 2 Kode Etik Profesi HUMAS 2 Contoh Kode Etik ( XL ) 4 Sanksi Pelanggaran Kode Etika 4 Faktor yang Mempengaruhi Pelanggran Etika 5 Macam-macam Jabatan humas 5



9. Pengertian Jabatan 5 10. Jabatan Fungsional Pranata Humas 6  Profil Petugas Humas 6 7. Organisasi Profesi 7 8. Ciri-ciri Organisasi Profesi 7 9. Peran Organisasi Profesi 7  Fungsi Organisasi profesi 7 1. Manfaat Organisasi Profesi Menurut Breckon 8 2. Profil Humas 8 3. Contoh Profil humas 8 4. Daftar Pustaka 10 PROFIL HUMAS 1. PENGERTIAN PROFIL Identitas dari individu atau organisasi yang memberikan informasi kepada yang membutuhkan, dengan maksud untuk mengenali, memahami, dan mempelajari individu atau organisasi tersebut. 1. PENGERTIAN KODE ETIK Berten K. (1994) mengatakan bahwa kode etik profesi merupakan norma yang telah ditetapkan dan diterima oleh kelompok profesi dan untuk mengarah atau memberikan petunjuk kepada para anggotanya, yaitu bagaimana “seharusnya” (das sollen) berbuat dan sekaligus menjamin kualitas moral profesi yang bersangkutan di mata masyarakat untuk memperoleh tanggapan yang positif. Apabila dalam pelaksanaanya (das sein) salah satu anggota profesi tersebut telah melakukan perbuatan yang menyimpang dari kode etiknya kelompok profesi itu akan tercemar citra dan nama baiknya di mata masyarakat. Pada prinsipnya, kode etik profesi merupakan pedoman untuk pengaturan dirinya sendiri (self imposeb) bagi yang bersangkutan. Hal ini adalah perwujudan dari nilai etika yang hakiki serta tidak dapat dipaksakan dari pihak luar (Abdulkadir Muhammad, 1997 ;77). Kode etik profesi dapat berlaku efektif apabila dijiwai oleh cita-citadan nilai-nilai luhur yang hidup dalam lingkungan profesi tersebut. Kode etik merupakan perumusan norma moral yang menjadi tolak ukur atau acuan bagi kode perilaku (code of conduct) kelompok profesi bersangkutan. Arti secara umum tentang “etika Profesi” menurut Cutlip, Center, dan Broom tersebut di atas adalah perilaku yang dianjurkan secara tepat dalam bertindak sesuai dengan nilai-nilai moral yang pada umumnya dapat diterima oleh masyarakat atau kebudayaan. Jadi, Pengertian kode etik menurut para pakar etika moral professional tersebut diatas dapat disimpulkan sebagai kumpulan asas atau nilai moral yang menjadi norma perilaku. Sedangkan arti kode etik profesi, adalah kode perilaku yang ditetapkan dan dapat diterima oleh kelompok profesi yang menjadi pedoman “bagaimana seharusnya” (das sollen) berperilaku dalam menjalankan (das sein) profesi tersebut secara etis. (A. Muhammad, 1997;143) 1. KODE ETIK PROFESI HUMAS Howard Stepheson dalam bukunya Hand Book of Public Relation (1971) mengatakan bahwa definisi profesi humas adalah kegiatan humas atau public relation merupakan profesi secara praktis memiliki seni keterampilan atau pelayanan tertentu yang berlandaskan latihan, kemampuan, dan pengetahuan serta diakui sesuai dengan standar etikanya. Pemahaman tetang pengertian kode etik, etik profesi dan etika kehumasan serta aspek-aspek hukum dalam aktivitas komunikasi penting bagi praktisi atau professional PR/Humas dalam



melaksanakan peran dan fungsinya untuk menciptakan citra baik bagi dirinya (good performance image) sebagai penyandang professional PR/Humas dan citra baik bagi suatu lembaga atau organisasi (good corporate image) yang diwakilinya. Kode etik merupakan aturan-aturan susila yang ditetapkan bersama dan ditaati bersama oleh seluruh anggota yang bergabung dalam suatu profesi. Kode etik merupakan persetujuan bersama yang timbul secara murni dari diri pribadi para anggota. Kode etik merupakan serangkaian peraturan yang di sepakati bersama guna menyatakan sikap atau perilaku anggota profesi. Kode etik lebih mengingatkan pembinaan para anggota sehingga mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat (Bambang Herimanto, 2007:253-254). Kode etik profesi dilaksanakan oleh pribadi-pribadi yang memiliki profesi terkait karena hal tersebut melekat pada jabatannya dan bersifat normatif. Menurut G.Sach dalam bukunya The Exent and Intention of PR and Information Activities terdapat tiga konsep penting dalam etika kehumasan sebagai berikut: 1. The Image, the knowledge about us and the attitudes toward us the our different interest groups have.(Citra adalah pengetahuan mengenai kita dan sikap terhadapat kita yang mempunyai kelompok-kelompok dalam kepentingan yang berbeda). 2. The Profile, the knowledge about an attitude towards, we want our various interest group to have.(Penampilan merupakan pengetahuan mengenai suatu sikap terhadap yang kita inginkan untuk dimiliki kelompok kepentingan kita beragam). 3. The Ethiccs is branch of philoshophy, it is a moral philoshophy or piloshophical thinking about morality. Often used as equivalentti right or good.(Etika merupakan cabang dari ilmu filsafat, merupakan filsafat moral atau pemikiran filosofis tentang moralitas, biasanya selalu berkaitan dengan nilai-nilai kebenaran dan kebaikan). Dari penjelasan diatas dapat ditarik suatu pengertian secara umum bahwa citra adalah cara masyarakat memberikan kesan baik atau buruk terhadap diri kita. Penampilan selalu berorientasi ke depan mengenai bagaimana sebenarnya harapan tentang keadaan diri kita, sedangkan bahasan etika merupakan acuan bagi kode perilaku moral yang baik dan tepat dalam menjalankan profesi kehumasan.



    



Kode Etik IPRA (International Public Relation Association) yang telah diperbaharui di Teheran, Iran pada tanggal 17 April 1968, secara normatif dan etis memuat butir-butir terdiri dari satu mukadimah dan berisikan 13 pasal. Secara garis besar kode etik IPRA mencakup butir-butir pokok sebagai Standard Moral of Public Relations sebagai berikut: Kode perilaku; Kode moral; Menjunjung tinggi standar moral; Memiliki kejujuran yang tinggi; Mengatur secara etis mana yang boleh diperbuat dan tidak boleh diperbuat oleh Profesional PR/Humas. Point nomor 1, 2, dan 3 mengatur kode perilaku dan moral seseorang sebagai penyandang professional PR/Humas. Point nomor 4 menunjukan adanya integritas kepercayaan dan tanggung jawab peribadi professional PR/Humas yang tinggi. Sementara itu, point nomor 5 berkaitan dengan suatu kebolehan (mogen) dan larangan (verbod) yang dilakukan oleh profesi kehumasan berdasarkan pertimbangan moral, baik dilihat secara etis, etika profesi dan moral, maupun peraturan normatif yang harus dipatuhi dan ditaati oleh yang bersangkutan. Organisasi Profesi Humas Internasional (IPRA) didirikan di London, Inggris pada tahun 1955 dan bermarkas di Jenewa, Swiss. Organisasi tersebut telah memperoleh pengakuan atau



berada di bawah naungan PBB (Persrikatan Bangsa-bangsa) yang kini memiliki keanggotaan sedikitnya 77 negara didunia. Landasan patokan utama dari etika profesi dan Kode etik IPRA adalah berdasarkan prinsipprinsip dasar PBB sebagai berikut: 1. The Universal Declaration of Human Right (Menghormati dalam pelaksanaan tugas profesinya dengan memperhatikan prinsip-prinsip moral dari deklarasi umum tentang hak-hak asasi manusia). 2. Human Dignity (Menghormati dan menjunjung tinggi martabat manusia serta mengakui hak setiap pribadi untuk menilai). 1. CONTOH KODE ETIK Saya mengambil contoh kode etik dari perusahaan XL, yaitu kode etik antara perusahaan denga pelanggan berikut penjelasaya : 1. Komitmen Terhadap Pelanggan Setiap Direksi dan Karyawan wajib bersikap : 



Proaktif terhadap segala kebutuhan pelanggan dan berusaha untuk memenuhi harapan pelanggan  Sensitif terhadap kabutuhan dan permintaan pelanggan, dan  Responsif dan melayani pelanggan secara tulus dan profesional. 1. Produk dan Kualitas layanan Untuk menjaga nama baik XL, kualitas produk, proses layanan dan dalam rangka upaya membangun hubungan yang harmonis dan jangka panjang dengan pelanggan maka diperlukan kejujuran dan integritas dari masing-masing Direksi dan Karyawan. 1. Data dan informasi pelanggan Seluruh dan segala data dan informasi mengenai pelanggan pada dasarnya adalah rahasia dan bersifat sensitif. Oleh karenanya XL berkewajiban menjaga seluruh dan segala kerahasiaan data dan/atau informasi mengenai pelanggan sesuai dengan ketentuan perundangan yang berlaku. XL akan membatasi pemberian data dan informasi mengenai pelanggan kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebatas apabila pemberian data dan informasi tersebut adalah untuk kepentingan negara ssesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Artikel diatas merupakan sedikit contoh kode etik di perusahan XL. 1. SANKSI PELANGGARAN KODE ETIK Berikut adalah kemungkinan sanksi yang akan dijatuhkan kepada pelaku pelanggaran kode etik : 1. Mendapat peringatan Pada tahap ini, si pelaku akan mendapatkan peringatan halus, misal jika seseorang menyebutkan suatu instansi terkait (namun belum parah tingkatannya) bisa saja ia akan



menerima email yang berisi peringatan, jika tidak diklarifikasi kemungkinan untuk berlanjut ke tingkat selanjutnya, seperti peringatan keras ataupun lainnya 2. Pemblokiran Mengupdate status yang berisi SARA, mengupload data yang mengandung unsur pornografi baik berupa image maupun .gif, seorang programmer yang mendistribusikan malware. Hal tersebut adalah contoh pelanggaran dalam kasus yang sangat berbeda-beda, kemungkinan untuk kasus tersebut adalah pemblokiran akun di mana si pelaku melakukan aksinya. Misal, sebuah akun pribadi sosial yang dengan sengaja membentuk grup yang melecehkan agama, dan ada pihak lain yang merasa tersinggung karenanya, ada kemungkinan akun tersebut akan dideactivated oleh server. Atau dalam web/blog yang terdapat konten porno yang mengakibatkan pemblokiran web/blog tersebut 3. Hukum Pidana/Perdata “Setiap penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, atau masyarakat yang dirugikan karena penggunaan Nama Domain secara tanpa hak oleh Orang lain, berhak mengajukan gugatan pembatalan Nama Domain dimaksud” (Pasal 23 ayat 3) “Setiap Orang dengan sengaja dan tanpa hak atau melawan hukum melakukan tindakan apa pun yang berakibat terganggunya Sistem Elektronik dan/atau mengakibatkan Sistem Elektronik menjadi tidak bekerja sebagaimana mestinya” (Pasal 33) “Gugatan perdata dilakukan sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan” (Pasal 39) Adalah sebagian dari UUD RI No.11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik (UU ITE) yang terdiri dari 54 pasal. Sudah sangat jelas adanya hukum yang mengatur tentang informasi dan transaksi yang terjadi di dunia maya, sama halnya jika kita mengendarai motor lalu melakukan pelanggaran misal dengan tidak memiliki SIM jelas akan mendapat sanksinya, begitu pun pelanggaran yang terjadi dalam dunia maya yang telah dijelaskan dimulai dari ketentuan umum, perbuatan yang dilarang, penyelesaian sengketa, hingga ke penyidikan dan ketentuan pidananya telah diatur dalam UU ITE ini  Faktor Yang Mempengaruhi Pelanggaran Etika :  Alasan ekonomiàkebutuhan individu, misalnya :Korupsi  Tidak ada pedoman Area “abu-abu”, sehingga tak ada panduan  Perilaku dan kebiasaan individu (kebiasaan yang terakumulasi tak dikoreksi)  lingkungan tidak etis (pengaruh komunitas)  Perilaku orang yang ditiru (efek primodialisme yang kebablasan)  Sanksi Pelanggaran Etika  Sanksi social skala relative kecil, dipahami sebagai kesalahan yang dapat “dimaafkan”.  Sanksi hokum skala besar, merugikan hak pihak lain. Hukum pidana menempati prioritas utama dan hiikuti hokum perdata. 1. MACAM-MACAM JABATAN HUMAS  Pengertian Jabatan Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam lingkungan birokrasi yang hanya dapat diduduki oleh PNS. Jabatan karier dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:



1. Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor, kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah, dan sekretaris lurah. 2. Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat, bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.  Jabatan Fungsional Pranata Humas Jabatan Fungsional Pranata Humas adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pranata Humas dalam satuan organisasi Menkominfo yang dalam melaksanakan tugasnya didasarkan kepada keahlian dan/atau ketrampilan Penerangan dan Seni Budaya dan bersifat mandiri. Pranata Humas adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan informasi dan kehumasan. Pelayanan Informasi dan Kehumasan adalah kegiatan yang dilakukan Pranata Humas mulai dari perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, penyediaan dan penyebarluasan informasi, pelaksanaan hubungan kelembagaan, pelaksanaan hubungan personil dan pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan. Pranata Humas juga melakukan hubungan kelembagaan untuk meningkatkan hubungan yang harmonis antara lembaga yang ada dalam masyarakat antara pimpinan lembaga dengan personil dan antar sesama personil. Tingkatan Pranata Humas adalah (1) tingkat trampil, yaitu pranata humas yang mempunyai kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis dibidang kehumasan (IIa – IIId) – SLTA/D-III, (2) tingkat ahli yaitu pranata humas yang mempunyai kualifikasi profesional yang pelaksanaan tugas dan fungsinya mensyaratkan penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi dibidang kehumasan (III/a – IV/c) – S1 keatas. Tugas pokok pranata humas adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan yang meliputi:      



Perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan Pelayanan informasi Melaksanakan hubungan kelembagaan Melaksanakan hubungan personil Mengembangkan pelayanan informasi dan kehumasan. PROFIL PETUGAS HUMAS Memang tidak mudah menggambarkan profil petugas humas, namun dari beberapa buku disebutkan enam kriteria yang merangkum kualitas seseorang praktisi humas yang baik, meliputi hal-hal berikut ini :



1. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik. 2. Mampu berkomunikasi dengan baik, menjelaskan segala sesuatu dengan jelas da lugas, baik lisan maupun tertulis,atau bahkan secara visual.



3. 4. 5. 6. 7.



Mampu mengorganisir segala sesuatu, termasuk dalam perencanaan prima. Memiliki integritas personal,baik dalam profesi maupun kehidupan pribadi. Mempunyai imajinasi. Serba tahu, dalam hal ini adalah akses informasi yang seluas-luasnya. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan kriteria ideal adalah kemampuan dalam hal manajemen, keterampilan, dan kepribadian. Gambaran umum tentang profil petugas humas dan kualifikasi yang dimilikinya sebagai berikut. Petugas humas haruslah orang cukup terampil, khususnya di bidang penulisan, mendengarkan, berbicara, membaca dan menggunakan alat-alat komunikasi lainnya. 8. PR harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang berbagai macam media dan memahami proses manajeman. PR harus memiliki kemampuan dalam memecahkan suatu masalah, dala mengambil keputusan, mengelola opini public, mengefaluasi kecenderungan perilaku dan respo public. PR juga harus memiliki selera dan perilaku yang baik tentang etika, simpati, dan empati, kepemimpinan, semangat, kreativitas dan imajiasi, kematangan/stabilitas kepribadian serta integritas pribadi. 9. ORGANISASI PROFESI Organisasi profesi merupakan organisasi yang anggotanya adalah para praktisi yang menetapkan diri mereka sebagai profesi dan bergabung bersama untuk melaksanakan fungsifungsi sosial yang tidak dapat mereka laksanakan dalam kapasitas mereka seagai individu. 



Ciri-ciri organisasi profes Ada 3 ciri organisasi sebagai berikut :



1. Umumnya untuk satu profesi hanya terdapat satu organisasi profesi yang para anggotanya berasal dari satu profesi, dalam arti telah menyelesaikan pendidikan dengan dasar ilmu yang sama 2. Misi utama organisasi profesi adalah untuk merumuskan kode etik dan kompetensi profesi serta memperjuangkan otonomi profesi 3. Kegiatan pokok organisasi profesi adalah menetapkan serta meurmuskan standar pelayanan profesi, standar pendidikan dan pelatihan profesi serta menetapkan kebijakan profesi  Peran organisasi profesi 1. Pembina, pengembang dan pengawas terhadap mutu pendidikan keperawatan 2. Pembina, pengembang dan pengawas terhadap pelayanan keperawatan 3. Pembina serta pengembang ilmu pengetahuan dan teknologi keperawatan 4. Pembina, pengembang dan pengawas kehidupan profesi.  Fungsi organisasi profesi 1. Bidang pendidikan keperawatan 2. Menetapkan standar pendidikan keperawatan 3. Mengembangkan pendidikan keperawatan berjenjang lanjut 4. Bidang pelayanan keperawatan 5. Menetapkan standar profesi keperawatan 6. Memberikan izin praktik 7. Memberikan regsitrasi tenaga keperawatan 8. Menyusun dan memberlakukan kode etik keperawatan 9. Bidang IPTEK 10. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasai riset keperawatan 11. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi perkembangan IPTEK dalam keperawatan 12. Bidang kehidupan profesi 13. Membina, mengawasi organisasi profesi



14. Membina kerjasama dengan pemerintah, masyarakat, profesi lain dan antar anggota 15. Membina kerjasama dengan organisasi profei sejenis dengan negara lain 16. Membina, mengupayakan dan mengawasi kesejahteraan anggota  Manfaat organisasi profesI Menurut Breckon (1989) manfat organisasi profesi mencakup 4 hal yaitu : 1. Mengembangkan dan memajukan profesi 2. Menertibkan dan memperluas ruang gerak profesi 3. Menghimpun dan menyatukan pendapat warga profesi 4. Memberikan kesempatan pada semua anggota untuk berkarya dan berperan aktif dalam mengembangkan dan memajukan profesi 5. Organisasi Keperawatan Se Dunia ICNMerupakan organisasi profesional wanita pertama didunia yang didirikan tanggal 1 Juli 1899 yang dimotori oleh Mrs. Bedford Fenwick. 6. ICN merupakan federasi perhimpunan perawat nasional diseluruh dunia.  Tujuan pendirian ICN 1. memperkokoh silaturahmi para perawat diseluruh dunia, 2. memberi kesempatan bertemu bagi perawat diseluruh dunia untuk membicarakan berbagai maslah tentang keperawatan, 3. menjunjung tinggi peraturan dalam ICN agar dapat mencapai kemajuan dalam pelayanan, pendidikan keperawatan berdasarkan dan kode eik profesi keperawatan 4. PROFIL HUMAS  CONTOH PROFIL HUMAS Kantor Humas dan Kerjasama merupakan lembaga fungsional dipimpin oleh seorang Kepala yang bertanggungjawab kepada Rektor dan pelaksanaan tugas sehari-hari dibawah pembinaan Pembantu Rektor IV. Kantor Humas dan Kerjasama dibentuk tahun 2004 berdasarkansurat keputusan Rektor Unverstas Sebelas Maret No 649/J7/KL/2004 tentang pembentukan Kantor Humas dan Kerjasama Unverstas Sebelas Maret. Pada awalnya, Kantor Humas dan Kerjasama terdiri atas 3 taskforce yaitu Humas dan Sistem Informasi, Kerjasama Dalam Negeri serta Kerjasama Luar Negeri. Selanjutnya berdasarkan SK No 3A/ H27/OT/ 2008 dibentuk satu lagi taskforceyaitu International Service. Keempat taskforce tersebut bekerja sesuai dengan bidang garap yang telah ditetapkan. Dan mampu memberikan kontribusi yang cukup besar dalam pengembangan kerjasama UNS. Untuk lebih memfokuskan kegiatan dan mendorong peningkatan hasil kerjasama secara keseluruhan, maka pada tahun 2009 UNS melalui SK Rektor No 81A/ H27/ 0T/ 2009dilakukan perombakan struktur organisasi Kantor Humas dan kerjasama dengan memisahkan taskforce luar negeri dan International Service menjadi International Office, sementara taskforce dalam negeri dengan Humas dan Sistem Informasi masih berada dalam Kantor Humas dan Kerjasama. VISI, MISI DAN TUJUAN KANTOR HUMAS DAN KERJASAMA



VISI: Agar bisa memberikan pelayanan yang baik bagi seluruh stakeholder maka Kantor Humas dan Kerjasama mempunyai visi: ”Terwujudnya Citra dan Reputasi UNS yang unggulditingkat nasional daninternasional”.



Untuk mencapai visi tersebut maka dikembangkan misi dan tujuan Kantor Humas dan Kerjasamasebagai berikut: MISI: 1. Membangun citra dan reputasi UNS yangunggul dalam rangka mewujudkan World Class University 2. Meningkatkankuantitas dan kualitas kerjasama dalam negeri, TUJUAN: 1. Meningkatkan pencitraan UNS dengan komunikasi pencitraan secara terpadu kepada seluruh stakeholder 2. Meningkatkan pelayanan prima pada stakeholderinternal dan eksternal 3. Meningkatkankuantitas kerjasama dalam negeri dengan berbagai pihak 4. Meningkatkankualitas kerjasama dalam negeri dengan berbagai pihak DAFTAR PUSTAKA http://www.scribd.com/doc/95964158/Definisi-Profil#scribd http://www.pengertianku.net/2015/02/pengertian-kode-etik-dan-tujuannya-lengkap.html http://etikaprofesidanprotokoler.blogspot.co.id/2008/03/tujuan-kode-etik-profesi.html http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/05/etikamoral-pelanggaran-dan-sanksipelanggaran/ http://aatmandai.blogspot.com/2012/05/1.html, 15/08/2014. http://catatankomunikasi.blogspot.com/2013/07/4-tahapan-dalam-proses-publicrelations.html, 15/08/2014. http://dinarjamaudin07.wordpress.com/2014/01/28/kode-etik-public-relations-di-indonesia/, 12/08/20114. http://jurusankomunikasi.wordpress.com/skom-4103-hubungan-masyarakat/inisiasi-3kedudukan-dan-peran-humas-dalam-organisasi/, 15/08/2014. http://noorsiasih.blogspot.com/2012/12/resume-bab-5-hubungan-internal-dan.html, 12/08/20114. http://sseituko.wordpress.com/2011/06/17/konsep-humas/, 15/08/2014. Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Galia Indonesia. Nesia, Andin. 2014. Dasar-Dasar Humas. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ruslan, Rosady. 2008. Etika Kehumasan, Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: Rajawali Pers. http://aniatih.blogspot.co.id/2014/09/humas-dan-keprotokolan.html http://andriblogg99.blogspot.co.id/p/organisasi-profesi-organisasi-profesi.html Buku Materi Pokok SKOM4103 Hubungan Masyarakat, Liestianingsih Dwi Dayanti, dkk, Jakarta: Universitas Terbuka,2007 http://jakafilyamma.blogspot.co.id/2013/10/profesionalisme-dan-etika-humas.html http://humas.staff.uns.ac.id/profiil/home/



PERJALANAN DINAS



A. Pengertian Perjalanan Dinas Perjalanan : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat



Dinas : Melakukan tugas, kewajiban Perjalanan Dinas : Suatu kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/kewajiban kantor.



Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.



B. Macam-Macam Perjalanan Dinas 1. Berdasarkan wiayah a. Perjalanan dinas domestic Perjalanan dinas pimpinan hanya lingkup dalam negeri a.



Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi



b.



Perjalanan bisnis antarprovinsi



b. Perjalanan dinas internasional Perjalanan dinas pimpinan ke luar negeri 2. Berdasarkan transportasi yang digunakan



a. Perjalanan dinas lewat darat Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.



b. Perjalanan dinas lewat laut Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal apabila tersedia waktu yang panjang atau tidak mendesak. c. Perjalanan dinas lewat udara



Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis.



C. Peran Sekretaris Dalan Perjalanan Dinas Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain : 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas. 2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan. 3. Mengatur tanggal keberangkatan. 4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan). 5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan. 6. Mempersiapkan keperluan keuangan.



D. Daftar Perjalanan (Itinerary) Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan.Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil



pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.



Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut : 1. Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul. 2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri. 3. Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan. 4. Jenis transportasi yang digunakan. 5. Tujuan perjalanan bisnis. 6. Kapan selesai atau tiba kembali



Kegunaan daftar perjalanan bisnis Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu : 1.



Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.



2.



Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.



3.



Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.



Contoh 1



ITINERARY Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York June 22-26, 2006 Tuesday, June 22 6:10 p.m.



Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12,Lower 9. Your



Ticktes are in your letter case. Wednesday, June 23 7:40 a.m



Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.



10:00 a.m.



Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth



Street. Contract in your portfolio. 12:30 p.m.



Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower



Contoh 2: DAFTAR PERJALANAN Selasa, 25 Pebruari 2006 08.00



Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)



12.00



Tiba di bandara Sepinggan



12.15



Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta



13.00



Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta



14.00



Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan mobil Perusahaan)



Rabu, 26 Pebruari 2006 09.00



Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel



11.00



Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha



13.00



Rapat komisaris



Kamis, 27 Pebruari 2006 09.00



Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics



11.00



Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi



13.30



Tiba di bandara Soekarno Hatta



14.15



Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda



E. Dokumen - Dokumen Untuk Perjalanan Dinas Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan - keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis atau perjalanan dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Jenis Dokumen Untuk Perjalanan Dinas 1. Dokumen Internal Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kakntor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah. a. Surat Tugas Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang bawahan untuk melakukan pekerjaan tertentu. b. Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.



2. Dokumen Eksternal Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis. a. Paspor (Passport) Paspor adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat. Macam-macam paspor Ada bermacam-macam paspor, antara lain : 1. Paspor Biasa ( normal passport ) Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun. 2. Paspor dinas



Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. 3. Paspor diplomatic Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. 4. Paspor khusus Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.



1) Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor antara lain : a) Kartu Tanda Penduduk ( KTP ) b) Kartu Keluarga ( KK ) c) Ijazah pendidikan terakhir d) Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai e) Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK ) f) Akta kelahiran g) Surat tugas dari instansi terkait 2) Pasppor berisi data antara lain : b) Nomor paspor c) Nama pemegang paspor d) Jenis kelamin e) Kewarganegaaan f) Tempat dan tanggal lahir g) Tanggal dikeluarkannya paspor h) Tanggal masa berlaku paspor i)



Kantor yang mengeluarkan paspor



j)



Foto diri pemegang paspor



k) Alamat l)



Lembar untuk exit permit atau visa



3) Cara mendapatkan paspor Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat. Untuk wilayah Kabupaten Purbalingga untuk bisa membuat pasport bisa datang ke kantor imigrasi di Kabupaten Cilacap maupun Wonosobo.



b. Visa Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataannegara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negaranegara ASEAN. Macam-macam visa : 1) Visa untuk wisatawan (visitor authorization) 2) Visa untuk para pelajar (student authorization) 3) Visa untuk pegawai (employment authorization)



c. Yellow Card



Yellow Card yaitu surat keterangan kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kessehatan yang menerangkan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan sehat / tidak mengidap jenis penyakit apapun. Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.



d. KTP Identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang berlaku diseluruh Negara Kesatuan Republik Indonesia. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun keatas, atau telah kawin/pernah kawin.



e. Tiket Adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.



f.



Paspor



Adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar Negara. Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi lain mengenai identifikasi individual. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.



g. Fiskal Merupakan biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.



MATERI XI TENTANG PERTEMUAN/RAPAT A. Pengertian pertemuan/rapat Rapat adalah kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan. Pengertian rapat menurut para ahli...  Menurut



Cut Rozanna Dalam surat menyurat dan komunikasi, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.



 Menurut Samsir Rambe



Dalam bukunya etika komunikasi mengatakan. Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang di sepakati, di setujui bersama. Kesimpulan saya : pertemuan merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama yang diadakan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dala situasi formal maupun informal yang brtujuan untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.



B. Fungsi pertemuan/rapat



1. 2. 3. 4.



Untuk memecahkan masalah Untuk menyampaikan informasi Sebagai forum demokrasi Sebagai alat koordinasi yang perusahaan/organisasi 5. Sebagai sarana bernegosiasi



baik



antara



peserta



rapat



(karyawan)



dengan



C. Jenis-jenis pertemuan/rapat Pertemuan terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya. 1. Berdasarkan Tujuan Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu : a) Rapat penjelasan ( information conforence ) Rapat penjelasan adalah rapat yang diselengarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. b) Rapat pemecahan masalah ( problem solving conforence ) Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang di hadapi . c) Rapat perundingan ( negotiation conference ) Rapat perundingan adalah rapat yang diselengarakan dengan tujuan menghindarkan timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak . 2. Berdasarkan sifat Menurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu : a) Rapat resmi ( formal meeting ) Rapat resmi adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. b) Rapat tidak resmi ( informal meeting ) Rapat tidak resmi adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi. c) Rapat terbuka Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia. d) Rapat tertutup Rapat tertutup adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia. 3. Berdasarkan jangka waktunya Menurut jangka waktunya, rapat dapat di bedakab menjadi empat jenis, yaitu : a) Rapat mingguan Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin . b) Rapat bulanan Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu . c) Rapat semester Rapat semester adalah rapat yang diadakan selama enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.



d) Rapat tahunan Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali . 4. Berdasarkan frekuensi Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu : a) Rapat rutin Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya ( mingguan, bulanan, tahunan ). b) Rapat insedentil Rapat insedentil adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. 5. Berdasarkan nama Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu : a) Rapat kerja Rapat kerja adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. b) Rapat dinas Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan ( biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah ). c) Musyawarah kerja Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja. 6. Berdasarkan urgensinya Menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu : a) Rapat biasa Rapat biasa adalah rapat yang dilaksanakan untuk masalah-masalah yang sudah di anggap biasa. b) Rapat penting Rapat penting adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak penting bagi anggota organisasi/perusahaan itu sendiri. 7. Berdasarkan pesertanya Menurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu : a) Rapat vertikal Rapat vertikal adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah atasan dan bawahan. b) Rapat horizontal Rapat horizontal adalah rapat yang diadakan atara penjabat suatu organisasi/ perusahaan yang sederajat.



D. Tujuan a) b) c) d) e) f)



pertemuan



Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu : Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. Sebagai koordinasi antar intern atau antar ekstrn Agar peserta rapat dapar berpartisipasi kepada masalah-masalah yang seddang terjadi Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan Menampung semua permasalahan dari arus bawah



g) Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis terlebih dahulu bagaimana tingkat kecapaian dari tujuan tersebut



E. Syarat-syarat pertemuan yang baik a) Suasana terbuka Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka negative diantara sesama peserta rapat. b) Tidak ada monopoli Rapat yang baik adalah demokratis. Artinya, tidak ada tindak menindas atau ingin menguasai sendiri. c) Partisipasi aktif dari peserta rapat Artinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya rapat, yaitu harus menjadi pendengar atau pembicara yang baik. d) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin rapat. e) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan antara peserta rapat. f) Pernyataan singkat dan jelas pernyataan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan tidak bertele-tele, serta jelas sehinggan mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. g) Disiplin waktu membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib. h) Selalu ada kesimpulan rapat yang baik adalah yang mampu membuat dibuat kesimpulan atau keputusan bersama.



F. Tipe



peserta



dan



pemimpin



Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe peserta dan pimpinan rapat. Adapun tipe-tipe peserta rapat : a) Tipe pemberi informasi Yaitu, peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuuki kamus berjalan. b) Tipe pemberi semangat Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orang nya cukup beribawa dan disegani. c) Tipe inisiatif Yaitu, peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul saat menemui kemacetan karna kurangnya kemacetan atau tidaknya data-data yang jelas untuk menyesaikan masalah yang dibahas. d) Tipe pemersatu Yaitu, peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar. e) Tipe penyerang Yaitu, peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulnya perdepatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam kelompok.



f)



g)



a)



b)



c)



Tipe perantara Yaitu, peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjabatani antara orang/kelompok yang berbeda. Tipe pendengar Yaitu, peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lain nya. Adapun tipe-tipe pemimpin rapat : Tipe otorior adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala ha, sehingga kurang memberikan kesempatan untuk mengemukakan pendapatnya. Tipe demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengmukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petujuk dan teribat langsung daalam interaksi kelompok. Tipe laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat.



G. Teknik pengendaian rapat Tiga teknik pengendalian rapat : a) Pengendalian rapat bebas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. b) Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. c) Pengendalian gabungan bebas terbatas adalah pengendalian rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembai.



H. Perencanaan rapat Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah : a) Persiapan ruangan dan tata ruang rapat ruangan untuk menyelengarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. b) Persiapan administrasi  Membuat surat undangan rapat  Menyusun acara/agenda rapat  Menyusun daftar hadir  Mempersiapkan bahan rapat c) Persiapan peralatan rapat sekretaris perlu mengiventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan pertemuan seperti:  Papan dan alat tulis  Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan dengan lengkap dengan markernya  OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint



    



Sound system, tape recorde Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat Bock note, ball point Tustel handycame untuk mengabadikan rapat Membuat catatan hasil rapat (notulis )



I. Pelaksanaan rapat a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)



Pelaksanaan rapat, yaitu : Suasana rapat berangsung terbuka Para peserta rapat berpartisipasi aktif Adanya kendali dari ketua rapat Hindarkan debat kusir Bahasa harus komunikatif Hindarkan monopoli ketika berbicara Terdapat keputusan dari kesimpulan rapat Adanya notulen Acara rapat Media rapat Waktu



J. Media rapat Media rapat adalah fasilitas atau peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat baik rapat dengan peserta yang sedikit ataupun banyak, baik rapat formal maupun rapat informal



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



Contoh media rapat Harus ada ruangan rapat Meja rapat Kursi rapat Lampu penerangan Papan tulis / white board File chard / media pembantu rapat Shound system / pengeras suara Alat tulis, buku, dan aneka kertas Infokus Leptop / komputer



K. Persyaratan untuk menjadi seorang notulis yang handal 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.



Mampu mendengar dan menulis Mampu memilah dan memilah hal yang penting dan yang tidak penting Mampu konsentrasi yang tinggi Mampu menulis cepat atau stenografis Mampu bersikap objektif dan jujur Mampu menguasai bahasa baku dan menguasai materi pembahasan Mampu mengetahui kebutuhan pembaca notula Mampu mampu mengemukakan hasil menndengarkan dengan cepat, ringkas dan tepat Mampu menguasai metode pencatatan sistematis Mampu menguasai metode pengolahan data Mampu menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat Mampu menyimpulkan hasil rapat



L. Teknik bertanya di dalam rapat Salah satu agenda dalam rapat adalah tanya jawab, bertanya memungkinkan peserta rapat mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga dapat memperjelas materi yang baru didapat, atau juga bertanya dapat mengajukan masalah diluar dari materi yang dibahas namun tetap terkait. Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau teknik yang benar, sehingga seorang peserta rapat tidak asal bertanya saja. Berikut ini beberapa teknik bertanya pada saat rapat sedang berlangsung. 1. Pertanyaan Langsung (direct question)



Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat, dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan bertujuan untuk memberikan motivasi dan dorongan agar peserta rapat dapat berpartisipasi aktif. Namun jika orang yang ditanya secara langsung tidak dapat menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah akan membuat kurang percaya diri. Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta rapat "Menurut Pak Joko, bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita bulan depan?" 2. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan



Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya dipikirkan bersama oleh forum rapat. Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open management. Apakah Sadari tahu mengenai itu? 3. Pertanyaan Umum (overhead question)



Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta rapat. Tujuan menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat agar sama-sama berfikir menjawab pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta rapat. Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan yang baru? 4. Pertanyaan Terbuka (open question)



Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan pertanyaan terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan menimbulkan jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan. Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut? 5. Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)



Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan kepada orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan pertanyaan lagi. Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan tersebut.



6. Pertanyaan Faktual (fact Question)



Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain. Contoh: Siapa saja yang menangani penjualan komputer itu?



7. Pertanyaan Retoris



Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya, karena orang lain sudah tahu jawabannya. Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan ini, siapa lagi?. 8. Pertanyaan Penghargaan



Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan kepada orang yang memberikan ide atau masukan yang berguna. Contoh: Bapak Amin, Bapak mengatakan bahwa membuka cabang baru di Tanjungmorawa akan meningkatkan omset penjualan. Bisakah Bapak jelaskah lebih lanjut?. 9. Leading question



Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri. Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan?



M. Pengertian Notula



I.



Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Bentuk catatan pertemuan



a) Notula Harfiah Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya. b) Notula Rangkuman Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. II. Fungsi catatan pertemuan



a) Sebagai Alat Bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut. b) Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat. c) Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman. d) Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat



e) f)



III. 1. 2. 3. 4. 5. 6.



IV. 1. 2. 3. 4. 5.



V. 







Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. Sebagai Dokumen Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum. Teknik menyusun notula Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007 Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan. Jenis-jenis notula Notula ada dua jenis, yaitu : Notula Harafiah Notula Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari setiap peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau tidak boleh meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah berbentuk catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari keduanya. Contoh notula harafiah adalah laporan hasil siding DPRD Tk. II. Notula Rangkuman Notula Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu pembicaraan dalam rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus pandai/mahir apa yang dikatakan oelh setiap peserta rapat.



1. Contoh notula Contoh Notula NOTULA RAPAT PENGURUS PUSAT SP-PGN Hari / Tanggal : Selasa, 3 Maret 2009



Waktu Tempat Peserta Agenda



: 14.00 – 17.00 WIB : Ruang Rapat OPB, Gedung B Lantai VIII : Pengurus SP-PGN (terlampir : – Pembahasan Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan



Keputusan Direksi tentang Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN - Mekanisme pembuatan lambang SP-PGN - Mekanisme keanggotaan SP-PGN - Mekanisme iuran anggota - Pembahasan masalah lainnya Catatan Rapat : 1. Terkait Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan Keputusan Direksi tentang Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN, akan dikirim surat ke Depnaker dan Menneg BUMN (tembusan ke Direksi PGN) untuk mengadukan masalah tersebut dan minta pertimbangan / saran dari institusi tersebut. (Deadline tanggal 6 Maret 2009, PIC : Ketua Umum, Kabid. Advokasi & Hub. Industrial serta Sekretaris) 2. Lambang PGN akan disayembarakan ke pekerja PGN dengan anggaran hadiah sebesar Rp. 5.000.000,- (untuk hadih uang dan trophy atau piagam). Pengumuman melalui email atau portal PGN. (deadline 31 Maret 2009, PIC : Sekretaris) 3. Akan dibuat formulir keanggotaan SP-PGN yang didalamnya berisi kesediaan menjadi anggota dan membayar iuran bulanan sebesar Rp. 20.000,- per bulan. Formulir akan disampaikan melalui email maupun pengurus SP-PGN di tiap unit / satuan kerja masingmasing. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009) 4. Iuran anggota akan dilaksanakan dengan pemotongan gaji bulan April, dan menunggu hasil konfirmasi pendaftaran anggota SP-PGN. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009) 5. Masalah ketenagakerjaan hasil dari RAKERNAS SP-PGN 2009 yang akan ditangani langsung oleh Ketua Umum SP-PGN adalah sebagai berikut :  Adanya Keputusan Direksi tentang Penerimaan pekerja setingkat manajemen puncak (sebagai pegawai tetap) yang kurang sesuai dengan Peraturan Perusahaan  Belum adanya komunikasi internal yang kondusif, baik dari sisi ketersediaan fasilitas (media komunikasi) maupun komitmen. Hal ini ditandai dengan tidak adanya bukti hasil komunikasi dari manajemen mengenai visi, misi dan tujuan yang akan dicapai kepada seluruh pekerja  Belum adanya perencanaan yang berkesinambungan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan yang dimonitor dan dievaluasi secara berkala sehingga tidak ada kesan bahwa pencapaian kinerja perusahaan by accident atau terjadi dengan sendirinya  Perubahan organisasi yang arah dan tujuannya tidak jelas, yang mengakibatkan ketidakjelasan pekerjaan dan menimbulkan kekhawatiran di seluruh tingkat jabatan dan staf  Percepatan pelaksanaan perubahan struktur organisasi agar tidak mengganggu proses kerja yang sedang berlangsung



 Terkait Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang baru, perlu dilakukan pembandingan dengan BUMN yang lain mengingat besarnya pemberian kewenangan dari Direksi kepada Kepala Satuan/Unit Kerja  Usulan adanya TOA (Table of Authority) untuk struktur organisasi yang baru TOA yang baru diberikan sepenuhnya ke GM sehingga GM harus membuat TOA kepada Distrik. Seharusnya TOA disusun terpusat.  Penjelasan mengenai status nilai Take Or Pay di neraca yang mana selama ini telah terakumulasi cukup besar dan batasan waktu sampai kapan Take Or Pay tersebut dapat diambil dan dipergunakan  Kelangsungan bisnis perusahaan terkait pasokan gas di Medan dan Surabaya yang semakin menurun dan belum ada tambahan pasok, bahkan kontrak pembelian gas eksisting untuk Medan akan berakhir tahun 2011. Hal ini menimbulkan demotivasi & keresahan pekerja  Pelaksanaan mandat hasil kongres 2007 agar dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan janji-janji pada waktu Kongres SP Oktober 2007  Belum adanya Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara SP dengan Manajemen  Konsolidasi anggota SP untuk bersatu dan untuk memiliki kesamaan pemahaman sebagai pekerja yang senasib dan sepenanggungan di dalam keluarga besar PGN 6. Adapun masalah ketenagakerjaan lainnya yang diinventarisir di RAKERNAS, tindaklanjutnya akan diserahkan tugas dan kewenangan kepada masing-masing bidang.



A. PENGERTIAN, FUNGSI, SYARAT DAN JENIS LAPORAN 1. PENGERTIAN ATAU DEFINISI LAPORAN Laporan adalah : Penyampaian informasi dari seseorang petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. Sebuah dokumen tertulis yang dihasilkan sebagai suatu akibat dari prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mengungkapkan suatu informasi. Keterangan atau informasi yang dihimpun, diolah, dan disajikan secara tertulis. Merupakan bentuk pertanggung jawaban secara tertulis yang bersifat factual.



    



Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset Terhadap suatu masalah yang bisa dipertanggung jawabkan. Isi laporan dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman atau kegiatan lain. Laporan juga dapat berisi gagasan atau pendapat. Yang terpenting, unsur pokok yang harus dijadikan bahan laporan adalah data-data jelas yang diperoleh dari kejadian nyata (fakta). Laporan berbeda dengan naskah tulisan biasa, yang membedakan antara laporan dan naskah tulisan biasa adalah ciri-ciri khusus yang melekat pada laporan. Ciri-ciri khusus tersebut adalah : Mengandung semua fakta yang bertalian. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan. Mempunyai suatu bentuk tertentu. Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta. Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan



2. FUNGSI DAN TUJUAN LAPORAN Laporan merupakan sumber informasi bagi pimpinan atau pejabat dalam melaksanakan tugas-tugasnya, terutama dalam rangka pengendalian dan pengambilan keputusan. Disamping itu laporan juga merupakan pertanggung jawaban pelapora kepada atasannya sesuai dengan tugas yang dibebankan. Dengan demikian fungsi laporan dapat diuraikan sebagai berikut :  Sebagai alat penyampaian informasi,  Sebagai bahan pengambilan keputusan,  Sebagai bahan pertanggung jawaban,  Sebagai alat pengawasan.



    



Sedangkan Tujuan Laporan untuk : Mengetahui sebab-sebab terjadinya suatu masalah, Mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah atau tujuan perusahaan secara umum, Bahan penentu kebijakan Menjadi sumber outentik bagi pengendalian dan perbaikan, Menemukan teknik-teknik baru dalam memperluas ide utnuk mengembangkan sesuatu.



3. SYARAT LAPORAN Laporan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya dan mudah dimengerti apabila laporan memenuhi syarat-syarat tertentu. Penilaian suatu laporan berdasarkan pada keberhasilan pencapaian sasaran yang diinginkan. Adapun syaratsyarat laporan adalah sebagai berikut :  Laporan Harus Jelas dan Cermat Laporan harus didasarkan pada kecermatan dan kejelasan data. Ini berarti erat hubungannya dengan kemampuan dan ketelitian pembuatan laporan dalam menentukan data untuk membuat bahan laporan.  Laporan Harus Benar dan Objektif Laporan yang dibuat harus didasarkan pada informasi yang benar dan obyektif. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus sesuai dengan masalah yang akan dikemukakan.  Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Laporan harus dibuat singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai sasaran  Laporan Harus Lengkap Laporan yang disajikan harus lengkap sehingga dapat dipergunakan oleh para pemakai dalam mengambil suatu keputusan.



Laporan yang lengkap harus mencakup uraian : Segala segi dari masalah yang dikemukakan  Uraian yang tidak memberikan berbagai penafsiran yang dapat menimbulkan masalah baru  Memuat data-data penunjang seperti statistic dan table. Menurut Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosudirjo, secara teknik, laporan harus mempunyai kelengkapan berikut :  Mempunyai judul.  Ada perincian.  Mengemukakan masalah pokok yang meliputi tinjauan laporan, tujuan penilaian, tujuan studi, penelaahan, dsb.  Mempunyai batang tubuh yang memuat semua data, fakta, pandangan, serta merupakan alas an dari kesimpulan dan saran  Memberikan kesimpulan dan saran  Menyebut sumber-sumber dasarnya dan memberikan pujian dan penghargaan kepada yang berjasa dalam masalah ini secara jujur  Lampiran-lampiran secukupnya 4. JENIS LAPORAN Ditinjau dari segi isi dan maksudnya, laporan dibedakan menjadi :  Laporan Informatif Laporan yang bersifat memberikan informasi kepada pimpinan, agar pimpinan mempunyai gambaran tentang suatu kegiatan, keadaan, atau masalah. Dengan demikian pimpinan dapat mengikuti perubahan-perubahan atau perkembangan dengan baik.  Laporan Rekomendasi Laporan ini, selain penyampaian informasi disertai pula dengan pendapat, misalnya dengan mengemukakan alasan atau sebab-sebab terjadinya informasi yang dilaporkan. Laporan rekomendasi bertujuan pokok memberikan rekomendasi mengenai suatu masalah.



 Laporan Analistis Disamping memberikan informasi kepada pimpinan, laporan yang sifatnya analistis juga dimaksudkan untuk memberikan sumbangan pikiran yang menyangkut informasi yang dilaporkan. Sumbangan pikiran itu berupa pendapat dan saran. Akan tetapi, pendapat dan saran itu diberikan oleh penyusun laporan sesudah mengadakan analisis yang matang dan mendalam.  Laporan Pertanggungjawaban Laporan untuk memberikan pertanggungjawaban atas wewenang yang telah dilimpahkan atasan. Laporan pertanggungjawaban memberi gambaran tentang pekerjaan yang telah diselesaikan, pekerjaan yang masih perlu diselesaikan dan evaluasi pekerjaan yang telah diselesaikan.  Laporan Kelayakan Laporan yang menganalisis suatu masalah secara mendalam untuk menilai apakah suatu proyek fisibel atau tidak. Di dalam laporan tersebut berbagai alternatif dianalisis, kemudian ditentukan mana yang terbaik. Ditinjau dari segi bentuknya, laporan dibedakan menjadi :  Laporan Berbentuk Memo Bentuk tersebut digunakan apabila isi laporan pendek. Laporan yang pendek biasanya memuat hal-hal yang pokok saja. Laporan berbentuk memo hanya digunakan untuk keperluan intern organisasi.  Laporan Berbentuk Surat Laporan tersebut dibuat dalam bentuk surat biasa. Isinya lebih panjang dari memo, kira-kira satu sampai tiga atau paling banyak lima halaman kuarto atau folio.  Laporan Berbentuk Naskah Laporan dalam bentuk naskah dapat pendek atau panjang. Laporan yang panjang apabila dapat dibuat dalam buku. Untuk penyampaiannya mutlak diperlukan memo atau surat pengantar. Ditinjau dari segi sifatnya, laporan dpat dibedakan menjadi :  Laporan Biasa  Laporan Penting (Rahasia) Ditinjau dari segi penyampaiannya, laporan dapat dibedakan menjadi :  Laporan lisan  Laporan Tulisan  Laporan Visual Ditinjau dari segi waktu dan periodisasinya, laporan dapat dibedakan menjadi :  Laporan Rutin  Laporan Berkala B. PENGUMPULAN DATA



    



Bahan penyusun laporan adalah data dan fakta. Dalam proses pengumpulan data dan fakta, penulis laporan harus melakukan penyelidikan secara seksama. Penulis harus memperhatikan dan mencatat dengan hati-hati semua hal dan semua kejadian yang ditemui dan diamatinya, sehingga ia mengetahui permasalahan secara menyeluruh. Pengumpulan data dapat menggunakan berbagai macam cara, Misalnya observasi dan wawancara. Pengumpulan data dan observasi dapat diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian kelapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan wawancara secara langsung atau kuisioner yang dikirim ke alamat responden. Dalam hal tersebut penulis harus merencanakan pertanyaan dan membuat daftar lampiran. Bentuk pertanyaan dan daftar lampiran yang efisien harus memiliki beberapa ciri sebagai berikut : Pertanyaan dan daftar lampiran harus jelas. Pertanyaan yang bersifat sensituf harus dihindari. Jawaban yang diperoleh harus objektif dan dapat disusun secara berlajur-lajur dan harus objektif. Instruksi dan perumusan istilah harus singkat dan jelas. Susunan pertanyaan harus direncanakan secara cermat. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Observasi Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang diinginkan. 2. Angket Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden. 3. Wawancara Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau interview



4. Literatur/Dokumenter Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-dokumen yang dikumpulkan, dari majalah, buku-buku,surat kabar, arsip, foto-foto dan lain-lain.



Setelah data terkumpul, selanjutnya mengolah data kuantitatif (hasil wawancara atau observasi) menjadi informasi. Informasi tersebut akan disusun berdasarkan prinsip-prinsip komposisi, Yaitu menetapkan topik, merumuskan tema atau tujuan, membuat kerangka atau outline kemudian menulis laporan yang dimaksud.



C. PENYUSUNAN KERANGKA LAPORAN Laporan yang dibuat dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa (What), dimana (where), kapan (when), mengapa (why) dan siapa (who) yang bertanggung jawab terhadap suatu masalah. Pada garis besarnya, sebuah laporan akan mencakup tentang hal-hal seperti dibawah ini : 1. Diskripsi Keadaan Secara Aktual  Tujuan Laporan,  Latar Belakang Laporan Dari Sebuah Informasi,  Landasan Yuridis. 2. Analisis Laporan  Pendekatan Yang Diperlukan.  Asas Yang Diperlukan.  Teknik Dan Model Matematika Yang Dipergunakan.  Inventarisasi, Klasifikasi, Tabulasi, Dan Evaluasi Data.  Penemuan Sebab.  Pengarahan Macam-Macam Jalan Keluar. 3. Saran-Saran  Penentuan Pemecahan.  Kesimpulan.  Penutup. 4. Lampiran dan Kepustakaan Berisi lampiran dan sumber-sumber informasi lain yang dapat menunjang isi laporan itu. 1. Contoh Urutan Laporan Berikut ini akan diuraikan secara terperinci contoh urutan laporan formal. 2. Halaman Judul Berisi : - Judul Laporan (Harus relevan, provokatif dan singkat) - Nama, Kelas, dan Nama Sekolah - Tahun Penyusunan 3. Halaman Pengesahan Berisi nama dan tanda tangan dari penulis laporan diketahui oleh pembimbing dan disetujui oleh Pembina/Penanggung Jawab. 4. Kata Pengantar Berfungsi mengantarkan dan menyajikan permasalahan secara umum atau berisi inti permasalahan dan tujuan penulisan laporan serta ucapan syukur dan terima kasih kepada pihak yang telah membantu. 5. Daftar Isi Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan itu. 6. Ihktisar atau Abstrak Merupakan bagian tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat 7. Pendahuluan Bermaksud mengantarkan pembaca pada laporan. Dalam pendahuluan menguraikan format latar belakang laporan, apa sebab-sebab laporan dibuat, apa maksud laporan dan memuat pokok-pokok persoalan dalam urutan yang sistematis 8. Isi Laporan



Menyangkut inti persoalan dan segala sesuatu yang bertalian langsung dengan persoalan tersebut. Isi Laporan meliputi :  Hasil pengamatan mengenai factor yang dilaporkan  Pencocokan fakta dengan data yang telah ada  Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalah  Pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok yang akan dilaporkan. 9. Kesimpulan Merupakan hasil daya nalar atau pikir terhadap suatu masalah. Kesimpulan harus disusun berdasarkan fakta-fakta serta persoalan yang berkaitan secara logis. 10. Saran Merupakan langkah atau alternatif pilihan yang dapat diambil untuk mengatasi persoalan. 11. Lampiran Berisi segala keterangan yang berguna untuk memperkuat kebenaran isi laporan. Misalnya table, diagram, denah, statistic, dll 12. Daftar Pustaka Ditulis bila laporan itu dikaitkan dengan uraian ilmiah yang memakai bahan-bahan pustaka. Daftar pustaka berisi nama pengarang, tahun terbit, judul buku, kota penerbit dan nama penerbit.



MENGELOLA AGENDA KEGIATAN PIMPINAN A. PENGERTIAN JADWAL KEGIATAN PIMPINAN Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor. Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. B. TEKNIK MENGGUNAKAN WAKTU PIMPINAN Dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Tugas sekretaris sebagian besar memang untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan tugas utamanya dalam manajemen, namun tidak berarti sekretaris mengabaikan tugas-tugas sekretaris sendiri. Sebagai contoh, apabila sekretaris tidak pandai mengatur waktu untuk membuat surat ataupun mengurus arsip, maka hal ini akan berakibat terganggunya tugas pimpinan. Lagi, pada suatu saat pimpinan harus menandatangani surat yang harus segera dikirim, namun surat tersebut ternyata belum dibuat oleh sekretaris. Yang lain, misalnya sekretaris dalam menyimpan surat asl-asalan sehingga waktu pimpinan membutuhkannya, surat tersebut akan sulit dicari. Dalam hal ini sekretaris bukanlah membantu meringankan tugas pimpinan, melainkan justru menambah beban pekerjaan pimpinan.



Adapun penerapan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pada teknik penggunaan waktu pimpinan sebagai berikut.



1. Perencanaan Adalah kegiatan yang menggambarkan ke depan hal-hal yang harus dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan. Perencanaan biasanya berkaitan dengan waktu yaitu jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Sehubungan dengan hal ini pengaturan jadwalpun bisa berdasarkan waktu, misalnya jadwal harian, mingguan tau bulanan. Perencanaan pengaturan jadwal kegiatan pimpinan dilakukan dengan menitikberatkan pada apa yang menjadi kebutuhan pimpinan dan apa saja yang menjadi prioritas kerja bagi kegiatan pimpinan. Dengan demikian, dalam mengatur jadwal tersebut, sekretaris menyusun jadwal kegiatan berdasarkan skala prioritas kegiatan. Ciri-ciri perencanaan pengaturan jadwal kegiatan yang baik mencakup, hal-hal berikut ini:  Jelas dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan pimpinan. Jelas dalam arti pekerjaan tersebut memang dapat dilakukan dan sesuai dengan job deskripsi untuk pimpinan. Sekretaris tidak boleh mencampur adukkan antara tugas sekretaris dengan tugas pimpinan,walaupun pada akhirnya tugas sekretaris merupakan tugas untuk melancarkan tugas pimpinan, jadi jadwal kegiatan sekretaris harus setiap hari membaca laporan yang penting untuk pengambilan keputusan. Sekretaris harus jeli dalam merencanakan jadwal kegiatan pimpinan.  Berkesinambungan dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan tidak dapat berhenti pada satu periode tertentu atau bersifat stagnan namun merupakan proses yang berkesinambungan atau berjalan terus menerus



2. Pengorganisasian Secara umum pengorganisasian merupakan kegiatan mengidentifikasi, menganalisis, mengelompokkan pekerjaan, menentukan pekerjaan bagi pegawai dan tanggung jawab pada pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi. Pengorganisasian jadwal pimpinan berarti kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan pimpinan termasuk mengelola waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengorganisasikan waktu pimpinan: a) Membuat suatu daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan b) Menetapkan berapa lam waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan c) Menetapkan prioritas dari kegiatan terpenting dan mendesak yang dikategorikan (A),kegiatan setengah mendesak(B), dan kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda sementara(C) d) Mengatur jumlah orang yang terlibat dalam tugas pimpinan sesuai dengan kehendak pimpinan, sehingga dapat diprediksi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.



Dalam mengorganisasikan jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris juga dapat melakukan analisis waktu kegiatan pimpinan, apakah pimpinan dapat menyelesaikan tugas tepat pada waktunya serta sesuai jadwal atau tidak, apakah ada kegiatan yang sesuai jadwal namun harus dilakukan pimpinan. Setelah menganalisis kegiatan tersebut, sekretaris dapat menyusun jadwal berdasar analisis tersebut.



PERMASALAHAN DALAM TUGAS Menerima tamu tanpa perjanjian



PEMECAHAN 1.



Didelegasikan pada pejabat lain apabila memungkinkan



2.



Berikan informasi tentang prosedur untuk menemui pimpinan



3.



Buat perjanjian terlebih dahulu



1. Sambungkan pada pimpinan hal-hal yang penting saja Sering menerima telpon



2. Berikan penjelasan tentang kesibukan pimpinan



1. Delegasikan pada orang yang dapat dipercaya untuk menangani tugas yang dilimpahkan pimpinan 2. Buat prioritas kerja 3. Pecahkan tugas dalam bagian yang lebih kecil Terlalu banyak tugas yang menumpuk



4. Buat cadangan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan



1. Cukup dengan pertemuan 2 atau 3 orang saja di ruang pimpinan tanpa harus membuat jadwal khusus untuk pertemuan



1. Informasikan kepada bawahan untuk menyusun laporan singkat namun padat berisi Terlalu sering mengadakan pertemuan



Menghabiskan waktu untuk membaca laporan



Kegiatan Public Relations Kegiatan Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya. Berdasarkan jenis publiknya kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua yaitu :



1. Eksternal Public Relations Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya. Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik. Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat. ᴥ Tindakan-tindakan yang harus dilakukan external public relations seperti : Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan. Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.



ᴥ



Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officer, yaitu



a. Hubungan dengan komunitas (community relations) Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada komunitas. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan komunitas ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility. b. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations) Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan konsumen antara lain (1) mempertahankan pelanggan lama, (2) menarik pelanggan baru, (3) memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru, (4) memudahkan penanganan keluhan pelanggan dan (5) mengurangi biaya. Costumer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, danspecial events. c.



Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations) Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik. Dengan hubungan baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaanpemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).



d. Hubungan dengan pemerintah (government relations) Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.        



► Contoh public eksternal PR dalam suatu perusahaan : Mayarakat: Orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan bias saja sekaligus menjadi konsumennya. Konsumen: Pemakai produk dari suatu perusahaan. Internet: Bisa menaikkan jumlah pembelian produk dgn cara melakukan penjualan online. Media: Bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media Pasar: Pasar yg strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk Bank: Tempat penyimpanan agar dana perusahaan ttp berputar Transportasi: Transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk. Cuaca: Mempengaruhi pendisteribusian produk.



2. Internal Public Relations



Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.



ᴥ



Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu



a. Hubungan dengan karyawan (employee relations) Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin. b. Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations) Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan. ► Contoh public internal PR dalam suatu perusahaan :      



Pimpinan: Memegang kendali agar perusahaan tetap kokoh Pemegam saham: Membantu pimpinan dalam mengendalikan perusahaan Karyawan: Secara tidak langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan Peraalatan perusahaan: Kalau tidak ada peralatan,perusahaan tdiak dapat memproduksi produk Produk: Merupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan. Gaji: Kalau gaji layak maka karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.



ENERIMAAN TAMU KANTOR



1. Uraian dan Contoh Dalam pelayanan tamu kantor diperlukan peraturan protokoler dan cara-cara yang perlu diperhatikan oleh para pegawai, oleh karena itu perlu mendapat perhatian sewajarnya adalah penerimaan tamu. Seperti halnya pelayanan telepon, penerimaan tamu harus dilaksanakan sebaikbaiknya karena hal ini akan menyebabkan penilaian baik atau penilaian tidak baik terhadap instansi kita. Dengan penerimaan tamu yang baik, pihak luar akan menilai bahwa kantor kita sudah maju di dalam pergaulan perkantoran, sebaliknya bila penerimaan tamu kurang baik, maka pihak luar akan memberikan penilaian bahwa kantor kita masih terbelakang. Tamu yang datang ke kantor umumnya mengharapkan pelayanan yang baik dari pegawai atau Sekretaris di kantor tersebut. sehingga tamu tidak merasa dipersulit untuk menemui salah seorang pejabat. Hal-hal penting yang perlu mendapat perhatian dalam hal penerimaan tamu yaitu lokasi dan penataan ruang tamu, cara penerimaan tamu, perlakuan terhadap tamu yang datang tetapi belum mengadakan perjanjian, perlakuan terhadap tamu yang harus menunggu, merencanakan perjanjian dengan tamu, syarat-syarat seorang penerima tamu, dan catatan tamu



A. RUANG PENERIMAAN TAMU



Hal lain yang dapat menimbulkan penilaian baik terhadap suatu instansi tidak saja ditentukan oleh cara penerimaan tamu, tetapi juga oleh tempat penerimaan tamu. Oleh karena itu letak dan penataan ruang penerimaan tamu harus mendapat perhatian yang layak dari pimpinan instansi. Bagi instansi yang frekuensi penerimaan tamunya cukup tinggi dan tamunya banyak, seyogyanya disediakan ruangan penerimaan tamu atau ruang tunggu tamu tersendiri. Ruangan penerimaan tamu harus berada di tempat yang tenang, tidak terganggu oleh hiruk-pikuknya pegawai/kegiatan kerja yang ada. Hal ini untuk menjaga agar tamu yang sedang menunggu tidak merasa terganggu. Ruangan tamu harus ditata sebaik-baiknya, kursi tamu diatur sedemikian rupa hingga tamu mudah untuk duduk, meja tamu selalu bersih dan di atasnya ditempatkan hiasan bunga yang cukup indah, walaupun tidak berarti harus bunga yang mahal. Menyediakan brosur-brosur yang diterbitkan oleh instansi di meja tamu (bila ada), dan koran atau majalah, juga merupakan langkah yang tepat. Rak-rak buku di ruang tamu (bila ada) harus ditata menurut pengaturan interior yang sudah maju. Tanda-tanda penghargaan



dan piala-piala yang pernah didapat oleh instansi dapat juga disimpan di ruang tamu. Hiasan-hiasan dinding yang dipasang di ruang tamu harus yang ada kaitannya dengan tugas instansi, bila gambar demikian tidak ada, sebaiknya dipasang gambar-gambar yang bersifat netral tapi menimbulkan kesan asri, misalnya gambar pemandangan alam. Untuk menimbulkan rasa nyaman bagi para tamu, sebaiknya di sudut-sudut ruangan ditempatkan tanaman hias. Di meja tamu ditempatkan bunga hiasan (baik bunga asli atau bunga buatan) dengan penataan yang indah, baik dalam vas bunga atau tempat bunga Iainnya.



B. CARA PENERIMAAN TAMU KANTOR Kegiatan penerimaan tamu disebut reception. Orang yang diberi tugas menerima tamu disebut penerima tamu atau receptionist. Untuk mendapat gambaran yang Iebih nyata, pembicaraan kita dalam uraian ini kita fokuskan kepada tugas-tugas seorang penerima tamu yang melayani seorang pimpinan/pejabat (misalnya seorang sekretaris pimpinan). Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melayani tamu : 1. Menghormati dan menyapa tamu Pegawai/Sekretaris harus menyapa dengan memberi hormat kepada tamu yang datang dengan ucapan : "Selamat pagi atau selamat siang". Apabila tamu tidak segera memberitahukan dengan siapa is akan bertemu dan keperluannya apa, maka Pegawai/Sekretaris dapat menyapa dengan : "Dapatkan saya membantu Bapak?"



2. Mengetahui maksud kunjungan tamu.



Biasanya tamu yang bermaksud baik tentu memberitahukan maksud kedatangannya. Namun Sekretaris dapat pula meminta tamu untuk mengisi buku tamu.



3. Menyenangkan tamu Apabila tamu harus menunggu persilahkan tamu duduk di kursi tamu, dan bila waktu menunggu agak lama, tawarkan bacaan-bacaan misalnya surat kabar, buletin kantor agar tamu tidak bosan menunggu.



4. Memperkenalkan dan menghadapkan tamu Pegawai/sekretaris hendaknya menyebutkan nama tamu apabila mengantar ke ruang pimpinan, misalnya : "Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Pak Tony" atau " Pak Tony, Pak Sarwadi ingin bertemu dengan Bapak". Seperti halnya dalam pelayanan telepon, karena kita belum mengetahui apakah tamu yang datang itu tamu penting atau tamu tidak penting, maka kita harus menggunakan prinsip bahwa semua tamu yang datang itu adalah tamu penting. Bila tamu datang, pekerjaan apapun yang sedang dilakukan oleh penerima tamu harus ditunda dahulu, dan layanilah tamu dengan muka yang cerah dan bahasa yang sopan serta ramah. Untuk menunjang kelancaran tugas, seorang penerima tamu harus banyak bekerja sama dengan para sekretaris pejabat lain, terutama untuk memperoleh informasi jadwal acara penerimaan tamu pejabat yang bersangkutan. Dengan mengetahuinya jadwal acara tersebut, ia akan bisa membantu pimpinan dan tamu apabila diperlukan. Misalnya datang seorang tamu untuk menghadap pimpinan, tapi pimpinan tidak dapat menerimanya karena permasalahan yang akan dibicarakan oleh tamu bukan lingkup tugasnya, dan ia menyarankan untuk menghadap pejabat lain yang membidangi masalah yang mau dibicarakan oleh tamu. Dalam hal semacam ini, penerima tamu dapat memberikan penjelasan kepada tamu kiranya ia akan dapat diterima oleh pejabat yang ditunjuk, karena jadwal acara pejabat tersebut memungkinkan. Kasus lain yang mungkin terjadi yaitu tamu harus menunggu. Kasus semacam ini dapat saja sering terjadi yaitu sekalipun tamu yang sudah mengadakan perjanjian, tapi terpaksa harus menunggu karena sesuatu hal, misalnya karena pejabat yang bersangkutan dipanggil oleh pimpinan yang lebih tinggi, atau ia sedang menyelesaikan masalah yang sangat penting dan mendadak dan harus segera selesai. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus dapat menjelaskan secara jujur dan bijaksana kepada para tamu mengapa pejabat tidak dapat menerima mereka padahal sudah ada perjanjian. Penerima tamu dapat juga menawarkan kepada para tamu apakah mereka bersedia menunggu sampai pejabat dapat menerima mereka atau datang lagi pada kesempatan lain. Selama tamu menunggu, penerima tamu harus dapat bertindak bijaksana hingga tamu merasa senang, misalnya bila keadaan memungkinkan penerima tamu mengadakan pembicaraan tidak formal dengan tamu, tetapi harus diingat bahwa yang dibicarakan bukan masalah kedinasan, dan penerima tamu jangan memulai pembicaraan tetapi harus bersifat melayani/menanggapi percakapan tamu.



1. Jenis-jenis Tamu Kantor a. Tamu yang sudah mengadakan perjanjian Bagi tamu yang sudah mengadakan perjanjian, harus memperoleh prioritas untuk dapat menemui pimpinan. Untuk keperluan tersebut penerima tamu harus mengetahu benar jam berapa tamu itu bisa diterima. Bila tamu yang sudah mengadakan perjanjian itu datang, tugas utama penerima yaitu segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan bahwa tamunya sudah datang, serta menanyakan kepadanya apakah ia sudah dapat menerimanya, misalnya " Bapak Tony telah datang untuk menemui Bapak sekarang. Bolehkah saya mengantarkannya untuk menghadap Bapak".



Bila terdapat beberapa tamu yang sudah mengadakan perjanjian, urutan waktu menghadap pimpinan harus jadi perhatian penerima tamu. Dengan mengetahui urutan waktu tersebut, penerima tamu dapat memberitahukan pejabat bila giliran tamu berikutnya telah tiba.



b. Tamu yang tidak ada perjanjian Adakalanya tamu yang datang itu tanpa mempunyai perjanjian dengan pejabat yang dituju. Dalam keadaan demikian, penerima tamu harus lincah dan segera menanyakan dengan sopan data tamu dimaksud, misalnya namanya, dari instansi mana, tujuan kedatangannya, mau bertemu dengan siapa. Berdasarkan data-data itu, penerima tamu segera memberitahukan kepada pimpinan yang bersangkutan, dan sekaligus menanyakan kepadanya apakah ia dapat menerima tamu tersebut dan kapan dapat menerimanya. Apabila pejabat yang dimaksud dapat menerimanya, walaupun tidak pada waktu itu, bagi penerima tamu tidak banyak permasalahan. Tetapi bila pimpinan itu tidak dapat menerimanya, karena misalnya tujuan kedatangan tamu itu tidak ada hubungan dengan bidang tugas pimpinan, maka dalam keadaan demikian penerima tamu harus mempunyai kemampuan untuk menjelaskan kepada tamu, agar di satu pihak tamu itu dapat memaklumi mengapa ia tidak dapat diterima dan di pihak lain agar tidak ada penilaian negatif kepada pimpinan yang tidak bisa menerima tamu itu. Salah satu cara untuk tidak mengecewakan tamu karena ia tidak dapat diterima oleh seorang pimpinan karena alasan seperti tersebut di atas, misalnya dengan menawarkan kepada tamu untuk menghadap pejabat lain yang kiranya lebih tepat untuk menerimanya karena bidang tugas yang ditanganinya sesuai dengan bidang tugas yang ingin dibicarakan oleh tamu. Untuk dapat berbuat seperti itu penerima tamu selain harus mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi instansi tetapi juga harus mengetahui bidang tugas yang ditangani oleh masingmasing unit organisasi dari instansi, walaupun hanya secara garis besarnya saja. Jenis tamu yang lain yang datang tanpa perjanjian, misalnya keluarga atau istri pimpinan, atau kawan karib pimpinan. Menghadapi tamu semacam ini penerima tamu harus bersifat luwes, artinya dapat mempersilahkan tamu itu masuk ke ruangan pejabat tanpa melalui prosedur yang ada. Bila keadaan memungkinkan dapat saja kepada tamu semacam itu diberitahukan, dengan cara yang tidak formal dan penuh kearifan, mengenai jadwal acara penerimaan tamu berikutnya (bila ada) oleh pimpinan. Maksudnya agar mereka memaklumi bahwa pimpinan (suaminya, atau bapaknya, atau temannya) itu masih harus menerima tamu yang lainnya yang mungkin sekarang sudah menunggu,



sehingga pertemuan mereka tidak mengganggu jadwal pertemuan dengan yang lain yang sudah disepakati.



c.



Tamu teman Pimpinan



Apabila tamu teman pimpinan, maka harus segera diberitahukan kepada pimpinan. Bila pimpinan siap menerimanya, sekretaris mempersilahkan dan mengantarkan tamu tersebut menemui pimpinan. d.



Tamu Rutin



Tamu Rutin adalah tamu yang sudah biasa menemui pimpinan. Apabila yang datang adalah pegawai/pejabat kantor itu sendiri, maka tidak perlu ditanyakan keperluannya. Sekretaris dapat langsung mempersilahkan tamu apabila tidak ada tamu lainnya.



2. Catatan Tamu Catatan tamu adalah sangat penting, baik untuk instansi besar maupun instansi yang kecil, karena selain berguna pada waktu tamu itu menghadap pimpinan, tetapi mungkin catatan semacam itu diperlukan di kemudian hari. Bentuk dan model catatan tamu berbedabeda, tergantung kepada kebijaksanaan instansi yang bersangkutan. Akan tetap hal-hal yang ada dalam catatan tamu itu pada prinsipnya sama yaitu mencatat mengenai tanggal, waktu, nama, jabatan, nama instansi tamu, ingin bertemu dengan siapa, jabatan pejabat yang akan ditemui, tujuan kedatangan, sudah ada perjanjian atau belum. Berdasarkan kepada kebutuhan data di atas, suatu formulir khusus mengenai catatan tamu dapat disiapkan/dicetak dan mints diisi oleh tamu pada waktu yang bersangkutan ingin menghadap pimpinan. Catatan tamu misalnya dapat dibuat sebagai berikut :



Hari/Tanggal Waktu Nama Tamu Jabatan Nama Instansi Ingin bertemu dengan Jabatan Bag Unit/Instansi Tujuan Kedatangan Sudah ada perjanjian atau belum ………………………………………….2008 Tanda Tangan Tamu



3.



Merencanakan Perjanjian



Sesuai dengan tugas dan jabatannya, seorang pejabat/pimpinan senantiasa harus menerima tamu yang akan menyelesaikan segala urusannya. Karena itu pejabat yang bersangkutan selalu mempunyai buku catatan tentang rencana penerimaan tamu. Rencana ini dijadikan bahan informasi apabila ada tamu yang lain yang mau bertemu dengan pimpinan. Untuk keperluan pembuatan perjanjian, penerima tamu harus membuat catatan atau agenda di mana dicantumkan tanggal, nama dan jabatan tamu, pejabat yang ingin ditemui, waktu, tempat, perihal yang mau dibicarakan. Bentuk buku agenda perjanjian tamu misalnya seperti contoh berikut :



Bertemu Tgl. dengan



Jabatan



Kantor



Waktu



Tempat



Tentang



siapa



Penerima tamu atau sekretaris setiap pagi harus membicarakan agenda perjanjian dengan pejabat yang bersangkutan untuk mengecek apakah perjanjian itu ada perubahan atau tidak. Bila ada



perubahan harus ditentukan tanggal dan waktu yang baru di mana pejabat dapat menrima tamu. Perubahan semacam ini harus diberitahukan kepada tamu dengan segera, agar tamu dapat menyesuaikan dengan tanggal dan waktu yang baru.



4. Persyaratan Penerima Tamu Seperti disebutkan terdahulu bahwa salah satu tugas penerima tamu adalah untuk memberikan pelayanan kepada tamu sebaik-baiknya hingga dapat menimbulkan penilaian yang baik oleh pihak luar terhadap instansi. Ini berarti bahwa penerima tamu harus ditunjuk orang-orang yang memenuhi syarat untuk tugas tersebut. Pada umumnya seorang penerima tamu harus mempunyai pendidikan yang memadai, penampilan yang baik, cepat tanggap, dan mempunyai pengetahuan struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing organisasi, nama-nama pejabat di setiap unit, dan hal-hal lain yang ada kaitan dengan tugasnya. Karena cara penerimaan tamu dapat menentukan kesan baik atau kesan tidak baik dari pihak luar kepada instansi kita, maka untuk dapat menciptakan kesan baik, penerima tamu haruslah orang yang sabar,



sopan, ramah, bijaksana, mempunyai minat melayani, dan mempunyai penampilan yang memadai. Pengetahuan mengenai struktur organisasi, nama pejabat penting, nomor-nomor telepon penting, lokasi ruangan pejabat penting, dan hal-hal penting yang lain yang bertalian dengan instansi, perlu dimiliki oleh seorang penerima tamu. Dalam era globalisasi seperti sekarang ini, terutama untuk instansiinstansi Pemerintah, selain pengetahuan seperti disebutkan di atas, adalah suatu keharusan bagi seorang penerima tamu dapat berbicara bahasa asing, terutama bahasa Inggris. Hal ini sangat diperlukan karena selain tamu yang datang itu berasal dari instansi-instansi dalam negeri, tetapi juga tamu-tamu asing untuk membicarakan masalahmasalah kedinasan yang ada kaitannya dengan tugas instansi yang bersangkutan.



Sumber : https://www.kanal.web.id/2016/08/pengertian-kantor-dan-manajemen.html Diposting oleh Khairi Jisal di 00.28 Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke Pinterest Label: Administrasi Perkantoran, PENERIMAAN TAMU KANTOR



Contoh Agenda Kegiatan Pimpinan (Format dan Cara Menyusunnya) 5:06:00 PM Pendidikan 2 comments :



Salah satu tugas rutin yang pasti dilakukan oleh seorang sekretaris adalah menyusun agenda kegiatan pimpinan. Semakin besar dan tinggi jabatan yang dipegang oleh atasannya maka semakin sulit dan rumit pula menyusun agenda kerjanya. Agenda kerja pimpinan ini ada yang disusun perminggu, perbulan, dan ada pula yang per tahun. Hal ini tergantung dari jabatan si atasan. Semakin tinggi jabatannya, semakin padat acaranya, tentu semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Beberapa acara bahkan harus di geser hingga ke beberapa bulan berikutnya. Di sisi lain, pada umumnya, siswa di sekolah diajarkan menyusun agenda kerja pimpinan dengan menuliskannya secara manual ke dalam format yang dicetak pada selembar kertas. Ironis sekali memang. Karena, realita di lapangan, saat ini hampir sudah tidak ada lagi orang yang menyusun agenda kerja dengan menuliskannya di atas kertas. Sebab, hal ini membuat pekerjaan menyusun itu menjadi semakin rumit 1000x lipat. Bayangkan, setiap ada agenda kegiatan baru yang perlu disisipkan Anda harus menyusun ulang semua kegiatan yang sudah Anda susun dengan rapi sebelumnya. Selain itu, kertas tak bisa berbunyi atau bergetar untuk menjadi pengingat jika kita lupa agenda kegiatan berikutnya. Baca juga:



Contoh Agenda Rapat Contoh Surat Undangan Rapat Saat ini, hampir semua sekretaris dan semua orang menyusun agenda kerja pada gadget yang mereka miliki. Berbagai aplikasi tersedia dengan gratis untuk mempermudah pekerjaan ini. Anda cukup menuliskan agenda kegiatan pada hari dan waktu yang telah disepakati, secara otomatis kegiatannya sudah tersusun dengan sangat baik. Selain itu, ponsel/Android memiliki pengingat, bunyi atau getar. Tentu saja kita sangat membutuhkan hal itu. Hanya saja, Anda harus menyetel waktunya 10-15 menit lebih awal dari waktu kegiatan yang telah disepakati. Hal ini untuk memberikan kita waktu untuk bersiap-siap atau waktu untuk menuju ke tempat kegiatan



dilaksanakan. Baiklah Sahabat, untuk tidak memperpanjang mukadimah mari kita lihat format dan cara menyusun agenda kegiatan pimpinan dari skenario yang sudah ada berikut ini.



Skenario Kegiatan Pimpinan 1. Pada



tanggal 28 Februari 2017 pukul 09.00-12.00 pimpinan menghadiri rapat REI di Semarang di, Lt.3. Hotel Santika, ruang Sanjay. 2. Sabtu, 25-26 Februari 2017 Pimpinan melakukan perjalanan dinas ke Jakarta untuk melakukan kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI, Kegiatan hari I dimulai jam 08.00 s.d. selesai temu ramah dan pada hari II penandatanganan kontrak. 3. Pimpinan melakukan kunjungan daerah ke perusahaan anak cabang PT Bima Sakti, yang beralamat di Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta. Kegiatan berlangsung dari pukul 10.00-14.00 pada hari Kamis, 22 Februari 2016. 4. Pimpinan menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan yang PT Larasati, yang beralamat di Jl.Pramuka 45, Kebumen dengan agenda penjajagan untuk melakukan kerjasama. Kegiatan dilakukan pada Jumat, 17 Februari 2017. 5. Selasa, 21 Februari 2017, jam 10.00-12.00 diselenggarakan meeting dengan Bpk. Walikota Yogyakarta beserta stafnya dengan agenda pembahasan Green City Yogyakarta. 6. Pimpinan Cabang REI Surabaya meminta Bapak Pimpinan untuk menjadi nara sumber pada acara Program Green House hotel Saphir, Jl Solo, Yogyakarta pada hari Sabtu 11 Februari 2017, pukul 19.00-21.00 di Ruang Arjuna. Lt 2. Pemberitahuan tersebut melalui sekretarisnya melalui telepon. 7. Selasa, 6 Februari 2017 mengikuti Rakernas REI di Surabaya selama 2 hari di Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya. Acara jam 16.00- 21.00 di ruang Bugenvil. Hari berkutnya melakukan kunjungan di beberapa pemukiman perumahan Surabaya Asri, Surabaya. 8. Senin, 27 Februari 2017 melakukan Rapat rutin dengan stafnya, pada jam 08.00-10.00 untuk rencana pengembangan usaha di ruang pertemuan. 9. Pada hari Kamis, 16 Februari 2017Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti, yang beralamat di Jl. Sudirman 23, Yogyakarta di Novotel Hotel , di R. Merpati, Lt.3, pada jam 09.00-12.00. 10. Pada hari yang sama, Kamis, 16 Februari 2017 Pimpinan memimpin rapat koordinasi di kantornya dengan para stafnya di ruang 3,pada jam 13.00-15.00. Catatan: Skenario kegiatan pimpinan ini penulis ambil dari soal praktik untuk siswa program keahlian Administrasi perkantoran tahun 2017, yang dikeluarkan oleh Kemdikbud. Namun, skenario ini telah penulis acak untuk mengecoh perhatian pembaca. Baca juga:



Contoh Surat Permintaan Daftar Harga Berbahasa Inggris Contoh Surat Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah Karena Siswa Sakit atau Ada Acara Keluarga



Berikut ini adalah Agenda kegiatan pimpinan yang diinginkan sesuai dengan skenario di atas. PT MAESTRO JANE Jalan Terubuk No. 21 Telp. 0761 28795 Pekanbaru – 28732



AGENDA KEGIATAN PIMPINAN Bulan Februari 2017 No.



Hari/tanggal



Pukul



Hari ke -1 Rakernas REI di Surabaya



19.00-21.00



Menjadi nara sumber pada acara Program Green House



Hotel Saphir, Jl. Solo Yogyakarta ruang Arjuna



Permintaan pimp cabang REI Sura



09.00-12.00



Melakukan MOU dengan PT Buana Sakti



Novotel Hotel - Yogyakarta , ruang Merpati, Lt. 3



13.00-15.00



Memimpin rapat koordinasi dengan para staf



Kantor PT Maestro Jane, ruang 3



Menerima kunjungan dari anak cabang perusahaan, PT Larasati



Kantor PT Maestro Jane



Penjajagan untuk melakukan kerja



Membahas Gree Yogyakarta



16.00- 21.00



2



Sabtu, 11 Februari 2017



4



Keteran



Hari ke-1 -Raker Hari ke-2 - Kunj beberapa pemuk perumahan Sura



1



Kamis, 16 Februari 2017



Tempat



Hotel Ibis, Jl. Monginsidi 23, Surabaya, ruang Bugenvil



Selasa - Rabu, 6 - 7 Februari 2017



3



Kegiatan



5



Jumat, 17 Februari 2017



6



Selasa, 21 Februari 2017



10.00-12.00



Meeting dengan Bpk. Walikota Yogyakarta



Kantor Walikota - Yogyakarta



7



Kamis, 23 Februari 2016



10.00-14.00



Kunjungan ke perusahaan anak cabang, PT Bima Sakti



PT Bima Sakti Jl. Simanjuntak 56, Yogyakarta



8



Sabtu - Minggu, 2526 Februari 2017



08.00-Selesai



Perjalanan dinas ke Jakarta Kontrak kerjasama dengan Kantor Pemerintahan DKI



9



Senin, 27 Februari 2017



08.00-10.00



Rapat rutin bersama staf



Ruang pertemuan



10



Selasa, 28 Februari 2017



09.00-12.00



Menghadiri rapat REI di Semarang



Hotel Santika, ruang Sanjay, lt. 3



Hari ke- 1 temu ke-2 penanda-tan kontrak



Rencana pengem usaha