SIA Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan [PDF]

Citation preview

Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelangan meliputi aktivitas :     



Permintaan informasi Pembuatan kontrak Penerimaan pesanan Pengiriman Penagihan



Permintaan Informasi : Proses bisnis pengelolaan pesanan pelangan sering dimulai dengan suatu permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quation.Quation adalah dokumen yang dikirimkan ke pelanggan guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. 2. Pembuatan Kontrak : Perjanjian legal sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Pembuatan kontrak ini kadang kala tidak diperlukan oleh perusahaan. 3. Penerimaan Pesanan : Memasukan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga (menggunakan sistem informasi enterprise resource planning (ERP)) dan berisi pemeriksaan ketersediaan barang. 4. Pengiriman : Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. 5. Penagihan : Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. 1.



Ilustrasi ERP Record Master Pelanggan 2. Field Data Crate Customer:  Initial Screen  Control Data screen  Marketing  Payment Transaction  Unloading Points  Foreign Trade  Contact Person  Account Management  Payment Transaction  Correspondence 1.



      



Insurance Sales Shipping Billing Taxes Layar Output Partner Function



Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3 Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation, maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman, tanggal penyerahan, dsb). Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat. R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data ini tersedia dalam record master pelanggan. Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisah dalam suatu proses bisnis 1. Input pesanan : memberitahukan kepada pelanggan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses, harga yang dimasukkan disetujui oleh manajemen atau fungsi organisasi yang independen dari fungsi penjualan, dan faktur terpisah dikirimkan dan dilanjutkan ke penagihan 2. Kredit : kredit pelanggan diverifikasi dahulu ke bagian pengiriman barang. 3. Barang Jadi : barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list, informasi pengambilan dimasukkan untuk memperbarui informasi pengiriman, record persediaan diperbarui dan barang akan dilanjutkan ke bagian pengiriman. 4. Pengiriman : Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen. Dokumentasi pengiriman disiapkan dan database pesan diperbarui. Bagian ini menyiapkan bill of lading. Tembusan daftar pengepakan dan bill of lading diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan. 5. Penagihan : Menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan, melakukan verifikasi pesanan. Bagian penagihan membuat faktur yang berisikan total pembayaran, biaya angkut (jika ada) dan pajak (jika ada). Faktur dikirim ke pelanggan dan dicatat pada jurnal penjualan serta pemberitahukan dikirm ke bagian piutang dagang. 6. Piutang Dagang dan Buku Besar : piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan secara periodik mengirimkan laporan piutang



kepada pelanggan. Bagian piutang dagang tidak mempunyai akses ke record keuangan (buku besar piutang dagang) dan record keuangan independen dari proses pembuatan faktur. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan Proses ini kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan. Piutang Dagang : Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan ke dalam rekening. Secara konsep, prosedur piutang dagang sederhana. Buku pembantu dari rekening individu dikelola dengan menggunakan rekening pengendalian dalam buku besar. Remittance advices dirute dari fungsi penerimaan kas; kredit memo dan penyesuaian faktur lainnya di-rute ke departemen piutang dagang dari departemen penagihan. Debit dan kredit di-posting ke rekening individual; secara periodik, laporan disiapkan dan dikirim ke pelanggan. Daftar umur piutang dagang disiapkan sebagai produk dari laporan yang dikirimkan. Laporan kredit khusus juga disiapkan. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang: proses open itemdan balance forward. Pemrosesan data piutang dagang dapat lebih kompleks oleh karena volume transaksi dan jumlah rekening yang masih ada. Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis. 1. Penerimaan Kas : Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran 2. Penagihan : faktur, memo, memo kredit, dan penyesuaian faktur lainnya dirutekan kepiutang dagang untuk diposting ke rekeing pelanggan. Penagihan tidak punya akses langsung kepencatatan piutang dagang 3. Piutang dagang : mengelolah buku bantu piutang dagang. Rekening kontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit diposting kerekening pelanggan dari bukti pembayaran faktur dan dokumen lain. Secara periodik laporan pelanggan dikirim secara langsung kepelanggan oleh departemen piutang dagang. 4. Kredit : menyetujuhi retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetjuhi raja saldo, umur piutang, memulai memo (dokumen), pengapusan untuk membebani rekening, membebani rekening dengan kerugian piutang. 5. Buku besar : mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting direkening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan totl pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini direkonsiliasi ke control total dan dikirm ke buku besar langsung dari piutang dagang. 6. Retur dan Potongan Penjualan : Bagian ini memerlukan pengendalian yang hati-hati. Jumlah potongan dinegoisasikan antara pelanggan dan departemen penerima pesanan penjualan. Potongan dipertimbangkan dan disetujui oleh fungsi yang independen. Setelah potongan diotoritasi dan disetujuhi, bagian penagihan akan membuat memo kredit.



Bagian penerimaan : melanjutkan memo retur penjualan kedepartemen kredit. Departeman kredit menyutujuhi memo retur penjualan dan melanjutkan kebagian penagihan. Memo retur penjualan yang telah disetujuhi diotorisasi oleh bagian penagiahan untuk menerbitkan memo kredit. 7.



Pengapusan piutang dagang : departemen kredit memulai proses penghapusan dengan menyiapkan memo pengapusan yang disetujuhi oleh treasurer. Bagian piutang dagang melaukan otorisasi untuk rekening yang dihapus setelah menerima memo penghapusan. Tembusan memo penghapusan juga dikirimkan kepihak ke tiga yang independen. Karyawan akan menahan pembayaran dari pelanggan dan mengatur rekening pelanggan sebagai yang telah dihapus sehingga pelanggan tidak akan ditagih kembali.



Proses Bisnis Kas Yang Diterima Rekening Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran. Pemisahan fungsi fungsi juga pengendalian yang harus dilakukan. 1. Mailroom : pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka san cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Daftar pembayaran uang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol total diberikan kepenerimaan kas. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan urut tangga 2. Penerimaan kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan dengan slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujuhi. Dan memposting jurnal penerimaan kas dan melajutkan kan nya kebuku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip disimpn urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank. 3. Piutang dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan tembusan control total dilanjutkan ke buku besar. 4. Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar. Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control total disimpan urut tanggal. 5. Bank : Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal. 6. Audit Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas. Sistem Pengumpulan Lock-Box



Dalam pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. Jika suatu perusahaa tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar secara lebih cepat, ia dapat menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float. Sistem lock-box deposit adalah pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum diposting direkening pelanggan. Proses Bisnis Penjualan Tunai Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian. Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan. Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan seperti memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih membaca faktur dan juga bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga digunakan agar pelanggan memberikan perhatian pada jumlah sesungguhnya yang ada pada register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik customer audit. Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup penggunaan professional shopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi. Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan.



PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN A.



Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan



Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan. Kadang kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi ini tidak penting pada beberapa pelanggan atau organisasi. Pengisian pesanan adalah fungsi utama dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Pesan dibuat ketika seorang pelanggan meminta barang atau jasa dari suatu perusahaan. Permintaan informasi Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan dari pelanggan atau permintaan suatu quatation.QUATATION adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk harga,ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan potensialnya. Suatu permintaan informasi mirip dengan Quatation, tetapi permintaan informasi tidak berisi informasi pengiriman. Pembuatan kontrak Beberapa perusahaan memerlukan kontrak (perjanjian legal) yang disiapkan sebelum menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kadang kala perjanjian kontrak ini tidak diperlukan oleh perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengiriman. Kontak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut Blanket Order.



Memasukkan pesanan Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Dokumen yang berbeda atau sama akan disiapkan ketika pelanggan meminta pengiriman barang yang sudah dirincikan dalam kontrak. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Sistem Informasi enterprise resource planningmemungkinkan inplementasi prosedurr penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik. Pengiriman Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Dokumen delivery diproses untuk menyaipak jadwal (daftar kerja) pengiriman. Jadwal didasarkan pada tanggal pengiriman yang diminta oleh



pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari persediaan pengiriman memerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan dan posting pengiriman. Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik atau gudang sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang mencakup ,menyiapkan barang sampai ke kendaraan angkutan yang membawa sampai ke pelangggan. Penagihan dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan diifakturkan. ERP membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan. Ilustrasi ERP Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pelanggan. Bagian ini akan membahas secara ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan dengan menggunakan SAP R/3.



a. b. c. d.



Record master pelanggan Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkiatan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses pesanan penjualan. SAP R/3 Membutuhkan 4 macam record master; Reccord penjualan ke pelanggan Record pengiriamn ke pelanggan Record penagihan ke pelanggan Record pembayaran pelanggan.



a. b. c. d. e.



Field data Kebanyakan input dikodekan dengan angka. Pengguna menekan tombol return jika isi layar sudah dilengkapai dan untuk melihat layar. Layar input create customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas prncarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Fasilitas pencarian yang memungkinkan pengguna memasukan kata atau frase R/3/ akan menemukan kode yang dibutuhkan. Berikut ini beberapa data yang ada pada layar Create Customer : Initial Screen Customer address Control data Marketing Payment transaction



f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r.



Uploading points Foreign trade Contact person Account management Payment transaction Correspondence Incurance Sales Shipping Billing Taxes Output Partner function Pelanggan satu-waktu Karena kompleks proses pembuatan record master pelanggan, R/3 memungkinkan untuk membuat record master tunggal secara dummy untuk pelanggan satu-waktu (one-time customer) atau pelanggan yang tidak rutin. Semua pelanggan melalui record satu-waktu. Record master mempunyai informasi minimum. Hanya layar address,sales,shipping,billing,taxes,dan output create customer yang perlu dilengkapi. Untuk layar tersebut hanya field yang akan diaplikasikan untuk semua pelanggan yang menggunakan record ini yang perlu dimasukkan. Proses ini mengamankan masalah dalam pembuatan record rinci untuk pelanggan satu waktu. STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3 Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan umum diterima melalui telpon,fax,bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan berisi informasi mengenai harga, jumlah,dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,tanggal penyerahan,dsb). Sesudah suatu pesanan dibuat dan diproses dokumen delivery dibuat R/3 menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan waktu transit ke pelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan. Membuat pesanan penjualan Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin informasi dari record master kedalam pesanan penjualan,jika diperlukan.



1. 2. 3.



1. 2.



Create sales order ; layar awal. Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field yang harus ada. Field organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggung jawab terhadap penjualan. Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan langsung,eceran atau penjualan besar. Field kode divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi penjualan. Layar create sales order. Layar ini punya dua bagian Header dokuman dan wilayah untuk data item,Header dokumen brisi field untuk item yang menjelaskan seluruh pesanan. Field sold to party mengumpulkan kode pelanggan. Nomer pesanan pembelian pelanggan dimasukkan ke dalam field nomor pesanan pembelian. Fitur database Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelangganquatation,pesanan,pengiriman,faktur dan sebagainya-menghasilkan suattu dokumen. Fitur arus dokumen pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen dokumen tersebut.



B. Pengendalian siklus transaksi pada pemrosesan pesanan Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses bisnis. Memasukkan pesanan Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan,harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama,alamat pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepadapelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang dalam proses. Kredit Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya di verifikasikan terlebih dahulu ke bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau khusus. Unuk pelanggan baru pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.



Barang jadi Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Pengiriman Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Penagihan Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan,biaya angkut(jika ada) dan pajak (jika ada) . faktur dikirim ke pelanggan. Piutang dagang dan buku besar Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi . bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan. C. Proses bisnis manajemen akun pelanggan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, bagian ini membahas secara singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses pengumpulan pembayaran pelanggan. Piutang dagang Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening,karena kebanyakan bisnis dilakukan secara kredit,pitang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu 1. Proses open item dan 2. Proses balance forward



Pada pemrosesan open item pencatatan terpisah dikelola pasa sistem piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan,jika pembayaran pelanggan diterima maka akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan. Dimana rekening piutang dagang dibagi secara alphabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan. D. Pengendalian transaksi pada proses bisnis piutang dagang Penerimaan kas Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan. Penagihan Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang. Piutang dagang Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Kredit Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang. Buku besar Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Retur dan potongan penjualan Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak,kekurangan dalam pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah



potongan di negosiasikan antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya). Penghapusan pitutang dagang Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang. E. Proses bisnis kas yang diterima pada rekening Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan seseorang ke kasir pusat atau cash window. Hal pokok yang yang di ilustrasikan adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut: a. Mailroom b. Penerimaan kas c. Piutang dagang d. Buku besar e. Bank f. Audit internal F. Proses bisnis penjualan tunai Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Supervise bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Supervise langsung dari pekerjaan klerikal merupakan hal yang biasa dilakukan seperti dalam mailroom dimana penerimaan kas dibuka. Teknik supervise mencakup penggunaan profesional shooper,yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi. Teknik imprest digunakan untuk menendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama tetapi biasanya kurang akurat yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya. Pengendalian persediaan pada penjualan ini diaplikasikan dengan mengunakan metode laba kotor atau metode analisis penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan. Walaupun pengendalian seperti ini tidak begiru efektif untuk menghilangkan kemungkinan manipulasi namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proses bisnis yang berjalan dalam organisasi semakin lama semakin berkembang. Proses transaksi yang ada juga semakin rumit. Dalam hal ini suatu organisasi tidak bisa hanya mengandalkan pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi organisasi dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Perusahaan yang aktivitas operasionalnya yang masih manual ketika mencoba menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka masalah yang pertama dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan. Pembiayaaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan sistem dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis. Sementara perusaan yang sudah memiliki sistem pemrosesan terkomputerisasi. Ketika melakukan pengembangan sistem informasi akan menghadapi masalah pada aspek fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya pengembangan, upgardinghardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek non-fisik meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen, dan kualitas sistem informasi. Penerapan sistem informasi disuatu organisasi merupakan seluruh cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumber daya yang harus dikelola dengan tepat. Sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung operasionalnya, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan mengalami masalah jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu sebelum melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi terhadap berbagai yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru. 1.2 Tujuan Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah : 1. Dapat menjelaskan bisnis pengelolaan pesanan pelanggan 2. Dapat mengerti dengan pengendalian yang diaplikasikan pada proses pesanan 3. Dapat menggambarkan pengendalian yang diaplikasikan pada proses piutang dagang



BAB 2 PEMBAHASAN PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN 2. 1



Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan



2.1.1 Tinjauan Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi: · Permintaan informasi · · Pembuatan kontrak · · Penerimaan pesanan · · Pengiriman · · Penagihan



Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting. ·



Permintaan Informasi Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanaan potensialnya. Pembuatan Kontrak Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order. · Memasukkan Pesanan Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterpriseresourceplanning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik. · Pengiriman Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi. Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personel pengiriman akan mempostinggoodsissuenotice ketika barang sudah dikirimkan. Shippingadvice adalah sinonim dari goodsissuenotice. Penagihan Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan. 2.1.2 Ilustrasi ERP Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Record Master Pelanggan



1.



2.



3.



4. 5.



6.



7. 8.



Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master: Record penjualan ke pelanggan Record pengiriman ke pelanggan Record penagihan ke pelanggan Record pembayaran ke pelanggan Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis. Record Master Pelanggan Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi dalam record master pelanggan digunakan dalam proses penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat macam record yaitu antara lain : 1. Record penjualan kepelanggan 2. Record pengiriman kepelanggan 3. Record penagihan kepelanggan 4. Record pembayaran pelanggan Field data Record master pelanggan dibuat dengan memasukkan informasi kedalam R/3. R/3 mengarahkan proses inputdenga menunjukkan urutan isian pada layar monitor. Setiap layar digunakan untuk mengumpulkan category data data yang berkaitan dengan pelanggan. Adapun layar createcustomer antara lain yaitu : Initialscreen, layar awal ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik recordmastere pelanggan. Kode ini ditetapkan secara internal dan eksternal. Customerandress, layar awal ini memerlukan masukan alamat pelanggan yang berupa teks. Nama perusahaan dimasukkan dalam field nama. Fieldpencaraian digunakan untuk memasukkan suatu fase yang dapat digunakan untuk mencari perusahaan ketika kode perusahaan dibutuhkan untuk masukkan. Control data screen, fields yang dimasukkan dalam pada layar ini tergantung pada kebutuhan khususperusahaan. Salah satunya field yang diperlukan adalah field area tranportasi, yang mengidentifikasikan wilayah regional dimana pengangkutan dialokasikan. Marketing, layar ini digunakan untuk memasukkan data statistic dan demograf mengenai pelanggan. Paymenttransaction, layar ini digunakan untuk memasukkan informasi anak pelanggan. Field yang disediakan adalah kode negara bank, kunci bank, nomer rekening bank, rincian referensi dan lainnya. Unloadingpoint, latyar ini digunakan untuk memasukkan dimana barang yang diterima pelanggan belum dibongkar dan untuk memasukkan factorycalendar milik pelanggan, yang menentukan tanggal dan jam penerimaan barang oleh pelanggan. Foreigtrade, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan pengemndalian ekspor. Contact person, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan orang kontak.



9.



Accountmanagement, layar ini digunakan untuk spesifikasi data rekening rekonsiliasi. Rekening rekonsialisi adalah rekening buku besar yang diperbaruhi secara pararel dengan posting piutang dagang. 10. Paymenttransaction, layar ini mengumpulkan data untuk transaksi pembayaran, termasuk transaksi pembayaran secara otomatis. Layar ini dapat menenntukan sejarah pembayaran yang akan terus dipelihara dengan memeilihatrafield khusus. 11.



orrespondence, layar ini dapat digunakan untuk membangun suatu dunnuingprocedure dan koresponden lain dengan pelanggan. Dunningprocedure adalah tindakan yang diolakukan untuk mengumpulakan pembayaran dari pelangagan yang terlambat melakukan pembayaran.



12. Insutrance, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaiatan dengan asuransi kredit ekspor. Field disediakan untuk kebijakan nomer, jumlah asuransi, perusahaan asuransi, bulan dan presentase pengurangan. 13. Sales, layar ini digunakan untuk mengidentifikasi wilayah dalam perusahaan yang bertanggung jawab kepada pelanggan. 14. Shpping, layar ini digunakan untuk menentukan pengiriman rinci. 15. Billing, layar ini digunakan untuk memasukkan data mengenai penagihan. 16. Taxes, layar ini digunakan untuk memasukkan data yang berkaitan dengan kewajiban pajak pelanggan. 17. Layar output, layar ini digunakan untuk mengubah spesifikasi defaultoutput untuk berbagai dokumen yang dapat dihasilkan bagi pelanggan. 18. Partnertfunction, ketika record penjualan kep[elanggan dibuat, R/3 secara otomatis membuat record master tagihan kepada pembayara dan pengiriman untuk kepelanggan yang sama dengan menggunakan informasi yang ada 2.1.3



Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3 Standar pemrosesan pesan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar umumnya diterima melalui telepon, fax, bagian penjualan dan voice email. Pertama-tama , diterbitkan quotation untuk pelangagn, jikan tidak ada maka pesan aan dibuat jika pelangagan memerlukan pengiriman barang dan jasa. Sesudah sesuatu pesanan dibuat dan diproses, dokumen delivery dibuat.



2.2



Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan 2.2.1



Memasukkan Pesanan



Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptip mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperluakan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan dengan pengiriman



sesungguhnya signifikan, ikan, maka pemberitahuan pesanan akan dikirimkan kepelanggan untuk memberitahukan bahwa pesanan telah diterima dan sedang diproses. Harga yang dimasukkan pada pesanan penjualan disetujui oleh menejemen atau fungsi organisasi yang independendari fungsi pesanan penjualan. 2.2.2



Kredit



Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu kebagian pengiriman barang. Untuk pelanggan reguler, pemeriksaan kredit meliputi menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari menjemen secara umum dan khusus. Untuk pelanggan yang baru, pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan. 2.2.3 Barang Jadi Barang jadi diambil sesuai yang ada pada pickinglist. Pickinglist disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambialan akan dimasukkan untuk memperbaruhi informasi pengiriman pada database pesanan. Record persediaan diperbaruhi untuk menunjukkan kuantitas sesungguhnya yang diambil dan dilanjutkan kebagian pengiriman. Barang akan dilanjutkan dibagian pengiriman. Bagian pengiriman akan memberitahukan barang yang telah ditransfer. 2.2.4 Pengiriman Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada pada pickinglist bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara inependent karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order-entry dan disetujui oleh fungsi kredit. Dokumen pengiriman disiapkan dan database pesanan diperbaruhi untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus menyiapkan billof lading untuk pengiriman. Tembusan daftar ing diikutkan dalam pesanan pelanggan ketika dikirimkan. 2.2.5 Penagihan Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan denagn menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi pesana dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur dikirimkan kepada pelanggan, faktur dicatat pada jurnal penjualan dan pemberitahuan dikirimkan kebagian piutang dagang. Secara periodik, jurnal disiapkan dan dilanjutkan ke fungsi buku besar untuk dilakuakanposting ke buku besar. 2.2.6 Piutang dagang dan Buku Besar Perbedaan antara piutang dagang dan penagihan penting untuk mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur pesanan secara inividual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik mengirimkan laporan piuatan dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak memiliki akses ke record keuangan. Pengendalian total dari posting ke rekening buku besar piutang dagang dibandingkan dengan jurnal yang dikirimkan dari penagihan untuk melakukan validasi posting ke buku besar. 2.3



Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan



Proses bisnis pesanan pelanggan mencangkup pemrosesan piutang dagang sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening. 2.3.1



Piutang Dagang Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening. Ada dua pendekatan dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu proses open sistem dan proses balanceforward. Pada pemrosesan open item, pencatan terpisah dikelolah pada sistem piuatang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar. Pada pemrosesan balanceforward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan saldo total pelanggan yang masih ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.



2.4



Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang Yang terpenting adalah pemisahan pada fungsi-fungsi yang ada dalam proses bisnis. 2.4.1



Penerimaan kas Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan kasir,piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan. 2.4.2 Penagihan Faktur,memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya di rutekan ke piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan . hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang. 2.4.3 Piutang dagang Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang, rekening control dikelola oleh departemen buku besar. Debit dan kredit dipostingkan ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran,faktur,dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. 2.4.4



Kredit Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang. 2.4.5 Buku besar Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debit dan kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil pencocokan dengan total pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. 2.4.6



Retur dan potongan penjualan Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan terjadi karena ada barang dagangan yang rusak,kekurangan dalam pengiriman,kesalahan klerikal atau adanya perjanjian antara pelanggan dengan penjual untuk mengurangi jumlah yang dipunyai pelanggan. Jumlah



potongan di negosiasikan antara pelanggan dan departeman penerimaan pesanan penjualan(atau penjualnya). 2.4.7 Penghapusan pitutang dagang Hal pokok dalam penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang. Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan sejumlah surat tindak lanjut dan menggunkan agen- agen pengumpul piutang untuk melakukan pendekatan ke pelanggan untuk membayar. 2.5



Proses Bisnis Kas Yang Diterima pada Rekening 2.5.1 Tinjauan Proses bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Pembayaran pelanggan harus selalu diakui. Pengakuan pembayaran merupakan pengendalian yang penting. Piutang dagang yang telah dicatat yang akan dibayarkan perlu pengendalian dari penerimaan pembayaran. Pemisahan fungsi fungsi juga pengendalian yang harus dilakukan.



§ Mailroom: pembayaran akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka san cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Cek disahkan dan dijumlahkan. Daftar pembayaran uang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan kontrol total diberikan kepenerimaan kas. Tembusan daftar pembayaran dan kontrol total disimpan urut tangga § Penerimaan kas : cek diterima dari mailroom dengan penerimaan kas dari penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan kontrol total dicocokan dengan slip setoran dan perjanjian dengan jumlah yang telah disetujuhi. Dan memposting jurnal penerimaan kas dan melajutkan kan nyakebuku besar. Daftar pembayaran, kontrol total, dan tembusan slip disimpn urut tanggal. Deposit dilanjutkan seluruhnya ke bank. § Piutang dagang : piutang di posting ke rekening piutang dagang, yang diposting ke buku besar adalah totalnya. Control total dicocokkan dengan daftar pembayaran. Piutang dagang diurutkan dan disimpan urut pelanggan. Daftar pembayaran dan tembusan control total yang diposting disimpan urut tanggal dan tembusan control total dilanjutkan ke buku besar. § Buku besar : Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar. Sumber posting ke buku besar adalah jumlah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang diterima untuk didepositkan. Jumlah ini harus direkonsiliasikan dengan total item yang diposting ke buku besar piutang dagang. Jurnal dan control total disimpan urut tanggal. § Bank : Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran. Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal. Slip setoran yang telah divalidasi disimpan urut tanggal. § Audit Internal : Audit Internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis penerimaan kas.



2.5.2



2.6



Sistem Pengumpulan Lock-Box Dalam pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. Jika suatu perusahaan tidak dapat mempengaruhi pelanggan untuk membayar secara lebih cepat, ia dapat menggunakan sistem lock-box deposit untuk mengurangi float. Sistem lock-box deposit adalah pembayaran pelanggan yang dikirim secara langsung ke bank dan dikreditkan ke rekening perusahaan sebelum dipostingdirekening pelanggan. Proses Bisnis Penjualan Tunai Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang diterima pada rekening, adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian. Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan. Audit pelanggan, pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada sistem pengendalian.Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.Audit pelanggan merupakan istilah umum yang digunakan untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada dokumentasi awal transaksi. Penentuan harga item merupakan teknik audit pelanggan. Selain itu teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan seperti memberikan hadiah akan menarik pelanggan untuk lebih membaca faktur dan juga bunyi register kas seperti bel atau lonceng ketika dibuka juga digunakan agar pelanggan memberikan perhatian pada jumlah sesungguhnya yang ada pada register. Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa sendiri rekeningnya) dan menyediakan pelanggan dengan bukti pembayaran merupakan contoh dari teknik customer audit. Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup penggunaan professionalshopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi. Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang sama yang digunakan dalam pegendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus mempertanggung jawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.Pengendalian ini diaplikasikan dengan metode laba kotor atau metode analisi penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan, namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.



BAB 3 PENUTUP



3.1



Kesimpulan Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas : Permintaan informasi, pembuatan kontrak, memasukkan pesanan, pengiriman, dan penagihan. Siklus transaksi yang mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemisahan fungsi – fungsi berikut : pemrosesan pesanan, penjualan, otorisasi kredit, penjagaan barang jadi, pengiriman, penagihan, piutang dagang, dan buku besar. Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi pemrosesan piutang dagnag melalui pengumpulan pembayaran pelanggan. Siklus transaksi mengendalikan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan termasuk pemisahan fungsi : penerimaan kas, otorisasi kredit, penagihan piutang dagang, dan buku besar. Prosedur untuk penanganan retur dan potongan penjualan dan prosedur yang digunakan untuk menghapus piutang dagang perlu dirancang dan dikendalikan dengan hati-hati.



Daftar Pustaka Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9, Yogyakarta : Andi http://ekonomister.blogspot.co.id/2010/11/proses-bisnis-pengelolaan-pesanan.html http://siakelompok.blogspot.co.id/2014/04/proses-bisnis-pengelolaan-pesanan.html http://tugaskelompok2sia.blogspot.co.id/2014/04/proses-bisnis-pengelolaanpesanan.html



Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan Tinjauan Proses bisnis pengelolaan pesanana pelanggan meliputi: · Permintaan informasi · Pembuatan kontrak · Penerimaan pesanan · Pengiriman · Penagihan Permintaan informasi dan pembuatan kontrak adalah aktivitas pilihan, karena kadang-kadang aktivitas ini terjadi atau diperlukan dalam proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan pada beberapa organisasi, tetapi pada beberapa organisasi aktivitas ini tidak penting. Permintaan Informasi Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu pemintaan informasi dan pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanaan potensialnya. Pembuatan Kontrak Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas



dan jadwal waktu pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang pada periode tertentu disebut blanket order. Memasukkan Pesanan Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon taupun biaya pengiriman. Sistem informasi enterprise resource planning (ERP) memungkinkan implementasi prosedur penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara pelanggan dan barang spesifik. Pengiriman Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Semua informasi yang dibutuhkan untuk menyiapkan dan mengirimkan barang kepada pelanggan ada di dalam delivery. Delivery biasanya disiapkan di lokasi produksi atau distribusi. Beberapa dokumen disiapkan selama aktivitas pengiriman. Daftar pengambilan disiapkan sebagai petunjuk aktivitas pengambilan. Daftar pengepakan disiapkan untuk setiap pengiriman dan tembusnnya diikutkan dalam pengiriman. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk pengangkutan barang ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personel pengiriman akan memposting goods issue notice ketika barang sudah dikirimkan. Shipping advice adalah sinonim dari goods issue notice. Penagihan Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwl penagihan dan difakturkan. Faktur untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktur ini adalah aakhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Faktur akan dilanjutkan ke bagian piutang dagang untuk menunggu pembayaran dari pelanggan. Ilustrasi ERP Sistem ERP mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Record Master Pelanggan Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan. Record master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dala R/3 karena informasi di dalamnya digunakan dalam proses pesanan penjualan. SAP R/3 membutuhkan empat (4) macam record master: Record penjualan ke pelanggan Record pengiriman ke pelanggan Record penagihan ke pelanggan Record pembayaran ke pelanggan Ketika record master penjualan ke pelanggan dibuat, ketiga record master yang lain akan secara otomatis dibuat dengan menggunakan informasi yang sama. R/3 perlu tahu bagaimana hierarki pelanggan terlebih dahulu sebelum membuat record master. Hierarki pelanggan adalah representasi dari struktur organisasi pelanggan yang menentukan informasi harga yang digunakan dalam R/3. Hierarki pelanggan terdiri dari saluran distribusi, jenis industri, dan lokasi geografis. Field Data Layar input Create Customer pada input fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas pencarian. List box digunakan oleh pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Item-item biasanya ditunjukkan dalam bentuk teks dan input dikodekan dengan angka oleh R/3 ketika pengguna memilih item dalam daftar.fasilitas pencarian memungkinkan pengguna memasukkan kata atau frase dan R/3 akan menemukan kode yang dibutuhkan. Layar Input Create Customer pada SAP R/3 Initial Screen Payment Transactions Customer Address Correspondence Control Data Insurance Marketing Sales Payment Transactions Shipping Unloading Points Billing Foreign Trade Taxes Contact Person Output Account Management Partner Functions Create Customer: Initial Screen Layar ini memerlukan masukan kode pelanggan yang digunakan sebagai identitas unik record master pelanggan. Kode ini dapat ditetapkan secara internal atau eksternal. Kode pelanggan ditetapkan secara eksternal ketika seseorang yang memasukkan data memilih suatu kode. Penetapn secara internal dilakukan secara otomatis oleh R/3, dimana kode berikutnya ditetapkan secara berurutan. Wilayah penjualan diidentifikasi dengan tiga field: organisasi penjualan, saluran distribusi, dan divisi. Organisasi penjualan adalah unit perusahaan yang bertanggung jawab terhadap penjualan. Saluran distribusi mencakup penjualan langsung, eceran, dan penjualan jumlah besar. Divisi adalah kode yang mengidentifikasi sustu subgrup dalam organisasi penjualan.ietm ini dapat dipilih dari list box. Make Google view image button visible again: https://goo.gl/DYGbub