Siklus Pembelian [PDF]

Citation preview

SIKLUS PEMBELIAN Author: Chandra Wahyu WicaksonoGenre:



Rating



A.    Tahapan sistem pembelian tunai dan kredit: 1.     Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan.



2.     Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih memasok, dan membuat pesanan pembelian. 3.      Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima brang persediaan dari pemasok. 4.      Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui catatan persediaan. 5.      Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. 6.      Buku besar menerima ringkasan informasi dsri utang usaha dan pengendali persediaan. B. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit :          Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.          Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.          Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.          Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.          Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.          Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. C.     Fungsi



Dalam sistem pembelian terdapat 2 kegiatan utama yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan penerimaan barang yang dibeli. Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi : o   Pembelian barang dagangan, bahan baku, bahan penolong, suku caadang, dan berbagai supplies seperti supplies kantor,dll. o   Pembelian mesin – mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor. o   Pembelian perlengkapan pengepakan. o   Pembelian – pembelian lain untuk keperluan perusahaan. o   Memelihara hubungan dengan pemasok. D. Dokumen yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit : 1.   Surat permintaan pembelian



Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian. 2.   Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3.   Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4.   Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5.   Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. 6.   Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok. E. Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan untuk pembelian tunai dan kredit : 1.      Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian. 2.      Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3.      Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. 4.      Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. F.      Prosedur Pembelian tunai dan kredit : Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang,transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :   Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.   Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.   Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.   Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.   Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.   Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.   Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.   Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.



Diagram alir untuk proses Pembelian tunai 1.      Bagian Gudang melakukan pengecekan barang. 2.      Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip. 3.      Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). 4.      SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip. 5.      Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan. 6.      Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3 7.      SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip. 8.      Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan. 9.      Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan/pengocokan barang yang dikirim. Selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip. 10.  Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG). 



http://siadevelopment.blogspot.com/2012/04/siklus-pembelian.html



TRANSAKSI PEMBELIAN KREDIT: 1. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar  1 dikirim ke Bagian Pembelian, dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip. 2. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH. 3. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan. 4. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, maka SDP yang telah disetujui  dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke transaksi awal.



5. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap  4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier. Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip. 6. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dari Bagian Pembelian. Kemudian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. 7. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier. Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang. 8. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar ke-3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar ke1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 dan faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan sebagai arsip. 9. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2, Faktur serta LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang. 10. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB lembar ke-2, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar pertama diserahkan ke Pimpinan dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.