SK Pengolahan Informasi [PDF]

Citation preview

RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA Jalan Raya Cikalong No. 42 Jati Sari Kabupaten Karawang Telepon : (0264) 837 5297



KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA NOMOR : 043/01/SK.DIR.RSSM/II/19 TENTANG TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA



DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA



Menimbang



:



a.



bahwa pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit;



b.



bahwa sistem manajemen data program PMKP, surveilans PPI dan indikator mutu harus terintegrasi



c.



bahwa perencanaan kebutuhan informasi harus melibatkan para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan, badan/pihak lain diluar rumah sakit yang membutuhkan data dan informasi tentang operasional dan pelayanan rumah sakit;



d.



bahwa para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan berpartisipasi dalam memilih,



mengintegrasikan,



dan



menggunakan



teknologi



manajemen informasi; e.



bahwa setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit .



f.



Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a,b, c dan d, perlu ditetapkan Pedoman Pengelolaan data dan Informasi di Rumah Sakit Umum Sentral Medika dengan Keputusan Direktur.



Mengingat



:



1.



Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)



2.



Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072)



3.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis



4.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 340/Menkes/PER/III/2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit;



5.



Peraturan



Menteri



Kesehatan



Nomor



1144/Menkes/PER/VIII/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 585), sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peratura Menteri Kesehatan Nomor 35 Tahun 2013 (Berita Negara Republik Indonesia Nomor 741) 6.



Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan



7.



Peraturan Menteri Kesehatan No. 43 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan



8.



Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karawang Nomor : 503/13866/7/SIO.RS/XII/BTMPT/2016 Operasional Rumah Sakit Sental Medika



Tentang Izin



MEMUTUSKAN



Menetapkan



:



KESATU



:



Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Sekarwangi Tentang Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Sentral Medika



KEDUA



:



Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit Sentral Medika



digunakan



sebagai



acuan



dalam



merencanakan,



mengumpulkan, mengolah, melaporkan data dan informasi serta pengintegrasiannya sebagaimana tercantum dalam system lampiran keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini KETIGA



:



Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan apabila kemudian hari terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini, akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.



Ditetapkan



:



Karawang



Pada tanggal



:



14 Januari 2022



DIREKTUR RUMAH SAKIT SENTRAL MEDIKA



dr.Andree Arthur



BAB I DEFINISI A. LATAR BELAKANG Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Dalam proses manajemen rumah sakit sangat terkait dengan pengelolaan data dan informasi. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur. Sementara Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna. Untuk kemudahan pengelolaan dan data dan informasi dapat dilakukan melalui Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu system teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Kumpulan data memberikan gambaran/profil rumah sakit selama kurun wakktu tertentu dan memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain. Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta pengelolaannya bersifat terus menerus. Untuk keperluan tersebut diperlukan adanya pedoman pengelolaan data dan Informasi di lingkungan Rumah Sakit Sentral Medika.



B. MAKSUD DAN TUJUAN Maksud dari pedoman ini adalah untuk mendukung proses asuhan pasien, manajemen data rumah sakit dan program mutu. Sedangkan tujuan dari pedoman ini adalah: 1. Sebagai acuan dalam mengelola data dirumah sakit, 2. Menyeragamkan cara pengelolaan data dirumah sakit, 3. Memudahkan proses analisa dan pengambilan keputusan.



BAB II TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI A. Pengumpulan Data Pengumpulan data dapat dilakukan secara tetap dengan jangka waktu (periode) tertentu. Pengumpulan data dapat dilakukan harian, bulanan, setiap 3 bulanan (triwulan), 6 bulanan (Semester) atau 1 (satu) tahun. Proses pengumpulan data dilakukan oleh unit pelaksana yang ditunjuk oleh Direktur Rumah Sakit. Dalam proses Pengumpulan data di RS Sentral Medika dapat dilakukan secara manual dan secara bertahap dilakukan secara elektronik. Jenis data yang dikumpulkan mencakup halhal berikut : 1. Identitas pasien Nomor Identitas Nama Alamat Tempat, Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Status Perkawinan Nomor Handphone Penanggung jawab Cara pembayaran



2. Pemberian Asuhan Hasil anamnesis Hasil pemeriksaan fisik Diagnosis Rencana penatalaksaan asuhan Tindakan pelayanan Riwayat perawatan Riwayat pemeriksaan penunjang Penggunaan obat Riwayat Diit Edukasi Biaya pelayanan Data Kepulangan Data Kelahiran Data Kematian Tanggal pelaksanaan 3. Capaian Mutu dan Keselamatan Pasien indikator area klinis indikator area pelayanan indikator area manajemen monitoring kinerja staf klinis Kepuasan pelayanan insiden keselamatan pasien, budaya keselamatan sasaran keselamatan pasien Keluhan pelayanan 4. Surveilans PPI atau angka “Healthcare-Associated Infections” (HAIs) yang terdiri dari data: Ventilator associated pneumonia (VAP) Infeksi Aliran Darah (IAD) Infeksi Saluran Kemih (ISK) Infeksi Daerah Operasi (IDO)



5. Manajemen Sumberdaya Manusia Sarana Prasarana Pengadaan barang Keuangan Kecelakaan kerja Manajemen Resiko B. Analisa Data Analisis meliputi data kuesioner, perhitungan, dan deskripsi hasil analisis. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau pemahaman mengenai berbagai faktor pemicu kelemahan dan/ atau kelebihan pada setiap komponen yang diukur. Selain itu, hasil analisa tersebut dapat dibandingkan dengan hasil bulan atau tahun sebelumnya dan rumah sakit lainnya. Data harus dianalisa dengan cepat dan tepat untuk mendapatkan informasi apakah ada masalah yang memerlukan penanggulangan atau investigasi lebih lanjut. C. Validasi Data Validasi Data Sebelum dilakukan pelaporan, data hasil analisa harus divalidasi terlebih dahulu agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaporan. Data harus dipilah berdasarkan kebutuhan pelaporannya, periode pelaporan dan format laporan. Validasi dapat dilakukan oleh unit bersangkutan atau tim yang telah ditentukan. Kategori data yang harus divalidasi yaitu: - merupakan pengukuran area klinik baru; -bila ada perubahan sistem pencatatan pasien dari manual ke elektronik sehingga sumber data berubah; - bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui di web site rumah sakit atau media lain; - bila ada perubahan pengukuran;



- bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya; - bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata rata pasien, protocol Riset diubah, Panduan praktik Klinik baru diberlakukan; dan ada teknologi dan metodologi pengobatan baru Proses validasi data mencakup namun tidak terbatas sebagai berikut: - mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam proses pengumpulan data sebelumnya (data asli) - menggunakan sampel tercatat, kasus dan data lainnya yang sahih secara statistik. Sample 100 % hanya dibutuhkan jika jumlah pencatatan, kasus atau data lainnya sangat kecil jumlahnya. - membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang - menghitung keakuratan dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan dengan total jumlah data elemen dikalikan dengan 100. Tingkat akurasi 90 % adalah patokan yang baik. - jika elemen data yg diketemukan ternyata tidak sama, Proses validasi data yang akan dipublikasi di web site atau media lainnya diatur dengan peraturan tersendiri, dan dapat menjamin kerahasiaan pasien dan keakuratan data.  D. Pelaporan Data Data hasil analisa dilaporkan untuk kebutuhan internal maupun ekseternal rumah sakit. Pelaporan data internal dimaksudkan sebagai salah satu media atau alat untuk meningkatkan kinerja pelayanan Rumah Sakit Sentral Medika secara bertahap, konsisten, berkesinambungan berdasarkan informasi yang dimiliki. Pelaporan data eksternal harus memperhatikan kerahasiaan pasien dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Laporan dibuat secara periodik baik setiap triwulan, semester, tahunan atau sewaktu-waktu jika diperlukan. Laporan dilengkapi dengan



rekomendasi



tindak



lanjut



bagi



pihak



terkait.



Laporan



didesiminasikan kepada pihak-pihak terkait agar dapat dimanfaatkan dengan baik.



E. Publikasi Data Sebelum dilakukan publikasi, data perlu dipilah berdasarkan tingkat kepentingan dan kerahasiaannya dan mendapatkan persetujuan Direktur. Publikasi data dapat dilakukan secara manual atau elektronik dengan berbagai media informasi. F. Integrasi Data Perkembangan teknologi saat ini sangat memungkinkan untuk melakukan integrasi data baik internal maupun eksternal Rumah Sakit. Integrasi data meliputi data berikut : program PMKP surveilans dan data indikator mutu Laporan pelayanan unit Data yang akan di integrasikan atau dibandingan dengan rumah sakit lain adalah a) indikator mutu wajib nasional b) Angka Infeksi c) Indikator lainnya yang ditetapkan



BAB II TEKNOLOGI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI A. Sistem Informasi Rumah Sakit Dalam undang-undang Kesehatan, untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang efektif dan efisien diperlukan informasi kesehatan. Informasi kesehatan dilakukan melalui sistem informasi dan melalui lintas sektor. Dalam undang undang rumah sakit, salah satu Prasarana Rumah Sakit adalah sistem informasi dan komunikasi. Setiap Rumah Sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit dalam bentuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sumberdaya Manusia yang mengelola SIMRS harus kompeten dan terlatih. Penggunaan Teknologi Informasi dalam manajemen data dan Informasi dilingkungan RSUD Sekarwangi harus menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Para profesional pemeberi asuhan (PPA), para kepala bidang/divisi dan kepala unit pelayanan harus berpartisifasi dalam memilih, mengintegrasikan, dan menggunakan teknologi manajemen informasi. Aplikasi SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah Sakit. Setiap Rumah Sakit



harus



Pelaksanaan



melaksanakan pengelolaan



pengelolaan dan



dan



pengembangan



pengembangan



SIMRS.



SIMRS



mampu



harus



meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi: 1. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional; 2. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan 3. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi.



B. Pengembangan Aplikasi SIMRS Dalam proses perencanaan kebutuhan, integrasi dan penggunaan teknologi informasi atau aplikasi SIMRS harus melibatkan unsur-unsur berikut : 1. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang meliputi: Dokter Penanggung Jawab Pelayanan ( DPJP) Perawat Bidan Ahli Gizi Fisioterapi Radiografer Analis Laboratorium Apoteker 2. Manajemen rumah sakit yang meliputi: Direktur Wakil Direktur Para Kepala Bagian/ Bidang Para Kepala Sub Bagian/ Seksi Para Kepala Instalasi 3. Badan/pihak lain diluar rumah sakit: Pemerintah Daerah Kabupaten Sukabumi Dinas Kesehatan Kementerian Kesehatan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Badan Pusat Statistik C. Arsitektur SIMRS Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas: 1. kegiatan pelayanan utama (front office); 2. kegiatan administratif (back office); dan 3. komunikasi dan kolaborasi Selain arsitektur, Rumah Sakit dapat mengembangkan SIMRS dengan menambahkan arsitektur pendukung yang berupa PictureArchiver System (PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document Management System), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik, serta Data Warehouse dan Bussines Intelegence.



D. Integrasi Data dan Informasi Data dan Informasi harus dapat di integrasikan melalui aplikasi SIMRS. Integrasi tersebut meliputi data internal dan eksternal. Dengan pihak eksternal harus dapat diintegrasikan dengan program pemerintah dan pemerintah daerah serta merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan. Pengintegrasian dengan program pemerintah dan pemerintah daerah dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi data (interoperabilitas). SIMRS Harus memiliki kemampuan komunikasi data (interoperabilitas) dengan: 1. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN); 2. Pelaporan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS); 3. Indonesia Case Base Group’s (INACBG’s); 4. aplikasi lain yang dikembangkan oleh Pemerintah; dan 5. sistem informasi manajemen fasilitas pelayanan kesehatan lainnya. E. Keamanan Data dan Informasi SIMRS yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit harus memenuhi 3 (tiga) unsur yang meliputi keamanan secara fisik, jaringan, dan sistem aplikasi. 1. Keamanan fisik a. Kebijakan hak akses pada ruang data center/server b. Kebijakan penggunaan hak akses komputer untuk user pengguna 2. Keamanan Jaringan a. Keamanan jaringan (network security) dalam jaringan komputer sangat penting dilakukan untuk memonitor akses jaringan dan mencegah penyalahgunaan sumber daya jaringan yang tidak sah. Tugas keamanan jaringan dikontrol oleh administrator jaringan. b. Segi-segi keamanan didefinisikan sebagai berikut: -



Informasi (data) hanya bisa diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.



-



Informasi hanya dapat diubah oleh pihak yang memiliki wewenang.



-



Informasi tersedia untuk pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.



-



Pengirim suatu informasi dapat diidentifikasi dengan benar dan ada jaminan bahwa identitas yang didapat tidak palsu.



-



Pengirim maupun penerima informasi tidak dapat menyangkal pengiriman dan penerimaan pesan.



3. Keamanan Aplikasi Untuk memenuhi syarat keamanan sebuah, maka sistem harus memenui syarat-syarat sebagai berikut: Keamanan aplikasi harus mendukung dan mengimplementasikan protokol keamanan



dalam



melakukan



transfer



data



(seperti:



SSL,



TLS)



Aplikasi harus memungkinkan masing-masing user dapat didentifikasikan secara unik, baik dari segi nama dan perannya. Akses melalui metode akses remote dapat berfungsi dengan baik melalui aplikasi client (yaitu melalui VPN, modem, wireless, dan sejenisnya). Aplikasi dapat berfungsi dengan baik pada software anti-virus yang digunakan



saat



ini.



BAB



IV



PENUTUP



Pedoman pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan RSUD Sekarwangi dalam pengelolaan data dan informasi. Pedoman ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, pelaporan, penyajian data dan pengintegrasiannya dalam aplikasi SIMRS. Semoga dengan adanya pedoman ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSUD Sekarwangi.