Sop Penyusunan Laporan Bulanan [PDF]

Citation preview

Nomor SOP Tgl. Pembuatan Tgl. Revisi Tgl. Pengesahan Disahkan Oleh



1.



2.



3.



4.



5.



DASAR HUKUM Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011. Peraturan Menteri Negara Pendayaangunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Adminatrasi Pemerintahan. Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Propinsi Sulawesi Tengah Nomor 6 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas Daerah Propinsi Sulawesi Tengah. Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 9 Tahun 2013 tentang Uaraian Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Dinas Bina Marga Daerah Provinsi Sulawesi Tengah



: : : : Kepala Dinas



Nama SOP : PENYUSUNAN LAPORAN BULANAN SEKSI/SUB BAGIAN KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana dengan menggunakan aplikasi Mirosoft Excel. 2. Memahami tata laksana kegiatan Ke-Bina Marga-an.



KETERKAITAN SOP Penyusunan Rencana dan Program Kerja SOP Penyusunan Laporan Bulanan Bidang/UPT SOP Penyusunan Laporan Bulanan Dinas SOP Swakelola



PERALATAN / PERLENGKAPAN 1. DPA/DPPA, RAK, Laporan Realisasi Keuangan Bendahara Pengeluaran 2. Daftar Register SPJ s/d SP2D terbit Kegiatan 3. Komputer, Printer, Kamera



PERINGATAN Apabila laporan terlambat dibuat maka Laporan Bulanan Bidang/UPT dan Dinas akan terlambat dibuat



PENCATATAN DAN PENDATAAN 1. Dokumen Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian disimpan sebagai data elktronik dan manual 2. Daftar Simak



1. 2. 3. 4.



Daftar Isi



Lembar Identitasi Daftar Isi......................................................................................................................... ii 1.



Ruang Lingkup.......................................................................................................... 1



2.



Tujuan....................................................................................................................... 1



3.



Acuan....................................................................................................................... 1



4.



Definisi dan Pengertian............................................................................................ 1 4.1. Dokumen Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-SKPD) ......................................................................................................................... 1 4.2. Kegiatan .......................................................................................................... 1 4.3. Program ........................................................................................................... 2 4.4. Sasaran ........................................................................................................... 2 4.5. Rencana Anggaran Kas (RAK) ..........................................................................2 4.6. Surat Permintaan Pembayaran (SPP) ...............................................................2 4.7. Surat Perintah Membayar (SPM) ......................................................................2 4.8. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).............................................................2 4.9. Daftar Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran (SPJ) sampai dengan SP2D .. .2 4.10.Uang Persediaan (UP) ...................................................................................... 2 4.11.Durasi .............................................................................................................. 2 4.12.PPTK ................................................................................................................ 2 4.13.Struktur Organisasi Pelaksanaan Kegiatan.......................................................2 4.14.Daftar Realisasi Keuangan Bendahara Pengeluaran (DRK-BP) .........................2



5.



Ketentuan Umum..................................................................................................... 3 5.1. Syarat Pelaksanaan.......................................................................................... 3 5.2. Penyampaian Laporan...................................................................................... 3



6.



Kondisi Khusus......................................................................................................... 3



7.



Tugas dan Tanggung Jawab...................................................................................... 3



8.



Tahapan Kegiatan/Bagan Alir.................................................................................... 4



9.



Bukti Kerja................................................................................................................ 4



10. Lampiran.................................................................................................................. 4



SOP Penyusunan Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian



1. Ruang Lingkup Standar Operasioanl Prosedur (SOP) ini meliputi tata cara dan kebutuhan waktu penyusunan, serta jenis formulir isian (minimal) yang diperlukan. 2. Tujuan 1. Memberikan panduan bagi Pejabat Eselon IV dalam penyusunan laporan bulanan Seksi/Sub Bagian. 2. Tersedianya bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan dan belanja dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), sekaligus bahan masukan penyusunan Laporan Triwulan SKPD dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). 3. Acuan 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 Tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006. 3. Peraturan Menteri Negara Pendayaangunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Adminatrasi Pemerintahan. 4. Peraturan Daerah Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Peru-bahan atas Peraturan Daerah Propinsi Sulawesi Tengah Nomor 6 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas Daerah Propinsi Sula-wesi Tengah. 5. Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 9 Tahun 2013 tentang Uaraian Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja Dinas Bina Marga Daerah Provinsi Sulawesi Tengah. 4. Definisi dan Pengertian 4.1.



Dokumen Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (DPA-



SKPD) adalah dokumen yang memuat pendapatan, belanja dan pembiayaan yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan anggaran oleh Pengguna Anggaran. 4.2. Kegiatan adalah bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit kerja pada SKPD sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program dan terdiri dari sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya balk yang berupa personil (sumber daya manusia), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana, atau kombinasi dari beberapa



SOP Penyusunan Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian



1



atau kesemua jenis sumber daya



tersebut sebagai masukan (input) untuk



menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang/jasa. 4.3. Program adalah penjabaran kebijakan SKPD dalam yang



berisi



bentuk



upaya



satu atau lebih kegiatan dengan menggunakan sumber daya



yang disediakan untuk mencapai hasil yang terukur sesuai dengan misi SKPD. 4.4. Sasaran (target) adalah hasil yang diharapkan dari suatu program atau keluaran yang diharapkan dari suatu kegiatan. 4.5. Rencana Anggaran Kas (RAK) adalah Anggaran Kas ada!ah dokumen perkiraan arus kas masuk yang bersumber dari penerimaan dan perkiraan arus kas keluar untuk mengatur ketersediaan dana yang cukup guna mendanai pelaksanaan kegiatan dalam setiap periode. Perkiraan arus kas keluar (penyerapan anggaran) diurai per bulan untuk setiap objek belanja, uraian rincian/rincian objek belanja pada DPA-SKPD. 4.6. Surat Permintaan Pembayaran (SPP) adalah dokumen yang diterbitkan oieh pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan/bendahara pengeluaran untuk mengajukan permintaan pembayaran. 4.7. Surat Perintah Membayar (SPM) adalah



dokumen



yang



digunakan/diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengcluaran DPA-SKPD. 4.8. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar pencairan dana yang diterbitkan oleh Bendahara Umum Daerah (BUD) berdasarkan SPM. 4.9. Daftar Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran (SPJ) sampai dengan SP2D adalah daftar register SPJ, SPP, SPM, dan SP2D terbit untuk masing-masing kegiatan. 4.10. Uang Persediaan (UP) adalah uang yang dapat diberikan kepada Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dan dikelola oleh Bendahara, untuk kelancaran pelaksanaan tugas SKPD. UP merupakan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali (revolving) dan tidak dapat digunakan untuk mernbiayai pengeluaran yang menurut ketentuan yang berlaku harus dilakukan dengan pembayaran langsung (LS). 4.11. Durasi adalah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktifitas. Dalam



SOP ini



waktu



yang



dimaksud



adalah



waktu



terlama



dalam



menyelesaikan 1 (satu) aktifitas /kegiatan pada suatu rangkaian beberapa aktifitas/kegiatan. 4.12. PPTK adalah pejabat pada unit kerja SKPD yang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya. 4.13. Struktur Organisasi Pelaksanaan Kegiatan adalah struktur organisasi pelaksana kegiatan yang terdiri dari PPTK dan staf pengelola kegiatan yang meliputi urusan umum, teknik, dan keuangan. 4.14. Daftar Realisasi Keuangan Bendahara Pengeluaran (DRK-BP) adalah daftar realisasi keuangan SKPD yang diuraikan per kegiatan untuk setiap jenis SOP Penyusunan Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian



2



belanja, objek belanja, rincian uraian/urain belanja, berdasarkan nilai SPM dan/atau SP2D yang telah diterbitkan. 5. Ketentuan Umum 5.1. i.



Syarat Pelaksanaan Penyusunan laporan



dilaksanakan



setelah



DPA-SKPD



dan



Rencana



Anggaran Kas (RAK) disahkan, serta struktur organisasi pelaksana kegiatan telah ditetapkan. ii. Telah dilaksanakan rekonsiliasi nilai SP2D terbit pada laporan Bendahara Pengeluaran dengan BUD, serta nilai SPJ, SPP, SPM, dan SP2D pada laporan Bendahara Pengeluaran dengan PPTK, khusus untuk penggunaan UP. 5.2. Penyampaian Laporan Laporan disampaikan kepada Atasan Langsung paling lambat di tanggal awal hari kerja bulan berikutnya. 6. Kondisi Khusus Tidak Ada 7. Tugas dan Tanggung Jawab 7.1.



Pejabat Eselon III i. Menginstruksikan Pejabat Eselon IV dan PPTK menyusun Laporan Bulanan Seksi/Subbag yang akan dirangkum menjadi Laporan Bulanan Bidang/Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD). ii.Menyusun formulir-formulir laporan unit Eselon III yang akan menjadi acuan dalam penyusunan laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian, yaitu : a. Formulir A1 : Rincian Kegiatan APBD (F-A1); b. Formulir B : Daftar Paket Lelang Kegiatan APBD (F-B). iii. Memonitor dan memeriksa Laporan Bulanan Seksi/Subbag. iv. Bertanggung jawab atas keberhasilan pencapaian target kinerja



7.2. i.



keluaran (output) kegiatan dalam lingkup tugasnya. Pejabat Eselon IV Menginstruksikan, memimpin, memonitor PPTK dalam menyusun bahan



Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian. ii. Memeriksa kemajuan fisik dan keuangan kegiatan, serta melengkapi identifikasi kendala dan usulan solusinya jika diperlukan. iii. Menyusun Laporan Capaian Kinerja Seksi/Sub Bagian setiap akhir triwulan. iv. Bertanggung jawab atas keberhasilan pencapaian target kinerja keluaran 7.3. i.



(output) kegiatan dalam lingkup tugasnya. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) Memimpin dan memonitor staf kegiatan dalam menyusun formulir-



formulir Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian. ii. Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan, khususnya realisasi fisik dan keuangan kegiatan. 8. Tahapan Kegiatan/Bagan Alir SOP Penyusunan Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian



3



1. Pejabat Eselon III menginstruksikan Pejabat Eselon IV dan PPTK menyusun Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian. 2. Pejabat Eselon IV dan PPTK terkait mengumpulkan bahan/laporan yang diperlukan, serta menginstruksikan staf kegiatan untuk menyusun formulir-formulir Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian. 3. Pejabat Eselon IV memeriksa, melengkapi, dan menandatangani Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian, kemudian menyampaikan ke Pejabat Eselon III selaku Atasan Langsungnya. Pada setiap akhir triwulan, disamping menyusun Laporan Bulanan, Pejabat Eselon IV juga melaporkan capain kinerja Seksi/Sub Bagian dalam Formulir CK.s (F-CK.s) 4. Pejabat Eselon III memeriksa Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian, untuk menjadi bahan utama penyusunan Laporan Bulanan Bidang/Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD). Bagan Alir terlampir (Lampiran 10.1). 9. Bukti Kerja 9.1. 9.2. 10.



Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian. Daftar Simak.



Lampiran 10.1. 10.2. 10.3. 10.4.



Bagan Alir Formulir Pantau Pelaksanaan Kegiatan APBD (F-B1.s). Formulir Pantau Pekerjaan Konstruksi APBD (F-B2) Formulir Pantau Pekerjaan Konstruksi APBD (Strip



Map/Streaking



Pekerjaan) (F-B2.s) (Pekerjaan Jalan Kontraktual). 10.5. Formulir Pantau Pekerjaan Konstruksi APBD



(Strip



Map/Streaking



Pekerjaan) (F-B2.s) (Pekerjaan Jembatan Kontraktual). 10.6. Formulir Pantau Pekerjaan Konstruksi APBD



(Strip



Map/Streaking



Pekerjaan) (F-B2.s) (Pekerjaan Swakelola). 10.7. Formulir Pantau Pekerjaan Non Konstruksi APBD (F-B3). 10.8. Formulir Aktifitas PPTK (F-C1.s). 10.9. Formulir Daftar Paket Status Merah (F-C2.s). 10.10. Formulir Paket Pengguna Uang Persediaan (F-C3.s). 10.11. Formulir Capain Kinerja (F-CK.s) 10.12. Daftar Simak.



SOP Penyusunan Laporan Bulanan Seksi/Sub Bagian



4