Spo Pengelolaan File Pegawai [PDF]

Citation preview

Yayasan Pengabdi Untuk Sesama Manusia



RUMAH SAKIT SANTO VINCENTIUS Jl P. Diponegoro No. 5 Singkawang 79123



Telepon: (0562) 631008, 636768, Fax: 633881, e-mail: [email protected]



STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04



No. Rev: 2



Page: 1of 3



Disahkan oleh: Direktur, Tanggal Terbit: 17 Maret 2016 STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENGERTIAN:



Dr Husin Basir, M. Mc, M. Kes File Pegawai adalah dokumen dan catatan tentang karyawan yang berisikan antara lain: Surat lamaran kerja, ijasah, sertifikat/penghargaan, akte kelahiran (suami/istri/anak), surat keterangan pengalaman kerja, catatan sakit, ijin, cuti (tahunan dan besar), identitas diri, SK-SK (pengangkatan, mutasi, rotasi, peringatan), catatan hasil seleksi (hasil test kemampuan, wawancara, uji kesehatan), tanggal mulai kerja dan hasil evaluasi di RS. Santo Vincentius.



TUJUAN:



1. Memastikan bahwa semua karyawan mempunyai file yang lengkap 2. Sebagai alat untuk memantau kinerja karyawan 3. Untuk memudahkan system pembinaan, pengembangan dan penggunaan karyawan termasuk penempatan dan pengangkatan.



KEBIJAKAN



1. Setiap karyawan harus mempunyai file kepegawaian yang lengkap dan tersimpan dalam satu berkas yang sama untuk masing-masing pegawai pada map Snilekter Model Foolscap Ret. No. 100; 2. Semua file pegawai harus tersimpan dalam satu Filing Cabinet yang ditempatkan di kantor Bagian Administrasi pada Sub Bagian Kepegawaian. 3. Penggunaan file pegawai oleh Bagia atau pihak yang berkepentingan harus dengan persetujuan Kepala Sub Bagian Kepegawaian; 4. Filing Cabinet untuk file kepegawaian harus selalau dalam keadaan terkunci, karena semua catatan dan dokumen kepegawaiana adalah bersifat rahasia.. 1. File untuk masing-masing pegawai disusun berdasarkan jenis pekerjaan bagi pegawai honorer sedangkan untuk pegawai tetap (diangkat dengan SK) berdasarkan urutan Nomor Induk Karyawan (NIK) 2. Struktur file pegawai disusun dengan urutan sebagai berikut: 2.1. Identitas diri (KTP), 2.2. Pas Photo 4 x 6 cm) 2.3. Surat lamaran kerja 2.4. Ijasah, sertipikat-sertipikat dan penghargaan 2.5. SK-SK (Pengangkatan, Mutasi, Rotasi, Peringatan/teguran) 2.6. Surat Keterangan (SK pemberhentian dan pengalaman kerja) 2.7. Daftar hasil evaluasi kinerja (DP-3) dan penilaian lainya 2.8. Surat/Akte Nikah, akte kelahiran (suami/istri, dan anak) 2.9. Catat Proses Seleksi, penerimaan, penempatan dan pengembangan 2.10. Surat-surat pernyataan, surat perjanjian kerja dll



PROSEDUR



STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



No. Rev: 1



Page: 2of 3



Tanggal Terbit: 17 Maret 2016



2. Untuk memberikan kemudahan kepada Kepala Unit/Bagian dan Instalasi memantau dan memberikan catatan peristiwa pada masingmasing personal yang menjadi tanggungjawabnya secara lengsung, maka diberikan dublikasi dalam bentuk buku Catatan Kinerja Karyawan yang disimpan pada unit/bagian masing-masing. 3. Penambahan jumlah lembar dan catatan pada file pegawai harus berdasarkan legal formal, yakni berdasarkan catatan/laporan dari atasan karyawan yang bersangkutan atau atas keputusan pejabat yang lebih tinggi dan diketahui oleh pegawai yang bersangkutan (dalam bentuk tanda tangan) 4. Bila file belum lengkap Kepala Urusan Kepegawaian harus meminta kepada pegawai yang bersangkutan untuk melengkapinya, baik secara langsung maupun melalui Kepala Unit/Kepala Bagian atau Kepala Instalasi dimana karyawan tersebut ditempatkan. 5. Monitoring kelengkapan file pegawai disusun oleh Sub Bagian Kepegawaian harus sesuai dengan daftar sebagaimana terlampir pada halam 3 (tiga) di bawah ini. 6. Bilamana file pegawai akan digunakan, maka petugas yang ditunjuk sebagai pemegang kunci filling cabinet harus memberi catatan ”dipinjam” pada lokasi file yang diambil tersebut 7. File pegawai yang dipinjam hanya diberikan waktu selama 1 hari kecuali bila terjadi kasus luar biasa dan masih dalam proses penyelesaian. 8. Setiap peminjaman lebih dari 1 (satu) hari harus dicatat dalam Form Peminjaman, ditanda tangani peminjman dan yang meminjamkan pada tanggal peminjaman dan pada saat dikembalikan.



STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



No. Rev: 2



Page: 3 of 3



Tanggal Terbit: 17 Maret 2016



MONITORING KELENGKAPAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9



10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25



NAMA DOKUMEN Surat Lamaran Kerja Daftar Riwayat Hidup Photo Copy KTP Pas Photo Photo Copy Ijazah legalisir Transkip Nilai legalisir (Profesi) STR (Profesi) Surat Izin Kerja Profesi (SIP/SIK) Sertifikat: 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9 9.10 9.11 9.12 Surat Panggilan Kerja Data Personalia Hasil TestTertulis Hasil Wawancara Hasil Uji Kesehatan Surat Keterangan Surat Penugasan (SPK & RKK) DP3 Surat Perjanjian Kerja SK-SK (Yayasan) SK Pengangkatan/Penunjukan Jabatan Surat Tugas Surat Cuti (Form Catatan Cuti)



Y/T



KETERANGAN