Surat Menyurat Pramuka [PDF]

Citation preview

ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT) PENGERTIAN 1. 2.



Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.



FUNGSI Admnistrasi berfungsi : 1. 2.



Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.



PENGGOLONGAN ADMINISTRASI



Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut : 1)



Catatan



2)



Laporan



3)



Perencanaan, rencana dan program



4)



Keputusan



5)



Surat menyurat



SURAT MENYURAT 1.



Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain. 2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan. 3. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut : 1) Nomor urut surat keluar 2)



Kode Kwartir



3)



Kode Bidang / Gugus Depan



Contoh



: 008/02.157-02.158 – C



008



= Nomor urut surat keluar



02.157-02.158 C



= Nomor Gudep = Kegiatan



d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan. e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu : 1)



Kepala surat, yang terdiri dari :



a. Nama organisasi/kesatuan b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun c. Nomor d. Klasifikasi (sifat) e. Lampiran 1. Perihal/Hal g. Alamat h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu 2)



Isi surat, terdiri dari : 1. 2. 3.



3)



Pendahuluan Uraian/maksud Kalimat penutup Penutup surat, terdiri dari :



a. Nama Jabatan b. Tanda Tangan c. Nama Pejabat d. Cap atau stempel



e. Tembusan f.



Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :



1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu. 2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti. ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN : 1. Buku presensi regu 2. Buku iuran regu 3. Buku kas regu 4. Buku riwayat regu 5. Buku prestasi regu 6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan 7. Log book regu 8. Buku agenda regu 9. Buku catatan regu 10. Buku inventaris regu Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan. 1. 1. Buku Presensi dan Iuran Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan untuk setiap kali latihan. Format dapat dibuat seperti berikut :



NO



NAMA



PRESENSI MINGGU KE I



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1.



2. Buku Kas



II



III



IV



IURAN MINGGU KE V



I



II



III



KET IV



V



Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina. Formatnya dapat dibuat sbb : KAS BULAN = ………………………….



Tangga



Uraian



Debet



Kredit



Jumlah Pradana ……………………



Bendahara ……………………..



Pembina ……………………



Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama. 1. 3. Buku Riwayat Ambalan Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang. Formatnya dapat dibuat seperti berikut : 1. Nomor : ………………………………….. 2. Nama : ………………………………….. 3. Alamat : ………………………………….. 4. Agama : ………………………………….. 5. Tempat&Tanggal Lahir : ………………………. 6. Tanggal masuk ambalan : ………………………. 7. Pelantikan Kecakapan Umum 8. Masuk : tanggal ……………. tempat …………………….. 9. Penegak Bantara : tanggal ……………. tempat …………………….. 10. Penegak Laksana : tanggal ……………. tempat …………………….. 11. Jabatan dalam Ambalan Tanggal ……………………… jabatan ……………………………………… Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………



1. Kecakapan Khusus Tanggal ……………………… TKK ………………………………………….. Tanggal ……………………… TKK ………………………………………….. Tanggal ……………………… TKK ………………………………………….. 1. 2.



5. Hobby Sekolah



: …………………………………………..



SD



: lulus tanggal ……………………………………



SMP Kelas 1



: tanggal ………………………………………



SMP Kelas 2



: tanggal ………………………………………



SMP Kelas 3



: tanggal ………………………………………



SMA Kelas 1



: tanggal ………………………………………



SMA Kelas 2



: tanggal ………………………………………



1. Kegiatan yang pernah diikuti 1. ………………………………………… di ………………………………. tgl …………………………….. 2. ………………………………………… di ………………………………. tgl …………………………….. 3. ………………………………………… di ………………………………. tgl …………………………….. 1. 4. Buku Prestasi Sangga Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana. Formatnya dapat dibuat seperti berikut :



NO



NAMA



PENEGAK BANTARA/LAKSANA Tgl lulus



Tgl Lantik



KET Yang Lantik



Tempat Lantik



1. 2. 3. Dst . 1. 5. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :



1. Hari dan Tanggal



: …………………………………………………



2. Tempat



: …………………………………………………



3. Hadir



: ……………………………………….. orang



4. Acara



: 1. ……………………………………………..



2. …………………………………………….. untuk notulen Dewan Regu formatnya sbb : 1. Hari dan Tanggal



: …………………………………………………



2. Tempat



: …………………………………………………



3. Hadir



: ……………………………………….. orang



4. Acara



: 1. ……………………………………………..



2. …………………………………………….. 5. Keputusan yang diambil …………………………………………………. …………………………………………………. 1. 6. Log Book Ambalan Mencatat tentang kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek. Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota regu. 7.



Buku Agenda Ambalan



Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar Formatnya dapat dibuat sbb :



No



Nomo r Surat



Tanggal Surat



Dari/Kepada



Perihal



Kode Arsip/ Nomor Agenda



Tanggal Terima



kirim



8.



Buku Catatan Ambalan



Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti lomba kepramukaan. 1. 9. Buku Iventaris Ambalan Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll. Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :



No



Nama Barang



Jumlah



Tgl Beli



Status Barang



Tempat Menyimpan



keterangan