Tugas 3 Pengawasan Kearsipan [PDF]

Citation preview

LEMBAR JAWAB TUGAS 3 UNIVERSITAS TERBUKA



Nama



: Nurlita Trisnaning Utami



Fakultas



: FHISIP



Program Studi



: D-IV Kearsipan



Kode/Nama MK



: ASIP4402/3 SKS/ OTOMASI DALAM KEARSIPAN



Tugas



:3



1. Berikan penjelasan tentang  Pengelola Arsip dan  tanggung jawab masing-masing posisi Pada Sebagian besar organisasi, baik yang berorientasi keuntungan maupun tidak, sumber daya manusia menjadi factor yang paling menentukan kberhasilan kinerja dan pencapaian organisasi di aman mereka berada. Begitu juga di bidang kearsipan. Peran sumber daya manusia kearsipan juga sangat menentukan keberhasilan kinerja suatu organisasi. Adanya sumber daya manusia kearsipan yang berkualitas dan handal akan sangat mendukung keberhasilan manajemen kearsipan dalam menjalankan visi dan misi dalam memberikan layanan optimal kepada masyarakat. Pada zaman dahulu sumber daya manusia di bidang kearsipan hanya dikenal sebagai petugas pengelola arsip. Pengelola arsip hanay berkisar dengan kegiatan pencatatan, penyortiran, dan penyimpanan surat. Selain itu juga dikenal sebagai penjaga Gudang kertas informasi dan cenderung takut akan tantang, bersikap pasif dan tidak kreatif. Dapat dikatakan bahwa pengelola arsip dianggap sebagai second class profession sehingga banyak yang tidak bercita cita sebagai pengelola arsip. Stiga negative tentang tugas pengelola arsip tampaknya menjadi PR Bersama dalam dunia kearsipan, bagaimana mengubah mindset tentang tugas pengelola arsip yang dulunya hanya berkutat pada kertas menjadi sesuatu yang menyediakan informasi sehingga dapat dilayangkan kepada public. Seiring dengan perkembanagn zaman dan teknologi, memaksa pengelola arsip untuk menjawab tantangan ke depan. Tantangan akan tugas kearsipan yang bersinggungan dengan teknologi. Saat ini banyak arsip yang sudah bertransformasi ke dalam media elektronik. Hal tersebut membutuhkan peran seorang pengelola arsip tentang bagaimana mengelola dan menyimpan arsip elektronik. Perlakuanya tentu sangat berbeda dengan arsip konvensional. Kondisi tersebut dibutuhkan kompetensi pengelola arsip. Pengelola arsip minimal harus melek teknologi. Usaha yang dilakukan tentunya dengan meningkatkan kompetensi pengelola arsip seperti pengadaan bimtek, pelatihan yang berkaitan dengan pengembangan kompetensi SDM Kearsipan.



TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA



Sumber daya manusia kearsipan adalah pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan. Dalam manajemen kearsipan juga dikenal istilah pengelola arsip. Pengelola arsip merupakan istilah atau pelaku dalam manajemen kearsipan yang mempunyai tugas mengelola arsip menjadi sebuah informasi yang dapat diakses oleh public. Pengelola arsip yang memiliki kemandirian dan memiliki latar belakang di bidang kearsipan yang diperoleh melalui Pendidikan formal dan atau pelatihan disebut dengan istilah arsiparis. Di Indonesia sendiri, istilah untuk pelaku manajemen arsip terdiri dari pengelola arsip dan arsiparis. Berikut penjelasannya : 1. Pengelola arsip adalah pihak yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam pengelolaan kearsipan.Istilah pengelola arsip lebih luas dibandingkan dengan istilah arsiparis. Arsiparis merupakan bagian dari pengelola arsip 2. Menurut Permenpan No. 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah diubah dengan Permenpan & RB No. 13 Tahun 2016, arsiparis dapat dipahami sebagai seorang pegawai negeri sipil (PNS) yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri. Seorang arsiparis harus mampu melaksanakan tugas dan perannya dengan di instansi atau lembaga manapun sehingga dapat meningkatkan kinerja dari instansi maupun lembaganya. Jadi, seseorang yang berprofesi sebagai arsiparis perlu memiliki sebuah karakter dengan pribadi yang kuat. Pasalnya, arsiparis merupakan pihak yang mengembang tanggung jawab terkait pengelolaan kearsipan. Tidak hanya itu, arsiparis sendiri juga harus mampu melaksanakan tugas dan perannya dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab. Hal ini dikarenakan arsiparis adalah pihak yang memiliki peran penting dalam melakukan pengelolaan informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan datang. 3. Peran Arsiparis Seperti yang sudah dijelaskan pada bagian pengertian arsiparis, seorang arsiparis memiliki peran sebagai pengelola arsip. Maksud dari pengelola arsip bisa dipahami sebagai seseorang yang menjaga akuntabilitas dari koleksi yang dimilikinya. Selanjutnya, arsiparis juga memiliki peran dalam melakukan promosi agar para pengguna menjadi tahu. Kemudian, peran seorang TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA



arsiparis adalah menciptakan arsip yang otentik sehingga dapat dijadikan sebagai bahan untuk melakukan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah. Arsiparis mampu berfungsi sebagai tenaga profesional untuk mengelola pekerjaan dan kegiatan kearsipan (mulai dari arsip aktif sampai dengan statis). Di indonesia, tenaga arsiparis baru diakui keberadaannya secara formal oleh pemerintah sebagai jabatan fungsional pada tahun 1990. Pengakuan tersebut berdasarkan keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 Tahun 1990 tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan diterbitkannya keputusan MENPAN Nomor 36 Tahun 1990 tersebut terbuka peluang dan kesempatan bagi para Pegawai Negeri Sipil (PNS) untuk menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis melalui “Inpassing” atau penyesuaian. Akibat dari kebijakan tersebut, maka di lingkungan departemen atau instasi pemerintah baik pusat maupun daerah bermunculan para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang diangkat dalam



jabatan



fungsional



arsiparis.



Kondisi



demikian



menimbulkan



dampak



permasalahan dan isu yang berkaitan dengan fungsional arsiparis, khususnya bagi mereka yang diangkat melalui penyesuaian ( Inpassing ) Pegawai Negeri Sipil. Dari hasil observasi di tempat saya bekerja yaitu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Purworejo selaku Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai jumlah arsiparis 5 orang: 2 (dua) terampil dan 3 (tiga) arsiparis ahli: 1. Arsiparis terampil di Sekretariat : mempunyai tugas  melakukan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)  Koordinator Pengelola Arsip  Melakukan pemberkasan arsip aktif  Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif  Mengelola arsip menjadi informasi 2. Arsiparis Terampil di Bidang Kearsipan Mempunyai tugas :  Melakukan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan keluar di Bidang Kearsipan  Melakukan pemberkasan arsip aktif di Bidang Kearsipan  Melakukan pengelolaan arsip inaktif  Mengemas bahan pameran  Melakukan alih media arsip vital 3. Arsiparis ahli di Bidang Kearsipan Mempunyai tugas :  Melakukan pengelolaan arsip statis  Melakukan akuisisi arsip statis  Menjadi narasumber dalam bimtek kearsipan TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA



 Menjadi tenaga pengajar dalam pengujian UKK siswa SMK jurusan tata Kelola perkantoran  Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan  Membuat inventaris arsip  Melakukan pengawasan kearsipan



2. Berikan pendapat anda, jika anda adalah pengelola arsip elektronik, sistem keamanan apa yang anda dapat lakukan untuk mencegah pencurian data. Anda dapat merujuk pada Modul 5. Arsip elektronik merupakan arsip yang tercipta secara digital atau born to digital dan arsip hasil alih media. Agar arsip elektronik tetap terjaga keamanan baik fisik maupun informaisnya arsip harus diolah dan dipelihara dengan baik. Terutama arsip elektronik yang rentan terkena virus, diretas dan rentan dimanipulasi. Oleh karena itu arsip elektronik harus dipelihara. Pemeliharaan arsip elektronik adalah kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip Tujuan dari pemeliharaan arsip itu sendiri yaitu untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Selain itu juga untuk antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.  Berikut merupakan Langkah Langkah untuk memelihara arsip elektronik :  1. Menggunakan software asli (bukan bajakan). Aplikasi atau software bajakan rentan virus malware yang dapat mencuri dan merusak data. Hindari menggunakan software bajakan untuk penyimpanan arsip mu karena akan berpotensi besar untuk kehilangan data penting didalamnya. 2. Melakukan Back up data secara berkala Back up data merupakan proses penyalinan data yang kita simpan atau duplikasi dan menyimpan duplikasi data tersebut di area penyimpanan yang aman dengan lokasi yang berbeda dari lokasi penyimpanan dokumen aslinya, hal ini dilakukan agar apabila terjadi kerusakan atau kehilangan data pada data asli maka kita akan dengan mudah merecovery data yang hilang tersebut. 3. Melakukan proses Scanning virus Sebelum memasukan perangkat tranfer data pada perangkat yang akan digunakan misalkan pada flashdisk, hardisk eksternal dan lain – lain. jika memang perangkat mediasi transfer data tersebut positif terdapat virus sebaiknya koneksi transfer data jangan dilakukan dahulu karena virus tersebut akan dengan mudah masuk kedalam sistem kita dan merusak atau menduplikasi semua data yang ada. 4. Untuk akses log in terhadap aplikasi database, juga diberikan hanya kepada pihak yang berwenang mengakses,



TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA



Dalam hal ini administrator system atau specialist system ditunjuk untuk mengemban tanggung jawab melakukan pengelolaan data. Agar pemberian kewenangan dapat dilakukan dengan jelas, maka diperlukan adanya daftar kewenangan akses aplikasi secara rinci menu aplikasi apa saja yang dapat digunakan oleh setiap pengguna berdasarkan levelnya. 5. Kewenangan akses pada aplikasi pun perlu disesuaikan berdasarkan level dari setiap pihak yang ditunjuk, Misalnya ada pihak dengan kewenangan hanya untuk melihat output data sementara petugas lainnya hanya bisa melakukan proses rekonsiliasi data. Semua diberikan kewenangan secara terbatas sesuai kebutuhan aktivitasnya. 6. Proses pemeliharaan database harus memperhatikan adanya segregation of duty, metode ini mengharuskan database diproses oleh beberapa pihak, Seperti adanya inputer dan pihak dengan level approval. Tujuannya adalah untuk memastikan serta memantau kebenaran dan kelengkapan proses pemeliharaan data, jika ada proses yang tidak benar maka akan dapat dicegah pada saat proses approval. 7. Menggunakan metode pendukung lainnya dapat berupa: Enkripsi. Merupakan metode untuk membatasi data agar hanya dapat dibaca dengan menggunakan kode tertentu. 8. Melakukan control dan pengawasan system kearsipan secara berkala Menurut Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021, Metode dalam keamanan Pengelolaan Arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 ayat (3) antara lain: a. membatasi akses Arsip Elektronik dalam rangka menjaga integritas Arsip Elektronik serta mencegah manipulasi/perubahan dan kerusakan Arsip Elektronik; b. membangun keamanan sistem jaringan, seperti firewall untuk melindungi sistem dari pihak yang tidak berhak; c. menginstall perangkat lunak untuk memfilter dan secara rutin melakukan update untuk melindungi sistem dari spam, DOS, malicious code maupun virus; d. menerapkan Public Key Infrastructure, teknologi untuk enkripsi Arsip Elektronik yang menjamin keamanan transmisi Arsip Elektronik ke pihak lain; e. mengunci Arsip Elektronik dengan mode “read-only”; f. menerapkan teknologi Tanda Tangan Elektronik yang berfungsi untuk autentikasi; g. menyimpan Arsip Elektronik secara offline dan membangun sistem backup dan pemulihan bencana; dan h. membangun dan menerapkan audit sistem secara berkala. Sumber: BMP ASIP 4425 MODUL 5 TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA



Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik



TUGAS 3 PENGAWASAN KEARSIPAN NURLITA