Tugas Manual Kearsipan 1 [PDF]

Citation preview

TUGAS 1 MANUAL KEARSIPAN 02



NAMA



:



DEVIN RAMADHAN



JURUSAN



:



D-IV KEARSIPAN



DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A.Pendahuluan.............................................................. I B.Pembahasan.............................................................. II C.Tujuan...................................................................... III BAB II LANDASAN TEORI A.Pengertian Manual Pengelolaan Surat ................... IV B. Manual Pengelolaan Arsip Aktif............................. V C. Manual Penyusunan Klasifikasi............................ VI D. Penyusunan skema klasifikasi.............................. VII BAB III PENUTUP A.Kesimpulan........................................................... VIII



PENDAHULUAN Kearsipan, pada dasarnya adalah sebagai salah satu disiplin ilmu pengetahuan sekaligus juga sebagai ilmu terapan. Diakui sebagai ilmu pengetahuan karena secara umum telah memenuhi syarat, antara lain dapat dipelajari, memiliki metodologi (landasan epistemologis dan ontologis, serta landasan aksiologis). Sementara itu, sebagai ilmu terapan, karena memang pada awalnya praktik kearsipan dikembangkan sebagai sesuatu pola kerja yang bersifat aplikatif di lingkungan organisasi, baik di pemerintahan maupun di sektor dunia usaha/bisnis, yang pada periode selanjutnya berkembang dengan sangat cepat. Apabila dilihat secara historis, ilmu kearsipan berada di bawah disiplin ilmu perpustakaan (library science) terutama yang dikembangkan pada beberapa negara maju, sehingga kearsipan hanya merupakan jurusan atau spesialisasi dari ilmu perpustakaan. Fenomena ini terlihat pada beberapa



perguruan tinggi yang menawarkan program ini. Sementara di Indonesia, secara umum berada di bawah Office Management atau Manajemen Perkantoran, sehingga materi kearsipan hanya merupakan sebagian kecil dari tata kelola perkantoran. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi informasi yang sangat pesat belakangan ini, maka induk ilmu kearsipan mulai bergeser menjadi bagian dari ilmu informasi (Information Science). Hal ini dapat dilihat di negara Australia atau bahkan juga di Amerika Serikat di mana perguruan tinggi yang menawarkan program kearsipan berada pada fakultas ilmu informasi atau School of Information Technology.



Hal ini memang cukup beralasan karena saat ini hakekat arsip dilihat bukan lagi secara fisik, tetapi sesuatu yang berfungsi sebagai sumber informasi baik untuk kepentingan organisasi pencipta ataupun untuk pertanggungjawaban nasional sebagai memori kolektif bangsa.



I



PEMBAHASAN Pengertian Kearsipan Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut :  R. soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dendan kearsipan adalah aktivitas, pencatatan, penyimpanan , penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.  Kamus admistrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.  Drs E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlikan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.



Dari pendapat di ats dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan,penyimpanan, arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.



II



TUJUAN 1. Menjelaskan Pengertian Manual Pengelolaan Surat 2. Menjelaskan Pengertian Manual Pengelolaan Arsip Aktif 3. Menjelaskan Pengertian Manual Penyusunan Klasifikasi



III



Manual Pengelolaan Surat Manual kearsipan secara umum adalah suatu petunjuk agar dapat berfungsinya kearsipan yang baku dan standar dari proses penciptaan arsip hingga pemusnahannya. Tujuan dari diciptakannya manual kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Adanya standarisasi dan keseragaman dari seluruh unit kerja yang ada pada organisasi yang bersangkutan dalam menjalankan kegiatan kearsipan, misalnya: a. Prosedur penentuan retensi atau usia arsip; b. Prosedur penyeleksian peralatan kearsipan; c. Prosedur pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip; Dengan adanya prosedur-prosedur tersebut di atas setiap unit kerja yang ada dalam organisasi yang bersangkutan melaksanakan tahapan-tahapan kegiatan yang seragam dan sama. 2. Adanya gambaran yang jelas mengenai tujuan dari masing-masing program kearsipan, misalnya prosedur pengelolaan surat mempunyai tujuan tidak hanya penyampaian surat secara cepat, tepat dan aman, tetapi juga agar adanya efisiensi. 3. Menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pengelola kegiatan kearsipan, misalnya tugas dan tanggung jawab unit kearsipan, tugas dan tanggung jawab unit pengolahan, tugas dan tanggung jawab tata usaha unit pengolahan, wewenang pembinaan sistem kearsipan, dan lain-lain. 4. Mempersiapkan dan memprogramkan kemungkinan perbaikan dari kebijakan dan prosedur kerja yang ada sebelumnya ke arah penyempurnaan. Dengan melihat beberapa tujuan manual tersebut di atas maka sebetulnya dapat dikatakan bahwa manual kearsipan ini sangat membantu sekali baik bagi pegawai secara keseluruhan maupun bagi organisasi secara khusus dalam usaha mencapai tujuan.



IV



Pengelolaan arsip inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis. Kata manajemen dalam judul modul ini dimaksudkan sebagai pengelolaan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam jaringan (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/) yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 2008, kata manajemen diartikan sebagai penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Sementara itu, pengelolaan berdasarkan kamus tersebut juga diartikan sebagai proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan orang lain. Arti lainnya adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi serta proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip terbagi menjadi dua, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Untuk menyatukan persepsi mengenai kata manajemen dan pengelolaan, ada baiknya jika kita merujuk pada undang-undang tentang kearsipan tersebut sebagai dasar referensi. Oleh karena itu, dalam modul ini dan modul-modul berikutnya, kata pengelolaan digunakan untuk merujuk kata manajemen. Arsip diberkaskan berdasarkan transaksi dan kegiatannya sesuai kepentingan unit agar mudah dicari atau ditemu kembali. Dalam filing/pemberkasan perlu diputuskan/ditetapkan arsip mana yang layak disimpan, mana yang perlu ditindaklanjuti dan mana yang dimusnahkan. Hasil survey Swafford, Gow dari USA bahwa arsip yang ada di instansi : 1. 10% arsip yang jangka simpannya lama (2-3% arsip permanen dan 7-8% arsip vital) 2. 25% arsip aktif 3. 30% arsip inaktif 4. 35% arsip yang sudah tidak berguna lagi atau dapat disingkirkan



V



Manual Penyusunan Klasifikasi Klasifikasi sebagai sarana pemberkasan Pemberkasan arsip secara benar dan baik memerlukan beberapa sarana, baik perangkat lunak maupun perangkat keras. • Sarana perangkat lunak, meliputi : 1. Kode : tanda pengenal admin untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip. - Kode angka - Kode abjad - Kode gabungan 2. Indeks : judul, caption, title, tanda pengenal arsip untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip - Indeks angka - Indeks nama organisasi - Indeks nama tempat/wilayah -Indeks nama orang - Indeks masalah 3. Klasifikasi : pengelompokan arsip berdasarkan fungsi organisasi dan permasalahan. Klasifikasi digunakan untuk penataan berkas (filing) yang berdasarkan subyek (subject filing system). - Klasifikasi fasilitatif untuk arsip kegiatan menunjang oganisasi - Klasifikasi substantif untuk arsip tentang permasalahan atau tugas pokok Organisasi



VI Penyusunan skema klasifikasi Pola klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip ke dalam unit-unit informasi yang terekam didalamnya. Menyusun model pola klasifikasi pada lembaga pencipta arsip didasarkan pada pendekatan fungsional dengan menganalisa fungsi dan kegiatan masing-masing unit kerja pada suatu struktur organisasi. Contoh : - Seri : kepegawaian - Subseri : mutasi kepegawaian - Berkas : kenaikan pangkat - Folder/item : pejabat fungsional misalnya Sani Hadi (Unit-unit ini disusun hirarki dan sistematis dari umum ke spesifik). Pemberian kode klasifikasi sebaiknya memperhatikan kemudahan dalam pemberkasan asip, temu kembali dan penyusunan arsip. • Langkah-langkah penyusunan klasifikasi 1. Pembentukan tim kerja. terdiri : ketua, sekretaris, anggota yang mewakiliki semua unsur unit-unit kerja di organisasi/instansi yang bersangkutan. 2. Pendataan/survey. untuk memperoleh informasi dan identifikasi fungsi unitunit kerja dalam struktur organisasi pencipta arsip. 3. Pengolahan data, untuk menyusun unit-unit informasi yang telah diidentifikasi ke dalam sebuah pola klasifikasi arsip yang tersusun hirarkis. 4. Penetapan pola klasifikasi arsip, yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan



organisasi/instansi yang bersangkutan.



VII



KESIMPULAN Dalam usaha menciptakan manual kearsipan yang nantinya digunakan sebagai dasar dalam penerapan sistem kearsipan secara menyeluruh dalam suatu organisasi diperlukan langkah-langkah baik secara strategis maupun secara teknis yang sebaiknya dilakukan baik yang melibatkan pimpinan ataupun unit kerja terkait atau bahkan konsultan yang secara teknis memahami kegiatan pembuatan tersebut agar sistem tersebut bisa diaplikasikan. Langkah tersebut memang perlu dilakukan jika ingin hasil yang memuaskan. Secara strategis, pertama harus mendapat persetujuan pimpinan sebagai pengambil keputusan sekaligus ditentukan jenis manual apa yang akan dibuat sehingga kegiatan lebih terfokus. Penentuan tim kerja atau kepanitiaan juga sangat mendukung kegiatan pembuatan tersebut. Sementara dalam pembuatan manual tersebut perlu didukung oleh data yang bersumber dari organisasi seperti tugas dan fungsi, kegiatan serta jenis arsip yang tercipta sehingga hasil yang diperoleh memang betulbetul mencerminkan keadaan yang sebenarnya yang terjadi di organisasi tersebut. Dengan kata lain bahwa manual yang dibuat tersebut benar-benar bersumber pada keadaan di organisasi yang bersangkutan sehingga manual tersebut layak dan dapat diterapkan, bukan merupakan suatu hasil yang hanya bersifat text book atau referensi saja. Dari hasil yang telah tercipta tersebut perlu disosialisasikan dan disampaikan kepada seluruh unit organisasi agar unit merasa membutuhkan dan merasa memiliki karena memang melibatkan kegiatan dari unitnya masing-masing



VIII